Optimalizace pracovních postupů s dokumenty je klíčem k hladkému chodu vaší firmy. Nejedná se o jednorázovou záležitost, ale o něco, co musíte provádět pravidelně, abyste zajistili maximální efektivitu.
Musíte se neustále ptát, zda jsou vaše pracovní toky efektivní a dobře organizované. Zajišťují rychlé schvalování a jasně vymezují odpovědnosti? Nebo je považujete za pomalé a neorganizované, s prodlevami a zmatky, které brzdí pokrok?
Zamyslete se nad pracovními postupy vaší společnosti souvisejícími s dokumenty. Zvažte následující scénáře, abyste mohli posoudit, kde vaše organizace stojí:
- Jsou schválení prováděna včas, jsou požadavky na projekty zaznamenávány přesně a jsou role jasně definovány?
- Nebo čelíte zpožděným schvalováním, projektovým požadavkům, které uvízly v limbu, a všeobecnému zmatku ohledně toho, kdo co dělá?
Pokud se vaše zkušenosti přiklánějí k druhé možnosti, znamená to, že vaše procesní toky potřebují transformaci. Využijte software pro správu dokumentů – zaručené řešení pro zefektivnění každodenních operací. Tyto nástroje zvýší efektivitu tím, že zefektivní vaše obchodní procesy.
Výběr správného softwaru pro správu dokumentů je klíčový pro zdokonalení a optimalizaci fungování vaší organizace.
Co je software pro správu dokumentů?
Software pro správu dokumentů vám pomáhá řídit celý životní cyklus dokumentů. Zjednodušuje tvorbu dokumentů, počínaje jejich návrhem, a zahrnuje správu verzí, sledování schvalování, sdílení a ukládání obsahu.
Podívejme se, jak mohou nejlepší nástroje pro správu dokumentů v roce 2024 revolučně změnit vaše podnikání.
Co byste měli hledat v softwaru pro správu dokumentů
Při hledání nejlepšího softwaru pro správu dokumentů byste se měli zaměřit na funkce, které zvyšují efektivitu, zefektivňují provoz a chrání vaše data. Mezi klíčové prvky, na které byste se měli zaměřit, patří:
- Automatizace pracovních postupů: Vyberte si software pro správu dokumentů, který dokáže automatizovat opakující se úkoly, od směrování dokumentů až po schvalovací procesy, a ušetří tak váš tým manuální práce.
- Správa dokumentů založená na cloudu: Přístup k dokumentům kdekoli a kdykoli, díky čemuž bude váš tým vždy na stejné vlně, ať už pracuje na dálku nebo v kanceláři.
- Komplexní workflow správy dokumentů: Hledejte řešení, která nabízejí robustní systém správy dokumentů – od vytváření, skenování a archivace až po vyhledávání a mazání – a zlepšují správu životního cyklu dokumentů.
- Pokročilé bezpečnostní funkce: Ujistěte se, že software pro správu dokumentů má robustní bezpečnostní protokoly, včetně přístupových oprávnění a auditních stop, aby byly chráněny citlivé informace.
- Integrační možnosti: Vyberte software pro správu dokumentů, který se hladce integruje s vašimi stávajícími nástroji a systémy a umožňuje jednotný pracovní postup.
- Přizpůsobení a škálovatelnost: Vyberte si platformy, které nabízejí vlastní šablony, zpracování formulářů a rozhraní typu drag-and-drop, což vám umožní přizpůsobit pracovní toky vašim jedinečným obchodním procesům.
- Pokročilá správa uživatelů: Hledejte klíčové funkce, které vám umožní spravovat role a odpovědnosti uživatelů a zajistit, aby k dokumentům měli přístup, mohli je upravovat nebo sdílet pouze oprávnění pracovníci.
10 nejlepších softwarů pro správu dokumentů v roce 2024
Správný software pro správu dokumentů by měl zvládat složité pracovní postupy s elegancí a poskytovat škálovatelný, bezpečný a integrovaný software pro správu dokumentů, který splní vaše měnící se obchodní potřeby. Podívejme se na 10 nejlepších softwarů pro správu dokumentů v roce 2024.
