ฟิลด์ที่กำหนดเองใน ClickUp ตามประเภทงาน: วิธีที่ฉันสร้างกระบวนการขายที่สะอาดขึ้นโดยไม่มีฟิลด์ที่รก

กระบวนการขายจะยุ่งเหยิงเมื่อทุก ๆ ลูกค้าเป้าหมาย, บริษัท, ผู้ติดต่อ, และดีลแสดงฟิลด์ที่กำหนดเองเหมือนกัน

บันทึกของบริษัทไม่จำเป็นต้องมีช่องชื่อแรก บันทึกข้อมูลติดต่อไม่จำเป็นต้องมีทุกช่องคุณสมบัติระดับบัญชี งานติดตามผลไม่จำเป็นต้องใช้โมเดลการให้คะแนนการขายแบบเต็มรูปแบบ

เมื่อมีช่องให้กรอกปรากฏอยู่ทุกที่ ผู้ใช้จะหยุดไว้วางใจระบบ พวกเขาจะเว้นช่องว่าง คาดเดาว่าควรกรอกอะไร และโทษ ClickUp ว่ามีปัญหาเรื่องโครงสร้าง

ClickUpCustom Fields byTask Typeแก้ไขปัญหานี้โดยให้ข้อมูลระดับบริษัทอยู่ในบันทึกของบริษัท ข้อมูลระดับผู้ติดต่ออยู่ในบันทึกของบุคคล และฟิลด์ที่ใช้ร่วมกันจะยังคงแสดงในตำแหน่งที่เหมาะสม

ในบทความนี้ ผมจะพาคุณไปดูวิธีการที่ผมใช้ Custom Fields ตามประเภทงานในสภาพแวดล้อมการขายสำหรับเอเจนซี่การตลาดดิจิทัล และทำไมการเปลี่ยนแปลงโครงสร้างเล็กๆ นี้สามารถทำให้การจัดการลีดใน ClickUp ง่ายต่อการขยายขนาดได้

ทำไมข้อมูลการขายถึงยุ่งเหยิงเมื่อทุกบันทึกใช้ฟิลด์เดียวกัน

ทีมขายจัดการข้อมูลหลายประเภทพร้อมกัน: ข้อมูลบริษัท, ข้อมูลติดต่อ, รายละเอียดข้อตกลง, และงานติดตามผล หลายพื้นที่ทำงานของ ClickUp รวมทุกอย่างเข้าด้วยกันเป็นโครงสร้างงานทั่วไปเพียงหนึ่งเดียว

นั่นมักสร้างปัญหาเช่น:

กระบวนการขายไม่จำเป็นต้องมีฟิลด์น้อยลง แต่ต้องการฟิลด์ที่ปรากฏเฉพาะในจุดที่เกี่ยวข้องเท่านั้น

เกี่ยวกับฉัน: ผู้ก่อตั้งและสถาปนิกหลักที่ Upficient

ผมชื่อคริสโตเฟอร์ เดย์ ผู้ก่อตั้งและสถาปนิกหลักที่ Upficient

ฉันเป็นผู้เชี่ยวชาญที่ได้รับการยืนยันจาก ClickUp และได้รับการจัดอันดับสูงสุดบน Upwork ที่ Upficient เราออกแบบระบบ ClickUp ที่ยังคงใช้งานได้ดีแม้จะมีผู้ใช้เพิ่มขึ้น ข้อมูลมากขึ้น และกระบวนการทำงานที่ซับซ้อนขึ้น

งานของเราส่วนใหญ่สรุปได้เป็นคำถามเชิงปฏิบัติข้อเดียว: เราจะช่วยให้ ClickUp ใช้งานง่ายและสม่ำเสมอสำหรับทีมได้อย่างไร?

ฟิลด์ที่กำหนดเองตามประเภทงานเป็นหนึ่งในฟีเจอร์ที่มีประโยชน์เพราะช่วยกำจัดความยุ่งเหยิงตั้งแต่ต้นทาง แทนที่จะต้องฝึกให้คนละเว้นไม่สนใจฟิลด์ที่ไม่เกี่ยวข้อง คุณสามารถออกแบบพื้นที่ทำงานให้ฟิลด์เหล่านั้นไม่ปรากฏในที่ที่ไม่ควรแสดงตั้งแต่แรก

โครงสร้างพื้นที่ทำงานการขายที่ฉันเริ่มต้นก่อนเพิ่มฟิลด์

ก่อนที่ฉันจะแตะที่ฟิลด์ที่กำหนดเอง ฉันตรวจสอบให้แน่ใจว่าโครงสร้างของพื้นที่ทำงานการขายชัดเจน

ในเอเจนซี่การตลาดดิจิทัลทั่วไป ฉันมักจะเริ่มต้นด้วยสามด้าน:

