🧠 Věděli jste, že... 63 % zákazníků zvažuje váš proces onboardingu, než se zaváže k využívání vašich služeb? To činí onboarding jednou z nejdůležitějších (a nejméně využívaných) částí prodejního procesu.
Pokud jste někdy zahájili projekt a po několika týdnech jste zjistili, že stále hledáte základní informace, jako je adresa firmy, aktuální marketingová strategie nebo dokonce hlavní kontaktní osoba, potřebujete dotazník pro onboardování klientů.
Správná šablona dotazníku pro onboardingu klientů šetří čas. Navíc nastavuje tón pro hladký proces onboardingu, pomáhá vám zůstat v souladu s obchodními cíli klienta a buduje úspěšnější vztah s klientem od prvního dne.
Ať už jste samostatný freelancer, součást marketingové agentury nebo poskytovatel služeb, kladení správných otázek při zapojování nových klientů vám pomůže zefektivnit komunikaci, zajistit, aby všichni byli na stejné vlně, a postupovat rychleji a s menším třením.
V tomto průvodci se budeme zabývat následujícími tématy:
- Co je dotazník pro onboardování klientů?
- Proč je to důležité pro zkušenosti vašich zákazníků s onboardingu?
- Co bych měl zahrnout (s příklady otázek založených na skutečných pracovních postupech)?
- Bezplatný online formulář, který si můžete přizpůsobit v ClickUp.
- Jak snadno automatizovat a škálovat onboardování nových klientů
Ukážeme vám také, jak pomocí ClickUp vytvořit formulář pro onboardování klientů, spravovat následné kroky, vytvářet opakovaně použitelné šablony a přidělovat úkoly týmu, abyste se mohli soustředit na práci, nikoli na papírování. 🛠️
Co je dotazník pro onboardování klientů?
Dotazník pro onboardování klientů je nástroj pro sladění před zahájením projektu – strukturovaný způsob, jak shromáždit informace od klientů před zahájením práce. Považujte jej za chytrý strategický dotazník před prodejem, který vede k lepším výsledkům a méně překvapením.
Místo zdlouhavé e-mailové korespondence vám dobře strukturovaný formulář pro onboardování klientů pomůže shromáždit podrobné informace, jako například:
- Cílová skupina klienta a obchodní cíle
- Jejich strategie digitálního marketingu a preferované platformy sociálních médií
- Designové prvky, přístupové údaje a minulé kampaně
- Jejich styl komunikace, problémové body a očekávání klientů
Pomůže vám a vašemu týmu pracovat efektivněji, stanovit jasná očekávání a omezit zbytečné interakce s klienty. Klientovi poskytne pocit jasnosti a struktury, což je klíčové pro budování silného vztahu se zákazníky.
💡Tip pro profesionály: Přistupujte k onboardingu jako k produktu. Testujte ho, opakujte a neustále vylepšujte – stejně jako u jakékoli jiné klíčové nabídky. Váš formulář není „hotový“ – je to váš MVP.
Ať už spravujete sociální média, vyvíjíte webové stránky, navrhujete značkové produkty nebo poskytujete finanční služby, dotazník pro onboardování klientů vám pomůže:
- Nastavte tón profesionálního vztahu
- Porozumějte vizi klienta od prvního dne
- Včas rozpoznávejte varovné signály (👀 podívejte se na sebe, nemožné termíny)
- Chraňte se před pozdějším rozšiřováním rozsahu projektu.
🧠 Věděli jste, že počáteční fáze onboardingu není jen papírování – psychologové tvrdí, že má velký vliv na celkové vnímání vaší kompetence a spolehlivosti ze strany klienta v rámci celého projektu! První dojem je důležitý!
Proč potřebujete dotazník pro onboardování klientů
Začali jste někdy projekt s neurčitou e-mailovou konverzací a nadějným srdcem? 😅 Je to pochopitelné, ale také riskantní.
Dobře sestavený dotazník pro nové klienty eliminuje dohady. Pomůže vám shromáždit důležité informace, sladit očekávání a budovat úspěšnější vztah s klientem od prvního dne.
Zde je důvod, proč je to pro každou marketingovou agenturu, freelancera nebo tým poskytující služby nezbytné:
Je to součást dobrého procesu onboardingu klientů, který ukazuje, že jste organizovaní a proaktivní.
Klienti, kteří obdrží jasný a profesionální dotazník, vědí, že jsou v dobrých rukou. Signalizuje to, že jste to již dříve dělali a že jste zde proto, abyste proces zefektivnili a strategicky naplánovali. Uvažujte takto: „Zašlete nám své značkové materiály a ideální časový harmonogram spuštění“ namísto „Dejte mi vědět, až budete mít čas...“.
Snižuje to riziko rozšiřování rozsahu projektu a nepříjemných překvapení.
Předem budete vědět, zda klient očekává tři nebo dvanáct návrhů. Také odhalíte nesoulady v časovém harmonogramu nebo očekáváních, než se z nich stanou nouzové situace na poslední chvíli. Už žádné „Počkejte... vy jste si mysleli, že to není placený doplněk?“
Umožní to vašemu týmu rychleji spouštět projekty a zefektivnit komunikaci.
