Získání nové zakázky by mělo být vzrušující. Pokud jste však někdy získali vysněného klienta, přidali pár dalších projektů a okamžitě pocítili svírání žaludku, už víte, co bude následovat.
Dodávky pro klienty se rychle stávají chaotickými.
Tým je talentovaný. Služba je silná. Tržby rostou. Ale v zákulisí se práce zdá být těžší, než by měla být. Detaily projektů se nacházejí v textových vláknech. Dokumenty jsou pohřbeny na různých discích a v doručené poště. Někdo vždy hledá aktualizace ve Slacku. Nikdo si není zcela jistý, zda nástroj, na který se dívá, odráží realitu.
Od zakladatelů a vedoucích provozních oddělení neustále slýchám různé verze stejné frustrace:
- Znalosti o projektu jsou uloženy v hlavách lidí
- Komunikace technicky existuje, ale nikdo neví, kde
- Pracovní prostor se stává skládkou místo systémem
- Týmy přestávají věřit tomu, co vidí, protože informace jsou neúplné nebo zastaralé
- Vedoucí pracovníci tráví příliš mnoho času hledáním aktualizací, které by měly být snadno k nalezení
Téměř každý rozhovor začíná stejně:
„Potřebujeme, abyste nám opravili náš ClickUp.“
Ale tady je něco, co jsem se naučil po letech implementační práce: ClickUp téměř nikdy není problémem. Problémem obvykle je, že neexistují jasná pravidla pro to, jak se služby poskytují, takže si každý vymýšlí věci za pochodu.
Právě tento posun má tento pracovní postup vyřešit.
V tomto článku vám ukážu, jak využívám vlastní pole podle typu úkolu v ClickUp k oddělení kontextu na úrovni projektu od akcí na úrovni úkolu, k udržení přehlednosti dodávek pro klienty a k vytvoření dashboardu, kterému skutečně důvěřuji.
Když růst ztěžuje dodávky klientům
Růst odhaluje slabiny dodavatelských systémů.
Jeden zakladatel mi to nedávno řekl způsobem, který mi stále leží v hlavě:
„Potřebuji dostat tuto agenturu do bodu, kdy budeme moci zodpovědně rozšířit klientskou základnu z 30 na 40 nebo 50 klientů, aniž by se vše zhroutilo.“
To je skutečný cíl.
Nejde o hezčí pracovní prostor. Nejde o více stavů. Nejde o více dashboardů jen pro samotné dashboardy.
Cílem je odpovědný růst.
Mnoho poskytovatelů služeb však naráží na stejnou překážku:
- Údaje o klientech se nacházejí ve starých zprávách
- Rozsah projektu je uveden v nabídce, kterou nikdo nemůže najít
- Projektová dokumentace je uložena na Google Drive, Dropboxu nebo v něčí e-mailové schránce
- Podrobnosti o obchodech jsou k dispozici v HubSpotu
- Úkoly týkající se dodávek jsou uloženy v ClickUp
- Aktualizace probíhají ve Slacku
- Důležitá rozhodnutí zůstávají v paměti někoho
Tím vzniká honba za pokladem.
Když se někdo zeptá: „Kde je smlouva?“, „Patří to do rozsahu projektu?“ nebo „Na čem mám tento týden pracovat?“, odpověď by neměla vyžadovat pět nástrojů, tři vlákna ve Slacku a jednu malou existenciální krizi.
Řešení začíná jasnou strukturou.
O mně: Architektka provozních procesů a nadšenec do produktivity
Jmenuji se Jacqui Myslinski a jako provozní architektka pomáhám zakladatelům B2B služeb zjistit, proč se dodávky klientům zdají být složitější, než by měly být.
Strávil jsem čtyři roky implementací ClickUp, než jsem měl zásadní moment prozření: u každé společnosti, která tvrdí, že potřebuje opravit ClickUp, se obvykle skrývají hlubší provozní problémy, které je třeba nejprve odhalit.
Toto poznání zcela změnilo můj způsob práce.
Nyní pomáhám zavedeným firmám poskytujícím služby odhalit, co v dodávkách pro klienty nefunguje, definovat pravidla pro průběh práce a navrhovat systémy, které podporují růst, aniž by došlo k jejich kolapsu.
Jsem také bývalá perfekcionistka, milovnice procesů a nadšenec do produktivity. Takže ano, miluji dobré dashboardy. Ale pouze pokud jsou data, na kterých jsou založeny, skutečně užitečná.
