„Komunikace je klíčová“ je něco, co jsme všichni v životě už slyšeli. Efektivní komunikace je základním kamenem jakéhokoli osobního vztahu, ale stejně tak, ne-li více, je důležitá i v profesionálním prostředí.
Úspěšné pracoviště vzkvétá díky ideální horizontální komunikaci. Ať už tedy mluvíte s kolegou o úkolu nebo posíláte e-mail, měli byste dodržovat zásady efektivní horizontální komunikace.
Než se však pustíme do podrobností tohoto konceptu, pojďme si nejprve vysvětlit, co je to horizontální komunikace a jak ovlivňuje interakce na pracovišti.
Co je horizontální komunikace?
Horizontální komunikace zahrnuje interakce mezi lidmi nebo odděleními pracujícími na stejné úrovni v organizaci. Je také známá jako laterální komunikace a pro společnost je stejně důležitá jako externí komunikace.
V knize Organizational Communication od Michaela J. Papy je horizontální komunikace definována jako „tok zpráv napříč funkčními oblastmi“ na určité úrovni organizace. Když lidé komunikují přímo a efektivně se svými kolegy, je snazší dosáhnout „řešení problémů, sdílení informací mezi různými pracovními skupinami a koordinace úkolů mezi odděleními nebo projektovými týmy“.
Ať už pracujete v malé nebo velké firmě, interní komunikace v podstatě udává tón atmosféry v kanceláři a pomáhá budovat mezilidské vztahy na pracovišti.
Tato komunikace může probíhat osobně, telefonicky nebo prostřednictvím e-mailu. Ať už se však uskuteční jakýmkoli způsobem, má přímý vliv na produktivitu a výkonnost podniku. Proto musíme rozumět efektivní komunikaci v práci a uplatňovat ji v praxi.
Porozumění horizontální nebo laterální komunikaci
Každé pracoviště potřebuje pravidelnou komunikaci, aby mohlo hladce fungovat.
Zatímco neformální osobní interakce pomáhají budovat mezilidské vztahy s vašimi kolegy, efektivní pracovní komunikace je klíčem k růstu v jakékoli organizaci.
Oficiální komunikační tok může zahrnovat pokyny k úkolům, e-maily s aktualizacemi projektů, žádosti o pomoc atd. Striktně v kontextu pracovního prostoru spadají tyto činnosti pod horizontální komunikaci.
Například grafické oddělení vaší agentury musí informovat oddělení copywritingu o změnách ikon a témat pro příští reklamní kampaň. Mohou uspořádat schůzku, aby to prodiskutovali, a také poslat e-mail s novými standardy.
Zjednodušeně řečeno, interakce se považuje za horizontální komunikaci, pokud:
- Vyskytuje se u lidí nebo jednotek na stejné hierarchické úrovni.
- Je poněkud neformální a méně strukturovaná.
- Cílem je dosáhnout spolupráce a řešení problémů.
- Usnadňuje koordinaci, sdílení informací a řešení konfliktů.
Komunikační řetězec může být v těchto případech zdlouhavý, časově náročný a rušivý. Než se nadějete, strávíte polovinu pracovního dne pouze odesíláním a přijímáním e-mailů, poznámek atd.
Tip pro profesionály: Využijte funkce správy e-mailů a kontroly ClickUp, abyste zajistili, že vaše komunikace zůstane organizovaná a snadno přístupná. Funguje jako centrální uzel, který udržuje vše přehledné a na jednom místě, takže již nemusíte přeskakovat mezi doručenou poštou a různými nástroji pro kontrolu. Můžete jej dokonce použít k přeměně konkrétních e-mailů na úkoly v ClickUp.
Klíčové charakteristiky efektivní horizontální komunikace
Účinná horizontální komunikace má několik charakteristických rysů:
- Jasnost: Komunikace je jasná a zaměřená na cíl, v formátu, kterému příjemce rozumí a který dokáže interpretovat.
