Haben Sie manchmal das Gefühl, dass die Liste, die Ihr Team für einen Client zu erledigen hat, ein Haufen brennender Bowlingpins ist, mit denen Sie zu jonglieren versuchen?
Nur, dass Sie überhaupt kein Talent zum Jonglieren haben und bereits eine Ihrer Augenbrauen angesengt haben? Wenn dieses Szenario auf Sie zutrifft, brauchen Sie eine neue Strategie zur Bewältigung Ihres Workloads.
Workload-Management ist der Superkleber, der Ihre Geschäftsprozesse zusammenhält.
Ohne sie wäre Ihr Papierkram so groß wie der Mount Everest. Ihr projektzeitpläne wären so chaotisch wie das Zimmer Ihres Teenagers. Und die Liste der Aufgaben Ihrer Mitarbeiter wäre so endlos wie ihr Social-Media-Feed!
Aber was genau ist Workload-Management? Und wie, um Himmels willen, können Sie es in Ihrem Unternehmen einführen?
In diesem Artikel erläutern wir, was es ist, wie es funktioniert und was die besten workload management tool um Sie bei der Umsetzung zu unterstützen. Schnappen Sie sich den Feuerlöscher und lassen Sie die Bowlingkegel fallen - legen Sie los!
Was ist Workload Management?
Unter Workload-Management versteht man die effiziente Verteilung und Verwaltung der Arbeit Ihres Teams mit dem Ziel, die Produktivität zu maximieren. Es mag eine einfache Idee sein, aber lassen Sie sich nicht täuschen. Wenn es vernachlässigt wird, kann es Ihre bestehende Workload sogar erhöhen.
In der Tat, ein 2021 Nationale Bibliothek für Medizin studie hat gezeigt, dass Arbeitnehmer weniger zufrieden sind, wenn sie glauben, dass sie eine erdrückende Workload haben. Dies führt zu geringerer Produktivität und höheren Raten von Burnout und Fluktuation.
Die Schlussfolgerung?
Ein effektives Workload-Management ist eine große Sache!
Warum ist Workload Management wichtig?
Wenn Sie das Workload-Management im Team richtig handhaben, passieren ein paar wunderbare Dinge:
- Sie werden feststellen, dass dieteamwork und Zusammenarbeit innerhalb Ihrer Organisation
- Ihre Teammitglieder liefern qualitativ hochwertige Arbeit und halten die Termine ein
- Ein Mitarbeiter ist produktiv und gleichzeitig zufrieden mit seiner Arbeit und seinen Aufgaben
Klingt wie ein Traum, nicht wahr? Sehen wir uns nun an, wie Sie ein effektives Workload-Management in die Praxis umsetzen können.
7 Schritte zum effektiven Management von Workloads
Die Planung des Workloads ist ein bisschen wie das Einpflanzen von "Zauberbohnen" in Ihrem Unternehmen.
Anfangs werden Sie vielleicht auf ein wenig Widerstand stoßen. Aber mit der Zeit werden Ihre Teammitglieder (und in der Erweiterung auch Ihre Clients) von der "Bohnenstange" des Workload-Managements enorm profitieren.
Im Folgenden finden Sie eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Rationalisierung des Workload-Zuweisungsprozesses.
1. Nutzen Sie ein Workload-Management-Tool
Verschiedene Teams innerhalb Ihrer Agentur verwenden möglicherweise völlig unterschiedliche Tools für die Arbeit. Das macht die Zuweisung einer bestimmten Aufgabe oder eines Projekts an die Mitglieder des Teams schwieriger, als es sein müsste.
Außerdem sind alle Ihre Unternehmensdaten über eine Vielzahl von Apps verstreut, oder schlimmer noch: Sie gehen in einem Meer von E-Mail-Ketten verloren. Dies führt dazu, dass Ihr Team wertvolle Zeit mit der Nachverfolgung notwendiger Daten oder Kundenanfragen vergeudet, was bedeutet, dass jedes Projekt länger dauert, als es erledigt werden sollte.
Sehen Sie sich die über 15 Ansichten in ClickUp an, um Ihren Workflow an Ihre Bedürfnisse anzupassen
Die Lösung? Bevor Sie beginnen, sollten Sie alle Ihre Teams auf eine einzige oS für die Arbeit (Betriebssystem). Es dient als Datenzentrum für alle Ihre Geschäftsprozesse und als Tool zur Verwaltung des Workloads Ihrer Mitarbeiter aus einer Hand.
Lassen Sie uns zunächst über den Elefanten im Raum sprechen: Wir sind vielleicht voreingenommen, aber wir glauben, dass es viel einfacher ist, das Workload-Management mit der richtigen App zu erledigen, z. B ClickUp . Und wenn Sie bereits ein anderes System verwenden, werden Sie überrascht sein, wie einfach es ist, alle Ihre aktuellen Aufgaben für Projekte in unsere Plattform zu importieren.
