تخيل أنك أجريت للتو مكالمة هاتفية مع عميل محتمل أعرب عن اهتمامه بخدماتك. ثم في وقت لاحق، تقرأ رسالة بريد إلكتروني من عميل آخر لديه استفسارات ويريد المزيد من المعلومات.
يمر أسبوع، وتجد صعوبة في تذكر تفاصيل تلك المحادثة. وتمرر إلى ما لا نهاية عبر صندوق الوارد الخاص بك، بحثاً عن تلك الرسالة الإلكترونية. تحدث عن الإحباط! 👀
ماذا لو كان لديك طريقة بسيطة ومنظمة لتوثيق كل نقطة اتصال خارجية؟ هنا تأتي فائدة قوالب سجل المكالمات. فهي تساعدك على الاحتفاظ بسجل واضح وشامل لمكالماتك الهاتفية ورسائل البريد الإلكتروني والتفاعلات الأخرى.
في هذه المقالة، سوف نشاركك 10 قوالب مجانية وقابلة للطباعة لسجل المكالمات في Excel و ClickUp، حتى تتمكن من تبسيط اتصالاتك، وتعزيز إنتاجيتك، وضمان عدم إهمال أي معلومات حيوية. دعنا نبدأ! 🚦
ما هو قالب سجل المكالمات؟
قالب سجل المكالمات هو مستند قابل للتخصيص يتيح لك تسجيل وتتبع أشكال مختلفة من التواصل، مثل المكالمات الهاتفية والمحادثات المباشرة ورسائل البريد الإلكتروني. في حين أنه يمكن استخدامه من قبل أي شخص، إلا أنه يُستخدم عادةً من قبل المسوقين عبر الهاتف والمبيعات وفرق دعم العملاء لتتبع اتصالاتهم بطريقة منظمة ومنظمة.
تلتقط قوالب سجل المكالمات معلومات مثل تاريخ ووقت التفاعل، واسم المتصل أو المرسل، وتفاصيل الاتصال به، والغرض من التفاعل، وأي ملاحظات أو إجراءات متابعة ذات صلة. هذا الحفظ الشامل للسجلات يجعل من السهل الرجوع إلى المناقشات السابقة، وبناء علاقات أقوى مع العملاء، والبقاء على رأس المهام والالتزامات المهمة. 🙌
ما الذي يجعل قالب سجل المكالمات جيدًا؟
عندما يتعلق الأمر بتسجيل وإدارة تفاعلاتك الخارجية، فإن وجود قالب سجل مكالمات جيد يساعد على تنفيذ المشاريع وتحسين تدفق الاتصالات. ولكن ما الذي يجعل قالب سجل المكالمات "جيدًا" بالضبط؟ دعنا نستكشف الصفات الرئيسية التي يجب البحث عنها:
- تخطيط منظم بشكل جيد: يجب أن يكون القالب بتصميم بسيط ومنظم مع أقسام ذات تصنيف واضح، مما يسمح لك بإدخال المعلومات التي تحتاجها والعثور عليها بسهولة
- التسجيل المكثف للبيانات: يجب أن يسجل القالب التفاصيل ذات الصلة مثل معلومات الاتصال ومدة المكالمة والملاحظات وأي إجراءات متابعة مطلوبة
- تصميم سهل الاستخدام: ابحث عن القوالب التي تعطي الأولوية للبساطة والوضوح والتنقل السلس. وبهذه الطريقة، يمكنك التركيز على تتبع تفاعلاتك مع توفير الإحباط وإضاعة الوقت
- المرونة والتخصيص: سواء كان ذلك بإضافة حقول إضافية أو إجراء تعديلات تتماشى مع علامتك التجارية، يجب أن يمنحك القالب الجيد الحرية والمرونة لتخصيصه بما يتناسب مع احتياجاتك الخاصة
- سهولة الوصول: يجب أن يكون قالب سجل المكالمات الجيد سهل الوصول إليه متى احتجت إليه. سواء كان على حاسوبك أو جهازك اللوحي أو هاتفك، يجب أن يكون على بعد نقرة واحدة فقط
10 قوالب لسجل المكالمات لاستخدامها في 2024
سواء كنت تتطلع إلى تتبع المكالمات الواردة والصادرة، أو استفسارات العملاء، أو ببساطة الاحتفاظ بسجل لمحادثاتك، فإن وجود قالب سجل المكالمات الصحيح يمكن أن يحدث فرقاً كبيراً.
