นักศึกษามหาวิทยาลัยมากกว่า 60%ขณะนี้มีคุณสมบัติตรงตามเกณฑ์ของปัญหาสุขภาพจิตอย่างน้อยหนึ่งอย่าง และ97% ของสถาบันการศึกษาต่างมีทีมแทรกแซงพฤติกรรมประจำอยู่ในวิทยาเขต อย่างไรก็ตาม ทีมดูแลนักศึกษาส่วนใหญ่ยังคงประสานงานกรณีต่าง ๆ ผ่านอีเมลที่ส่งต่อกัน รายงาน Maxient ที่ไม่เชื่อมโยงกัน และบันทึกการประชุมที่เก็บอยู่ในกล่องจดหมายของใครบางคน
ตัวแทน AI ที่สร้างขึ้นภายในแพลตฟอร์มการจัดการโครงการสามารถทำให้การรับเคส การคัดกรองระดับความเสี่ยง การส่งต่อข้ามแผนก และการติดตามผลลัพธ์เป็นอัตโนมัติ ในขณะที่ยังคงรักษาการควบคุมการเข้าถึงที่สอดคล้องกับ FERPA
ด้านล่างนี้คือข้อความคำสั่งสำหรับ AI ที่พร้อมใช้งาน ซึ่งคุณสามารถคัดลอกและวางลงใน ClickUp เพื่อสร้างพื้นที่ทำงานสำหรับการจัดการกรณีนักเรียนที่สมบูรณ์ได้ภายในไม่กี่นาที แต่ก่อนที่คุณจะใช้มัน จะเป็นประโยชน์หากดูการแบ่งงานประสานงานที่ระบบประเภทนี้ถูกออกแบบมาเพื่อแก้ไข สำหรับทีมสนับสนุนนักเรียนส่วนใหญ่ ปัญหาไม่ได้อยู่ที่การขาดการส่งต่อข้อมูล แต่เป็นการที่ข้อมูลเหล่านั้นถูกส่งมาจากหลายหน่วยงานที่ไม่เชื่อมโยงกัน ซึ่งทำให้ยากต่อการมองเห็นภาพรวมทั้งหมดได้เร็วพอที่จะตอบสนองได้อย่างเหมาะสม
ใครควรใช้ระบบการจัดการกรณีศึกษาของนักเรียนนี้
การตั้งค่านี้ออกแบบมาสำหรับทีมดูแล (CARE teams), ทีมแทรกแซงพฤติกรรม, สำนักงานคณบดีนักศึกษา, ทีมกำกับดูแลพฤติกรรมนักศึกษา, เจ้าหน้าที่ประสานงานการให้คำปรึกษา, ผู้จัดการเคส และผู้นำด้านกิจการนักศึกษาที่รับผิดชอบการคัดกรอง, การส่งต่อ และการติดตามผลในหลายแผนก การตั้งค่านี้มีประโยชน์อย่างยิ่งสำหรับสถาบันที่ได้รับข้อมูลส่งต่อผ่านหลายระบบอยู่แล้ว แต่ยังต้องพึ่งพาการประสานงานด้วยตนเองในการจัดการความเสี่ยง, การส่งต่อเคส และการติดตามความคืบหน้าของเคส
ปัญหา: ทีม CARE ของคุณกำลังประสานงานวิกฤตของนักเรียนผ่านอีเมลและสเปรดชีต
ผู้เชี่ยวชาญด้านกิจการนักศึกษาทราบถึงความเป็นจริงอยู่แล้ว อาจารย์คนหนึ่งส่งรายงานพฤติกรรมที่น่ากังวล ที่ปรึกษาประจำหอพักแจ้งเตือนนักศึกษาที่ไม่ได้ออกจากห้องมาหลายวัน รายงานตามนโยบาย Title IX ถูกส่งผ่านพอร์ทัลออนไลน์ ที่ปรึกษาด้านวิชาการสังเกตเห็นว่านักศึกษาคนหนึ่งหยุดเข้าเรียน แต่ละกรณีเหล่านี้ถูกส่งเข้าสู่ระบบที่แตกต่างกัน ถูกส่งต่อไปยังหน่วยงานที่ต่างกัน และทีม CARE หรือ BIT ควรจะได้เห็นภาพรวมทั้งหมดในการประชุมประจำสัปดาห์ ซึ่งขึ้นอยู่กับความจำของใครก็ตามที่จำได้ว่าจะนำบันทึกมาด้วย
ความต้องการยังคงเพิ่มขึ้นอย่างต่อเนื่อง จำนวนนักศึกษาที่ขอความช่วยเหลือที่ศูนย์ให้คำปรึกษาในมหาวิทยาลัยเพิ่มขึ้นเกือบ 40% ระหว่างปี 2009 ถึง 2015และยังคงเพิ่มขึ้นอย่างต่อเนื่องจนถึงช่วงการแพร่ระบาดของโรค การศึกษาสุขภาพจิตปี 2024–25พบว่าเกือบ 40% ของนักศึกษาวิทยาลัยประสบภาวะซึมเศร้าระดับปานกลางถึงรุนแรง โดย 68% รายงานว่าปัญหาทางจิตใจหรืออารมณ์ส่งผลกระทบต่อผลการเรียน นักศึกษาเหล่านี้ไม่ได้มาพร้อมกับป้ายกำกับที่ชัดเจน พวกเขาปรากฏตัวในรูปแบบของกรณีพฤติกรรม การร้องเรียนที่พักอาศัย การเตือนการเรียน และคำขอการอำนวยความสะดวกสำหรับผู้พิการ ซึ่งมักเกิดขึ้นในหลายสำนักงานพร้อมกัน
