يحلم كل مدير مشروع بالعمل مع عميل أو صاحب مصلحة يقول أشياء مثل "خذ كل الوقت الذي تحتاجه" و"المال ليس مشكلة"
في الوقت نفسه، يعرف كل مدير مشروع أن هذه السيناريوهات هي في الحقيقة أضغاث أحلام. ولسوء الحظ، فإن معظمهم سيواجهون معوقات المشروع التي لديها القدرة على إحداث تموج في دورة حياة المشروع.
تؤثر هذه القيود المزعجة على كيفية التعامل مع مشاريعك، وما يمكنك تقديمه، ومتى يمكنك تسليمها بحلول الموعد المحدد، وما هي جودة المخرجات. إن إدارة قيود المشروع أمر ضروري للتخطيط لمشروع ناجح.
والخبر السار هو أن قيود إدارة مشروعك يمكن معالجتها أو إصلاحها أو منعها تمامًا. أنت بحاجة إلى الأدوات والعمليات الصحيحة لضمان بقاء كل شيء في الوقت المحدد وفي حدود الميزانية، وأن مخرجات مشروعك ستلبي توقعات عميلك.
سنطلعك على قيود المشروع الأكثر شيوعًا ونشاركك النصائح والأدوات اللازمة لإدارتها حتى تتمكن من إعداد فريقك للنجاح.
ما هي قيود المشروع؟
قيود المشروع هي أي عوامل تحدّ من قدرة قادة الفرق أو مديري المشاريع على الوصول إلى إنجاز المشروع بنجاح. تدور أكثر أنواع قيود المشروع شيوعًا حول: الجداول الزمنية للمشروع أو المثلث الحديدي، والذي نعرف أنه يبدو كاسم جزيرة خاصة لأحد أشرار بوند. 🦹
بالإضافة إلى القيود الثلاثية، هناك ثلاثة قيود أخرى شائعة في المشروع تشمل الموارد، المخاطر، معايير الجودة. إليك نظرة على جميع القيود الستة الشائعة وكيف ستؤثر على مشروعك:
1. نطاق المشروع
يحدد نطاق المشروع ما يفترض أن ينجزه المشروع ومقدار العمل الذي يجب إنجازه. يجب أن يكون لديك فهم واضح لقيود النطاق من أجل تحديد ما إذا كانت قيود المشروع الأخرى - مثل الجدول الزمني والميزانية - معقولة.
يمكن أن يساعدك فهم نطاق المشروع على تفادي حدوث ما يلي زحف النطاق -عندما تستمر إضافة المزيد والمزيد من المهام إلى مشروعك.
يحافظ مستند نطاق العمل على توافق الجميع على متطلبات المشروع على سبيل المثال، لنفترض أن مشروعك هو إنشاء موقع إلكتروني من 10 صفحات وفجأة يريد عميلك إضافة صفحتين أخريين. بما أن هذا خارج نطاق المشروع الأصلي، فأنت تعلم أنه يجب عليك العودة إلى العميل لمناقشة كيف ستؤثر إضافة هاتين الصفحتين على ضوابط المشروع (أو الجدول الزمني والميزانية الخاصة بالمشروع).
هذا هو السبب في أن وثائق مثل نموذج نطاق عمل ClickUp ضرورية لتسجيل كل ما يتعلق بالمشروع. يجب أن تتفق أنت وعميلك على وثيقة نطاق المشروع مع إدراك أن أي تغييرات ستغير قيود المشروع الرئيسية الأخرى.
2. الجدول الزمني للمشروع
الجدول الزمني للمشروع هو الفترة الزمنية التي لديك لإكمال المشروع. يجب أن يأخذ جدولك الزمني في الحسبان المدة الزمنية التي ستستغرقها لإكمال دورة حياة المشروع بأكملها - من بدء المشروع إلى التخطيط إلى إكمال المشروع وإغلاقه. ⏰
في بعض الأحيان، سيأتيك أصحاب المصلحة إليك مع وضع جدول زمني محدد في الاعتبار. لكن البعض قد يشرح لك نطاق المشروع ويطلب منك إعادة تقدير الوقت الذي سيحتاجه فريقك لإكماله.
