Bạn đã dành nhiều tháng để phát triển sản phẩm và hàng ngàn đô la cho nghiên cứu, nhưng khách hàng mục tiêu của bạn lại không sử dụng sản phẩm khi nó được tung ra thị trường. Tại sao? Thông thường, sản phẩm của bạn không phù hợp với nhu cầu thực sự của khách hàng.
Đã đến lúc ngừng đoán mò và bắt đầu hiểu những gì khách hàng muốn. Hãy thử khung công việc cần hoàn thành (JTBD). Cách tiếp cận mạnh mẽ này đảo ngược kịch bản, cho phép bạn đổi mới bằng cách tập trung vào những gì khách hàng cần đạt được.
Bằng cách xác định các công việc cụ thể mà khách hàng thuê sản phẩm của bạn để thực hiện, bạn có thể phát triển các sản phẩm đáp ứng và vượt quá mong đợi.
Trong blog này, chúng tôi chia sẻ quy trình từng bước để áp dụng khung JTBD, cùng với các ví dụ và mẫu JTBD. Hãy đảm bảo rằng lần ra mắt sản phẩm hoặc cập nhật tính năng tiếp theo của bạn đạt được mục tiêu và mang lại giá trị thực sự cho khách hàng.
Khung JTBD: Đó là gì?
Khung công việc cần hoàn thành (JTBD) là mô hình lý thuyết mà bạn sử dụng để hiểu lý do và cách khách hàng mua sản phẩm hoặc áp dụng sản phẩm vào quy trình làm việc của họ. Mô hình này chuyển trọng tâm từ sản phẩm sang nhu cầu và vấn đề của khách hàng mà sản phẩm của bạn giải quyết. Bạn có thể sử dụng khung này để xây dựng chiến lược thúc đẩy việc áp dụng sản phẩm.
Ý tưởng cốt lõi là khách hàng "thuê" sản phẩm của bạn để thực hiện một công việc cụ thể. Khi bạn hiểu được công việc chức năng cốt lõi này, bạn có thể xây dựng các sản phẩm, quy trình và giải pháp phù hợp hơn với khách hàng của mình.
Nguyên tắc của khung JTBD
- Cách tiếp cận tập trung vào khách hàng: Nghiên cứu dữ liệu khách hàng và ưu tiên nhu cầu của khách hàng hơn các tính năng của sản phẩm
- Công việc, không phải sản phẩm: Cần tập trung vào nhu cầu của khách hàng, sau đó tạo ra các sản phẩm phù hợp với công việc đó
- Các khía cạnh chức năng, cảm xúc và xã hội: Công việc của khách hàng có nhiều khía cạnh, bao gồm các khía cạnh chức năng để cải thiện năng suất và tổ chức, nhu cầu cảm xúc và các cân nhắc xã hội. Giải quyết tất cả các khía cạnh này để tạo ra một giải pháp toàn diện
- Đổi mới hướng đến kết quả: Đổi mới các giải pháp dựa trên kết quả mong muốn cho đối tượng mục tiêu thay vì các sản phẩm hoặc công nghệ hiện có trên thị trường
Hiểu rõ các tuyên bố công việc trong JTBD
Trong hệ thống JTBD, các tuyên bố công việc nêu rõ các công việc cụ thể mà khách hàng đang cố gắng hoàn thành. Các tuyên bố này thường được cấu trúc như sau:
Mẫu: Khi [tình huống], tôi muốn [công việc], để tôi có thể [kết quả mong muốn]
Ví dụ: "Khi đi làm, tôi muốn nghe sách nói để sử dụng thời gian một cách hiệu quả. "
Các kết quả mong đợi và mục tiêu của JTBD để đạt được kết quả mong muốn
Kết quả JTBD là một tài liệu toàn diện phác thảo các công việc mà khách hàng đang cố gắng hoàn thành. Tài liệu này chứa kết quả mong muốn của họ và các tiêu chí thành công. Tài liệu này đóng vai trò là hướng dẫn để xây dựng quy trình phát triển sản phẩm, cũng như hướng dẫn tiếp thị và tương tác với khách hàng.
