Günümüzde her profesyonel takım verilerin ne kadar önemli olduğunu bilir. İster finansal tablolar, vektör grafik dosyaları, ortak belgeler veya sunumlar olsun, ister tamamen başka bir şey, veriler takımınızın her gün işlerini tamamlamasını sağlar. Bu nedenle, veri yönetiminin sürecin her adımında takımınızın radarında olması mantıklıdır.
Takımınızın verilerini güvende tutmak karmaşık bir iş olmak zorunda değildir. Her profesyonel takımın bilgilerini güvende tutmak için kullanabileceği (ve kullanması gereken!) 5 araç ve stratejiden oluşan bir liste hazırladık.
Liste şunları içerir:
- Erken yedekleyin, sık sık yedekleyin
- Uzaktan silme özelliğine sahip bir bulut depolama platformu seçin
- Dosya ve klasör erişim kontrolünü elinizin altında tutun
- Şifreler hala veri güvenliğinin önemli bir parçasıdır
- Hiçbir cihazı gözetimsiz bırakmayın
Takımınızın verilerini bir bulut depolama sağlayıcısının güvenli sunucularına yedeklemek, veri kaybına karşı koruma sağlamak için harika bir yoldur.
Erken yedekleyin, sık sık yedekleyin
Verilerinizi güvende tutmak söz konusu olduğunda, dışarıda çılgın bir dünya var. Birçok şey ters gidebilir. Cihazınızın donanımı arızalanırsa ve yerel olarak kaydettiğiniz dosyaları kaybederseniz ne olur? Verileriniz bir virüs tarafından bozulursa ne olur? Cihazınız çalınır veya tahrip edilirse ne olur? Takımınızın verilerinin yedeği yoksa, bu durumlardan herhangi biri verilerinizin tamamen kaybolması anlamına gelebilir.
Veri kaybını önlemenin en kolay yolu, verilerinizi buluta yedeklemektir. Verilerinizi buluta yedeklediğinizde, bilgilerinizin bir kopyası oluşturulur ve bulut depolama sağlayıcınızın güvenli sunucusunda saklanır.
Açıkçası, verilerinizi ne kadar sık yedeklerseniz, acil bir durumda o kadar az bilgi kaybedersiniz. Takımınızın verilerini ne sıklıkla yedeklemesi gerektiği, takımınızın işinin niteliği gibi çeşitli faktörlere bağlıdır.
Uzaktan silme özelliğine sahip bir bulut depolama platformu seçin
Cihazınız kaybolur veya çalınırsa, verilerinizin güncel bir yedeğine sahip olmak, takımınızın hiç aksatmadan işine devam etmesine yardımcı olur. Ancak, cihazınız yanlış ellere geçerse ne olur? Takımınızın üzerinde çalıştığı tüm hassas veriler (hesap numaraları, müşteri isimleri vb.) potansiyel olarak tehlikeye girebilir.
Neyse ki, bazı bulut depolama sağlayıcıları, bir güvenlik önlemi olarak uzaktan silme özelliği sunar. Bu, bir cihazın kaybolması veya çalınması durumunda, cihaz elinizde olmasa bile bulut depolama sağlayıcısının uygulamasıyla ilişkili dosyaları silebileceğiniz anlamına gelir.
Verileriniz zaten buluta yedeklendiği için, diğer cihazlardan da erişebilirsiniz ve yetkisiz kişilerin verilerinize erişmesi gibi güvenlik riskleri konusunda endişelenmenize gerek kalmaz.
Cihazınızı kaybettiğinizde, verilerinize kimlerin erişebileceğini asla bilemezsiniz. Uzaktan silme özelliği, ne olursa olsun verilerinizi koruma olanağı sağlar.
