تشبه إدارة المشروع تنظيم سيمفونية - وبرنامج إدارة المشروع هو قائد الأوركسترا الذي يضمن توافق كل نغمة موسيقية.

تمنحك أداة إدارة المشروع رؤية واضحة لكل مهمة، وتراقب التقدم المحرز والجداول الزمنية، وتسهل التعاون. ومع ذلك، لا تناسب كل أداة كل فريق، لذا فإن تقييم برامج إدارة المشاريع بعناية أمر ضروري قبل الاختيار.

إدارة المشاريع تقييم البرمجيات هو أكثر من مجرد تقييم الميزات والقدرات. إنه تقييم متعدد الوظائف لقابلية استخدام الحل البرمجي وقابلية تطبيقه وقيمته على المدى الطويل.

وفي هذا الصدد، ننظر إلى أكثر من 10 معايير رئيسية لتسهيل هذا التقييم.

## ملخص 60 ثانية ⏰

يتطلب اختيار برنامج إدارة المشاريع المناسب تقييم الأدوات بناءً على معايير رئيسية، مثل:

التسعير: الفعالية من حيث التكلفة بالنسبة لميزانيتك سهولة الاستخدام: واجهات سهلة الاستخدام وتطبيقات الأجهزة المحمولة التعاون: ميزات للتواصل السلس والعمل الجماعي القدرات: الأتمتة والتتبع في الوقت الفعلي وإدارة الموارد والتحليلات التوافق: التكامل مع الأدوات الأخرى وقابلية التوسع للنمو المستقبلي الدعم: تدابير الأمان والإعداد وخدمة العملاء سريعة الاستجابة

أفضل أدوات إدارة المشاريع: ClickUp و Asana و Monday.com و Wrike و Trello تبرز لتلبية هذه المعايير.

عملية التقييم:

• حدد احتياجاتك
• وضع قائمة بالميزات الأساسية وتصنيفها
• استكشاف الأدوات ووضع قائمة مختصرة بها
• تجربة المنصات وجمع ملاحظات الفريق
• تحليل النتائج لاختيار الأنسب

## فهم برامج إدارة المشاريع

فكر في برنامج إدارة المشاريع على أنه المقر الافتراضي لفريقك. فهو المكان الذي تقوم فيه بتخطيط المشاريع وتنظيمها وتنفيذها. إنه مركز لتركيز المهام والجداول الزمنية والتفاعلات، مما يسمح لأعضاء الفريق بالعمل بذكاء أكثر بدلاً من العمل بجهد أكبر.

تشمل الوظائف الأساسية لأي أداة لإدارة المشاريع إدارة المهام وإدارة الموارد وتتبع التقدم المحرز وإعداد التقارير.

توفر أدوات إدارة المشاريع الحديثة الأتمتة، والتعاون في الوقت الفعلي، وقدرات الذكاء الاصطناعي، والتكامل السلس لمساحات عمل رقمية مرنة.

➡️Read المزيد: 10 أنواع مختلفة من برامج إدارة المشاريع

معايير تقييم برمجيات إدارة المشاريع

اختيار أداة إدارة المشروع المناسبة هو أكثر من مجرد تحديد المربعات في قائمتك. فالأمر يتعلق بضمان امتلاك فريق مشروعك الوسائل والوسيلة لحل مشاكل العالم الحقيقي وتنفيذ الخطط على نطاق واسع.

فيما يلي المعايير التي يجب مراعاتها:

التسعير وفعالية التكلفة

يجب أن يركز مديرو المشاريع على فعالية البرنامج من حيث التكلفة، وليس فقط على تكلفته. يجب عليهم تقييم ما إذا كانت ميزاته تتوافق مع احتياجات الفريق الحالية والمستقبلية.

بعد ذلك، قارن بين الأسعار المتدرجة والقيمة التي يقدمها كل خيار. وأخيراً، ضع في اعتبارك أي تكاليف خفية أو متكررة، مثل عمليات التكامل والتدريب والتنفيذ المميزة، وذلك للبقاء في حدود الميزانية.

مثال: تخيل أن فريقك صغير في الوقت الحالي، ولكنك تخطط لمضاعفة حجمه خلال عامين. اختر أداة توفر قابلية التوسع في مستويات التسعير حتى تتمكن من الترقية بسلاسة دون تكبد تكاليف غير ضرورية مقدمًا.

سهولة الاستخدام وسهولة الاستخدام

سهولة استخدام ميزات برنامج إدارة المشاريع يؤثر على أداء فريق مشروعك وإنتاجيته.

ابحث عن أدوات إدارة المشاريع التي تتميز بعناصر سهلة الاستخدام. فكر في وظائف السحب والإفلات وعمليات سير العمل القابلة للتخصيص وتصور بيانات المشروع من خلال مخططات جانت ولوحات كانبان، والمزيد.

أدوات سهلة الاستخدام تقدم قيمة من اليوم الأول، مما يجعله أفضل برنامج لإدارة المشاريع في جميع الحالات، من المشاريع الأساسية إلى المعقدة!