Když má váš tým přístup ke všem informacím o klientech na jednom místě – cílům, přihlašovacím údajům, výstupům – je snazší zahájit úkoly, aniž byste museli hledat aktualizace. To také znamená plynulejší předávání a méně překážek.
Díky chytrému a strategickému návrhu dotazníku pro klienty odhalí varovné signály již v rané fázi.
Pokud jsou jejich odpovědi vágní, nereálné nebo matoucí, je to pro vás signál, abyste si vše vyjasnili – nebo přehodnotili. Správné otázky odhalí varovné signály včas, takže se později nedostanete do nepříjemné situace ve vztahu s klientem.
Umožní vám snadno škálovat pomocí šablon a automatizace klíčových kroků
Místo toho, abyste pokaždé psali vlastní úvodní e-maily nebo pořádali dlouhé úvodní hovory, můžete poslat dotazník, shromáždit odpovědi a pustit se do práce. A co je ještě lepší? Nástroje jako ClickUp vám umožňují automatizovat celý proces, takže nemusíte pokaždé začínat od nuly. 🧠
💡 Tip pro profesionály: Mnoho profesionálů v oblasti služeb využívá fázi onboardingu k představení své širší digitální marketingové strategie nebo pracovního postupu. Váš formulář může sloužit jako nenápadná prezentace celé vaší nabídky služeb – jen se ujistěte, že je strukturovaný a srozumitelný.
📮ClickUp Insight: Schůzky podněcují inovace a motivují k akci – pokud fungují. Ale jaká je realita? Téměř polovina všech zaměstnanců ztrácí drahocenný čas tím, že se obrací na kolegy s dotazy, na které by měli mít odpovědi po ruce, což vede k neustálým přerušením práce. Funkce Connected Search a ClickUp Brain od ClickUp eliminují tyto nákladné výměny informací tím, že poskytují okamžité odpovědi založené na umělé inteligenci z celého vašeho digitálního ekosystému. Každý soubor, poznámka ze schůzky, nahraný klip a integrace třetích stran se stává vyhledatelnou znalostí, takže nikdo nemusí ztrácet čas hledáním informací u kolegů. 💫 Skutečné výsledky: Týmy jako QubicaAMF ušetřily pomocí ClickUp více než 5 hodin týdně, což je více než 250 hodin ročně na osobu, díky eliminaci zastaralých procesů správy znalostí. Představte si, co by váš tým mohl vytvořit s extra týdnem produktivity každý čtvrtrok!
Jaké otázky by měl obsahovat dotazník pro onboardování klientů?
Každá firma funguje jinak. Jedna věc je ale univerzální: pokud na začátku nepoložíte správné otázky, budete se po celou dobu projektu snažit o jasnost. 😵💫
💡Tip pro profesionály: Dotazník můžete vytvořit a spravovat přímo v ClickUp pomocí formulářů. Nepotřebujete žádný další software pro tvorbu formulářů ani Google Forms. ClickUp vám navíc umožňuje převést odpovědi na úkoly, přiřadit jim vlastníky a sledovat jejich dokončení – vše na jednom místě.
Nejste „příliš malí“ na to, abyste proces zefektivnili. Ať už jste samostatný podnikatel nebo rostoucí tým, díky dobrému zapracování budou všichni vypadat a cítit se profesionálněji.
K tomu slouží skvělý dotazník pro onboardingu. Níže jsme seřadili nejdůležitější otázky pro klienty podle kategorií a doplnili je krátkými vysvětleními, abyste pochopili, proč jsou důležité a jak je přizpůsobit vašemu pracovnímu postupu.
Zde jsou nezbytné kategorie a vzorové otázky pro váš formulář pro onboardování klientů:
🎯 Cíle a záměry projektu
Tyto otázky vám pomohou odhalit širší souvislosti – důvod projektu – abyste mohli odvést práci, která má skutečný dopad.
1. Jaké jsou hlavní cíle tohoto projektu? Pochopte, čeho chce klient nakonec dosáhnout – ať už jde o více potenciálních zákazníků, povědomí o značce, zapojení uživatelů nebo něco jiného. 📌 Pomůže vám přizpůsobit strategii tak, aby podporovala skutečné obchodní výsledky.
2. Jak bude měřen úspěch? Tím se zjistí, jaké metriky jsou pro klienta důležité, například konverze, nárůst návštěvnosti, snížení fluktuace nebo vizuální vylepšení. 📌 Udržuje jasná očekávání a vytváří základ pro reporting výkonu.
3. Pracovali jste na tom již s někým dříve? Poučte se z jejich předchozích zkušeností – co se jim líbilo, co je frustrovalo a co by si přáli změnit. 📌 Pomůže vám to vyhnout se opakování chyb a rychleji budovat důvěru.
4. Existují nějaké nezbytné požadavky nebo podmínky, které jsou pro klienta nepřijatelné? Klienti mohou mít preference ohledně platformy, pravidla týkající se značky nebo termíny, které nelze změnit. Je lepší tyto informace zjistit co nejdříve. 📌 Zabráníte tak problémům s rozsahem projektu a překvapením v jeho průběhu.
