Většina týmů nemá problém s komunikací.
Mají problém s rozptýlenou komunikací.
Aktualizace jsou ve Slacku. Rozhodnutí jsou v DM. Soubory jsou v e-mailech. Stav je v něčí hlavě. A nějakým způsobem je jediná věc, kterou vždy nemůžete najít, zpráva, kterou skutečně potřebujete.
Týmy tráví 60 % svého času „prací kolem práce“ – kontrolou stavu, hledáním kontextu, přepínáním mezi nástroji a opakovaným sledováním. Rozptýlená komunikace je způsob, jakým se toto číslo tiše stává normou.
O mně: Ověřený konzultant ClickUp a expert na architekturu řešení
Jsem Christopher Day, zakladatel a hlavní architekt společnosti Upicent , agentury zabývající se architekturou řešení, která se specializuje na vytváření pracovních prostorů ClickUp pro firmy všech velikostí.
V nedávném webináři komunity ClickUp jsem se podělil o to, jak můj tým používá ClickUp Chat k řešení problému roztříštěné komunikace.
Tento pohled vychází z let budování pracovních prostorů a šablon ClickUp pro skutečné týmy, nikoli pouze z teorie – náš přístup k chatu je tedy založen na návrhu pracovních postupů.
Problém: Rozptýlená komunikace napříč nástroji a kanály
Stejně jako mnoho jiných týmů i naše agentura začínala používat Slack. Zprávy, aktualizace a rozhodnutí se přenášely mezi chatovými vlákny, zatímco skutečná práce se odehrávala někde jinde.
To znamenalo:
- Důležité informace byly roztříštěny mezi několik nástrojů (a my jsme čelili roztříštěnosti práce ).
- Konverzace nebyly spolehlivě propojeny s úkoly a šablonami, na které měly vliv.
- Členové vzdáleného týmu v různých časových pásmech měli potíže zjistit, kdo je kdy k dispozici.
Přístup: Přechod na jednotnou platformu pro komunikaci a spolupráci týmu
Když byl ClickUp Chat uveden na trh, podrobně jsem si ho prozkoumal a rychle jsem pochopil potenciál sjednocení komunikace s úkoly, dokumenty a šablonami na jedné platformě. Preventivně jsme přešli ze Slacku na ClickUp Chat a nelitujeme toho.
Pokud vás to zajímá, zde je stručný přehled toho, jak ClickUp Chat funguje:
Skutečným přínosem pro nás však nebylo pouze to, že jsme měli „chat uvnitř ClickUp“. Ne, bylo to mnohem víc než to.
ClickUp nám nabídl konvergované AI pracovní prostředí , kde jsou konverzace, práce a kontext ve výchozím nastavení propojeny.
V takovém systému zpráva není jen zprávou. Může přímo odkazovat na úkol, načíst dokument, spustit automatizaci nebo se stát začátkem skutečné práce. Nikdo nemusí ztrácet čas kopírováním odkazů mezi nástroji nebo opakováním stejného kontextu pětkrát.
A díky kontextové umělé inteligenci ClickUp Brain, která byla do ClickUp přidána, už váš pracovní prostor není jen místem pro ukládání komunikace. Je to místo, kde umělá inteligence komunikaci skutečně rozumí, shrnuje ji a pomáhá vašemu týmu rychleji na ni reagovat.
To je rozdíl mezi jednoduchou chatovací aplikací a aplikací, která je navržena tak, aby odstraňovala roztříštěnost komunikace u kořene.
Jak na to správně: Začněte s architekturou pracovního prostoru, ne s chatovacími kanály
Architektura pracovního prostoru je začátkem i koncem vaší zkušenosti s ClickUp.
Architektura pracovního prostoru je začátkem i koncem vaší zkušenosti s ClickUp.
Moje základní mantra je jednoduchá: architektura vašeho pracovního prostoru by měla určovat vaši strategii chatování.
Pokud ještě nejste zkušeným uživatelem ClickUp, zde je nejjednodušší způsob, jak si představit architekturu ClickUp (neboli hierarchii projektů ):
- Prostor je jako oddělení nebo hlavní funkce (marketing, dodávky, produkt, práce s klienty).
