وجدت دراسة حديثة أن أن المديرين يخسرون 683 ساعة بسبب التشتت سنويًا - أي ثلث ساعات عملهم! وقال 42% من الذين شملهم الاستطلاع أنهم بالكاد ينجزون ساعة متواصلة من العمل المنتج دون انقطاع، وفي المتوسط، يقضي الأشخاص ما يقرب من 127 ساعة سنويًا في التعافي من التشتت. وهذا يكلف الاقتصاد الأمريكي 468 مليار دولار سنويًا.
يعمل الخبراء في مختلف الصناعات باستمرار على تحسين إنتاجية الموظفين. وتجرب المؤسسات الأدوات الحديثة، والأتمتة، والذكاء الاصطناعي التوليدي، وما إلى ذلك، لدعم الموظفين. ومع ذلك، فإن إضافة المزيد من التكنولوجيا دون إصلاح السلوكيات الأساسية يمكن أن يؤدي إلى نتائج دون المستوى.
أحد الأساليب السلوكية الأكثر استخداماً لتحقيق أعلى أداء هو سباقات الإنتاجية السريعة. ولكن ما هو سباق الإنتاجية السريع؟ ما الذي يجعلها فعّالة؟ كيف يمكنك تنفيذ سباق الإنتاجية السريع؟
لدينا الإجابات. ابدأ ساعاتك الآن! ⏱️
فهم سباقات الإنتاجية السريعة
تمامًا مثل نموذج التطوير الرشيق الذي يقسّم المشاريع الكبيرة والمعقدة إلى سباقات سريعة أصغر، فإن سباقات الإنتاجية السريعة تعزز التركيز والكفاءة من خلال تقسيم المهام إلى دفعات قصيرة ومكثفة من العمل، تليها فترات راحة قصيرة.
دعنا ندخل في التفاصيل.
ما هي سباقات السرعة الإنتاجية؟
العدو السريع للإنتاجية هو فترة قصيرة من العمل تليها استراحة قصيرة. وهي تشبه تقنية بومودورو، التي توصي ب 25 دقيقة من العمل تليها استراحة لمدة خمس دقائق.
الفرق الوحيد هو أنك في سباق الإنتاجية السريع، تختار المدة التي تحتاجها للتركيز ومقدار الاستراحة التي تحتاجها بناءً على مدى انتباهك. على عكس العدو السريع الرشيق، والذي عادةً ما يكون أسبوعين، يمكن أن يكون سباق الإنتاجية بالمدة التي تحتاجها: ساعة أو بضعة أيام أو أسبوع أو شهر. ومع ذلك، من الأفضل عدم جعل سباقات السرعة طويلة جدًا، لأنها قد تؤدي إلى نتائج عكسية.
فوائد سباقات السرعة الإنتاجية
سباقات السرعة الإنتاجية، تمامًا مثل سباقات السرعة المقررة في أحداث سكروم ، تقدم فوائد غير عادية للعمل الجاري. دعونا نلقي نظرة على أهمها.
التركيز
قبل بدء السباق السريع، تتخذ الفرق بشكل جماعي قرارات بشأن المهام التي ستعمل عليها والنتائج المتوقعة والوقت المقدر والتبعيات وما إلى ذلك. لذا، يقدم سباق السرعة الإنتاجية المصمم جيدًا قائمة واضحة وصغيرة وقابلة للإدارة من المخرجات التي سيتم إنجازها في جدول زمني محدد.
هذا الوضوح يخلق الظروف المثالية لكل فرد للتركيز على مهمة واحدة في كل مرة. وسواء أكانوا يعملون بشكل فردي أو تعاوني، فإنهم يعرفون متى وأين يظهرون وماذا يفعلون.
السرعة
عادةً ما يكون السباق السريع فترة من الوقت الإنتاجي غير المشتت. وهذا يعني أنه لا توجد اجتماعات أو أنشطة بناء الفريق أو قضايا عاجلة وما إلى ذلك، والتي يمكن أن تستهلك الجدول الزمني. ونتيجة لذلك، تنجز الفرق مهامها بسرعة أكبر.