Tyto otázky sladí práci s obchodními cíli vašeho klienta a zajistí, že nedodáváte pouze produkty, ale také dosahujete výsledků.
✨ Zajímavost: Do dokumentů ClickUp Docs můžete vkládat memy nebo vlastní GIFy. Přidejte do svého onboardingového dokumentu GIF s tančícím corgi, když klienti dokončí svůj kontrolní seznam, protože dokončení úkolů by mělo být důvodem k oslavě. 🎉🐶
🧾 Obchodní a kontaktní údaje
Tato část stanoví základy komunikace a vedení záznamů. Může se to zdát jako samozřejmost, ale zabrání to budoucím nejasnostem.
1. Jaká je vaše úplná obchodní adresa a název společnosti? Získejte oficiální název společnosti pro smlouvy a fakturaci a také webovou stránku, abyste mohli zkontrolovat jejich aktuální branding, sdělení a online přítomnost. 📌 Poskytuje vám kontext a zajišťuje konzistentnost záznamů.
2. Kdo je hlavním kontaktním partnerem pro tento projekt? Vyjasňuje, kdo je zodpovědný za schvalování, zpětnou vazbu a komunikaci. 📌 Zabraňuje vzniku překážek tím, že zajišťuje, abyste věděli, na koho se obrátit.
3. Jaký je nejlepší e-mail a telefonní číslo pro komunikaci? I když jste již komunikovali e-mailem, tímto způsobem si zajistíte, že máte preferované kontaktní údaje pro projekt. 📌 Zefektivňuje aktualizace a zabraňuje ztrátě zpráv.
4. Existují další zainteresované strany, které bychom měli zahrnout? Někteří klienti potřebují, aby do schvalování nebo aktualizací bylo zapojeno více osob. Získejte jasnost hned, abyste se vyhnuli překvapením na poslední chvíli. 📌 Pomáhá vám řídit očekávání v oblasti komunikace a časové harmonogramy.
Tyto otázky vám pomohou stanovit hranice komunikace a zabránit zbytečným zpožděním v interakcích s klienty.
💌 Tip pro spokojenost klientů: Vytvořte v dokumentu pro onboardingu sekci „Seznamte se s týmem“ s přátelskými biografiemi a fotografiemi – to je obzvláště užitečné, pokud bude váš klient spolupracovat s více lidmi.
📦 Rozsah a výstupy
Tato část pomáhá definovat, co je zahrnuto, co není a kde jsou hranice. Je to nezbytné pro zamezení nedorozuměním, zpožděním a rozšiřováním rozsahu.
5. Jaké služby od nás očekáváte? Získejte jasnou představu o přesné povaze práce – design, tvorba obsahu, vývoj, poradenství atd. 📌 Zajistí soulad mezi vaší nabídkou a očekáváními klienta.
6. Jaké výstupy očekáváte na konci projektu? Nechte je sepsat vše, co očekávají, že obdrží – soubory, zprávy, kampaně, školení, dokumentaci. 📌 Pomůže vám to vytvořit přesné časové plány, seznamy úkolů a procesy předávání.
7. Existují nějaké služby nebo výstupy, které momentálně nepotřebujete, ale v budoucnu by se vám mohly hodit? Tím se odhalí potenciální budoucí práce (a příležitosti k upsellu) a zároveň se posílí hranice aktuálního rozsahu. 📌 Pomůže vám to naplánovat následné kroky a vyhnout se požadavkům typu „ještě jedna věc“.
8. Jakou míru zapojení nebo spolupráce od nás očekáváte? Někteří klienti chtějí intenzivní komunikaci a týdenní synchronizaci. Jiní preferují nezasahování, dodání a odchod. 📌 Umožňuje vám naplánovat pracovní postup, frekvenci schůzek a komunikační přístup.
Tyto otázky vám pomohou identifikovat potenciální upsellery a zároveň zajistí, že všichni budou mít stejné informace o tom, co je v ceně.
✨ Zajímavost: Zařazení časové osy úspěchu klienta do dokumentace pro onboardingu (např. „Takto vypadá úspěch za 30/60/90 dní“) může zvýšit vnímanou hodnotu ještě před odesláním jakýchkoli výstupů.
⏳ Časový harmonogram a rozpočet
Tyto otázky vám pomohou určit, zda jsou časový harmonogram a finanční očekávání klienta realistické a zda jsou v souladu s vaší dostupností a cenami.
9. Kdy byste chtěli projekt zahájit? To vám pomůže naplánovat zahájení a určit, zda vaše aktuální pracovní vytížení umožňuje dodržet jejich preferovaný časový harmonogram. 📌 Zabráníte tak konfliktům v plánování a nesouladu očekávání.
10. Máte pevný termín, nebo je časový harmonogram flexibilní? Někteří klienti mají pevné termíny spuštění vázané na události nebo kampaně. Jiní mohou mít větší volnost. 📌 Poskytuje informace o tom, jak strukturovat milníky a stanovovat priority úkolů.