لحسن الحظ، ليس عليك إنشاء نموذج من الصفر أو قضاء ساعات لا تحصى في البحث عن النموذج المناسب. لقد قمنا بالعمل، حتى لا تضطر إلى ذلك! إليك قائمتنا المنسقة لأفضل 10 قوالب لسجل المكالمات لاستخدامها هذا العام وما بعده! ✨
1. قالب سجل مكالمات المبيعات ClickUp
قالب سجل مكالمات المبيعات ClickUp
هل تصيبك فكرة إدارة مكالمات المبيعات بمجموعة من جداول البيانات والملاحظات اللاصقة المبعثرة والنصوص في غير محلها بالصداع؟ إذا كان الأمر كذلك، فإن قالب سجل مكالمات المبيعات هذا مناسب لك.
هذا القالب قالب مكالمات مبيعات ClickUp يأتي في مجلد يحتوي على كل ما تحتاجه لتبسيط مكالمات المبيعات الخاصة بك. ستجد في الداخل قائمتين - متتبع مكالمات المبيعات ونصوص المكالمات. يتيح لك متتبع مكالمات المبيعات التقاط معلومات العميل الرئيسية مثل الاسم والعنوان والبريد الإلكتروني والموقع الإلكتروني ونوع مكالمة المبيعات.
هناك أيضًا طريقة عرض التقويم التي تضمن لك عدم تخطي أي إيقاع. يمكنك جدولة مكالمات المبيعات القادمة والعروض والمتابعة بسلاسة وتلقي تنبيهات في الوقت المناسب مع اقتراب المواعيد النهائية. ⏰
وهل ذكرنا عرض الخريطة؟ فهو يمنحك نظرة شاملة على كيفية امتداد مكالمات المبيعات الخاصة بك في مواقع مختلفة. إنها الأداة المثالية إذا كنت تتطلع إلى تحسين تخطيط المنطقة, تخصيص الموارد بفعالية أو تحديد المجالات المحتملة للتوسع في السوق.
والآن، دعنا نتحدث عن الأتمتة كل إدخال جديد أو تغيير في الحالة يؤدي إلى تطبيق نص برمجي مطابق من قائمة النصوص البرمجية للمكالمات، مما يلغي الحاجة إلى البحث عن النصوص البرمجية يدويًا.
مثل جميع قوالب ClickUp، يأتي هذا القالب مع دليل المستخدم وهو قابل للتخصيص بالكامل، مما يسمح لك بإضافة أو تعديل أو إزالة الميزات التي تناسب احتياجاتك. 🛠️
2. قالب خط أنابيب المبيعات ClickUp
قالب خط أنابيب المبيعات ClickUp
نموذج قالب خط أنابيب المبيعات ClickUp هو نسخة أكثر شمولاً من القالب السابق. يمكنك إدارة خط أنابيب المبيعات والحسابات في مكان واحد!
يتيح لك قسم إدارة خط الأنابيب التقاط عملاء محتملين جدد باستخدام نماذج ClickUp وجمع الردود مباشرةً في الجزء العلوي من خط أنابيب المبيعات. من هنا، يمكنك نقل العملاء المحتملين الجدد على طول المراحل المختلفة لخط سير المبيعات الخاص بك. وإذا كنت ترغب في تحسين هذه العملية، يمكنك التبديل إلى طريقة عرض الفريق لتصور قدرة عمل فريقك وإعادة توزيع عبء العمل بشكل استراتيجي.
بمجرد الفوز بالعميل، يتم نقله تلقائيًا إلى قسم إدارة الحسابات حيث يتم إقرانه مع أعضاء الفريق في فريق الحسابات.
يمكن لفريق الحسابات تجميع عملائهم الحاليين وتصويرهم حسب الأولوية (منخفضة، متوسطة، عالية)، والحالة (تأهيل، رعاية، مطلوب الاهتمام، تجديد)، والمشاركة (نشط، غير نشط، في خطر). وهذا يسمح لهم بتحديد أولويات جهودهم بشكل استراتيجي وتقديم خدمة استثنائية لكل عميل، وفقًا لاحتياجاته الخاصة. 🤩
وعندما يفشل العملاء في تجديد خدماتهم، يتم نقلهم تلقائيًا مرة أخرى إلى قسم العملاء السابقين.
