Ghi chú trong các cuộc họp có thể là một thách thức, đặc biệt là khi mọi người đều tham gia tích cực. Có thể khó để nắm bắt tất cả thông tin cần thiết mà không bị lạc vào các chi tiết.
Ý tưởng có thể dễ dàng bị mất trong quá trình dịch thuật và thông tin quan trọng có thể bị bỏ sót. Để khắc phục điều này, phương pháp ghi chú câu đã trở nên phổ biến và được nhiều người ưa chuộng.
Phương pháp này không sử dụng dấu đầu dòng hoặc cụm từ ngắn. Thay vào đó, nó tập trung vào việc viết câu hoàn chỉnh, đề cập ngắn gọn đến các cuộc thảo luận trước đó và tham chiếu đến các cuộc họp và công việc trong tương lai.
Có thể khó khăn để cân bằng giữa việc ghi lại tất cả thông tin cần thiết và tránh thêm quá nhiều chi tiết vào ghi chú của bạn. Một trở ngại phổ biến là cân bằng giữa nhu cầu ghi lại tất cả các chi tiết cần thiết trong khi vẫn duy trì sự rõ ràng.
Trong bài viết này, chúng ta sẽ khám phá các kỹ thuật thực tế để thành thạo phương pháp ghi chú câu và cung cấp các công cụ để ghi chú rõ ràng, súc tích và hiệu quả trong các cuộc họp và thảo luận.
Phương pháp ghi chú câu là gì?
Phương pháp câu là một cách ngắn gọn để tóm tắt thông tin trong các cuộc họp, lớp học hoặc các cuộc nói chuyện bằng cách sử dụng các câu ngắn.
Phương pháp này bao gồm việc ghi chép các điểm quan trọng và chi tiết, tập trung vào sự rõ ràng và súc tích để ghi lại chính xác tất cả thông tin cần thiết.
Các bước bao gồm ghi lại các điểm hoặc khái niệm chính, sử dụng câu ngắn, sắp xếp thông tin, và xem lại và sửa chữa ghi chú để đảm bảo tính chính xác.
Phương pháp này có thể hữu ích cho bạn, cho dù bạn là một chuyên gia trong cuộc họp nhóm đang cố gắng ghi lại những điểm chính, một sinh viên đang cố gắng theo dõi tài liệu bài giảng hay một nhà nghiên cứu đang thu thập thông tin.
Khi nào nên sử dụng phương pháp ghi chú câu
Phương pháp ghi chú theo câu hiệu quả nhất trong các tình huống sau:
- Tóm tắt cuộc họp: Trong các cuộc họp nhóm, sử dụng phương pháp ghi chú câu để nhanh chóng ghi lại và tóm tắt các điểm chính, mục hành động và quyết định. Bạn có thể cải thiện phương pháp này bằng cách sử dụng các ứng dụng ghi chú cho Android, cung cấp các tính năng như sắp xếp, tìm kiếm và truy cập dễ dàng
- Quản lý dự án: Cho dù bạn đang cung cấp thông tin cập nhật cho các bên liên quan, brainstorming ý tưởng với nhóm của mình hay tổ chức các buổi đào tạo, phương pháp câu cho phép bạn biến thông tin phức tạp thành những điểm dễ hiểu, dễ tiếp thu
- Theo dõi hiệu suất: Sử dụng phương pháp câu để ghi lại hiệu suất và phản hồi của nhân viên. Bằng cách ghi lại các chỉ số này trong các câu ngắn, bạn tạo ra một bản ghi rõ ràng về từng nhân viên, cho phép dễ dàng xem lại thông tin cụ thể và thực hiện các hành động cần thiết khi cần thiết
Ngoài những tình huống này, bạn có thể sử dụng phương pháp ghi chép câu trong các lớp học có nhịp độ nhanh, khi bài giảng thiếu cấu trúc và khi bạn cần ôn lại thông tin nhanh trước cuộc họp hoặc kỳ thi.