11. Jaký je váš odhadovaný rozpočet pro tento projekt? Pokud budete předem znát rozpočet, můžete podle něj přizpůsobit rozsah, zdroje a způsob dodání. 📌 Pomůže vám to vyhnout se nadměrnému (nebo nedostatečnému) plnění a otevře vám to dveře k jednání o rozsahu.
12. Pokryje rozpočet všechny výstupy, nebo bychom měli projednat cenovou kalkulaci po fázích? Tato otázka je obzvláště užitečná u velkých nebo složitých projektů, kde může být nutné stanovit rozpočet pro více fází. 📌 Poskytuje vám flexibilitu při strukturování spolupráce a řízení očekávání.
Jasné odpovědi vám umožní řídit prodejní proces s větší jistotou a omezit pozdější nedorozumění.
✨ Zajímavost: Kontrolní seznamy snižují stres. Podle psychologů vyškrtávání položek z seznamu vyvolává v mozku uvolnění dopaminu. Proto klienti ocení, když je při onboardingu provází jasný seznam úkolů.
🎨 Pokyny a materiály týkající se značky
Pokud vytváříte cokoli vizuálního, písemného nebo určeného pro veřejnost, musíte se přizpůsobit stávající identitě značky klienta. Tato část vám pomůže shromáždit materiály, které to umožní.
13. Máte stávající pokyny pro značku? Patří sem styl a tón komunikace, paleta barev, písma, styl obrázků a zásady pro sdělování informací. 📌 Zajistí, že vaše práce bude v souladu s jejich značkou napříč všemi kanály.
14. Můžete nám poskytnout vaše logo, šablony nebo materiály s vaší značkou? Požádejte o materiály, jako jsou soubory s logem (v různých formátech), šablony pro sociální média, minulé kampaně nebo odkazy na styl. 📌 Zabráníte tak zbytečnému dohadování a urychlíte proces návrhu/vytváření obsahu.
15. Existují nějaké značky nebo styly, které máte rádi (nebo naopak nesnášíte)? Tato otázka vám poskytne kreativní směr, i když mají klienti potíže popsat své preference. 📌 Snižuje dohady a revize tím, že vám poskytuje vizuální nebo stylistický kompas.
16. Máte preferovaný styl komunikace pro obsah nebo zprávy? Ať už je hravý, profesionální, minimalistický nebo odvážný, styl pomáhá udržovat soudržný zákaznický zážitek. 📌 Umožní vám přizpůsobit styl psaní nebo komunikaci podle toho.
Tato část podporuje hladší spolupráci na vizuálních nebo písemných výstupech a zajišťuje soulad s vaší aktuální marketingovou strategií.
🔐 Přístup a přihlášení
Pokud vaše práce zahrnuje správu platforem, analýzu dat nebo spolupráci v rámci systémů klienta, budete od prvního dne potřebovat odpovídající přístup. Tato část zajistí, že nic nebude bránit plynulému průběhu práce.
17. K jakým platformám nebo nástrojům budeme potřebovat přístup? Může se jednat o CRM, reklamní účty, analytické nástroje, webové stránky, sociální média nebo interní platformy pro řízení projektů. 📌 Pomůže vám to naplánovat čas na nastavení a vyhnout se překážkám v polovině projektu.
18. Jakým způsobem byste preferovali bezpečné sdílení přihlašovacích údajů? Doporučujte používání nástrojů jako LastPass, 1Password nebo generátorů jednorázových odkazů namísto e-mailů s prostým textem. 📌 Zajistí to bezpečnou, profesionální a organizovanou výměnu.
19. Poskytnete správcovský nebo omezený přístup? Znalost úrovně přístupu vám pomůže určit, které úkoly budete moci dokončit samostatně. 📌 Zabráníte tak zpožděním nebo závislostem v pozdější fázi projektu.
20. Měli bychom pro členy našeho týmu vytvořit samostatné účty? V závislosti na nástroji může být bezpečnější (a škálovatelnější) mít individuální přihlašovací údaje. 📌 Zajišťuje dodržování předpisů a pomáhá s kontrolou oprávnění a odpovědností.
21. Potřebujete, abychom podepsali nějakou smlouvu o mlčenlivosti nebo dokumentaci pro onboardování zákazníků? Mnoho klientů, zejména těch v regulovaných odvětvích, vyžaduje před sdílením citlivých informací formální dohody. 📌 Vytváří důvěru a chrání obě strany již v rané fázi procesu onboardování nových klientů.
🚀 Realita: 86 % zákazníků uvádí, že zůstanou loajální, pokud jim bude poskytnuto zaškolení a průběžné vzdělávání.
⚖️ Právní informace nebo informace o dodržování předpisů
Tato část se zabývá administrativou, předpisy nebo zvláštními okolnostmi, které je třeba vyřešit před oficiálním zahájením práce. Jde především o ochranu vás i klienta.
21. Musíme podepsat smlouvu o mlčenlivosti nebo jinou dohodu o zachování důvěrnosti? Někteří klienti, zejména v oblasti technologií, financí nebo práva, vyžadují před sdílením citlivých údajů podepsání smlouvy o mlčenlivosti. 📌 Pomáhá vám budovat důvěru a zajišťuje dodržování protokolů na ochranu údajů.