إدارة الوقت
إن سباقات السرعة، بطبيعتها، محددة بوقت محدد. هذه الطبيعة تخلق شعورًا بالإلحاح. يدرك أعضاء الفريق ما يجب عليهم القيام به خلال ساعات عملهم، مما يلهمهم لإدارة أيامهم بفعالية.
الاستفادة من الموارد
كفريق، يتيح سباق الإنتاجية الاستفادة من الموارد بشكل أفضل. فهو يساعد الأفراد على تخطيط عملهم بناءً على التبعيات ومرحلة سير العمل.
على سبيل المثال، يمكن لمحلل الجودة جدولة عمله في سباق سريع بعد يومين من انتهاء المطور من عمله.
مستويات طاقة الموظفين
جزء مهم من كل سباق سريع هو الاستراحة. في نهاية كل نوبة عمل مكثفة، تشجع سباقات السرعة الإنتاجية على أخذ استراحة، وأحيانًا لنصف الوقت الذي يستغرقه السباق السريع نفسه.
وهذا يمنح كل عضو من أعضاء الفريق الوقت الكافي للتعويض عن كثافة العمل الذي تم إنجازه. كما أنه يعترف بجهودهم ويشجعهم على تجديد نشاطهم.
إذا كنت مهندس برمجيات، فمن المحتمل أنك معتاد على التخطيط السريع ومنهجية سكروم. ومع ذلك، لا يجب أن تقتصر سباقات السرعة على منهجية أجايل/سكروم. يمكن تطبيقها على أي نوع من الأدوار أو العمل. لنرى كيف.
كيفية تخطيط وتنفيذ سبرينت الإنتاجية وتنفيذها
لا تكمن فكرة سباق الإنتاجية السريع في تحقيق إنتاجية عالية بشكل غير معقول في كل يوم من أيام السنة. بدلاً من ذلك، يساعدك سباق الإنتاجية الجيد على تخطيط عملك بأكثر الطرق فعالية وخالية من الإرهاق.
إليك دليل تفصيلي خطوة بخطوة للبدء بدعم من أداة قوية لإدارة المشاريع مثل ClickUp Sprints .
1. وضع أهداف واضحة
قبل البدء في سباق سريع، تحتاج إلى معرفة ما تريد تحقيقه. يساعد تحديد الأهداف الصحيحة على دفع جميع الأعمال المنجزة خلال السباق السريع في الاتجاه الصحيح.
اجعل أهدافك محددة وذكية. ضع أهدافًا محددة وقابلة للقياس وقابلة للتحقيق وذات صلة ومحددة زمنيًا.
تذكر أنه على الرغم من أن أفضل الممارسات لتحديد الأهداف هي أن تكون موجهة نحو النتائج، إلا أن الأمر يختلف قليلاً في سباقات السرعة الإنتاجية. هنا، عليك التركيز على وضع أهداف للمهام التي تحتاج إلى إكمالها لتحقيق أهدافك التنظيمية.
على سبيل المثال، إذا كان هدفك هو إطلاق حملة تسويقية لإطلاق منتج جديد، فقد تكون أهدافك الذكية هي
- إنشاء شعار للحملة بحلول اليوم 2
- كتابة ملخصات إبداعية ل 20 محتوى لوسائل التواصل الاجتماعي بحلول اليوم 3
- وضع اللمسات الأخيرة على ميزانية الإعلان الرقمي بحلول اليوم 5
تتيح لك هذه الأهداف جدولة عملك بفعالية. على سبيل المثال، قد تخطط لجلسة عصف ذهني مع فريق التسويق في اليوم الأول، وساعتين أو ثلاث ساعات من وقت التركيز لكتابة الملخصات في اليوم الثاني، وساعتين أو ثلاث ساعات من وقت وضع الميزانية في اليوم الخامس. إذا كنت تواجه صعوبة في تحديد الأهداف قالب أهداف SMART Goals الخاص ب ClickUp يمكن أن يساعدك.
2. تقسيم الأهداف إلى مهام محددة
بمجرد حصولك على أهدافك، قم بإعداد المهام اللازمة لتحقيقها. لست بحاجة إلى البدء بصفحة بيضاء في كل مرة. جرب قالب التخطيط السريع السريع الخاص ب ClickUp لإعداد فريقك للنجاح.
