„Комуникацията е ключът“ е нещо, което всички сме чували в живота си. Докато ефективната комуникация е в основата на всяка лична връзка, тя е също толкова, ако не и по-важна в професионалната среда.
Успешното работно място процъфтява с идеална хоризонтална комуникация. Независимо дали разговаряте с колега за дадена задача или изпращате имейл, трябва да прилагате принципите на ефективната хоризонтална комуникация.
Но преди да се впуснем в същината на тази концепция, нека разберем какво е хоризонтална комуникация и как тя влияе върху взаимодействията на работното място.
Какво е хоризонтална комуникация?
Хоризонталната комуникация обхваща взаимодействията между хора или отдели, работещи на едно и също ниво в дадена организация. Тя е известна още като латерална комуникация и е също толкова важна за компанията, колкото и външната комуникация.
В книгата „Организационна комуникация“ на Майкъл Дж. Папа хоризонталната комуникация се дефинира като „поток от съобщения между функционални области“ на определено ниво в организацията. Когато хората комуникират директно и ефективно със своите колеги, става по-лесно да се постигне „решаване на проблеми, споделяне на информация между различни работни групи и координация на задачите между отделите или проектните екипи“.
Независимо дали работите в малка или голяма компания, вътрешните комуникационни потоци определят в значителна степен атмосферата в офиса и помагат за изграждането на междуличностни отношения на работното място.
Тази комуникация може да се осъществява лично, по телефона или по електронна поща. Но независимо от начина, по който се осъществява, тя оказва пряко влияние върху производителността и бизнес резултатите. Ето защо е важно да разберем и да практикуваме ефективна комуникация на работното място.
Разбиране на хоризонталната или латералната комуникация
Всяко работно място се нуждае от редовна комуникация, за да функционира гладко.
Докато неформалните лични взаимодействия помагат за изграждането на междуличностни отношения с вашите колеги, ефективната комуникация на работното място е ключът към растежа на всяка организация.
Официалният поток на комуникация може да включва инструкции за задачи, имейли с актуална информация за проекти, молби за помощ и т.н. В контекста на работното място, те попадат в обхвата на хоризонталната комуникация.
Например, графичният отдел на вашата агенция трябва да информира отдела за копирайтинг за промените в иконите и темите за следващата рекламна кампания. Те могат да проведат среща, за да обсъдят това, а също и да изпратят имейл, в който да подчертаят новите стандарти.
По принцип, едно взаимодействие се счита за хоризонтална комуникация, ако:
- Провежда се с хора или единици на същото йерархично ниво.
- Е донякъде неформална и по-малко структурирана.
- Цели да постигне сътрудничество и решаване на проблеми
- Улеснява координацията, споделянето на информация и разрешаването на конфликти.
В такива случаи веригата на комуникация може да бъде дълга, отнемаща време и разсейваща. Преди да се усетите, ще сте прекарали половината от работния си ден в изпращане и получаване на имейли, бележки и т.н.
Съвет от професионалист: Използвайте функциите за управление на имейли и проверка на ClickUp, за да се уверите, че комуникацията ви остава организирана и лесно достъпна. Тя действа като централен хъб, който поддържа всичко организирано и на едно място, като замества необходимостта да преминавате между пощенската си кутия и различни инструменти за проверка. Можете дори да я използвате, за да превърнете конкретни имейли в задачи в ClickUp.
Ключови характеристики на ефективната хоризонтална комуникация
Ефективната хоризонтална комуникация има няколко отличителни характеристики:
- Яснота: Комуникацията е ясна и ориентирана към целта, в формат, който се разбира и интерпретира от получателя.
- Активно слушане: Целта е да се слуша внимателно и да се обсъждат предварително всички съмнения или препятствия.
- Прозрачност: Начинът, съдържанието и целта на комуникацията насърчават изграждането на доверие, прозрачност и отчетност.
- Сътрудничество: Хоризонталната комуникация има за цел да оптимизира усилията за сътрудничество и да премахне изолираността от работния процес за гладко протичане на бизнес операциите.
- Стимулиране на иновациите: като улеснява обмена на идеи между екипите, тя спомага за насърчаване на иновациите и нестандартните подходи.
- Последващи действия: Участниците извличат заключения от комуникацията и предприемат последващи действия, като дискусии или действия, ако е необходимо.