ผลลัพธ์ที่คาดเดาได้: การติดต่อซ้ำซ้อนเมื่อสำนักงานสามแห่งติดต่อนักเรียนคนเดียวกันโดยไม่รู้ว่าอีกฝ่ายได้ติดต่อไปแล้ว การส่งต่อข้อมูลที่ขาดตอนระหว่างฝ่ายวินิจฉัยพฤติกรรมนักศึกษาและฝ่ายให้คำปรึกษา แผนการแทรกแซงที่มีอยู่เพียงในบันทึกการประชุม และไม่มีระบบอย่างเป็นทางการในการติดตามว่านักเรียนที่ได้รับการส่งต่อได้เชื่อมต่อกับทรัพยากรที่แนะนำหรือไม่
วิธีที่มหาวิทยาลัยไมอามีแก้ไขปัญหานี้:ศูนย์การสำรวจอาชีพและการประสบความสำเร็จของมหาวิทยาลัยไมอามีใช้ClickUp ในการจัดการกิจกรรมนักศึกษาเกิน 200 ครั้งต่อปี โดยมีอัตราความสำเร็จถึง 98% สามารถดึงดูดนักศึกษาได้ถึง 19,107 คนผ่านกระบวนการมาตรฐานและการติดตามที่รวมศูนย์
ไมเคิล เทิร์นเนอร์, รองผู้อำนวยการ:
ClickUp เป็นเครื่องมือที่ยอดเยี่ยมที่เราใช้เพื่อจัดระเบียบและติดตามกิจกรรมต่างๆ ได้อย่างเป็นระบบ แพลตฟอร์มนี้ได้มอบคลังความรู้ให้กับเรา
ClickUp เป็นเครื่องมือที่ยอดเยี่ยมที่เราใช้เพื่อจัดระเบียบและติดตามกิจกรรมต่าง ๆ ได้อย่างมีประสิทธิภาพ แพลตฟอร์มนี้ได้มอบคลังความรู้ให้กับเรา
คุณค่าเดียวกันนี้มีความสำคัญในการจัดการกรณีของนักเรียน ไม่ใช่การแทนที่ระบบการดำเนินการหรือการให้คำปรึกษา แต่เป็นการสร้างชั้นการดำเนินงานที่มองเห็นได้รอบการส่งต่อ การส่งต่อ และการติดตามผล วิธีที่เร็วที่สุดในการทดสอบแบบจำลองนี้คือการสร้างระบบการจัดการกรณีของนักเรียนที่ทำงานได้ภายในแพลตฟอร์มการจัดการโครงการของคุณ
ต้องการทดสอบโมเดลที่คล้ายกันในกระบวนการ CARE หรือ BIT ของคุณเองหรือไม่? เริ่มต้นด้วยคำแนะนำด้านล่างและปรับให้เหมาะสมกับโครงสร้างทีม ปริมาณการส่งต่อ และข้อกำหนดด้านการปฏิบัติตามกฎระเบียบของคุณ
คุณค่าเดียวกันนี้มีความสำคัญในการจัดการกรณีของนักเรียน ไม่ใช่การแทนที่ระบบการดำเนินการหรือการให้คำปรึกษา แต่เป็นการสร้างชั้นการดำเนินงานที่มองเห็นได้รอบการส่งต่อ การส่งต่อ และการติดตามผล วิธีที่เร็วที่สุดในการทดสอบแบบจำลองนี้คือการสร้างระบบการจัดการกรณีของนักเรียนที่ทำงานได้ภายในแพลตฟอร์มการจัดการโครงการของคุณ
ต้องการทดสอบโมเดลที่คล้ายกันในกระบวนการทำงาน CARE หรือ BIT ของคุณเองหรือไม่? เริ่มต้นด้วยคำแนะนำด้านล่างและปรับให้เหมาะสมกับโครงสร้างทีม ปริมาณการส่งต่อ และข้อกำหนดด้านการปฏิบัติตามกฎระเบียบของคุณ
คุณค่าเดียวกันนี้มีความสำคัญในการจัดการกรณีของนักเรียน ไม่ใช่การแทนที่ระบบการดำเนินการหรือการให้คำปรึกษา แต่เป็นการสร้างชั้นการดำเนินงานที่มองเห็นได้รอบการส่งต่อ การส่งต่อ และการติดตามผล วิธีที่เร็วที่สุดในการทดสอบแบบจำลองนี้คือการสร้างระบบการจัดการกรณีของนักเรียนที่ทำงานได้ภายในแพลตฟอร์มการจัดการโครงการของคุณ
ต้องการทดสอบโมเดลที่คล้ายกันในกระบวนการทำงาน CARE หรือ BIT ของคุณเองหรือไม่? เริ่มต้นด้วยคำแนะนำด้านล่างและปรับให้เหมาะสมกับโครงสร้างทีม ปริมาณการส่งต่อ และข้อกำหนดด้านการปฏิบัติตามกฎระเบียบของคุณ
ต้องการทดสอบโมเดลที่คล้ายกันในกระบวนการทำงาน CARE หรือ BIT ของคุณเองหรือไม่? เริ่มต้นด้วยคำแนะนำด้านล่างและปรับให้เข้ากับโครงสร้างทีม ปริมาณการส่งต่อ และข้อกำหนดด้านการปฏิบัติตามกฎระเบียบของคุณ
คำแนะนำ: สร้างพื้นที่ทำงานการจัดการกรณีนักเรียนของคุณด้วย AI
คัดลอกข้อความนี้, วางลงในClickUp Brainเพื่อสร้างClickUp Super Agent ของคุณเอง, กรอกข้อมูลของสถาบันของคุณ, และคุณจะได้รับพื้นที่ทำงานสำหรับการจัดการกรณีนักเรียนที่สมบูรณ์พร้อมกระบวนการทำงานสำหรับการรับข้อมูล, กรอบการประเมินความเสี่ยง, การติดตามการส่งต่อ, และการบันทึกผลลัพธ์.
