วิธีการสร้างความสัมพันธ์กับศิษย์เก่าโดยใช้ปัญญาประดิษฐ์

สถาบันการศึกษาในสหรัฐอเมริกาได้รับเงินบริจาคเพื่อการกุศลจำนวน 61.5 พันล้านดอลลาร์ในปีงบประมาณ2024 อย่างไรก็ตาม จำนวนผู้บริจาคที่เป็นศิษย์เก่าได้ลดลงถึง 30% แม้ว่าจำนวนเงินรวมจะยังคงแข็งแกร่งอยู่ก็ตาม สำนักงานส่งเสริมการบริจาคกำลังสูญเสียฐานศิษย์เก่าที่มีส่วนร่วมอย่างกว้างขวาง ซึ่งเป็นผู้สนับสนุนการบริจาคในระยะยาว

ตัวแทนปัญญาประดิษฐ์ที่สร้างขึ้นภายในแพลตฟอร์มการจัดการโครงการสามารถทำให้การให้คะแนนการมีส่วนร่วม การติดตามแคมเปญการระดมทุน การประสานงานกิจกรรม และการดูแลผู้บริจาคเป็นระบบอัตโนมัติ ซึ่งเปลี่ยนข้อมูลศิษย์เก่าที่กระจัดกระจายให้กลายเป็นระบบที่เป็นระเบียบ

ด้านล่างนี้คือข้อความคำสั่งสำหรับ AI ที่พร้อมใช้งาน ซึ่งคุณสามารถคัดลอกและวางลงใน ClickUp เพื่อสร้างพื้นที่ทำงานสำหรับบริหารความสัมพันธ์ศิษย์เก่าได้อย่างครบถ้วนภายในไม่กี่นาที แต่ก่อนที่คุณจะนำไปใช้ ขอแนะนำให้พิจารณาช่องว่างในการดำเนินงานที่ระบบประเภทนี้ถูกออกแบบมาเพื่อแก้ไขเสียก่อน สำหรับทีมส่งเสริมความสัมพันธ์ส่วนใหญ่ ปัญหาไม่ได้อยู่ที่การขาดข้อมูลศิษย์เก่า หากแต่เป็นเพราะการมีส่วนร่วม แคมเปญ กิจกรรม และการดูแลรักษาความสัมพันธ์ต่าง ๆ ถูกแยกเก็บอยู่ในระบบที่แตกต่างกันมากเกินไป ทำให้ไม่มีใครสามารถมองเห็นภาพรวมของความสัมพันธ์ได้อย่างชัดเจน

ปัญหา: สำนักงานพัฒนาองค์กรของคุณกำลังจัดการข้อมูลศิษย์เก่า 200,000 ราย ในระบบที่ไม่เชื่อมต่อถึงกัน 5 ระบบ

หากคุณทำงานด้านความสัมพันธ์กับศิษย์เก่า ความท้าทายไม่ได้อยู่ที่การขาดแคลนศิษย์เก่า แต่คือการขาดความชัดเจนว่าใครมีส่วนร่วม ใครเริ่มห่างหายไป และใครพร้อมที่จะให้การสนับสนุน ทีมงานของคุณต้องจัดการข้อมูลศิษย์เก่าหลายหมื่น (บางครั้งอาจถึงหลายแสน) รายชื่อ ซึ่งกระจายอยู่ในระบบ CRM แพลตฟอร์มอีเมล ระบบลงทะเบียนกิจกรรม ฐานข้อมูลอาสาสมัคร และสเปรดชีตที่ผู้ประสานงานวันรับบริจาคสร้างไว้เมื่อปีที่แล้ว

ผลลัพธ์ที่คาดเดาได้คือ: อัตราการมีส่วนร่วมของศิษย์เก่าลดลงจากประมาณ 20% ในช่วงทศวรรษ 1980 เหลือเพียงประมาณ 7.8% แคมเปญระดมทุนดำเนินการโดยอาศัยสัญชาตญาณแทนข้อมูลการมีส่วนร่วม การติดตามผลกิจกรรมล่าช้าเป็นสัปดาห์ (หรือไม่ได้ทำเลย) และ70% ขององค์กรศิษย์เก่าระบุว่าเพิ่มการมีส่วนร่วมเป็นเป้าหมายสูงสุด ขณะที่ 27% ยอมรับว่าไม่มีกลยุทธ์เฉพาะเพื่อบรรลุเป้าหมายดังกล่าว ในขณะเดียวกัน มาตรฐาน CASE ยังคงพัฒนาอย่างต่อเนื่อง และทีมของคุณยังคงต้องกระทบยอดข้อมูลด้วยตนเอง