مثال: تخيل أن فريقك يستعد لبدء مشروع عميل عاجل. تتيح لك الأداة التي تحتوي على قوالب مبنية مسبقًا لسير العمل وتخصيصات المهام إعداد خطة المشروع بأكملها في دقائق، مما يتيح للفريق الغوص في التنفيذ على الفور دون إضاعة الوقت في الإعداد اليدوي.

التوافق مع تطبيق الهاتف المحمول

يجب أن تتوافق أدواتك مع متطلبات المشاريع المعقدة مثل الإنشاءات والعقارات والتأمين والرعاية الصحية، مما يتيح الإنتاجية خارج المكتب.

ابحث عن تطبيق كامل الميزات لإدارة المشاريع لأجهزة iOS و Android. يجب أن يوفر هذا التطبيق تحديثات في الوقت الفعلي ومراجعات لتقدم المشروع وتواصل الفريق في أي وقت وفي أي مكان.

وتشكّل هذه الميزات والوظائف غير المتصلة بالإنترنت مزيجاً ناجحاً، خاصةً عندما يتضمن مشروعك عملاً ميدانياً في مناطق منخفضة أو معدومة الاتصال بالإنترنت.

مثال: تخيل أنك تدير مشروع بناء مع عمال في الموقع. يضمن لك تطبيق الهاتف المحمول الذي يوفر تحديثات في الوقت الفعلي ووظيفة عدم الاتصال بالإنترنت تتبع التقدم المحرز، حتى في المناطق ذات الاتصال المحدود.

قنوات الاتصال

يعمل التواصل الفعال على مواءمة فرق المشروع. يربط أفضل البرامج بين الأعضاء من خلال قنوات مختلفة، مثل الدردشة في الوقت الحقيقي ومؤتمرات الفيديو وتسجيل الشاشة ولوحات الرسائل والتعليقات.

يقلل التواصل المركزي من الاعتماد على التطبيقات الخارجية ويحافظ على تركيز المناقشات ويعزز الشفافية والمساءلة والعمل الجماعي, تعزيز إدارة المشروع .

مثال: لنفترض أن فريق التصميم يشارك التحديثات عبر البريد الإلكتروني بينما يعتمد فريق التطوير على Slack. تعمل منصة مركزية مثل ClickUp على التخلص من الانعزال، مما يسمح لكل عضو في الفريق بعرض التحديثات السياقية ضمن المهام.

تكامل البريد الإلكتروني

إرسال واستقبال رسائل البريد الإلكتروني مباشرة على

انقر فوق دون مغادرة التطبيق_

في حين تدعم أدوات إدارة المشاريع التواصل متعدد القنوات، يجب أن تدمج أيضًا وظيفة البريد الإلكتروني.

تتيح أدوات إدارة المشاريع ذات التكامل الأصلي للبريد الإلكتروني للفرق تحويل رسائل البريد الإلكتروني إلى مهام، ومشاركة التحديثات دون تبديل المنصات، وربط سلاسل المحادثات بمهمة أو مشروع معين.

يؤدي القيام بذلك إلى زيادة الكفاءة ويمنع حالات سوء التواصل. بالإضافة إلى ذلك، فإن الفرز من خلال مسار بريد إلكتروني واحد أسهل بكثير. يضفي هذا الدمج سياقاً للقرارات الرئيسية ويضمن عدم ضياع أي تفاصيل مهمة.

مثال: تخيل أنك تتلقى تحديثًا عبر البريد الإلكتروني حول الشحنات المتأخرة من أحد البائعين. باستخدام تكامل البريد الإلكتروني، يمكنك وضع علامة على التحديث مباشرةً في مهمة الخدمات اللوجستية للمشروع، مما يضمن ظهور التغيير على الفور لجميع أصحاب المصلحة المعنيين.

🔍 هل تعلم؟ 31% من الأشخاص يتواصلون مع زملائهم بشكل أساسي عبر البريد الإلكتروني.

التدابير الأمنية

الأمن أمر بالغ الأهمية، خاصة عند التعامل مع البيانات الحساسة أو السرية.

يجب أن يحتوي حل إدارة المشروع على ميزات أمان قوية مثل تشفير البيانات والمصادقة الثنائية وتسجيل الدخول الأحادي وأذونات المستخدم القابلة للتخصيص والوصول المستند إلى الحساب.

بالإضافة إلى ذلك، لدعم وحماية سلامة البيانات، يجب أن تتوافق منصة إدارة المشاريع القائمة على السحابة مع معايير الصناعة مثل اللائحة العامة لحماية البيانات أو SOC 2.

والأهم من ذلك، يجب على بائعي برامج إدارة المشاريع إصدار تحديثات منتظمة للبرامج وتصحيحات أمنية لتعزيز سلامة بيانات مشروعك.