ผลลัพธ์ควรให้ร่างแรกที่แข็งแกร่งของโครงสร้างการดำเนินงานของคุณ รวมถึงลำดับชั้นของงาน ตรรกะการคัดแยก ขั้นตอนการทำงานที่คำนึงถึงสิทธิ์ และการตรวจสอบติดตามผล ทีมงานของคุณสามารถปรับแต่งให้เหมาะสมกับปริมาณกรณี โครงสร้างวิทยาเขต และสภาพแวดล้อมการปฏิบัติตามข้อกำหนดของคุณได้
ผลลัพธ์ควรให้ร่างแรกที่แข็งแกร่งของโครงสร้างการดำเนินงานของคุณ รวมถึงลำดับชั้นของงาน ตรรกะการคัดแยก ขั้นตอนการทำงานที่คำนึงถึงสิทธิ์ และการตรวจสอบติดตามผล ทีมงานของคุณสามารถปรับแต่งให้เหมาะสมกับปริมาณกรณี โครงสร้างวิทยาเขต และสภาพแวดล้อมการปฏิบัติตามข้อกำหนดของคุณได้
ข้อความสำหรับป้อน:
→ พร้อมที่จะสร้างซูเปอร์เอเจนต์คนแรกของคุณหรือยัง?
เปิด ClickUp Brainและวางข้อความข้างต้นเพื่อสร้าง Super Agent แบบกำหนดเองสำหรับ Workspace ของคุณ
เมื่อแบบแปลนตัวแทนของคุณถูกสร้างขึ้นแล้ว ขั้นตอนต่อไปคือการเปลี่ยนมันให้กลายเป็นพื้นที่ทำงานที่สามารถนำไปใช้ได้จริง ซึ่งทีมบริหารคดีของคุณสามารถนำไปใช้ได้ทุกวัน
วิธีตั้งค่าใน ClickUp (4 ขั้นตอน)
ก่อนที่คุณจะตั้งค่าพื้นที่ของคุณ ให้รวบรวมข้อมูลสนับสนุนนักเรียนที่ทีมของคุณใช้อยู่แล้วในการอ้างอิง บันทึกกรณี การแจ้งเตือนล่วงหน้า การส่งต่อระหว่างแผนก และการรายงานการปฏิบัติตามข้อกำหนด ข้อมูลเหล่านี้มักรวมถึงข้อมูลประจำตัวนักเรียน แหล่งที่มาของการอ้างอิง ประเภทความกังวล ระดับความเสี่ยงปัจจุบัน ผู้จัดการกรณีที่ได้รับมอบหมาย ประวัติการแทรกแซงก่อนหน้านี้ จุดหมายปลายทางของการอ้างอิง และข้อกำหนดในการจัดการ FERPA หรือ Title IX การเริ่มต้นด้วยข้อมูลที่สะอาดจะทำให้การทำงานอัตโนมัติ แดชบอร์ด และกระบวนการส่งต่อของคุณมีความน่าเชื่อถือมากขึ้น
- สร้างโครงสร้างพื้นที่ทำงานของคุณ จัดตั้งพื้นที่เฉพาะที่เรียกว่า การจัดการกรณีศึกษาของนักเรียน เพิ่มโฟลเดอร์สี่โฟลเดอร์พร้อมการตั้งค่าสิทธิ์ที่เข้มงวดตั้งแต่เริ่มต้น: กรณีที่กำลังดำเนินการ สำหรับกรณีเปิดที่จัดเรียงตามระดับความเสี่ยง, การส่งต่อและการแจ้งเตือนล่วงหน้า สำหรับการส่งต่อใหม่, การแจ้งเตือนทางวิชาการ และการส่งต่อตนเองที่รอการตรวจสอบ, การประสานงานข้ามแผนก สำหรับการส่งต่อที่ส่งไปยังการให้คำปรึกษา, บริการสำหรับผู้พิการ, การดำเนินการ, Title IX และแหล่งข้อมูลภายนอก, และการรายงานและการปฏิบัติตาม สำหรับการรายงานรวม, การติดตาม Clery, กำหนดเวลา Title IX และสรุปผลลัพธ์ของกรณี
- กำหนดค่าฟิลด์แบบกำหนดเองในทุกงานของเคส เพิ่มฟิลด์แบบกำหนดเองลงในเทมเพลตงานของเคสของคุณ เพื่อให้ทุกเคสของนักเรียนมีข้อมูลสำคัญที่ทีมของคุณต้องการในการคัดกรอง ประสานงาน และบันทึกการสนับสนุนอย่างสม่ำเสมอ รวมถึงฟิลด์สำหรับรหัสประจำตัวนักเรียน แหล่งที่มาของการส่งต่อ ประเภทของข้อกังวล ระดับความเสี่ยง ผู้จัดการเคส สถานะการเปิดเผยข้อมูลตาม FERPA วันที่ติดต่อครั้งล่าสุด การส่งต่อที่ส่งไปแล้ว และสถานะผลลัพธ์ โครงสร้างที่สอดคล้องกันนี้จะช่วยให้แดชบอร์ด ระบบอัตโนมัติ และการประสานงานเคสมีความน่าเชื่อถือมากขึ้น
