كيفية إتقان إدارة المشاريع الافتراضية لفرق العمل عن بُعد

قبل الرسائل الفورية، ومكالمات Zoom، ولوحات التحكم الرقمية، زُرعت بذور إدارة المشاريع الافتراضية خلال مشروع أبولو التابع لوكالة ناسا.

حيث كان المهندسون والعلماء المنتشرون في مواقع مختلفة ينسقون مع رواد الفضاء في الفضاء - دون رفاهية التكنولوجيا الحديثة. إذا كان بإمكانهم تحقيق الهبوط على سطح القمر باستخدام أنظمة اتصالات بدائية، فتخيل ما يمكنك فعله بأدوات اليوم!

الفرص لا حصر لها. إذا كنت مدير مشروع افتراضي تتطلع إلى رفع مستوى عملياتك أو تخطط للتحول إلى إدارة المشاريع الافتراضية من الإعداد التقليدي، فهذه المقالة لك.

سنشاركك استراتيجيات قابلة للتنفيذ لإدارة فريق افتراضي بفعالية، وأدوات إدارة المشاريع الافتراضية الأساسية التي يجب أن تكون لديك في مجموعتك التقنية، وطرق التعامل مع التحديات الحرجة.

⏰ ملخص 60 ثانية

كيفية إتقان إدارة المشاريع الافتراضية لفرق العمل عن بُعد:

• تحديد الأهداف وتقسيم العمل: وضع أهداف واضحة وتقسيم المشاريع الافتراضية إلى مهام يمكن إدارتها
• اختر المكدس التقني المناسب: استخدم مزيجًا من الأدوات للتواصل (ClickUp Chat، Slack، Zoom)، ومشاركة الملفات (Dropbox)، وتتبع الوقت (Toggl)، أو احصل على كل ما تحتاجه على منصة واحدة لإدارة المشروع باستخدام ClickUp
• وضع إرشادات للتواصل: قم بجدولة اجتماعات منتظمة، وحدد أوقات الاستجابة على القنوات المختلفة، واعتمد التواصل غير المتزامن مع أدوات إدارة المشروع
• أنشئ بيئة تعاونية: استخدم ClickUp لتعيين المهام وتحديد المواعيد النهائية وإبقاء الجميع على نفس الصفحة. تساعد لوحات كانبان وعروض القوائم والمستندات على تصور المشاريع وتعزيز العمل الجماعي
• ساعد فريق مشروعك الافتراضي على العمل بذكاء أكبر: وفّر وقتًا للمهام الإبداعية من خلال أتمتة العمليات المتكررة باستخدام أتمتة ClickUp
• إعطاء الأولوية للصحة النفسية: تعزيز التوازن بين العمل والحياة الشخصية من خلال حدود واضحة وموارد الصحة النفسية
• تتبع التقدم ومراجعة الأداء: استخدم أدوات مثل مخططات جانت أو لوحات كانبان لتصور التقدم المحرز
• تشجيع ثقافة الفريق الإيجابية: تقدير الإنجازات والاحتفال بالإنجازات وتنظيم أنشطة افتراضية لبناء الفريق لتعزيز الروح المعنوية والتواصل

ما هي إدارة المشاريع الافتراضية؟

إدارة المشروع الافتراضي هي عملية قيادة مشروع يعمل فيه الفريق عن بُعد ويستخدم أدوات رقمية للتعاون والتواصل وتتبع التقدم المحرز.

لماذا تعتبر إدارة المشاريع الافتراضية مهمة؟

تساعدك إدارة المشاريع الافتراضية على تجاوز حدود المساحات المكتبية التقليدية. هذا الترتيب يجعل من الممكن بناء فرق عمل مختلطة أو عن بُعد وإدارة المشاريع دون عناء على الرغم من عدم وجودهم تحت سقف واحد.

سيتيح لك التحول إلى إدارة المشاريع الافتراضية أيضاً الاهتمام برفاهية فريقك. كشفت دراسة استقصائية أجرتها شركة ماكنزي أنه عندما تُتاح لك الفرصة 87% من الأمريكيين اختاروا العمل في نظام مرن.

من خلال العمل الافتراضي، يمكن لفريقك أن يحافظ على إنتاجيته مع الاستمرار في قضاء وقت ممتع مع أسرهم.

