Повечето екипи нямат проблем с комуникацията.
Те имат проблем с разрастването на комуникацията.
Актуализациите са в Slack. Решенията са в директните съобщения. Файловете са в имейлите. Статусът е в главата на някого. И по някакъв начин единственото нещо, което винаги не можете да намерите, е съобщението, от което всъщност се нуждаете.
Екипите прекарват 60% от времето си в „работа около работата“ – проверка на статуса, търсене на контекст, превключване между инструменти и повтарящи се последващи действия. Разрастването на комуникацията е начинът, по който този процент тихо се превръща в норма.
За мен: Проверен консултант на ClickUp и експерт по архитектура на решения
Аз съм Кристофър Дей, основател и главен архитект на Upicent , агенция за архитектура на решения, специализирана в изграждането на работни пространства в ClickUp за фирми от всякакъв мащаб.
В неотдавнашен уебинар на общността ClickUp споделих как моят екип използва ClickUp Chat, за да реши проблема с разрастването на комуникацията.
Тази гледна точка е резултат от години на изграждане на работни пространства и шаблони в ClickUp за реални екипи, а не само от теория – така че нашият подход към чата се основава на дизайна на работния процес.
Проблемът: разпръснатост на комуникацията между различни инструменти и канали
Както много други екипи, нашата агенция започна да работи в Slack. Съобщения, актуализации и решения се разменяха в чат нишки, докато реалната работа се извършваше другаде.
Това означаваше:
- Критичната информация беше разпръсната в различни инструменти (и се сблъскахме с разпръскване на работата ).
- Разговорите не бяха надеждно свързани със задачите и шаблоните, върху които оказваха влияние.
- Членовете на отдалечения екип, намиращи се в различни часови зони, се мъчеха да разберат кой е на разположение и кога.
Подходът: миграция към унифицирана платформа за комуникация и сътрудничество в екипа
Когато ClickUp Chat беше пуснат на пазара, аз го проучих задълбочено и бързо разбрах потенциала на обединяването на комуникацията в една и съща платформа с задачите, документите и шаблоните. Ние преминахме превантивно от Slack към ClickUp Chat и не съжаляваме за това.
Ако сте любопитни, ето кратък поглед върху това как работи ClickUp Chat:
Сега, истинската победа за нас не дойде просто от това, че имахме „чат в ClickUp“. Не, беше много повече от това.
ClickUp ни предложи конвергентна AI работна среда , в която разговорите, работата и контекстът са свързани по подразбиране.
В такава система съобщението не е просто съобщение. То може да сочи директно към задача, да изтегли документ, да задейства автоматизация или да стане начало на реална работа. Никой не трябва да губи време да копира линкове между инструменти или да повтаря един и същ контекст пет пъти.
А с добавянето на контекстуалната AI на ClickUp, ClickUp Brain, вашето работно пространство вече не е просто място за съхранение на комуникация. То е място, където AI действително я разбира, обобщава и помага на вашия екип да реагира по-бързо.
Това е разликата между обикновено приложение за чат и такова, което е създадено, за да премахне разпръснатостта в комуникацията в нейния корен.
Как да го направите правилно: започнете с архитектурата на работната среда, а не с чат каналите
Архитектурата на работното пространство е както началото, така и краят на вашето преживяване с ClickUp.
Архитектурата на работното пространство е както началото, така и краят на вашето преживяване с ClickUp.
Моята основна мантра е проста: архитектурата на работното ви пространство трябва да определя стратегията ви за чат.
Ако все още не сте напреднал потребител на ClickUp, ето най-лесният начин да разберете архитектурата на ClickUp (или йерархията на проектите ):
- Space е като отдел или основна функция (маркетинг, доставка, продукт, работа с клиенти).
- Папката е като програма или работен процес в това пространство (кампании, спринтове, въвеждане).
- Списъкът е мястото, където се организира реалната работа (неизпълнени задачи, заявки, задачи, бъгове).
Повечето екипи правят обратното. Те започват първо с чата. Създават дълъг списък с канали като #обявления, #грешки, #случайни, #заявки-на-клиенти... и едва по-късно се опитват да свържат тези разговори с работата.
Ето как започва разрастването на комуникацията.
Съчетайте вградената йерархия на проектите в ClickUp с чата
В ClickUp йерархията и ClickUp Chat се намират заедно в една странична лента.
Всяко пространство, папка и списък може да има свой собствен канал за чат.
По подразбиране той е „неактивен“ – наличен е, когато имате нужда от него. Но в момента, в който кликнете Добави канал, точно това място получава фокусиран поток от разговори, свързан с реалната работа.
Ето защо това е важно:
- Каналите автоматично наследяват споделянето и разрешениятаАко някой няма достъп до работата, той не вижда канала. Няма отделни покани. Няма ръчно контролиране.
- Подходящите хора получават подходящите актуализации по дизайнВие следвате пространството/папката/списъка, в който действително работите, и членството в канала естествено съответства на хората, които могат да предприемат действия.