- วางข้อความที่ป้อนเข้าไปใน ClickUp Brain เปิด ClickUp Brain ในพื้นที่ใหม่ของคุณและวางข้อความที่ป้อนจากด้านบน กรอกตัวแปรของคุณ รวมถึงชื่อสถาบัน องค์ประกอบของทีม ปริมาณการอ้างอิงรายเดือน ข้อกำหนดการปฏิบัติตามกฎระเบียบ และเครื่องมือที่ใช้ในปัจจุบัน ใช้ผลลัพธ์ที่สร้างขึ้นเพื่อสร้างร่างแรกของกระบวนการทำงานเบื้องต้น การประเมินความเสี่ยง ระบบติดตามการอ้างอิง และแดชบอร์ดการปฏิบัติตามกฎระเบียบ จากนั้นปรับปรุงให้เหมาะสมกับกระบวนการจัดการกรณีของสถาบันของคุณ
- ตั้งค่าการทำงานอัตโนมัติเพื่อการจัดการอย่างต่อเนื่อง สร้างการทำงานอัตโนมัติเพื่อให้งานกรณีของนักเรียนดำเนินไปโดยไม่ต้องติดตามด้วยตนเองตลอดเวลา ใช้กฎเพื่อแจ้งเตือนเจ้าหน้าที่ที่อยู่ในเวรเกี่ยวกับกรณีวิกฤต ยกระดับความเสี่ยงเมื่อมีการส่งต่อหลายกรณีซ้อนกัน เตือนงานติดตามหลังการประชุม ระบุกรณีที่ไม่มีการส่งต่อ และกำหนดการทบทวนการปิดกรณีเพื่อให้แน่ใจว่าไม่มีนักเรียนคนใดตกหล่น
จัดตั้งพื้นที่เฉพาะที่เรียกว่า การจัดการกรณีของนักเรียน เพิ่มโฟลเดอร์สี่โฟลเดอร์พร้อมการตั้งค่าสิทธิ์ที่เข้มงวดตั้งแต่เริ่มต้น: กรณีที่กำลังดำเนินการ สำหรับกรณีเปิดที่จัดเรียงตามระดับความเสี่ยง, การส่งต่อและการแจ้งเตือนล่วงหน้า สำหรับการส่งต่อใหม่, การแจ้งเตือนทางวิชาการ และการส่งต่อด้วยตนเองที่รอการตรวจสอบ, การประสานงานข้ามแผนก สำหรับการส่งต่อที่ส่งไปยังการให้คำปรึกษา, บริการสำหรับผู้พิการ, การดำเนินการ, Title IX และแหล่งข้อมูลภายนอก, และการรายงานและการปฏิบัติตาม สำหรับการรายงานรวม, การติดตาม Clery, กำหนดเวลา Title IX และสรุปผลลัพธ์ของกรณี
เพิ่มฟิลด์ที่กำหนดเองลงในเทมเพลตงานกรณีของคุณเพื่อให้ทุกกรณีของนักเรียนมีข้อมูลสำคัญที่ทีมของคุณต้องการในการคัดกรอง ประสานงาน และบันทึกการสนับสนุนอย่างสม่ำเสมอ รวมถึงฟิลด์สำหรับหมายเลขประจำตัวนักเรียน แหล่งอ้างอิง ประเภทความกังวล ระดับความเสี่ยง ผู้จัดการกรณี สถานะการเปิดเผย FERPA วันที่ติดต่อครั้งล่าสุด การอ้างอิงที่ส่ง และสถานะผลลัพธ์ โครงสร้างที่สอดคล้องกันนี้จะทำให้แดชบอร์ด การทำงานอัตโนมัติ และการประสานงานกรณีมีความน่าเชื่อถือมากขึ้น
เปิด ClickUp Brain ใน Space ใหม่ของคุณและวางข้อความที่แจ้งไว้ข้างต้น กรอกตัวแปรของคุณ รวมถึงชื่อสถาบัน องค์ประกอบของทีม ปริมาณการอ้างอิงรายเดือน ข้อกำหนดด้านการปฏิบัติตามกฎระเบียบ และเครื่องมือที่ใช้ในปัจจุบัน ใช้ผลลัพธ์ที่สร้างขึ้นเพื่อสร้างร่างแรกของกระบวนการทำงานเบื้องต้น การประเมินความเสี่ยง ระบบติดตามการอ้างอิง และแดชบอร์ดการปฏิบัติตามกฎระเบียบ จากนั้นปรับปรุงให้เหมาะสมกับกระบวนการจัดการกรณีของสถาบันของคุณ
สร้างระบบอัตโนมัติเพื่อให้งานกรณีของนักเรียนดำเนินไปอย่างต่อเนื่องโดยไม่ต้องติดตามด้วยตนเองตลอดเวลา ใช้กฎเพื่อแจ้งเตือนเจ้าหน้าที่ที่อยู่ในเวรเกี่ยวกับกรณีวิกฤต ยกระดับความเสี่ยงเมื่อมีการส่งต่อหลายกรณีซ้อนกัน เตือนงานติดตามหลังการประชุม ระบุกรณีที่ไม่มีการส่งต่อตามนัดหมาย และกำหนดการทบทวนการปิดเคส เพื่อให้แน่ใจว่าไม่มีนักเรียนคนใดตกหล่น
พร้อมที่จะเปลี่ยนกระบวนการทำงานเหล่านี้ให้เป็นระบบที่สามารถทำซ้ำได้หรือไม่? สร้าง Workspace ของคุณใน ClickUp.
