Управлението на проекти може да бъде трудна задача, дори когато всичко изглежда „наред“ в света.
Всеки екип иска да спазва сроковете си и да поддържа гладкото протичане на проектите си. Но дори и с най-подробния план, често възникват неочаквани проблеми, които могат да ви забавят.
Тук на помощ идва флоатът в управлението на проекти.
Чрез подобряване на ефективността и определяне на задачите, които да бъдат приоритетни, можете да се справите с всякакви закъснения или пречки, които могат да възникнат. Накратко, можете да бъдете сигурни, че проектът ви ще бъде завършен в срок.
В тази статия ще опишем точно какво е флоат в управлението на проекти, неговите многобройни предимства и как да го използвате, за да изпълните проектите си по план. 🎯
Какво е плаващ график в управлението на проекти?
Флоатът в управлението на проекти, известен още като „резерв“, е времето, с което един проект може да бъде забавен, преди да пропусне крайния срок. Обикновено това време зависи от задачите, които са включени, и от това колко флоат позволява всяка една от тях.
Въпреки това, някои конкретни задачи може да не позволяват гъвкавост и да повлияят пряко на датата на завършване на проекта. Задачите, които не могат да бъдат започнати преди завършването на друга задача, се поставят на т.нар. критичен път на проекта.
Тези задачи трябва да бъдат изпълнени в определен ред, преди проектът да може да бъде завършен. Задачите от критичния път не могат да търпят забавяния, без това да се отрази директно на крайния срок на проекта.
Пример за това може да видите на изображението по-долу. Четирите задачи в сиво: сухото строителство, шкафовете, водопроводната и електрическата инсталация и полагането на подови настилки трябва да бъдат изпълнени в реда, в който са посочени, и няма място за забавяне. Те са на критичния път. Другите изброени задачи (боядисване и декориране) са много по-гъвкави и могат да бъдат изпълнени в различно време. В резултат на това те имат по-голям флоат.
Значението на флоата в управлението на проекти
Вашите проектни мениджъри са абсолютни звезди. Те се справят с множество променливи, екипи, задачи и отдалечени служители в динамични среди.
Флоатът дава на проектните мениджъри малко пространство за маневриране, за да могат да се справят с прекъсвания и закъснения в реалния свят. Флоатът в управлението на проекти помага на проектните мениджъри да следят текущия график на проекта и да дават приоритет на най-важните задачи.
Те могат да управляват по-добре ресурсите и да ги преразпределят към задачи, които са чувствителни към времето, за да гарантират, че проектът ще бъде завършен навреме.
Предимства на флоута в управлението на проекти
Флоатът в управлението на проекти прави много повече от това просто да поддържа бизнеса ви на повърхността. Той носи много ползи, от това да ви помага да не пропускате крайни срокове до това да поддържа фокуса на екипа ви върху това, което трябва да бъде направено.
Нека разгледаме четирите основни предимства от въвеждането на float във вашето управление на проекти.
1. Помага за наблюдение на напредъка
Проектните мениджъри могат да използват float, за да проследяват точно как се развива даден проект. Те могат да идентифицират задачите, които са в закъснение, или тези, които ще бъдат пряко засегнати от евентуални закъснения. Това им позволява да коригират очакванията и крайните срокове съответно.
2. Подобрява ефективността и производителността
Флоатът служи като пътна карта за фазата на планиране на всеки проект. Проектните мениджъри могат да използват всяко забавяне или липса на такова, за да гарантират, че най-времечувствителните задачи остават в графика. Той също така помага да се избегнат пропуски при определянето на реда на задачите.
3. Определя какво трябва да бъде приоритет
Флоатът в управлението на проекти служи и като инструмент за приоритизиране. Проектите с гъвкавост по отношение на времето могат да бъдат отложени, за да могат задачите с кратък или без флоат да бъдат изпълнени първо. Мениджърите могат да предават тази информация чрез вградени функции за комуникация в екипа, като например чат прозореца на ClickUp или платформа като Microsoft Teams Voice.