Importieren Sie ganz einfach Ihre Arbeit von früheren projektmanagement tools direkt in ClickUp
KOMMEN SIE VORBEI ClickUp Bonus: ClickUp macht es supereinfach, durch mehrere Projektaufgaben und Unteraufgaben über mehrere Clients hinweg zu navigieren. Schauen Sie sich die schnellstart-Anleitung um den Workload Ihres Teams im Handumdrehen zu bewältigen! Und wenn Sie bereits bestehende projektmanagement tools wie Basecamp , Trello, oder Asana mit ClickUp können Sie daten importieren aus jedem tool in nur einer Minute!
2. Bewerten Sie die Aufgaben und Kapazitäten Ihres Teams Planung der Kapazitäten ist die Grundlage eines effektiven Workload-Managements. Zu erledigen ist der Prozess der Ermittlung des Zeit- und Ressourcenaufwands für das Abschließen eines Projekts. Um dies richtig zu tun, müssen Sie die Anforderungen der Aufgaben mit den Kapazitäten Ihres Teams in Einklang bringen.
Schauen Sie sich das an *Kapazitätsplanungs-Tools* & *kapazitätsplanung-vorlagen* !
Schauen wir uns an, wie Sie ein agiles Workload-Management-System für Ihr Team einrichten können.
Erstellen Sie für jedes Projekt eine Aufgabe und eine Zeitschätzung
Beginnen Sie damit, alle Business-Prozesse aufzulisten, mit denen Ihr Team in einem bestimmten Projekt zu tun hat. Schlüsseln Sie diese dann auf nach erstellung überschaubarer ClickUp Aufgaben . Wenn eine Aufgabe kompliziert erscheint, unterteilen Sie sie in kleinere meilensteine des Projekts .
Zeiterfassung und Zeitschätzungen zu ClickUp Aufgaben hinzufügen
Stellen Sie sicher, dass Sie alle Aufgaben auflisten, auch wenn sie noch so trivial sind. Dazu gehören administrative Aufgaben wie die Verwaltung des Posteingangs, die Dokumentation von Prozessen und sogar der tägliche Gang zum Kaffee!
Es mag albern erscheinen, aber es ist ein häufiger Fehler im Zeitmanagement, alltägliche Aufgaben, die die tägliche Arbeit beanspruchen, wegzulassen. Es ist weitaus besser, Zeit für diese Kaffeefahrten einzuplanen, als immer 15 Minuten hinter dem Zeitplan zu liegen.
Aber das ist nicht das Einzige, was Sie abschätzen müssen: Sie müssen auch herausfinden, wie viel Zeit jede Aufgabe idealerweise in Anspruch nehmen sollte. Dies kann auf verschiedene Weise erledigt werden:
- Schätzen Sie auf der Grundlage der Informationen in der Aufgabeprojekt Plan
- Verwenden Sie ein Tool zur Zeiterfassung oder zum Projektmanagement
- Legen Sie die Laufzeit der einzelnen Aufgaben auf der Grundlage früherer Erfahrungen fest
Nachverfolgung von Zeitschätzungen ohne Verlassen des Browsers mit der Chrome-Erweiterung von ClickUp
Wenn Sie sich nicht sicher sind, wie viel Zeit eine Aufgabe in Anspruch nehmen sollte oder wie lange sie in der Vergangenheit gedauert hat, verwenden Sie Die Chrome-Erweiterung von ClickUp um die Nachverfolgung der für jede Aufgabe aufgewendeten Zeit zu ermöglichen.
Messen Sie die persönliche Kapazität jedes Mitarbeiters
Die Produktion im Team ist entscheidend.
Und wenn Sie darüber nachdenken ressourcenmanagement geht es nicht nur darum, eine gleiche Nummer von Aufgaben auf die Mitarbeiter zu verteilen. Jeder Mensch hat einen anderen Arbeitsstil und andere Fähigkeiten. Manche können mit mehreren technischen Aufgaben jonglieren, andere nicht.
Bonus: Ressourcenmanagement-Tools Nun müssen Sie die Kapazität der Workloads der einzelnen Mitglieder des Teams ermitteln. Wie erledigen Sie das am besten? Nun, mit den Features zur Verwaltung des Workloads im Team!
Verwenden Sie die Workload-Ansicht von ClickUp, um zu sehen, wer vorne oder hinten liegt, und ziehen Sie Aufgaben einfach per Drag-and-Drop, um Ressourcen neu zuzuordnen
Die Workload-Ansicht ermöglicht es Ihnen, eine tägliche/wöchentliche Workload-Kapazität für jeden einzelnen Benutzer auf der Grundlage Ihrer Unterhaltung mit ihm einzustellen. Sie können Kapazitäten für Stunden, Aufgaben oder sogar Scrum-Story-Punkte .
Bitten Sie Ihre Mitarbeiter einfach um ihren Beitrag. Lassen Sie sich von jedem Mitglied des Teams privat sagen, wie es sich mit seinem Workload fühlt. Schreiben Sie auf, was sie zu tun haben und ob sie mehr oder weniger Aufgaben erledigen können.
Auf diese Weise wissen Sie, ob Ihre Mitarbeiter mit ihrer Workload überfordert sind, und können die Arbeit bei Bedarf umverteilen.