اقرأ أيضًا: 7 فوائد رئيسية للفرق الافتراضية

الاختلافات الرئيسية عن إدارة المشاريع التقليدية

إليك كيف تختلف إدارة المشاريع الافتراضية عن إدارة المشاريع التقليدية:

👀 هل تعلم؟ أظهر استطلاع أجرته شركة Remote.co أن 63% espأوندنتس سيبحثون "بالتأكيد" عن وظيفة جديدة إذا لم يتمكنوا من مواصلة العمل عن بُعد.

فوائد إدارة المشاريع الافتراضية

دعنا نستعرض مزايا إدارة المشاريع الافتراضية أو عن بُعد:

🌍 الوصول إلى مجموعة من المواهب الدولية

تعمل إدارة المشاريع الافتراضية على كسر الحواجز الجغرافية حتى تتمكن من توظيف أفضل المواهب بغض النظر عن الموقع وتحسين جودة العمل.

🏁 استقلالية أكبر

يتمتع الموظفون عن بُعد بالمرونة مع عدم التنقل والتحكم بشكل أكبر في وقتهم. يعزز الاستقلالية من الحافز والإنتاجية ويحافظ على تفاعل فريقك. في الواقع، وفقًا لاستطلاع ماكنزي, 83% من الموظفين الأمريكيين يقولون إن بإمكانهم العمل بكفاءة وإنتاجية أكبر، وهي فائدة أساسية للعمل عن بُعد.

💸 توفير التكاليف (لكل من الشركة والموظفين)

يمكن للشركات توفير التكاليف العامة مثل المساحات المكتبية والمرافق والبنية التحتية المادية. يستفيد موظفوك أيضًا، حيث يمكنهم تجنب الانتقال، والتخلص من تكاليف التنقل اليومي، وتوفير الوقت.

🔍 إنشاء أنظمة شفافة لإدارة المهام

تتيح لك التحديثات في الوقت الفعلي وتخصيصات المهام والجداول الزمنية للمشروع تحديد الاختناقات بسرعة قبل أن تصبح مشاكل أكبر.

نظرًا لأنه يتم توثيق المهام/المنجزات المعينة ويمكن الوصول إليها بسهولة للمراجعة (من خلال أدوات إدارة المشروع) ، يمكن لمديري المشاريع تقييم أداء أعضاء الفريق بمزيد من الوضوح والشفافية.

اقرأ أيضًا: 10 فوائد لبرامج إدارة المشاريع لفرق العمل

تنفيذ إدارة المشاريع الافتراضية

دعنا نفصل أساسيات إدارة الفرق والمشاريع الافتراضية. سنغطي كل شيء بدءًا من تحديد أهداف واضحة إلى الاستفادة من الأدوات الفعالة للحفاظ على تواصل فريقك وإنتاجيته.

1. تحديد الأهداف والغايات

تتمثل الخطوة الأولى في تحديد أهداف المشروع بوضوح، والمخرجات المحددة والنتائج المتوقعة. يجب عليك التأكد من فهم جميع أعضاء الفريق لغرض المشروع ورؤيته.

💡 نصيحة احترافية: جرّب نموذج أهداف SMART Goals الخاص ب ClickUp لتنظيم أهدافك والاقتراب خطوة من تحقيق أهدافك التي تصوّرتها!

بمجرد تحديد الأهداف، قم بتقسيم المشروع إلى مراحل/مراحل يمكن التحكم فيها (أو سباقات السرعة إذا كنت تستخدم منهجية Agile).

قم بتعيين المهام لأعضاء الفريق، وحدد أولويات المهام الحاسمة، وحدد المواعيد النهائية لتتبع تقدم المشروع ومنع التأخير بسهولة.

أداة إدارة المشاريع في ClickUp

ستكون مناسبة تمامًا لفريقك الافتراضي.

فهي تتيح لك إنشاء قوائم المهام، وتحديد الأولويات، وتعيين أعضاء الفريق، وتتبع التقدم المحرز بشكل مرئي. يمكنك أيضًا تحديد مواعيد نهائية ومالكين وتبعيات محددة لكل مهمة والحفاظ على سير عملك منظمًا.