مثال: فكر في إدارة مشروع رعاية صحية حيث يتم تخزين بيانات المرضى. تضمن الأداة ذات التشفير القوي والوصول المستند إلى الأدوار أن تكون المعلومات الحساسة آمنة ولا يمكن الوصول إليها إلا للموظفين المصرح لهم.

تتبع التقدم في الوقت الحقيقي

يساعد تتبع التقدم المحرز في المشروع في الوقت الفعلي المديرين على تخصيص الموارد وتحديث أصحاب المصلحة والتدخل عند الحاجة وتحسين النتائج.

وهنا تأتي أهمية قدرات تتبع التقدم في الوقت الفعلي.

وبصرف النظر عن منح رؤية لحظية لحالة المشروع في الوقت الفعلي، فإنها تشجع على المساءلة وحل المشكلات بشكل استباقي لتحويل المعالم الرئيسية إلى نجاح مستدام.

مثال: تخيل حملة تسويقية على وشك الإطلاق. يحدد التتبع في الوقت الفعلي التأخيرات في تسليم الأصول، مما يسمح لك بإعادة تخصيص الموارد وتجنب تفويت المواعيد النهائية.

إدارة الموارد

الإدارة الفعالة للموارد هي المفتاح لتجنب الاختناقات وزيادة الإنتاجية إلى أقصى حد. ويحتاج مديرو المشاريع إلى تحكم دقيق في إدارة الموارد، سواءً كانت موظفين أو وقتاً أو برامج أو مواد.

اختر أدوات إدارة الموارد لإدارة التقويمات، وتوزيع أعباء العمل، وتصور مدى التوافر، وتحسين المهام في الوقت الفعلي. هذا النهج يمنع الاستخدام المفرط أو الناقص للموارد والإرهاق، خاصة عبر مشاريع متعددة.

مثال: تخيل إدارة شركة لتخطيط الأحداث مع العديد من الأحداث المتزامنة. تتيح لك الأداة التي تصور تخصيص الموارد إمكانية اكتشاف مصور فوتوغرافي محجوز بشكل زائد وإعادة تعيينه لضمان التنفيذ السلس.

🔍 هل تعلم عن 60% من مديري المشاريع يتعاملون مع مشروعين إلى خمسة مشاريع في وقت واحد!

### التدريب والتأهيل

تتحكم تجربة التدريب والتأهيل في مدى سرعة تبني فريقك لأداة إدارة المشروع.

ابحث عن دعم التأهيل، مثل الأدلة الإرشادية ومقاطع الفيديو التعليمية وجولات المنتج داخل التطبيق وجلسات التدريب المباشر ودعم المجتمع وأدلة المستخدم.

تقدم بعض الأدوات فرق نجاح العملاء ووحدات تعليمية تفاعلية لمساعدة فريقك على التكيف بسرعة مع برنامج إدارة المشاريع. يقلل هذا التدريب العملي أثناء التهيئة من المقاومة ويمكّن فريقك من تعظيم إمكانات الأداة.

مثال: لنفترض أن فريقك يضم موظفين مستقلين غير معتادين على عملياتك. تساعدهم الأداة التي تحتوي على أدلة تفاعلية مفصلة خطوة بخطوة على التأقلم بسرعة، مما يقلل من التأخير في بدء مهامهم.

دعم العملاء

يمكن أن يوفر لك دعم العملاء الذي يمكن الاعتماد عليه ساعات من المتاعب، خاصة عند التعامل مع المشكلات الحرجة. ابحث عن بائع برامج إدارة المشاريع الذي يقدم دعم العملاء على مدار الساعة طوال أيام الأسبوع عبر قنوات متعددة - الدردشة المباشرة والبريد الإلكتروني والهاتف، على سبيل المثال لا الحصر.

بالإضافة إلى ذلك، استكشف منتدى مجتمع الأداة وقاعدة المعرفة الخاصة بها لتقييم إمكانات الخدمة الذاتية واستكشاف الأخطاء وإصلاحها، مما يضمن الدعم في كل مرحلة.

مثال: لنفترض أن خطأً ما يعرقل تعيينات المهام أثناء إطلاق المشروع. الوصول الفوري إلى وكيل الدردشة المباشرة يقلل من وقت التعطل ويبقي المشروع على المسار الصحيح.

قدرات الأتمتة

اكتشف عمليات النقر التلقائية

انقر فوق باستخدام المنطق الشرطي

تعمل الأتمتة على التخلص من متاعب المهام المتكررة، مما يحرر فريقك للتركيز على ما يهم حقًا.

ابحث عن برنامج إدارة المشاريع الذي يدعم إنشاء مهام سير عمل الأتمتة. وسواء كان تحديد أولويات المهام وجدولتها أو الإشعارات في الوقت المناسب، فإنه يضمن بقاء فريق مشروعك على المسار الصحيح.

تقترح بعض برامج إدارة المشاريع المتقدمة مع مساعدي الذكاء الاصطناعي مهام للأتمتة لتعزيز الكفاءة واتخاذ القرارات.