Seien Sie klug und setzen Sie Prioritäten !
Nicht alle Aufgaben sind gleich wichtig. Und ein Ausflug zu Starbucks ist nicht so wichtig wie die Bearbeitung eines Blogbeitrags für einen Client. Deshalb müssen Sie lernen, wie man Prioritäten setzt .
Mit Hilfe der Prioritätensetzung können Sie sicherstellen, dass Sie sich unabhängig von der Kapazität Ihres Teams immer zuerst auf die wichtigsten Dinge konzentrieren. Sie hilft Ihnen, die meiste Energie auf knappe Fristen zu verwenden und sich nicht zu sehr über Dinge aufzuregen, die verschoben werden können.
Gruppieren Sie die Aufgaben auf Ihrem Kanban Board nach Status, benutzerdefinierten Feldern, Priorität und mehr in ClickUp's Board Ansicht
Um die Priorisierung richtig zu erledigen, müssen Sie mit Ihrem Team klar kommunizieren, welche Aufgaben zuerst abgeschlossen werden müssen, welche einen festen Termin haben und welche bei Bedarf verschoben werden können. Für diese Entscheidungen empfehlen wir die Verwendung einer einfachen Punkte-Matrix mit 3 möglichen Punkten für die folgenden Komponenten:
- Wer hat das Projekt angefordert? Wer die Aufgabe anfordert, ist ein wichtiger Faktor. Wenn der CEO etwas angefordert hat, spielen der strategische Wert oder die Abhängigkeiten der Aufgabe keine Rolle - sie erhält standardmäßig die höchste Priorität.
- Bewerten Sie dies mit "1", wenn es sich um eine untergeordnete Ebene oder einen einzelnen Anforderer handelt
- Bewerten Sie dies mit "2", wenn es sich um einen
team-Manager
- Punktzahl "3", wenn es sich um eine Führungskraft handelt
- Ist das Projekt Teil einer Abhängigkeit? Wenn die Aufgabe abgeschlossen werden muss, bevor andere Mitglieder des Teams ihren Teil des Projekts erledigen können, sollte sie eine höhere Priorität erhalten, da sie andere Personen betrifft.
- Bewerten Sie dies mit "1", wenn es sich um ein einmaliges Projekt handelt, das unabhängig von Ihren anderen Aufgaben ist
- Note 2", wenn es Teil einer Abhängigkeit ist, aber das gesamte Projekt nicht auf einen Termin ausgerichtet ist
- Bewerten Sie dies mit "3", wenn es Teil einer Abhängigkeit ist und das gesamte Projekt einen festen Termin hat
- Steht das Projekt im Zusammenhang mit einer größeren Unternehmensstrategie oder -initiative? Projekte, die mit größeren Unternehmenszielen verbunden sind, sollten Vorrang vor Projekten haben, die für kleinere, begrenzte Initiativen benötigt werden.
- Bewerten Sie dies mit "1", wenn es sich um ein abgeschlossenes Projekt handelt, das nicht mit einer größeren Strategie verbunden ist
- Punktzahl 2", wenn es lose mit größeren strategischen Initiativen verbunden ist
- Punktzahl 3, wenn es ein integraler Bestandteil einer größeren Unternehmensinitiative ist
Verwenden Sie diese Matrix, um eine objektive Bewertung der Priorität jedes Projekts vorzunehmen - und stellen Sie sicher, dass die Mitglieder des Teams wissen, ob eine Aufgabe innerhalb der Frist flexibel ist.
Erstellen Sie einfache Automatisierungen für Ihre Aufgaben, um die Priorität zuzuweisen oder zu ändern, wenn eine bestimmte Aktion durchgeführt wird
FIRST THINGS FIRST ClickUp Bonus: Einfache Tools zur Verwaltung des Workloads im Team erleichtern die Einstellung einer Priorität für jede wichtige Aufgabe, im Bereich von "Niedrig" bis "Dringend" Die Sortierung nach Dringlichkeit hilft Ihrem Team, die Aufgaben mit der höchsten Priorität zu visualisieren. Sie können sogar einfache Automatisierungen in ClickUp erstellen, um eine bestimmte Einstellung vorzunehmen prioritätsstufe wenn eine Aufgabe einer bestimmten Person zugewiesen wird oder ein Fälligkeitsdatum erreicht.
3. Verwenden Sie ressourcenzuweisung für Team Workload Management Fähigkeiten
Nachdem Sie die Aufgaben und Kapazitäten Ihres Teams bewertet haben, ist es an der Zeit, die Arbeit zu verteilen, richtig? Aber halt... nicht so schnell.
Sie können nicht einfach irgendeine Person für ein beliebiges Projekt auswählen. Nun, vielleicht kann man das. Aber das wäre ungefähr so effektiv, wie den Hulk zu bitten, Origami-Schwäne zu basteln.
Bonus: Ressourcen-Nivellierung*
Weisen Sie den richtigen Personen die richtigen Aufgaben zu
Der Schlüssel zu einem intelligenten Workload-Management ist die Zuweisung der richtigen umfang der Arbeit an die richtige Person. Vergewissern Sie sich, dass Sie oder Ihr Projektleiter die Fähigkeiten, das Temperament, die Verfügbarkeit und die Stärken der einzelnen Mitglieder des Teams kennen, bevor Sie mit der Planung des Auftrags beginnen.