قم بتمييز المهام على أنها عاجلة أو عالية أو عادية أو منخفضة باستخدام ClickUp Task Priorities (أولويات مهام ClickUp)

2. اختر مجموعتك التقنية بحكمة

يعمل نظام إدارة المشاريع الافتراضية بالكامل استناداً إلى الأدوات الرقمية.

فيما يلي بعض أدوات إدارة المشاريع الافتراضية الأساسية التي يجب أن تكون في مجموعتك التقنية:

• إدارة المشاريع:
  أدوات العمل عن بُعد مثل ClickUp، و Monday.com، و Jira، توفر تتبعًا قويًا للمهام، والتعاون، وإدارة الموارد
• التواصل: استخدم Slack أو Microsoft Teams للمراسلة في الوقت الفعلي. أنشئ قنوات لموضوعات أو فرق أو مراحل مشروع محددة لتنظيم المناقشات. يمكن استخدام تطبيق Zoom أو Google Meet لعقد اجتماعات الفيديو
• مشاركة الملفات: استخدم حلول التخزين السحابية مثل Google Drive أو Dropbox أو OneDrive لتخزين المستندات ومشاركتها بأمان
• تتبع الوقت: Toggl أو Harvest أدوات رائعة لتتبع الوقت المستغرق في المهام. فهي تساعد مديري المشاريع الافتراضية على إبقاء المشاريع في حدود الميزانية، وتحديد العوائق، وفهم كيفية تخصيص أعضاء الفريق عن بُعد لوقتهم

ومع ذلك، قد يكون التبديل بين تطبيقات متعددة أمراً مملاً. الحل الأسهل هو استخدام برامج العمل عن بُعد مثل ClickUp، فبفضل تكاملها القوي، يمكنك إدارة مجموعة التكنولوجيا بالكامل من مكان واحد.

على سبيل المثال، يتكامل ClickUp مع Slack و MS Teams؛ وبدلاً من ذلك، يمكنك استخدام أدوات الاتصال الأصلية لبرنامج ClickUp، مثل ClickUp Chat و كليك أب كليب, التي تجلب الفيديو والاتصالات النصية إلى نظام إدارة مشروعك (سنتطرق إلى التفاصيل بعد قليل).

يمكنك دمج ClickUp مع Zoom، وToggl، وHarvest، وHrvest، وEvenHour، وGoogle Drive، وDropbox.

تكامل ClickUp مع الأدوات الموجودة في مجموعتك التقنية

3. وضع مبادئ توجيهية للتواصل

التواصل الواضح هو مفتاح إدارة المشاريع الافتراضية.

إليك كيفية تنظيمها:

• ضع جدولاً زمنياً لاجتماعات منتظمة (على سبيل المثال، اجتماعات يومية للحصول على تحديثات سريعة أو مراجعات أسبوعية لتتبع التقدم المحرز). يمكن لمديري المشاريع استخدامنماذج جداول أعمال الاجتماعات للحفاظ على تركيز الاجتماعات وإنتاجيتها
• حدد توقعات لأوقات الاستجابة عبر قنوات الاتصال المختلفة. على سبيل المثال، يمكن أن يكون لدى Slack نافذة استجابة مدتها ساعة واحدة، بينما قد يكون البريد الإلكتروني 24 ساعة
• تحديد وقت استخدام أدوات محددة (على سبيل المثال، ClickUp Chat/Slack للتحديثات السريعة، والبريد الإلكتروني للتواصل الرسمي، وZoom للمناقشات المتعمقة)

عند إدارة فريق موزع، يجب أن تضع في اعتبارك اختلافات المناطق الزمنية.

حاول جدولة الاجتماعات خلال ساعات متداخلة للفرق في مناطق زمنية مختلفة. يمكن أن تساعدك أدوات مثل World Time Buddy في العثور على ساعات عمل مشتركة.

للحفاظ على سير عمل سلس للفرق البعيدة أو الافتراضية، تبنَّ التواصل المتزامن. استخدم أدوات إدارة المشاريع لمشاركة التحديثات والملاحظات والتقارير المرحلية التي لا تتطلب استجابة في الوقت الفعلي.

ClickUp الدردشة

في ClickUp، لم يعد العمل والدردشة منفصلين. فخاصية ClickUp Chat توحّد بين الاثنين وتبسّط التواصل لفريقك الافتراضي. من الرسائل المباشرة السريعة إلى الإعلانات على مستوى الشركة، يوفر ClickUp Chat كل شيء.