- Složka je jako program nebo pracovní postup uvnitř daného prostoru (kampaně, sprinty, onboardování).
- Seznam je místo, kde se organizuje skutečná práce (nedokončené úkoly, požadavky, úkoly, chyby).
Většina týmů postupuje opačně. Nejprve začnou s chatem. Vytvoří dlouhý seznam kanálů, jako jsou #oznámení, #chyby, #náhodné, #požadavky-klientů… a teprve později se pokusí propojit tyto konverzace zpět s prací.
Takto začíná komunikační chaos.
Spojte vestavěnou hierarchii projektů ClickUp s chatem
V ClickUp jsou hierarchie a ClickUp Chat umístěny společně v jednom postranním panelu.
Každý prostor, složka a seznam může mít svůj vlastní vyhrazený chatovací kanál.
Ve výchozím nastavení je „neaktivní“ – je k dispozici, když ho potřebujete. Ale v okamžiku, kdy kliknete na Přidat kanál, se na tomto místě objeví soustředěný proud konverzace spojený s reálnou prací.
Proč je to důležité:
- Kanály automaticky přebírají nastavení sdílení a oprávněníPokud někdo nemá přístup k dané práci, kanál nevidí. Žádné samostatné pozvánky. Žádné ruční kontroly.
- Správní lidé dostávají správné aktualizace podle plánuSledujete prostor/složku/seznam, ve kterém skutečně pracujete, a členství v kanálu se přirozeně shoduje s lidmi, kteří mohou podniknout kroky.
- Chat konečně odráží strukturu práceKomunikace se stává součástí pracovního prostoru – není to paralelní vesmír, kde se přijímají rozhodnutí, na která se pak zapomíná.
Když vytvoříte chat podle charakteru práce, týmy tráví méně času tříděním zpráv a více času posouváním projektů vpřed.
Proměňte důležité lokality v kanály zaměřené na konkrétní témata
V rámci webináře jsme to předvedli na příkladu oblasti digitálních produktů v našem pracovním prostoru – v podstatě místa, kde tým vytváří a spravuje naše šablony ClickUp.
Obvykle by týmy tento problém řešily vytvořením širokého kanálu #product-announcements ve Slacku (nebo v jakémkoli jiném chatovacím nástroji, který používají). Problémem je, že tento kanál je daleko od skutečné práce. Stává se dalším proudem aktualizací, které lidé přelétnou, přehlédnou nebo zapomenou propojit s úkoly.
Místo toho jsme udělali něco jednoduššího v rámci ClickUp:
- Vytvořil speciální seznam Oznámení v naší oblasti Digitální produkty.
- Klikněte na Přidat kanál v tomto seznamu a okamžitě vytvoříte chatovací kanál, který je s ním propojený.
- Přidal správné osoby jako sledující, takže danou práci vidí pouze tým, který za ni odpovídá.
Nyní se všechna oznámení o našich digitálních produktech zobrazují na stejném místě, kde je strukturována samotná práce na produktu.
Nastavte členství v kanálech tak, aby odpovídalo těm, kteří mohou na zprávy reagovat.
Protože kanály jsou vázány na umístění, osoby, které mohou kanál vidět a sledovat, jsou již definovány nastavením sdílení pracovního prostoru. Tuto funkci využíváme k tomu, aby komunikace byla cílená a snadno vyhledatelná:
- Kdokoli, kdo má přístup k prostoru, složce nebo seznamu, může sledovat kanál.
- Jakmile jsou přidáni jako sledující, vidí všechny aktualizace, aniž by potřebovali samostatný kanál Slack pouze pro pozvané.
- Noví členové týmu získají okamžitý přehled o historickém kontextu procházením kanálu spojeného s místem, ke kterému právě získali přístup.
💡 Tip pro profesionály: Když se k kanálu připojí noví lidé, nenuťte je procházet týdny staré zprávy, aby se zorientovali. Použijte AI CatchUp v ClickUp Chat, který okamžitě shrne vše, co zmeškali – klíčová rozhodnutí, aktuální priority a otevřené vlákna –, aby se rychle zorientovali a mohli začít přispívat, aniž by museli tým žádat o rekapitulaci.