قالب التخطيط السريع السريع من ClickUp
بينما يقدم القالب هيكلاً، فإن تحديد المهام وتصميم المشروع يقع على عاتقك أنت. لذا، فكر في كيفية تقسيم مهامك. على سبيل المثال، قد تكون المهام التي ينطوي عليها إنشاء سطر شعار:
- العصف الذهني مع الفريق الإبداعي
- إنشاء قائمة بجميع الشعارات الممكنة
- وضع قائمة مختصرة بأفضل الشعارات
- تجربة تطبيق الشعار عبر قنوات مختلفة
- وضع اللمسات الأخيرة على الشعار
جدولة تواريخ الاستحقاق لكل من هذه الأنشطة. مع مهام ClickUp لديك خيار إعداد مهام فريدة أو مهام فرعية إذا كنت تفضل ذلك. يمكنك أيضًا إضافة أوصاف وتعيين مستخدمين وتحديد مواعيد نهائية والتعاون مع أعضاء الفريق المشاركين في التعليقات المتداخلة. ما هو أكثر من ذلك؟ ربط المهام وإدارة التبعيات، كل ذلك في مكان واحد.
إدارة المشاريع المعقدة باستخدام مهام ClickUp Tasks
هل أنت جديد على التخطيط السريع؟ لا داعي للقلق. اختر قالب التخطيط للسباق السريع الذي يناسبك وخصصه حسب حاجتك!
3. إنشاء جدول زمني واقعي
عندما تتحدث الفرق عن سباقات السرعة باعتبارها عملًا مكثفًا، فإنهم غالبًا ما يفترضون أن ذلك يعني إثقال الأسبوع بمهام لا حصر لها. على العكس من ذلك، فإن سباق السرعة الإنتاجية الجيد يضع جداول زمنية واقعية.
راجع أعمالك المتراكمة: استخدم انقر فوق القوائم لتجميع العناصر المتراكمة لديك لتحديد ما يمكن أن يتناسب بشكل معقول مع السباق السريع. يمكنك أيضًا تخصيص قالب تراكم الأعمال المتراكمة في ClickUp لجعل هذه العملية أسرع وأكثر فعالية.
تقدير الأوقات: ضمن مهام ClickUp Tasks، يمكنك إضافة تقديرات الوقت لكل مهمة واستخدامها لتخطيط السباق السريع.
أخذ أعباء العمل بعين الاعتبار: ضع في الحسبان الإجازات بين أعضاء فريقك والالتزامات الحالية وسرعة العدو السريع السابقة. عرض عبء العمل في ClickUp نقطة انطلاق رائعة لهذا الأمر.
طريقة عرض عبء العمل _ClickUp Workload View طريقة رائعة لضمان تخصيص الموارد بفعالية
انظر إلى التبعيات: عند تحديد المواعيد النهائية، ضع في اعتبارك كيفية ترابط المهام مع بعضها البعض. انظر من خلال سير العمل الرشيق لمعرفة المهام التي يجب إكمالها قبل بدء المهمة التالية.
استخدام طريقة عرض مخطط جانت البياني ClickUp Gantt البياني لإدارة التبعيات في المشروع
إضافة وقت مؤقت: من السهل جدولة العمل بشكل متتابع، ولكن يمكن أن تسوء الأمور وتسوء بالفعل. لذا، قم بجدولة وقت مؤقت. هذا يضمن إمكانية إكمال العمل المجدول في سباق السرعة مهما كانت الظروف.
💡 نصيحة احترافية: ضع في اعتبارك استخدام قالب ClickUp Sprints للبدء.
4. إعداد مساحة العمل
الهدف الأساسي لسباق الإنتاجية هو تقليل المشتتات. تقضي العملية المذكورة أعلاه على المشتتات الناجمة عن عملية تخطيط المشروع. ولكن المشتتات الأخرى، بما في ذلك المشتتات الشخصية الخاصة بك هي مسؤوليتك.
تخلص من الفوضى في مساحتك المادية وأزل الأشياء غير الضرورية من مكتبك. ضع هاتفك على الوضع الصامت أو في وضع التركيز أثناء العمل وكتم صوت أي إشعارات لا تحتاج إليها. ثم جهز مساحة العمل الخاصة بك للسباق السريع.