1. ClickUp
ClickUp je nejen komplexním nástrojem pro řízení projektů, ale také komplexním nástrojem pro zefektivnění tvorby, správy a spolupráce na dokumentech. Jedná se o centrální hub pro správu sdílení, úprav, revizí a výměny dokumentů mezi členy týmu, který podporuje lepší kontrolu a organizaci.
Všestrannost ClickUp je patrná z jeho rozsáhlých integračních schopností, které umožňují propojení s více než 1 000 nástroji. Nativní integrace se synchronizují s vaším stávajícím pracovním tokem a poskytují jednotnou platformu pro úkoly a projekty.
Nejlepší funkce ClickUp
- ClickUp Docs: Vytvářejte dokumenty přizpůsobené jakémukoli typu práce a spolupracujte v reálném čase. Označujte členy týmu pro zpětnou vazbu, přiřazujte úkoly a přeměňujte text na proveditelné úkoly. ClickUp Docs revolučním způsobem mění způsob, jakým týmy vytvářejí, spravují a spolupracují na projektové dokumentaci.
- Šablony ClickUp: Maximalizujte svou produktivitu pomocí ClickUp tím, že využijete šablony k efektivnímu zefektivnění svých procesů. Šablony ClickUp, jako jsou šablony pro dokumentaci procesů, šablony pro návrh dokumentů, šablony SOP atd., poskytují základ pro rychlé nastavení dokumentace pro různé potřeby.
- ClickUp Goals: Stanovte si cíle a sledujte pokrok pomocí přesných, měřitelných cílů a integrujte splněné úkoly pro přesnou vizualizaci pokroku. Uspořádejte si cíle do složek pro efektivní správu a zajistěte tak soulad s širšími organizačními cíli.
- ClickUp Brain: Transformujte svůj projekt a workflow správy dokumentů pomocí ClickUp Brain. Využijte AI Knowledge Manager pro okamžité, kontextově orientované informace z vašich dokumentů, úkolů a projektů. Navíc můžete použít AI Project Manager k automatizaci tvorby dokumentů, aktualizací úkolů a zpráv o postupu, čímž zvýšíte svou efektivitu.
Omezení ClickUp
- Uživatelé se setkali s problémy s možnostmi filtrování.
- Neustálá viditelnost filtrů, vyhledávání a dalších polí na řídicích panelech může znepřehlednit zobrazení.
Ceny ClickUp
- Navždy zdarma
- Neomezený: 7 $/měsíc na uživatele
- Podnikání: 12 $/měsíc na uživatele
- Podnik: Kontaktujte nás ohledně cen
- ClickUp Brain: K dispozici ve všech placených tarifech za 5 USD za člena pracovního prostoru měsíčně.
Hodnocení ClickUp
- G2: 4,7/5 (více než 2 000 recenzí)
- Capterra: 4,7/5 (více než 2 000 recenzí)
2. DocuWare
DocuWare umožňuje organizacím zefektivnit provoz napříč různými odděleními, jako jsou prodej, lidské zdroje a finance. Díky navrhování a automatizaci procesů přizpůsobených vašim jedinečným požadavkům DocuWare posouvá váš tým k vyšší produktivitě.
Nejlepší funkce DocuWare
- Automatizujte efektivně vlastní pracovní postupy s dokumenty pomocí softwaru DocuWare pro správu pracovních postupů s dokumenty pomocí rozhraní drag-and-drop.
- Zajistěte přesné zpracování dokumentů a rozhodování díky důkladné kontrole a transparentnosti.
- Získejte přístup k úkolům pracovního toku dokumentů odkudkoli díky mobilní podpoře a spravujte úkoly efektivně pomocí automatických aktualizací, jasných přiřazení, eskalací a pravidel nahrazování.
Omezení DocuWare
- Práce s dokumenty offline může představovat výzvu, která může bránit produktivitě v případech, kdy není k dispozici přístup k internetu.
- Komplexní funkčnost DocuWare s sebou nese určitou náročnost na osvojení, která může být pro některé uživatele, zejména ty bez technického zázemí, příliš velká.
Ceny DocuWare
- Ceny na míru
Hodnocení DocuWare
- G2: 4,5/5 (220 recenzí)
- Capterra: 4,6/5 (88 hlasů)
3. Fluix
Fluix transformuje těžkopádné papírové procesy na efektivní digitální pracovní postupy s dokumenty. Přijetím Fluixu může vaše organizace přejít na bezpapírové prostředí, automatizovat rutinní úkoly a odstranit překážky bránící produktivitě.