هناك طريقة أخرى لأتمتة إدارة المشروع من خلال قوالب إدارة المشاريع . تسمح هذه الأطر المبنية مسبقًا لفريقك ببدء مشروع دون بناء هيكل من الصفر. كل ما عليك فعله هو تكوين بعض القيم، ويكون المشروع جاهزًا!

مثال: تخيل أتمتة مهمة متكررة مثل إرسال تحديثات الحالة. إعداد أتمتة لإخطار أصحاب المصلحة أسبوعيًا يوفر ساعات من العمل المتكرر.

ميزات التعاون

التعاون هو التواصل في العمل.

لتحقيق كفاءة الفريق، يجب أن يتضمن برنامج إدارة المشاريع أدوات تعاون مثل مساحات العمل المشتركة، ومشاركة الملفات، والتحرير في الوقت الفعلي، وتعليقات المهام، والتحكم في الإصدار، والمحادثات المترابطة، و @الإشارات.

بالإضافة إلى ذلك، استخدم البرامج التي توفر ميزات متقدمة مثل تعيينات المهام والإشعارات والتتبع والتقويمات المشتركة، والتي تعزز المساءلة والشفافية ومواءمة الفريق نحو الأهداف المشتركة.

مثال: _تخيل التنسيق مع وكالة تصميم لمشروع إعادة تصميم العلامة التجارية. تعمل مساحة العمل المشتركة مع التحرير المباشر لملفات التصميم على التخلص من رسائل البريد الإلكتروني المتبادلة بين الطرفين وتسريع الجداول الزمنية للموافقة

➡️Read المزيد: 10 برامج تعاون لإدارة المشاريع لفرق العمل 🔍 هل تعلم؟ تقريبا 40% من فرق المشاريع تتألف من ستة إلى عشرة أشخاص!

إعداد التقارير والتحليلات

يحتوي برنامج إدارة المشاريع الجيد على تقارير وتحليلات قوية لتغذية القرارات المستندة إلى البيانات. فهو يوفر لوحات معلومات قابلة للتخصيص، ورؤى في الوقت الفعلي وقابلة للتنفيذ، وتقارير مفصلة عن أداء المشروع.

وهذا يضع مدير المشروع في مقعد القيادة ويسمح له باتخاذ قرارات أكثر ذكاءً واستراتيجية بشأن المشروع.

يمكنك أيضًا النظر في ميزات إدارة المشروع مثل مخططات جانت، ومخططات الإنهاء، واتجاهات الأداء، وما إلى ذلك، والتي تسمح لمديري المشاريع بتقييم التقدم المحرز، والتنبؤ بالتأخيرات المحتملة، وإبقاء المشروع على المسار الصحيح.

مثال: تخيل فريقك وهو يحاول تحسين سرعة العدو السريع. تسمح لك لوحات المعلومات القابلة للتخصيص بمقارنة بيانات سباقات السرعة السابقة، وتحديد أنماط التأخير، وتنفيذ استراتيجيات لتحسين الأداء.

قدرة التوسع

القيمة على المدى الطويل هي المفتاح عند اختيار برنامج إدارة المشاريع. لذا، اختر حلاً يتكيف مع احتياجات عملك المتطورة.

توفر بعض أفضل برامج إدارة المشاريع قابلية التوسع، مما يسمح للفرق بالتكيف مع زيادة تعقيد المشروع وفرق العمل الأكبر وأعباء العمل الأعلى. وإذا لزم الأمر، يمكنها حتى التعامل مع مشاريع متعددة في مختلف الصناعات.

حدد خيارًا يوفر خططًا وميزات مرنة مع إضافات معيارية لاستيعاب المتطلبات الحالية والتوسع المستقبلي. وهذا يوفر عليك عناء تبديل الأدوات والمنصات في مرحلة لاحقة.

مثال: لنفترض أن شركتك الناشئة بدأت في إدارة مشاريع لعملاء دوليين. أداة تقدم واجهات متعددة اللغات ودعمًا عالميًا يتوسع بسلاسة مع توسع عملياتك.

إمكانيات التكامل

_استخدم عمليات التكامل كـ

_/مرجع/ _https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2021/10/calendar-view-sync-1-1.png امتداد لـ ClickUp //%href/

تؤدي الأدوات غير المتصلة أو غير المتوافقة إلى عدم الكفاءة والفجوات المعرفية والأخطاء التي تعد من أشد تحديات إدارة المشاريع .

أنت بحاجة إلى برنامج يتكامل بسلاسة مع الأدوات والمنصات والأنظمة الشائعة. يعزز التكامل السلس حركة البيانات غير المقيدة ويؤسس مصدرًا واحدًا للحقيقة في جميع أنحاء مؤسستك.

وسواء كنت تستخدم Google Drive أو OneDrive أو Gmail أو Outlook أو Slack أو Zoom أو Zendesk أو Zendesk أو Calendly أو غيرها، فإن التكامل يوحّد مساحة العمل الرقمية ويجعل جميع الموارد والبيانات مركزية.