Khung công việc cần hoàn thành giúp nhóm của bạn hiểu sâu hơn về lý do khách hàng mua sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn và cách cải thiện chúng.
Để triển khai khung này một cách nhanh chóng, hãy xem xét sử dụng Mẫu kết quả dự án của ClickUp, giúp tự động hóa việc tạo/lập các kết quả JTBD. Đây là mẫu có thể tùy chỉnh hoàn toàn, cho phép bạn thêm thông tin dự án, giai đoạn phát triển và chi phí. Bạn cũng có thể thêm thành viên nhóm để mọi người đều thống nhất về phạm vi công việc.
Sử dụng mẫu này để:
- Tạo các giai đoạn và cột mốc dự án chi tiết và rõ ràng
- Đảm bảo dự án diễn ra đúng tiến độ và trong phạm vi ngân sách với kế hoạch phù hợp
- Xác định vai trò và trách nhiệm, phân công công việc cho các thành viên trong nhóm và theo dõi để hoàn thành thành công
- Giao tiếp với tất cả các bên liên quan để mọi người cùng hiểu rõ trong suốt vòng đời dự án
Vai trò và sự kiện trong khung JTBD
Vai trò và sự kiện là những thành phần quan trọng của khung công việc cần hoàn thành.
Vai trò đề cập đến các người dùng sản phẩm hoặc các bên liên quan khác nhau tham gia vào quá trình ra quyết định về việc mua và sử dụng một sản phẩm cụ thể. Các vai trò này có thể khác nhau tùy thuộc vào bối cảnh.
Hãy lấy ví dụ về các vai trò liên quan đến trường hợp sử dụng quản lý dự án ClickUp. Trong tình huống này, có ba vai trò liên quan:
| Người ra quyết định | Người dùng chính | Người dùng thứ cấp |
| Giám đốc Công nghệ (CTO) | Các nhà quản lý dự án | Thành viên nhóm |
| Người ra quyết định mua ClickUp cho tổ chức | Họ tạo kế hoạch dự án, phân công nhiệm vụ và kiểm tra tiến độ trong ClickUp | Các công việc hàng ngày của họ được cập nhật trên ClickUp |
Sự kiện là các kích hoạt hoặc giải pháp tạo ra nhu cầu về sản phẩm hoặc dịch vụ. Các sự kiện này quyết định mức độ khẩn cấp và bản chất của công việc cần hoàn thành.
Dưới đây là ví dụ về các sự kiện khác nhau trong khung JTBD:
| Hoạt động thường xuyên | Xuất hiện bất ngờ | Sự kiện trong cuộc sống |
| Báo cáo kiểm tra sản phẩm hàng tháng cần có công cụ quản lý sản phẩm mạnh mẽ | Công cụ quản lý sản phẩm cũ không còn phù hợp | Sự hợp nhất của hai công ty kích hoạt nhu cầu về một công cụ quản lý sản phẩm mới mà cả hai công ty có thể cùng sử dụng trong công việc |
Hướng dẫn khung JTBD với ví dụ và mẫu
Dưới đây là cách bạn xây dựng khung JTBD cho tổ chức của mình bằng cách sử dụng các mẫu khác nhau:
Mẫu sử dụng lý thuyết công việc
Mẫu để tạo tuyên bố công việc
Khi [tình huống], tôi muốn [công việc], để có thể [kết quả mong muốn].
Ví dụ:
- Khi quản lý nhiều dự án, tôi muốn có một bảng điều khiển tập trung để có thể theo dõi tiến độ và phân bổ tài nguyên hiệu quả hơn
- Khi nhóm của tôi hợp tác trong một dự án, tôi muốn theo dõi các cập nhật thời gian thực để đảm bảo mọi người đều thống nhất và tuân thủ thời hạn
Mẫu để tạo bản đồ công việc
Giả sử bạn là một giám đốc sản phẩm muốn ra mắt một tính năng mới
Bước 1: Xác định công việc. Ví dụ: ra mắt tính năng tự động hóa.
