Analýza procesů: Zvyšte efektivitu svého týmu

Procesy budou existovat, ať už je záměrně navrhujete, nebo ne. Když někomu přidělíte úkol, vytvoří si vlastní proces, který opakovaně používá, aby si práci usnadnil.

Když jsem dostal za úkol napsat tento článek, otevřel jsem dokument Google Doc, zkopíroval a vložil osnovu, začal jsem zkoumat jednotlivé části, napsal jsem článek, upravil ho, zkorigoval, přidal hypertextové odkazy a poslal ho ke schválení. Kdybyste měli tucet autorů, pravděpodobně byste měli tucet procesů.

Abychom však jako značka dosáhli konzistence v tom, jak píšeme, upravujeme, publikujeme a distribuujeme, nemůžeme si dovolit mít desítky procesů. Potřebujeme jeden jednotný proces.

K nastavení efektivního, účinného a jednotného pracovního postupu potřebujete důkladnou analýzu procesů. V tomto blogovém příspěvku vám ukážeme, jak to nastavit!

Co je to analýza procesů?

Analýza procesů je systematický přístup k pochopení a dokumentaci vnitřního fungování obchodních aktivit. Podle myšlenky řízení obchodních procesů [BPM] je analýza procesů důležitou součástí neustálého zlepšování.

Hlavním účelem analýzy procesů je identifikovat příležitosti ke zlepšení. K dosažení tohoto cíle se při analýze obchodních procesů obvykle zkoumá:

Jakmile je toto pozorováno a zdokumentováno, týmy BPM hledají způsoby, jak zlepšit efektivitu procesů, aniž by narušily probíhající práci.

Analýza procesů není jednorázová činnost. Ve skutečnosti je nejlepší provádět ji pravidelně, aby podporovala neustálé zlepšování. Zde je důvod.

Výhody provádění analýzy procesů

Dobrá, průběžná a strategická analýza procesů může podniku pomoci mnoha způsoby, včetně zvýšení zisku. Zde je návod, jak na to.

Porozumění stávajícím systémům: Analýza obchodních procesů je skvělý způsob, jak zhodnotit stávající stav. Pomáhá měřit efektivitu a účinnost tím, že odpovídá na otázky jako:

Identifikace příležitostí ke zlepšení: Jakmile porozumíte stávajícím procesům, můžete také identifikovat a překlenout mezery. Můžete se rozhodovat na základě dat, nikoli intuice. To je samozřejmě nejvíce přímá a zřejmá výhoda analýzy procesů.

Zvýšení provozní efektivity: Je běžné, že různé týmy používají své vlastní procesy. Například tým prodeje používá Salesforce k zaznamenávání interakcí, tým pro úspěch zákazníků používá ClickUp ke správě vztahů a marketingový tým používá Hubspot ke sledování pokroku. To vede k tomu, že mnoho informací uniká.

Dobrá analýza pracovních postupů umožňuje lepší integraci mezi těmito systémy a usnadňuje plynulý průběh procesů.

Snížení provozních nákladů: Analýza obchodních procesů identifikuje nadbytečnosti, úzká místa a neefektivnosti. Vedoucí provozu je pak mohou odstranit, aby snížili náklady na nákup materiálu, spotřebu energie a pracovní sílu ve fázi vývoje projektu.

Zvýšení loajality zákazníků: Zákazníci mají rádi konzistentní zážitky. Analýza obchodních procesů jim to pomáhá zajistit. Přesněji řečeno, pomáhá firmám identifikovat problémy a nedostatky v zákaznické zkušenosti a optimalizovat pracovní postupy.

Když máte přehled o svých procesech, můžete pozorovat opakující se problémy a proaktivně vytvářet řešení. Můžete také předem informovat klienty o nadcházejících problémech a budovat tak důvěru.

Soulad s předpisy: Žádná organizace nemá v úmyslu porušovat předpisy. Bez neustálého monitorování a pozornosti však někdy přehlédne problémy související s dodržováním předpisů.

Pravidelná analýza obchodních procesů tomu zabraňuje a chrání podniky před regulačními sankcemi a právními spory.

Lepší zkušenosti zaměstnanců: Z analýzy obchodních procesů nebudou těžit pouze zákazníci. Efektivní procesy vedou ke snížení pracovní zátěže, a tím i k vyšší spokojenosti. Motivovaní zaměstnanci pracují tvrději, lépe a směřují k vyšším ziskům.

