Сблъсквали ли сте се някога с трудности при разбирането на сложен проектен план, само за да попаднете на диаграма или визуализация, която изведнъж направи всичко кристално ясно?
Удивително е как една ясна картина буквално рисува по-ясна картина, нали?
Картата на процесите внася живот и яснота във всяка функция и дори в визията на организацията. Знаете ли какво увеличава нейното въздействие? Символите в картите на процесите.
Тези фундаментални елементи издигат визуалното разбиране на ново ниво, а индустрията за визуализационни инструменти, която е на стойност 9,84 милиарда долара, е напълно съгласна с това.
Тази статия е изчерпателен наръчник за символите в диаграмите на процесите. Ще обясним какво представляват те, ще предоставим конкретни и често използвани символи за диаграми на процесите и ще обсъдим основните типове.
Ще разгледаме и шестстепенно ръководство за създаване на карти на процесите и как ClickUp, платформа за управление на проекти, може да ви помогне да създадете такава.
Какво представляват символите в процесите?
Символите в диаграмите на процесите са визуални елементи, използвани за представяне на различните стъпки, операции и решения в рамките на даден процес. Те помагат да се илюстрира как протича един процес от начало до край.
Основната цел на символите в диаграмите на процесите е да улеснят разбирането и анализа на сложни процедури. Те се използват широко в бизнеса, инженерството и управлението на процеси, за да покажат как се движи, съхранява и изпълнява информацията.
Често използвани символи в картирането на процеси
Сега, след като имате кратък преглед на символите в процесите, ето стандартните символи за процесите според тяхното използване.
Обработка на данни
Ето основните символи, които показват как се обработват и организират данните:
| Форма | Име | Функция |
|---|---|---|
| Символ за съпоставяне | Представлява сливането на два или повече набора от данни. | |
| Символ за сортиране | Показва реда, в който ще бъдат подредени данните |
Съхранение на файлове и информация
За представяне на съхранението на данни трябва да използвате следните символи за процеси:
| Форма | Име | Функция |
|---|---|---|
| Символ за съхранени данни | Показва, че данните се съхраняват тук. | |
| Символ за база данни | Представлява списък с информация със стандартна структура. | |
| Символ за директен достъп до съхранение | Това е символ за твърд диск. | |
| Символ за вътрешно съхранение | Представлява данни, съхранени във вътрешната памет на системата. |
Процес и операция
Ето символите в диаграмите на процесите, които показват, че дадена стъпка изпълнява задача, операция или логика:
| Форма | Име | Функция |
|---|---|---|
| Символ на процес | Представлява действие, задача или операция | |
| Символ за подпрограма | Този символ показва поредица от действия, свързани с по-голяма задача, която може да има и отделна карта на процесите. | |
| Алтернативен символ | Това показва, че има алтернативна стъпка, която може да бъде предприета. | |
| Символ за забавяне | Представлява период на изчакване или забавяне | |
| Символ за подготовка | Този етап показва подготовката преди следващата операция. | |
| Символ за ръчна верига | Показва поредица от команди, която се повтаря, докато не бъде спряна ръчно. |
Вход и изход
Всяка карта на процесите трябва да посочва типа информация. Тези символи помагат за комуникиране на входящата и изходящата информация:
| Форма | Име | Функция |
|---|---|---|
| Символ за вход или изход | Представлява материал или информация, която влиза или излиза от процеса. | |
| Символ на документ | Показва стъпка от процеса, която използва или генерира документ или отчет. | |
| Символ за множество документи | Това е стъпка, която показва, че се използват или създават няколко документа. | |
| Символ за показване | Показва, че част от информацията е показана или представена | |
| Символ за ръчно въвеждане | Символът за ръчно въвеждане означава, че дадена стъпка изисква човешка намеса и не е автоматизирана. |
Разклоняване и контрол на символите за поток
За да помогнете на вашия бизнес да визуализира посоката на информационния поток, тези символи за картиране на процеси са от съществено значение:
| Форма | Име | Функция |
|---|---|---|
| Символ стрелка | Показва посоката на информацията или процеса. Използва се главно за четене. | |