- Чатът най-накрая отразява структурата на работатаКомуникацията става част от работното пространство, а не паралелна вселена, в която се вземат решения, които след това се забравят.
Когато изграждате чат около формата на работата, екипите прекарват по-малко време в сортиране на съобщения и повече време в напредъка на проектите.
Превърнете важните места в канали за фокусирана комуникация
В уебинара демонстрирахме това, като използвахме областта „Цифрови продукти“ в нашето работно пространство – основно мястото, където екипът създава и поддържа нашите ClickUp шаблони.
Обикновено екипите се справят с този проблем, като създават широк канал #product-announcements в Slack (или какъвто и да е чат инструмент, който използват). Проблемът е, че каналът е далеч от реалната работа. Той се превръща в още един поток от актуализации, които хората преглеждат набързо, пропускат или забравят да свържат с задачите.
Вместо това, ние направихме нещо по-просто в ClickUp:
- Създадохме специален списък с обявления в нашата зона за цифрови продукти.
- Кликнете върху Добави канал в този списък, за да създадете незабавно чат канал, свързан с него.
- Добавил е подходящите хора като последователи, така че само екипът, отговорен за тази работа, я вижда.
Сега всяко съобщение за нашите дигитални продукти се показва на същото място, където е структурирана самата работа по продукта.
Направете членството в канала да съответства на тези, които могат да действат по съобщенията
Тъй като каналите са свързани с местоположения, хората, които могат да виждат и следят даден канал, вече са определени от настройките за споделяне на работната среда. Ние използваме това, за да поддържаме комуникациите целенасочени и лесни за откриване:
- Всеки, който има достъп до пространството, папката или списъка, може да следва канала.
- След като бъдат добавени като последователи, те виждат всяка актуализация, без да е необходимо да се създава отделен канал в Slack, достъпен само с покана.
- Новите членове на екипа получават незабавен исторически контекст, като разглеждат канала, свързан с мястото, до което току-що са получили достъп.
💡 Съвет от професионалист: Когато нови хора се присъединят към канал, не ги карайте да превъртат седмици наред съобщения, опитвайки се да съберат парчетата от пъзела. Използвайте AI CatchUp в ClickUp Chat, за да обобщите незабавно пропуснатото от тях – ключови решения, текущи приоритети и отворени теми – така че да могат бързо да се ориентират в контекста и да започнат да допринасят, без да се налага да питат екипа за обобщение.
Как да поддържате разговорите свързани с работата чрез връзки между задачите в ClickUp
Ние разчитаме на връзките между задачите , за да се уверим, че чатът остава свързан с работата, за която става въпрос.
Ако сте нови в ClickUp, ето едно просто обяснение: връзката между задачи е просто начин да свържете две задачи, така че контекстът да остане свързан. Вместо разговор, който се води изолирано в чат инструмент, ClickUp ви позволява да свържете този разговор с задачата, върху която има влияние, така че съобщението да не се изгуби в момента, в който нишката замлъкне.
В уебинара ще ме видите да се впускам в алфа версия на работното пространство, където моят екип събира усъвършенствани шаблони за нашия предстоящ пазар – всичко от гъвкави Scrum среди с пътни карти и церемонии до вътрешни системи за издаване на билети и центрове за поддръжка.
Когато член на екипа записва видео актуализация за шаблон (например подробно ръководство за започване на работа с шаблон за гъвкав Scrum проект), ние:
- Споделете видео актуализацията в съответния чат канал.
- Използвайте Връзки, за да свържете това съобщение директно с конкретната задача (например задачата Ръководство за начало).
- Нека ClickUp консолидира тези съобщения в потока от дейности на задачата.
Това означава, че всеки, който отвори задачата по-късно, вижда:
- Подробностите и полетата на задачите
- Свързани съобщения и видео актуализации на едно място
- Ясен запис на това, което е било обсъдено, какво се е променило и защо.
Това е един от най-лесните начини за дългосрочно намаляване на разрастването на комуникацията. Превръща чата от еднократна разговор в траен контекст, който съпътства работата.
📮ClickUp Insight: 75% от хората казват, че отварянето на чата всяка сутрин им помага да се настроят за работния ден. Останалите го описват като втора работа!
Парадоксалното? Чатът изглежда продуктивен, докато не осъзнаете, че половината от деня ви преминава в превъртане, търсене или препрочитане на дълги, разпръснати теми.
Направихме чата прекалено бърз за контекста и прекалено фрагментиран за ясно проследяване. ClickUp Chat връща фокуса. Той свързва разговорите с реалната работа, където едно съобщение може незабавно да се превърне в задача, последващо действие или решение. ClickUp Brain също ги обобщава, защото вашата работа и чатът най-накрая са свързани!
Как да използвате автоматизации и изкуствен интелект, за да спрете да се повтаряте в ClickUp Chat
⚡️ Ето един от най-добрите ми (макар и малко подъл!) професионални съвети: Нека автоматизацията и изкуственият интелект на ClickUp се занимават с обобщаването, уведомяването и отговарянето, където е възможно, в чат каналите ви. По този начин екипът ви може да се съсредоточи върху вземането на решения, а не върху търсенето на информация.