ปัญหาที่ลึกซึ้งกว่านั้นคือความสัมพันธ์กับศิษย์เก่าได้กลายเป็นเกมที่เน้นปริมาณซึ่งใช้เครื่องมือแบบอุตสาหกรรมขนาดเล็ก คุณไม่สามารถปรับการติดต่อให้มีความเป็นส่วนตัวกับศิษย์เก่า 100,000 คนโดยใช้วิธีเดียวกับที่ใช้ได้ผลกับ 10,000 คน และคุณไม่สามารถสร้างช่องทางบริจาคที่ยั่งยืนได้เมื่อทีมของคุณใช้เวลาในการป้อนข้อมูลมากกว่าการสร้างสัมพันธ์

นั่นคือโอกาสที่นี่ ไม่ใช่การแทนที่ระบบการก้าวหน้า แต่เป็นการสร้างชั้นปฏิบัติการที่มองเห็นได้รอบ ๆ งานที่เกิดขึ้นระหว่างระบบเหล่านั้น วิธีที่เร็วที่สุดในการทดสอบแบบจำลองนี้คือการสร้างระบบการสัมพันธ์กับผู้สำเร็จการศึกษาที่ทำงานได้ภายในแพลตฟอร์มการจัดการโครงการของคุณ

ต้องการทดสอบโมเดลที่คล้ายกันในกระบวนการพัฒนาของคุณเองหรือไม่? เริ่มต้นด้วยคำแนะนำด้านล่างและปรับให้เหมาะสมกับฐานศิษย์เก่า, ส่วนผสมของแคมเปญ, และเป้าหมายการมีส่วนร่วมของคุณ

คำแนะนำ: สร้างพื้นที่ทำงานสำหรับการมีส่วนร่วมของศิษย์เก่าด้วย AI

คัดลอกข้อความนี้, วางลงในClickUp Brainเพื่อสร้างClickUp Super Agent ของคุณเอง, กรอกข้อมูลของสถาบันของคุณ, และคุณจะได้รับพื้นที่ทำงานสำหรับความสัมพันธ์กับศิษย์เก่าที่สมบูรณ์พร้อมการให้คะแนนการมีส่วนร่วม, การติดตามแคมเปญ, การจัดการกิจกรรม, และกระบวนการทำงานด้านการดูแลรักษา

ผลลัพธ์ควรให้ร่างแรกที่แข็งแกร่งของโครงสร้างการดำเนินงานของคุณ รวมถึงตรรกะการแบ่งกลุ่ม จุดตรวจสอบแคมเปญ กระบวนการทำงานของเหตุการณ์ และการติดตามดูแลอย่างต่อเนื่อง จากนั้นทีมของคุณสามารถปรับแต่งให้เหมาะสมกับกลุ่มศิษย์เก่า ลำดับความสำคัญในการระดมทุน และช่องทางการสื่อสารของคุณ

ข้อความสำหรับป้อน:

เมื่อแบบแปลนตัวแทนของคุณถูกสร้างขึ้นแล้ว ขั้นตอนต่อไปคือการเปลี่ยนมันให้กลายเป็นพื้นที่ทำงานที่สามารถนำไปใช้ได้จริง ซึ่งทีมก้าวหน้าของคุณสามารถนำไปใช้ได้ทุกวัน

วิธีตั้งค่าใน ClickUp (4 ขั้นตอน)

ก่อนที่คุณจะตั้งค่าพื้นที่ของคุณ ให้รวบรวมข้อมูลที่ทีมของคุณใช้อยู่แล้วในการจัดการการมีส่วนร่วมของศิษย์เก่า ซึ่งโดยปกติจะรวมถึงหมวดหมู่การมีส่วนร่วม ปฏิทินแคมเปญ ระดับผู้บริจาค ประเภทกิจกรรม กลุ่มการสื่อสาร และความคาดหวังในการดูแลรักษา การเริ่มต้นด้วยข้อมูลที่สะอาดจะทำให้ระบบอัตโนมัติ แดชบอร์ด และกระบวนการทำงานด้านการติดต่อสื่อสารของคุณมีประโยชน์มากขึ้น