Wenn zum Beispiel einer Ihrer Mitarbeiter sehr gut mit kleinen Details umgehen kann, aber mit Termindruck zu kämpfen hat, ist er wahrscheinlich nicht die beste Wahl für ein Projekt mit Feuerlöschern. Aber auch Ihr kreativer Denker mit großem Horizont ist vielleicht nicht der beste Redakteur.
Berücksichtigen Sie die individuellen Stärken jedes Einzelnen und weisen Sie die Aufgaben mit der höchsten Priorität zuerst zu. Sobald das erledigt ist, können Sie den Rest zuweisen (keine Sorge, Sie werden schon noch zu Ihrem Starbucks kommen ... irgendwann).
Die ClickUp Workload-Ansicht gibt Einblicke in die Metriken Ihres Projekts, um einen Schritt voraus zu sein
Möchten Sie zusätzliche Manager-Brownie-Punkte sammeln? Teilen Sie einem Mitglied des Teams bei der Zuweisung von Arbeit mit, warum Sie es für diese Aufgabe ausgewählt haben. Das macht ihre Arbeit sinnvoller und interessanter.
Je mehr Vertrauen Ihre Mitarbeiter in ihre Aufgaben haben, desto höher wird ihre Produktivität sein. So einfach ist das!
Schaffen Sie realistische Fristen
Wenn Sie alle Aufgaben zugewiesen haben, müssen Sie für diese Aufgaben Fristen festlegen. Wenn Sie mit der Workload-Planung beginnen, sollten Sie sich darauf konzentrieren, dass diese Fristen erreichbar! sind
Selbst bei den intuitivsten Apps wie ClickUp sollten Sie mit einem gewissen Zeitraum rechnen, in dem sich Ihr Team mit den neuen Workflows vertraut macht. Setzen Sie die Fristen für die erste Runde so nachsichtig wie möglich an.
Nutzen Sie die Informationen, die Sie über die Zeitschätzungen früherer Aufgaben, die Kapazität der Mitarbeiter und die bekannten Fähigkeiten gesammelt haben, um eine bestmögliche Schätzung der Zeit vorzunehmen, die für jede Aufgabe benötigt wird. Rechnen Sie dann etwas mehr Zeit ein, um unvorhergesehene Umstände zu berücksichtigen.
Verwenden Sie die Zeitleisten-Ansicht von ClickUp, um Aufgaben zuzuweisen, Fälligkeitsdaten zu ändern und die Workloads zu betrachten
Wenn Mitarbeiter diese Fristen einhalten, stärkt das das Vertrauen: in sich selbst und in Ihr großartiges neues System. Das richtige Tool, um Workloads zu bearbeiten - und dies schnell zu erledigen - ist für die Produktivität eines jeden Teams von entscheidender Bedeutung.
TEAMARBEIT > TALENT ClickUp-Bonus: Das Zuweisen von Aufgaben in ClickUp ist einfach! Erstellen Sie einfach eine Aufgabe und weisen Sie sie einem oder mehrere Mitarbeiter oder Teams . Legen Sie nach der Verteilung der Aufgaben die Startdaten und Fälligkeitsdaten für jedes Mitglied des Teams fest. Machen Sie sich Sorgen um die Verwaltung widersprüchlicher Fristen? Visualisieren Sie die Aufgaben Ihres Teams in der Zeitleisten-Ansicht, um die Start- und Fälligkeitsdaten aller Teammitglieder auszugleichen, und zwar von einer einzigen Ansicht aus zeitleiste für das Projekt .
4. Helfen Sie Ihren Mitarbeitern beim Planen mit Vorlagen für das Workload-Management
Sie haben also Ihre Aufgaben und deren Dauer festgelegt und wissen, welche Mitarbeiter für was zuständig sind. Von nun an läuft alles auf Autopilot, richtig?
Nicht so schnell!
Wenn dieses Modell der Workflow-Planung für Ihr Team neu ist, brauchen sie (und Sie!) vielleicht ein wenig zusätzliche Unterstützung, um sich zu organisieren. Und selbst wenn der Workflow nicht neu ist: Je ausgereifter Ihr Modell zur Verwaltung des Workloads wird, desto mehr sollte Ihr Prozess auf Vorlagen basieren.
Vorlagen erledigen zwei Dinge für das Workload-Management: Sie helfen Teams, die neu in den Prozess einsteigen, sich schneller zurechtzufinden, und sie helfen reifen Teams, mehr von den guten Dingen zu automatisieren, von denen sie wissen, dass sie funktionieren.
Hier sind fünf Workload-Vorlagen, die Ihnen den Einstieg erleichtern:
1. ClickUp Vorlage für Workloads von Mitarbeitern
Überwachen Sie die wöchentlichen Kapazitäten der Mitglieder Ihres Teams mit der Vorlage für das Workload Management von ClickUp
Die ClickUp Vorlage für Workloads von Mitarbeitern ermöglicht es Teammitgliedern und Managern, ihre tägliche und wöchentliche Workload-Kapazität zu bestimmen und zu sehen, wie viel Arbeit den einzelnen Mitarbeitern zugewiesen ist.