Jak udržet konverzace spojené s prací pomocí vztahů mezi úkoly v ClickUp
Opíráme se o vztahy mezi úkoly , abychom zajistili, že chat zůstane propojený s prací, o kterou jde.
Pokud jste novým uživatelem ClickUp, zde je jednoduché vysvětlení: vztah mezi úkoly je pouze způsob, jak propojit dvě části práce, aby kontext zůstal propojený. Namísto izolované konverzace v chatovací aplikaci vám ClickUp umožňuje propojit konverzaci s úkolem, kterého se týká, takže zpráva se neztratí v momentě, kdy konverzace utichne.
Ve webináři uvidíte, jak se vrhám do pracovního prostoru alpha build, kde můj tým sestavuje pokročilé šablony pro náš připravovaný trh – od agilních prostředí Scrum s roadmapami a ceremoniály až po interní systémy ticketingu a centra podpory.
Když člen týmu natočí video s aktualizacemi ohledně šablony (například podrobný průvodce pro začátečníky pro šablonu agilního projektu Scrum), my:
- Sdílejte video aktualizaci v příslušném chatovém kanálu.
- Pomocí funkce Vztahy propojte tuto zprávu přímo s konkrétním úkolem (například úkolem Průvodce pro začátečníky).
- Nechte ClickUp konsolidovat tyto zprávy do proudu aktivit úkolu.
To znamená, že každý, kdo úkol otevře později, uvidí:
- Podrobnosti úkolů a pole
- Související zprávy a aktualizace videí na jednom místě
- Jasný záznam toho, co bylo projednáno, co se změnilo a proč.
Jedná se o jeden z nejjednodušších způsobů, jak dlouhodobě omezit roztříštěnost komunikace. Proměňuje chat z jednorázové konverzace v trvalý kontext, který je součástí práce.
📮ClickUp Insight: 75 % lidí říká, že otevření chatu každé ráno jim pomáhá plynuleji se dostat do pracovního režimu. Zbytek to popisuje jako druhou práci!
Paradox? Chat se zdá být produktivní, dokud si neuvědomíte, že polovinu dne trávíte scrollováním, vyhledáváním nebo opakovaným čtením dlouhých, nesouvislých vláken.
Chat jsme udělali příliš rychlým na kontext a příliš roztříštěným na jasné sledování. ClickUp Chat vrací pozornost zpět. Ukotvuje konverzace k reálné práci, kde se zpráva může okamžitě stát úkolem, následným krokem nebo bodem rozhodnutí. ClickUp Brain je také shrnuje, protože vaše práce a chat jsou konečně propojeny!
Jak používat automatizace a umělou inteligenci, abyste se nemuseli v ClickUp Chat opakovat
⚡️ Tady je jeden z mých nejlepších (i když trochu lstivých!) profesionálních tipů: Nechte automatizaci a umělou inteligenci ClickUp, aby se postaraly o shrnování, upozorňování a odpovídání, kde je to možné, ve vašich chatových kanálech. Tímto způsobem se váš tým může soustředit na rozhodování, místo aby hledal informace.
Vynikají dva vzorce:
Dokumenty založené na umělé inteligenci z zmínek
Můžeme vytvořit malé „AI týmy“ nebo pravidla, která sledují, zda je v úkolu zmíněn konkrétní AI dokument. Když k tomu dojde, ClickUp vygeneruje souhrnný dokument pro daný úkol, ve kterém shromáždí klíčové podrobnosti a dosavadní aktivity.
To je obzvláště užitečné, když úkol vyžaduje mnoho vzájemné komunikace. Místo procházení aktualizací a komentářů získáte přehledný dokument, který zachycuje to podstatné.
Autopilot Agents v kanálech
V určitých kanálech (například v kanálu webdev) můžeme aktivovat Autopilot Agents, takže když je zveřejněna zpráva, agent automaticky odpoví.
Tato odpověď by mohla:
- Zjistěte, co se děje v souvisejících úkolech
- Odpovědi na časté otázky
- Nasměrujte někoho na správný dokument nebo další krok
Lidé tak získají pomoc v daném okamžiku, aniž by někdo z týmu musel přerušit svou práci, aby jim odpověděl.
