كيفية تحسين تخطيط المخزون الخاص بك

تواجه الشركات الصغيرة والمتوسطة الحجم تحديًا صعبًا عند إدارة المخزون، بغض النظر عن الصناعة. كيف تلبي طلب العملاء مع تقليل التكاليف المرتبطة بالتخزين الزائد أو نفاد المخزون؟

بصفتها شريان الحياة لعمليات البيع بالتجزئة والبيع بالجملة، تضمن إدارة المخزون قدرة الشركات على العمل بكفاءة.

في مشهد تتزايد فيه المنافسة حيث ترتفع توقعات العملاء وتتغير ظروف السوق بسرعة، يمكن أن يؤدي سوء تخطيط المخزون إلى تداعيات مالية كبيرة، مثل زيادة تكاليف الحمل وفرص المبيعات الضائعة.

ومع ذلك، فإن تحسين المخزون يضمن توافر المنتجات، ويقلل من المخزون الزائد، ويحرر رأس المال، مما يؤدي إلى تحسين التدفق النقدي ورضا العملاء. من الواضح أن تخطيط المخزون وإدارته هما جانبان حاسمان في إدارة الأعمال التجارية وتحديد مدى نجاحها.

تستكشف هذه المقالة كيفية تحسين عملية تخطيط المخزون وإتقانها. لكن أولاً، دعنا نضع الأساسيات.

فهم تخطيط المخزون

تخيل ما يلي: لقد قمت بتطوير منتج ناجح، وبمجرد إطلاقه، أنت واثق من أنه سيباع بالكامل. تقوم بتخزينه وتسويقه وتنتظر ظهور علامة نفاد الكمية المباعة. ومع ذلك، تظهر مشكلة غير متوقعة، والآن أصبحت أوقات التسليم أطول من المتوقع.

ونتيجة لذلك، بدأ عملاؤك في إلغاء الطلبات وطلب استرداد الأموال. لقد ألقى وقت التسليم الممتد بظلاله على الطلب على المنتج، مما يترك لك مخزونًا غير مباع ولا يوجد مشترين.

نجاح وفشل، بالمعنى الحرفي للكلمة!

يمكن أن يؤدي تخزين المنتجات دون تقييم الطلب بعناية إلى زيادة المخزون وزيادة تكاليف التخزين والهدر المحتمل. يؤثر التأثير النهائي بشدة على ربحية عملك وكفاءته التشغيلية.

من ناحية أخرى، فإن فهم الاستراتيجيات الذكية وتنفيذها يمكن أن يساعدك على البقاء في صدارة اللعبة. تتمحور الإدارة السليمة للمخزون حول الطبقات. على المدى الطويل برنامج إدارة المخزون يمكن أن يجعل الجهد بأكمله أسهل بكثير وأكثر موثوقية.

ما هو تخطيط المخزون؟

يتضمن تخطيط المخزون إدارة وتنظيم المنتجات التي تنوي العلامة التجارية بيعها لتحقيق الربح. وهو يشمل مختلف الخدمات اللوجستية والاستراتيجيات التي يجب تنفيذها يوميًا لضمان سير العمل بسلاسة.

يختلف تخطيط المخزون من شركة إلى أخرى. لا يمكن تطبيق استراتيجية واحدة على الجميع.

على سبيل المثال، التخزين لفترات أطول ليس خياراً متاحاً إذا كان لديك شركة أزياء أو شركة أغذية قابلة للتلف. التركيز الأساسي لدار الأزياء هو بيع مخزونها قبل أن ينفد مخزونها. أما بالنسبة للأعمال التجارية الغذائية، فإن تخزين الكثير دون حاجة واضحة قد يؤدي إلى تلف المخزون.

لا قيمة للمخزون إلا إذا استمر في الحركة وأفسح المجال لتدفق نقدي مربح.

فوائد تخطيط المخزون

يتيح التخطيط الفعال للمخزون لشركتك تحقيق إيرادات دون تعقيدات. هذا هو خط الأساس الخاص بك.

فيما يلي الفوائد الأربع الرئيسية للتخطيط والإدارة السليمة للمخزون.