22. Měli bychom dodržovat nějaké právní, bezpečnostní nebo compliance požadavky? Myslete na GDPR, HIPAA, průmyslové certifikace nebo interní firemní politiky. 📌 Ujistěte se, že dodržujete předpisy, které ovlivňují způsob ukládání, sdílení nebo zpracování dat.
23. Máte preferovaný formát smlouvy, nebo vám máme zaslat náš? Někteří klienti používají své rámcové smlouvy o poskytování služeb. Jiní očekávají, že smlouvu poskytnete vy. 📌 Vyjasňuje, kdo je zodpovědný za právní rámec, a urychluje proces zahájení projektu.
24. Kdo by měl podepsat smlouvu nebo schválit právní dokumenty? Ujistěte se, že víte, kdo má pravomoc podepsat smlouvu, abyste později nemuseli schvalování dohánět. 📌 Pomůže vám to vyhnout se právním nebo fakturačním zpožděním.
🧠 Věděli jste, že... 97 % lidí věří, že video je účinným nástrojem pro uvítání a vzdělávání nových zákazníků, a 74 % z nich si někdy prohlédlo video, aby se naučilo používat novou aplikaci nebo webovou stránku. 69 % lidí se domnívá, že více videí by zlepšilo zapojování nových zákazníků.
Jak doručit a automatizovat dotazník
Vytvořili jste dotazník pro onboardování klientů – to je skvělý začátek. Dalším úkolem však je, jak jej doručit a spravovat odpovědi, aniž byste se ztratili v e-mailech, museli se potýkat s nepřehlednými formuláři nebo hledat chybějící přílohy.
Ruční shromažďování informací o klientech není ideální, pokud chcete poskytovat profesionální služby a udržovat pořádek. Potřebujete systém, který spolehlivě:
- Zachyťte správné informace hned na začátku
- Uchovávejte všechna data, aktiva a poznámky týkající se klientů na jednom centrálním místě.
- Automatizuje rutinní úkoly a zajišťuje hladký průběh procesu.
- Poskytuje vám a vašemu týmu jasný přehled o stavu onboardingu každého klienta.
Tento efektivní systém pro zapojení klientů můžete určitě vytvořit pomocí ClickUp . Podívejme se, jak jej nastavit, krok za krokem.
🧠 Krok 1: Vymyslete dotazník pro onboardování zákazníků
Prvním krokem v každém procesu onboardingu je shromáždění správných informací. Dobře sestavený dotazník pro onboardingu zákazníků by měl odhalit cíle, výzvy, časové harmonogramy a komunikační preference vašeho klienta. Napsat relevantní, jasné a úplné otázky však není vždy snadné, zejména při práci napříč odvětvími.
Právě v tomto ohledu se ClickUp Brain stává užitečným spoluvytvářitelem.
Použijte ji k:
- Napište otázky pro onboardingu přizpůsobené vašim službám nebo typu klienta.
- Zlepšete srozumitelnost, tón nebo strukturu stávajících formulářů.
- Vytvořte možnosti s výběrem z více odpovědí nebo doplňující otázky.
- Analyzujte předchozí odpovědi klientů, abyste identifikovali běžné překážky nebo získali přehled.
Zde je příklad použití ClickUp Brain k generování otázek pro onboardování zákazníků na základě vašeho odvětví.
Výzva:
„Chci vytvořit seznam otázek pro onboardování zákazníků přizpůsobený pro nástroj pro správu projektů SaaS, jako je ClickUp. Tyto otázky by mi měly pomoci pochopit cíle, výzvy a očekávání zákazníků, například jak plánují nástroj používat, velikost jejich týmu a jejich preference v oblasti pracovních postupů. Můžete mi vygenerovat komplexní seznam otázek pro onboardování, který mi pomůže v tomto procesu?“
Zde je příklad použití ClickUp Brain k získání poznatků ze shromážděných údajů od zákazníků.
Výzva:
„Zde je soubor otázek a odpovědí týkajících se onboardingu zákazníků, které byly shromážděny od více zákazníků během procesu onboardingu pro nástroj pro správu projektů SaaS, jako je ClickUp. Analyzujte tato data a identifikujte jednu klíčovou praktickou informaci, která může výrazně zlepšit zkušenost s onboardingem. Při analýze zohledněte cíle zákazníků, výzvy, dynamiku týmu a preference funkcí.“
🎯 Klíčová výhoda: ClickUp AI vám pomůže překonat tvůrčí blok, ušetřit čas při psaní, zajistit komplexní pokrytí vašich otázek a udržet konzistentní tón ve všech komunikačních materiálech pro nové klienty. Berte to jako svého pomocníka při tvorbě obsahu.
📝 Krok 2: Vypracujte dokumenty pro onboardingu a podpůrné materiály
Jakmile máte formulář připravený, dalším krokem je příprava podpůrných materiálů, které usnadní proces onboardingu pro obě strany. Může se jednat o uvítací zprávu, strukturovaný dokument k onboardingu, kontrolní seznam pro klienta a podrobné pokyny k dalšímu postupu.
ClickUp Docs vám tuto část usnadní a zorganizuje.