Proč je „Opravte náš ClickUp“ obvykle nesprávná diagnóza
Když se dodávky pro klienty začnou jevit jako chaotické, týmy často viní nástroj.
Chápu to. Pokud jsou vaše úkoly zastaralé, dashboardy vypadají nesprávně a nikdo nedůvěřuje pracovnímu prostoru, je lákavé říci, že nástroj nefunguje.
Ve většině případů vám však tento nástroj ukazuje skutečný problém: způsob, jakým se práce vykonává, nebyl dostatečně jasně definován.
Pokud neexistují žádná pravidla pro poskytování služeb, každý vyplňuje mezery po svém. To znamená:
- Jedna osoba ukládá kontext do komentářů k úkolům
- Další to uchovává ve Slacku
- Někdo jiný to ukládá do Google Drive
- Manažer sleduje podrobnosti v tabulce
- Zakladatel má stále v hlavě skutečnou verzi
V tomto bodě není ClickUp problémem. ClickUp je pouze místem, kde se projevuje nedostatek provozních pravidel.
Proto nezačínám přidáváním dalších funkcí. Začínám tím, že oddělím to, co patří na úroveň projektu, od toho, co patří na úroveň úkolu.
Jsou pro vás vlastní pole podle typu úkolu v ClickUp novinkou?
Vlastní pole ClickUp vám umožňují přidávat strukturované informace k úkolům, seznamům, složkám a prostorům. Můžete sledovat podrobnosti, jako je typ služby, kontakt na klienta, fáze projektu, technické zázemí, odhadovaný počet hodin, odkaz na smlouvu nebo kategorie práce.
Typy úkolů v ClickUp vám umožňují definovat různé typy práce ve vašem pracovním prostoru. To je důležité, protože ne každý úkol vyžaduje stejné informace.
Projekt pro klienta vyžaduje celkový kontext. Úkol pro klienta vyžaduje podrobnosti o provedení.
Když zkombinujete vlastní pole s typy úkolů, můžete zobrazit správné informace na správné úrovni práce. Díky tomu bude váš pracovní prostor přehlednější a tým bude snáze vědět, co kam patří.
Pro svůj pracovní postup při dodávkách klientům používám dva hlavní typy úkolů:
- Projekt klienta: Úkol na úrovni zakázky, který uchovává kontext, odkazy, rozsah, role a informace o klientovi
- Úkol klienta: Úkol na úrovni provedení, který sleduje práci, kterou je třeba vykonat
Právě toto oddělení zajišťuje, že celý systém funguje.
Špatný příklad: Když každý úkol obsahuje všechna pole
Než vám ukážu svůj pracovní postup, pojďme si nejprve říct, co se obvykle pokazí.
Představte si pracovní prostor, kde je nadřazeným úkolem celý projekt. Obsahuje užitečná pole, jako je rozpočet, náklady, rozdíl, termín, fáze a vlastník. Zatím vše v pořádku.
Ale pak otevřete podúkol, jako je „Zkontrolovat plán řízení bezpečnosti“, a všechna ta samá pole tam stále jsou.
Nyní se osoba, která práci vykonává, musí zastavit a zamyslet se:
- Mám vyplnit tato rozpočtová pole?
- Jsou tato pole pro tento dílčí úkol správná?
- Mám je ignorovat?
- Už je někdo aktualizoval?
- Proč se dívám na data na úrovni projektu v rámci akce na úrovni úkolu?
Takto se pracovní prostory stávají nepřehlednými.
Lidé systému nedůvěřují, protože systém od nich vyžaduje informace, které tam nepatří.
Proto se mi líbí vlastní pole podle typu úkolu. Cíl je jednoduchý: ukázat lidem to, co potřebují, kdy to potřebují a kde to potřebují.
Efektivita spočívá v jednoduchosti.
Moje řešení: Oddělte projekty klientů od úkolů klientů
Největší změnou v mém pracovním postupu bylo oddělení kontextu projektu od akcí na úrovni úkolů.
Projekt a úkol mají odlišné funkce.
Projekt by měl odpovídat na otázky týkající se celkového pohledu. Úkol by měl někomu říci, co má dělat dál.
Zní to jako samozřejmost, ale většina neuspořádaných pracovních prostorů to ignoruje.
Můj pracovní postup při dodávkách využívá dva typy úkolů:
- Projekt klienta pro kontext na úrovni zapojení
- Úkol klienta pro práci na úrovni provedení
Právě tento rozdíl mění zážitek pro všechny.
Projekt obsahuje kontext. Úkol obsahuje akci.