بالإضافة إلى ذلك، يسمح لمديري المشاريع باختيار وإضافة أدوات ووظائف محددة إلى بيئة المشروع.

مثال: تخيل تشغيل حملة تعتمد على بيانات من Salesforce و HubSpot. أداة إدارة مشروع مثل ClickUp الذي يتكامل مع كلا النظامين الأساسيين يسحب العملاء المحتملين وتحديثات المهام والتحليلات، مما يؤدي إلى إنشاء سير عمل موحد.

أفضل 5 أدوات برمجية لإدارة المشاريع في عام 2024

استناداً إلى المعايير المذكورة أعلاه، قمنا بوضع قائمة مختصرة لأفضل برامج إدارة المشاريع. فيما يلي مقارنة سريعة لميزاتها:

سواء كنت تبحث عن برنامج مجاني لإدارة المشاريع أو الحلول المتميزة، إليك نظرة فاحصة على بعض أفضل الاختيارات:

1. انقر فوق

جرب ClickUp مجانًا

كليك أب

ClickUp هو أداة قوية إدارة المشاريع أداة للمرونة المطلقة في تخطيط المشروع وتنفيذه.

تعمل هذه الأداة على تحسين إدارة المشاريع من خلال الجمع بين إدارة المهام وتتبع الأهداف وإدارة الموارد وأتمتة سير العمل والتكامل. كما أنها تتكيف مع الفرق من جميع الأحجام والصناعات والتطبيقات.

وهي تتميز بـ ClickUp Brain هو وحدة الجيل التالي من الذكاء الاصطناعي لإدارة المشاريع. يمكن لـ ClickUp Brain إنشاء مستودعات المعرفة وإدارة المهام المستقلة.

بالإضافة إلى ذلك، يمكنك الوصول إلى مكتبة موسعة من قوالب إدارة المشاريع التي تساعدك على البدء من البداية!

تحميل قالب مجاني لإدارة المشاريع

قالب إدارة المشاريع من ClickUp

للمبتدئين قالب إدارة المشاريع الخاص بـ ClickUp يبسط تنظيم المشاريع وتتبعها وإدارتها - بغض النظر عن حجمها. فهو يتيح لك تقسيم المهام بسهولة، وتحديد الأولويات، ومراقبة التقدم المحرز. يتميز هذا القالب بعروض مدمجة للجداول الزمنية وسير العمل والأهداف ويحافظ على توافق فريق المشروع وإنتاجيته.

الميزات الرئيسية

• تصوّر مشاريعك ومهامك عبر طرق عرض متعددة - لوحات كانبان ومخططات جانت والقوائم والتقويمات وما إلى ذلك.
• راقب إنتاجية الفريق والأفراد في الوقت الفعلي من خلال ميزات تتبع الوقت ولوحات المعلومات التفاعلية
• إنشاء وتنظيم وثائق شاملة وويكي معلومات المشروع وتنظيمها باستخدامClickUp Docs والتعاون عليها
• أتمتة مهام سير العمل الروتينية والمتكررة باستخدام الأتمتة الفعالة
• حوّل الأفكار المجردة إلى مخططات انسيابية أو قم بالعصف الذهني مع فريقك باستخدامClickUp Whiteboards
  • تواصل بشكل هادف مع أصحاب المصلحة الداخليين والخارجيين باستخدامClickUp الدردشة
    • التكامل مع تطبيقات ومنصات الإنتاجية الأخرى مثل Google Drive وMicrosoft Outlook وSlack وZoom وغيرها.

دراسة حالة: تبسط QubicaAMF العمليات باستخدام ClickUp

كانت شركة QubicaAMF، وهي شركة رائدة عالميًا في مجال حلول البولينج والترفيه، تعاني من إدارة فرق العمل الموزعة على 10,000 مركز بولينج في 90 دولة. وقد استخدموا ClickUp لتوحيد النظام والتنسيق والتعاون بين الفرق وإدارة أعباء العمل بفعالية.

وقد مكّنت أدوات ClickUp القابلة للتخصيص وتعدد الاستخدامات شركة QuibcaAMF من الحفاظ على مرونة وسرعة عمل فرق العمل على مستوى العالم وتسريع الجداول الزمنية لتسليم المشاريع وإدارة عبء العمل الزائد. كان لهذا تأثير تحويلي على عملياتهم، مما أدى إلى:

• زيادة بنسبة 35% في تسليم المشروع في الوقت المحدد
• توفير 40% من الوقت الذي كان سيُستغرق في إنشاء التقارير والمخططات البيانية
• زيادة بنسبة 60% في تعاون الفريق عبر المؤسسة
• دمج النظام مع عمليات تكامل سلسة

اقرأ المزيد حول كيفية استخدام QubicaAMF لـ ClickUp لتنظيم عالم العمل وتوسيع نطاق العمليات في دراسة الحالة التفصيلية الخاصة بنا .