💡 เคล็ดลับจากผู้เชี่ยวชาญ: เริ่มต้นด้วยเวิร์กโฟลว์เพียงหนึ่งอย่าง เช่น การคัดกรองเบื้องต้นหรือการส่งต่อระหว่างแผนก ก่อนที่จะขยายระบบไปยังการดำเนินงาน CARE หรือ BIT ทั้งหมด การทดลองใช้ระบบในวงจำกัดจะช่วยให้ทีมของคุณปรับปรุงเทมเพลต การอนุญาต และตรรกะการส่งต่อปัญหาให้เหมาะสมก่อนการขยายการใช้งาน
ฟิลด์ที่กำหนดเองที่แนะนำสำหรับงานการจัดการกรณีของนักเรียน
ฟิลด์เหล่านี้สร้างบันทึกการดำเนินงานที่สอดคล้องกันครอบคลุมตั้งแต่การรับเข้า การคัดกรอง การส่งต่อ การแทรกแซง และผลลัพธ์ของกรณี
| ภาคสนาม | ประเภท | วัตถุประสงค์ |
|---|---|---|
| บัตรประจำตัวนักเรียน | ข้อความสั้น | รหัสประจำตัวนักเรียนที่ไม่ซ้ำกัน |
| แหล่งที่มาของการแนะนำ | ดรอปดาวน์ | คณาจารย์, บุคลากร, นักศึกษา, การส่งต่อด้วยตนเอง, ไม่ระบุตัวตน |
| ประเภทของข้อกังวล | ดรอปดาวน์ | การศึกษา, พฤติกรรม, สุขภาพจิต, การกระทำ, ความปลอดภัย, การเงิน, ที่อยู่อาศัย |
| ระดับความเสี่ยง | ดรอปดาวน์ | ระดับ 1, ระดับ 2, ระดับ 3, ระดับ 4, ระดับ 5 |
| ผู้จัดการกรณี | ผู้คน | บุคลากรหลักที่รับผิดชอบการประสานงาน |
| สถานะการเปิดเผยข้อมูลตาม FERPA | ดรอปดาวน์ | มีในแฟ้ม, ไม่มีในแฟ้ม, ไม่จำเป็น |
| วันที่ติดต่อครั้งสุดท้าย | วันที่ | การติดต่อล่าสุดจากนักเรียนหรือสำนักงาน |
| การส่งต่อข้อมูล | ป้ายกำกับหรือความสัมพันธ์ | การให้คำปรึกษา, การให้คำแนะนำ, การปฏิบัติตน, กฎหมาย Title IX, ความช่วยเหลือทางการเงิน, บริการสำหรับผู้พิการ, ทรัพยากรภายนอก |
| สถานะผลลัพธ์ | ดรอปดาวน์ | กำลังดำเนินการ, กำลังติดตาม, แก้ไขแล้ว, ส่งต่อภายนอก, ถอนเรื่อง |
| ระดับความเร่งด่วน | ดรอปดาวน์ | ฉุกเฉิน/วิกฤต, สูง, ปานกลาง, ต่ำ/ข้อมูล |
| สถานะการมีส่วนร่วม | ดรอปดาวน์ | เชื่อมต่อ, ไม่แสดงตัว, บริการถูกปฏิเสธ, รอคิว, กำลังดำเนินการ |
| สถานะการยินยอม | ดรอปดาวน์ | ได้รับความยินยอมจากนักเรียน, ความยินยอมจำกัด, ไม่จำเป็นต้องได้รับความยินยอม |
📘 อ่านเพิ่มเติม:ดู ประเภทของฟิลด์ที่กำหนดเอง ทั้งหมดเพื่อตัดสินใจว่าฟิลด์ใดเหมาะสมที่สุดสำหรับกระบวนการทำงานของทุนของคุณ
ตัวอย่างระบบอัตโนมัติหลักสำหรับการจัดการกรณีศึกษาของนักเรียน
หลังจากที่คุณตั้งค่าฟิลด์ที่กำหนดเองเรียบร้อยแล้ว ให้สร้างระบบอัตโนมัติที่ช่วยให้การคัดกรอง การส่งต่อ การแทรกแซง และกระบวนการติดตามผลต่าง ๆ ดำเนินไปอย่างต่อเนื่องโดยไม่ต้องมีการติดตามด้วยตนเองซ้ำ ๆ
| เมื่อ… | จากนั้น... |
|---|---|
| การส่งต่อใหม่ถูกทำเครื่องหมายว่าเร่งด่วน/วิกฤต | แจ้งให้เจ้าหน้าที่เวรและเจ้าหน้าที่รักษาความปลอดภัยของวิทยาเขตทราบทันที จากนั้นมอบหมายกรณีนี้ให้กับกระบวนการจัดการวิกฤต |
| นักเรียนได้รับการอ้างอิงเปิดครั้งที่สองในขณะที่กรณีที่กำลังดำเนินการอยู่มีอยู่แล้ว | ติดธงกรณีเพื่อตรวจสอบซ้ำและเพิ่มลำดับความสำคัญของการตรวจสอบความเสี่ยง |