Bước 2: Phân chia công việc thành các bước và kết quả mong muốn:
- Đánh giá nhu cầu của khách hàng
- Nghiên cứu các công cụ hiện có trên thị trường
- Lập kế hoạch dòng thời gian phát triển
- Tạo mục tiêu quản lý sản phẩm cho toàn bộ nhóm
- Lập kế hoạch chiến lược ra mắt sản phẩm
Bước 3: Xác định kết quả mong muốn cho từng bước.
Ví dụ:
- Hiểu các công việc phổ biến và tốn thời gian nhất mà khách hàng muốn tự động hóa
- Xác định các yếu tố khác biệt quan trọng giúp tính năng tự động hóa của bạn nổi bật so với đối thủ cạnh tranh
- Đảm bảo tính năng được phát triển, thử nghiệm và sẵn sàng ra mắt trong khung thời gian đã thỏa thuận mà không ảnh hưởng đến chất lượng
- Điều chỉnh nhóm theo các mục tiêu chung, đảm bảo mọi người đều biết trách nhiệm của mình và dự án vẫn đi đúng hướng
- Đạt được sự ra mắt thành công với tỷ lệ chấp nhận cao bằng cách truyền đạt hiệu quả các lợi ích của tính năng đến khách hàng hiện tại và khách hàng tiềm năng
Mẫu để tạo tuyên bố kết quả
Để [đạt được mục tiêu cụ thể], [nhóm người dùng cụ thể] cần [thực hiện một hành động hoặc công việc] để họ có thể [đạt được kết quả mong muốn].
Ví dụ:
- Để tăng tỷ lệ chuyển đổi khách hàng tiềm năng, các nhóm bán hàng cần đo lường tỷ lệ khách hàng tiềm năng chuyển đổi thành khách hàng
- Để giảm thiểu thời gian chờ đợi của khách hàng, các đội ngũ hỗ trợ khách hàng cần tối đa hóa độ chính xác của các phản hồi hỗ trợ cho các vấn đề kỹ thuật
- Khi tiếp nhận khách hàng mới, tôi muốn tự động hóa quy trình nhập dữ liệu để giảm thời gian quản lý và tập trung vào quan hệ khách hàng
Ví dụ về JTBD trong thực tế
Phát triển chiến lược tiếp thị
| Tình huống | Ra mắt sản phẩm B2B SaaS |
| Ứng dụng | Sử dụng khung JTBD để xác định công việc quan trọng mà sản phẩm của bạn giải quyết cho khách hàng kinh doanh. Thay vì chỉ liệt kê các tính năng, hãy tập trung vào cách sản phẩm của bạn giải quyết trực tiếp những thách thức cụ thể mà họ phải đối mặt. |
| Ví dụ | Công việc: Các nhóm kinh doanh phải "phối hợp các dự án giữa các nhóm làm việc từ xa một cách hiệu quả. "Hành động: Nêu bật cách sản phẩm SaaS của bạn tích hợp liền mạch với các công cụ và tính năng hiện có, chẳng hạn như cộng tác thời gian thực, trực tiếp giải quyết công việc "đảm bảo các nhóm làm việc từ xa luôn phối hợp và năng suất. " |
Phát triển sản phẩm
| Tình huống | Cải thiện hệ thống CRM |
| Ứng dụng | Sử dụng khung JTBD, xác định những lỗ hổng trong các chức năng CRM hiện tại khiến nhóm bán hàng không thể chốt giao dịch một cách hiệu quả. Phát triển các tính năng giải quyết trực tiếp những vấn đề này. |
| Ví dụ | Công việc: Các nhóm bán hàng cần "xếp hạng các khách hàng tiềm năng chất lượng cao một cách nhanh chóng. "Hành động: Giới thiệu tính năng chấm điểm khách hàng tiềm năng dựa trên AI, tự động xếp hạng khách hàng tiềm năng dựa trên khả năng chuyển đổi của họ. Điều này sẽ giúp nhóm bán hàng "tập trung nỗ lực vào những khách hàng tiềm năng nhất để tăng tỷ lệ chuyển đổi. " |
Cải thiện trải nghiệm khách hàng