2. ClickUp Vorlage zum Blockieren von Zeitplänen
Verwenden Sie benutzerdefinierte Felder, um Ihren Zeitplan in ClickUp anzupassen und Ihre Arbeit zu priorisieren
Die ClickUp Schedule Blocking Vorlage ermöglicht es Teammitgliedern, ihre vergangenen, aktuellen und bevorstehenden Workload-Aktivitäten zu überwachen und zu visualisieren, indem sie die zeit-Blockier-Technik .
3. ClickUp Vorlage für einfaches Aufgabenmanagement
Verwenden Sie die einfache Vorlage für die Aufgabenverwaltung, um die Arbeit Ihres Teams besser zu organisieren und nach Prioritäten zu ordnen
Sie möchten Ihre Arbeit vereinfachen die Aufgabenlisten Ihrer Teams ? Versuchen Sie die ClickUp Vorlage für einfaches Aufgabenmanagement um Ihren Mitarbeitern die Möglichkeit zu geben, eine personalisierte tägliche Liste von Aufgaben zu erhalten, einschließlich Arbeit, persönliche Projekte, PTO, etc.
4. ClickUp Vorlage für Mitarbeiter und Manager 1-on-1
Dokumentieren Sie alles in Ihren 1-on-1 Meetings mit dieser einfachen Vorlage
Workload-Management beginnt damit, dass die Mitarbeiter verstehen, was von ihnen erwartet wird. Das bedeutet, dass Sie als Teamleiter die Produktionsziele klar definieren müssen, zeitmanagement und die Priorisierung von Projekten. Der beste Weg, um die einzelnen Mitwirkenden auf die gleiche Seite zu bringen, ist ein detailliertes 1:1-Dokument, das all diese Aspekte verfolgt.
5. ClickUp Meeting Tracker Vorlage
Verwenden Sie die ClickUp Meeting Tracker-Vorlage, um eine schnelle Ansicht Ihrer anstehenden Meetings in der Kalender-Ansicht zu erhalten
Ein effizienter Workload beginnt mit der Organisation Ihrer täglichen Aufgaben. Deshalb ist es so wichtig, eine Vorlage zur Nachverfolgung Ihrer Meetings zu verwenden, damit Sie wissen, wo Ihre Zeit hingeht und was Sie zu erledigen haben, um Ihren Workload zu verbessern.
VORLAGEN, VORLAGEN, VORLAGEN!* ClickUp Bonus: Wir sind große Fans von Vorlagen, die Ihrem Team helfen, den Überblick zu behalten und zu organisieren. Möchten Sie mehr sehen? Sehen Sie sich unser vollständiges projektmanagement-Vorlagen-Roundup oder besuchen Sie die ClickUp Vorlagen-Center für hunderte von Möglichkeiten, um schneller loszulegen!
5. Priorisieren Sie Kommunikation und Zusammenarbeit
Auch wenn wir vielleicht vergessen haben, wie wir unsere Matheaufgaben aus der 8. Klasse gelöst haben, hier ist eine Formel, die Sie sich unbedingt merken sollten:
Workload-Management = Stressmanagement
Je weniger Stress wir haben, desto besser ist unser Workload zu bewältigen. Was ist also die größte Quelle für Stress am Arbeitsplatz?
Eine Umfrage von Wrike hat herausgefunden, dass es Passwörter mit acht Zeichen erstellt, die aus einer Ziffer, einem Großbuchstaben und einem Symbol bestehen. Nun, das und ein Mangel an Kommunikation und Zusammenarbeit.
Selbst gute Änderungen können Stress verursachen, wenn sie brandneu sind. Nach der Einführung Ihres neuen Aufgabenverwaltungssystems sollten Sie sich regelmäßig bei Ihrem Team melden, um sicherzustellen, dass es sich unterstützt fühlt.
Regelmäßige Team-Check-Ins einrichten
Vor allem, wenn der Prozess noch neu ist, sollten Sie einen bewussten Aufwand betreiben, um persönliche Meetings mit Ihren Teammitgliedern zu vereinbaren. Kommunikation ist der Schlüssel zum Veränderungsmanagement und die Akzeptanz der Mitarbeiter für neue Prozesse. Für eine erfolgreichen Veränderungsmanagementprozess nutzen Sie die folgenden Fragen, um ein ehrliches Feedback von Ihren Teams zu erhalten:
- Ist Ihr derzeitiger Workload realistisch, und wenn nicht, wie könnte er geändert werden?
- Gibt es Hindernisse, die Sie daran hindern, laufende Projekte abzuschließen?
- Wie zuversichtlich sind Sie, dass Sie die anstehenden Termine einhalten können?
- Was sind Ihre größten Herausforderungen im Zusammenhang mit dem neuen System?
- Haben Sie irgendwelche Vorschläge oder Ideen zuwie man Prozesse verbessern kann?