Две тенденции се открояват:
Документи, базирани на изкуствен интелект, от споменавания
Можем да създадем малки „AI екипи“ или правила, които следят за споменаването на конкретен AI документ в дадена задача. Когато това се случи, ClickUp генерира обобщаващ документ за тази задача, събирайки ключовите детайли и дейности до момента.
Това е особено полезно, когато дадена задача изисква много обмен на информация. Вместо да превъртате актуализации и коментари, получавате чист документ, който съдържа само важната информация.
Автопилотни агенти в каналите
В определени канали (например канал за уеб разработка) можем да активираме Autopilot Agents, така че когато бъде публикувано съобщение, агентът да отговаря автоматично.
Този отговор може да:
- Разкрийте какво се случва в свързаните задачи
- Отговори на често задавани въпроси
- Насочете някого към правилния документ или следващата стъпка
Така хората получават помощ в момента, без някой от екипа да се налага да прекъсва работата си, за да отговори.
📚 Прочетете повече: Тези модели са в съответствие с по-широката визия на ClickUp за управление на работата с помощта на изкуствен интелект, където функции като ClickUp Super Agents и ClickUp Brain помагат на екипите да работят по-продуктивно и да следят бързо развиващите се разговори.
Ако обмисляте да поемете по този път, тези подробни анализи ще ви бъдат полезни:
Как да използвате ClickUp, за да решите проблема с разпръснатостта на комуникацията в отдалечените екипи: ритуалът с ежедневните дневници
Нашата агенция работи изцяло дистанционно, като членовете на екипа са разпръснати в различни часови зони. А в такава разпръсната структура комуникационната хаотичност се проявява бързо. За да намалим непрекъснатите съобщения от типа „На линия ли си?“ и „Как си?“, създадохме система за ежедневни записи в ClickUp.
Ето как работи:
- В нашето пространство Човешки ресурси създадохме списък Дневни записи в папката Екип.
- Всеки член на екипа има специфична задача, за която отговаря и която трябва да актуализира.
- Тази задача включва персонализирани статуси като Онлайн, Интензивна работа, Пътуване, Отпуск и Почивка.
- Автоматизираните процеси следят за промени в статуса и изпращат съобщение до специален чат канал за ежедневни записи.
Така че, ако настроя статуса си на „Почивка“ за тридесет минути, автоматизацията публикува приятелско съобщение в канала „Дневни записи“ с името на задачата, статуса и продължителността – по същество казвайки: „В момента съм в почивка, моля, не ме прекъсвайте.“
📌 Резултатът: всеки член на екипа може незабавно да види кой е на разположение за бързи разговори, кой е зает и кой е офлайн, без да запълва случайни канали със статуси.
Защо това работи толкова добре за отдалечени екипи
Този модел дава на отдалечени екипи като нашия лесен начин да:
- Уважавайте времето за концентрация и личните граници на другите
- Не се налага да гадаете дали някой е свободен за разговор
- Съхранявайте актуализациите на статуса на едно предвидимо място, вместо да ги разпръсквате в директни съобщения.
Ние използваме тези статуси дори когато планираме последващи действия в други канали. Ако някой е в почивка или извън офиса, можем да планираме съобщение за момента, в който се върне. Това поддържа комуникацията необходима, а не постоянна.
От разпръснати съобщения към целенасочена система за вътрешна комуникация: копирайте тази настройка на ClickUp Chat
Нашият подход към ClickUp Chat не е толкова „още едно средство за съобщения“, колкото по-скоро изграждане на целенасочена комуникационна система, която отразява структурата на нашата работа. И вие можете да го копирате!
- Първо проектирайте ясна архитектура на работното пространство.
- Превърнете ключовите места в фокусирани канали
- Използвайте списък с ежедневни записи за дистанционно присъствие
- Свържете ключовите съобщения със задачите, като използвате Връзки.
- Превърнете повтарящите се въпроси в AI-подкрепен wiki работен процес
Тази система ни помогна да преминем от разпръснатостта в стила на Slack към яснотата, която предлага ClickUp.
Но не се притеснявайте, не е нужно да възприемете всички модели наведнъж. Започнете с въпроса:
- Къде вече имаме солидна йерархия (пространства, папки, списъци), която заслужава собствен канал?
- Как списъкът с ежедневни записи може да помогне на нашия отдалечен екип да спазва времето за концентрация и наличност?
- Кои канали с висок трафик биха се възползвали от взаимоотношенията между задачите или агентите на автопилот, за да не се налага да се повтаряме постоянно?
След това продължете оттам.
Започнете с безплатен акаунт в ClickUp и започнете да създавате!
Кристофър е основател на Upficient, независим доставчик на ClickUp решения, обслужващ големи и малки предприятия по целия свят с мощни ClickUp решения. Те разполагат и с пазар за ClickUp шаблони – от OKR и EOS операционни системи до гъвкави проектни среди и вътрешни центрове за поддръжка – насочени към Business Plus и Enterprise потребители.