- Aktivní naslouchání: Cílem je dobře naslouchat a otevřeně diskutovat o všech pochybnostech nebo překážkách.
- Transparentnost: Způsob, obsah a záměr komunikace podporují budování důvěry, transparentnosti a odpovědnosti.
- Spolupráce: Horizontální komunikace má za cíl optimalizovat spolupráci a odstranit bariéry z pracovního toku, aby byl zajištěn plynulý chod podniku.
- Podpora inovací: Usnadněním sdílení nápadů mezi týmy pomáhá podporovat inovace a netradiční přístupy.
- Následné kroky: Zúčastnění vyvodí závěry z komunikace a podle potřeby navazují diskusemi nebo akcemi.
- Podpora: Týmy, které efektivně řídí horizontální komunikaci, poskytují členům bezpečný prostor, kde mohou s důvěrou sdílet své myšlenky a nápady.
V nejlepším případě horizontální komunikace podporuje týmovou práci, zvyšuje odpovědnost a vytváří viditelnost mezi kolegy. Posiluje pocit, že v organizaci pracujete na společném cíli, což je snazší s pomocí správných komunikačních nástrojů.
Nástroje pro komunikaci na pracovišti vám pomohou centralizovat všechny interakce a udržet týmy v souladu, se zaměřením na klíčové charakteristiky efektivní komunikace.
Horizontální komunikace se odlišuje především od dalších dvou typů komunikace na pracovišti: diagonální a vertikální komunikace.
Horizontální vs. diagonální komunikace
Zatímco horizontální komunikace probíhá mezi jednotlivci nebo odděleními na stejné úrovni, diagonální komunikace je spíše hybridní.
Zahrnuje jak komunikaci směrem dolů (se zaměstnanci na nižších úrovních hierarchie), tak komunikaci směrem nahoru (s těmi na vyšších úrovních hierarchie), bez ohledu na jejich oddělení.
Řekněme, že jste obchodní manažer pověřený vedením sezónní kampaně. Musíte spolupracovat s marketingovými odborníky a manažery, abyste pro ni vytvořili pravidelné reklamní texty a zpravodaje. Veškerá vaše komunikace týkající se této záležitosti by byla považována za diagonální.
Účinné postupy diagonální komunikace mohou zlepšit produktivitu společnosti a spokojenost zaměstnanců. Totéž lze říci o vertikální komunikaci.
Horizontální vs. vertikální komunikace
Vertikální komunikace probíhá mezi lidmi patřícími do dvou úrovní organizační hierarchie. Tato forma komunikace může být buď vzestupná, nebo sestupná.
Například vrcholové vedení vaší společnosti pořádá poradu všech zaměstnanců, aby projednalo rozpočet společnosti a plány na příští finanční rok. Sdílí svou vizi a rozhodnutí se všemi zaměstnanci, až po zaměstnance na nejnižší úrovni hierarchie.
Opačným příkladem by bylo, kdy zaměstnanec podává svému nadřízenému zprávu o pokroku v projektu. Tato zpráva je poté předána viceprezidentovi oddělení, aby mohl lépe rozhodovat.
Oba tyto příklady jsou vhodnými příklady vertikální komunikace.
Na rozdíl od horizontálních komunikačních struktur má vertikální komunikace silnější a jasnější kanál zpětné vazby, s menším prostorem pro diskuse o stejném tématu.
Horizontální komunikace však v moderním podnikovém prostředí nabývá na významu díky své transparentní a flexibilní povaze a pozitivnímu vlivu na kulturu na pracovišti.
Význam a účel horizontální komunikace
I za cenu opakování je třeba zdůraznit, že horizontální komunikace je klíčem k vytvoření zdravého a spolupracujícího pracovního prostředí. Posiluje čtyři základní pilíře pozitivní kultury na pracovišti: týmovou práci, efektivitu, řešení problémů a spokojenost v práci.