ولكن هذا ليس كل شيء! يمكنك استخدام عرض المستند لإنشاء ومشاركة والتعاون في الوقت الفعلي على إجراءات التشغيل القياسية (SOPs) مع فريقك. وهذا يضمن التوثيق المركزي و مشاركة المعرفة بسلاسة داخل عملك. ابحث عن الإيقاع المناسب للاجتماعات لفريقك !
3. قالب نموذج الاتصال بالعميل ClickUp
قالب نموذج الاتصال بالعملاء ClickUp
يمكنك التوفيق بين استفسارات العملاء من موقعك الإلكتروني، ورسائل البريد الإلكتروني، و إدارة منصات التواصل الاجتماعي يمكن أن يشعرك وكأنك تحاول قطيع القطط. فالذهاب والإياب المستمر، والرسائل المبعثرة، والجهد المتواصل للبقاء على المسار الصحيح يمكن أن يجعلك تشعر بالإرهاق والإجهاد.
لحسن الحظ، فإن قالب نموذج الاتصال بالعميل ClickUp مصمم لإضفاء النظام على هذه الفوضى. سيكون لديك نموذج اتصال للعملاء لتضمينه على موقعك الإلكتروني، أو مشاركته عبر رسائل البريد الإلكتروني، أو حتى الترويج له على وسائل التواصل الاجتماعي.
عندما يملأ العميل نموذج الاتصال، يتم تخزين تفاصيله في قائمة ملخص جهات الاتصال وتعيين الحالة طلب جديد. من هنا، يمكنك تعيين الاستفسار إلى أحد أعضاء الفريق وتعيين تاريخ الاستحقاق ومستوى الأولوية. وبالإضافة إلى ذلك، يمكنك إدارة وتتبع حالة كل استفسار (طلب جديد، طلب جديد، تحت المراجعة، محظور، مكتمل) باستخدام طريقة عرض اللوحة.
استخدم هذا النموذج لاستعادة السيطرة على استفسارات العملاء. قم بتجميع كل التفاصيل المهمة عن المستخدمين لديك والعمل على حل المشكلات، وتحسين جودة الخدمة لديك، وتعزيز إدارة علاقات العملاء (CRM). 📈
4. نموذج تصعيد خدمة العملاء ClickUp لخدمة العملاء
قالب تصعيد خدمة العملاء ClickUp لخدمة العملاء
إذا كانت شركتك تتلقى عددًا كبيرًا من استفسارات العملاء التي غالبًا ما تتطلب مستويات مختلفة من الدعم، فقد لا يكفي نموذج نموذج الاتصال البسيط.
وهنا يأتي دور نموذج نموذج تصعيد خدمة عملاء ClickUp لخدمة العملاء يأتي في. يوجد في جوهره نموذج سجل قابل للتخصيص بالكامل يسمح لعملائك بإثارة مشكلاتهم ومخاوفهم.
يتم تسجيل ردودهم تلقائيًا كتذاكر في المستوى 1. يمكنك حل المشكلات في هذا المستوى أو تصعيدها إلى المستوى 2 لإشراك فريق دعم العملاء المخصص. بالنسبة للمشكلات الأكثر تعقيداً، يسمح لك المستوى 3 بإشراك فريق المنتج أو المطور أو الفرق الهندسية، مما يضمن أن تعالج التحديثات المستقبلية هذه المخاوف.
بمجرد حل المشكلات، يمكن أرشفتها في قائمة التذاكر المغلقة للرجوع إليها في المستقبل. من خلال تمكين الأتمتة، يمكنك تبسيط حركة الاستفسارات عبر مستويات التصعيد المختلفة، مما يضمن سير عمل سلس وفعال.
لتحقيق الفعالية إدارة عبء عمل فريقك ، يحتوي القالب على سعة الفريق عرض. بلمحة سريعة، يمكنك تحديد أعضاء الفريق الذين قد يحتاجون إلى مساعدة ومن يمكنهم التعامل مع تذاكر العملاء, مما يتيح لك موازنة عبء العمل بكفاءة.
يمكن أن تستغرق صياغة ردود العملاء وقتاً طويلاً، ولكن مع ميزة الردود المعلبة يمكنك أن توفر على نفسك عناء العمل. يتضمن القالب 11 قالب بريد إلكتروني مكتوب مسبقاً لتغطية سيناريوهات مختلفة، بدءاً من مخاطبة عميل محبط أو إخطاره بشأن تذكرة تم حلها. ستوفر لك هذه القوالب وقتاً ثميناً وتضمن لك تواصلاً متسقاً واحترافياً مع عملائك.