Co patří do klientského projektu
Klientský projekt by měl na první pohled odpovědět na otázky, které potřebuji.
V mém aktuálním pracovním postupu pro dodávky klientům obsahuje úkol na úrovni projektu pole jako:
- Typ služby
- Hodiny strávené na projektu
- Fáze projektu
- Hlavní kontakt pro klienta
- ID pracovního prostoru klienta
- Technologický stack klienta
- Složka Google Drive
- HubSpot deal
- URL plánu, nabídky nebo smlouvy
- Vedoucí projektu
- Account manager
- Technický vedoucí
- Vlastník mapování procesů
- Vlastník řízení změn
To jsou informace, které jako projektová manažerka potřebuji.
Například když pomáhám společnosti s implementací ClickUp, ClickUp je málokdy jediným nástrojem, který používají. Potřebuji vědět, zda používají Google Workspace, produkty Microsoftu, Dropbox, Salesforce, HubSpot, Teams nebo Outlook.
Dřív jsem na to zapomínala a ptala se znovu. Připadalo mi to směšné. Takže teď udržuji technický stack na úrovni projektu.
Totéž platí pro rozsah.
Pokud klient požádá o něco navíc a já si nevzpomínám, zda je to zahrnuto, neprohledávám e-maily. Otevřu projekt, kliknu na URL plánu nebo smlouvy a odpověď mám během několika vteřin.
To jedno pole mi ušetří spoustu času, který bych jinak strávila hledáním informací.
Co patří do úkolu pro klienta
Úkoly by se měly zaměřovat na provedení.
Úkol klienta by mi měl sdělit:
- Co je třeba udělat
- Kdo je za to zodpovědný
- Kdy je termín splnění
- Ať už je to připraveno k práci
- Do jaké kategorie práce to patří
- Kolik času zbývá
- Které klienty nebo projekty podporuje
Právě zde spolupracují úkoly, vlastní pole a typy úkolů v ClickUp.
Místo toho, abych každou položku přetěžovala všemi možnými poli, přizpůsobuji pole podle typu prováděné práce.
Tým tak získá přehlednější prostředí. Díky tomu je také mnohem snazší udržovat pracovní prostor v pořádku, jak roste počet klientů.
Jak se ClickUp stal základem mé práce v oblasti dodávek pro klienty
Skutečnou hodnotou tohoto nastavení je to, že se ClickUp stává indexem pro zbytek práce.
Mnoho provozního chaosu pramení z jednoho jednoduchého problému: informace existují, ale jsou roztříštěné v příliš mnoha nástrojích.
Možná je smlouva uložena v nástroji pro tvorbu nabídek. Možná jsou podpůrné dokumenty na Google Drive. Možná jsou podrobnosti o obchodu v HubSpotu. Možná je kontext pohřben v konverzaci, ke které se nikdo nechce vracet.
Místo toho, abych předstírala, že tyto nástroje neexistují, propojuji je zpět s projektem v ClickUp.
Díky tomu se ClickUp stává místem, kde začínám.
Toto vám to umožní:
- Mohu přejít přímo z projektu do sdílené složky s dokumenty
- Mohu otevřít smlouvu, která je zdrojem pravdivých informací, aniž bych musela někoho žádat o její opětovné zaslání
- Mohu rychle potvrdit kontext obchodu, když vyvstanou otázky ohledně rozsahu
- Už nemusím rušit kolegy zprávami typu „Kde to vlastně je?“
- Mohu udržet kontext projektu viditelný, aniž bych musela vše ručně kopírovat
ClickUp je centrála. Je to index všeho, co se kolem práce děje.
To je rozdíl mezi tím, mít nástroje, a mít operační systém. Když jsou odkazy, pole a standardy vytvořeny záměrně, ClickUp nekonkuruje zbytku vaší infrastruktury. Organizuje ji.
Jak využívám role, štítky a odkazy k ukončení honby za informacemi
Centrum dodávek pro klienty funguje nejlépe, když lidé mohou odpovědět na běžné otázky, aniž by se museli ptát ostatních.
Pro mě to znamená, že role, štítky a odkazy musí být viditelné tam, kde se práce odehrává.
Na úrovni projektu chci mít okamžitý přehled o dodávkovém týmu:
- Vedoucí projektu
- Account manager
- Technický vedoucí
- Vlastník mapování obchodních procesů
- Vlastník řízení změn
Díky tomu mohu zjistit, kdo na daném projektu pracuje, aniž bych musela otevírat pět dílčích úkolů.