Tuy nhiên, phương pháp này có thể không phải là lựa chọn tốt nhất để ghi chú trong các lớp học kỹ thuật hoặc khoa học, các lớp học có cấu trúc hoặc các lớp học có sử dụng các phương tiện trực quan. Thay vào đó, bạn có thể sử dụng các chiến lược hoặc phương pháp ghi chú khác, chẳng hạn như phương pháp lập biểu đồ, Cornell, lập bản đồ hoặc phương pháp phác thảo.
Cách ghi chú bằng phương pháp câu
Phương pháp ghi chú theo câu tập trung vào việc tạo ra một câu chuyện về thông tin được trình bày. Phương pháp này hiệu quả khi cần ghi chép các giải thích chi tiết, thông tin đầy đủ hoặc các khái niệm tổng quát một cách rõ ràng và có tổ chức.
Dưới đây là hướng dẫn từng bước về cách ghi chú bằng phương pháp câu: 👇
Bước 1: Chọn định dạng
- Quyết định: Chọn giữa giấy hoặc ứng dụng ghi chú như ClickUp, Tài liệu Google, v.v. Các công cụ kỹ thuật số có ưu điểm là dễ chỉnh sửa, định dạng và chia sẻ ghi chú. Cân nhắc sử dụng các mẫu có sẵn định dạng để công việc của bạn trở nên dễ dàng hơn
Bước 2: Lắng nghe cẩn thận
- Lưu ý: Tập trung sự chú ý vào người nói và lắng nghe các từ khóa và cụm từ chỉ ra các điểm quan trọng hoặc khái niệm chính
- Tránh phân tâm: Tích cực tham gia vào cuộc hội thoại hoặc bài thuyết trình và giảm thiểu sự phân tâm bằng cách tắt điện thoại hoặc các thiết bị khác
Bước 3: Viết câu hoàn chỉnh
- Diễn đạt rõ ràng: Viết ra từng điểm chính hoặc ý tưởng bằng một câu hoàn chỉnh để đảm bảo ghi chú của bạn rõ ràng và dễ hiểu. Viết câu ngắn gọn và đi thẳng vào vấn đề, nhưng đảm bảo câu chứa tất cả thông tin cần thiết
- Tránh phân mảnh: Tránh sử dụng dấu đầu dòng hoặc các cụm từ ngắn gọn. Thay vào đó, hãy sử dụng các từ liên kết như 'và', 'nhưng' và 'hoặc' để kết nối các ý tưởng có liên quan
Bước 4: Thực hiện theo trình tự
- Duy trì thứ tự: Viết các câu theo thứ tự được trình bày hoặc đọc để duy trì luồng thông tin
- Sử dụng dấu: Đánh số câu hoặc sử dụng thụt lề để thể hiện phân cấp của các ý chính và mối quan hệ giữa các khái niệm khác nhau. Sử dụng các từ viết tắt để viết nhanh hơn và ngắn gọn hơn
Bước 5: Tạo ngắt dòng
- Sắp xếp ý tưởng: Nhóm các ý tưởng có liên quan lại với nhau và tách chúng khỏi các khái niệm hoặc ý tưởng không liên quan bằng cách sử dụng dấu ngắt dòng, giúp dễ dàng theo dõi luồng cuộc họp hơn. Dấu ngắt dòng và thụt lề giúp ghi chú của bạn trở nên hấp dẫn hơn, dễ đọc và dễ hiểu hơn
Bước 6: Xem lại và sửa chữa
- Kiểm tra lỗi: Tìm kiếm bất kỳ lỗi hoặc sai sót nào trong ghi chú của bạn ngay sau cuộc họp và sửa chúng nếu cần
- Làm rõ và sửa chữa: Sửa chữa ghi chú của bạn và làm rõ bất kỳ câu hoặc điểm nào không rõ ràng để hiểu rõ hơn. Nếu có bất kỳ chi tiết nào bạn bỏ sót trong quá trình ghi chú ban đầu, hãy thêm chúng vào ngay bây giờ trước khi bạn quên và mất mạch suy nghĩ
Ví dụ về ghi chú sử dụng phương pháp câu
Dưới đây là ví dụ về ghi chú được thực hiện bằng phương pháp ghi chú câu:
Ngày họp: 25 tháng 4 năm 2024
Tiêu đề cuộc họp: Phiên họp brainstorming ra mắt sản phẩm