احتفظ بجميع أعمالك - ومحادثاتك - في مكان واحد مع ClickUp Chat

يمكنك ربط المهام مباشرةً بالرسائل لضمان وجود سياق لكل محادثة. مع ميزة المتابعة، يمكنك تحويل التعليقات إلى مهام على الفور واتخاذ الإجراءات بشكل أسرع.

مقاطع ClickUp ClickUp

بالإضافة إلى التواصل في الوقت الفعلي، يمكنك دعم العمل غير المتزامن مع مقاطع ClickUp وتعليقات المهام.

على سبيل المثال، تتيح لك ClickUp Clips تسجيل شاشتك وتوصيل رسالتك بوضوح دون الحاجة إلى القفز على المكالمات.

إرسال تسجيلات فورية للشاشة مع ملاحظات صوتية باستخدام ClickUp Clips وإلغاء الاجتماعات غير الضرورية

إذا اضطررت إلى مشاركة/طلب ملاحظات أو كان لديك استفسار بشأن مهمة ما، يمكنك الإشارة إلى أحد زملائك في الفريق باستخدام تعليقات مهمة ClickUp، وسيتم إعلامه.

تواصل مع زملائك في الفريق من خلال التعليقات المخصصة على ClickUp

من تدفقات العمل القابلة للتخصيص وقنوات الاتصال المتعددة إلى الجاهزة للاستخدام قوالب إدارة المشاريع ، متعدد فوائد تجعل ClickUp فريدة من نوعها .

لقد ساعد برنامج ClickUp فريقنا على التواصل في فريق العمل عن بُعد في مناطق زمنية مختلفة ومعرفة ما يجري في المشروع دون الحاجة إلى عقد اجتماعات غير ضرورية أو طلب معلومات من الأشخاص عبر البريد الإلكتروني أو Slack._

دانييل بوش، مديرة مشروع، EDforTech

4. إنشاء بيئة تعاونية

يكون التعاون أسهل بكثير عندما يعمل أعضاء الفريق تحت سقف واحد، وهذا أحد أكبر تحديات العمل عن بُعد.

بالتأكيد، قد تكون الراحة في طلب المساعدة من زميل يجلس بجانبك لا مثيل لها، ولكن باستخدام الأدوات المناسبة في مجموعة الأدوات الخاصة بك، يمكنك إعادة إنشاء تجربة مماثلة والتعاون في الوقت الفعلي.

إليك كيف يمكنك تشجيع العمل الجماعي في أماكن العمل عن بُعد:

1. استخدم أدوات إدارة المشاريع لتعيين المهام، وتحديد المواعيد النهائية، وإبقاء الجميع على نفس الصفحة فيما يتعلق بما يتم العمل عليه ومن المسؤول عن ماذا
2. ادمج أدوات في سير عملك تسمح للفرق بالتعاون في المشاريع في الوقت الفعلي
3. شجع الموظفين على مشاركة ملاحظاتهم واتخاذ إجراءات لمعالجة المشاكل التي يواجهونها

إذا كنت تستخدم منصة العمل عن بُعد الخاصة بـ ClickUp ستحصل على إمكانية الوصول إلى مجموعة من أدوات التعاون. إليك كيفية تحقيق أقصى استفادة من هذا البرنامج:

• تنظيم المهام بتنسيق خطي بسيط باستخدام طريقة عرض القائمة في ClickUp وإدارة أولويات المهام باستخدام الفلاتر والحقول المخصصة
• تصور المشاريع باستخدام لوحة على غرار كانبان باستخدامطريقة عرض لوحة ClickUp. سحب وإسقاط المهام بين المراحل لمراقبة التقدم المحرز في الوقت الفعلي
• ابق على اطلاع على المواعيد النهائية من خلال عرض المهام في التقويم باستخدامعرض تقويم ClickUp وإفساح المجال لإجراء تعديلات سريعة
• التقط تفاصيل المهمة من خلال نماذج قابلة للتخصيص باستخدامعرض نموذج ClickUp. جمع الملاحظات من العاملين عن بُعد وتحويل التقديمات تلقائيًا إلى مهام