Zde je návod, jak ji efektivně používat:
- Vytvořte dokument pro zapojení klienta, který popisuje časový harmonogram, fáze projektu a očekávání v oblasti komunikace.
- Vložte odkazy na svůj vstupní formulář, často kladené otázky, schvalovací procesy nebo sdílené složky.
- Přidejte kontrolní seznam (např. „Co od vás potřebujeme před zahájením projektu“), aby váš klient zůstal na správné cestě.
- Pomocí interních komentářů spolupracujte se svým týmem v reálném čase.
🎯 Klíčová výhoda: Tento „jediný zdroj pravdivých informací” šetří čas vám i vašim klientům a pomáhá předcházet chybám způsobeným použitím zastaralých informací.
💡Tip pro profesionály: Vytvořte automatizaci, která ihned po odeslání formuláře přiřadí šablonovou podúlohu, například „Odeslat uvítací e-mail“. Personalizované zapojení = silný první dojem.
🎥 Krok 3: Vysvětlete klíčové kroky pomocí videa
Někdy text nestačí, zejména při vysvětlování, jak vyplnit formulář nebo se orientovat ve sdíleném prostoru. 88 % video marketérů tvrdí, že videa pomohla zvýšit porozumění uživatelů jejich produktům nebo službám.
I dobře napsaný dokument o zapojení může nechat některé otázky nezodpovězené, zejména když klienti potřebují pracovat s nástroji nebo vyplnit váš formulář pro zapojení. Krátká kontextová videa mohou pomoci vysvětlit procesy, snížit zmatek a omezit opakované otázky.
S ClickUp Clips můžete zaznamenávat:
- Osobní uvítací zpráva, která dodává lidský rozměr
- Návod na obrazovce, který provede klienty vaším formulářem pro onboardingu
- Prohlídka klientského centra s ukázkou, kde se nacházejí dokumenty, termíny a výstupy
- Vizuální vysvětlení vašeho procesu nebo časového harmonogramu
🎬 Klipy se automaticky přepisují a snadno se propojují s úkoly, komentáři nebo dokumenty pro zapojení.
Přidání krátkého videa s návodem může zlepšit první dojem vašeho klienta a snížit napětí před zahájením projektu.
Zaznamenávejte postřehy, vytvářejte videozprávy, sdílejte návody a generujte přepisy pomocí umělé inteligence s ClickUp Clips.
🎯 Klíčová výhoda: Klipy dodávají osobní nádech, činí pokyny křišťálově jasnými, omezují opakované dotazy a mohou učinit proces onboardingu pro vašeho klienta interaktivnějším a podporujícím. Navíc můžete odkazy na klipy snadno sdílet přímo v rámci úkolů, komentářů nebo dokumentů ClickUp.
🧠 Věděli jste, že 86 % zákazníků uvádí, že jsou spíše loajální k firmám, které investují do obsahu pro zapojení nových zákazníků, aby je po uzavření obchodu informovaly a přivítaly?
📋 Krok 4: Vytvořte strukturovaný a škálovatelný formulář pro onboardování
Po dokončení dotazníku pro onboardování zákazníků je dalším krokem jeho převedení do profesionálního, snadno vyplnitelného formuláře pro onboardování. Ten by měl být logicky strukturovaný, opatřený značkou a dostatečně flexibilní, aby vyhovoval různým službám nebo typům projektů.
ClickUp Forms vám pomůže vytvořit výkonné pracovní postupy, které umí víc než jen sbírat data.
Použijte ji k:
- Přidejte rozevírací nabídky, zaškrtávací políčka, otevřená textová pole a pole pro nahrávání souborů.
- Pomocí podmíněné logiky zobrazte následné otázky na základě předchozích odpovědí (např. typ služby nebo rozsah projektu).
- Automaticky převádějte odeslané formuláře na úkoly, doplněné o vlastní pole přiřazená k důležitým údajům o klientech.
- Nasměrujte různé podání do různých složek, týmů nebo automatizací na základě odpovědí ve formuláři.
🤖 Bonus: Jakmile klient odešle formulář, ClickUp AI může shrnout jeho odpovědi, zvýraznit body k akci nebo navrhnout následnou zprávu, čímž vám ušetří drahocenný čas.
Díky tomuto nastavení se váš formulář pro onboardingu stane prvním praktickým krokem ve vašem pracovním postupu, nikoli pouze statickým podáním.
🎯 Hlavní výhoda: Tato metoda zajišťuje, že vždy obdržíte organizovaná a konzistentní data, čímž vytvoříte pevný základ pro projekt a prezentujete klientovi dokonalý obraz.
🧠 Věděli jste, že... V aplikaci ClickUp můžete pomocí umělé inteligence shrnout odpovědi z formulářů, navrhnout kroky k provedení nebo napsat návrh následných e-mailů – a to vše bez přepínání mezi záložkami.
📁 Krok 5: Vytvořte centralizované klientské centrum
Váš klient by neměl muset prohledávat e-maily, aby našel pokyny týkající se značky, časové harmonogramy nebo další kroky. Po vyplnění formuláře pro onboardingu mu poskytněte jedno místo, kde bude mít přístup ke všemu.