Ausprobieren Sie diese_ Änderungsmanagement-Tools !
Bereiten Sie sich auf den Wandel vor mit vorlagen für die Nachfolgeplanung !
Beachten Sie, dass zusätzliche Meetings in Ihrem Terminkalender und dem Ihrer Mitarbeiter die Produktivität beeinträchtigen können - genau das Gegenteil von dem, was Sie anstreben! Überlegen Sie also, wie Sie diese Besprechungen so bequem und effizient wie möglich gestalten können.
Verwenden Sie die vorlage für das Protokoll eines Projekt-Meetings in ClickUp und verhindern, dass Informationen oder Diskussionen verloren gehen
Erledigen Sie sie zum Beispiel über Slack, damit Ihre Teammitglieder Sie aktualisieren können, wann es ihnen passt, ohne ihren Workflow zu unterbrechen. Einige Mitarbeiter werden sich nie ganz wohl dabei fühlen, sich bei ihrem Chef Luft zu machen - und das ist auch in Ordnung!
Veranstalten Sie ein wöchentliches StandUp im Team, bei dem alle zusammenkommen können, um Strategien freizugeben und Beschwerden zu äußern. Und erwägen Sie die Nutzung einer anonymen App zur Beteiligung wie ScatterSpoke so dass jeder seine Gefühle auf unaufdringliche Weise freigeben kann.
Betonen Sie die Zusammenarbeit, nicht Unterbrechungen
Es gibt nichts Ärgerlicheres, als eine wichtige Nachricht an einen Mitarbeiter zu schicken und dann stundenlang nichts von ihm zu hören, oder? Ich meine, welchen Teil von "Wo ist mein Milchkaffee?" haben sie nicht verstanden?!
Aber Spaß beiseite: Unbeantwortete Nachrichten verlangsamen Ihren Fortschritt und erschweren Ihnen die Verwaltung Ihres Workloads. Achten Sie bei der Gestaltung Ihres Workload-Management-Prozesses darauf, dass der Schwerpunkt auf dem Abbau von Silos liegt, nicht auf dem Aufbau neuer Silos.
Erstellen Sie Aufgaben für das Team, damit alle Mitglieder die Sichtbarkeit haben, was die anderen Mitglieder gerade tun. Wenn sie den Status nachschlagen können, ohne den Workflow eines anderen unterbrechen zu müssen? Noch besser.
Wandeln Sie Kommentare in ClickUp Aufgaben um oder weisen Sie sie dem Team zu, um Gedanken sofort in handlungsrelevante Elemente zu verwandeln
SIE KÖNNEN KOMMENTARE ZUWEISEN?! ClickUp Bonus: Hinterlassen Sie mit ClickUp einen kommentar zu jeder Aufgabe. Die Mitarbeiter werden sofort benachrichtigt, so dass sie sich keine Ausreden einfallen lassen können, um Ihre Anfrage nicht zu sehen. Und wenn die Person etwas dringend erledigen muss, wandeln Sie Ihren Kommentar in eine Aufgabe um und weisen Sie sie zu ihnen zu. Die Mitarbeiter werden benachrichtigt, und der Kommentar wird in ihrer Liste der Aufgaben angezeigt. Sobald sie fertiggestellt sind, können sie auf das Kontrollkästchen Auflösen klicken, um Ihnen zu zeigen, dass sie die Aufgabe erledigt haben. Voilà.
6. Nachverfolgung der Workload-Leistung mit Dashboards Workflow-Verwaltung ist ein ständiger Zyklus. Sie müssen jeden dieser Schritte wiederholen, um sich kontinuierlich zu verbessern. Aber wie soll man messen, ob es funktioniert?
Nun, es gibt immer die harte Tour. Sie könnten sorgfältig Tabellen über jede Beschwerde, jeden Patzer und jede eingehaltene (oder verpasste) Frist führen. Bei jedem neuen Zyklus einer Aufgabe könnten Sie nach Mustern und gemeinsamen Stolpersteinen suchen, das alte Rätselraten ausprobieren und prüfen, ob der Ansatz zur Änderung der Dinge hilft.
Sind Sie bereit für den einfachen Weg?
Bringen Sie Ihre gesamte Arbeit in einer Übersicht mit Dashboards zusammen ClickUp's Dashboard kann als Kontrollzentrum dienen, in dem Sie überwachen und nachverfolgen können, wie gut Ihr Team seinen Workload bewältigt. Sie können jedes Dashboard mit einer Vielzahl von Daten bestücken Benutzerdefinierte Widgets wie Diagramme, Berechnungen, Textblöcke und mehr, die jeweils spezifische Daten aus Ihrem Team einbeziehen!