استخدم طريقة عرض مخطط جانت في ClickUp لجدولة المهام، ومواكبة تقدم المشروع، وإدارة المواعيد النهائية، والتعامل مع الاختناقات.
عندما تقوم بتصميم جدول مشروعك، ضع التبعيات في الاعتبار. فبينما يمكن إكمال بعض المهام في وقت واحد، قد تحتاج إلى إكمال مهام أخرى قبل أن تتمكن من الانتقال إلى الخطوة التالية في سير عملك.
3. ميزانية المشروع
ميزانية المشروع هي مقدار الأموال التي يمكنك إنفاقها لإنجاز هذا الشيء. عندما تعمل على تخصيص ميزانيتك، ضع في اعتبارك أن رواتب أعضاء الفريق هي جزء من تكاليف مشروعك (وغالبًا ما تكون الجزء الأكبر). 💸
وبالمثل، إذا كانت لديك اشتراكات وأدوات SaaS التي يستخدمها فريقك للقيام بعمله، فقد تحتاج إلى أخذ هذه التكاليف في الاعتبار في ميزانيتك أيضًا. أما بالنسبة لمديري المشاريع الذين يعملون في بيئة عمل مع جميع أصحاب المصلحة الداخليين، فقد تحتاج إلى تأكيد ما إذا كانت رواتب الموظفين تدخل في الميزانية أم لا.
احصل على نظرة عامة رفيعة المستوى لميزانية مشروعك أثناء إدارة المهام والحالات باستخدام قالب إدارة المشاريع المدرجة في الميزانية ClickUp
إذا تم تخصيص مبلغ محدد لك لإكمال مشروع ما ولم يكن عليك احتساب رواتب فريق العمل، فيمكنك وضع الميزانية في المعدات الأساسية. ولكن إذا كان عليك أن تضع في الحسبان الرواتب، فعليك أن تضع في الحسبان تكاليف تشغيل الوقت في ذلك الجدول الزمني المحدد.
باستخدام قالب إدارة المشاريع المدرجة في الميزانية ClickUp يمكن أن يساعدك على تتبع نفقاتك وإنفاقك المحتمل لتجنب الوقوع في هذا القيد المكلف.
4. موارد المشروع
تشمل الموارد أي شيء تحتاجه لإكمال المشروع، بخلاف الوقت والمال. يمكن أن يكون ذلك أعضاء الفريق اللازمين لبناء ذلك الموقع الإلكتروني المكون من 10 صفحات - نعني 12 صفحة.
قد تحتاج إلى مطور ومصمم ومؤلف إعلانات - ولكن قد تكون بعض الموارد تعمل على مشاريع أخرى حاليًا أو بعد مشروع موقعك الإلكتروني الجديد مباشرةً. هذا يضع الكثير من التركيز على تجنب قيود الموارد ضمن الجدول الزمني للمشروع.
استخدم طريقة عرض عبء العمل في ClickUp لمعرفة من هو متقدم أو متأخر وسحب المهام وإفلاتها بسهولة لإعادة تخصيص الموارد
إذن ما تحتاجه حقًا هو عرض رفيع المستوى لأعباء عمل فرقك حتى تتمكن من التخطيط أو إجراء تعديلات سريعة. لحسن الحظ، يمكن لمديري المشاريع استخدام تخصيص الموارد أدوات لإدارة أعباء العمل والوقت عبر المهام لضمان عدم تخصيص عمل أقل أو أكثر من اللازم.
5. مخاطر المشروع
بعض المشاريع أكثر خطورة من غيرها، ولكن كل مشروع تقريبًا ينطوي على مخاطر. بالنسبة لـ إدارة المشاريع الإنشائية ، قد تشمل المخاطر الإصابات في الموقع أو فقدان المعدات. ولكن بالنسبة لـ إدارة مشروع الموقع الإلكتروني ، هناك مخاطر تعطل الموقع، أو تعطل الروابط، أو تغيير النسخ في اللحظة الأخيرة، أو خسارة الإيرادات أثناء تعطل الموقع الإلكتروني.
ولضمان نجاح مشروعك، قم بإعداد استراتيجية لإدارة المخاطر قبل أن تبدأ
يمكنك التخفيف من المخاطر في موقع البناء من خلال التأكد من تدريب جميع أعضاء فريقك على بروتوكولات السلامة وتأمين الموقع. ويمكنك التخفيف من مخاطر ترحيل موقع الويب عن طريق إجراء التغييرات في وقت متأخر من الليل عندما تكون حركة المرور على الموقع في حدها الأدنى.