إنشاء نماذج ديناميكية بمنطق شرطي باستخدام طريقة عرض النماذج في ClickUp

• ادمج المقاييس الرئيسية وبيانات المشروع في تقارير مرئية قابلة للتخصيص باستخداملوحات معلومات ClickUp لمراقبة الأداء وتتبع تقدم المشروع في الوقت الفعلي

إنشاء تقارير سهلة الفهم عن تقدم المشروع باستخدام لوحات معلومات ClickUp Dashboards

• قم بإنشاء المستندات وتحريرها والتعاون بشأنها مباشرةً باستخداممستندات ClickUp(مثالي لملاحظات الاجتماعات، أو خطط المشاريع، أو قواعد المعرفة التي تظل مرتبطة بمهامك وسير عملك)

اعمل مع زملائك في الفريق عن بُعد في الوقت الفعلي باستخدام ClickUp Docs

• قم بالعصف الذهني وتخطيط الأفكار والتعاون بصريًا مع أعضاء فريقك الافتراضي في الوقت الفعلي علىClickUp Whiteboardsلوحة تفاعلية افتراضية تفاعلية

5. ساعد فريقك على العمل بذكاء أكبر

في إدارة المشاريع الافتراضية، غالبًا ما تكون التفاعلات وجهًا لوجه في حدها الأدنى. يمكن لساعات طويلة من المهام الشاقة والمضنية أن تجعل العمل يبدو وكأنه عمل روتيني بدلاً من أن يكون عملاً يستمتع به فريقك. من خلال أدوات تسريع العمل، يمكن لأعضاء الفريق الاحتفاظ بإبداعهم دون الشعور بالاستنزاف.

حرر جدول أعمال فريقك للتركيز على الأعمال ذات القيمة العالية أو الإبداعية أو الاستراتيجية، ودع المهام الدنيوية تعمل على الطيار الآلي.

قم بتثقيف فريقك وتعريفه بأحدث أدوات الذكاء الاصطناعي وشجعهم على تطبيقها (باتباع الإرشادات الداخلية) في سير عملهم اليومي. على سبيل المثال، في ClickUp، يمكنك الحصول على المساعدة من مساعد الذكاء الاصطناعي الأصلي للأداة, ClickUp Brain . استخدم Brain لـ

• طرح أسئلة حول المهام والمستندات والأشخاص داخل مساحة العمل الخاصة بك
• الحصول على تحديثات تلقائية للمشروع وتقارير الحالة
• صياغة الرسائل بالنغمة المرغوبة، وإنشاء ملخصات من النصوص الطويلة، وتحرير المستندات بحثاً عن الأخطاء الإملائية
• نسخ الملاحظات الصوتية من مقاطع ClickUp إلى نصوص
• صِف مهمتك بلغة إنجليزية بسيطة، وأنشئ أتمتة سير العمل على الفور لأي مساحة أو مجلد أو قائمة

إنشاء ملخصات المهام وإنشاء محتوى سياقي باستخدام ClickUp Brain

مع أتمتة ClickUp يمكنك تشغيل إجراءات محددة بناءً على شروط محددة مسبقًا. بدءًا من تغيير حالة المهمة/المعين/الأولوية إلى الرد على رسائل البريد الإلكتروني للعملاء، يمكنك أتمتة العديد من المهام المتكررة وتوفير الوقت.

اقرأ أيضًا: 20 حيلة لإدارة المشاريع لتعزيز الإنتاجية

أفضل الممارسات لإدارة المشاريع الافتراضية

تتطلب إدارة المشاريع افتراضياً وضوحاً تواصل الفريق والتتبع المتسق والحفاظ على تفاعل الفريق. لنلقِ نظرة على بعض أفضل الممارسات لإنجاح إدارة المشاريع عن بُعد:

1. تعيين الأدوار والمسؤوليات

تأكد من أن كل شخص يعرف بالضبط ما هو مسؤول عنه.

استخدم أداة مثل مصفوفة راسي (مسؤول، ومسؤول، وخاضع للمساءلة، ومستشار، ومطلع) لكل مهمة. تأكد من فهم كل شخص لمهامه ومواعيده النهائية وتوقعاته للحفاظ على سير المشروع بسلاسة.

2. تتبع التقدم المحرز ومراجعة الأداء

لتتبع المعالم الرئيسية وتبعيات المهام بصريًا، استخدم أدوات مثل مخططات جانت أو لوحات كانبان أو لوحات متابعة تقدم المشروع.