- Подкрепяща: Екипите, които управляват ефективно хоризонталната комуникация, осигуряват на членовете си безопасно пространство, в което да споделят своите мисли и идеи с увереност.
В най-добрия случай хоризонталната комуникация насърчава работата в екип, повишава отговорността и създава прозрачност сред колегите. Тя засилва усещането за работа за постигане на обща цел в организацията, което става по-лесно с подходящите комуникационни инструменти.
Инструментите за комуникация на работното място ви помагат да централизирате всички взаимодействия и да поддържате екипите в синхрон, като се фокусирате върху ключовите характеристики на ефективната комуникация.
Хоризонталната комуникация се различава от другите два вида комуникация на работното място: диагоналната и вертикалната комуникация.
Хоризонтална срещу диагонална комуникация
Докато хоризонталната комуникация се осъществява между лица или отдели на едно и също ниво, диагоналната комуникация е по-хибридна.
Тя включва както комуникация надолу (с служители на по-ниски нива в йерархията), така и комуникация нагоре (с тези на по-високи нива в йерархията), независимо от техния отдел.
Да предположим, че сте мениджър по продажбите, натоварен с провеждането на сезонна кампания. Трябва да си сътрудничите с маркетинг специалисти и мениджъри, за да създадете редовни рекламни текстове и бюлетини за кампанията. Всички ваши комуникационни потоци по този въпрос биха се считали за диагонални.
Ефективните практики за диагонална комуникация могат да подобрят производителността на компанията и удовлетвореността на служителите. Същото може да се каже и за вертикалната комуникация.
Хоризонтална срещу вертикална комуникация
Вертикалната комуникация се осъществява между хора, принадлежащи към две нива в организационната йерархия. Тази форма на комуникация може да бъде както възходяща, така и низходяща.
Например, висшето ръководство на вашата компания провежда общо събрание, за да обсъди бюджета и плановете на компанията за следващата финансова година. Те споделят своята визия и решения с всички на работното място, включително и с най-ниските нива на йерархията.
Обратното е, когато служител докладва на своя старши мениджър за напредъка си по даден проект. Този доклад се предава на вицепрезидента на отдела за по-добро вземане на решения.
И двете са подходящи примери за вертикална комуникация.
За разлика от хоризонталните комуникационни структури, вертикалната комуникация има по-силен и по-ясен канал за обратна връзка, с по-малко възможности за спорове по един и същ въпрос.
Въпреки това, хоризонталната комуникация набира скорост в съвременния корпоративен пейзаж благодарение на своята прозрачна и гъвкава природа и положително влияние върху културата на работното място.
Значение и цел на хоризонталната комуникация
С риск да прозвучи повторно, хоризонталната комуникация е ключът към създаването на здравословна и сътрудническа работна среда. Тя укрепва четирите основни стълба на положителната култура на работното място: работа в екип, ефективност, решаване на проблеми и удовлетворение от работата.
Нека научим повече за целта и ползите от хоризонталната комуникация:
Повишава сътрудничеството и работата в екип
Успехът на всеки проект зависи от сътрудничеството в реално време между служителите и отделите. Проблемите стават по-лесни за решаване, а информацията – по-лесна за споделяне. Можете да намалите пречките и да постигнете по-бързи резултати за по-висока производителност.
Например, ако няколко души работят едновременно по един файл, най-добре е да има онлайн версия на файла с разрешения за достъп, където те могат да си сътрудничат, когато е необходимо, и да завършат задачата бързо.
Осигурява бърз и ефективен поток на информация
Потокът от информация не означава само споделяне на информация чрез чат или имейли, а включва и споделяне на данни между процесите и инструментите в организацията. Интелигентните инструменти за управление на комуникацията насърчават ефективното сътрудничество и споделянето на информация, като същевременно поддържат йерархията на отчитане и включват всички заинтересовани страни.
Можете да следите информационните си канали и да се връщате към всеки поток, когато е необходимо.
Подобрява решаването на проблеми и конфликти
Конфликтите и пречките в работния процес са неизбежна част от всяка организация. Поддържането на организиран канал за хоризонтална комуникация улеснява справянето с такива ситуации.
Можете да държите различни хора и екипи в течение и да комуникирате между работните групи. Можете също да намерите по-прозрачни начини за разрешаване на конфликти с справедлив и информиран процес на вземане на решения, базиран на ефективна комуникация.