จัดตั้งพื้นที่เฉพาะที่เรียกว่า "ความสัมพันธ์และพัฒนาศิษย์เก่า" เพิ่มโฟลเดอร์สี่โฟลเดอร์เพื่อจัดระเบียบงานตลอดวงจรการมีส่วนร่วมของศิษย์เก่า: การมีส่วนร่วมและการเข้าถึงสำหรับกลุ่มศิษย์เก่า การแบ่งกลุ่ม การสื่อสาร บทภูมิภาค และกลุ่มที่มีความสนใจร่วมกัน แคมเปญระดมทุนสำหรับกองทุนประจำปี วันบริจาค แคมเปญทุนก่อสร้าง การบริจาคตามแผน และการบริจาคในงานคืนสู่เหย้า กิจกรรมและโครงการสำหรับงานคืนสู่เหย้า งานคืนสู่สถาบัน กิจกรรมภูมิภาค โปรแกรมการให้คำปรึกษา และการประสานงานอาสาสมัคร การดูแลและการยกย่องสำหรับกระบวนการขอบคุณผู้บริจาค การรายงานผลกระทบ การติดตามการยกย่อง และการกระตุ้นผู้บริจาครายเก่าให้กลับมาบริจาคอีกครั้ง

เพิ่มฟิลด์ที่กำหนดเองลงในแม่แบบงานศิษย์เก่าของคุณ เพื่อให้ทุกบันทึกมีข้อมูลสำคัญที่ทีมของคุณต้องการในการติดตามการมีส่วนร่วมและประสานงานการติดต่อ รวมถึงฟิลด์สำหรับคะแนนการมีส่วนร่วม ปีที่สำเร็จการศึกษา ระดับผู้บริจาค วันที่มีส่วนร่วมล่าสุด ภูมิภาคภูมิศาสตร์ ความชอบในการสื่อสาร แคมเปญที่มอบหมาย และการบริจาคตลอดชีวิต โครงสร้างที่สอดคล้องกันนี้ทำให้แดชบอร์ด การทำงานอัตโนมัติ และการรายงานพอร์ตโฟลิโอมีความน่าเชื่อถือมากขึ้น

เปิด ClickUp Brain ในพื้นที่ใหม่ของคุณและวางข้อความที่แจ้งไว้ข้างต้น กรอกตัวแปรของคุณ รวมถึงชื่อสถาบัน จำนวนศิษย์เก่า ขนาดของบุคลากร เครื่องมือที่ใช้ในปัจจุบัน เป้าหมายการระดมทุนประจำปี อัตราการมีส่วนร่วม และช่องทางการมีส่วนร่วม ใช้ผลลัพธ์ที่ได้เพื่อสร้างร่างแรกของโมเดลการให้คะแนนการมีส่วนร่วม กระบวนการทำงานของแคมเปญ แม่แบบกิจกรรม และโครงสร้างการดูแลรักษา จากนั้นปรับปรุงให้เหมาะสมกับการดำเนินงานของคุณ

สร้างระบบอัตโนมัติเพื่อให้งานความสัมพันธ์กับศิษย์เก่าดำเนินไปอย่างต่อเนื่องโดยไม่ต้องติดตามด้วยตนเองตลอดเวลา ใช้กฎเพื่อกระตุ้นการติดต่อตามความสนใจ เปิดตัวกิจกรรมสำคัญในแคมเปญ กำหนดการติดตามผลกิจกรรม แจ้งเตือนการให้คำปรึกษา และเริ่มต้นกระบวนการดูแลหลังได้รับของขวัญ

พร้อมที่จะเปลี่ยนกระบวนการทำงานเหล่านี้ให้เป็นระบบที่สามารถทำซ้ำได้หรือไม่? สร้างพื้นที่ทำงานสำหรับการจัดการทุนสนับสนุนของคุณใน ClickUp

ฟิลด์ที่กำหนดเองที่แนะนำสำหรับงานความสัมพันธ์กับศิษย์เก่า

ฟิลด์เหล่านี้สร้างบันทึกการดำเนินงานที่สอดคล้องกันครอบคลุมการให้คะแนนการมีส่วนร่วม, แคมเปญ, กิจกรรม, การให้คำปรึกษา, และกระบวนการทำงานด้านการดูแลรักษา