Později podporuje také automatizace a agenty. Pokud jsou role na úrovni projektu jasné, lze dílčí úkoly snáze přiřazovat na základě typu práce.
Tagy mi pomáhají organizovat mou vlastní práci.
Součástí mého osobního pracovního postupu je značka, kterou přidávám, jakmile je úkol skutečně připraven k zpracování. Tato značka také kategorizuje typ práce.
Například:
- Konfigurace sestavení
- Následná komunikace s klienty
- Příprava na schůzku
- Mapování procesů
- Otázky, na které je třeba odpovědět
Pokud mám na práci čtyři konfigurační sestavení, mohu je seskupit dohromady. Pokud se potřebuji připravit na schůzky nebo odpovědět na dotazy klientů, mohu i tuto práci seskupit.
To omezuje přepínání mezi různými kontexty a pomáhá mi udržet si čas na soustředěnou práci, místo abych celý den přeskakovala mezi nesouvisejícími úkoly.
Tip pro profesionály: Než začnete automatizovat přidělování úkolů, ujistěte se, že jsou role jasně definovány. Pokud systém neví, kdo je zodpovědný za kterou část práce, automatizace jen urychlí zmatek.
Jak můj dashboard ukazuje, čemu je třeba věnovat pozornost tento týden
Dobrý dashboard by neměl jen vypadat působivě. Měl by vám pomoci rozhodnout, na čem budete pracovat dál.
Jakmile je struktura přehledná, stávají se dashboardy ClickUp mnohem užitečnějšími, protože data, na nichž jsou založeny, jsou konzistentní.
Právě v tomhle bodě se mi tenhle pracovní postup opravdu začíná vyplácet.
Otázka, na kterou se vždy snažím najít odpověď, je jednoduchá:
Na čem vlastně musím tento týden pracovat?
K tomu využívám filtry typů úkolů, štítky a časové pohledy, abych aktivní práci třídila způsobem, který odpovídá tomu, jak ve skutečnosti pracuji.
Zobrazení dashboardů, na která se spoléhám nejvíce
Mezi pohledy, které používám nejčastěji, patří:
- Zobrazení seskupené podle klientů, abych mohla vidět práci v kontextu
- Zobrazení seskupené podle akčních značek, abych mohla podobné úkoly seskupit dohromady
- Otevřete sledování úkolů filtrované tak, aby se zobrazovaly pouze úkoly klientů
- Práce po termínu, abych mohla odhalit rizika dříve, než se z nich stane požární poplach
- Plánované úkoly na příští dva týdny, abych mohl plánovat dopředu
- Dokončená práce z aktuálního týdne, abych mohl sledovat pokrok
Otázky, na které mi tento dashboard pomáhá odpovědět
Můj dashboard mi pomáhá odpovědět na:
- Co je právě otevřené?
- Kolik pracovní doby si ještě musím na tento týden rezervovat?
- Co je po termínu před mou příští schůzkou s klientem?
- Co je třeba dokončit v příštích dvou týdnech?
- Co se v poslední době podařilo?
- Kterému klientovi je třeba věnovat pozornost jako prvnímu?
Ta poslední část je důležitější, než si lidé myslí.
Užitečný dashboard nezobrazuje jen to, co je zpožděné. Ukazuje také dokončenou práci, což všem dává jasnější představu o aktuálním stavu.
Jak používám pole vzorců k plánování týdne
Jedna z mých oblíbených karet na dashboardu využívá vzorec s typem úkolu klienta.
Díky tomu vím, kolik práce zbývá dokončit, a to rozdělené podle klientů.
To je důležité, protože svůj týden plánuji na základě skutečného času, ne podle nálady.
Pokud vidím, že jeden klient má několik otevřených úkolů s zbývající prací na hodinu a půl, mohu si tento čas zablokovat před svou další schůzkou. Pokud je něco po termínu, vím, na co se nejprve zaměřit.
Díky tomu se dashboard stává nástrojem pro plánování, nikoli pouze nástrojem pro reporting.
Dashboard by neměl být jen sbírkou grafů. Měl by vám pomáhat jednat.
Tip pro profesionály: Vytvářejte karty na dashboardu na základě otázek, které si skutečně každý týden kladete. Pokud vám karta nepomáhá rozhodnout, co dělat dál, pravděpodobně patří někam jinam.
Proč toto jednoduché nastavení funguje lépe než složité
Efektivita tohoto pracovního postupu spočívá v jednoduchosti, nikoli v přidávání zbytečných funkcí.