زيادة الربحية

كل دولار من المخزون الذي تحتفظ به الشركة فوق مستواه المثالي يولد 20٪ إلى 30٪ من التكاليف الإضافية داني كويار , مدير في شركة BDC يتيح لك التخطيط الدقيق للمخزون تحقيق الربح وتعزيز الفرص وتوسيع المبيعات الموسمية. سيمكنك تتبع الأداء وتحليل بيانات المبيعات التاريخية من التفاوض مع الموردين وشركات التعبئة والنقل بحيث يكون مخزونك دائمًا في المستويات المثلى.

رضا العملاء

دعنا نأخذ مثالاً على متجر كتب يُدعى Forgotten Chapter. تبدأ المكتبة كمتجر لبيع الكتب الكلاسيكية، مع وجود أكوام من الروايات بأسعار مخفضة وتهافت الناس على شرائها.

وبعد بضعة أشهر، تقرر Forgotten Chapter أن تتطور مع الاتجاه السائد وتبيع أحدث الروايات سريعة الانتشار. يملأون مستودعاتهم، ويتضاعف العمل. وخلال هذه العملية، يفقدون مسار تخزين الكلاسيكيات القديمة، وهو تخصصهم. وفي نهاية المطاف، ينخفض عدد الزبائن الذين يأتون إلى المتجر ويتوقف الزبائن المنتظمون وتتراجع المبيعات.

ما المشكلة هنا برأيك؟

لقد قاموا بتخزين أحدث الإصدارات، مما أدى إلى تحسين المبيعات الأولية، ولكن عند القيام بذلك، فقدوا عرض البيع الفريد (USP). كانت عروضهم الكلاسيكية هي ما يميزهم حقاً.

هل هذا يعني أن الشركات لا ينبغي أن تتطور مع الاتجاهات السائدة؟ بالطبع لا، بل يجب عليها ذلك. ومع ذلك، فإن ما أغفلته شركة Forgotten Chapter هو تحليل مؤشرات الأداء الرئيسية وإدارة الطلبات. هذه حالة كلاسيكية لتخطيط المخزون سارت بشكل خاطئ. برنامج إدارة الطلبات يمكن أن يساعدك في تتبع الطلبات السابقة، مما يسمح لك بالتخطيط والتوسع وفقًا لذلك.

يرتبط تخطيط المخزون ارتباطًا مباشرًا برضا العملاء. قم بتحليل بيانات المبيعات السابقة، وتوقع اتجاهات المبيعات المستقبلية، وقم بتنفيذ استراتيجية تناسب عملك. استفد من نقطة البيع الفريدة الخاصة بك لجلب عملاء مخلصين.

خفض تكاليف الاحتفاظ بالمخزون

تميل العديد من الشركات الناشئة إلى الإفراط في تخزين المخزون، مما يؤدي إلى تقييد التمويل الأولي القيّم. ومن ناحية أخرى، يؤدي تخطيط المخزون إلى تحرير رأس المال. الأسئلة الرئيسية التي يجب طرحها هنا هي كيف يُباع المنتج؟ أين يُباع؟ من هو العميل المثالي؟

من خلال الإجابة على هذه الأسئلة، يمكنك البدء في تقليل تكاليف الحيازة بشكل فعال.

يتطلب الكثير من هذا المسعى التخطيط مع معرفة قدرة عملك. ويتضمن ذلك النظر في البيانات وحساب المخزون الحالي والتنبؤ بالاتجاهات المستقبلية، وبالتالي تقليل تكاليف الاحتفاظ بالمخزون غير المتحرك. يمكنك قيادة شركتك من خلال إظهار تخطيط السعة بمساعدة أوراق Excel بسيطة وسهلة الاستخدام قوالب تخطيط المخزون .

تحسين كفاءة سلسلة التوريد

تخطيط المخزون في الوقت المناسب (JIT) هو ممارسة فعالة للغاية لتجنب الإفراط في التخزين. وهو ينطوي على استلام السلع والمواد الخام من الموردين فقط عند الحاجة إليها.

ويُعرف تخطيط المخزون في الوقت المناسب (JIT) أيضًا باسم TPS أو نظام تويوتا للإنتاج، نسبة إلى شركة السيارات الشهيرة التي اعتمدت هذا الأسلوب في أوائل السبعينيات. لا تطلب تويوتا قطع غيار لسياراتها إلا عند الحاجة إليها أو عندما تتلقى طلبات شراء سيارات جديدة.

