Спечелването на повече работа би трябвало да е вълнуващо. Но ако някога сте привлекли клиентът на вашите мечти, добавили сте още няколко проекта и веднага сте почувствали как стомахът ви се свива, вече знаете какво следва.
Доставките за клиенти бързо се превръщат в хаос.
Екипът е талантлив. Услугата е на високо ниво. Приходите растат. Но зад кулисите работата изглежда по-трудна, отколкото би трябвало. Детайлите по проектите се съхраняват в текстови нишки. Документите са заровени в различни дискове и пощенски кутии. Винаги има някой, който търси актуализация в Slack. Никой не е напълно сигурен, че инструментът, с който работи, отразява реалността.
Постоянно чувам различни версии на едно и също разочарование от основатели и оперативни ръководители:
- Знанията за проекта се съхраняват в главите на хората
- Комуникацията технически съществува, но никой не знае къде
- Работното пространство се превръща в сметище, вместо в система
- Екипите спират да вярват на това, което виждат, защото информацията е непълна или остаряла
- Ръководителите прекарват твърде много време в търсене на актуализации, които би трябвало да са лесни за намиране
Почти всеки разговор започва по един и същи начин:
„Имаме нужда от вас, за да оправите нашия ClickUp.“
Но ето какво научих след години на работа по внедряване: ClickUp почти никога не е проблемът. Проблемът обикновено е, че няма ясни правила за това как се предоставят услугите, така че всеки си измисля нещата в движение.
Това е промяната, която този работен процес е създаден да реши.
В тази статия ще ви покажа как използвам персонализираните полета по тип задача в ClickUp, за да отделя контекста на ниво проект от действията на ниво задача, да поддържам доставките за клиентите организирани и да създадем табло, на което наистина имам доверие.
Когато растежът затруднява изпълнението на поръчките на клиентите
Растежът разкрива слабите системи за доставка.
Един основател ми каза нещо наскоро, което не спира да ми се върти в главата:
„Трябва да доведа тази агенция до етап, в който можем отговорно да разширим клиентската си база от 30 на 40 или 50 клиента, без всичко да се разпадне.“
Това е истинската цел.
Не по-красиво работно пространство. Не повече статуси. Не повече табла само за да има табла.
Целта е отговорен растеж.
Но много фирми, предлагащи услуги, се сблъскват с една и съща пречка:
- Данните за клиентите се съхраняват в стари съобщения
- Обхватът се намира в предложение, което никой не може да намери
- Документите по проекта се съхраняват в Google Drive, Dropbox или в пощенската кутия на някого
- Подробностите за сделката се намират в HubSpot
- Задачите за доставка се намират в ClickUp
- Актуализациите се извършват в Slack
- Важните решения остават в паметта на някого
Това създава игра на съкровище.
Когато някой попита: „Къде е договорът?“, „Това попада ли в обхвата?“ или „Над какво трябва да работя тази седмица?“, отговорът не бива да изисква пет инструмента, три нишки в Slack и една малка екзистенциална криза.
Решението започва с ясна структура.
За мен: Архитект по операции и маниак на продуктивността
Аз съм Джаки Мислински, архитект по операции, който помага на основателите на B2B компании за услуги да разберат защо доставките към клиентите изглеждат по-трудни, отколкото би трябвало.
Прекарах четири години в внедряването на ClickUp, преди да имам един голям „аха“ момент: за всяка компания, която казва, че има нужда от поправка на ClickUp, обикновено има по-дълбоки оперативни проблеми, които трябва да бъдат разкрити първо.
Това осъзнаване напълно промени начина, по който работя.
Сега помагам на утвърдени компании, предлагащи услуги, да открият какво пречи на доставките към клиентите, да определят правилата за това как трябва да се извършва работата и да проектират системи, които подкрепят растежа, без да се сриват.
Аз също съм възстановяваща се перфекционистка, маниачка на процесите и маниачка на продуктивността. Така че да, обожавам добрите табла. Но само ако данните зад тях са наистина полезни.