| มีการส่งการแนะนำแล้ว แต่ไม่พบการเชื่อมต่อจากนักเรียนภายในระยะเวลาที่คาดไว้ | แจ้งผู้จัดการกรณีและสร้างงานติดตามผล |
| นักเรียนถูกกำหนดระดับความเสี่ยงเป็น 4 หรือ 5 | เริ่มกระบวนการแทรกแซงอย่างเข้มข้นและแจ้งเตือนทีมตอบสนองทั้งหมด |
| วันที่ติดตามผลมาถึงโดยไม่มีข้อมูลการติดต่อที่อัปเดต | สร้างงานติดตามผลและมอบหมายให้กับผู้จัดการเคส |
| กรณีนี้ถูกทำเครื่องหมายว่า "แก้ไขแล้ว" | กำหนดจุดตรวจสอบการปิดงานและสร้างข้อความสรุปผลลัพธ์ |
📘 อ่านเพิ่มเติม: เรียนรู้วิธีการทำงานของฟิลด์ที่กำหนดเองในระบบการอัตโนมัติ
สิ่งที่ตัวแทนครอบคลุมตลอดวงจรชีวิตการสนับสนุนนักเรียน
ตัวแทน AI สำหรับการจัดการกรณีของนักเรียนไม่ใช่แชทบอทที่ให้คำแนะนำแก่นักเรียน แต่เป็นระบบที่ทำงานภายในพื้นที่ทำงานการจัดการโครงการของคุณและจัดการงานประสานงานที่มีโครงสร้างและทำซ้ำได้ซึ่งทีม CARE ของคุณกำลังทำด้วยมือในปัจจุบัน รวมถึงการส่งต่อข้อมูล การติดตามการแทรกแซง การจัดการการส่งต่อระหว่างสำนักงาน และการบันทึกว่านักเรียนได้เชื่อมต่อกับการสนับสนุนจริงหรือไม่
| ระยะของวงจรชีวิต | สิ่งที่ตัวแทนทำ | สิ่งที่มันแทนที่ |
|---|---|---|
| การรับและคัดกรองผู้ป่วย | มาตรฐานการส่งต่อ, กำหนดความเร่งด่วน, ระบุซ้ำ, และส่งเคสเข้าสู่กระบวนการทำงานที่เหมาะสม | อีเมลที่ส่งต่อกัน, บันทึกในสเปรดชีต, และบันทึกการรับข้อมูลที่ไม่สอดคล้องกัน |
| การประเมินความเสี่ยง | ติดตามปัจจัยเสี่ยง, อัปเดตความสำคัญของกรณี, และสนับสนุนการยกระดับตามระดับ | ความทรงจำของทีม, การให้คะแนนด้วยมือ, และการคาดเดาในที่ประชุมประจำสัปดาห์ |
| การส่งต่อระหว่างแผนก | ติดตามการส่งต่อข้อมูลไปยังแหล่งต่าง ๆ ว่ามีการเชื่อมต่อกับนักเรียนหรือไม่ และต้องการการติดตามผลเพิ่มเติมอย่างไร | การส่งต่อที่ไม่เชื่อมโยงกันและความไม่ชัดเจนในความรับผิดชอบระหว่างสำนักงาน |
| การติดตามการแทรกแซง | รักษาลำดับเหตุการณ์ของการติดต่อ การประชุม การแทรกแซง และการตัดสินใจในกรณีต่างๆ | บันทึกที่ฝังอยู่ในกล่องจดหมาย, รายงานการประชุม, หรือเอกสารสำนักงานที่แยกต่างหาก |
| การปฏิบัติตามข้อกำหนดและการรายงาน | รองรับการติดตามที่คำนึงถึงสิทธิ์การอนุญาต, การรายงานแบบรวม, และการจัดการไทม์ไลน์สำหรับภาระผูกพันที่เกี่ยวข้องกับ Clery หรือ Title IX | รายงานแยกต่างหากและตรวจสอบการปฏิบัติตามข้อกำหนดแบบตอบสนอง |
| การตอบสนองแจ้งเตือนล่วงหน้า | แปลงรูปแบบการแจ้งเตือนทางวิชาการและพฤติกรรมเป็นกรณีที่ต้องดำเนินการเมื่อความเสี่ยงเพิ่มขึ้น | การแจ้งเตือนแบบช่องทางเดียวที่ไม่เคยถูกรวมเป็นภาพรวม |