С ефективна хоризонтална комуникация можете да насърчите откритостта в взаимодействията и да поканите хората да споделят своите идеи и гледни точки. Това създава по-приветлива атмосфера на работното място и до голяма степен подобрява отношенията между работниците и компанията.
ClickUp Whiteboards е идеалното място за вас и членовете на вашия екип да създавате идеи, визуализирате и планирате заедно. Всички членове на вашия екип могат да работят едновременно на Whiteboard, независимо къде се намират.
Хоризонтална комуникация в плоски организации
Структурата на вашата организация често определя колко ефективно можете да комуникирате между отделите. Тя може да създава и да влияе на информационни блокажи, комуникационни силози, корпоративни забавяния и т.н.
Може да се каже, че строго изолираната организационна структура пречи на ефективната комуникация. Другата алтернатива е плоската организация, при която компаниите премахват йерархията между отделите. По този начин всяка комуникация в плоска организация е хоризонтална.
Някои популярни примери за плоски организации са Amazon, Netflix и Spotify. Тези компании са се опитали да премахнат средното управленско ниво, за да ускорят иновациите и вземането на решения, което води до по-бързи решения.
Просто казано, междуфункционалната работа означава прескачане на йерархиите. Вместо да чакате шефовете да се свържат, можете да се обърнете директно към другите отдели и да си сътрудничите, за да решите проблема по-бързо.
В тези случаи минималната йерархия насърчава сътрудничеството в комуникацията, амбицията на служителите, хоризонталното учене и по-иновативното мислене. Служителите вземат независими решения, което повишава чувството за принадлежност и укрепва знанията на компанията.
Както всичко друго, хоризонталната комуникация не е само розови облаци; тя има своите предимства и недостатъци.
Предимства и недостатъци на хоризонталната комуникация
Ако се практикува правилно, хоризонталната комуникация насърчава ефективната работа в екип, подобрява производителността и намалява оперативните разходи. Тя също така внушава дух на единство сред работниците, като ги кара да се чувстват, че работят за постигането на обща цел.
Ако не се управлява правилно, хоризонталната комуникация може да създаде пречки в бизнеса. Служителите се затрудняват с капаните на многоканалната комуникация, губят представа за целите си и предизвикват забавяния в работния процес.
Представете си колко време би отнело да прочетете и отговорите на стотици имейли, да изброите важни задачи, да се свържете за обратна връзка и да внедрите промени в даден проект. Колкото по-голям е обемът на неефективната комуникация, толкова по-трудно е да се постигнат положителни резултати.
Предимства
В най-добрия случай хоризонталната комуникация има многобройни предимства:
- Повишена удовлетвореност от работата: Служителите се чувстват по-мотивирани в гъвкава работна култура, в която са свободни да общуват помежду си по проектите.
- По-кратко време за разрешаване на проблеми: Директната комуникация с засегнатите лица значително намалява времето за разрешаване на проблеми.
- По-бързо вземане на решения: Използването на по-малко управленски нива означава, че вземате по-бързи решения и решавате проблемите в реално време.
- Подобрена комуникация: Латералната комуникация подобрява работните взаимоотношения и улеснява по-гладкото сътрудничество.
- Намаляване на недоразуменията: Когато всички заинтересовани страни комуникират открито, вероятността от недоразумения се намалява значително.
Недостатъци
Недостатъците на хоризонталната комуникация произтичат от това, че тя не се използва или организира систематично, което води до следното:
- Липса на контрол: Мениджърите и супервайзорите имат по-малко контрол върху решенията при хоризонталния подход.
- По-висока вероятност за конфликти: Вероятността за конфликти се увеличава, когато комуникацията е между единици на едно и също йерархично ниво.
- Загуба на време: Ако хоризонталната комуникация не е организирана и проследявана ефективно, това може да доведе до по-голяма загуба на време за незначителни въпроси.
- По-голяма обърканост: Когато има множество комуникационни канали, които трябва да се поддържат, служителите могат да се объркват ежедневно.
- Информационни силози: Няма нищо, което да гарантира, че цялата релевантна информация е била споделена със заинтересованите страни, което може да доведе до загуба на знания и да създаде силози.
- Неформален подход: Хоризонталната комуникация често е неформална и в някои случаи може да не съответства на корпоративните политики.
Как да се справяте с предизвикателствата
Недостатъците изглеждат тревожни, но има прости мерки, които можете да предприемете, за да намалите рисковете от хоризонталната комуникация.