Защо „Поправете ни ClickUp“ обикновено е грешната диагноза
Когато доставките към клиентите започнат да изглеждат хаотични, екипите често обвиняват инструмента.
Разбирам. Ако задачите ви са остарели, таблата изглеждат неправилни и никой не вярва на работната среда, изкушаващо е да се каже, че инструментът не работи.
Но в повечето случаи инструментът ви показва истинския проблем: начинът, по който се извършва работата, не е дефиниран достатъчно ясно.
Ако няма правила за това как се предоставят услугите, всеки попълва празнините по различен начин. Това означава:
- Един човек съхранява контекста в коментарите към задачите
- Друг го съхранява в Slack
- Някой друг го поставя в Google Drive
- Мениджърът проследява подробностите в електронна таблица
- Основателят все още носи истинската версия в главата си
В този момент ClickUp не е проблемът. ClickUp е просто мястото, където липсата на оперативни правила става видима.
Ето защо не започвам с добавянето на още функции. Започвам с разделянето на това, което принадлежи на ниво проект, от това, което принадлежи на ниво задача.
За първи път използвате персонализираните полета по тип задача в ClickUp?
Персонализираните полета в ClickUp ви позволяват да добавяте структурирана информация към задачи, списъци, папки и пространства. Можете да проследявате подробности като тип услуга, контакт с клиента, фаза на проекта, технологичен стек, очаквани часове, линк към договора или категория на работата.
Типовете задачи в ClickUp ви позволяват да дефинирате различни видове работа във вашето работно пространство. Това е важно, защото не всяка задача изисква една и съща информация.
Проектът на клиента се нуждае от цялостен контекст. Задачата на клиента се нуждае от подробности за изпълнението.
Когато комбинирате персонализираните полета с типовете задачи, можете да покажете правилната информация на подходящото ниво на работа. Това поддържа работното ви пространство по-подредено и улеснява екипа да знае какво къде принадлежи.
За работния си процес по доставките към клиентите използвам два основни типа задачи:
- Проект на клиента: Задачата на ниво ангажимент, която съхранява контекст, връзки, обхват, роли и информация за клиента
- Задача на клиента: Задачата на ниво изпълнение, която проследява работата, която трябва да бъде свършена
Именно това разделение е това, което кара цялата система да работи.
Лошият пример: когато всяка задача съдържа всички полета
Преди да ви покажа моя работен процес, нека поговорим за това, което обикновено се обърква.
Представете си работно пространство, в което родителската задача е цял проект. Тя има полезни полета като бюджет, разходи, разлика, краен срок, фаза и отговорник. Дотук всичко е наред.
Но след това отваряте подзадача като „Преглед на плана за управление на безопасността“ и всички тези полета все още са там.
Сега човекът, който върши работата, трябва да спре и да помисли:
- Трябва ли да попълня тези полета за бюджета?
- Точни ли са тези полета за тази подзадача?
- Трябва ли да ги игнорирам?
- Някой друг вече ли ги е актуализирал?
- Защо разглеждам данни на ниво проект за действие на ниво задача?
Ето как работните пространства стават претрупани.
Хората не се доверяват на системата, защото тя им иска информация, която не е необходима там.
Ето защо харесвам персонализираните полета по тип задача. Целта е проста: да показвам на хората това, от което се нуждаят, когато се нуждаят от него и където се нуждаят от него.
Ефективността се крие в простотата.
Моето решение: Разделяне на клиентските проекти от клиентските задачи
Най-голямата промяна в моя работен процес беше отделянето на контекста на проекта от действията на ниво задача.
Проектът и задачата имат различни функции.
Един проект трябва да отговаря на въпросите за цялостната картина. Една задача трябва да казва на някого какво да прави след това.
Това звучи очевидно, но повечето хаотични работни пространства го пренебрегват.
Моят работен процес по доставките използва два типа задачи:
- Клиентски проект за контекст на ниво ангажираност
- Задача на клиента за работа на ниво изпълнение
Това едно различие променя преживяването за всички.
Проектът съдържа контекста. Задачата съдържа действието.
