Tento příspěvek je od Ericky Marett, projektové manažerky ve společnosti Adhere Creative. Zde je její příběh o hledání správného softwaru pro řízení projektů pro jejich digitální agenturu! Zde se dozvíte, jak může ClickUp pomoci vaší digitální marketingové agentuře.
Každý, kdo má zkušenosti s prací v agentuře, ví, že dobrý systém pro správu marketingových projektů může projekt buď podpořit, nebo zničit. Ačkoli problémy, s nimiž se agentury při správě klientů potýkají, mohou být podobné, ideální řešení bude záviset na jejich jedinečných potřebách.
V průběhu let se naše potřeby vyvíjely, což vedlo k frustraci z některých omezení, se kterými jsme se setkávali u toho, co jsme vždy používali. Tak jsme se vydali na cestu: udělali jsme krok zpět, vyhrnuli si rukávy a zahájili velké hledání softwaru pro správu projektů.
Začátek naší cesty
Naše agentura Adhere Creative používala Basecamp asi 8 let a dlouho jsme ho milovali! Umožňoval nám snadnou komunikaci s klienty, týmovou práci na projektech a dodržování termínů. Postupně jsme však vyrostli z tohoto softwaru. Ačkoli jsme se na změnu připravovali již delší dobu, skutečným zlomem bylo zavedení agilního projektového managementu.
Na týden jsme zavřeli obchod a ponořili se do sprintů, Kanban tabulek, retrospektiv a mnoha dalších věcí. Na konci našeho intenzivního týdne jsme se stali štíhlou, efektivní bojovou mašinou vedenou mnou, scrum masterem (vložte zlověstný smích). Ačkoli jsme po zavedení Agile zaznamenali značné zvýšení efektivity, rychle jsme si uvědomili, že Basecamp nedokáže vyhovět našim novým procesům.
Prvním varovným signálem byl Kanban. Pokud Kanban neznáte, představte si tabuli rozdělenou do několika sloupců, které představují fáze projektu, jako například „v procesu“, „klientská kontrola“ a „dokončeno“. Všechny projekty se přesouvají po této tabuli, aby vizuálně znázornily pokrok celé agentury.
Bohužel Basecamp nebyl schopen vyhovět tomuto typu struktury, takže zatímco jsme pracovali na projektech v Basecampu, „přesouvali“ jsme projekty na provizorní Kanban, který jsme vytvořili v Excelu. Jak si dokážete představit, byl to chaos.
Zjednodušeně řečeno, Basecamp nám přestal stačit. Tato platforma je pro začínající agenturu jednoduchá na používání a nákladově efektivní, ale jak jsme se vyvíjeli, brzdila nás. Basecamp nám způsoboval více problémů, než kolik jich řešil, a tak bylo všem v týmu jasné, že potřebujeme novou platformu pro správu projektů – a to rychle.
Vytvořte si seznam a dvakrát si ho zkontrolujte
Existují stovky platforem pro správu projektů a představa, že je všechny proberu, abych našla tu nejvhodnější, byla skličující. Jako každý dobrý projektový manažer jsem tedy začala tím, že jsem si vytvořila kontrolní seznam.
Několik týdnů jsem agenturu pozorovala a sepsala seznam všech problémů souvisejících s projektovým řízením, které jsem zaznamenala. Postupem času se vynořil určitý vzorec. Identifikovala jsem asi 15 hlavních problémů a přiřadila jim řešení v oblasti projektového řízení. Když se na to dívám zpětně, položky na seznamu se zdají být zřejmé, ale měsíce jsme viděli jen problémy a ne řešení, která by je mohla vyřešit. Zde je náhled mého seznamu:
- Vizuální zobrazení stavu úkolů (Kanban)
- Vytvářejte podúkoly a přiřazujte je spolupracovníkům
- Integrace Slack, Dropbox a Google Suite
- @ zmínky v rámci úkolu
- Data zahájení a ukončení úkolů
- Ukládání souborů v rámci platformy
- E-mailová oznámení
- Integrace klientů
- Snadné vyhledávání všech projektů a komunikace
- Vyhledávání úkolů podle klienta, přidělené osoby a data
- Údaje o pracovní kapacitě
- Funkce Ganttova diagramu
- Integrace sledování času
- Více přiřazených osob na jeden úkol
- Opakující se úkoly
Rychlé rande
Poté, co byl seznam vytvořen a odsouhlasen, jsem se pustila do hledání vhodného softwaru pro správu projektů – nebo jak já tomu ráda říkám, do speed datingu. S stovkami možností na výběr měly tyto platformy jen pár minut na to, aby upoutaly mou pozornost, než jsem je přesunula do hromádky „ne“.
Proces jsem zahájila hledáním „platforem pro správu projektů agentur“. Rychle jsem vyloučila jakýkoli software, který vyžadoval dlouhý a nákladný proces přizpůsobení, jako například JIRA a Kantata (dříve Mavenlink). Dále jsem ze seznamu vyřadila platformy, které nedosahovaly funkcí, které nabízí Basecamp, protože to mi připadalo jako krok zpět.
Po několika dnech jsem měla seznam asi 10 platforem, což bylo stále příliš mnoho. Proto jsem prohledala internet a našla všechny blogy, podcasty a hieroglyfy, které jsem mohla najít a které se týkaly jiných agentur diskutujících o svých zkušenostech s platformami pro řízení projektů.