المزايا

• يتميز بواجهة بديهية وخالية من الفوضى مع وظيفة السحب والإفلات سهلة الاستخدام
• يدعم خطة مجانية سخية مع ميزات كبيرة، مما يجعله مثاليًا للأفراد والعاملين المستقلين والفرق الصغيرة
• يوفر مرونة هائلة وقابلية توسع هائلة تسمح للأداة بالنمو مع فريقك
• تُنشئ تقارير قابلة للتنفيذ مدعومة بتحليلات تستند إلى البيانات لتعزيز اتخاذ القرارات الفعالة

القيود

• قد تجعل ميزات إدارة المشاريع الشاملة منحنى التعلُّم حادًا
• قد يتأخر تطبيق إدارة المشروع قليلاً على الهاتف المحمول عند التعامل مع مجموعات البيانات الكبيرة

➡️ اقرأ المزيد: كيفية استخدام الذكاء الاصطناعي في إدارة المشاريع (حالات الاستخدام والأدوات)

2. أسانا

via

_ / href/ _https://help.asana.com/s/article/create-projects-in-asana?language=en\_US أسانا /%href/

أسانا هو برنامج شهير لإدارة المشاريع معروف بواجهته البديهية والبسيطة. صُمم أسانا لتسهيل التعاون، فهو يجمع فرق المشروع على نفس الصفحة مع ميزات ممتازة لتصور الجداول الزمنية للمشروع وتبعيات المهام.

تجعل الواجهة الخالية من الفوضى والتركيز على وضوح المهام من Asana مناسبًا للمشاريع التي تتطلب تركيزًا وتواصلًا واضحًا.

الميزات الرئيسية

• إدارة المشاريع والمهام والمراحل الرئيسية والتبعيات في عرض الجدول الزمني
• أتمتة المهام المتكررة وسير العمل باستخدام أدوات أتمتة المشروع
• تحديد أولويات المهام وتنظيمها باستخدام علامات مخصصة
• احصل على رؤى قابلة للتنفيذ باستخدام لوحات معلومات التقارير المتقدمة

المزايا

• واجهة سهلة الاستخدام تجعل من السهل حتى على المبتدئين استخدام أداة إدارة المشاريع
• تسهل تعاون الفريق من خلال ميزات مثل مشاركة الملفات وتعليقات المهام وما إلى ذلك.
• تقدم قوالب مشاريع مفصلة لمهام سير العمل الشائعة

القيود

• يفتقر إلى وظيفة تتبع الوقت الأصلية
• لا تتوفر لوحات المعلومات الخاصة بالتقارير إلا في الخطط المدفوعة فقط
• تبدو مبسطة للغاية بالنسبة للمشاريع المعقدة للغاية

3. Monday.com

via Monday.com كوم هو نظام تشغيل متعدد الاستخدامات يجمع بين إدارة المشاريع المرئية والأتمتة القوية لتوفير الوقت وزيادة الكفاءة.

تتميز هذه الأداة بواجهة مرئية ونابضة بالحياة، مما يجعل إدارة المهام سهلة. بدءًا من تقديم المعلومات في لمحة سريعة إلى دعم تعاون الفريق، فهي مساحة عمل افتراضية منظمة للفرق لإنجاز العمل.

الميزات الرئيسية

• عرض محتويات المشروع والمهام في لوحة مرئية للغاية مع أعمدة قابلة للتخصيص
• تكوين قوالب المشروع لتتناسب مع متطلبات الصناعة أو وظائف الفريق المحددة
• مراقبة الإنتاجية وإنشاء فواتير دقيقة باستخدام أدوات تتبع الوقت
• إعداد الأتمتة لتبسيط المهام المتكررة والمتكررة

المزايا

• متعدد الاستخدامات، يلبي احتياجات الشركات والفرق المتنوعة في مختلف الصناعات
• يدعم تعاون الفريق من خلال التحديثات في الوقت الفعلي ووضع العلامات
• يدعم اتخاذ القرارات المستندة إلى البيانات من خلال لوحات معلومات وتقارير قابلة للتخصيص

القيود

• إن الطبيعة المرئية للغاية للوحات Monday.com تجعل منبيئة إدارة المشروع مفرطة في التبسيط
• خيارات التخزين محدودة في خطط المستوى الأدنى
• لا يوفر دعمًا دون اتصال بالإنترنت

➡️Read المزيد: أفضل 20 أداة برمجية لإدارة المهام للارتقاء بسير العمل لديك

4. Wrike

via

Wrike_

Wrike هو أداة لإدارة المشاريع لتتبع المشاريع وإعداد التقارير التفصيلية. تركز على الإنتاجية والتخصيص، مما يجعلها مثالية لمشاريع تكنولوجيا المعلومات والتسويق والإبداع.

تحتوي الأداة على ميزات قوية لإدارة العمل، مثل تخصيص الموارد وتتبع الوقت، مما يسمح للفرق بالبقاء منظمة وفعالة.