Какво трябва да съдържа един клиентски проект
Проектът на клиента трябва да отговаря на въпросите, които ми трябват, с един поглед.
За моя актуален работен процес по доставките към клиенти задачите на ниво проект включват полета като:
- Тип услуга
- Часове по проекта
- Фаза на проекта
- Основен контакт с клиента
- Идентификационен номер на работното пространство на клиента
- Технологичен стек на клиента
- Папка в Google Drive
- Сделка с HubSpot
- URL на пътна карта, оферта или договор
- Ръководител на проекта
- Акаунт мениджър
- Технически ръководител
- Отговорен за картиране на процесите
- Отговорник за управление на промените
Това е информацията, от която се нуждая като проектен мениджър.
Например, когато помагам на дадена компания да внедри ClickUp, ClickUp рядко е единственият инструмент, който използват. Трябва да знам дали използват Google Workspace, продукти на Microsoft, Dropbox, Salesforce, HubSpot, Teams или Outlook.
Преди забравях и питах отново. Това ми се струваше абсурдно. Затова сега поддържам технологичния стек на ниво проект.
Същото важи и за обхвата.
Ако клиент поиска нещо допълнително и не мога да си спомня дали е включено, не се ровя из имейлите. Отварям проекта, кликвам върху URL адреса на пътната карта или договора и получавам отговора за секунди.
Това едно поле ми спестява цяло едно търсене на съкровище.
Какво трябва да съдържа задачата на клиента
Задачите трябва да са насочени към изпълнението.
Задачата на клиента трябва да ми казва:
- Какво трябва да се случи
- Кой е отговорен за това
- Кога е крайният срок
- Независимо дали е готово за работа
- Към каква категория работа принадлежи
- Колко време остава
- Кои клиенти или проекти поддържа
Ето къде задачите, персонализираните полета и типовете задачи в ClickUp работят заедно.
Вместо да претоварвам всеки елемент с всички възможни полета, аз адаптирам полетата според вида на извършваната работа.
Това осигурява по-ясна работна среда за екипа. Освен това улеснява значително поддръжката на работната среда при нарастване на броя на клиентите.
Как ClickUp се превърна в индекс за работата ми по доставките към клиентите
Истинската стойност на тази настройка е, че ClickUp се превръща в индекс за останалата част от работата.
Голяма част от оперативния хаос произтича от един прост проблем: информацията съществува, но е разпръсната в прекалено много инструменти.
Може би договорът се намира в инструмент за изготвяне на оферти. Може би подкрепящите документи са в Google Drive. Може би подробностите по сделката са в HubSpot. Може би контекстът е заровен в нишка от съобщения, която никой не иска да преглежда отново.
Вместо да се правя, че тези инструменти не съществуват, аз ги свързвам обратно с проекта в ClickUp.
По този начин ClickUp се превръща в мястото, от което започвам.
Ето какво ви дава това:
- Мога да премина директно от проекта към папката с общи документи
- Мога да отворя договора, който е източникът на истината, без да моля никого да ми го изпрати отново
- Мога бързо да потвърдя контекста на сделката, когато възникнат въпроси относно обхвата
- Вече не се налага да прекъсвам колегите си с въпроси от типа „Къде се намира това?“
- Мога да запазя контекста на проекта видим, без да копирам всичко ръчно
ClickUp е центърът. Той е индексът за всичко, което се случва около работата.
Това е разликата между това да имате инструменти и да имате операционна система. Когато връзките, полетата и стандартите са създадени целенасочено, ClickUp не се конкурира с останалата част от вашия стек. Той го организира.
Как използвам роли, етикети и връзки, за да спра „ловът на съкровища“
Центърът за доставки към клиенти работи най-добре, когато хората могат да отговарят на рутинни въпроси, без да се налага да питат наоколо.
За мен това означава, че ролите, етикетите и връзките трябва да са видими там, където се извършва работата.
На ниво проект искам да виждам незабавно екипа, отговорен за доставките:
- Ръководител на проекта
- Акаунт мениджър
- Технически ръководител
- Отговорен за картографиране на бизнес процесите
- Отговорник за управление на промените
Това ми помага да разбера кой работи по проекта, без да отварям пет подзадачи.
