วิธีการประสานงานระหว่างแผนกโดยใช้ปัญญาประดิษฐ์

ตำแหน่งบริหารในวิทยาลัยเพิ่มขึ้น 60% ระหว่างปี 1993 ถึง 2009 ซึ่งมากกว่าอัตราการเติบโตของคณาจารย์ประจำถึงสิบเท่า แต่ภาควิชาต่างๆ ในมหาวิทยาลัยยังคงประสานงานกันผ่านอีเมล ไดรฟ์ที่ใช้ร่วมกัน และการประชุมซึ่งสามารถทำได้เป็นงานประจำ คณาจารย์ใช้เวลา30% ของสัปดาห์การทำงานไปกับการประชุมและอีเมลแทนที่จะเป็นการสอนหรือการวิจัย ความท้าทายพื้นฐานคือมหาวิทยาลัยเป็นองค์กรที่มีการกระจายอำนาจซึ่งพยายามทำงานร่วมกันอย่างประสานงานกัน ตัวแทน AI ที่สร้างขึ้นภายในแพลตฟอร์มการจัดการโครงการสามารถทำให้การติดตามโครงการข้ามแผนก การจัดการคณะกรรมการ การทำงานร่วมกันในกระบวนการบริหาร และการรายงานแผนกลยุทธ์เป็นไปโดยอัตโนมัติ

ด้านล่างนี้คือข้อความสำหรับสั่งงาน AI ที่พร้อมใช้งาน ซึ่งคุณสามารถคัดลอกไปวางใน ClickUp เพื่อสร้างพื้นที่ทำงานสำหรับการประสานงานของแผนกได้อย่างครบถ้วนภายในไม่กี่นาที แต่ก่อนที่คุณจะใช้งาน ขอแนะนำให้ดูช่องว่างในการประสานงานที่ระบบประเภทนี้ถูกออกแบบมาเพื่อแก้ไขเสียก่อน สำหรับมหาวิทยาลัยส่วนใหญ่ ปัญหาไม่ได้อยู่ที่การขาดคณะกรรมการ แผนงาน หรือระบบต่าง ๆ แต่คือการที่การตัดสินใจ การส่งต่องาน และรายการที่ต้องดำเนินการ ถูกกระจายอยู่ในหลายที่ที่แยกจากกันมากเกินไป จนไม่มีใครสามารถมองเห็นภาพรวมได้อย่างชัดเจน

ปัญหา: มหาวิทยาลัยของคุณมีคณะกรรมการ 47 คณะ หน่วยงานการบริหารร่วม 12 แห่ง และไม่มีที่เดียวที่สามารถดูได้ว่าแต่ละคณะหรือหน่วยงานกำลังทำอะไรอยู่

หากคุณประสานงานระหว่างภาควิชาและหน่วยงานบริหารต่างๆ คุณจะเข้าใจความขัดแย้งนี้: มหาวิทยาลัยสร้างคณะกรรมการ คณะทำงาน และกลุ่มทำงานมากกว่าองค์กรประเภทอื่นๆ แต่กลับมีการมองเห็นผลงานของกลุ่มเหล่านี้น้อยที่สุด การเปลี่ยนแปลงหลักสูตรต้องได้รับการอนุมัติจากภาควิชา คณะกรรมการหลักสูตรของวิทยาลัย สภามหาวิทยาลัย และบางครั้งต้องผ่านสำนักงานอธิการบดี การจ้างคณาจารย์ต้องมีการประสานงานระหว่างภาควิชา สำนักงานคณบดี ฝ่ายทรัพยากรบุคคล ฝ่ายงบประมาณ ฝ่ายเทคโนโลยีสารสนเทศ และฝ่ายอาคารสถานที่ การริเริ่มแผนกลยุทธ์ต้องเกี่ยวข้องกับทุกฝ่ายในมหาวิทยาลัยและอยู่ในรูปแบบ PowerPoint ที่ไม่มีใครอัปเดต