Konkurenční výhoda: Na vysoce konkurenčním trhu je skutečnou konkurenční výhodou to, jak věci děláte. Analýza procesů vám pomůže sledovat, hodnotit a zdokonalovat vaše procesy, abyste si udrželi konkurenční výhodu.

Nyní, když víte, proč potřebujete analýzu procesů, podívejme se na její typy a jak ji provést.

Typy mapování procesů

Jak název napovídá, mapování procesů je technika, která pomáhá vizuálně zmapovat tok procesů. Vykresluje obraz toho, jak se proces provádí, jaké jsou jeho kroky, kdo jsou zúčastněné strany a jak dlouho trvá.

Procesní mapa nabízí komplexní přehled o všem, co se týká daného procesu, a pomáhá týmům obchodních operací simulovat potenciální zlepšení.

Procesní mapu můžete vytvořit různými způsoby. Mezi nejčastěji používané metody patří následující.

Základní vývojový diagram

Nejoblíbenější a nejčastěji používanou mapou procesů je vývojový diagram, který se skládá z rámečků a šipek, které vizuálně znázorňují průběh procesu. To, že je jednoduchý, neznamená, že je omezený.

Pomocí vývojového diagramu můžete zmapovat složité procesy s více závislostmi a propojeními. Může zahrnovat kroky, rozhodnutí a více cest. Může se také vrátit k předchozím krokům, pokud není splněna některá z podmínek. Můžete si vybrat z různých šablon vývojových diagramů v aplikacích Word, PowerPoint, Excel nebo ClickUp.

Šablona procesního diagramu Clickup vizualizuje jako příklad proces náboru. Od požadavku manažera náboru na nového zaměstnance až po podání nabídky zahrnuje tento diagram všechny kroky, zúčastněné strany a průběh od jednoho kroku k druhému.

Nejvhodnější pro: Složité sekvenční procesy zahrnující více rozhodnutí.

Diagram plaveckých drah

Diagram plaveckých drah je vylepšením základního vývojového diagramu. Používá tvar plaveckého bazénu k vizuálnímu znázornění obchodního procesu a rozděluje projekt do drah pro každý zapojený tým/jednotlivce.

Diagram s plaveckými drahami pomáhá zapojit všechny do projektu a efektivně spolupracovat. Pomáhá optimalizovat pracovní postupy tím, že jasně vymezuje úkoly a odpovědnosti. Tyto diagramy se běžně používají v inženýrských týmech pro kontinuální integraci/kontinuální vývoj [CI/CD] při nasazování postupných změn kódu.

Nejvhodnější pro: mezifunkční týmy pracující na jediném procesu

Mapa hodnotového toku

Mapy hodnotového toku pomáhají identifikovat neefektivnosti v procesu a jasně rozlišit části, které přinášejí přidanou hodnotu, od těch, které ji nepřinášejí. Mapy hodnotového toku, které se obvykle používají v produktových týmech, usnadňují čtyři odlišné kroky:

Hlavním cílem map hodnotového toku je navrhnout změny, které povedou k úsporám nákladů, času a zdrojů.

Pomocí šablony ClickUp pro mapování hodnotového toku můžete navrhnout proces, zanechat poznámky, připojit soubory a definovat cíle, abyste nastínili logistiku dodávek a doručení. Přímo v šabloně můžete vytvářet a přiřazovat úkoly pro zlepšení.

Toto nevyhovuje vašim potřebám? Máme toho mnohem víc. Podívejte se na deset nejlepších šablon pro mapování hodnotového toku, které vám pomohou zlepšit procesy vašeho týmu.

Nejvhodnější pro: Týmy, které navrhují procesy od produktu po dodání

SIPOC

SIPOC je zkratka pro dodavatele, vstupy, procesy, výstupy a zákazníky. V rámci metodiky Six Sigma definuje SIPOC hranice a rozsah celého procesu.

Největší výhodou této metody je její zaměření na zákazníka. Aby to odráželo, někteří odborníci také používají termín COPIS, který klade zákazníka na první místo.

Nejvhodnější pro: Podniky, které chtějí vymezit jednotlivé kroky a odpovídající zúčastněné strany

Model a notace obchodních procesů [BPMN]

Model a pojem obchodního procesu, navržený skupinou Object Management Group, je podrobný vývojový diagram, který mapuje složité a propojené obchodní procesy.

Stejně jako vývojový diagram obsahuje fáze události, činnosti, toku a brány. Pod každou fází se nachází několik symbolů.