| Tình huống | Nâng cao dịch vụ hỗ trợ khách hàng |
| Ứng dụng | Áp dụng khung JTBD để hiểu khách hàng đang cố gắng đạt được điều gì khi liên hệ với bộ phận hỗ trợ. Điều này thường liên quan đến việc giải quyết vấn đề nhanh chóng và không phức tạp. |
| Ví dụ | Công việc: Khách hàng phải "giải quyết các vấn đề kỹ thuật ngay lập tức mà không cần chờ nhân viên hỗ trợ. "Hành động: Triển khai cổng thông tin tự phục vụ với các câu hỏi thường gặp và hướng dẫn khắc phục sự cố dựa trên AI, cho phép khách hàng tự giải quyết các vấn đề phổ biến. |
Thiết kế dịch vụ
| Tình huống | Thiết kế chương trình đào tạo doanh nghiệp |
| Ứng dụng | Sử dụng khung JTBD để tùy chỉnh dịch vụ đào tạo nhằm đáp ứng các mục tiêu học tập cụ thể của khách hàng doanh nghiệp. Ví dụ: nâng cao kỹ năng của nhân viên một cách hiệu quả đồng thời giảm thiểu sự gián đoạn công việc hàng ngày của họ. |
| Ví dụ | Nhiệm vụ: Các công ty phải "nâng cao kỹ năng cho nhân viên mà không làm gián đoạn công việc hàng ngày của họ."Hành động: Phát triển một nền tảng đào tạo theo yêu cầu mà nhân viên có thể truy cập bất cứ lúc nào. Điều này cho phép họ học tập theo tốc độ của riêng mình. |
Áp dụng khung công việc cần hoàn thành
Quy trình từng bước để áp dụng khung công việc cần hoàn thành:
1. Xác định công việc mà người dùng muốn hoàn thành
Hiểu các công việc cốt lõi hoặc điểm khó khăn mà khách hàng đang cố gắng giải quyết bằng sản phẩm của bạn hoặc các giải pháp thay thế.
Cách thực hiện:
- Phỏng vấn khách hàng: Tiến hành phỏng vấn người dùng sâu để khám phá nhu cầu và điểm khó khăn của khách hàng
- Quan sát: Quan sát người dùng trong các tình huống thực tế để xem họ tương tác với sản phẩm như thế nào và họ gặp phải những thách thức gì
- Khảo sát: Sử dụng khảo sát để thu thập dữ liệu rộng rãi về hành vi và nhu cầu của người dùng, chỉ mục mức độ hài lòng của khách hàng, tập trung vào các công việc họ đang cố gắng hoàn thành
Ví dụ: Nhóm sản phẩm của một công ty phần mềm sử dụng dữ liệu khách hàng để phát hiện ra rằng người dùng của họ chủ yếu cố gắng "tự động hóa các công việc lặp đi lặp lại" để giải phóng thời gian cho các công việc chiến lược hơn.
2. Phân tích từng JTBD
Phân chia các công việc đã xác định thành các thành phần cốt lõi để hiểu bối cảnh, cảm xúc và nhu cầu chức năng đằng sau chúng.
Cách thực hiện:
- Phân đoạn theo ngữ cảnh: Hiểu khi nào và tại sao người dùng cần thực hiện công việc (ví dụ: trong trường hợp nào họ cần tự động hóa công việc?)
- Xác định các khía cạnh chức năng, cảm xúc và xã hội: Phân tích công việc từ các góc độ khác nhau để nắm bắt tất cả các khía cạnh (ví dụ: công việc đó đáp ứng nhu cầu chức năng nào? Người dùng cảm thấy thế nào khi thực hiện công việc đó?)
Ví dụ: Công ty xác định rằng người dùng phải tự động hóa các công việc trong giờ cao điểm để giảm căng thẳng (nhu cầu cảm xúc) và cải thiện năng suất (nhu cầu chức năng).
3. Danh sách kết quả mong muốn từ JTBD
Xác định rõ kết quả mà người dùng mong đợi khi thực hiện công việc, cả về mặt thành công và sự hài lòng.