Dosya ve klasör erişim kontrolünü elinizin altında tutun
Bu arada, verilerinize kimlerin eriştiğini ve bu verilerle ne yaptığını izlemek de önemlidir. Çoğu bulut depolama sağlayıcısı, işbirliği içinde çalışmayı ve dolayısıyla dosya ve klasörlere erişimi paylaşmayı kolaylaştırır, bu da sizi rakiplerinizin önüne geçirir. Güvenli işbirliği araçları, takım rollerine bağlı olarak farklı izin düzeyleri de sağlar.
Genel bir kural olarak, dosya ve klasör erişimini yalnızca buna kesinlikle ihtiyaç duyan kişilere verin. Diğer takımlardan kişilerin verilerinizi riske atacak bir şey yapma olasılığı düşük olsa da, dosya ve klasörleri sınırlamak kazaların meydana gelme olasılığını azaltır.
Bir proje üzerinde birden fazla kişinin çalışması kesinlikle önemlidir, ancak kimin hangi verilere erişimi olduğunu takip etmek de önemlidir.
Şifreler hala veri güvenliğinin önemli bir parçasıdır
Bu, veri güvenliğinin temelidir, ancak yine de pek çok kişi şifrelerle ilgili en iyi uygulamaları alışkanlık haline getirmemiştir. Her gün eriştiğimiz tüm kişisel ve profesyonel hesaplar göz önüne alındığında, her biri için benzersiz bir şifre hatırlamak zor olabilir ve bu benzersiz şifrelerin her birini 6 ayda bir değiştirmek (çoğu siber güvenlik uzmanının önerdiği gibi) düşüncesi bile korkutucu olabilir.
Bonus: Siber Güvenlik Risk Yönetimi Çerçevesini Nasıl Uygulayacağınızı Öğrenin
Ancak endişelenmeyin! Her şeyi düzgün bir şekilde tutmanıza yardımcı olacak çeşitli güvenli şifre araçları mevcuttur.
Hiçbir cihazı gözetimsiz bırakmayın
Bir cihaz kaybolur veya çalınırsa, verilerimizin güvenliği konusunda hemen endişeleniriz. Sonuçta, cihaz gözümüzün önünden ayrıldığında verilerimize kimlerin erişebileceğini kim bilebilir?
Peki, iş e-postalarına erişmek için kullandığınız cep telefonunu, kahve dükkanında krema almak için masaya bıraktığınızda ne olur? Ya da işyerinde dizüstü veya masaüstü bilgisayarınızdan ayrılırken hesabınızdan çıkış yapmazsanız ne olur?
Nerede olursanız olun veya cihazınıza ne kadar çabuk geri döneceğinizi tahmin ederseniz edin, veri güvenliğini sağlamak için en iyi uygulama, ayrılmadan önce oturumu kapatmak veya mümkünse cihazı yanınızda götürmektir.
Ayrıca, iki faktörlü kimlik doğrulamayı etkinleştirerek, başkalarının bilgilerinize erişmesini zorlaştırın.
Bu basit veri güvenliği araçlarını ve en iyi uygulamaları kullanarak, takımınız verilerinizi güvende tutmak için büyük bir adım atabilir.
Veri güvenliği, günümüzün profesyonel takımları için son derece önemlidir, ancak veri güvenliği için en iyi uygulamaları benimsemek zor olmak zorunda değildir. Bu 5 araç ve strateji, herhangi bir takımın verilerini güvende tutmak ve takımınızın sorunsuz çalışmasını sağlamak için favori yöntemlerimizden bazılarıdır. Takımınız hangi güvenlik önlemlerini alıyor? Yorumlarınızı duymak isteriz!
Bu, Dropbox için sponsorlu bir gönderidir. Tüm görüşler bana aittir. Dropbox, bahsedilen diğer ürün veya hizmetlerle bağlantılı değildir ve bunları desteklemez.
*
Melissa Pallotti, Pittsburgh, Pensilvanya'da yaşayan profesyonel yazar, bilgisayar meraklısı ve hokey hayranıdır. Melissa ile Twitter veya LinkedIn üzerinden bağlantı kurabilirsiniz.