4. Повишава морала на работното място
Всички ние изпитваме „понеделнишки“ настроения (или вторнишки, срядашки и т.н.). Използването на подходящите инструменти за работата може да помогне за подобряване на настроението на всички и да улесни работния им живот. Плавателността в управлението на проекти дава на мениджърите и членовете на екипа по-добра представа за това кои задачи са критични и кои не са.
Например, проектният мениджър може да преразпредели ресурсите към забавени задачи, за да гарантира, че проектът ще бъде завършен навреме. В друг случай, той може да уведоми предварително екипите, засегнати от забавяния.
Избор на подходящия тип резерв за по-добро управление на проекти
В управлението на проекти има различни видове флоут. Всеки от тях има свои предимства и предназначение. Един от тях може да информира отделния екип колко време има за изпълнение на дадена задача, а друг ще държи проектния мениджър в течение за текущото налично време за флоут.
5-те различни вида флоат
Флоатът в управлението на проекти попада в няколко категории, но ето петте различни типа, които ще срещнете:
1. Общ флоат
Общото време, с което една планирана задача може да бъде забавена или удължена, преди да се отрази на датата на завършване на проекта.
Как да изчислите
За да изчислите общата плаваща стойност, трябва да извадите „най-ранната“ от „най-късната“. Това може да бъде или от началната дата, или от крайната дата, но и двете трябва да са от една и съща хронологична страна на задачата. Не смесвайте ранната и късната дата, защото ще имате сериозен проблем!
Така че или:
Общ флоат = (най-късен старт) – (ранен старт или общ флоат) Общ флоат = (най-късно завършване) – (ранно завършване)
2. Свободно плаващ
Свободният флоат е подобен на общия флоат по отношение на изчисленията. Разликата е, че общият флоат се отнася до завършването на проекта, докато свободният флоат е времето, през което дадена задача може да бъде отложена, без да се отрази на следващата задача по пътя.
Всяко забавяне или удължаване над свободното плаващо време на задачата ще забави директно ранната начална дата на следващата задача.
Да разгледаме например един разработчик, който работи по софтуер за управление на контакти. Кодирането на бекенда трябва да бъде завършено, преди съответният екип да може да започне да проектира графичния потребителски интерфейс (GUI).
Как да изчислите
За да изчислите свободното плаване, вземете ранната дата на завършване на текущата задача и я извадете от ранната дата на започване на следващата зависима задача.
Свободен флоат = (ранно начало на зависимия) – (ранно завършване на текущия)
3. Флоат на проекта
Общото време, с което един проект може да бъде забавен или удължен, преди да се забави спрямо крайния срок на клиента, се нарича „флоат“ на проекта. За бизнеса това вероятно е най-важната цифра, която трябва да се проследява, но за целта ще е необходимо да се използва платформа с табло за наблюдение на всички задачи, свързани с проекта.
Клиентът може да наложи ограничение във времето като част от условията или крайният срок просто да е този, който компанията е договорила. И в двата случая, компании като вашата не могат да си позволят да пропуснат крайната дата за завършване на проекта.
Как да изчислите
Флоатът на проекта се изчислява по същия начин като общия флоат. Компаниите често използват двата термина като взаимозаменяеми, но днес ще направим едно просто разграничение: общият флоат се отнася до една дейност или задача, докато флоатът на проекта е свързан с цялостното завършване на проекта.
За да изчислим плаващия период на проекта, ще следваме подобен процес, но първо трябва да знаем кога е най-ранната дата, на която проектът може да бъде завършен. Така че това число зависи от ефективното планиране както на критичните, така и на некритичните пътища.
Този път вземаме най-ранната или планирана дата за завършване на проекта и я изваждаме от най-късния краен срок, наложен или поет.
Флоат на проекта = (най-късно завършване) – (най-рано завършване)
4. Намеса във флота
Времето, през което дадена задача може да бъде отложена, без да се просрочи крайният срок на проекта, се нарича „интерфериращ флоат“. С други думи, превишаването на това отредено време ще попречи на проекта.