สำหรับกระบวนการทำงานนี้ รายการลูกค้าเป้าหมายมีความสำคัญที่สุด นั่นคือจุดเริ่มต้นของการแยกบริษัท/ผู้ติดต่อ ซึ่งจะทำให้เกิดความสับสนหากทุกบันทึกได้รับฟิลด์เดียวกันทั้งหมด

วิธีที่ผมสร้างโมเดลลีด: บริษัทเป็นงานหลัก, คนเป็นงานย่อย

ในกระบวนการจัดการลูกค้าเป้าหมาย ฉันชอบที่จะแสดงบริษัทในระดับงานหลัก

จากนั้นฉันจะจัดกลุ่มบุคคลหรือจุดติดต่อแต่ละรายเป็นงานย่อย

นั่นทำให้ทีมขายมีโครงสร้างที่ง่าย:

คุณไม่ได้เพียงแค่คัดกรองบุคคลทั่วไปเท่านั้น คุณกำลังคัดกรองบริษัท เข้าใจว่าใครคือผู้มีอำนาจตัดสินใจ และติดตามบุคคลที่มีส่วนเกี่ยวข้องในกระบวนการซื้อ

ใน ClickUp, ลำดับชั้นอาจปรากฏเป็นเช่นนี้:

ลูกค้าเป้าหมายสามารถมาจาก ClickUp Forms, แบบฟอร์มเว็บไซต์, อีเมลไปยังรายการ, การผสานรวม, การทำงานอัตโนมัติ, เว็บฮุค หรือ Super Agents แหล่งที่มาไม่สำคัญเท่ากับสิ่งที่เกิดขึ้นต่อไป: บันทึกควรอยู่ในลำดับชั้นบริษัท/ผู้ติดต่อที่สะอาด โดยมีบันทึกบริษัทเป็นงานหลักและผู้เป็นงานย่อย

ปัญหาฟิลด์กำหนดเองเก่า: ข้อมูลมากเกินไปในตำแหน่งที่ไม่ถูกต้อง

ก่อนหน้าที่จะมี Custom Fields ตามประเภทงาน ฟิลด์ระดับรายการจะปรากฏในทุกงานและงานย่อยในรายการนั้น ฟีเจอร์นี้ใช้ได้กับเวิร์กโฟลว์ที่เรียบง่าย แต่ไม่เหมาะกับรายการที่รวมบริษัท ติดต่อ การติดตามผล และงานคัดกรองไว้ด้วยกัน

บันทึกของบริษัทต้องมีฟิลด์เช่น คุณภาพของลีด, อุตสาหกรรม, ขนาดของบริษัท, ช่วงงบประมาณ, ความเป็นไปได้ของขอบเขต, ความเร่งด่วน, และความเหมาะสม

บันทึกการติดต่อต้องมีฟิลด์เช่น ชื่อ, นามสกุล, อีเมล, หมายเลขโทรศัพท์, และบทบาทของผู้ตัดสินใจ

บันทึกของบริษัทไม่ควรถามชื่อแรกของบุคคล บันทึกของบุคคลไม่ควรขอให้ผู้ใช้ประเมินความเป็นไปได้ของขอบเขตในระดับบริษัท

เมื่อฟิลด์เป็นของประเภทงาน จะมีการเปลี่ยนแปลงอะไรบ้าง

ฟิลด์ที่กำหนดเองตามประเภทงานช่วยให้คุณตัดสินใจได้ว่าฟิลด์นั้นควรอยู่ในที่ใด

เปิดงานของบริษัท แล้วคุณจะเห็นฟิลด์ของบริษัท เปิดงานย่อยของบุคคล แล้วคุณจะเห็นฟิลด์ติดต่อ ฟิลด์ที่แชร์สามารถคงอยู่ในระดับรายการได้

พื้นที่ทำงานสามารถแยกได้:

การแบ่งนั้นทำให้คุณมีการควบคุม

คุณยังสามารถใช้ฟิลด์ระดับรายการได้ในที่ที่เหมาะสม แต่ไม่จำเป็นต้องบังคับให้ทุกฟิลด์ปรากฏในทุกเรคอร์ดอีกต่อไป

ข้อมูลบริษัทจะยังคงอยู่ในบันทึกของบริษัท

ฟิลด์ระดับบริษัทอธิบายเกี่ยวกับบัญชี ไม่ใช่บุคคล

ใช้ ประเภทงานของบริษัท สำหรับฟิลด์เช่น:

ฟิลด์เหล่านี้ช่วยให้ทีมตัดสินใจว่าบริษัทมีคุณค่าที่จะดำเนินการต่อไปหรือไม่ และกระบวนการขายควรดำเนินไปอย่างไร