S ClickUpem můžete během několika minut vytvořit opakovaně použitelný klientský hub:
- Ukládejte dokumenty pro zapojení, sdílené soubory, poznámky z jednání a odpovědi na dotazníky klientů.
- Propojte úkoly související s procesem onboardingu zákazníků
- Vše uspořádejte do složky ClickUp s pohledy „Informace o klientovi“, „Aktiva“, „Příprava zahájení“ atd.
- Označte zúčastněné strany, přiřaďte položky kontrolního seznamu a zanechte komentáře přímo v textu – vše na jednom místě.
Vytvoření centra posiluje transparentnost, zvyšuje důvěru klientů a udržuje váš interní tým v souladu v každém kroku.
⚙️ Krok 6: Automatizujte interní úkoly a předávání
Jakmile jsou informace o klientovi odeslány, začíná práce v zákulisí. Ruční přiřazování úkolů, aktualizace stavů a informování členů týmu vás však může zpomalit, zejména pokud se váš seznam klientů rozrůstá.
ClickUp Automations vám umožní vytvořit inteligentní pracovní postupy, které reagují na odeslání formulářů a akce klientů.
Můžete:
- Přiřaďte vlastníky projektů na základě typu služby
- Nastavte termíny nebo kontrolní seznamy na základě odpovědí ve formuláři (např. rozpočtový rozsah nebo časový harmonogram).
- Automaticky informujte svého designéra, autora nebo vývojáře, když je odeslán formulář.
- Jakmile je kontrolní seznam pro onboardingu kompletní, přesuňte úkoly z „Přijetí nového klienta“ do „Probíhá“.
✅ Tím se váš proces onboardingu promění v systém, který běží sám, a váš tým tak bude mít více času soustředit se na kreativní práci a dodávky pro klienty.
💡Tip pro profesionály: Použijte automatizaci k upozornění člena týmu, pokud formulář nebyl odeslán po X dnech. Je to příjemný způsob, jak někoho popohnat, aniž byste ho otravovali.
📊 Krok 7: Sledujte průběh onboardingu a dodržujte termíny
Jak vaše pipeline pro onboardování roste, nestačí jen vědět, v jaké fázi se každý klient nachází – musíte také sledovat načasování, pracovní vytížení týmu a nadcházející milníky. Bez jasného systému se snadno ztratíte.
K tomu slouží vizuální přehledy a dashboardy ClickUp. Poskytují vám úplný přehled o procesu onboardingu zákazníků – ať už potřebujete rychlou kontrolu stavu, souhrnnou zprávu nebo harmonogram podle dat.
Začněte s nástěnkou nebo seznamem, abyste mohli klienty uspořádat podle fáze onboardingu. Použijte vlastní stavy, jako Formulář odeslán, Přihláška přijata, Aktiva čekají na zpracování nebo Onboarding dokončen, abyste mohli sledovat pokrok na první pohled. Okamžitě uvidíte, kdo se zasekl, kdo čeká a kdo je připraven na start.
Poté přepněte do zobrazení kalendáře, abyste viděli své aktivity související se zapojením v čase.
To je obzvláště užitečné pro:
- Naplánujte termíny pro odeslání formulářů nebo kontrolu obsahu
- Vyhraďte si čas na interní přípravu a úvodní hovory
- Koordinace dostupnosti zdrojů napříč klienty
- Identifikace rušných týdnů a včasné přizpůsobení pracovního vytížení
Potřebujete celkový přehled? Vytvořte si ClickUp Dashboard a sledujte stav onboardingu napříč celou platformou.
Můžete zahrnout:
- Seznamy otázek seskupené podle přidělené osoby nebo stavu pro správu kapacity týmu
- Výpočetní widgety pro počítání klientů v každé fázi
- Grafy pro vizualizaci časových os onboardingu a průměrné rychlosti dokončení, abyste pochopili, kde se každý klient nachází.
- Formulářové widgety pro zobrazení nejnovějších odeslaných formulářů pro začlenění nových klientů
Můžete dokonce sdílet dashboardy (s oprávněním), abyste klienty informovali, aniž byste museli neustále posílat aktualizace.
💡 Tip pro profesionály: Použijte funkci ClickUp Relationships k propojení úkolů při onboardingu s příslušnými projekty, sdílenými dokumenty nebo výstupy. Vytvoříte tak plně propojený pracovní postup od počátečního přijetí klienta až po dodání projektu – bez mezer a dohadů.
🎯 Klíčová výhoda: Centralizované sledování zabraňuje přehlédnutí, pomáhá spravovat kapacitu týmu a umožňuje vám včas identifikovat potenciální zpoždění.
Krok 8: Vylepšete spolupráci a komunikaci s klienty
Jakmile začne onboardování, jasnost a komunikace se stanou vašimi nejcennějšími nástroji. Bez sdíleného systému pro aktualizace, úkoly a časové plány se snadno stane, že něco unikne vaší pozornosti.
ClickUp vám pomáhá centralizovat spolupráci, aby se vaši klienti cítili podporováni a váš tým zůstal na správné cestě.