Pojďme se dozvědět více o účelu a výhodách horizontální komunikace:
Posiluje spolupráci a týmovou práci
Úspěch každého projektu závisí na spolupráci mezi zaměstnanci a odděleními v reálném čase. Problémy se stávají snáze řešitelnými a sdílení informací je jednodušší. Můžete omezit překážky a dosáhnout rychlejších výsledků pro vyšší produktivitu.
Například pokud na souboru pracuje současně více lidí, je nejlepší mít online verzi souboru s přístupovými oprávněními, kde mohou v případě potřeby spolupracovat a společně úkol rychle dokončit.
Umožňuje rychlý a efektivní tok informací
Informační tok neznamená pouze sdílení informací prostřednictvím chatů nebo e-mailů, ale zahrnuje také sdílení dat mezi procesy a nástroji v organizaci. Inteligentní nástroje pro správu komunikace podporují efektivní spolupráci a sdílení informací při zachování hierarchie podávání zpráv a zapojení všech zúčastněných stran.
Můžete sledovat své informační kanály a v případě potřeby se vrátit k libovolnému vláknu.
Zlepšuje řešení problémů a konfliktů
Konflikty a překážky v pracovním toku jsou nevyhnutelnou součástí každé organizace. Udržování organizovaného laterálního komunikačního kanálu usnadňuje řešení takových scénářů.
Můžete udržovat různé osoby a týmy v obraze a komunikovat napříč pracovními skupinami. Můžete také najít transparentnější způsoby řešení konfliktů pomocí spravedlivého a informovaného rozhodovacího procesu založeného na efektivní komunikaci.
Díky efektivní laterální komunikaci můžete podpořit otevřenost v interakcích a vybídnout lidi, aby se podělili o své nápady a názory. To vede k příjemnější atmosféře na pracovišti a do značné míry zlepšuje vztahy mezi zaměstnanci a společností.
ClickUp Whiteboards je ideálním místem, kde můžete společně s členy svého týmu vymýšlet, vizualizovat a plánovat. Všichni členové vašeho týmu mohou na Whiteboardu pracovat současně, bez ohledu na to, kde se právě nacházejí.
Horizontální komunikace v plochých organizacích
Struktura vaší organizace často určuje, jak efektivně můžete komunikovat mezi jednotlivými odděleními. Může vytvářet a ovlivňovat informační zácpy, komunikační bariéry, firemní zpoždění atd.
Lze s jistotou říci, že přísně izolovaná organizační struktura brání efektivní komunikaci. Druhou alternativou je plochá organizace, kdy společnosti ruší hierarchii oddělení. Tímto způsobem je veškerá komunikace v ploché organizaci horizontální.
Mezi oblíbené příklady plochých organizací patří Amazon, Netflix a Spotify. Tyto společnosti se pokusily odstranit střední manažerskou vrstvu, aby urychlily inovace a rozhodování, což vedlo k rychlejšímu řešení problémů.
Zjednodušeně řečeno, mezifunkční práce znamená obejít hierarchie. Místo čekání na spojení s nadřízenými můžete přímo kontaktovat ostatní oddělení a spolupracovat na rychlejším řešení problému.
V těchto případech minimalizovaná hierarchie podporuje spolupráci, ambice zaměstnanců, laterální učení a inovativnější myšlení. Zaměstnanci přijímají nezávislá rozhodnutí, což posiluje jejich odpovědnost a rozšiřuje znalostní základnu společnosti.
Stejně jako všechno ostatní, ani horizontální komunikace není jen samá radost a slast; má své klady i zápory.
Výhody a nevýhody horizontální komunikace
Pokud je horizontální komunikace správně praktikována, podporuje efektivní týmovou práci, zvyšuje produktivitu a snižuje provozní náklady. Také vštěpuje zaměstnancům ducha jednoty a dává jim pocit, že pracují na společném cíli.