| Символ „Терминатор“ | Представлява началото или края на даден процес. | |
| Символ за решение | Показва етапа, на който трябва да се вземе решение | |
| Символ за свързващ елемент | Този символ свързва две карти на процесите. Обикновено се използва за продължаване на картирането на друга страница. | |
| Символ за външен свързващ елемент | Този символ показва къде се свързва, когато процесът продължава на страница извън последователността. | |
| Символ за сливане | Показва къде се сливат няколко процеса | |
| Извлечете символ | Символизира вземането на конкретна част от данни от по-обширен набор от данни. | |
| Символ OR | Разклонение, където може да се избере един от няколко пътя |
Речник на символите
Стандартизираната карта на процесите гарантира, че всяка форма представлява подобен тип задача или операция. Ето речник, който ще ви помогне да разберете често срещаните форми в картата на процесите и тяхната основна функция:
| Форма | Функция |
|---|---|
| Кръг | Показва началото или края на даден процес. |
| Овал | Представлява стъпка или дейност в рамките на даден процес. |
| Правоъгълник | Показва точка, в която се прави избор |
| Диамант | Представлява данни, които влизат или излизат от даден процес. |
| Паралелограм | Показва мястото, където се съхраняват данните |
| Цилиндър | Представлява хранилище на данни, до което се осъществява последователен достъп. |
| Триъгълник | Показва ръчна стъпка или забавяне в процеса |
| Шестоъгълник | Представлява външен източник на данни |
| Пентагон | Това е блок от стъпки, който може да се използва многократно в рамките на по-голям процес. |
| Трапец | Представлява документ или доклад |
Различни видове карти на процесите
Кои символи да използвате зависи от типовете карти на процесите, които отговарят на вашите нужди. Ето шест стандартни типа карти на процесите, базирани на конкретни цели и най-добри примери за употреба:
Подробна карта на процесите
Подробната карта предоставя задълбочен поглед върху процеса, включително всяка стъпка и решение. Тя е идеална за разбиране на сложни процеси или идентифициране на пречки.
Ето най-често използваните символи:
- Символи за съхранение на данни: база данни, документ
- Овал: Представлява процес или дейност.
- Правоъгълник: Представлява точка на вземане на решение
- Диамант: Представлява вход или изход
Ето къде трябва да използвате подробна карта на процесите:
- Провеждане на анализ на основните причини
- Разбиране на сложни процеси
- Идентифициране на пречки и неефективност
- Документиране на подробни процедури
Процесна карта на високо ниво
Картата на процесите на високо ниво предлага общ преглед на важните етапи и точки за вземане на решения. Тя помага да се разбере цялостният поток на даден процес или да се общува със заинтересованите страни.
Ето често използвани символи за напреднали в картите на процесите:
- Овал: Представлява процес или дейност.
- Правоъгълник: Представлява точка на вземане на решение
- Диамант: Представлява вход или изход
Ето най-подходящите ситуации, в които е добре да използвате високо ниво на картиране на процесите:
- Общ преглед на процесите
- Разбиране на цялостния поток на процесите
- Комуникация със заинтересованите страни
- Стратегическо планиране
Карта на потока на стойността (VSM)
VSM помага да се идентифицират загубите и неефективността в даден процес, като се фокусира върху потока на стойността. Този подход често се използва в специализиран VSM софтуер за подобряване на процесите.
Ето символите, използвани във VSM:
- Символ за запаси: Представлява запас от материали.
- Стрелка: Представлява потока на материали или информация.
- Триъгълник: Представлява забавяне или време за изчакване.
VSM се прилага най-добре за следните цели:
- Повишаване на ефективността
- Картографиране на цели отдели или функции
- Идентифициране на загуби и неефективност
- Оптимизиране на процесите по метода Lean
- Намаляване на разходите
Карта на процесите с плувни коридори
Картата на процесите с плувни коридори визуализира процеса в различни отдели или екипи, като използва ясни секции. Тези секции често представляват отделите или функциите, отговорни за задачата.
Символите в диаграмите на процесите, характерни за плувните коридори, са хоризонтални или вертикални ленти. Тези ленти визуално разделят отговорностите на различните екипи, отдели или лица, участващи в процеса.