تعمل عمليات المراجعة المنتظمة (سواء كانت أسبوعية أو شهرية) على مواءمة الفريق وتسمح لك بمعالجة العوائق في وقت مبكر. يسمح لك تتبع التقدم الفعال بتعديل جدولك الزمني أو الموارد والحفاظ على المواعيد النهائية.

3. الحفاظ على التحفيز والمشاركة

تعرّف على إنجازات فريقك الافتراضي الصغيرة والكبيرة واحتفل بالإنجازات لرفع الروح المعنوية.

قم بتضمين أنشطة بناء الفريق الافتراضي، مثل الألعاب عبر الإنترنت أو ساعات العمل الافتراضية السعيدة، لتعزيز الروابط ومكافحة العزلة وإعادة خلق متعة المحادثات في براد الماء إلى حد ما.

يمكنك أيضاً التخطيط لخلوات خارج الموقع أو فعاليات بناء الفريق (افتراضية أو شخصية) لتقوية العلاقات وتعزيز ثقافة الفريق.

استراتيجيات للتغلب على تحديات الإدارة الافتراضية

بينما تنطوي الوظائف الافتراضية على العديد من المزايا لكل من صاحب العمل والموظف، إلا أنه يجب عليك أيضاً معالجة الجوانب السلبية. وفقاً لبحث أجرته مؤسسة غالوب (Gallup) حصرياً يشعر الموظفون عن بُعد بأنهم الأقل تواصلاً بمهمة منظمتهم أو هدفها.

إذا شعر فريقك بعدم الارتباط، فقد يؤدي ذلك إلى خفض معنويات الفريق وتقليل الإنتاجية والتأثير على الرضا الوظيفي. هذا هو أسوأ كابوس للمدير.

فيما يلي بعض التحديات الشائعة للإدارة الافتراضية التي يجب أن تكون على دراية بها وبعض الاستراتيجيات القابلة للتنفيذ للتخفيف من حدتها.

التحدي 1: التأهيل والتدريب

في الإعدادات الافتراضية، يفتقد الموظفون الجدد التفاعلات الشخصية التي تساعدهم على فهم ثقافة الشركة والعمليات الداخلية. ونتيجة لذلك، تبدو عملية التأهيل عن بُعد غير شخصية وقد تؤدي إلى ثغرات في المعرفة.

✅ الحل:

• إنشاء خطة منظمة للتأهيل: تطوير عملية تأهيل واضحة ومفصلة خطوة بخطوة مع سلسلة من الوحدات التدريبية/التدريبات الافتراضية التي تعرّف الموظفين الجدد بقيم الشركة وثقافتها وأدواتها وسير العمل فيها
• قم بإعداد نظام الأصدقاء: قم بإقران الموظفين الجدد مع أحد أعضاء الفريق ذوي الخبرة الذي يمكنه العمل كمرشد، والإجابة على الاستفسارات، وتقديم الدعم العاطفي. باستخدام هذا النظام، يمكنك سد فجوة التباعد الجسدي وخلق شعور بالتواصل داخل الفريق
• تطوير قاعدة معرفية: استثمر الوقت في التسجيل المسبق لمقاطع الفيديو وإنشاء قاعدة معرفية تحتوي على الأسئلة المتداولة وسير العمل الشائع. ستسمح هذه الموارد للموظفين الجدد بالخدمة الذاتية عندما يحتاجون إلى توضيح حول العمليات
• مراجعات متكررة: حدد مواعيد منتظمة لمراجعة الموظفين الجدد خلال الأسابيع القليلة الأولى لضمان عدم شعورهم بالضياع. يمكن أن تكون هذه المراجعات في شكل اجتماعات فردية أو جلسات إرشادية أو لقاءات افتراضية على مستوى الفريق، حيث يمكن للموظفين الجدد طرح الأسئلة وتلقي التوجيهات

التحدي 2: تتبع الإنتاجية بدون إدارة دقيقة

من الصعب قياس الإنتاجية عندما يعمل الموظفون عن بُعد. بصفتك مدير مشروع افتراضي، قد تكون تدير فريقك بشكل دقيق (على سبيل المثال، التحقق من تقدم المهام بشكل متكرر) دون أن تدرك ذلك.