Das ist aber noch nicht alles. Sie erhalten auch Zugang zu einer Vielzahl von Widgets zur Berichterstellung, die Ihnen detaillierte Einblicke in das Aufgabenmanagement Ihres Teams geben. Zum Beispiel können Sie verwenden:
- Geschwindigkeitsdiagramme : Ermitteln Sie die Abschlussrate für eine Reihe von Aufgaben und schätzen Sie die tatsächliche Kapazität Ihres Teams in Bezug auf den Workload besser ein
- Kumulative Flow Diagramme : Überprüfen Sie, wie gut Ihr Projekt vorankommt, und ermitteln Sie Engpässe, die durch eine schlechte Verteilung des Workloads entstanden sein könnten
- Ziele: Einstellung und Nachverfolgung von Geschäftszielen, Zielsetzungen undOKRs ClickUp Bonus: Eine weitere gute Möglichkeit, die Workload-Verteilung Ihres Teams zu überwachen, ist die Verwendung des Box-Ansicht. Sie zeigt an, woran ein Mitarbeiter gerade arbeitet und welche Kapazität er hat. Sie können leicht erkennen, wer überlastet ist, und Aufgaben an diejenigen weitergeben, die mehr übernehmen können.
Die Box-Ansicht ist der schnellste Weg, um alle Aufgaben Ihres Teams zu sehen
BOX IT UP ClickUp Bonus: Mit der Box-Ansicht können Sie auch die Workload-Verteilung Ihres Teams überwachen. Sie veranschaulicht, woran ein Mitarbeiter gerade arbeitet und wie hoch seine aktuelle Kapazität ist. Sie können leicht feststellen, wer überlastet ist, und Aufgaben an diejenigen weitergeben, die mehr übernehmen können.
7. Automatisieren Sie die Arbeit und schaffen Sie eine zentrale Sichtbarkeit
Nachdem Sie in den ersten Zyklen alle Fehler im Workflow beseitigt haben, suchen Sie nach weiteren Möglichkeiten, Ihre Effizienz zu steigern.
Lassen Sie diesen Schritt nicht aus!
Während des Lebenszyklus eines Projekts kommt irgendwann der Zeitpunkt, an dem Ihr Team mit einem hohen Workload konfrontiert ist. Workload-Management hilft Ihnen, mit diesen zeitsparenden Strategien jetzt proaktiv zu handeln, damit Sie sich später den Stress ersparen.
Automatisieren Sie sich wiederholende Aufgaben
Am einfachsten lässt sich der tatsächliche Workload verringern, indem Sie alltägliche Aufgaben identifizieren, die automatisch erledigt werden können 2 Stunden pro Tag durch workload Management Automatisierung! Mit diesen Tools lässt sich ein Großteil der Aufgabenverwaltung automatisieren.
Sicher, Sie können jederzeit Automatisierungstools aus dem Regal auswählen. Aber warum sollten Sie die Anwendungen Ihres Teams überfrachten, wenn Sie in eine All-in-One-Software zur Verwaltung des Workloads investieren können, die voll mit Automatisierungen ausgestattet ist?
Angenommen, Sie möchten eine Automatisierung erstellen, die einen Mitarbeiter sofort informiert, wenn er eine neue dringende Aufgabe abschließen muss. Zum Glück sind Sie ein kluger Entscheider und haben sich für ClickUp zur Verwaltung des Workloads entschieden!
Alles, was Sie zu erledigen haben, ist die Automatisierung "Wenn eine Aufgabe mit der Priorität 'Dringend' versehen wird, ändert sich die Aufgabe automatisch in 'Offen'." Bam. Sobald eine Aufgabe mit dem Tag 'Dringend' versehen wird, weiß Ihr Mitarbeiter Bescheid.
Verwenden Sie vorgefertigte Automatisierungsrezepte oder benutzerdefinieren Sie sie nach Ihren Bedürfnissen, damit sich Ihr Team auf das Wesentliche konzentrieren kann
Wählen Sie aus einer Liste von 50+ vorgefertigten automatisierungen oder erstellen Sie einfach Ihre eigenen!
Verwenden Sie ein Kanban Board für eine andere Perspektive
A Kanban Board ist ein kompaktes, aber leistungsfähiges Tool, mit dem Sie sicherstellen können, dass Ihre Geschäftsprozesse reibungslos ablaufen. Wie erledigt es die Arbeit?
Es visualisiert Ihr Projekt workflow und zeigt Ihnen den Status jeder Aufgabe in einem übersichtlichen physischen oder virtuellen Board für Aufgaben . Ihr Team kann dann per Drag-and-Drop Aufgaben in die entsprechenden Status-Spalten ziehen, wenn sie Fortschritte machen, so wie hier:
Gruppieren Sie die Aufgaben auf Ihrem Kanban-Board nach Status, benutzerdefinierten Feldern, Priorität und mehr in der Board-Ansicht von ClickUp
Auf diese Weise kann Ihr gesamtes Team den Fortschritt des Projekts in Echtzeit sehen. Durch diesen Workload-Management-Prozess erhalten alle Beteiligten eine bessere Vorstellung davon, wie lange ein Projekt dauert und wer für welchen Teil des Projekts verantwortlich ist.
Der Projektleiter sollte auch feststellen, welche Aufgaben auf dem Kanban Board stagnieren, was auf Engpässe im Prozess hinweist. Er kann dann eine Ressource (oder ein Mitglied des Teams) zuweisen, die ihm bei der Lösung der Aufgabe hilft.