اختر إدارة المشاريع الرشيقة طريقة العرض التي تناسبك. ClickUp للفرق الرشيقة يوفر طريقة عرض رئيسية قابلة للتخصيص حيث يمكنك رؤية كل ما تحتاجه لبدء سباقك السريع. يمكنك أيضًا اختيار طريقة عرض التقويم أو طريقة عرض اللوحة بناءً على تفضيلاتك.
جرب عرض اللوحة لإدارة المهام قيد التنفيذ
5. تنفيذ سباق الإنتاجية
بعد الانتهاء من الإعداد، حان الوقت لتنفيذ سباق الإنتاجية. كل هذا يعني أنك ستنفذ الآن ما هو مخطط له.
- التقط المهام المجدولة
- راجع الموجز أو الوصف الخاص بكل مهمة لفهم السياق بالكامل
- قم بعمل عميق على تلك المهمة المحددة
- تذكر أن تسجل الوقت الذي قضيته فيها باستخدامتتبع وقت النقر فوق تتبع الوقت
- خذ قسطًا من الراحة في نهاية السباق السريع
في حال وجدت نفسك غير قادر على إكمال مهمة في هذا السباق كما هو مخطط له، فكر في الطريقة التي ترغب في المضي قدمًا بها. قد تضيفها مرة أخرى إلى الأعمال المتراكمة، أو تعيد جدولتها للسباق التالي، أو تنقل مهمة أخرى مكانها.
اتخذ هذه القرارات بعناية استنادًا إلى الرؤى التي تحصل عليها باستخدام أدوات إدارة تراكم المنتجات المتراكمة .
6. الاستفادة من تقنيات إدارة الوقت
لتنفيذ سباق الإنتاجية بنجاح، من الحكمة الاعتماد على دعم بعض أفضل الممارسات التي تم اختبارها عبر الزمن. إليك بعض تقنيات إدارة الوقت التي يجب مراعاتها. تقنية بومودورو : قم بعمل مكثف لمدة 25 دقيقة، تليها استراحة لمدة خمس دقائق. يمكنك أيضًا العمل لمدة 50 دقيقة وأخذ استراحة لمدة عشر دقائق. ابقَ على المسار الصحيح مع أي من تطبيقات بومودورو متاح اليوم حجب الوقت : قسّم يومك إلى مجموعات من الوقت، كل منها مخصص لمهام أو أنشطة محددة. اجمع بين المهام المتشابهة لمنع تبديل السياق وتحسين الكفاءة. تتبع الوقت : راقب كيف تقضي وقتك على مدار يوم أو يومين لتحديد الوقت الضائع، والمجالات التي تحتاج إلى تحسين، والساعات الأكثر إنتاجية.
7. تتبع التقدم المحرز والتفكير
طوال فترة السباق، تتبع تقدمك بجدية. في نهاية السباق، خذ وقتًا للتفكير. إليك بعض الطرق التي يمكنك من خلالها تحقيق ذلك.
الوقوف
استخدم اجتماعات الاستعداد اليومية لمشاركة التحديثات حول تقدم فريقك ومناقشة المهام المنجزة وتحديد العوائق. هل تعمل بعض الفرق عن بُعد؟ لا مشكلة! استخدم عرض دردشة ClickUp لموقف غير متزامن
يمكنك أيضًا أتمتة ملاحظات الوقوف تلقائيًا باستخدام ClickUp Brain والذي سيجمع كل التحديثات التي أُجريت على المنصة في اليوم السابق.
جرب ClickUp Brain للحصول على ملخص موقف
التقارير
أنشئ التقارير التي تحتاجها باستخدام لوحات معلومات ClickUp . يمكنك تخصيص البطاقات واختيار الأرقام التي تريد رؤيتها كلها في مكان واحد. يمكنك أيضًا استخدام تقارير محددة مثل مخططات الاحتراق/الاحتراق، وتقارير الإنتاجية الفردية، والمهام حسب الحالة، وما إلى ذلك، في اجتماعات مراجعة العدو السريع .