Lịch trình:
- Tính năng sản phẩm và đối tượng mục tiêu
- Triển khai chiến lược và kênh tiếp thị
- Thử nghiệm beta và thu thập phản hồi
- Các mục hành động và theo dõi
Ghi chú cuộc họp:
- Các tính năng của sản phẩm được thảo luận và đối tượng mục tiêu được xác định (những người am hiểu công nghệ từ 24-40 tuổi)
- Chiến lược ra mắt – triển khai theo từng giai đoạn, bắt đầu với người dùng beta
- Các kênh tiếp thị đề xuất – mạng xã hội, blog công nghệ, bản tin email
- Mục hành động: Sarah phải lập kế hoạch tiếp thị và lịch nội dung trước thứ Sáu tuần sau
- Mục hành động: David liên hệ với những người có ảnh hưởng trong lĩnh vực công nghệ để hợp tác
- Thảo luận về quá trình thử nghiệm beta và thu thập
- Mục hành động: Emily thiết lập chương trình thử nghiệm beta và hệ thống thu thập phản hồi
Như bạn có thể thấy, những ghi chú này ghi lại hiệu quả các điểm thảo luận chính và các mục hành động từ phiên brainstorming, đảm bảo sự rõ ràng và trách nhiệm cho các công việc tiếp theo cụ thể cho việc ra mắt sản phẩm của một công ty công nghệ.
Công cụ phương pháp ghi chú câu
Phương pháp ghi chú truyền thống bằng bút và giấy có thể cảm thấy lỗi thời và kém hiệu quả khi bạn tham gia một cuộc họp với luồng thông tin liên tục.
Mặc dù ghi chú trên giấy có vẻ là lựa chọn phổ biến, nhưng nó có những nhược điểm, từ nguy cơ mất ghi chú đến sự bất tiện khi phải mang theo những cuốn sổ dày cộp.
Đây là nơi ClickUp, một phần mềm quản lý sản phẩm miễn phí, cung cấp các giải pháp ghi chú có tổ chức và hiệu quả hơn.
Ngoài các mẫu ghi chú, tính năng theo dõi thời gian và mục tiêu, ClickUp cung cấp mọi thứ bạn cần để ghi lại, sắp xếp và truy cập ghi chú của mình một cách liền mạch.
Một trong những tính năng đó là ClickUp Docs, một công cụ mạnh mẽ tích hợp các tài liệu và quy trình làm việc của bạn vào một nơi. Nó giúp bạn dễ dàng quản lý thông tin quan trọng và nâng cao kỹ năng ghi chú. Nó cho phép bạn tạo biên bản cuộc họp, cơ sở kiến thức, nhật ký kỹ thuật số và hơn thế nữa, tất cả trong một giao diện dễ sử dụng.
Dưới đây là cách thức giúp ích trong việc ghi chú:
- Tính năng chỉnh sửa phong phú: Ghi chú nhanh chóng và định dạng chúng với các tùy chọn chỉnh sửa phong phú. Thêm tiêu đề, dấu đầu dòng, màu sắc và hơn thế nữa để tùy chỉnh ghi chú của bạn theo ý muốn
- Chuyển đổi ghi chú thành công việc: Chuyển đổi ngay lập tức bất kỳ ghi chú nào thành công việc có thể theo dõi với ClickUp. Thêm ngày đáo hạn, người được giao, mức độ ưu tiên và hơn thế nữa để biến ý tưởng của bạn thành mục hành động
- Truy cập mọi lúc, mọi nơi: Luôn kết nối với ghi chú của bạn với phần mở rộng Chrome và ứng dụng di động của ClickUp. Cho dù bạn đang sử dụng máy tính hay đang di chuyển, bạn sẽ luôn có quyền truy cập vào các ghi chú quan trọng và các khái niệm khóa của mình
ClickUp Brain cách mạng hóa việc ghi chú bằng cách cung cấp trợ lý viết để giúp động não, tạo mục hành động, tóm tắt ghi chú và hơn thế nữa.