Pokud není správně řízena, může horizontální komunikace vytvářet překážky v podnikání. Zaměstnanci se dostávají do slepých uliček vícekanálové komunikace, ztrácejí přehled o svých cílech a způsobují zpoždění v pracovním postupu.
Představte si, jak dlouho by trvalo přečíst a odpovědět na stovky e-mailů, sepsat důležité úkoly, spojit se s ostatními kvůli zpětné vazbě a implementovat změny v projektu. Čím větší je objem neefektivní komunikace, tím obtížnější je dosáhnout pozitivních výsledků.
Výhody
V nejlepším případě má horizontální komunikace mnoho výhod:
- Vyšší spokojenost v práci: Zaměstnanci se cítí motivovanější v flexibilní pracovní kultuře, kde mohou volně komunikovat napříč projekty.
- Kratší doba řešení: Přímá komunikace s dotčenými osobami výrazně zkracuje dobu řešení problémů.
- Rychlejší rozhodování: Využívání menšího počtu manažerských úrovní znamená, že můžete přijímat rychlejší rozhodnutí a řešit problémy v reálném čase.
- Lepší komunikace: Laterální komunikace zlepšuje pracovní vztahy a usnadňuje hladší spolupráci.
- Méně nedorozumění: Když všichni zúčastnění komunikují otevřeně, výrazně se snižuje pravděpodobnost nedorozumění.
Nevýhody
Nevýhody horizontální komunikace vyplývají z toho, že není systematicky využívána nebo organizována, což vede k následujícímu:
- Nedostatek kontroly: Manažeři a vedoucí pracovníci mají v horizontálním přístupu menší kontrolu nad rozhodnutími.
- Vyšší pravděpodobnost konfliktů: Pravděpodobnost konfliktů se zvyšuje, když komunikace probíhá mezi jednotkami na stejné hierarchické úrovni.
- Ztráta času: Pokud není horizontální komunikace organizována a sledována efektivně, může to vést k větší časové náročnosti při řešení podružných záležitostí.
- Větší zmatek: Pokud je třeba udržovat více komunikačních kanálů, může být zaměstnanec denně zmatený.
- Informační silosy: Neexistuje nic, co by zajistilo, že všechny relevantní informace byly sdíleny se zainteresovanými stranami, což může vést ke ztrátě znalostí a vytvoření silosů.
- Neformální přístup: Horizontální komunikace je často neformální a v některých případech nemusí být v souladu s firemními politikami.
Jak zmírnit výzvy
Nevýhody se sice zdají znepokojivé, ale existují jednoduchá opatření, která můžete přijmout, abyste rizika horizontální komunikace zmírnili.
Informujte manažery a vedoucí pracovníky
Nejlepší způsob, jak regulovat laterální komunikaci, je udržovat nadřízené v obraze. Tím zajistíte, že vaši nadřízení budou informováni o stavu úkolů a budou mít přístup k výměně informací. To vám také může pomoci v obtížných situacích, kdy budete potřebovat zapojit nadřízeného. Nadřízeným to také umožňuje vytvářet zprávy o projektu a v případě potřeby komunikovat s jinými týmy.
Omezte nadměrné množství e-mailů zavedením komunikačních kanálů
Centralizovaný komunikační software zabraňuje přetížení komunikace tím, že nahrazuje většinu e-mailové komunikace chatováním v reálném čase prostřednictvím platforem pro zasílání zpráv. Je to efektivnější a šetří to čas – lidé mají tendenci reagovat rychleji na krátké chatové zprávy než na e-maily. Pokud tedy potřebujete rychlou pomoc od odborníka na určitý koncept, nemusíte čekat na jeho odpověď e-mailem. Zasílání zpráv je chytřejší a rychlejší.
ClickUp Chat View nabízí efektivní řešení pro komunikaci na pracovišti s pokročilými funkcemi, jako je přiřazování komentářů a označování osob. Vytvářejte chatovací místnosti pro konkrétní projekty, týmy nebo témata, udržujte konverzace přehledné a vyhněte se přetížení informacemi.