Ať už jste lídrem na trhu nebo rostoucí podnik, sada nástrojů Fluix je navržena tak, aby posílila váš provozní rámec pomocí digitálních dokumentů a automatizace pracovních postupů s dokumenty.
Nejlepší funkce Fluix
- Centralizujte software pro správu dokumentů pomocí Fluix a zajistěte si vyšší přesnost, bezpečnost a soulad s předpisy.
- Získejte kontrolu nad procesy pro rychlejší schvalování a lepší dodržování předpisů s Fluix.
- Proměňte data ve strategické poznatky pro informované rozhodování a zlepšení provozu s Fluix.
- Získejte včasné a přesné informace z jednotného zdroje, což umožňuje rozhodování založené na datech.
Omezení Fluix
- Funkce pro tvorbu formulářů v nástroji Fluix mohou být složité a pro běžné uživatele mohou představovat výzvu.
- Uživatelé pociťují nepohodlí při nutnosti přepínat mezi různými panely nástrojů pro zvýrazňování a označování a proces přidávání záložek je zdlouhavý.
Ceny Fluix
- Základní balíček: 50 USD za uživatele a měsíc, s minimálním požadavkem 10 uživatelů
Hodnocení Fluix
- G2: 4,8/5 (18 recenzí)
- Capterra: 4,8/5 (45 hlasů)
4. DocuSign
DocuSign nabízí softwarová řešení pro správu dokumentů, která zefektivňují proces uzavírání smluv v různých obchodních funkcích. Je užitečný pro elektronické podpisy a pomáhá transformovat celý životní cyklus smluv od jejich vytvoření po uzavření a správu.
Hlavní funkce DocuSign
- Digitálně odesílejte, podepisujte a schvalujte dokumenty pomocí bezpečné a právně závazné funkce eSignature od DocuSign, která je dostupná na jakémkoli zařízení po celém světě.
- Automatizujte celý proces správy smluv pomocí CLM od DocuSign, od návrhu až po obnovení, a dosáhněte tak vyšší efektivity a snížení rizik.
- Automaticky generujte přesné a konzistentní dokumenty a využijte analytické nástroje DocuSign k získání přehledu o procesech uzavírání smluv, abyste mohli optimalizovat pracovní postupy s dokumenty.
Omezení DocuSign
- Offline funkce DocuSign mohou být někdy omezené, což představuje výzvu pro uživatele, kteří potřebují pracovat s dokumenty bez přístupu k internetu.
Ceny DocuSign
- Osobní: 15 $/měsíc pro základní potřeby elektronického podpisu
- Standard: 45 $/měsíc na uživatele pro týmy
- Business Pro: 65 $/měsíc na uživatele
- Podnik: Ceny na míru
Hodnocení DocuSign
- G2: 4,5/5 (2 327 recenzí)
- Capterra: 4,8/5 (517 recenzí)
5. Avokaado
Avokaado CLM je komplexní software pro správu dokumentů, který umožňuje týmům z různých oddělení snadno a efektivně automatizovat, vyjednávat, elektronicky podepisovat a spravovat smlouvy. Jeho cílem je eliminovat manuální práci a umožnit organizacím soustředit se na strategické úkoly díky využití automatizace pracovních postupů v jejich smluvních procesech.
Nejlepší funkce Avokaado
- Automatizujte tvorbu, vyjednávání a správu smluv pomocí Avokaado CLM, abyste urychlili životní cyklus a zajistili soulad s předpisy a přesnost.
- Zlepšete spolupráci týmu na smlouvách pomocí Avokaado, které umožňuje hladkou komunikaci a pracovní postupy s dokumenty se všemi zúčastněnými stranami.
- Urychlete schvalovací procesy pomocí bezpečných funkcí elektronického podepisování Avokaado CLM, které umožňují elektronické podepisování odkudkoli a kdykoli.
Omezení Avokaado
- Uživatelé pracující na malých obrazovkách notebooků mohou mít potíže se čtením textu v procesu vytváření návrhu, zejména když se na pravé straně zobrazují možnosti, které zakrývají hlavní textové pole.