Плувната линия е идеална за следните цели:
- Анализиране на пречките в процесите
- Разбиране на собствеността върху процесите
- Идентифициране на предаването на задачи между отделите
- Подобряване на междуфункционалното сътрудничество
Дърво на решенията
Дървото на решенията представя процесите на вземане на решения и техните потенциални резултати. То се разклонява като дърво, за да помогне на читателите да разберат какво може да се случи след изпълнението на дадена задача.
Ето символите, които се използват тук:
- Правоъгълник: Представлява точка на вземане на решение
- Диамант: Представлява възел на възможност
- Кръг: Представлява крайна точка
Ето най-подходящите ситуации, в които може да се използва дърво на решенията:
- Оценяване на опциите и последствията
- Вземане на решения
- Оценка на риска
- Планиране на сценарии
Диаграма
Диаграмата на процесите се фокусира върху последователността от стъпки. Тя е основен, но ефективен инструмент за визуализиране на процесите.
Ето някои от основните символи в диаграмите:
- Кръг: Представлява начална или крайна точка.
- Овал: Представлява процес или дейност.
- Правоъгълник: Представлява точка на вземане на решение
- Диамант: Представлява вход или изход
Ето най-подходящите ситуации, в които може да се използва диаграма:
- Анализ на процесите
- Разбиране на процеса на работа
- Документиране на процедури
- Модули за обучение
В допълнение към тези типове, базирани на диаграми типове процеси, като диаграми на потока от данни, диаграми на работния поток и диаграми на кумулативния поток, набират популярност в управлението на проекти.
Как да създадете карта на процесите с помощта на символи
Ето двучастно ръководство, което обхваща създаването и анализа на карти на процесите. Инструментите за картографиране на процеси на ClickUp могат да улеснят значително тази задача.
6 стъпки за създаване на карта на процесите с помощта на символи
Ето шестте стъпки, които трябва да следвате, за да създадете ефективна карта на процесите:
Стъпка 1: Определете обхвата и подхода
Първата стъпка е да включите заинтересованите страни и да определите фокуса и подхода на процеса.
Ето две стъпки, които трябва да следвате:
- Идентифицирайте проекта или функцията, на която трябва да се фокусирате
- Свикайте среща на управителния комитет с вашите заинтересовани страни.
- Запишете очакванията си, като например как трябва да бъде представено и каква информация трябва да се съдържа в него.
Макар да звучи обширно, ClickUp предлага множество инструменти за визуализация, които помагат да се финализира обхватът и подходът още на първата среща.
ClickUp Whiteboards са съвместни цифрови платна, идеални за мозъчна атака и визуализиране на идеи. Когато определяте целта, очакванията и нуждите на проект или процесна карта, този инструмент винаги ви помага.
Ето как ClickUp Whiteboards помага да се определи обхватът и подходът на диаграмата на процесите по време на среща със заинтересованите страни:
- Обсъждайте идеи в реално време, добавяйте бележки, фигури и рисунки директно върху бялата дъска.
- Водете прозрачен регистър на резултатите от срещите за картиране на процесите и взетите решения с данни за версиите и приноса.
- Свържете инструмента с управлението на задачите, ClickUp и други елементи на проекта, за да преминете безпроблемно към следващата стъпка.
Стъпка 2: Документирайте стъпките
След като очакванията са изяснени, следващата стъпка е функционалните ръководители да документират всеки етап, процес на обработка и методология.
Това изисква обширно обсъждане, картографиране и споделяне. ClickUp улеснява този процес с набор от специални инструменти за обсъждане и визуализация.
ClickUp Mind Maps е визуален инструмент за мозъчна атака, организиране на идеи и създаване на връзки между концепции. След като определите обхвата и подхода, този инструмент променя начина, по който документирате и свързвате всяка стъпка и операция.
Ето няколко функции на ClickUp Mind Maps, които улесняват подробното документиране на процесите:
- Позволява ви да персонализирате външния вид и да разграничавате етапите на процеса, решенията или други елементи.
- Опростява избора на символи с достъп до библиотека със стандартни символи за диаграми.