ช่องติดต่อจะคงอยู่ในบันทึกของบุคคล

ฟิลด์ระดับการติดต่ออธิบายถึงผู้ซื้อรายบุคคล ผู้สนับสนุน หรือผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย

ใช้ ประเภทงานบุคคล หรือ ประเภทงานลูกค้าเป้าหมาย สำหรับฟิลด์เช่น:

เมื่อผู้ใช้เปิดงานย่อยของบุคคล พวกเขาควรเห็นเฉพาะฟิลด์ที่จำเป็นต่อการเข้าใจหรือติดต่อกับบุคคลนั้นเท่านั้น

ฟิลด์ที่ใช้ร่วมกันยังคงอยู่ที่ระดับรายการ

ไม่ทุกฟิลด์จำเป็นต้องย้ายไปยังประเภทงาน

เก็บฟิลด์ไว้ที่ ระดับรายการ เมื่อฟิลด์นั้นใช้ได้กับทั้งข้อมูลบริษัทและข้อมูลติดต่อ ตัวอย่างเช่น:

นี่จะช่วยให้คุณมีการแบ่งแยกที่ชัดเจน: ฟิลด์ประเภทงานสำหรับข้อมูลเฉพาะบทบาท ฟิลด์รายการสำหรับข้อมูลที่ใช้ร่วมกัน

การตั้งค่าการคัดกรองลูกค้าเป้าหมายหลักสำหรับบันทึกของบริษัท

การคัดกรองลูกค้าเป้าหมายควรอยู่ในระดับบริษัท

ตัวอย่างเช่น หากฉันกำลังให้คะแนนว่าลูกค้าเป้าหมายรายหนึ่งควรค่าแก่การติดตามหรือไม่ ฉันอาจใช้ช่องคะแนนแบบไบนารี เช่น:

คำว่า "ใช่" อาจเท่ากับหนึ่ง คำว่า "ไม่" อาจเท่ากับศูนย์

ฟิลด์เหล่านี้ควรอยู่ในประเภทงานของบริษัท เนื่องจากฟิลด์เหล่านี้ให้คะแนนบัญชี ไม่ใช่บุคคล

วิธีย้ายฟิลด์จากรายการไปยังประเภทงานของบริษัท

สมมติว่าฟิลด์อย่าง ขอบเขตมีความเป็นไปได้ และปัจจุบันถูกแนบกับรายการลูกค้าเป้าหมาย

นั่นหมายความว่ามันจะปรากฏทั้งในภารกิจหลักของบริษัทและในภารกิจย่อยของบุคคล แม้ว่ามันจะอยู่ในบันทึกของบริษัทเพียงอย่างเดียวก็ตาม

เพื่อแก้ไขปัญหานั้น ฉันสามารถย้ายฟิลด์ไปยังประเภทงานของบริษัทได้

กระบวนการนี้ง่าย:

ขณะนี้ฟิลด์หายไปจากงานย่อยของบุคคลและยังคงอยู่ที่ตำแหน่งที่ควรอยู่พอดี

นั่นคือคุณค่าหลักของ Custom Fields by Task Type. มันช่วยให้ฉันสามารถแยกข้อมูลที่อยู่ในประเภทของบันทึกหนึ่งได้โดยไม่ทำให้ข้อมูลในประเภทอื่น ๆ ถูกทำให้สับสน.

อย่างที่ผมได้กล่าวไว้ในเวบินาร์ว่า "ปัญหานั้นได้รับการแก้ไขอย่างเป็นทางการแล้ว"

ทำไมสนามที่สะอาดขึ้นจึงช่วยเพิ่มการยอมรับ ClickUp

แปลงที่สะอาดช่วยส่งเสริมการนำไปใช้

เมื่อผู้ใช้เปิดงานและเข้าใจว่าฟิลด์ใดมีความสำคัญ พวกเขามีแนวโน้มที่จะใช้ระบบอย่างถูกต้องมากขึ้น

พวกเขาหยุดถาม:

นั่นช่วยประหยัดเวลา และยังช่วยปรับปรุงความสะอาดของงาน

ปัญหาส่วนใหญ่ในการนำClickUp มาใช้ไม่ได้เกิดจากการขาดเอกสารประกอบ แต่เกิดจากกระบวนการทำงานที่ไม่รู้สึกเป็นธรรมชาติ

หากพื้นที่ทำงานกำหนดให้ผู้ใช้ต้องละเว้นครึ่งหนึ่งของฟิลด์ในทุกงาน การออกแบบนั้นกำลังขัดขวางการทำงานของผู้ใช้