احصل على تمثيل مرئي للمخاطر المحتملة لمشروعك باستخدام قالب ClickUp لتحليل المخاطر على السبورة البيضاء حتى يتمكن فريقك من التعاون في تخفيف المخاطر
حتى لو كنت تعتقد أن المشروع ينطوي على القليل من المخاطر، خذ الوقت الكافي لسؤال أعضاء الفريق عما يعتقدون أنه يمكن أن يحدث خطأً ووضع خطة طوارئ. باستخدام قالب لوحة تحليل المخاطر ClickUp ، يمكنك الحصول على السبق في العثور على أي مشكلة محتملة أو قيد محتمل على المشروع في هذا القالب المرئي للوحة المعلومات.
يوفر قالب قيود المشروع هذا أيضًا الوقت والجهد عبر مشاريعك من خلال ضمان تقييم جميع مخاطر المشروع المحتملة باستخدام نفس المعايير. وهذا يعني حصولك على استراتيجيات أكثر فعالية لإدارة المخاطر - بشكل أسرع.
6. جودة المشروع
يتمثل القيد الأخير في جودة مشروعك - أو عيار تنفيذ المشروع . سيرغب أعضاء فريقك وأصحاب المصلحة في إنشاء ورؤية أفضل مخرجات بجودة المشروع.
لكن جميع قيود مشروعك الأخرى ستؤثر على مدى الجودة العالية التي يمكنك تحقيقها. وبصفتك مديراً للمشروع، قد يتعين عليك أن تقرر ما هي المقايضات التي ترغب في إجرائها في جودة المشروع من أجل إكمال المشروع بشكل أسرع أو مقابل أموال أقل.
كيفية إدارة قيود المشروع ## كيفية إدارة قيود المشروع
إدارة قيود المشروع هي عملية تلاعب مستمرة. (لا نعرف لماذا تستمر تشبيهات السيرك هذه في السقوط منا - ربما لأن كونك مدير مشروع يشعرك بأنك قائد سيرك المكتب) 🎪
ولكن باستخدام الأدوات المناسبة، يمكنك العمل ضمن قيود مشروعك وتقديم منتج نهائي من الدرجة الأولى. إليك 10 أدوات إدارة المشروع لمساعدتك في إدارة القيود.
1. فهم النطاق الكامل للمشروع
الخاص بك نطاق العمل يحتاج المستند إلى تحديد أهداف المشروع ونطاقه ومخرجاته بدقة والتي يجب أن تكون أصحاب المصلحة في المشروع توقع. سيكون هذا بمثابة مرجع في جميع مراحل المشروع وسيساعدك على منع زحف النطاق.
2. إنشاء ميثاق المشروع
ميثاق المشروع هو مرجع عالي المستوى، يوضح أهم المعلومات الخاصة بالمشروع
يعمل ميثاق المشروع كمرجع سريع يحدد أصحاب المصلحة في المشروع، وأعضاء الفريق، والموارد، والأهداف، والنطاق، والمخرجات، والمراحل، والمخاطر، وعملية الموافقة. سيعطي كل فرد في فريقك رؤية عالية المستوى ويساعدك على البقاء على المسار الصحيح.
ومع قالب ميثاق مشروع ClickUp ، يمكنك الوصول إلى مستند مجاني ومحوري للإذن رسمياً بوجود مشروع ما. سيوفر العمل من هذا القالب لمديري المشاريع القدرة على بناء وتخصيص الموارد التنظيمية لأنشطة المشروع. 🛠️
3. استضافة اجتماع استهلالي
قم بتنظيم وتخطيط اجتماع استهلالي للحصول على موافقة فريق المشروع الخاص بك
بمجرد حصولك على رؤية رفيعة المستوى للمشروع، حان الوقت لجمع فريق المشروع الخاص بك. يسمح لك الاجتماع الافتتاحي بشرح المشروع وقيوده لجميع المعنيين. يمكنك تبسيط قائمة المراجعة الخاصة بك بمساعدة قالب اجتماع انطلاق المشروع الخاص ب ClickUp .