ตัวอย่างระบบอัตโนมัติหลักสำหรับความสัมพันธ์กับศิษย์เก่า

หลังจากที่คุณตั้งค่าฟิลด์ที่กำหนดเองเรียบร้อยแล้ว ให้สร้างระบบอัตโนมัติที่ช่วยติดตามการมีส่วนร่วม แคมเปญ กิจกรรม และการดูแลรักษาอย่างต่อเนื่อง โดยไม่ต้องติดตามงานด้วยตนเองซ้ำๆ

สิ่งที่ตัวแทนครอบคลุมตลอดวงจรชีวิตการมีส่วนร่วมของศิษย์เก่า

ตัวแทน AI สำหรับความสัมพันธ์กับศิษย์เก่าไม่ใช่แชทบอทที่ตอบคำถามเกี่ยวกับสถาบันการศึกษาของคุณ แต่เป็นระบบที่ทำงานภายในพื้นที่ทำงานการจัดการโครงการของคุณและจัดการงานที่มีโครงสร้างและทำซ้ำได้ซึ่งทีมพัฒนาของคุณกำลังทำด้วยมือในปัจจุบัน รวมถึงการให้คะแนนการมีส่วนร่วม การประสานงานแคมเปญ การติดตามผลหลังงาน และการดูแลไม่ให้การดูแลหลุดรอดไป

อยากเห็นการทำงานของ Super Agents ในสภาพแวดล้อม ClickUp จริงหรือไม่? ชมการสาธิตด้านล่างเพื่อดูว่าเวิร์กโฟลว์ งาน และการทำงานอัตโนมัติที่สร้างโดย AI ทำงานร่วมกันอย่างไรในทางปฏิบัติ

ความแตกต่างสำหรับประเภทสถาบันที่แตกต่างกัน

ข้อความข้างต้นนี้สามารถใช้ได้กับสถาบันอุดมศึกษาทุกแห่งที่ใช้ ClickUp ปรับข้อความให้เหมาะสมกับสถาบันของคุณ:

บริหารงานศิษย์เก่าในที่เดียว

ความสัมพันธ์กับศิษย์เก่าจะขาดตอนเมื่อประวัติการมีส่วนร่วม แคมเปญ กิจกรรม โปรแกรมการให้คำปรึกษา และการดูแลผู้บริจาคอยู่ในระบบแยกกันโดยไม่มีมุมมองการทำงานร่วมกัน ด้วย ClickUp Brain, ฟิลด์ที่กำหนดเอง และระบบอัตโนมัติ สถาบันของคุณสามารถเปลี่ยนการมีส่วนร่วมของศิษย์เก่าให้เป็นระบบที่สามารถทำซ้ำได้ซึ่งสนับสนุนการติดตามผลที่แข็งแกร่งขึ้น การแบ่งกลุ่มที่ชัดเจนขึ้น การประสานงานกิจกรรมที่ดีขึ้น และการดูแลที่สม่ำเสมอมากขึ้น

เป้าหมายไม่ใช่การแทนที่ระบบ CRM หรือฐานข้อมูลการก้าวหน้าของคุณ แต่เป็นการลดงานประสานงานที่เกี่ยวข้องกับระบบเหล่านี้ ปรับปรุงการมองเห็นได้ว่าใครมีส่วนร่วมและใครกำลังหลุดลอย และช่วยให้ทีมของคุณใช้เวลาไปกับการสร้างความสัมพันธ์มากขึ้นแทนการทำความสะอาดข้อมูล เริ่มต้นด้วยคำแนะนำข้างต้น ปรับให้เหมาะกับฐานศิษย์เก่าของคุณและ 우선итетการก้าวหน้า และสร้างระบบที่ทีมของคุณสามารถนำไปใช้ได้จริงตลอดทั้งปี

เริ่มต้นใช้งานฟรีกับ ClickUp

คำถามที่พบบ่อย

AI สามารถปรับปรุงอัตราการมีส่วนร่วมของศิษย์เก่าได้จริงหรือ?