Ứng dụng ghi chú cho Mac này còn giúp bạn:
- Câu hỏi và trả lời theo ngữ cảnh: Nhận câu trả lời tức thì cho tất cả các câu hỏi liên quan đến công việc của bạn với công cụ AI này cho ghi chú cuộc họp. Công cụ này cung cấp câu trả lời chính xác dựa trên ngữ cảnh từ bất kỳ công việc nào trong và kết nối với ClickUp, bao gồm nhiệm vụ, tài liệu và người.
- Quản lý dự án tự động: Tự động hóa tóm tắt dự án và ghi chú, cập nhật tiến độ và báo cáo hàng ngày, giúp bạn tiết kiệm thời gian cho các công việc nhàm chán và lặp đi lặp lại
- Tích hợp: Tích hợp liền mạch tất cả dữ liệu của bạn trong ClickUp Docs và ClickUp Notepad, đồng thời chuyển đổi bất kỳ ghi chú nào thành nhiệm vụ có thể theo dõi chỉ với vài cú nhấp chuột
- Chỉnh sửa liền mạch: Hoàn thiện bài viết của bạn với tính năng kiểm tra chính tả tích hợp, trả lời nhanh bằng AI, tạo bảng và tạo mẫu, đảm bảo ghi chú của bạn có cấu trúc tốt và toàn diện
Dưới đây là một số cách khác mà công cụ kỹ thuật số này hỗ trợ:
- Giải pháp tất cả trong một: ClickUp Docs kết hợp tất cả các công cụ bạn cần cho tài liệu và năng suất tại một nơi, giúp bạn dễ dàng quản lý ghi chú của mình một cách hiệu quả
- Hỗ trợ tệp đính kèm: Nhúng tệp, hình ảnh, video và các phương tiện khác trực tiếp vào ghi chú của bạn để có trải nghiệm ghi chú phong phú
- Tùy chỉnh và cấu trúc: Tạo các trang lồng nhau và sử dụng các tùy chọn định dạng nâng cao như kiểu chữ, màu sắc nổi bật và băng rôn để sắp xếp ghi chú của bạn theo ý muốn
- Bảng trắng kỹ thuật số: Sử dụng Bảng trắng ClickUp làm ghi chú dán trực tuyến được cá nhân hóa để động não, sắp xếp và hình dung ý tưởng. Với các tính năng cộng tác thời gian thực, bạn có thể làm việc với những người khác trên cùng một bảng, giúp chia sẻ và thảo luận ghi chú trở nên dễ dàng
ClickUp Notepad là giải pháp tất cả trong một cho việc ghi chú, sắp xếp danh sách kiểm tra và quản lý nhiệm vụ.
Ghi chú và làm việc hiệu quả hơn với ClickUp
Phương pháp ghi chép câu cung cấp một cách ngắn gọn và có tổ chức để ghi lại các điểm chính và chi tiết quan trọng trong các cuộc họp, bài giảng hoặc thảo luận.
Tập trung vào việc viết câu hoàn chỉnh đảm bảo rằng bạn nắm bắt được tất cả thông tin cần thiết.
Với các công cụ như ClickUp, bạn có thể cải thiện hơn nữa quá trình ghi chú của mình. Các tính năng AI của ClickUp tích hợp liền mạch vào quy trình làm việc của bạn, giúp bạn dễ dàng ghi lại, sắp xếp và truy cập các ghi chú của mình.
Giữ mọi thứ ngăn nắp với ClickUp Docs và truy cập ghi chú của bạn với ClickUp Notepad.
Hãy thử ClickUp ngay bây giờ và trải nghiệm sự khác biệt cho chính mình!