ไม่เหมือนกับเครื่องมือ AI ทั่วไป นี่คือClickUp Super Agentที่ทำงานภายในพื้นที่ทำงานเดียวกันกับที่ทีมของคุณจัดการงานอยู่แล้ว ทุกการดำเนินการเกิดขึ้นในที่ที่ทุกคนกำลังทำงานอยู่ ไม่มีการเข้าสู่ระบบเพิ่มเติม ไม่มีระบบแยกที่ต้องตรวจสอบ
อยากเห็นการทำงานของ Super Agents ในสภาพแวดล้อม ClickUp จริงหรือไม่? ชมวิดีโอสาธิตด้านล่างเพื่อดูว่าเวิร์กโฟลว์ งาน และการทำงานอัตโนมัติที่สร้างโดย AI ทำงานร่วมกันอย่างไรในทางปฏิบัติ
ความแตกต่างสำหรับประเภทสถาบันต่างๆ
ข้อความข้างต้นนี้สามารถใช้ได้กับสถาบันอุดมศึกษาทุกแห่งที่ใช้ ClickUp ปรับข้อความนี้ให้เหมาะสมกับสถาบันของคุณ:
| ประเภทสถาบัน | การปรับเปลี่ยนที่สำคัญ |
|---|---|
| มหาวิทยาลัยวิจัยระดับ R1 | ใช้ข้อความทั้งหมดตามที่เป็นอยู่ เพิ่มโครงสร้างทีมที่ซับซ้อนมากขึ้น ปริมาณการแนะนำที่สูงขึ้น และการประสานงานที่แข็งแกร่งขึ้นระหว่างฝ่ายให้คำปรึกษา ฝ่ายวินัย ฝ่ายที่พักอาศัย และฝ่ายให้คำปรึกษา |
| มหาวิทยาลัยภูมิภาค | คงโครงสร้างการจัดการผู้ป่วยแบบครบวงจรไว้ แต่ให้ลดความซับซ้อนของเส้นทางการส่งต่อเฉพาะทางในกรณีที่มีสำนักงานเกี่ยวข้องน้อยลง เน้นการส่งต่อที่มีประสิทธิภาพและการรายงานในระดับปานกลาง |
| วิทยาลัยศิลปศาสตร์ | มุ่งเน้นการแทรกแซงแบบใกล้ชิด การประสานงานระหว่างทีมขนาดเล็ก และการส่งต่อข้อมูลที่คำนึงถึงสิทธิ์ในสภาพแวดล้อมสนับสนุนนักศึกษาที่มีความใกล้ชิดและเชื่อมโยงกัน |
| วิทยาลัยชุมชน | เน้นการเข้าถึงนักเรียนที่เดินทางมาเรียน ปัญหาทางการเงินและวิชาการ การส่งต่อจากชุมชนภายนอก และทีมขนาดเล็กที่ครอบคลุมหลายบทบาท |
| โรงเรียนอาชีวศึกษาหรือโรงเรียนวิชาชีพ | มุ่งเน้นการแทรกแซงที่เกี่ยวข้องกับความก้าวหน้า ปัญหาการเข้าร่วม อุปสรรคด้านที่อยู่อาศัยหรือการเดินทางหากเกี่ยวข้อง และเส้นทางการส่งต่อที่มีประสิทธิภาพ |
บริหารจัดการกรณีของนักเรียนในที่เดียว
การจัดการกรณีของนักเรียนจะล้มเหลวเมื่อการส่งต่อ, บันทึกการแทรกแซง, การแจ้งเตือนล่วงหน้า, และการส่งต่อระหว่างแผนกอยู่ในระบบที่แยกจากกันโดยไม่มีมุมมองการดำเนินงานร่วมกัน ด้วย ClickUp Brain, Custom Fields, และ Automations สถาบันของคุณสามารถเปลี่ยนการรับกรณี, การคัดกรอง, การติดตามการส่งต่อ, และการติดตามการแทรกแซงให้กลายเป็นระบบปฏิบัติการที่สามารถทำซ้ำได้เพียงระบบเดียว
เป้าหมายไม่ใช่การแทนที่ระบบการดำเนินการของคุณ, บันทึกการให้คำปรึกษา, หรือระบบบันทึกของสถาบันของคุณ แต่เป็นการลดงานประสานงานที่เกี่ยวข้องกับระบบเหล่านี้, ปรับปรุงการมองเห็นตลอดกระบวนการสนับสนุนทั้งหมด, และทำให้แน่ใจว่าไม่มีนักเรียนคนใดหลงทางระหว่างแผนกต่างๆ ให้เริ่มต้นด้วยคำแนะนำข้างต้น, ปรับให้เหมาะกับโครงสร้างทีมของคุณและข้อกำหนดการปฏิบัติตามกฎระเบียบ, และสร้างระบบที่ทีมของคุณสามารถนำไปใช้ได้จริงทุกวัน
คำถามที่พบบ่อย
ตัวแทน AI สามารถจัดการข้อมูลนักเรียนที่ได้รับการคุ้มครองตาม FERPA ได้หรือไม่?