การศึกษาของ UCLA และ MIT Press เกี่ยวกับการจัดการข้อมูลของมหาวิทยาลัยพบว่าหนึ่งในอุปสรรคใหญ่ที่สุดต่อประสิทธิภาพของสถาบันคือการกระจายอำนาจ ซึ่งทำให้ข้อมูลและงานถูกแยกออกจากกันในแต่ละแผนก นักวิจัยได้สังเกตว่า "มหาวิทยาลัยมักซื้อโซลูชันเชิงพาณิชย์เป็นระบบแยกส่วนที่ไม่สามารถทำงานร่วมกันได้" และผู้นำของมหาวิทยาลัย "พบว่ามีช่องว่างที่แพร่หลายในด้านการคิดเกี่ยวกับโครงสร้างพื้นฐานอย่างไม่คาดคิด" สรุปได้ว่า: ระบบมีอยู่แล้ว แต่ไม่มีใครเชื่อมต่อพวกมันเข้าด้วยกัน

ผลลัพธ์ที่ได้คือการทำงานซ้ำซ้อน การตัดสินใจที่ล่าช้า และแผนกลยุทธ์ที่ล้าสมัยทันทีที่ได้รับการอนุมัติ หัวหน้าภาควิชาใช้เวลาในการวิ่งเต้นขออนุมัติแทนที่จะเป็นผู้นำในโปรแกรมของตน เจ้าหน้าที่สำนักงานอธิการบดีใช้เวลาในการรวบรวมรายงานแทนที่จะขับเคลื่อนกลยุทธ์ ส่วนสมาชิกคณะกรรมการ? พวกเขานั่งประชุมโดยสงสัยว่าคณะกรรมการอื่นตัดสินใจอะไรกันบ้าง

นั่นคือโอกาสที่นี่ ไม่ใช่การแทนที่โครงสร้างการบริหารของมหาวิทยาลัย แต่เป็นการสร้างชั้นปฏิบัติการที่มองเห็นได้รอบ ๆ งานที่เกิดขึ้นระหว่างโครงสร้างเหล่านั้น วิธีที่เร็วที่สุดในการทดสอบโมเดลนี้คือการสร้างระบบการประสานงานของแผนกที่ทำงานได้ภายในแพลตฟอร์มการจัดการโครงการของคุณ

ต้องการทดสอบโมเดลที่คล้ายกันในกระบวนการประสานงานของมหาวิทยาลัยของคุณเองหรือไม่? เริ่มต้นด้วยคำแนะนำด้านล่างและปรับให้เหมาะสมกับโครงสร้างของแผนก, ปริมาณงานของคณะกรรมการ, และลำดับความสำคัญในการวางแผนของคุณ

คำแนะนำ: สร้างพื้นที่ทำงานสำหรับการประสานงานในแผนกของคุณด้วย AI

คัดลอกข้อความนี้, วางลงใน ClickUp Brain เพื่อสร้าง ClickUp Super Agent ของคุณเอง, กรอกข้อมูลของสถาบันของคุณ, และคุณจะได้รับพื้นที่ทำงานสำหรับการประสานงานที่สมบูรณ์พร้อมการติดตามโครงการ, การจัดการคณะกรรมการ, กระบวนการทำงานด้านการกำกับดูแล, และแดชบอร์ดแผนกลยุทธ์

ผลลัพธ์ที่ได้ควรให้ร่างแรกที่แข็งแกร่งของโครงสร้างการดำเนินงานของคุณ รวมถึงลำดับชั้นของงาน การกำหนดเส้นทางอนุมัติ การติดตามการประชุม และจุดตรวจสอบการรายงานความก้าวหน้า ทีมงานของคุณสามารถปรับแต่งให้สอดคล้องกับโครงสร้างการกำกับดูแล จังหวะการรายงาน และความซับซ้อนขององค์กรของคุณได้

วิธีตั้งค่าใน ClickUp (4 ขั้นตอน)

ขั้นตอนที่ 1: สร้างโครงสร้างพื้นที่ทำงานของคุณ

สร้างพื้นที่เฉพาะที่เรียกว่า "การประสานงานมหาวิทยาลัย" พร้อมโฟลเดอร์สี่โฟลเดอร์:

ขั้นตอนที่ 2: กำหนดค่าฟิลด์ที่กำหนดเองในทุกงาน

เพิ่มฟิลด์เหล่านี้ลงในแม่แบบงานประสานงานของคุณ (ดูประเภทฟิลด์ที่กำหนดเองทั้งหมด):