إنشاء لوحات معلومات قابلة للتخصيص بالكامل على ClickUp
إعادة النظر
أخيرًا، قم بإجراء استعراضات بأثر رجعي مع الفريق في نهاية كل سباق سريع. قدّر العمل الجيد، واحتفل بالمكاسب، واستكشف التحديات التي واجهتها خلال السباق. يجب أن يكون قالب العصف الذهني للعصف الذهني لسباق السرعة يوفر إطارًا مرئيًا وتفاعليًا لإدارة عمليات العصف الذهني بأثر رجعي.
ClickUp قالب استعادي للسباق السريع
قد يكون من الصعب إدارة اجتماع استعادي. لأنه ينطوي على مناقشة الجوانب العاطفية للعمل بالإضافة إلى الجوانب المهنية، وقد لا تكون جميعها إيجابية. يمكن أن تكون إدارة هذه الاجتماعات صعبة بالنسبة لمديري المشاريع في بداية مسيرتهم المهنية، ولكن ClickUp هنا لمساعدتك:
هذه أمثلة استرجاعية للسباق السريع تقدم بعض الإلهام. وبمجرد أن تشعر بأنك مستعد لإدارة اجتماعاتك بنفسك، جرب هذه الأمثلة قوالب استرجاع سريع للاجتماعات لتوجيه رحلتك. وفوق كل ذلك، إليك قراءة إضافية حول كيفية القيام بما يلي تختلف المراجعات السريعة عن الاستعراضات بأثر رجعي .
مع كل ما سبق، إذا كان تنفيذ سباق السرعة الإنتاجية لا يزال يبدو صعبًا، فاستخدم أحد هذه قوالب رشيقة لإعداد الأساسيات.
أفضل الممارسات للسباقات السريعة الناجحة
يمكنك أن ترى بعيداً من خلال الوقوف على أكتاف العمالقة. لذا إليك بعض الحكمة الحكيمة في شكل أفضل الممارسات المجربة والمختبرة لتسهيل التخطيط لسباقات السرعة الإنتاجية.
خذ قسطًا من الراحة: ابتعد عن المكتب، وتمدد أو اذهب للمشي. تجنب الشاشات أو وسائل التواصل الاجتماعي أثناء فترات الاستراحة للحصول على تأثير أفضل. لسباقات السرعة الأطول، خذ يوم راحة لإنعاش ذهنك.
احتفل: لا تدع النجاح يمر دون تقدير. احتفل بالإنجازات مع فريقك.
إعطاء الأولوية للرعاية الذاتية: حافظ على العادات الصحية مثل الحصول على قسط كافٍ من النوم وتناول وجبات مغذية وممارسة الرياضة بانتظام.
تواصل: اطلب الدعم إذا كنت تعاني أو تشعر بالإرهاق. استفد من جميع المزايا والخيارات المتاحة لك.
تأمل وتعلم: استخدم التقارير والمراجعات للتفكير. فكر فيما يمكنك تحسينه شخصيًا. قم بمحاكاة التحسينات على العمليات لتحقيق نتائج أفضل.
على علاماتك، استعد، استعد، انقر فوق
أصبح من المقبول الآن الحكمة التقليدية أنه من الأفضل أن يكون لديك فترات عمل قصيرة شديدة التركيز، مع وجود فترات راحة بينها، بدلاً من التركيز الجزئي لفترات طويلة من الوقت. سواء كنت تعمل بشكل فردي أو كجزء من فريق، فإن سباقات السرعة هي طريقة رائعة لإنجاز العمل.
ومع ذلك، فإن تنفيذ سباق سريع ناجح يحتاج إلى أكثر من النوايا الحسنة. فهو يتضمن التخطيط الواضح، والجدولة المدروسة، والتنبؤ، والتقدير، والإدارة المستمرة.
هذا هو المكان الذي أداة التخطيط للسباق السريع مثل ClickUp يمكن أن تساعد، مع ميزات لكل جانب من جوانب إدارة السبرنت، بما في ذلك المهام والجداول الزمنية ولوحات المعلومات والاتصالات والأتمتة والمزيد.
صمم سباقك السريع حسب أسلوبك مع ClickUp. اشترك مجاناً اليوم!