Дръжте мениджърите и супервайзорите в течение
Най-добрият начин да регулирате латералната комуникация е да държите супервайзорите в течение. Това гарантира, че вашите висшестоящи са информирани за състоянието на задачите и са запознати с обмена на информация. Това може да ви помогне и в сложни ситуации, в които може да се наложи да се включи супервайзор. Също така позволява на супервайзорите да създават отчети за даден проект и да комуникират с други екипи, ако е необходимо.
Намалете прекомерния брой имейли, като използвате канали за съобщения
Централизираният софтуер за комуникация предотвратява претоварването с информация, като замества по-голямата част от комуникацията по имейл с чат в реално време чрез платформи за съобщения. Той е по-ефективен и спестява време – хората са склонни да отговарят по-бързо на кратки съобщения в чата, отколкото на имейли. Така че, ако се нуждаете от бърза помощ от експерт по дадена концепция, не е нужно да чакате отговора му по имейл. Съобщенията са по-умни и по-бързи.
ClickUp Chat View предлага оптимизирано решение за комуникационните нужди на вашето работно място с разширени функции като присвояване на коментари и маркиране на хора. Създавайте чат стаи за конкретни проекти, екипи или теми, като поддържате разговорите организирани и избягвате претоварване с информация.
Определете работното си време
Важно е да спазвате строги работни часове, когато разчитате предимно на хоризонтална комуникация. Вашите колеги може да си помислят, че сте на разположение денонощно и да ви търсят по всяко време с въпроси и молби. Избягвайте това, като определите строги граници за вашата наличност и създадете график за известия, така че да получавате съобщения само по време на работното време.
Повечето платформи за съобщения имат функция „Не ме безпокойте“, която ви позволява да спрете известията за определен период от време всеки ден. Използвайте я, както и опциите за заглушаване и беззвучен режим, за да постигнете по-добър баланс между работата и личния живот.
Поставете комуникационни цели
Вашите комуникационни цели трябва да бъдат SMART:
- Конкретно
- Измеримо
- Постижимо
- Съответно
- Ограничено във времето
Използвайте ClickUp Goals, за да зададете ясни цели за вашата комуникация, за да сте сигурни, че сте на прав път, изпълнявате задачите навреме и оптимизирате производителността си. По-големите цели могат лесно да бъдат разбити на ClickUp Tasks за по-добри резултати. Тези задачи могат да подчертаят комуникационните нужди, като създаване на отчети или споделяне на актуална информация със заинтересованите страни.
За да го направите, са необходими няколко информирани стратегии за цялостно подобряване на сътрудничеството.
Стратегии за подобряване на хоризонталната комуникация
Въведете инструмент за управление на проекти
Интелигентният софтуер за управление на проекти разполага с множество канали за комуникация за сътрудничество, като чат или незабавни съобщения, документация, видеоразговори и пощенски кутии. Той ви помага да обедините комуникацията на различни платформи под един покрив и също така автоматизира задачи като напомняния за срещи и известия за отсъствие от офиса.
Използвайте ClickUp, задвижван от изкуствен интелект, за да намерите едно решение за всичките си нужди от комуникация и сътрудничество на работното място.
Организирайте работата си, общувайте с членовете на екипа, възлагайте задачи на колегите си, вграждайте и споделяйте връзки, споделяйте документи и усъвършенствайте съобщенията си с богати възможности за редактиране. Тези функции могат да подобрят комуникацията в екипа за по-добро управление на производителността.
Използвайте силата на изкуствения интелект с ClickUp Brain, за да подобрите писмената си комуникация. ClickUp Brain може автоматично да обобщава дълги документи, имейли или дискусии в рамките на задачите в ClickUp. Това може да помогне на колегите, работещи в различни отдели, бързо да схванат ключовите моменти от работата на другите, подобрявайки разбирането и информационния поток.
Използвайте шаблони за комуникационни планове
Шаблоните за комуникация са солиден ресурс за планиране на бизнес взаимодействия. Те разполагат с персонализирани полета, изгледи и функции за управление на проекти, които ви помагат да създавате персонализирани съобщения и да координирате разговорите със заинтересованите страни.
Планът за комуникация ви помага да:
- Подобряване на качеството на комуникацията
- Организирайте взаимодействията въз основа на организационните цели, графиците и отделите.