يمكن أن تؤدي الإدارة التفصيلية إلى الإحباط، وتعيق استقلالية الموظفين، وتجعلهم يشعرون أنك لا تثق بهم.

✅ الحل:

• التركيز على النتائج وليس على ساعات العمل: بدلاً من التركيز على عدد الساعات التي يقضيها الموظفون في العمل، ركز على النتائج الملموسة، أي مخرجات المشروع
• استخدم برنامج إدارة المشاريع: استخدم أداة افتراضية شاملة لإدارة المشاريع مثل ClickUp للحفاظ على تنظيم فريقك دون الحاجة إلى مراجعة مستمرة.
• توفير الاستقلالية من خلال المراجعات المنتظمة: قم بجدولة اجتماعات فردية أسبوعية أو نصف أسبوعية لمراجعة التقدم المحرز والإجابة على الأسئلة وتقديم الملاحظات. خلال هذهالاجتماعات الافتراضيةالتركيز على التعاون وحل المشكلات، وليس على الإدارة التفصيلية

💡 نصيحة احترافية: ضع أهدافًا باستخدام أطر عمل مثل OKRs (الأهداف والنتائج الرئيسية) أو مؤشرات الأداء الرئيسية لربط المساهمات الفردية بنتيجة أكبر وتتبع الإنتاجية بكفاءة.

التحدي 3: إرهاق الموظفين

على الرغم من توفير المرونة، فإن العمل عن بُعد غالباً ما يطمس الخطوط الفاصلة بين العمل والحياة الشخصية. قد يشعر الموظفون بالإجهاد بسبب ساعات العمل الطويلة، وقد يواجهون صعوبة في التوقف عن العمل في نهاية اليوم، مما يؤدي إلى الإرهاق.

✅الحل:

• تشجيع الحدود بين العمل والحياة الشخصية: تعزيز أهمية وضع حدود واضحة بين العمل والوقت الشخصي. شجع الموظفين على استخدام أساليب تحديد الوقت لجدولة ساعات عملهم وحماية وقتهم الشخصي.
• برامج الصحة النفسية أو أيام الصحة النفسية: إعطاء الأولوية للصحة النفسية من خلال تقديم برامج الصحة النفسية وموارد الصحة النفسية وخدمات الاستشارة عبر الإنترنت وأيام الصحة النفسية. خلق بيئة مفتوحة يشعر فيها الموظفون بالراحة في مناقشة التحديات التي تواجههم
• كن نموذجًا للسلوك الصحي: بصفتك قائدًا، فإن تصرفاتك هي التي تحدد سلوك الفريق. إذا كنت تعمل بانتظام لوقت متأخر أو ترسل رسائل بريد إلكتروني بعد ساعات العمل، فقد يشعر موظفوك بأنهم مضطرون لفعل الشيء نفسه. كن قدوة إيجابية من خلال تسجيل الخروج في ساعة معقولة وإعطاء الأولوية للوقت الشخصي

💡 نصيحة احترافية: خصص أيام "عدم الاجتماع" أو خصص ساعات محددة لا يتوقع من الموظفين العمل خلالها (على سبيل المثال، لا رسائل بريد إلكتروني بعد الساعة 7 مساءً) لمساعدة الموظفين على وضع هذه الحدود

اقرأ أيضًا: أفضل ممارسات إدارة مشاريع البرمجيات: نصائح للنجاح

قل نعم للتعاون الافتراضي السلس مع ClickUp

سواء كنت إدارة فريق تطوير البرمجيات أو فريق تسويق، أو وكالة رقمية، يمكن لبرنامج إدارة المشاريع الافتراضية القوية أن يجعل عملك يسير بسلاسة أكبر بكثير.

وبالنسبة لفرق العمل عن بُعد، ما هو الخيار الأفضل من ClickUp؟

توحِّد المنصة أنواعاً مختلفة من أدوات إدارة المشاريع، وتوفر اتصالات متزامنة وغير متزامنة، وتتيح لك أتمتة العمليات المتكررة، وتسمح بتتبع التقدم المحرز بسهولة، وغير ذلك الكثير.

اجعل من ClickUp مقرك الافتراضي وانقل مشاريعك إلى النجاح- ابدأ مجانًا اليوم !