Когато дадена задача се забави, това може да доведе до две неща. Първо, това отнема от общия ви флоат, което означава, че другите задачи имат по-малко гъвкавост по отношение на времето.
Това ще засегне както некритичните, така и критичните задачи. Може също така да бъде капката, която прелива чашата, изчерпвайки флота на проекта ви, така че всички останали задачи вече са критични – те вече нямат свободен флот.
Второ, това може да забави следваща критична задача. Това ще доведе до забавяне на завършването на проекта. Размерът на оставащия флоат на проекта определя дали проектът все още може да бъде завършен навреме.
Как да изчислите
За да изчислим интерфериращия флоат, вземаме общия флоат и изваждаме свободния флоат.
Интерфериращ флоат = (общ флоат) – (свободен флоат)
5. Независим флоат
Въпреки името си, независимият флоат се отнася както за предходни, така и за последващи дейности. Той се определя като времето, с което може да бъде забавено начало на дадена дейност, без това да повлияе на най-ранното начало на следващите дейности.
Така че независимият резерв е забавянето в задачите по проекта, което няма влияние върху ранната дата на завършване на проекта. По този начин тази категория резерв е наистина независима.
Как да изчислите
За да изчислим независимия флоат, вземаме късното завършване на предходните задачи и изваждаме ранното започване на следващите задачи. След това изваждаме действителната продължителност на задачата.
Независим резерв = (ранно начало на следващата задача) – (късно завършване на предходната задача) – (общо време на предходната задача)
Как флоатът в управлението на проекти помага за ефективността и производителността на работата на вашия екип
Флоатът в управлението на проекти може да изглежда като подход, подходящ за големи предприятия и технологични индустрии като инженерство и микроуслуги за предприятия. Това обаче не е така.
Флоатът в управлението на проекти работи и за малките и средни предприятия (МСП) и индустрии като строителството или почти всяка друга. Флоатът е тактика, която може да се използва заедно с вашите съществуващи стратегии за управление на проекти. Той е лесен за използване с решения за управление на работния процес и проекти като ClickUp.
Това означава, че работи добре с гъвкави инструменти и методи като Kanban табла, диаграми на Гант, Scrum табла и други видове решения за управление на работния процес. Използването на float в управлението на проекти ще даде на вашите PM лесен план за разпределение на ресурсите и определяне на приоритетите.
Това е особено вярно, когато се вземат предвид зависимостите. Зависимостите са задачи, които или не могат да бъдат изпълнени преди завършването на предходната задача, или трябва да бъдат изпълнени, преди да може да бъде започната друга задача.
С ClickUp можете да създавате връзки между задачите и да задавате зависимости, така че екипът ви да знае точно какво трябва да се направи след това. Това е толкова лесна концепция, която можете да приложите в бизнеса си! Управлението на проектите ви ще се почувства по-спокойно, когато знаете точно колко време имате за изпълнение на даден проект. А екипът ви ще може по-лесно да си сътрудничи, за да навакса закъсненията и да спази сроковете на проекта.
Използвайте Float за по-добро управление на проекти
Кой не би искал по-добро управление на проекти? Качете се на борда на влака на плаващите проекти и се насладете на гладко и стабилно пътуване, независимо дали работите по проект за придобиване или се учите как да хоствате уебсайт.
След като всичко бъде внедрено, ще разполагате със самокоригираща се система, която направлява всички важни решения по проекта. Членовете на екипа ще харесат посоката и прозрачността на проекта.
В случай на най-лошото или неочакваното, проектните мениджъри могат да съобщят лошата новина на членовете на екипа и клиентите възможно най-рано. Това означава, че разочарованието може да бъде смекчено, а екипите ви за обслужване на клиенти и успех могат да започнат по-рано да поправят щетите.
Започнете да прилагате стратегията още сега и, преди да се усетите, вие и вашият екип ще празнувате поредния успешен проект с почерпка от рут биър флоут след работа.
Гост автор:
Ричард Кон е старши директор по генериране на търсене в 8×8, водеща комуникационна платформа с облачни решения за кол центрове и функции за гласови, видео и чат комуникации.