وهذا أيضاً نتيجة للإدارة الفعالة لسلسلة التوريد.

هنا, قالب قائمة مراجعة إدارة البائعين في ClickUp يتيح لك إنشاء جداول بيانات تجعل إدارة المخزون خالية من المتاعب.

تحميل هذا القالب

تعرّف على كيفية تبسيط جداول البيانات الثقيلة المحتوى باستخدام قالب قائمة مراجعة إدارة البائعين من ClickUp

يمكن أن يساعدك هذا القالب في تقييم واختيار أفضل البائعين لمنتجاتك، وجمع الملاحظات لمراقبة أدائهم، وتحسين التواصل والتعاون.

باستخدام هذا القالب، يمكنك

• إضافة حقول مخصصة لفصل البائعين بناءً على الجدوى واللوجستيات والجداول الزمنية والاستجابة
• استخدام 16 سمة مخصصة مختلفة، مثل الملاحظات، ورقم الاتصال، والبريد الإلكتروني للمورد، والتوقيت، والعلامات التجارية، لحفظ المعلومات حول البائعين وتصور بيانات البائعين بسهولة
• افتح أربع طرق عرض مختلفة في تكوينات ClickUp المختلفة، مثل تقييمات الموردين، ودليل البدء، ومعلومات الموردين، ونموذج تقييم الموردين، للوصول إلى جميع المعلومات وتنظيمها بسهولة

اقرأ أيضًا: 10 قوالب مجانية لقائمة البائعين لإدارة جهات الاتصال تحديات عملية تخطيط المخزون ### تحديات عملية تخطيط المخزون

الجانب الأكثر تعقيدًا في تخطيط المخزون هو إدارة وفهم الكميات الكبيرة من البيانات.

يجب التوقيع على كل طلب، وذكر تفاصيل النقل، وإدراج تفاصيل المستودعات أو المخزون بشكل مفصل، ويجب حساب تكاليف كل جانب صغير من جوانب العمل وحسابها.

كل هذا يتطلب نظام جرد لا تشوبه شائبة وسهل الاستخدام، ناهيك عن نظام جرد متقدم التخطيط اللوجستي .

بعض التحديات الأخرى التي يمكن أن تنشأ هي

• عدم موثوقية الموردين وضعف التواصل
• التنبؤ المسبق غير الدقيق الذي يؤدي إلى انخفاض غير مخطط له في طلب المستهلكين
• يمكن أن تصبح رؤية المخزون محدودة حتى مع وجود ساعات من التخطيط
• قد تنفجر عمليات تخطيط المخزون التي لا تستند إلى البيانات والاتجاهات وتحليل السوق
• الإدارة السيئة للموارد البشرية؛ قد يؤثر التغيير في الموظفين، سواء داخل الشركة أو لدى التاجر، على تخطيط المخزون

طرق تخطيط المخزون

على الرغم من وجود العديد من نماذج تخطيط المخزون، إلا أننا اخترنا التركيز على بعض النماذج المهمة.

كمية الطلب الاقتصادي (EOQ)

هذه هي الكمية المثالية من المخزون التي يجب أن تمتلكها الشركة لتقليل تكاليف الاحتفاظ بالمخزون. إذا تمكنت العلامة التجارية من تحقيق ذلك، فهذه خطوة مهمة إلى الأمام.

Eoq = √ (2 * د * د * س) / ح

هذه هي المعادلة التي تحتاج إلى تكييفها مع وحدة عملك، حيث:

S هي تكلفة الطلب أو التكلفة الثابتة

D هي الكمية السنوية المطلوبة

H هي تكلفة الاحتفاظ أو التكلفة المتغيرة

ستخبرك هذه الصيغة بالمخزون الذي تحتاجه في أي وقت معين للسماح لعملك بالعمل بسلاسة. إذا شعرت بصعوبة المناورة في هذا الأمر، يمكنك استخدام أداة إدارة المشتريات لتبسيط المهمة.

نموذج نقطة إعادة الطلب

نقطة إعادة الطلب هي النقطة الإيحائية التي يجب على الشركة إعادة طلب المخزون عندها لتجنب التعرض لخطر انخفاض العرض.