الميزات الرئيسية

• تخطيط المهام بناءً على الأولويات والتبعيات والمعالم الرئيسية
• التعاون مع أعضاء الفريق الآخرين في الوقت الفعلي باستخدام ميزات مثل التحرير المباشر للمستندات
• تخصيص مهام سير العمل وإدارة الموارد وفقًا لمتطلبات الفريق
• اتخاذ قرارات أكثر ذكاءً باستخدام لوحات المعلومات والتقارير المرئية والقائمة على البيانات

المزايا

• تدفقات عمل إدارة المشروع وأدوات إعداد التقارير قابلة للتخصيص بدرجة كبيرة وفقًا لمتطلبات المشروع
• توفر بيئة آمنة مع إمكانية وصول قوية وعناصر تحكم وأذونات قائمة على الأدوار
• يسهّل إدارة الملفات وعمليات الموافقة عليها بسهولة ويسر

القيود

• هيكل التسعير مقيد للفرق الصغيرة
• يتطلب إعداداً كبيراً للمستخدمين الجدد
• وظائف إدارة المشاريع في الباقة المجانية مقيدة، خاصة عند مقارنتها بالمنافسين

🔍 هل تعلم؟ واحدة من كل أربع مؤسسات الأدوات، وثق احتياجاتك- أنواع المشاريع وحجم الفريق وهيكله وأهداف العمل والتوقعات الأساسية لتحديد متطلباتك.

بالإضافة إلى ذلك، ضع في اعتبارك عمليات التكامل ومتطلبات النظام وتوافق الأجهزة.

الخطوة 2: وضع قائمة بالميزات وتصنيفها

بمجرد حصولك على احتياجاتك، قم بتقسيم الميزات إلى فئات "ضرورية" و"لطيفة" و"غير ضرورية".

على سبيل المثال، يجب أن تتضمن الميزات الضرورية إدارة المهام، وأدوات التعاون، وإعداد التقارير والتحليلات، والتكاملات. وبالمثل، يمكن أن تندرج الميزات المتقدمة مثل الأتمتة ضمن فئة "لطيفة للاقتناء".

قم بضبط هذه القائمة لتحديد أولويات ما يحتاجه عملك أو مشروعك أو فريقك بشكل فوري مع الاحتفاظ بمساحة للنمو والتحسينات المستقبلية.

الخطوة 3: استكشاف الخيارات المختلفة

ابدأ بالبحث عبر الإنترنت أو تواصل مع الأقران أو مجموعات الصناعة للحصول على خيوط. ركز على أدوات إدارة المشاريع التي تتماشى مع مجال عملك وحجم عملياتك.

على سبيل المثال، قد تحتاج المؤسسة الكبيرة إلى ميزات إدارة المحافظ، في حين يمكن للشركات الصغيرة الاكتفاء بإدارة المهام البسيطة. لذا، ضع قائمة بخمس إلى عشر أدوات لإدارة المشاريع تفي بمعاييرك الأولية.

💡 نصيحة احترافية: استخدم مواقع مراجعة البرامج التابعة لجهات خارجية مثل G2 وCapterra وTrustPilot وغيرها لقراءة مراجعات وتقييمات مستخدمي برامج إدارة المشاريع لفهم تأثير الأداة وقدراتها على المستوى الشعبي.

الخطوة 4: تقييم الخيارات المختصرة

قارن بين مجموعات الميزات والتسعير ومراجعات العملاء والتقييمات وقابلية التوسع لفهم ما تقدمه.

بمجرد حصولك على قائمة أصغر، اسأل نفسك وفريقك أسئلة رئيسية مثل

• كيف يلبي برنامج إدارة المشاريع هذا احتياجاتنا الأكثر أهمية؟
• هل يتكامل حل إدارة المشاريع هذا مع أدواتنا الأخرى؟
• هل هناك أي تكاليف خفية أو إضافات نحتاجها للعمل الأساسي؟
• هل تتوافق التكلفة الإجمالية لبرنامج إدارة المشاريع مع ميزانيتنا؟
• هل المنصة بديهية وسهلة الاستخدام لفريقنا؟
• هل يمكن للمنصة أن تتناسب مع احتياجاتنا المستقبلية؟

سيساعدك هذا التقييم التفصيلي على تحسين خياراتك وتحديد الحلول التي تتوافق مع متطلباتك.

الخطوة 5: جرب منصة إدارة المشاريع

هنا تقوم بإجراء تقييم عملي لمنصة إدارة المشاريع.

اطلب نسخة تجريبية مجانية أو حدد موعداً لتجربة حل إدارة المشروع. اختبر سهولة الاستخدام والاستجابة والفعالية مع مهام حقيقية، وقم بتقييم الواجهة ومعالجة العمليات التجارية وقدرة الفريق على التكيف.

بالإضافة إلى اختبار الميزات والوظائف، قم بتقييم إمكانيات الحوسبة السحابية للبرنامج، مع التركيز على قابلية التوسع، وإمكانية الوصول، والأداء

تحقق من الحلول السحابية الموثوقة، وضمانات وقت التشغيل، وتوافر الخادم العالمي، والمزامنة في الوقت الفعلي، والتوافق عبر الأجهزة، والوصول دون اتصال بالإنترنت. تأكّد من الامتثال للوائح مثل اللائحة العامة لحماية البيانات/قانون حماية خصوصية البيانات (GDPR/HIPAA) وتقييم بروتوكولات التعافي من الكوارث.