Miluji detailní systémy. Mám tendenci věci zbytečně komplikovat. Ale když jsem připravovala tento pracovní postup, pořád jsem si říkala: „Není to příliš jednoduché?“
Pak jsem si uvědomil, že jde o jednoduchost.
Je lákavé přidávat stále více polí, stavů, výjimek a speciálních pravidel. Čím složitější však systém je, tím těžší je pro tým jej důsledně dodržovat.
Díky tomuto nastavení se můžete soustředit na to, na čem záleží:
- Pole projektů jsou součástí projektů
- Pole úkolů jsou součástí úkolů
- Odkazy směřují zpět na podpůrné systémy
- Role a vlastnictví jsou viditelné na první pohled
- Dashboardy poskytují přehledné a účelové údaje
- Tagy pomáhají při hromadném zpracování podle typu akce
- Pole vzorců podporují týdenní plánování
Když váš tým ví, co kam patří, přestane hádat.
A když přestanou hádat, práce postupuje rychleji a s mnohem menším třením.
Hlavní ponaučení: Systém funguje, protože je natolik jednoduchý, že mu lze důvěřovat. Složitý pracovní prostor může vypadat působivě, ale používá se ten přehledný.
Jak vytvořit vlastní centrum pro dodávky klientům v ClickUp
Pokud váš tým již překonal fázi „stačí mi napsat, když něco potřebujete“, doporučuji jako první krok provést následující změnu:
Určete, co patří na úroveň projektu. Určete, co patří na úroveň úkolu. Poté použijte ClickUp jako centrum, které propojuje celý pracovní postup.
Zde je návod, jak začít:
- Vyberte si jeden pracovní postup pro dodávky klientůmVyberte si pracovní postup, který způsobuje nejvíce zmatků, otázek nebo nutnosti sledovat stav.
- Vytvořte samostatné typy úkolů pro kontext projektu a prováděcí prácePoužívejte jeden typ úkolu pro projekty klientů a jiný pro úkoly klientů.
- Definujte pole na úrovni projektuPřidejte kontext, který potřebujete na první pohled, jako jsou služba, fáze, hlavní kontakt u klienta, technické prostředí, ID pracovního prostoru, odkaz na smlouvu, sdílená složka a vlastnictví role.
- Definujte pole na úrovni úkolůZaměřte prováděcí úkoly na to, co je třeba udělat, kdo za ně odpovídá, kdy mají být splněny a kolik práce zbývá.
- Přidejte přímé odkazy na nástroje, které slouží jako zdroj pravdivých informacíPropojte složky Google Drive, obchody HubSpot, smlouvy, nabídky a plány z úkolu projektu.
- Používejte štítky k seskupování úkolů podle typu činnostiSeskupujte podobné úkoly dohromady, abyste si mohli chránit čas na soustředěnou práci.
- Vytvořte jednu kartu na dashboardu, která odpoví na konkrétní otázku týkající se týdenního plánováníZačněte jednoduchou otázkou, jako například: „Na čem musím tento týden pracovat?“
- Vylepšujte až poté, co tým začne nástroj používatNevytvářejte všechna pole, která byste mohli někdy v budoucnu potřebovat. Vytvářejte pouze ta, která váš aktuální pracovní postup skutečně využívá.
Nepotřebujete složitější nastavení. Potřebujete jasnější.
A jakmile honba za pokladem skončí, škálování bude mnohem snazší.
Jste připraveni skoncovat s honbou za dodávkami pro klienty?
Přehledný systém dodávek pro klienty vám nabízí víc než jen uspořádané pracovní prostředí. Poskytuje vašemu týmu systém, kterému může důvěřovat.
Místo toho, abyste se honili za aktualizacemi, hledali odkazy a hádali, co všechno je třeba udělat, stačí otevřít ClickUp a hned víte, co potřebujete, kde to potřebujete a kdy to potřebujete.
To vše vám umožňují vlastní pole podle typu úkolu.
Pomohou vám umístit správné informace na správnou úroveň práce, takže vaše projekty si zachovají kontext a vaše úkoly zůstanou zaměřeny na realizaci.
Pokud si z tohoto pracovního postupu odnesete jen jednu věc, ať je to tato:
Problémem nejsou vaše nástroje. Nejprve je třeba změnit způsob, jakým pracujete.
Jakmile definujete pravidla, bude pro vás ClickUp mnohem důvěryhodnější, snadněji použitelný a škálovatelnější.
A pokud jste připraveni vytvořit systém dodávek pro klienty, kterému může váš tým skutečně důvěřovat, začněte s ClickUp.