Není překvapením, že jsem našla spoustu dalších lidí, kteří byli z Basecampu zklamaní, ale podařilo se mi zúžit seznam na pět slibných kandidátů: ClickUp, Asana, DoInbound, TeamWork a Flow.
Finálová pětka
S seznamem v jedné ruce a kávou v druhé jsem začala plánovat ukázky. Každá platforma mi předvedla své přednosti, ale nakonec šlo o to, který poskytovatel služeb splní můj původní seznam 15 požadavků.
DoInbound bylo rychlé rozhodnutí. Zpočátku se platforma jevila jako ideální volba. Vytvořili platformu pro správu projektů speciálně pro inbound marketingový funnel HubSpot a jako inbound agentura jsme byli přesvědčeni. Ale bez flexibility integrovat agilní komponenty do platformy to nebylo možné.
Byla jsem nadšená, že se dozvím více o Asaně, protože měla skvělé recenze. Co mě však nadšené nebylo, bylo to, že mě odbyli. Poté, co jsem několikrát poslala e-mail a volala bez odpovědi, mi nakonec sdělili, že naše agentura je příliš malá na živou ukázku, a místo toho mě nasměrovali do jejich centra zdrojů. Pokud byla ukázka nějakým náznakem toho, jaká bude zákaznická podpora, byla jsem pryč.
TeamWork a Flow byly skvělé možnosti. Splňovaly většinu bodů na mém seznamu, ale byl tu jeden konkurent, který ostatní daleko předčil: ClickUp.
Bonus: Software pro marketingové agentury
Proč ClickUp?
Kdyby ClickUp byl člověk, byli bychom nejlepšími přáteli. O ClickUp bych mohla napsat celé stránky. Ale protože pravděpodobně nejste takoví nadšenci do projektového managementu jako já, ušetřím vám nudné čtení. ClickUp vřele doporučuji, pokud jste agentura, vaše současná platforma vám již nestačí nebo používáte projektový management pomocí Agile. Zde je důvod:
1. Jedním z hlavních důvodů, proč ClickUp milujeme, je neomezená možnost třídit, filtrovat a seskupovat. Máme neustále se rozšiřující seznam klientů a každý klient má dlouhý seznam projektů s nekonečným množstvím úkolů. ClickUp vám umožňuje třídit podle klienta, projektu, úkolů, podúkolů, přidělené osoby, termínu a stavu.
2. KONEČNĚ máme Kanban tabuli! ClickUp má zobrazení „Tabule“, které jsme upravili tak, aby odráželo stav úkolů. Nyní můžeme každé ráno na našich kontrolních schůzkách vizuálně přesouvat úkoly po Kanban tabuli. Posunuli jsme naše projektové řízení na zcela novou úroveň.
3. ClickUp se aktualizuje častěji než algoritmus Google. Což je pro jednou dobrá věc. Během demo procesu mi bylo řečeno, že ClickUp má vývojáře téměř v každém časovém pásmu, takže mohou rychle opravovat, aktualizovat a vylepšovat platformu. Pokud je něco, co byste chtěli do ClickUp přidat, rádi to přidají na seznam.
4. Vnitřní struktura úkolů v ClickUp je snem každého projektového manažera. Pokyny k úkolům, soubory, konverzace, data zahájení a ukončení, odhady času, sledování času a závislosti mají své vlastní místo, což zefektivňuje řízení projektů.
Začínáme
Pokud hledáte novou platformu pro správu projektů, doporučuji vám začít stejně jako já: vytvořte si seznam požadavků. Po vytvoření počátečního seznamu rozdělte položky do kategorií podle toho, zda jsou nezbytné, nebo jen vítané. V přeplněném odvětví vám nezbytné položky pomohou rychle vyřadit některé platformy pro správu projektů ze seznamu.
Nakonec vám ale při rozhodování nepomůže nic lépe než se do toho ponořit a vyzkoušet si to na vlastní kůži. Zkuste si zajistit bezplatnou zkušební verzi, než se zavážete k roční smlouvě, a platformu otestujte. Při zkoušení si položte několik otázek:
- Hodí se tato platforma k našim současným procesům? Nebo by bylo nutné je změnit?
- Vytvoří tato platforma více problémů, než kolik jich vyřeší?
- Jak rychle může celý můj tým začít pracovat?
- Je platforma intuitivní, nebo budeme potřebovat kilometr dlouhou uživatelskou příručku?
- Jak rychle reaguje zákaznická podpora?
- Vyhovuje tato platforma potřebám celé mé agentury, nebo jen jednoho oddělení?
- Jak často se tato platforma aktualizuje nebo vylepšuje?
Odpovědi na tyto otázky mohou být velmi výmluvné. Doporučuji také otestovat jednoho klienta, než přesunete všechny projekty na novou platformu. Testování předávání mezi týmy projektového managementu, designu, obsahu a account directorů může také pomoci určit, zda každodenní používání platformy bude vyhovovat vašim potřebám.
—
Ericka Lewis Marett
Jako projektová manažerka společnosti Adhere Creative vede Ericka Marett své klienty a tým k úspěchu v oblasti inbound marketingu. Když zrovna nevytváří projektové plány, najdete ji v kuchyni, kde se snaží napodobit Master Chefa.