ขั้นตอนที่ 3: วางข้อความที่ต้องการลงใน ClickUp Brain

เปิดClickUp Brainใน Space ใหม่ของคุณและวางข้อความที่แจ้งไว้ด้านบน กรอกตัวแปรของคุณ (ชื่อสถาบัน จำนวนแผนก จำนวนคณะกรรมการ เครื่องมือที่ใช้ในปัจจุบัน โครงสร้างแผนกลยุทธ์) Brain จะสร้างการติดตามโครงการ การจัดการคณะกรรมการ กระบวนการทำงานด้านการกำกับดูแล และแดชบอร์ดแผนกลยุทธ์เป็นงานและงานย่อยที่คุณสามารถใช้งานได้ทันที (ใหม่กับ Super Agents?ดูวิธีการสร้างตัวแรกของคุณทีละขั้นตอน)

ขั้นตอนที่ 4: ตั้งค่าการทำงานอัตโนมัติสำหรับการจัดการอย่างต่อเนื่อง

กำหนดค่าการทำงานอัตโนมัติหลักเหล่านี้เพื่อให้ระบบทำงานได้ด้วยตัวเอง (เรียนรู้วิธีการทำงานของฟิลด์ที่กำหนดเองในระบบการอัตโนมัติ):

สิ่งที่ตัวแทนครอบคลุมตลอดวงจรการประสานงาน

ตัวแทนปัญญาประดิษฐ์สำหรับการประสานงานระหว่างแผนกไม่ใช่ผู้จัดตารางประชุม แต่เป็นระบบที่ทำงานภายในพื้นที่ทำงานการจัดการโครงการของคุณและทำหน้าที่เป็นตัวเชื่อมโยงที่มหาวิทยาลัยที่กระจายอำนาจขาด: การมองเห็นข้ามแผนก การติดตามการตัดสินใจ การจัดการกระบวนการกำกับดูแล และความรับผิดชอบเชิงกลยุทธ์ การตัดสินใจยังคงทำโดยมนุษย์ในห้องคณะกรรมการ ตัวแทนจะตรวจสอบให้แน่ใจว่าการตัดสินใจเหล่านั้นได้รับการติดตาม มอบหมาย และดำเนินการตาม

อยากเห็นการทำงานของ Super Agents ในสภาพแวดล้อม ClickUp จริงหรือไม่? ชมการสาธิตด้านล่างเพื่อดูว่าเวิร์กโฟลว์ งาน และการทำงานอัตโนมัติที่สร้างโดย AI ทำงานร่วมกันอย่างไรในทางปฏิบัติ

ความแตกต่างสำหรับประเภทสถาบันที่แตกต่างกัน

ข้อความข้างต้นนี้สามารถใช้ได้กับสถาบันอุดมศึกษาทุกแห่งที่ใช้ ClickUp ปรับข้อความให้เหมาะสมกับสถาบันของคุณ:

บริหารการประสานงานระหว่างแผนกในที่เดียว

การประสานงานระหว่างแผนกจะล้มเหลวเมื่อโครงการ การตัดสินใจของคณะกรรมการ การอนุมัติการกำกับดูแล การอัปเดตแผนกลยุทธ์ และกระบวนการจ้างงานอยู่ในระบบแยกกันโดยไม่มีมุมมองการทำงานร่วมกัน ด้วย ClickUp Brain, ฟิลด์ที่กำหนดเอง, และการทำงานอัตโนมัติ สถาบันของคุณสามารถเปลี่ยนการประสานงานข้ามแผนกให้เป็นระบบที่สามารถทำซ้ำได้ซึ่งให้ผู้นำมีความชัดเจน ลดปัญหาคอขวด และทำให้การตัดสินใจไม่หายไปหลังจากประชุมเสร็จสิ้น

เป้าหมายไม่ใช่การแทนที่ระบบเอกสาร เครื่องมือสื่อสาร หรือแพลตฟอร์มการกำกับดูแลของคุณ แต่เป็นการลดงานประสานงานรอบๆ สิ่งเหล่านั้น ปรับปรุงการมองเห็นข้ามการส่งต่อและการอนุมัติ และช่วยให้แผนกต่างๆ สามารถดำเนินงานต่อไปได้โดยไม่ต้องพึ่งพาการค้นหาอีเมลเก่า เริ่มต้นด้วยคำแนะนำด้านบน ปรับให้เข้ากับโครงสร้างการกำกับดูแลและจำนวนแผนกของคุณ และสร้างการตั้งค่าที่สถาบันของคุณสามารถใช้งานได้จริงในทุกภาคการศึกษาเริ่มต้นฟรีกับ ClickUp

คำถามที่พบบ่อย

AI สามารถช่วยในการบริหารจัดการร่วมกันได้จริงหรือไม่ โดยไม่ละเมิดอำนาจอิสระของคณาจารย์?