وأخيراً، يجب مراجعة استخدام النطاق الترددي وسرعته لضمان الأداء أثناء ذروة الأحمال، ودعم الاستمرارية التشغيلية والعمل المختلط/عن بُعد.

الخطوة 6: جمع ملاحظات الفريق

الفريق هو المستخدم الأساسي لبرنامج إدارة المشروع، بصرف النظر عن مدير المشروع. وعلى هذا النحو، فإن آراءهم مهمة.

لذا، اطلب من أعضاء الفريق الذين شاركوا في التجربة مشاركة أفكارهم وآرائهم الصادقة حول تجربة المنتج. ركز على جوانب مثل سهولة الاستخدام وتحسينات الإنتاجية وأي تحديات واجهوها.

ويمكنك إشراك فريق تكنولوجيا المعلومات لتحليل قدرات المنصة السحابية وفريق الأمن السيبراني لتقييم ميزات الأمان.

يضمن الحصول على مثل هذه التعليقات المباشرة أن الحل المختار يفيد جميع المعنيين.

💡 نصيحة احترافية: اختر من بين أي من 11 نموذجًا مجانيًا لنماذج الملاحظات على ClickUp للحصول على رؤى قابلة للتنفيذ من فريق مشروعك!

الخطوة 7: تحليل نتائجك

المرحلة الأخيرة من تقييم برامج إدارة المشاريع هي دمج جميع الملاحظات والبيانات في وثيقة مركزية.

استخدم نظامًا لتسجيل الدرجات أو قم بتطوير مصفوفة مرجحة لمقارنة الأدوات المدرجة في القائمة المختصرة مع متطلباتك الأولية وتجربة الاستخدام، وقم بتقييم موضوعي لمدى تلبية كل منصة لاحتياجاتك.

تعمل معايير تقييم برامج إدارة المشاريع التي تمت مشاركتها أعلاه بشكل جيد كمعايير لمثل هذه المقارنات. للحصول على تقييم متوازن، ضع في اعتبارك أي مزايا طويلة الأجل وعيوب محتملة.

ثم، الأمر كله يتعلق باتخاذ القرار النهائي!

تطبيق برامج إدارة المشاريع في المؤسسات

إدارة المشاريع تنفيذ البرامج يتطلب التخطيط الاستراتيجي والتنفيذ لتحقيق انتقال سلس ونجاح طويل الأجل.

فيما يلي بعض أفضل الممارسات للتبني والتنفيذ الفعال:

• تأمين موافقة القيادة من خلال تسليط الضوء علىفوائد برامج إدارة المشاريع. يؤثر دعمهم النشط على قبول الفريق واعتماده
• توضيح كيف يبسط حل إدارة المشروع العمل ويدفع الإنتاجية لتحييد أي مقاومة للتغيير
• إطلاق مشروع تجريبي يشمل فرقاً أصغر حجماً من أجل التنفيذ التدريجي. بعد حل مشاكل التنفيذ واكتساب إلمام الفريق بالمشروع، الانتقال إلى عمليات واسعة النطاق
• التخطيط لاستراتيجية نقل البيانات على مراحل لمنع الخسائر وتقليل الاضطرابات إلى الحد الأدنى
• توفير التدريب الشامل والدعم التأهيلي من خلال البرامج التعليمية والأدلة الإرشادية والندوات التدريبية وورش العمل العملية وغيرها من الموارد لمعالجة التحديات المشتركة لفريقك
• تحديد الأدوار والمسؤوليات وسير العمل في البرنامج لضمان الشفافية والحد من الارتباك وتحسين الكفاءة
• تشجيع التعليقات النشطة من أعضاء الفريق وتعديل سير العمل بناءً على هذه المدخلات لتبني طرق جديدة للعمل

🔍 هل تعلم؟ عن ثمانية من أصل عشرة مشاريع عالية الأداء لديها بعض مكاتب إدارة المشاريع.

كن محترفًا في تقييم برامج إدارة المشاريع

تقييم برامج إدارة المشاريع أمر بالغ الأهمية لنجاح الفريق وكفاءته. ويضمن لك تحديد معايير واضحة اختيار الأداة المناسبة واتباع عملية تقييم منظمة.

من بين منصات إدارة المشاريع المختلفة المتاحة، يتميز برنامج ClickUp بقدرته على ارتداء العديد من القبعات.

فمن ميزات إدارة المهام القوية وأدوات التعاون الجماعي والوظائف المتقدمة، يُعد ClickUp حلاً متكاملاً وفعالاً لإدارة المشاريع. تسجيل الدخول إلى ClickUp الآن واختبر كيف تتفوق على أدوات إدارة المشاريع الأخرى!