BENUTZERDEFINIERTE ANSICHT NACH BELIEBEN ClickUp Bonus: Wir bieten ein Kanban Board für projektmanagement , Gantt-Diagramme zur Visualisierung von Abhängigkeiten und andere Ansichten, damit Sie die Perspektive wählen können, die für Ihr Team am besten geeignet ist. Verwenden Sie Flexible Ansichten, um Aufgaben in einer Liste, einem Kanban Board oder einer Zeitleiste zu visualisieren.
Workload Management FAQs
Was sind die häufigsten Herausforderungen beim Workload Management?
Die Herausforderungen beim Workload-Management können je nach Branche, Unternehmensgröße und individuellen Verantwortlichkeiten variieren. Zu den häufigsten Herausforderungen gehören jedoch folgende:
- Überwältigende Workload: Es kann schwierig sein, ein zu hohes oder anspruchsvolles Workload zu bewältigen, was zu Stress, Burnout und verminderter Produktivität führt.
- Fehlende Prioritätensetzung: Ohne klare Prioritäten kann es schwierig sein, zu bestimmen, welche Aufgaben am wichtigsten sind und wie man die Ressourcen effektiv einsetzt.
- Schlechtes Zeitmanagement: Techniken des Zeitmanagements sind für die Bewältigung des Workloads unerlässlich, aber viele Menschen kämpfen mit Prokrastination, Ablenkungen und anderen Fallen der Produktivität.
- Unzureichende Ressourcen: Ein Mangel an Ressourcen wie Personal, Technologie oder Budget kann die Fähigkeit einer Person beeinträchtigen, ihren Workload effektiv zu bewältigen.
- Schleichende Ausweitung des Aufgabenbereichs: Die Erwartungen können sich ändern oder über das hinausgehen, was ursprünglich vereinbart wurde, was zu einem Anstieg des Workloads ohne eine entsprechende Aufstockung der Ressourcen führt.
Wer sollte die Workload-Planung verwalten?
Je nachdem, wie Ihre Organisation strukturiert ist, kann die Verwaltung des Workloads allein oder in einer Gruppe erfolgen.
Wenn Ihr Unternehmen sehr abgeschottet ist und die Abteilungen wie eigene Mini-Unternehmen arbeiten, ist es wahrscheinlich am sinnvollsten, wenn Sie als Einzelkämpfer planen. Teams jedoch, die sehr kollaborativ sind und häufig mit anderen zusammenarbeiten um Projekte abzuschließen, müssen wahrscheinlich alle ihre Köpfe zusammenstecken.
Was sind die Vorteile eines effektiven Workload-Managements?
Workload management tools helfen Ihnen, alles zu sehen, was im Unternehmen vor sich geht. Und sie verschaffen Ihrem Team die gleiche Sichtbarkeit!
Der Überblick über den Stand der Projekte kann Kommunikationsprobleme und Projektsilos beseitigen. Und was am wichtigsten ist? Es hilft Ihrem Team, auf derselben Seite zu stehen und effizient zu arbeiten. Und das bedeutet zufriedenere Clients, die ihre Projekte pünktlich erhalten.
Workload-Management-Systeme ebenfalls:
- Sie stellen sicher, dass keine Projektressourcen (Software, Zeit, Mitarbeiterfähigkeiten) verschwendet werden
- Geben Ihnen eine kristallklare Ansicht über den Fortschritt Ihres Projekts
- Aufzeigen, welcher Business-Prozess Ihre Arbeit verlangsamt
- Informieren Sie über Fälligkeitsdaten und Projektbudgets
- Kommunikationslücken zwischen verschiedenen Abteilungen schließen
Implementieren Sie effektives Workload-Management mit ClickUp
Workload-Management ist wie ein Erste-Hilfe-Kasten für Ihr Unternehmen. Es ist eine großartige Möglichkeit, das Wohlbefinden Ihres Teams zu sichern, wenn es mit einem hohen Workload konfrontiert ist. Und nicht nur das, es gibt ihnen auch einen sofortigen Produktivitätsschub!
Allerdings ist die manuelle Verwaltung von Workloads eine schwer zu schluckende Pille. Zu erledigen ist die Verteilung des Workloads, die Nachverfolgung des Fortschritts im Team, die Erstellung von Berichten und vieles mehr mit einem speziellen Projektmanagement tool, das nicht nur für erfahrene Projektmanager geeignet ist.
Glücklicherweise verfügen Tools wie ClickUp über eine Vielzahl von Features, darunter die Zeitleisten-Ansicht, die Workload-Ansicht und die Team-Ansicht, mit denen dieser Prozess reibungslos abläuft.
Mit ClickUp's kostenloser Plan erhalten Sie unbegrenzte Benutzer und unbegrenzte Projekte. Mit dem kostenpflichtigen Plan erhalten Sie unbegrenzten Speicher und unbegrenzte Integrationen, die Sie bei der Bewältigung des Workloads Ihres Teams unterstützen.
Also anmelden für ClickUp und diagnostizieren und beheben Sie Ihre Probleme mit der Produktivität noch heute!