ความเกี่ยวข้องคือสิ่งที่ทำให้ระบบง่ายต่อการเรียนรู้

ตำแหน่งที่ฟีเจอร์นี้เหมาะสมในระบบขายที่สามารถขยายได้

กระบวนการทำงานด้านการขายขึ้นอยู่กับข้อมูลที่เชื่อถือได้

หากฟิลด์ของคุณรก ข้อมูลของคุณก็จะยุ่งเหยิง หากข้อมูลของคุณยุ่งเหยิง การรายงานของคุณก็จะอ่อนแอลง หากการรายงานอ่อนแอลง ผู้นำก็จะหยุดไว้วางใจในพื้นที่ทำงาน

ฟิลด์ที่กำหนดเองตามประเภทงานช่วยป้องกันการเกิดปฏิกิริยาลูกโซ่นั้น ฟีเจอร์นี้ช่วยให้ทีมขายมีบันทึกข้อมูลที่ชัดเจนขึ้น ข้อมูลการคัดกรองที่มีคุณภาพมากขึ้น ความรับผิดชอบที่ชัดเจนยิ่งขึ้น และกระบวนการเริ่มต้นใช้งานสำหรับผู้ใช้ใหม่ที่ทำได้ง่ายขึ้น

ตรรกะเดียวกันนี้ใช้ได้กับการส่งมอบให้กับลูกค้า การสรรหา การจัดการผู้ขาย โปรแกรมสำหรับพันธมิตร การปฐมนิเทศ และการยกระดับการสนับสนุน แต่การขายเป็นหนึ่งในจุดเริ่มต้นที่ชัดเจนที่สุดเพราะบริษัทและผู้ติดต่อต้องการข้อมูลที่แตกต่างกันโดยธรรมชาติ

หมายเหตุเกี่ยวกับการเริ่มต้นใช้งาน: ระบบที่สะอาดยังคงต้องการมาตรฐานร่วมกัน

โครงสร้างที่สะอาดยังคงต้องการมาตรฐานร่วมกัน

ทุ่งที่สะอาดช่วยได้ แต่ไม่สามารถทดแทนการฝึกอบรมได้ ผู้ใช้ยังคงต้องทราบว่ามีประเภทงานอะไรบ้าง แต่ละประเภทหมายถึงอะไร และแต่ละทุ่งควรอยู่ตรงไหน

มีหลายทีมที่นำคนเข้ามาใช้ ClickUp ด้วย:

แนวทางนั้นมักนำไปสู่การใช้งานที่ไม่สม่ำเสมอ ความไม่เรียบร้อยของงาน การทำงานที่ขัดข้อง และผู้นำโทษว่าเป็นเพราะเครื่องมือ

วิธีที่ดีกว่าคือการสอนมาตรฐานของที่ทำงาน

นั่นหมายความว่าผู้ใช้เข้าใจว่า:

หากทีมของคุณประสบปัญหาการใช้งาน ClickUp อย่างไม่สม่ำเสมอ ให้เปลี่ยนกฎเหล่านี้เป็นรายการตรวจสอบการเริ่มต้นใช้งานสั้นๆ หรือคู่มือการใช้งานพื้นที่ทำงาน

เริ่มต้นด้วยรายชื่อลูกค้าที่มีเสียงเรียกร้องมากที่สุดหนึ่งรายการ

คุณไม่จำเป็นต้องสร้างพื้นที่ทำงานใหม่ทั้งหมดในคราวเดียว

เริ่มต้นด้วยรายการขายหนึ่งรายการที่ข้อมูลในฟิลด์มีความยุ่งเหยิงจนทำให้การทำงานช้าลง

ถามตัวเองว่า:

จากนั้นให้ทำความสะอาดเวิร์กโฟลว์นั้น

ทดสอบกับทีม ดูว่ายังมีจุดไหนที่ผู้คนยังสับสน ขยายไปทีละน้อย

นั่นคือวิธีที่ฟีเจอร์กลายเป็นเวิร์กโฟลว์ที่ดีขึ้น

สร้างกระบวนการขายที่ทีมของคุณไว้วางใจได้จริง

หากทุกงานมีภาระงานภาคสนามเท่ากัน ให้เริ่มต้นด้วยรายชื่อการขายที่มีข้อมูลไม่ชัดเจนหนึ่งรายการ

แยกฟิลด์ของบริษัทออกจากฟิลด์ของรายชื่อผู้ติดต่อ เก็บฟิลด์ที่ใช้ร่วมกันไว้ที่ระดับรายการ ย้ายฟิลด์ที่เกี่ยวข้องกับบทบาทไปยังประเภทงานที่เหมาะสม

นั่นคือเมื่อ ClickUp หยุดรู้สึกวุ่นวายและเริ่มรู้สึกเหมือนระบบขายที่ทีมของคุณสามารถไว้วางใจได้