لنأخذ مخبزًا على سبيل المثال. تتخصص الشركة في خبز البريوش وتباع بعد فترة وجيزة من خبز دفعة جديدة. الزبائن والمالك راضون. وفجأة، تنشأ مشكلة في شراء الزبدة. يواجه البائع مشاكل في الطاقة، مما يؤثر على عملية الخبز. يواجه بيت الخبز تأخيرًا في التوريد. وهذا يؤدي في النهاية إلى انخفاض كبير في عدد الزبائن.

ماذا حدث هنا؟ لم يكن هناك نموذج مناسب لنقطة إعادة الطلب.

لتجنب مثل هذه الحوادث، فإن وجود نظام إشعار استلام البضائع في المكان المناسب أمر حكيم. يتيح لك ذلك تتبع البائعين ومراقبة عملية سلسلة التوريد، مما يساعدك على تحديد وقت طلب المزيد من المخزون.

التخطيط الآمن للمخزون

تضمن لك هذه الممارسة في إدارة المخزون الاحتفاظ بكمية آمنة من المخزون في المخزن حتى لا ينفد المخزون أثناء زيادة الطلب. يعمل هذا إلى حد كبير مثل بوليصة التأمين لإبقائك واقفًا على قدميك.

يجب عليك الاستفادة من تحليل سلسلة القيمة هنا لتعزيز استمرارية العمل وضمان إدارتك للمخزون بأكبر قدر ممكن من الكفاءة. تمنحك هذه العملية ميزة على المنافسين.

يساعد تخطيط المخزون الآمن المدعوم بتحليل سلسلة القيمة على التنبؤ باتجاهات الطلب المستقبلية.

تحليل ABC

تحليل ABC هو عملية تصنيف المخزون إلى ثلاث مجموعات.

• أ يساهم في أعلى 20% من منتجاتك، مما ينتج عنه 70% من المبيعات
• ب يساهم في ال 30% الوسطى من منتجاتك، مما ينتج عنه 20% من المبيعات
• ج هو الجزء السفلي 50% من منتجاتك، مما ينتج عنه 10% من المبيعات

يعمل هذا التحليل على تسريع التخطيط والإدارة السليمة للمخزون. فهو يساعد الشركات على تحديد ما يجب تخزينه وكمية التخزين. عندما تقوم بتحليل احتياجاتك التخزينية بناءً على ABC الخاص بك، فإنك تحدد أولوياتك بشكل أفضل.

والآن، دعنا نتعلم كيفية وضع خطة المخزون وتنفيذها!

كيفية وضع وتنفيذ خطة جرد المخزون

يعد وضع وتنفيذ خطة جرد في عملك تحدياً هائلاً. ولكن إليك دليل سريع خطوة بخطوة للقيام بذلك.

خطوات تطوير خطة الجرد وتنفيذها ### خطوات تطوير خطة الجرد وتنفيذها

1. خذ قائمة بمنتجاتك وقم بتصنيفها
2. ابحث بعمق وكن دقيقاً في تحليل بياناتك. يجب أن تعرف منتجك عن كثب وأين يُباع بالضبط
3. ضع قائمة بالبائعين المحتملين بناءً على التفضيلات والمواقع والجودة وإمكانية الوصول إليهم قم بتحليل أدائهم من خلال إجراء فترة اختبار
4. استخدام نظام متكامل ومناسب للمبتدئين لإدارة الطلبات والتوريدات
5. إنشاء نظام بسيط وفعال
6. تدريب الموظفين على اتباع النظام تتبع الأداء بانتظام
7. تتبع نسبة دوران المخزون الخاص بك. ستكون هذه هي قاعدتك الأساسية، والتي يمكنك تعديلها أثناء تقدمك بناءً على البيانات
8. إنشاء نموذج لنقطة إعادة الطلب وممارسات التخزين الآمن
9. ابحث عن مجال للتحسين المستمر من خلال التحليل المتعمق للبيانات ومراقبتها
10. بمجرد حصولك على كل هذا، قم بأتمتة حيثما أمكن ذلك

باتباع هذه الخطوات واستخدام برنامج تخطيط مخزون التجارة الإلكترونية ، يمكنك وضع تخطيط المخزون الخاص بك على المسار الصحيح وتعزيز نمو أعمالك.