Cách thực hiện:
- Tuyên bố kết quả mong muốn: Viết tuyên bố kết quả nêu rõ những gì người dùng muốn đạt được (ví dụ: "Giảm thiểu thời gian dành cho các công việc lặp đi lặp lại đồng thời tối đa hóa độ chính xác")
- Ưu tiên kết quả: Xếp hạng các kết quả theo mức độ quan trọng và mức độ hài lòng để tập trung vào những nhu cầu quan trọng nhất
Ví dụ: Người dùng muốn "giảm 50% thời gian hoàn thành công việc" đồng thời "đảm bảo không có lỗi trong các quy trình tự động hóa. "
4. Viết một tuyên bố JTBD
Tổng hợp các kết quả nghiên cứu thành một tuyên bố JTBD ngắn gọn, tóm tắt bản chất của công việc, bao gồm các tình huống và kết quả mong muốn.
Cách thực hiện:
- Mẫu tuyên bố JTBD: Sử dụng mẫu như "Khi [tình huống], tôi muốn [công việc], để tôi có thể [kết quả mong muốn]. "
- Tích hợp bối cảnh: Đảm bảo rằng tuyên bố phản ánh bối cảnh cụ thể mà nhu cầu phát sinh
Ví dụ: Khi phải đối mặt với khối lượng công việc lớn, tôi muốn tự động hóa các công việc nhập dữ liệu thường ngày để có thể tập trung vào phân tích chiến lược và hoàn thành công việc đúng hạn với ít căng thẳng hơn.
Khi áp dụng khung JTBD, làm việc với các câu chuyện người dùng có thể liên quan sẽ giúp nhóm của bạn kết nối tốt hơn với nhân vật khách hàng lý tưởng của bạn. Để kích hoạt tính năng này, hãy tạo câu chuyện người dùng và nắm bắt yêu cầu của người dùng cuối tốt hơn bằng cách sử dụng Mẫu câu chuyện người dùng của ClickUp.
Sử dụng mẫu để:
- Viết, quản lý và theo dõi câu chuyện của người dùng
- Chia nhỏ thành các công việc nhỏ hơn và sắp xếp theo mức độ quan trọng
- Theo dõi tiến độ của từng công việc và xác định các vấn đề tiềm ẩn
Vai trò của Giám đốc dự án và Giám đốc chiến lược
Cho dù bạn đang quản lý một dự án hay xác định chiến lược, bạn có thể đã từng được yêu cầu giúp thiết lập khung công việc cần hoàn thành tại một thời điểm nào đó trong sự nghiệp của mình. Trong những trường hợp như vậy, hãy cân nhắc sử dụng các ứng dụng hoàn thành công việc (GTD) để tạo chiến lược JTBD giúp tăng năng suất và tổ chức.
Một trong những phần mềm GTD tốt nhất được các nhà quản lý dự án sử dụng rộng rãi là ClickUp. Đây là một nền tảng năng suất tất cả trong một được thiết kế để giúp quản lý dự án và quy trình làm việc hiệu quả.
Cách sử dụng ClickUp để tạo khung JTBD
Để triển khai khung công việc cần hoàn thành, bạn có thể tận dụng các mẫu ClickUp cụ thể để theo dõi và giám sát nhu cầu của khách hàng, đồng thời xác định chính xác các hành động mà họ đang cố gắng thực hiện với sản phẩm/dịch vụ của bạn.
Mẫu khung công việc cần hoàn thành
Mẫu Khung công việc cần hoàn thành (GTD) trong ClickUp là mẫu có thể tùy chỉnh hoàn toàn, sẵn sàng sử dụng để nắm bắt và sắp xếp công việc một cách hiệu quả. Mẫu này giúp bạn quản lý và sắp xếp các công việc liên quan đến việc xác định công việc cần hoàn thành và sửa đổi các giải pháp hiện có.
Các tính năng chính của mẫu này bao gồm:
- Trạng thái có thể tùy chỉnh: Theo dõi tiến độ của từng công việc với sáu trạng thái tùy chỉnh
- Chế độ xem: Quản lý và hiển thị công việc bằng chế độ xem Danh sách, Tài liệu và Bảng trắng
- Thư mục: Sắp xếp công việc vào các thư mục để phân loại và quản lý tốt hơn
Mẫu GTD đặc biệt hữu ích để chia nhỏ các công việc JTBD phức tạp thành các hành động dễ quản lý. Nó giúp bạn xác định rõ ràng và thực hiện từng bước để các thành viên trong nhóm có thể thực hiện công việc của mình một cách hiệu quả.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Dưới đây là một số mẫu GTD bổ sung để giúp bạn lập kế hoạch và hoạt động hiệu quả hơn. Cho dù bạn là người đã sử dụng GTD hay mới làm quen với phương pháp này, các mẫu này sẽ mang lại sự rõ ràng và kiểm soát cho quy trình làm việc hàng ngày của bạn.