- Визуализирайте потока от данни между задачите и стъпките с вградената функция за свързване с точки. Инструментът разполага и с опция за пренареждане, с която можете автоматично да пренаредите елементите и да премахнете объркващите припокривания.
Дори с тези страхотни инструменти, създаването на персонализирано решение от нулата може да отнеме много време. За да решите този проблем, можете да използвате няколко готови за употреба и лесно персонализируеми шаблона на ClickUp.
Шаблонът за бяла дъска за картиране на процеси на ClickUp е идеалната рамка за съвместно картиране и документиране на процеси. Неговата основна, но визуално впечатляваща структура гарантира, че всички наблюдения водят до ясна и организирана визуализация.
Ето някои функции, които улесняват документирането и визуализацията на стъпките:
- Позволява ви да подреждате стъпки и връзки без усилие. Това улеснява избора на символи за картиране на процеси.
- Помага за лесното записване на подробности и описания на стъпки с помощта на разширени функции за форматиране на текст, като банери, стилове на шрифтове и подчертавания.
- Дава възможност на екипите да създават и усъвършенстват карти на процесите заедно с функции за сътрудничество, като актуализиране в реално време и незабавни коментари.
Стъпка 3: Изберете и нанесете символите
След като стъпките и процесите са определени, трябва да финализирате кои символи да се прилагат.
Ето няколко важни факта, които трябва да имате предвид при избора на символи за процесите:
- Същност и функция на процеса
- Какви стъпки следват след първата стъпка
- Ключови факти, свързани с описанието на процеса
С набор от символи за картиране на процеси, съответстващи на всеки етап, съставянето на карта на процесите става безпроблемно.
Стъпка 4: Стандартизирайте с шаблон
Проектите, логическите решения и отделите обикновено имат многобройни, но сходни процеси. Щом картата на процесите е готова, стандартизирайте я като шаблон. Тя ще ви служи като референция за бързо създаване на нови карти на процесите.
ClickUp разполага с множество рамки за картиране на процеси, като например Шаблон за диаграма на процесите в ClickUp и няколко други шаблона за картиране на потока на стойността, с които можете да ускорите процеса на създаване.
Ако търсите рамка, която лесно да се адаптира към нуждите на вашия бизнес, шаблонът за картиране на процеси на ClickUp е идеалното решение за вас. От създаването на работни потоци до сътрудничеството в екипа, този шаблон ви дава възможност да визуализирате всичко.
Ето някои функции, които подчертават способността му да се превърне във вашето стандартно решение:
- Позволява на екипите да си сътрудничат в реално време, което улеснява подобряването на процесите.
- Свържете над 1000 инструмента с ClickUp Integrations. Това ви гарантира, че разполагате с най-актуалните данни, за да подкрепите избраните от вас символи за картиране на процеси.
- Спестете време при създаването на стандартна карта на процесите с лесния за използване интерфейс, обширната библиотека със символи за карти на процесите и бързите настройки с плъзгане и пускане.
Стъпка 5: Оптимизирайте и автоматизирайте
Въпреки че може би сте картирали всичките си бизнес процеси, те подлежат на промяна. Оптимизирането и автоматизирането на вашите карти на процесите ви помага да ги поддържате актуални при всяка промяна. Това е особено полезно при разглеждане на нови предизвикателства или внедряване на подобрения хоризонтално.
Този етап обикновено изисква внедряване на технологии и усъвършенствани инструменти. Това често води до финансови и свързани с компетентността предизвикателства. ClickUp опростява всичко това със своя специален инструмент за AI платформа.
ClickUp Brain е вграден AI инструмент на ClickUp, който стимулира автоматизацията и предоставя задълбочени данни. Когато се включи в вашите карти на процесите, той опростява създаването и помага да поддържате визуализациите си актуални.
Ето няколко предимства на ClickUp Brain в картите на процесите:
- Оптимизира техниките за картиране на процеси чрез автоматизиране на задачите и предлагане на команди на естествен език.
- Генерира предварителен преглед на моделирането на процесите с помощта на своите усъвършенствани алгоритми.
- Предлага най-добрите стъпки и начин на действие
- Позволява сътрудничество в реално време и анализира работните процеси, за да идентифицира неефективностите.