- Стандартизирайте вашето послание
- Фокусирайте се върху ключови показатели с бързи резултати
Шаблоните за комуникационни планове могат да играят ключова роля за подобряване на сътрудничеството между членовете на екипа. Шаблонът ви помага да създадете ефективно съобщение, като премахнете излишната информация и се насочите ефективно към желаната аудитория.
Използването на персонализирани шаблони за вашия комуникационен план ви позволява да се фокусирате върху подходящите канали за аудитория и форма на комуникация, да създавате полезни CTA, да планирате и организирате вашата комуникационна стратегия около бизнеса и да поддържате последователен стил и тон.
Подобрете сътрудничеството и проследявайте усилията си, като използвате шаблона за комуникационен план на ClickUp. Адаптирайте плана към конкретните нужди на вашия бизнес, като добавите персонализирани полета, статуси и изгледи. Функции като крайни срокове, коментари към задачи, автоматизация, изкуствен интелект и други ви помагат да използвате този шаблон ефективно както за вътрешна, така и за външна комуникация.
Професионален съвет: Използвайте ClickUp Brain, за да създадете свои уникални шаблони за дневен ред на срещи или планове за сътрудничество
Сътрудничество с отдела по човешки ресурси
Отделът по човешки ресурси на вашата компания може да бъде полезен съюзник в осигуряването на хоризонтална комуникация. Той може официално да насърчи различните отдели да взаимодействат повече, да споделят идеи, да внедряват иновации, да си сътрудничат и да разрешават конфликти по конструктивен начин.
Всяка компания има свои политики за справяне с комуникационни проблеми, но няколко стандартни мерки могат да помогнат за гладкото протичане на процесите във всички организационни структури:
- Създаване на стандартни канали за комуникация, като цифрови платформи и редовни срещи за проверка
- Насърчаване на всички заинтересовани страни да провеждат и посещават срещи и презентации
- Влизане в контакт със служителите, за да се идентифицират техните проблеми и да се въведат мерки за тяхното решаване.
- Анализиране на силозите и работа за премахването им чрез по-добро сътрудничество
Шаблоните на ClickUp за HR и набиране на персонал са идеални за подпомагане на хоризонталната комуникация и създаване на съдържание за различни сценарии, като отчети, годишни цели, формуляри за кандидатстване, фирмена уики и т.н.
Одит на вътрешната комуникация
Ако не проследявате и анализирате комуникациите, как ще разберете какво не е наред и защо?
Всяка организация се възползва от вътрешните одити. Те трябва да се фокусират главно върху идентифицирането на областите с ниска производителност в работния процес и тяхното оптимизиране за по-добри резултати. Редовният анализ и прилагането на обратна връзка могат да помогнат за максимизиране на производителността и премахване на неефективните канали за комуникация.
Изработете ефективна стратегия за хоризонтална комуникация
Комуникационните стратегии са силно адаптивни в зависимост от изискванията и целите на вашата организация.
Създаването на ефективна стратегия за хоризонтална комуникация има големи ползи за работното място, тъй като:
- Помага за по-добро разпространение на знанията чрез стандартизиране на планираните срещи, бюлетини, прегледи на резултатите и т.н.
- Помага на служителите да усъвършенстват уменията си и им предоставя необходимите инструменти за ефективно изпълнение на работата им.
- Гарантира, че вашата организация редовно постига важните KPI
- Насърчава сътрудничеството при решаването на проблеми
- Намалява броя на дългите и излишни срещи
- Насърчава съгласуваността между различни отдели и екипи, разположени на различни места и в различни часови зони.
Усъвършенствайте хоризонталната комуникация с ClickUp
Сега, когато вече имате добра представа за хоризонталната комуникация и как тя облагодетелства вашата работна култура, следващата стъпка е да изберете подходяща платформа за сътрудничество за вашата организация. Подходящата платформа засилва всички предимства на хоризонталната комуникация, като прозрачност, гъвкавост, работа в екип и продуктивност в взаимодействията.
Всичко, от което се нуждаете, е ClickUp, за да синхронизирате всички и да премахнете проблемите с комуникацията. Присъединете се и революционизирайте работния си ден, като подобрите сътрудничеството, увеличите видимостта, автоматизирате рутинните задачи и винаги доставяте проектите навреме.
Регистрирайте се безплатно в платформата ClickUp и започнете да използвате комуникация от ново поколение за секунди!