Той също така поддържа автоматизации и агенти впоследствие. Ако ролите на ниво проект са ясни, подзадачите могат да се разпределят по-лесно въз основа на типа работа.
Етикетите ми помагат да организирам собствената си работа по изпълнението.
Моят личен работен процес включва етикет, който добавям, когато задачата е наистина готова за работа. Този етикет също така категоризира типа на работата.
Например:
- Конфигурационни сборки
- Проследяване на клиенти
- Подготовка за среща
- Картографиране на процесите
- Въпроси, на които да отговорите
Ако имам четири конфигурационни версии за изработване, мога да ги групирам заедно. Ако трябва да се подготвя за срещи или да отговарям на въпроси на клиенти, мога да групирам и тази работа.
Това намалява превключването между задачи и ми помага да запазя времето си за концентрация, вместо да прескачам между несвързани задачи през целия ден.
Съвет от професионалист: Започнете с яснота относно ролите, преди да автоматизирате задачите. Ако системата не знае кой отговаря за коя част от работата, автоматизацията само ще засили объркването.
Как таблото ми показва какво изисква внимание тази седмица
Един добър табло не трябва само да изглежда впечатляващо. То трябва да ви помага да решите върху какво да работите след това.
След като структурата е изчистена, таблата в ClickUp стават много по-полезни, защото данните зад тях са последователни.
Ето там този работен процес наистина започва да ми се отплаща.
Въпросът, на който винаги се опитвам да отговоря, е прост:
Над какво всъщност трябва да работя тази седмица?
За да отговоря на този въпрос, използвам филтри за типове задачи, етикети и изгледи, базирани на времето, за да сортирам активната работа по начин, който съответства на това как действително работя.
Изгледите на таблото, на които разчитам най-много
Изгледите, които използвам най-често, включват:
- Изглед, групиран по клиенти, за да мога да виждам работата в контекст
- Изглед, групиран по етикет за действие, за да мога да обединявам подобни задачи
- Отворете проследяването на задачите, филтрирано така, че да показва само задачите на клиентите
- Забавена работа, за да мога да забележа риска, преди да се превърне в пожар
- Предстояща работа през следващите две седмици, за да мога да планирам предварително
- Завършената работа от текущата седмица, за да мога да видя напредъка
Въпросите, на които този табло ми помага да отговоря
Моят табло ми помага да отговоря на:
- Какво е отворено в момента?
- Колко работно време ми остава да заделя тази седмица?
- Какво е просрочено преди следващата ми среща с клиент?
- Какво предстои през следващите две седмици?
- Какво беше направено наскоро?
- Кой клиент се нуждае от внимание най-напред?
Последната част е по-важна, отколкото хората си мислят.
Един полезен дашборд не показва само какво е закъсняло. Той показва и завършената работа, което дава на всички по-ясна представа за динамиката.
Как използвам формулни полета за планиране на седмицата
Една от любимите ми карти в таблото използва формула с типа задача на клиента.
Това ми показва колко недовършена работа остава, групирана по клиенти.
Това е важно, защото планирам седмицата си въз основа на реалното време, а не на настроението.
Ако видя, че един клиент има няколко отворени задачи с оставащ час и половина работа, мога да си запазя това време преди следващата си среща. Ако нещо е просрочено, знам къде да се съсредоточа първо.
Това превръща таблото в инструмент за планиране, а не само в инструмент за отчитане.
Таблото не трябва да бъде музей на диаграми. То трябва да ви помага да действате.
Съвет от професионалист: Създавайте карти в таблото въз основа на въпросите, които действително задавате всяка седмица. Ако дадена карта не ви помага да решите какво да правите по-нататък, вероятно мястото ѝ е другаде.
Защо тази проста настройка работи по-добре от сложната
Ефективността в този работен процес идва от простотата, а не от добавянето на излишни екстри.
Обичам подробните системи. Имам склонност да прекалявам с усложняването на нещата. Но докато подготвях този работен процес, не спирах да си мисля: „Дали това не е прекалено просто?“
Тогава осъзнах, че простотата е ключът.