Určete si hodiny, kdy jste k dispozici
Pokud se spoléháte hlavně na horizontální komunikaci, je důležité dodržovat přísnou pracovní dobu. Vaši kolegové si mohou myslet, že jste k dispozici nepřetržitě, a mohou vás kontaktovat v neobvyklých hodinách s dotazy a žádostmi. Tomu se vyhnete tím, že stanovíte jasné hranice své dostupnosti a nastavíte si plán oznámení, abyste dostávali zprávy pouze během pracovní doby.
Většina komunikačních platforem má funkci „nerušit“, která vám umožňuje pozastavit oznámení v určitou denní dobu. Využijte ji a možnosti ztlumení a tichého režimu pro lepší rovnováhu mezi pracovním a soukromým životem.
Stanovte komunikační cíle
Vaše komunikační cíle musí být SMART:
- Konkrétní
- Měřitelné
- Dosažitelné
- Relevantní
- Časově ohraničené
Pomocí ClickUp Goals si stanovte jasné cíle pro vaši komunikaci, abyste se ujistili, že jste na správné cestě, dokončujete úkoly včas a optimalizujete svou produktivitu. Větší cíle lze snadno rozdělit na ClickUp Tasks, abyste dosáhli lepších výsledků. Tyto úkoly mohou zdůraznit komunikační potřeby, jako je vytváření zpráv nebo sdílení aktualizací se zainteresovanými stranami.
K tomu je zapotřebí několik promyšlených strategií pro celkové zlepšení spolupráce.
Strategie pro zlepšení horizontální komunikace
Zaveďte nástroj pro řízení projektů
Inteligentní software pro řízení projektů disponuje několika komunikačními kanály pro spolupráci, jako je chat nebo instant messaging, dokumentace, videohovory a doručená pošta. Pomáhá vám sjednotit komunikaci na více platformách pod jednou střechou a také automatizuje úkoly, jako jsou připomenutí schůzek a oznámení o nepřítomnosti v kanceláři.
Využijte ClickUp s podporou umělé inteligence a najděte komplexní řešení pro všechny vaše potřeby v oblasti komunikace a spolupráce na pracovišti.
Organizujte svou práci, chatujte s členy týmu, přidělujte úkoly kolegům, vkládejte a sdílejte odkazy, sdílejte dokumenty a vylepšujte své zprávy pomocí bohatých možností úprav. Tyto funkce mohou zlepšit komunikaci v týmu a přispět k lepšímu řízení výkonu.
Využijte sílu umělé inteligence s ClickUp Brain ke zlepšení své písemné komunikace. ClickUp Brain dokáže automaticky shrnovat dlouhé dokumenty, e-maily nebo diskuse v rámci úkolů ClickUp. To může pomoci kolegům pracujícím v různých odděleních rychle pochopit klíčové body z práce ostatních, což zlepšuje porozumění a tok informací.
Používejte šablony komunikačních plánů
Komunikační šablony jsou spolehlivým zdrojem pro plánování obchodních interakcí. Obsahují vlastní pole, zobrazení a funkce pro správu projektů, které vám pomohou vytvářet personalizované zprávy a koordinovat konverzace se zainteresovanými stranami.
Komunikační plán vám pomůže:
- Zlepšete kvalitu komunikace
- Organizujte interakce na základě organizačních cílů, časových harmonogramů a oddělení.
- Standardizujte své sdělení
- Zaměřte se na klíčové metriky s rychlými výsledky.
Šablony komunikačních plánů mohou hrát klíčovou roli při zlepšování spolupráce mezi členy týmu. Šablona vám pomůže vytvořit efektivní sdělení tím, že odstraní zbytečné informace a účinně zacílí na požadované publikum.
Používání přizpůsobitelných šablon pro váš komunikační plán vám také umožní soustředit se na správné kanály a formy komunikace, vytvářet užitečné výzvy k akci, plánovat a organizovat vaši komunikační strategii v rámci podnikání a udržovat konzistentní styl a tón.