ใช่, ด้วยการตั้งค่าที่เหมาะสม. พื้นที่ทำงานใช้สิทธิ์ตามบทบาท ดังนั้นเพียงสมาชิกทีม CARE ที่ได้รับอนุญาตเท่านั้นที่สามารถเห็นรายละเอียดของเคสได้. ClickUpรองรับการรับรองมาตรฐาน SOC 2, ISO 27001, ISO 27017, ISO 27018 และ ISO 42001, การผสานระบบ SSO และการเข้ารหัสข้อมูลทั้งขณะเก็บและขณะส่งต่อ สิทธิ์การเข้าถึงในระดับเคสสามารถจำกัดการมองเห็นเฉพาะสมาชิกทีมที่กำหนดเท่านั้นไม่มีข้อมูลใดถูกนำไปใช้ในการฝึกฝนโมเดล AI เจ้าหน้าที่ FERPA ของสถาบันของท่านควรตรวจสอบการตั้งค่าสิทธิ์การเข้าถึงในระหว่างการตั้งค่า
นี่แทนที่ Maxient หรือระบบพฤติกรรมนักเรียนอื่น ๆ หรือไม่?
ไม่. Maxient และแพลตฟอร์มที่คล้ายกันเป็นระบบบันทึกประวัติการกระทำที่ออกแบบมาเพื่อการตัดสิน, การลงโทษ, และการบันทึกข้อมูลการปฏิบัติตามข้อกำหนด. พื้นที่ทำงานของตัวแทน AI เป็นชั้นการประสานงานและกระบวนการทำงานที่ทีม CARE ของคุณทำการคัดแยกกรณี, ติดตามการส่งต่อ, บันทึกการแทรกแซง, และจัดการการส่งต่อข้ามแผนก. สถาบันหลายแห่งใช้ทั้งสองระบบ: Maxient เป็นระบบบันทึกข้อมูลการกระทำ, ClickUp เป็นชั้นการปฏิบัติการสำหรับการประสานงานการจัดการกรณี.
สิ่งนี้ช่วยกับระบบแจ้งเตือนล่วงหน้าได้อย่างไร?
ตัวแทนจะเปลี่ยนการแจ้งเตือนล่วงหน้า (การขาดเรียน, การตกเกรด, ความกังวลจากคณาจารย์) ให้เป็นงานการจัดการกรณีเมื่อรูปแบบบ่งชี้ถึงความเสี่ยงที่เพิ่มขึ้น แทนที่คณาจารย์จะส่งการแจ้งเตือนไปยังที่ปรึกษาเพียงคนเดียว ระบบจะรวบรวมการแจ้งเตือนพร้อมกับการอ้างอิงพฤติกรรมและสัญญาณอื่นๆ เพื่อให้ทีม CARE มีมุมมองแบบองค์รวม นี่เป็นแนวทางประสานงานเดียวกันที่ใช้สำหรับกระบวนการทำงานอื่นๆ ในระดับอุดมศึกษาเช่นการปฏิบัติตามกฎระเบียบและการจัดการทุน
แล้วความเป็นส่วนตัวของนักเรียนจะเป็นอย่างไรเมื่อมีหลายแผนกเข้ามาเกี่ยวข้อง?
พื้นที่ทำงานบังคับใช้การเข้าถึงตามหลักการ "จำเป็นต้องรู้" ผ่านระบบสิทธิ์ของ ClickUp ผู้จัดการกรณีสามารถดูไทม์ไลน์ของกรณีทั้งหมดได้ ผู้ติดต่อการส่งต่อจากศูนย์ให้คำปรึกษาจะเห็นเพียงว่ามีการส่งต่อและนักเรียนได้ติดต่อหรือไม่ ไม่ใช่รายละเอียดการกระทำพื้นฐาน สมาชิกคณะที่ส่งการแจ้งเตือนเดิมจะเห็นเพียงการยืนยันว่ากรณีได้รับการรับทราบและกำลังได้รับการจัดการ ระดับสิทธิ์ตรงตามมาตรฐานผลประโยชน์ทางการศึกษาที่ชอบด้วยกฎหมายของ FERPA
นี่มีประโยชน์เฉพาะกับมหาวิทยาลัยขนาดใหญ่ที่มีทีม CARE ที่ได้รับการจัดสรรไว้โดยเฉพาะหรือไม่?
ไม่. วิทยาลัยชุมชนและสถาบันขนาดเล็กที่มีบุคลากรจำกัดได้รับประโยชน์มากที่สุดจากการคัดกรองอัตโนมัติและการติดตามการส่งต่อ เนื่องจากพวกเขามักมีบุคลากรน้อยแต่ต้องรับผิดชอบหลายบทบาท สำนักงานกิจการนักศึกษาที่มีเพียงสองคนจะได้รับกระบวนการทำงานที่มีโครงสร้าง เส้นทางการส่งต่อ และเส้นทางการบันทึกเอกสารเช่นเดียวกับทีม CARE ที่มี 15 คนในมหาวิทยาลัยวิจัย ระบบจะปรับขนาดตามขนาดทีมและปริมาณการส่งต่อของคุณ