Съществува изкушението да се добавят все повече полета, статуси, изключения и специални правила. Но колкото по-сложна става системата, толкова по-трудно е за екипа да я следва последователно.
Тази настройка ви позволява да се фокусирате върху това, което е важно:
- Полетата на проекта се намират в проектите
- Полетата за задачи се намират в самите задачи
- Връзките сочат към поддържащи системи
- Ролите и собствеността са видими с един поглед
- Таблата за управление отчитат чисти, целенасочени данни
- Етикетите помагат за работата на партиди по тип действие
- Полетата с формули поддържат седмичното планиране
Когато екипът ви знае какво къде принадлежи, той спира да гадае.
И когато престанат да гадаят, работата върви по-бързо и с много по-малко съпротивление.
Ключово послание: Системата работи, защото е достатъчно проста, за да й се доверим. Сложното работно пространство може да изглежда впечатляващо, но ясното работно пространство се използва.
Как да създадете свой собствен център за доставки на клиенти в ClickUp
Ако вашият екип вече е израснал етапа „просто ми пишете, ако имате нужда от нещо“, това е промяната, която бих препоръчал да направите най-напред:
Определете какво принадлежи на ниво проект. Определете какво принадлежи на ниво задача. След това използвайте ClickUp като център, който свързва целия работен процес.
Ето откъде да започнете:
- Изберете един работен процес за доставка на клиентиИзберете работния процес, който създава най-много объркване, въпроси или проследяване на статуса.
- Създайте отделни типове задачи за контекста на проекта и изпълнителната работаИзползвайте един тип задача за проектите на клиента и друг за задачите на клиента.
- Дефинирайте полета на ниво проектДобавете контекста, от който се нуждаете, с един поглед, като например услуга, фаза, основен контакт с клиента, технологичен стек, ID на работната среда, линк към договора, споделена папка и собственост на ролята.
- Дефинирайте полета на ниво задачаНасочете изпълнителните задачи към това, което трябва да се случи, кой е отговорен за тях, кога е крайният срок и колко работа остава.
- Добавете преки връзки към инструменти, които са източник на достоверна информацияСвържете папки в Google Drive, сделки в HubSpot, договори, оферти и пътни карти от задачата на проекта.
- Използвайте етикети, за да групирате задачите по тип действиеГрупирайте сходните задачи, за да запазите времето си за концентрация.
- Създайте една карта в таблото, която отговаря на реален въпрос за седмичното планиранеЗапочнете с прост въпрос като: „Над какво трябва да работя тази седмица?“
- Усъвършенствайте го едва след като екипът започне да го използваНе създавайте всяко поле, от което може да се нуждаете някой ден. Създайте това, което вашият текущ работен процес действително използва.
Не се нуждаете от по-сложна настройка. Нуждаете се от по-ясна.
И след като ловът на съкровища приключи, мащабирането става много по-лесно.
Готови ли сте да сложите край на ловът на съкровища при доставките за клиенти?
Една добре организирана система за доставки на клиенти ви осигурява нещо повече от подредено работно място. Тя предоставя на екипа ви система, на която могат да се доверят.
Вместо да преследвате актуализации, да търсите връзки и да гадаете обхвата, можете да отворите ClickUp и да разберете какво ви е необходимо, къде ви е необходимо и кога ви е необходимо.
Това е възможността, която персонализираните полета по тип задача предоставят.
Те ви помагат да поставите правилната информация на правилното ниво на работа, така че вашите проекти да запазват контекста, а задачите ви да останат фокусирани върху изпълнението.
Ако трябва да запомните само едно нещо от този работен процес, нека то бъде следното:
Проблемът не е в инструментите ви. Първо трябва да промените начина, по който работите.
След като дефинирате правилата, ClickUp става много по-лесен за използване, мащабиране и му се доверявате много по-лесно.
А ако сте готови да създадете система за доставки към клиенти, на която екипът ви наистина може да се довери, започнете с ClickUp.