Například brána může být exkluzivní, inkluzivní, založená na událostech, paralelní nebo kombinací těchto typů, přičemž každý z nich má svůj vlastní symbol. Tok lze označit jako sekvenční tok, tok zpráv, asociace nebo datová asociace.

Díky této úrovni detailů poskytuje BPMN všem zúčastněným stranám dostatek podrobností, aby bylo možné provést přesnou implementaci.

Nejvhodnější pro: Podniky mapující procesy od začátku do konce; nejužitečnější pro týmy softwarových inženýrů

Jak provést analýzu procesů

Analýza procesů musí být konzistentní, strategická a cyklická. Podívejme se, jak toho můžete ve své organizaci dosáhnout.

Definujte rozsah a účel

Procesní analýzu musíte provádět každých šest měsíců, ale její rozsah a účel se nemusí pokaždé shodovat. V závislosti na vyspělosti analyzovaného procesu se může výrazně lišit.

Začněte tedy definováním následujících položek.

Rozsah: Jaké procesy budete analyzovat? Jaký je rozsah analýzy?

Například jako osoba odpovědná za úspěch zákazníků můžete analyzovat celou cestu zákazníka po nákupu. V tomto případě odeberete vzorek zákazníků, prostudujete kroky a milníky na jejich cestě, poslechnete si 1–2 hovory a provedete rozhovory s několika vedoucími pracovníky odpovědnými za úspěch zákazníků.

Na druhou stranu můžete provést hloubkovou analýzu měsíčních recenzí zákazníků. V tomto případě si poslechnete všechny recenze zákazníků za určité období. Získáte tak hlubší vhled do toho, jak se zákazníci cítili, co je nejvíce trápilo a jaké řešení by si přáli.

Účel: Co hledáte? Jaké kroky podniknete na základě zjištění?

Bezprostředním cílem jakékoli analýzy procesů je samozřejmě najít příležitosti ke zlepšení. Některá zlepšení však mohou být nákladnější, jiná mohou trvat déle nebo mít dopad na jiné části organizace. Než začnete, zamyslete se nad svými cíli.

Spojte tým

Dobrá analýza procesů vyžaduje správné odborníky. Vyberte si tým analytiků, kteří:

Vytvořte prostředí pro spolupráci, ve kterém budou moci diskutovat a debatovat o svých postřezích. K tomu skvěle poslouží zobrazení úkolů a komentáře v ClickUp.

Porozumějte aktuálnímu stavu

Začněte kvalitativní analýzou. Při auditu stávajících procesů se zaměřte na to, jak a proč. Můžete například zjistit, že stížnosti zákazníků se dnes zaznamenávají do tabulky. Zeptejte se proč. Za těmito rozhodnutími může být obchodní důvod.

K analýze obchodních procesů přistupujte s otevřenou myslí a bez předsudků. Naslouchejte a shromažďujte co nejvíce podrobných informací.

Jakmile jasně pochopíte proces, přejděte k kvantitativní analýze. Shromážděte klíčové ukazatele výkonnosti týkající se některých z následujících oblastí:

V této fázi můžete také použít několik nástrojů a metodik pro mapování procesů, abyste vizualizovali svůj aktuální stav. Některé příklady a návrhy najdete v následující části.

Analyzujte pečlivě a promyšleně

Jakmile budete mít všechna data, analyzujte je v kontextu. Pečlivě prozkoumejte každý krok v procesu a hledejte neefektivnosti, závislosti a nadbytečnosti. Může se jednat o:

Než navrhnete zlepšení, zvažte následující skutečnosti.

Benchmarking: Jak si vedou jiné týmy/oddělení/společnosti v podobných procesech?

Studie dopadu: Pokud je navržen alternativní krok/metoda, jaký dopad to bude mít na tým a organizaci jako celek?

Analýza zdrojů: Co by bylo zapotřebí k implementaci alternativy? Kolik to bude stát? Jak dlouho to bude trvat? Je zapotřebí další školení?

Narušení: Jaké procesy budou během změny ovlivněny? Jaký to bude mít dopad na podnikání?

Navrhněte zlepšení

Na základě své analýzy navrhněte zlepšení. Může se jednat o jednoduchou změnu z používání tabulek na šablony ClickUp. Může se také jednat o kompletní přepracování celého systému. Ať už navrhujete jakákoli zlepšení, důkladně je zdokumentujte.

Seznam všech změn: Seznam všech změn, které navrhujete, ať už jsou malé nebo velké. Při dokumentaci tohoto seznamu nastíňte aktuální proces a podrobně popište navrhovaný proces. Změny zvýrazněte.