ตัวแทน AI ไม่ได้โทรหาศิษย์เก่าหรือเขียนจดหมายขอบคุณที่เต็มไปด้วยความรู้สึก พวกเขาทำงานที่เป็นระบบอัตโนมัติในงานปฏิบัติการที่ทำให้การมีส่วนร่วมแบบเฉพาะบุคคลเป็นไปได้ในวงกว้าง: การให้คะแนนการมีส่วนร่วม, การแบ่งกลุ่มผู้ชม, การกระตุ้นการติดต่อในเวลาที่เหมาะสม, และการแจ้งเตือนผู้บริจาคที่ขาดการติดต่อก่อนที่พวกเขาจะหายไป เมื่อทีมของคุณใช้เวลาน้อยลงในการป้อนข้อมูล พวกเขาจะมีเวลามากขึ้นในการสร้างความสัมพันธ์ นั่นคือวิธีที่อัตราการมีส่วนร่วมเพิ่มขึ้น

สิ่งนี้สามารถใช้งานร่วมกับระบบ CRM ที่เรามีอยู่แล้ว เช่น Raiser's Edge หรือ Salesforce ได้หรือไม่?

พื้นที่ทำงานของตัวแทน AI ทำงานร่วมกับระบบ CRM การพัฒนาที่มีอยู่ของคุณ ข้อมูลการมีส่วนร่วมจาก Raiser's Edge, Blackbaud หรือ Salesforce จะซิงค์เข้ากับฟิลด์ที่กำหนดเองในภารกิจศิษย์เก่า ตัวแทนจะไม่แทนที่ระบบบันทึกของคุณ แต่จะกลายเป็นชั้นปฏิบัติการที่ทีมของคุณใช้ติดตามแคมเปญ ประสานงานกิจกรรม และจัดการกระบวนการดูแลผู้บริจาคบนข้อมูลผู้บริจาคที่มีอยู่

แล้วความปลอดภัยของข้อมูลสำหรับข้อมูลผู้บริจาคที่ละเอียดอ่อนล่ะ?

ClickUpได้รับการรับรองมาตรฐาน SOC 2, ISO 27001, ISO 27017, ISO 27018 และ ISO 42001และรองรับSSO, การอนุญาตตามบทบาท และการเข้ารหัสทั้งขณะเก็บและขณะส่งข้อมูล การอนุญาตในระดับผู้บริจาคช่วยให้เจ้าหน้าที่ฝ่ายบริจาคสามารถดูเฉพาะพอร์ตโฟลิโอที่ได้รับมอบหมายเท่านั้นข้อมูลทั้งหมดจะไม่ถูกนำไปใช้ฝึกฝนโมเดล AI สามารถดูรายละเอียดเพิ่มเติมได้ที่หน้าความปลอดภัย

ระบบนี้จัดการกับข้อกำหนดการรายงานแบบ CASE อย่างไร?

ระบบการให้คะแนนการมีส่วนร่วมสอดคล้องกับโหมดการมีส่วนร่วมสี่รูปแบบของ CASE (การบริจาค, อาสาสมัคร, ประสบการณ์, การสื่อสาร) ฟิลด์ที่กำหนดเองสามารถติดตามแต่ละโหมดแยกกัน ทำให้คุณสามารถสร้างรายงานการมีส่วนร่วมที่สอดคล้องกับมาตรฐานของ CASE ได้โดยตรงจากพื้นที่ทำงานของคุณ โครงสร้างของตัวแทนจัดเก็บข้อมูลในแบบที่ CASE คาดหวัง ซึ่งช่วยให้การเตรียมการตอบแบบสำรวจง่ายขึ้น

นี่มีประโยชน์เฉพาะสำหรับสำนักงานการก้าวหน้าขนาดใหญ่หรือไม่

ไม่. คำสั่งนี้รวมถึงตัวแปรสำหรับประเภทสถาบัน จำนวนศิษย์เก่า และขนาดของทีมงาน สำนักงานศิษย์เก่าที่มีพนักงานสองคนที่วิทยาลัยชุมชนได้รับประโยชน์จากการติดตามแคมเปญและการจัดการอัตโนมัติเช่นเดียวกับสำนักงานพัฒนาที่มีพนักงาน 50 คนที่มหาวิทยาลัย R1 ระบบสามารถปรับขนาดได้ตามฐานศิษย์เก่าและทีมงานของคุณ