Mẫu khung quản lý dự án
Mẫu Khung quản lý dự án của ClickUp cung cấp phương pháp có cấu trúc để lập kế hoạch, thực hiện và giám sát các dự án.
Mẫu này bao gồm:
- Chế độ xem khung để giúp bạn xây dựng và quản lý tổng quan cấp cao
- Chế độ xem Bảng trắng và Tài liệu giúp bạn hình dung và lập kế hoạch cho quy trình làm việc của mình
- Các tính năng nâng cao như gắn thẻ, việc con lồng nhau và nhãn ưu tiên để thêm bối cảnh cho công việc
Mẫu này lý tưởng cho các nhà quản lý dự án để tổng quan về việc triển khai khung JTBD trong tổ chức của họ. Mẫu này cung cấp chế độ xem tổng quan về tất cả các công việc và đảm bảo rằng mọi khía cạnh của dự án đều được lập kế hoạch và theo dõi cẩn thận.
Lợi ích của việc sử dụng mẫu ClickUp cho khung công việc cần hoàn thành
- Hiệu quả: Hợp lý hóa việc tổ chức và quản lý các công việc JTBD để bạn có thể nhanh chóng bắt đầu công việc thực tế
- Cộng tác: Tăng cường cộng tác trong nhóm thông qua không gian làm việc được chia sẻ, nhận xét và cập nhật thời gian thực
- Tùy chỉnh: Các mẫu có thể tùy chỉnh hoàn toàn cho phép bạn điều chỉnh khung công việc theo nhu cầu cụ thể của mình
- Hình ảnh hóa: Các chế độ xem và bảng điều khiển khác nhau giúp hình ảnh hóa tiến độ và trạng thái của các công việc và dự án JTBD
Sử dụng các mẫu GTD để áp dụng khung công việc cần hoàn thành cho các bộ phận khác nhau
| Phòng ban | Mẫu trường hợp sử dụng |
| Chiến lược Marketing | Sử dụng Mẫu GTD để ghi lại các công việc nghiên cứu thị trường, sắp xếp các bước chiến dịch và theo dõi tiến độ trong việc hiểu công việc của khách hàng. |
| Phát triển sản phẩm | Sử dụng Mẫu khung quản lý dự án để lập kế hoạch và quản lý các dự án phát triển sản phẩm, đảm bảo các tính năng phù hợp với nhu cầu của khách hàng. |
| Hỗ trợ khách hàng | Áp dụng Mẫu GTD để quản lý các công việc hỗ trợ khách hàng và giải quyết vấn đề của khách hàng một cách nhanh chóng. |
| Hoạt động | Áp dụng Mẫu khung quản lý dự án để hợp lý hóa các quy trình hoạt động, theo dõi các chỉ số hiệu quả và thực hiện các cải tiến dựa trên thông tin chi tiết từ JTBD. |
Triển khai khung JTBD với ClickUp
Khung công việc cần hoàn thành là một cách hiệu quả để hiểu nhu cầu thực sự của các phân khúc khách hàng. Bằng cách xác định các công việc mà khách hàng muốn hoàn thành, bạn có thể thiết kế các sản phẩm và giải pháp phù hợp hơn với khách hàng.
Tuy nhiên, việc xây dựng khung này theo cách thủ công có thể mất nhiều giờ và làm bạn mất tập trung khỏi dự án thực tế. Sử dụng các mẫu GTD của ClickUp để tạo khung JTBD. ClickUp có các công cụ mạnh mẽ để quản lý công việc, cộng tác và tự động hóa, giúp bạn dễ dàng điều chỉnh các dự án của mình phù hợp với công việc cần làm của khách hàng.
Đăng ký ClickUp ngay hôm nay và bắt đầu xây dựng khung JTBD của bạn.