Ceny Avokaado
- Bezplatný účet: Neomezený počet uživatelů, až pět dokumentů za měsíc
- Soukromý pracovní prostor: Individuální ceny
- On-prem řešení: Ceny na míru
Hodnocení Avokaado
- G2: Nedostatek recenzí
- Capterra: Nedostatek recenzí
6. FileHold
FileHold je navržen tak, aby zefektivnil a automatizoval pracovní postupy s dokumenty a zajistil bezpečný a kontrolovaný přístup k dokumentům v celé organizaci. FileHold je přizpůsoben pro firmy, které hledají efektivní pracovní postupy pro správu dokumentů, a nabízí různé funkce pro zvýšení bezpečnosti, přístupnosti a souladu dokumentů.
Nejlepší funkce FileHold
- Zvyšte bezpečnost dokumentů a dodržování předpisů díky bezpečnému a kontrolovanému přístupu k dokumentům FileHold pouze pro oprávněné uživatele.
- Zefektivněte provoz pomocí přizpůsobitelných pracovních postupů pro kontrolu a schvalování dokumentů a automatizaci obchodních procesů.
- Udržujte produktivitu díky přístupu k dokumentům kdykoli a odkudkoli z jakéhokoli zařízení s FileHold.
Omezení FileHold
- Možnosti mobilní aplikace FileHold jsou omezené.
- Složitost konfigurace bezpečnostních rolí a oprávnění může být odrazující a může vést k rizikům v oblasti bezpečnosti dat, pokud není správně spravována.
Ceny FileHold
- Ceny na míru
Hodnocení FileHold
- G2: Nedostatek recenzí
- Capterra: 4,7/5 (45 recenzí)
7. CFlow
CFlow je platforma pro pracovní postupy s dokumenty bez nutnosti programování, která revolučním způsobem mění způsob, jakým podniky zpracovávají provozní procesy. Nahrazuje tradiční papírové formuláře, e-maily a tabulky zavedením automatizace pracovních postupů, která slibuje efektivitu a produktivitu.
Nejlepší funkce CFlow
- Rozjeďte automatizaci pracovních postupů s knihovnou Cflow, která obsahuje připravené šablony pracovních postupů pro různé oddělení.
- Hladká integrace s nástroji třetích stran díky snadné integraci API Cflow s G Suite, Office 365 a dalšími.
- Zajistěte bezpečnost dat pomocí robustního šifrování a automatických záloh v bezpečné datové centrále AWS.
- Umožněte flexibilní schvalování, které umožní uživatelům, kteří nepoužívají Cflow, schvalovat žádosti, čímž se zvýší užitečnost.
Omezení CFlow
- Při přenosu velkého objemu dat došlo v některých případech ke zpomalení výkonu.
Ceny CFlow
- Happy Plan: 12 $/měsíc na uživatele pro minimálně 10 uživatelů
- Joy Plan: 16 $/měsíc na uživatele při minimálně 10 uživatelích
- Plán Bliss: 22 USD/měsíc na uživatele, minimálně 10 uživatelů
Hodnocení CFlow
- G2: 5,0/5 (53 recenzí)
- Capterra: Nedostatek recenzí
8. Docsumo
Docsumo je software pro správu dokumentů, který je přizpůsoben pro efektivní a přesné extrahování dat z nestrukturovaných dokumentů.
Docsumo, jehož cílem je transformovat zpracování dokumentů v odvětvích, jako jsou finance, pojišťovnictví, nemovitosti a půjčky, nabízí řadu funkcí navržených tak, aby minimalizovaly manuální úsilí a maximalizovaly přesnost dat.
Funkce Docusumo
- Využijte předem připravené API rozhraní Docsumo pro okamžité nasazení na dokumenty, jako jsou faktury a identifikační doklady.
- Zlepšete přesnost extrakce dat pomocí strojového učení Docsumo, které se učí z každého dokumentu.
- Efektivní extrakce dat ze složitých tabulek dokumentů pomocí Table Vision
- Posuďte spolehlivost dat pomocí skóre spolehlivosti dat Docsumo.
Omezení Docusumo
- Počáteční nastavení a školení modelů může trvat déle, než se očekávalo, zejména u dokumentů s výraznými odchylkami.