Stanovte priority: Nikdy není dobré měnit vše najednou. Stanovte priority věcí, které chcete změnit, a provádějte je postupně.

Stanovte časový harmonogram: Začněte s kroky, které vyžadují okamžité změny, a postupně rozšiřujte. Vytvořte časový harmonogram projektu rozdělený na úkoly, které je třeba dokončit každý týden, měsíc, čtvrtletí nebo rok. To také pomáhá sledovat zlepšení procesů a upravovat případné anomálie.

Zobrazení Ganttova diagramu v ClickUp automaticky vytvoří časovou osu na základě úkolů a termínů, které jste nastavili v nástroji pro správu projektů.

Změřte návratnost investic: Každá změna má své náklady. Zaznamenejte proto všechny náklady spojené s implementací vašich vylepšení. Prokažte také návratnost investic v každém jednotlivém případě.

Začněte s řízením změn: Nikdo nemá rád změny, pokud mu nepřinášejí užitek. Vytvořte proto strategii řízení změn a zapojte do ní všechny zúčastněné strany. Vysvětlete jim svůj návrh a získejte jejich podporu. Naslouchejte zpětné vazbě a podle ní se přizpůsobujte.

Motivujte ke změnám: I vaše nejlepší úsilí vyžaduje spolupráci týmů. Neaktualizuje prodejní tým pravidelně CRM? Propojte čtvrtletní odměny s aktualizacemi CRM. Někteří členové týmu nemají rádi nové technologie? Najděte v týmu zastánce a spojte se s nimi.

Sledujte nové obchodní procesy

Jakákoli iniciativa zaměřená na zlepšení procesů je úspěšná pouze tehdy, pokud je cyklická. Posledním krokem je tedy návrat k prvnímu kroku.

Jakmile změnu implementujete, vraťte se k prvnímu kroku a začněte analyzovat nové procesy.

Na základě toho vytvořte strategii neustálého zlepšování.

Analýza obchodních procesů v praxi s šablonou Clickup

Pokud jste v oblasti analýzy procesů nováčkem nebo hledáte způsob, jak optimalizovat jejich současné provádění, šablona ClickUp Process Audit and Improvement je skvělým výchozím bodem.

Kategorizujte: Pomocí šablony kategorizujte úkoly analýzy procesů podle procesů, zdrojů, řízení a monitorování. Například úkoly související s čistotou jsou uvedeny v části zdroje a metriky úspěchu v části řízení.

To vám pomůže přiřazovat vlastníky procesů, spravovat aktivity a sledovat pokrok u každého úkolu.

Přiřaďte auditní skóre: Na základě svých pozorování můžete každému úkolu přiřadit auditní skóre. Pokud například zdroje přidělené k jakékoli části procesu nejsou adekvátní, můžete jim přiřadit skóre.

Šablona nabízí možnosti, jako je soulad, příležitost ke zlepšení, menší nesoulad a větší nesoulad. Můžete ji přizpůsobit podle toho, jak chcete hodnotit jednotlivé úkoly.

Nahrajte důkazy: Žádná analýza obchodních procesů není úplná, pokud nemůžete podložit své pozorování. Tato šablona vám umožňuje nahrát důkazy ve formě fotografií, screenshotů nebo dokumentů.

Spravujte projekt: Přiřazujte uživatele, stanovujte termíny, přidávejte úkoly a spolupracujte na komentářích. Pomocí zobrazení tabulky auditních skóre můžete sledovat stav jednotlivých úkolů. Pomocí zobrazení seznamu úkolů vyžadujících pozornost můžete sledovat úkoly s vysokou prioritou.

Procesní analýzu spravujte jako projekt přímo v ClickUp.

Analyzujte a optimalizujte své procesy pomocí ClickUp

Dobré řízení projektů je více než jen správa úkolů. Poskytuje všem členům společnosti informace, nástroje a procesy, aby mohli odvádět co nejlepší práci.

Důležitou součástí dobrého řízení projektů, bez ohledu na velikost týmu nebo odvětví, je pravidelná analýza procesů a jejich neustálé zlepšování.

Projektové týmy však dnes nemají čas ani zdroje na provádění pravidelné analýzy obchodních procesů. Vzhledem k intenzivnímu každodennímu provozu je analýza procesů odsunuta na druhou kolej.

Nemělo by. Různé šablony pro analýzu procesů od ClickUp vám pomohou urychlit vaši cestu a uvést nápady do praxe.

Vyzkoušejte ClickUp ještě dnes zdarma a zjistěte, jak může zlepšit vaše procesy.