لا توجد استفسارات عملاء صغيرة جدًا أو كبيرة جدًا، وبغض النظر عن حجمها، سيساعدك هذا القالب على إبقاء رأسك فوق الماء وتقديم خدمة استثنائية وشخصية لكل عميل من عملائك.
5. قالب إدارة خدمة العملاء ClickUp
قالب إدارة خدمة العملاء ClickUp إدارة خدمة العملاء
مع قالب إدارة خدمة العملاء ClickUp ، تحصل على أفضل ما في العالمين: بساطة قالب نموذج الاتصال وبعض الميزات المتقدمة لقالب تصعيد الخدمة.
على غرار القوالب السابقة، يحتوي هذا القالب أيضًا على نموذج قابل للتخصيص لالتقاط استفسارات العملاء وتخزينها في مساحة مركزية. ما يميزه هو تنوع طرق العرض التي يقدمها للإدارة الفعالة. يمكنك التنقل بسرعة عبر الاستفسارات ذات الصلة من خلال التبديل إلى طريقة عرض الفئات.
يقدم هذا القالب تنويعاً فريداً من نوعه في طريقة عرض اللوحة، حيث يتميز بفلتر خاص "مخصص لي". عندما يقوم أعضاء الفريق بالتبديل إلى طريقة العرض هذه، سيشاهدون فقط المهام المعينة لهم في سير العمل، مما يزيل التشتت ويسمح بالعمل المركز.
بالإضافة إلى ذلك، يتتبع إعداد الأتمتة تواريخ الاستحقاق المخصصة لكل تذكرة ويطالب عضو الفريق المعين باتخاذ الإجراءات اللازمة لحل التذكرة. وهذا يضمن المتابعة في الوقت المناسب والتعامل الاستباقي مع استفسارات العملاء.
استخدم هذا القالب لتعزيز التنظيم وتحسين قدرات التتبع و تعزيز تعاون الفريق .
6. قالب اكتشاف العميل ClickUp العميل
قالب اكتشاف العميل ClickUp Client Discovery Template
عند استخدام أي من قوالب خط أنابيب المبيعات، فإن إحدى الخطوات الحاسمة هي تأهيل العملاء المحتملين الجدد الذين قاموا بملء نموذج أو أعربوا عن اهتمامهم. غالبًا ما تتضمن عملية التأهيل هذه مكالمة مع العميل.
ولكن ما الذي يجب أن تقوله بالضبط؟ كيف تضمن ألا يفوتك أي شيء؟ وكيف تتذكر كل ذلك لاحقاً؟ حسناً، لا داعي للقلق. فـ قالب اكتشاف العميل ClickUp العميل يعالج هذه المخاوف ويبسط عملية التأهيل الخاصة بك.
قل وداعاً للصمت المحرج لأن هذا القالب يحتوي على نص مكالمة يخبرك بالضبط ما يجب أن تقوله كلمة بكلمة. يتم استكمال ذلك ببنك أسئلة يساعدك على التعرف على عميلك المحتمل بشكل أفضل: ما الذي يحتاجون إليه، وما الذي يحفزهم، وما الذي يعيقهم، وكيف يتخذون قراراتهم. بالإضافة إلى ذلك، يمكنك تكرار قسم المكالمات الاستكشافية لكل عميل محتمل وتدوين الملاحظات أثناء مكالماتك.
استخدم هذا النموذج كنقطة بداية لإثارة إعجاب العملاء المحتملين، ولا تنسى أي شيء. بما أنه مدمج في مستندات ClickUp ، يمكنك تحديثه باستمرار بناءً على ما يصلح وما لا يصلح وتخصيص الهيكل بناءً على تفضيلاتك أو إرشادات الشركة.
7. قالب سجل محادثة ClickUp
قالب سجل المحادثات ClickUp
النموذج قالب سجل محادثة ClickUp يكمل نموذج اكتشاف العميل من خلال العمل كأداة لحفظ السجلات لجميع مكالماتك.
أثناء مشاركتك في محادثات تأهيلية باستخدام قالب اكتشاف العميل، يمكنك استخدام قالب سجل المحادثة لتسجيل التفاصيل الرئيسية حول كل مكالمة. تتضمن هذه التفاصيل وقت المكالمة، والشخص الذي تحدثت إليه، ورقم هاتفه، ومدة المكالمة، والإجراءات التي يجب إكمالها، والملاحظات الرئيسية من المحادثة.