Ceny Docusumo
- Růstový plán: Od 500 $/měsíc
- Obchodní plán: Individuální ceny
- Plán pro podniky: Ceny na míru
Hodnocení Docusumo
- G2: 4,7/5 (46 recenzí)
- Capterra: Nedostatek recenzí
9. Document Logistix
Společnost Document Logistix nabízí řešení pro správu dokumentů, která zefektivňují a automatizují procesy pracovního toku dokumentů v různých odvětvích, včetně účtárny, lidských zdrojů, nákupu a dalších. Řešení jsou flexibilní a lze je nasadit na místě, v cloudu nebo jako SaaS, aby vyhovovala jedinečným potřebám různých podniků.
Nejlepší funkce Document Logistix
- Automatizujte front-office a back-office operace pomocí komplexních řešení pro transformaci digitálních dokumentů.
- Získejte přístup k aplikacím specifickým pro dané odvětví, jako je logistika, vzdělávání, výroba a další, abyste mohli čelit jedinečným výzvám daného odvětví.
- Zvyšte efektivitu díky integračním schopnostem pro starší systémy a špičkovému řešení pro správu dokumentů, aniž byste narušili stávající pracovní postupy.
Omezení Document Logistix
- Document Logistix postrádá komplexní technickou podporu a školicí služby, což zdůrazňuje nedostatek spokojenosti zákazníků a nepřetržitého vzdělávání.
Ceny Document Logistix
- Ceny na míru
Hodnocení Document Logistix
- G2: Nedostatek recenzí
- Capterra: Nedostatek recenzí
10. Revver
Revver, dříve eFileCabinet, transformuje systémy správy dokumentů ze složitého úkolu na snadnou činnost, která přispívá k růstu a má pozitivní dopad. Tato inovativní platforma nabízí komplexní sadu nástrojů pro digitalizaci, automatizaci a optimalizaci procesů závislých na dokumentech, podporuje lepší pracovní postupy a zefektivňuje obchodní operace v různých odvětvích.
Nejlepší funkce Revver
- Automatizujte ukládání a organizaci dokumentů a skoncujte s chaosem v obsahu pomocí Revver.
- Zaručte okamžité vyhledání dokumentů a výrazně zkraťte dobu vyhledávání.
- Zrychlete svůj dokumentový workflow pomocí elektronického podpisu a nástrojů pro spolupráci, které umožňují hladké sdílení dokumentů.
- Zvyšte efektivitu a minimalizujte lidské chyby automatizací obchodních procesů a opakujících se úkolů.
- Zajistěte ochranu dokumentů pomocí bezpečnostních opatření na úrovni bank a komplexních funkcí správy.
Omezení Revveru
- Někteří uživatelé vyjádřili potřebu dostupnějších školicích zdrojů, aby mohli plně využít jeho funkce.
Ceny Revver
- Ceny na míru
Hodnocení Revver
- G2: 4,3/5 (355 recenzí)
- Capterra: Nedostatek recenzí
Posilte své dokumenty, pozvedněte své podnikání s ClickUp
Prozkoumání možností softwaru pro správu dokumentů odhaluje, jak důležité je vybrat řešení, které:
- Efektivní správa obchodních dokumentů
- Zefektivňuje provoz díky automatizovaným pracovním postupům pro dokumenty.
Výběr správného softwaru pro správu dokumentů může proměnit vaše obchodní operace z chaosu v efektivitu. Ačkoli každá platforma nabízí jedinečné funkce, ClickUp vyniká jako nejlepší software pro správu dokumentů a odlišuje se svou schopností převádět papírové dokumenty do digitalizovaného, snadno spravovatelného formátu.
Díky všestrannému nástroji ClikUp Docs, přizpůsobitelným šablonám a robustní integraci ClickUp zjednodušuje systém správy dokumentů a zlepšuje spolupráci a produktivitu. Jeho nástroje založené na umělé inteligenci dále zefektivňují váš dokumentový workflow a zajišťují, že váš tým dokončí úkoly přesně a rychle.
Pro firmy, které jsou připraveny zlepšit svůj dokumentový workflow, je přijetí inovativní platformy ClickUp dalším krokem k podpoře inovací a růstu.
Zaregistrujte se ještě dnes zdarma a vydejte se na cestu k provozní dokonalosti.