📚 Číst více: Tyto vzorce jsou v souladu s širší vizí ClickUp pro řízení práce pomocí umělé inteligence, kde funkce jako ClickUp Super Agents a ClickUp Brain pomáhají týmům pracovat produktivněji a udržet si přehled o rychle se měnících konverzacích.
Pokud uvažujete o tomto směru, mohou vám pomoci tyto podrobné informace:
Jak používat ClickUp k vyřešení problémů s komunikací u týmů pracujících na dálku: rituál denních záznamů
Naše agentura pracuje výhradně na dálku a členové týmu jsou rozptýleni v několika časových pásmech. V takovém distribuovaném uspořádání se rychle objevují problémy s komunikací. Abychom omezili neustálé dotazování a zprávy typu „jsi tam?“, vytvořili jsme v ClickUp systém denních záznamů.
Takto to funguje:
- V našem prostoru Lidské zdroje jsme vytvořili seznam Denní záznamy ve složce Tým.
- Každý člen týmu má přidělený úkol, za jehož aktualizaci je zodpovědný.
- Tato úloha zahrnuje vlastní stavy, jako jsou Online, Deep Work, Traveling, Leave a Break.
- Automatizace sledují změny stavu a odesílají zprávy do vyhrazeného chatovacího kanálu Daily Logs.
Pokud tedy nastavím svůj status na „Přestávka“ na třicet minut, automatizace zveřejní přátelskou aktualizaci v kanálu Daily Logs s názvem úkolu, statusem a délkou trvání – v podstatě sděluje: „Právě mám přestávku, prosím nerušte mě.“
📌 Výsledek: všichni členové týmu mohou okamžitě vidět, kdo je k dispozici pro rychlé hovory, kdo je zaneprázdněn a kdo je offline – aniž by zaplavovali náhodné kanály aktualizacemi stavu.
Proč to tak dobře funguje pro týmy pracující na dálku
Tento model poskytuje vzdáleným týmům, jako je ten náš, jednoduchý způsob, jak:
- Respektujte vzájemně svůj čas na soustředění a osobní hranice
- Nemusíte hádat, zda má někdo čas na hovor
- Uchovávejte aktualizace stavu na jednom předvídatelném místě namísto roztroušených přímých zpráv.
Tyto stavy používáme dokonce i při plánování následných kroků v jiných kanálech. Pokud má někdo přestávku nebo je mimo kancelář, můžeme naplánovat zprávu na dobu, kdy se vrátí. Díky tomu je komunikace nezbytná, nikoli neustálá.
Od roztříštěných zpráv k promyšlenému systému interní komunikace: zkopírujte si toto nastavení ClickUp Chat
Náš přístup k ClickUp Chat není tolik o „dalším komunikačním nástroji“, ale spíše o budování záměrného komunikačního systému, který odráží strukturu naší práce. A vy ho můžete také kopírovat!
- Nejprve navrhněte jasnou architekturu pracovního prostoru.
- Proměňte klíčová místa v zaměřené kanály
- Používejte seznam denních záznamů pro vzdálenou přítomnost
- Propojte klíčové zprávy s úkoly pomocí vztahů.
- Proměňte opakující se otázky v wiki workflow podporované umělou inteligencí.
Tento systém nám pomohl přejít od rozptýlené komunikace ve stylu Slacku k jasné komunikaci díky ClickUp.
Ale nebojte se, nemusíte zavádět všechny vzorce najednou. Začněte tím, že se zeptáte:
- Kde již máme pevnou hierarchii (prostory, složky, seznamy), která si zaslouží vlastní kanál?
- Jak může seznam denních záznamů pomoci našemu vzdálenému týmu dodržovat čas na soustředěnou práci a dostupnost?
- Které kanály s vysokým provozem by mohly těžit z propojení úkolů nebo automatických agentů, abychom se nemuseli neustále opakovat?
Poté pokračujte odtud.
Začněte s bezplatným účtem ClickUp a pusťte se do práce!
Christopher je zakladatelem společnosti Upficient, nezávislého poskytovatele řešení ClickUp, který nabízí výkonná řešení ClickUp pro velké i malé podniky po celém světě. Společnost také provozuje tržiště šablon ClickUp – od operačních systémů OKR a EOS po agilní projektová prostředí a interní podpůrná centra – zaměřené na uživatele Business Plus a Enterprise.