سيتمكن أعضاء الفريق الأساسيون من الإشارة إلى المخاطر المحتملة للمشروع أو المشكلات المتعلقة بالجدول الزمني أو الميزانية حتى تتمكن من معالجتها مع أصحاب المصلحة في أقرب وقت ممكن.
مكافأة: تحقق من أعلى 10 قوالب لبدء المشروع للاجتماعات في المستندات و PPT
4. تنظيم هيكل تقسيم العمل
في هيكل تقسيم العمل الخاص بك، ستنظم مشروعك في جميع المهام التي يحتاج فريق مشروعك إلى القيام بها لإكمال مخرجاتك. سيساعدك هذا على البدء في جدولة الأنشطة وبناء الجدول الزمني الخاص بك.
تسمح لك هياكل تقسيم العمل برؤية أنشطتك في قائمة أو لوحة الحالة أو مخطط جانت لتصور حقًا كيف ستصل إلى نجاح المشروع. سيمنع هذا أي قيد على المشروع من السيطرة على العملية بأكملها.
5. قم بإنشاء خطة إدارة مشروعك
تسمح لك خطة المشروع بالبدء في تعيين المهام ومراقبة التقدم المحرز
ستضع خطة مشروعك رسمياً مشروعك موضع التنفيذ. ابدأ بجدولة الأنشطة وإضافة التبعيات ومراقبة التقدم المحرز كجزء من وقتك استراتيجية الإدارة .
يمكنك استخدام نموذج خطة مشروع ClickUp مثال على خطة المشروع للبدء أو استكشاف المزيد من القوالب لتتناسب مع منهجيات إدارة المشروع المفضلة لديك - من رشيق إلى الشلال إلى كانبان يمكنك أن ترى على الفور النطاق الترددي لأعضاء فريقك حتى تتمكن من منعهم من التحميل الزائد، مما قد يساعد على منع تفويت المواعيد النهائية أو العمل الأقل جودة.
9. أتمتة المهام المتكررة
استخدم وصفات الأتمتة المبنية مسبقًا أو قم بتخصيصها بناءً على احتياجاتك، حتى يتمكن فريقك من التركيز على ما هو أكثر أهمية
واحدة من أفضل أدوات إدارة الوقت المتاحة لك ولفريقك هي أتمتة سير العمل . من خلال أتمتة المهام المتكررة، يمكنك إكمال المشاريع بشكل أسرع وتحرير فريقك لمهام أكثر أهمية.
10. إضافة ضوابط الجودة
تضمن لك قائمة تدقيق مراقبة الجودة وعملية الموافقة الوفاء بقيد الجودة الخاص بك نموذج قائمة مراجعة مراقبة الجودة ClickUp لمراقبة الجودة يمكن أن يساعدك في تقديم مخرجات عالية الجودة. يمكن لكل عضو من أعضاء فريقك استخدامه لمراقبة عمله الخاص، ويمكن للمراجعين التأكد من أن كل شيء على مستوى المعايير. لذلك عندما يصل مشروعك إلى عملية الموافقة، سيكون الأمر سلسًا. ⛵️
هل تشعر بالقيود؟ جرّب ClickUp
يمكن أن يساعدك برنامج إدارة المشروع الصحيح على البقاء على رأس جميع قيود مشروعك من الجدول الزمني والميزانية إلى المخاطر وضوابط الجودة. حتى تتمكن من إدارة مشروع ناجح. 🏆
ClickUp هو الأداة المثلى لـ فرق إدارة المشاريع . يساعدك على التنظيم من خلال لوحات معلومات المشروع والأتمتة والتكامل مع الأدوات التي تستخدمها بالفعل. بالإضافة إلى ذلك، مع وجود آلاف القوالب للاختيار من بينها، يمكنك التخطيط لجميع قيود مشروعك ومراقبتها.
لذا، حتى لو لم يكن صاحب المصلحة الخاص بك مليارديراً غريب الأطوار، فإن ClickUp يمكن أن يجعلك تشعر بأن ميزانية مشروعك و القيود الزمنية ليست مشكلة
وبالحديث عن الميزانية، يمكنك البدء في استخدام ClickUp مجانًا. الآن هذا بالتأكيد يتناسب مع قيود المشروع.