ตัวแทน AI ไม่ได้ตัดสินใจเกี่ยวกับการกำกับดูแล พวกเขาจัดการด้านโลจิสติกส์ของการกำกับดูแล: ติดตามข้อเสนอว่าอยู่ในขั้นตอนใดของกระบวนการอนุมัติ รวบรวมวาระการประชุม บันทึกการตัดสินใจ และติดตามผลของรายการที่ต้องดำเนินการ คณาจารย์ยังคงอภิปราย ลงคะแนนเสียง และตัดสินใจ ตัวแทนเพียงแค่ทำให้แน่ใจว่าข้อเสนอไม่สูญหายระหว่างการประชุมคณะกรรมการ และให้การตัดสินใจได้รับการบันทึกและดำเนินการตาม

คุณจะทำให้ 47 แผนกที่แตกต่างกันใช้ระบบเดียวกันได้อย่างไร?

เริ่มต้นด้วยกระบวนการทำงานที่มีความชัดเจนและส่งผลกระทบต่อทุกคน เช่น กระบวนการจ้างงานหรือการอนุมัติหลักสูตร เมื่อหัวหน้าแผนกเห็นว่าระบบใหม่ช่วยลดปริมาณอีเมลและติดตามสถานะข้อเสนอของตนได้ การยอมรับระบบก็จะตามมากรณีศึกษาของ Wake Forestแสดงให้เห็นรูปแบบนี้: พวกเขาได้รวมทีมที่กระจัดกระจายเข้าด้วยกันโดยการแสดงให้เห็นถึงความโปร่งใสในข้อมูลสำคัญที่ไม่เคยมีมาก่อน

แล้วความปลอดภัยของข้อมูลสำหรับบันทึกบุคลากรและการกำกับดูแลล่ะ?

ClickUpได้รับการรับรองมาตรฐาน SOC 2, ISO 27001, ISO 27017, ISO 27018 และ ISO 42001และรองรับSSO, การอนุญาตตามบทบาท และการเข้ารหัสทั้งข้อมูลขณะพักและข้อมูลที่ส่งผ่านเครือข่าย การอนุญาตในระดับโฟลเดอร์และรายการช่วยให้คณะกรรมการสรรหาเห็นเฉพาะการค้นหาของตนเอง และการดำเนินการเกี่ยวกับบุคลากรจะมองเห็นได้เฉพาะผู้ดูแลระบบที่ได้รับอนุญาตเท่านั้นไม่มีการใช้ข้อมูลในการฝึกฝนโมเดล AI รายละเอียดทั้งหมดอยู่ในหน้าความปลอดภัย

นี่แตกต่างจาก SharePoint หรือ Teams อย่างไร?

SharePoint และ Teams เป็นแพลตฟอร์มสำหรับการสื่อสารและการจัดเก็บเอกสาร ทั้งสองแพลตฟอร์มนี้มีความยอดเยี่ยมในการแชร์ไฟล์และการแชท ClickUp ที่มีเอเจนต์ AI จะเพิ่มชั้นของเวิร์กโฟลว์: การมอบหมายงาน การติดตามกำหนดเวลา การจัดเส้นทางอนุมัติ แดชบอร์ดสถานะ และกฎการทำงานอัตโนมัติที่ช่วยให้งานดำเนินไปข้างหน้าได้จริง การจัดเก็บเอกสารไม่เหมือนกับการติดตามว่ามีใครดำเนินการกับเอกสารนั้นหรือไม่

สิ่งนี้สามารถทำงานร่วมกับระบบการจัดการการกำกับดูแลที่มีอยู่ของเราได้หรือไม่?

ใช่ หากคุณใช้แพลตฟอร์มการกำกับดูแลสำหรับการส่งข้อเสนอหรือการลงคะแนนอยู่แล้ว ตัวแทน AI จะจัดการทุกสิ่งทุกอย่างที่เกี่ยวข้อง: การเตรียมการก่อนการประชุม, การติดตามการดำเนินการหลังการประชุม, การจัดการการพึ่งพาข้ามคณะกรรมการ, และการผสานแผนกลยุทธ์ ระบบทั้งสองมีวัตถุประสงค์ที่แตกต่างกันและเสริมซึ่งกันและกัน