استخدام ClickUp لتخطيط وإدارة أنظمة المخزون ClickUp يساعدك على إدارة المخزون وفرزه بكفاءة مع تقديم ميزات قابلة للتخصيص بدرجة كبيرة يمكن تكييفها لتناسب أي عمل تجاري.

خُذ قالب إدارة المخزون ClickUp على سبيل المثال. يمكنه التعامل مع متطلباتك وتخصيصها بفعالية. بالإضافة إلى أنه أداة سهلة الاستخدام للغاية لتخطيط المخزون.

قم بتنزيل هذا القالب

استخدم قالب إدارة المخزون الخاص بـ ClickUp لبدء خطة إدارة المخزون في شركتك

يمكن أن يساعدك هذا القالب بعدة طرق:

• يبسط لك عملية التنظيم. يمكنك عمل قائمة بالمخزون، وتتبع شحنات البائعين، وتتبع شحنات العملاء
• يمكنك التحقق من حالة الطلبات ونقاط إعادة الطلب بدقة
• يمكنك إنشاء كشوف مخزون يسهل الوصول إليها والتي يمكنك مشاركتها مع الموظفين والبائعين لإدارة سلسلة التوريد بكفاءة
• القالب قابل للتخصيص. هذا يعني أنه يمكنك تعديل وإنشاء حقول مخصصة لإدارة المخزون الخاص بك، مثل الطلب التالي، ومدير العمليات، والمطلوب، والمخزون الحالي، وكمية الطلب
• يمكنك أيضًا تحسين التتبع باستخدام الأتمتة وعلامات البحث المحددة
• يحتوي على سبع طرق عرض مخصصة - الجدول، والجدول الزمني، والقائمة، وتحديثات الطلبات، والقيمة، للحصول على فهم وتخطيط أفضل لمخزونك

قم بتنزيل هذا القالب

تتبع مخزونك بالكامل وتأثيره على سلسلة التوريد الخاصة بك مع قالب المخزون من ClickUp

تسير سلسلة التوريد وإدارة المخزون جنباً إلى جنب. و قالب المخزون الخاص بـ ClickUp يجعل تتبع سلسلة التوريد بأكملها سريعًا وسهلاً وفعالاً.

باستخدام هذا القالب، يمكنك:

• إدارة مستويات المخزون والطلبات في الوقت الفعلي
• تتبع الشحنات وتواريخ التسليم عبر مستودعات متعددة
• تحليل الاتجاهات لاتخاذ قرارات أفضل

يمكن لهذا القالب تبسيط عملية المخزون وتقليل الأخطاء البشرية، مما يسمح بتنبؤ أفضل ورؤية أفضل لمستويات المخزون لتحديد المشكلات المحتملة.

يمكنك إضافة حالات مخصصة (مفتوحة ومكتملة) لمراقبة تقدم كل عنصر في المخزون. بالإضافة إلى ذلك، بإمكانك استخدام 15 سمة مخصصة مختلفة، مثل: مطلوب من قِبل والكمية المطلوبة وموقع البائع ونقطة إعادة الطلب والتكلفة لكل وحدة، لحفظ المعلومات حول المخزون الخاص بك وتصور بيانات المخزون بسهولة.

يمكنك أيضًا فتح ست طرق عرض في تكوينات ClickUp المختلفة، مثل المخزون، حسب البائع، حسب البائع، موقع البائع، نموذج الطلب، ابدأ هنا، والمزيد، لمساعدتك في إدارة مخزونك.

التغلب على تحديات إدارة المخزون باستخدام ClickUp

إدارة المخزون عملية مستمرة، وليست جهداً لمرة واحدة. قم ببناء قائمة بالبائعين الموثوقين، وتوصيل احتياجاتك بوضوح، وتدريب موظفيك على النظام، ومراقبة وتتبع التقدم المحرز، والأتمتة والتحسين المستمر.

ولكن لا تقلل من أهمية اعتماد برنامج تخطيط المخزون مثل ClickUp، فهو يبسّط جميع الخطوات المذكورة أعلاه، مما يجعل تخطيط المخزون أكثر قابلية للتنبؤ به وأكثر أمانًا وأصلًا من أصول العمل. ابدأ مع ClickUp اليوم!