Zlepšete spolupráci a sledujte své úsilí pomocí šablony komunikačního plánu ClickUp. Přizpůsobte plán konkrétním potřebám své firmy přidáním vlastních polí, stavů a zobrazení. Funkce jako termíny splnění, komentáře k úkolům, automatizace, AI a další vám pomohou efektivně využívat tuto šablonu pro interní i externí komunikaci.
Tip pro profesionály: Použijte ClickUp Brain k vytvoření vlastních jedinečných šablon pro programy schůzek nebo plány spolupráce
Spojte se s oddělením lidských zdrojů
Personální oddělení vaší společnosti může být užitečným spojencem při zajišťování horizontální komunikace. Může oficiálně povzbuzovat různé oddělení k větší interakci, sdílení nápadů, inovacím, spolupráci a konstruktivnímu řešení konfliktů.
Každá společnost má své vlastní zásady pro řešení komunikačních problémů, ale několik standardních opatření může pomoci zajistit hladký chod ve všech organizačních strukturách:
- Zavedení standardních komunikačních kanálů, jako jsou digitální platformy a pravidelné kontrolní schůzky.
- Povzbuzujte všechny zúčastněné strany, aby pořádaly a účastnily se schůzek a prezentací.
- Navazujte kontakt se zaměstnanci, abyste zjistili, co jim vadí, a zavedli opatření k řešení těchto problémů.
- Analýza silosů a snaha o jejich odstranění prostřednictvím lepší spolupráce
Šablony ClickUp pro HR a nábor zaměstnanců jsou ideální pro podporu laterální komunikace a vytváření obsahu pro různé scénáře, jako jsou zprávy, roční cíle, přihlášky, firemní wiki atd.
Audit interní komunikace
Pokud nebudete sledovat a analyzovat komunikaci, jak zjistíte, co se děje špatně a proč?
Každá organizace těží z interních auditů. Ty by se měly zaměřovat hlavně na identifikaci oblastí pracovního toku s nízkou výkonností a jejich optimalizaci za účelem zlepšení výsledků. Pravidelná analýza a implementace zpětné vazby mohou pomoci maximalizovat produktivitu a odstranit neefektivní komunikační kanály.
Vytvořte účinnou strategii horizontální komunikace
Komunikační strategie lze přizpůsobit požadavkům a cílům vaší organizace.
Vytvoření účinné strategie horizontální komunikace má pro pracoviště velké výhody, protože:
- Pomáhá zlepšit distribuci znalostí standardizací plánovaných schůzek, zpravodajů, hodnocení výkonu atd.
- Pomáhá zaměstnancům zdokonalovat jejich dovednosti a poskytuje jim nástroje potřebné k efektivnímu výkonu jejich práce.
- Zajistěte, aby vaše organizace pravidelně dosahovala důležitých KPI.
- Podporuje spolupráci při řešení problémů.
- Snižuje počet dlouhých a nadbytečných schůzek.
- Podporuje sladění mezi různými odděleními a týmy umístěnými na různých místech a v různých časových pásmech.
Vynikněte v horizontální komunikaci s ClickUp
Nyní, když máte jasnou představu o horizontální komunikaci a jejích výhodách pro vaši pracovní kulturu, je dalším krokem výběr vhodné platformy pro spolupráci pro vaši organizaci. Správná platforma posiluje všechny výhody laterální komunikace, jako je transparentnost, flexibilita, týmová práce a produktivita při interakcích.
Vše, co potřebujete, je ClickUp, abyste všechny sjednotili a odstranili komunikační problémy. Přidejte se a revolucionalizujte svůj pracovní den zlepšením spolupráce, zvýšením viditelnosti, automatizací rutinních úkolů a vždy včasným dodáváním projektů.
Zaregistrujte se zdarma na platformě ClickUp a začněte s komunikací nové generace během několika sekund!