💬 Spolupracujte v reálném čase pomocí ClickUp Chat
Místo toho, abyste se spoléhali na roztříštěné e-maily nebo externí komunikační nástroje, vytvořte speciální chatovací vlákno v rámci složky nebo úkolu pro onboardování klienta.
Použijte ji k:
- Odpovězte na rychlé otázky
- Sdílejte aktualizace a zpětnou vazbu
- Označte zúčastněné strany pro schválení
- Vložte odkazy na dokumenty, formuláře nebo soubory
Můžete vytvořit vlastní chatové kanály, například #Klient-ABC-Začlenění nebo #Rychlá-Schválení, aby veškerá komunikace zůstala kontextově vázána na projekt.
💡 Tip pro profesionály: Připněte klíčové zprávy (například časové osy nebo odkazy na soubory) do vlákna chatu, aby váš klient nemusel prohledávat staré e-maily.
📅 Naplánujte a realizujte hladší úvodní hovory
K plánování úvodních schůzek s klienty použijte kalendářový pohled ClickUp. Můžete také integrovat Google Kalendář a synchronizovat dostupnost napříč týmy. Připojte programy schůzek, poznámky a další kroky přímo k úkolu onboardingu klienta nebo propojenému dokumentu, abyste měli vše na jednom místě.
📋 Vedejte své klienty pomocí sdílených kontrolních seznamů
Stanovte jasná očekávání od prvního dne pomocí kontrolního seznamu pro klienty. Použijte je v rámci úkolu nebo dokumentu k nastínění základních akčních bodů, jako jsou:
- Nahrajte soubory s logem
- Vyplňte formulář pro zapojení nových klientů
- Projděte si sdílený časový plán
- Schvalte rozsah projektu
- Každou položku přiřaďte klientovi s termínem splnění, aby všichni věděli, co se od nich očekává a kdy.
🔐 Sdílejte přístup bezpečně pomocí přístupu pro hosty
Poskytněte klientům přehled tam, kde je to důležité, pomocí přístupu pro hosty ClickUp. Pozvěte je k konkrétním úkolům, seznamům nebo dokumentům s přizpůsobenými nastaveními oprávnění. Tím zachováte soukromí interních detailů a zároveň poskytnete klientům potřebnou transparentnost.
🔗 Integrujte nástroje, které vaši klienti již používají
ClickUp se propojuje s oblíbenými platformami, jako jsou Slack, Google Drive a Zoom, takže můžete sdílet soubory, plánovat schůzky a zefektivnit komunikaci, aniž byste museli přepínat mezi záložkami nebo narušovat pracovní postupy svých klientů. 💡 Výsledek: Přehledný proces zapojení zákazníků založený na spolupráci, který posiluje postavení vašich klientů, udržuje komunikaci organizovanou a pomáhá vašemu týmu dosahovat výsledků s jistotou.
Použijte šablonu ClickUp pro zapojení zákazníků a začněte hned
Pokud nechcete vše vytvářet od nuly, začněte s šablonou ClickUp pro zapojení zákazníků.
Obsahuje:
- Předem připravené formuláře pro shromažďování vstupních údajů
- Strukturované seznamy úkolů a stavy pro sledování každého kroku onboardingu – od přijetí po zahájení.
- Sdílené dokumenty pro organizaci pokynů týkajících se značky, aktiv, klíčových kontaktů a komunikačních poznámek na jednom místě
- Automatizace pro spouštění následných kroků, přiřazování interních přípravných úkolů a zajištění předání a včasnosti
Šablonu stačí přizpůsobit vašim službám, duplikovat ji pro každého nového klienta a ušetřit tak každý týden hodiny ruční práce.
💡Tip pro profesionály: Po onboardingu pokračujte promyšlenými otázkami pro zpětnou vazbu, například:
- Byl formulář srozumitelný a snadno vyplnitelný?
- Pomohlo vám zapojení cítit se jistěji v našem procesu?
- Je něco, na co byste se nás rádi zeptali dříve?
🎯 Tip pro úspěch klienta: Zapojte stávající klienty znovu, když se připojí noví lidé nebo se změní cíle. Udrží to všechny v souladu a dodá jim novou energii.
Závěr: Začněte silně, buďte organizovaní a snadno se rozšiřujte
Dotazník pro onboardingu klienta není jen formulář – je to první krok k budování důvěry, stanovení očekávání a poskytnutí špičkové zkušenosti. Když se předem zeptáte na správné otázky, neshromažďujete jen informace – vytváříte základ pro lepší komunikaci, méně překážek a úspěšnější výsledky.
A s ClickUp? Nejenže odešlete formulář a budete doufat, že to vyjde. Centralizujete svůj proces, automatizujete rutinní práce a sebevědomě rozšiřujete své služby.
Od vstupních formulářů a šablon úkolů až po dashboardy, dokumenty a automatizace – ClickUp vám pomůže vytvořit pracovní postup pro onboardování klientů, který je plynulý, strategický a jehož používání je skutečně zábavné.
💡 Jste připraveni vytvořit svůj proces onboardingu? Zaregistrujte se ještě dnes zdarma na ClickUp!