- Опростява актуализирането на картите с незабавни обобщения и информация за промените в бизнес процесите ви.
Анализ на пример за диаграма на процесите
Сега, когато вече знаете как да създадете процес, нека анализираме и интерпретираме един пример.
Стъпка 1: Определете типа на процеса
Създадохме диаграма с логичен поток, елементи за вземане на решения и цикли за преработка.
Идентифицирането на типа на процеса помага да се разбере как да го четем.
Стъпка 2: Определете целта му
Тази визуализация показва как екипите по продажбите и логистиката трябва да отговорят на прогнозираното увеличение на търсенето от страна на клиентите. Тя очертава стъпките, свързани с проверката на търсенето, комуникацията с клиентите и начините за увеличаване на капацитета.
Стъпка 3: Запишете наблюденията и интерпретациите си
След като преминете през всички стъпки, е важно да отбележите какво сте разбрали.
Ето анализ на примера с диаграмата:
- Процесът започва с клиента, който съобщава дългосрочни прогнози, показващи увеличен обем.
- Екипът по продажбите проверява търсенето и, ако то бъде потвърдено, сътрудничи с клиента, за да документира новите изисквания и тяхното въздействие.
- Логистичният екип определя стратегията и влиянието върху операциите си.
- Ако капацитетът е недостатъчен, екипът проучва варианти като използване на латентен капацитет на машините или увеличаване на капацитета.
- Комуникацията с клиента се поддържа през целия процес, като се гарантира съгласуваност и управление на очакванията.
- Процесът включва цикъл на преработка за разработване на нови стратегии за увеличаване на капацитета, докато няма реалистична опция. Това също така показва, че може да са необходими корекции въз основа на обратната връзка от клиентите или променящите се обстоятелства.
Предимствата от използването на символи за картиране на процеси
Сега, когато вече знаете как да създадете карта на процесите със символи, нека ви покажем как тя променя вашия бизнес. Ето пет предимства на използването на символи за картиране на процеси:
Повишава яснотата и разбирането
Символите в диаграмите на процесите имат за цел да опростят сложните процеси. С помощта на стандартизиран набор от символи информационният поток е бърз и ефективен. Това улеснява разбирането на процеса дори за заинтересованите страни, които не разполагат с технически познания.
Подобрената визуализация помага на екипите да откриват области с потенциал за подобрение.
Подобрява комуникацията и сътрудничеството
Символите в диаграмите на процесите са език сами по себе си. Визуализирането на процесите с общ език спомага за по-добра комуникация и разбиране. Подходящите символи също така опростяват дискусиите и улесняват ефективната работа в екип.
Повишава ефективността на процесите
Една от основните причини, поради които компаниите използват карти на процесите, е да подобрят операциите си.
Символите в диаграмите на процесите ефективно подчертават пречките, излишъците и неефективността във вашите процеси. Това води до оптимизирани работни процеси и обща ефективност.
Улеснява вземането на решения
Процесната карта с подходящите символи улеснява оценяването на различните опции. Този подход, основан на данни и логика, е от решаващо значение за подобряване на точността на вземането на решения.
Чрез визуализиране на потенциалните резултати от различните възможности можете да определите най-добрия начин на действие и да избегнете скъпоструващи грешки.
Стимулира отговорността
Символите в диаграмите на процесите ясно показват кой е отговорен за всяка действие или стъпка. Те също така опростяват процеса на делегиране на задачи и повишават производителността, като информират служителите за обхвата на тяхната работа.
Оптимизирайте бизнес процесите с ClickUp
Докато картите на процесите придават смисъл на сложните операции на даден бизнес, символите в картите на процесите са ключът към опростяване на тяхната сложност и подобряване на ефективността. Знанието как да се използва карта на процесите е от жизненоважно значение за улесняване на комуникацията, сътрудничеството и вземането на решения.
С изчерпателното ръководство и стандартните примери за символи за картиране на процеси, които сме разгледали, сте почти готови да промените нивото си на производителност.
Остава само да изберете ClickUp и неговата широка гама от инструменти, за да оптимизирате процеса на картографиране. Запишете се в ClickUp и го изпробвайте!