من خلال الاستفادة من كلا القالبين داخل ClickUp، يمكنك الانتقال بسلاسة من استخدام قالب اكتشاف العميل أثناء المكالمة إلى ملء قالب سجل المحادثة بعد ذلك.
ونتيجة لذلك، يمكنك التأكد من حصولك على سجلات مفصلة ودقيقة للرجوع إليها في المستقبل وإجراءات المتابعة.
8. قالب سجل مكالمات العميل في Excel بواسطة مختبر القوالب
عبر مختبر القوالب
قالب سجل مكالمات العميل في Excel هذا هو قالب سجل مكالمات العميل في Excel هو قالب بسيط لتعقب المكالمات يركز على الاحتفاظ بالمعلومات المتعلقة بمكالماتك مع العملاء.
باستخدام قالب Excel هذا، يمكنك بسهولة تتبع وتنظيم تفاصيل مكالمات العميل الأساسية - التاريخ ووقت البدء والانتهاء والوقت الإجمالي واسم العميل ورقم الاتصال ورقم الاتصال وبند الإجراء والملاحظات.
بالإضافة إلى ذلك، تتيح لك ورقة العمل هذه الاستفادة من وظائف وميزات Excel لمزيد من التحليل و تقارير المبيعات . يمكنك إجراء عمليات حسابية للبيانات وإنشاء مخططات بيانية من بيانات سجل المكالمات - مما يتيح لك اتخاذ قرارات مستنيرة وتحسين استراتيجيات الاتصال الخاصة بك .
9. قالب سجل الهاتف الإعلامي للمستندات من Template.Net
عبر Template.Net
في حين أن قوالب سجل المكالمات مصممة لتتبع تفاعلات العملاء، فإن قالب سجل مكالمات الوسائط من Template.Net مصمم خصيصاً لتتبع وتنظيم الاتصالات المتعلقة بالوسائط.
يمكنك تنزيل هذا المستند وتحريره بصيغٍ مختلفة، مثل محرر مستندات جوجل، وجداول بيانات جوجل، ومايكروسوفت وورد، ومايكروسوفت إكسل، وملف PDF. وهو يساعدك على إدارة التفاعلات مع جهات الاتصال مثل الصحفيين ووسائل الإعلام. يتضمن القالب حقولاً لالتقاط معلومات مثل المراسل ووسيلة الإعلام ورقم الهاتف والبريد الإلكتروني وتاريخ ووقت الاتصال وطبيعة المكالمة والتعليقات.
تضمن ورقة السجل هذه توثيق جميع تفاعلاتك مع وسائل الإعلام وتنظيمها. كما أنه يساهم في تحسين أساليب تفاعلك مع وسائل الإعلام، وتحسين العلاقات مع جهات الاتصال الإعلامية، وتحسين حملات التواصل مع وسائل الإعلام الخاصة بك .
10. قالب سجل المكالمات اليومية للكلمة من Template.Net
عبر Template.Net
قالب سجل المكالمات اليومية هذا هو قالب ورقة للأغراض العامة يمكن استخدامه لتتبع وتسجيل أي نوع من المكالمات الواردة والصادرة.
تتضمن سجلات المكالمات حقول للتاريخ والوقت، ورقم الهاتف، والشخص الذي تم الاتصال به، والغرض من المكالمة، ومدة المكالمة، وما إذا كان الهدف من المكالمة قد تحقق أم لا. استخدم نموذج سجل المكالمات هذا للبقاء منظماً وتتبع عدد المكالمات وتحليل مقاييس المكالمات.
قم بتبسيط محادثاتك مع قوالب سجل المكالمات المجانية
مع هذه القوالب العشرة المجانية والقابلة للطباعة لسجل المكالمات في Excel و ClickUp، لديك القدرة على تبسيط اتصالاتك والبقاء منظماً بشكل لم يسبق له مثيل. تخيل راحة البال عندما تعرف أن لديك مركزًا مركزيًا لتخزين واسترجاع جميع سجلات مكالماتك. 🌻
سواء أكنت جزءًا من فريق دعم العملاء أو فريق المبيعات، أو مسوقًا عبر الهاتف، أو مركز اتصال أو صاحب شركة صغيرة، أو شخصًا يريد أن يبقى منظمًا، فإن قوالب سجل المكالمات الهاتفية هذه ستغير قواعد اللعبة. تنزيل قالب ClickUp مجاناً وخصصه حسب رغبتك، وابدأ في توثيق محادثاتك وتفاعلاتك بكل سهولة!