วิธีการดำเนินการลงทะเบียนโดยใช้ปัญญาประดิษฐ์

สถาบันการศึกษาของสหรัฐอเมริกาได้สูญเสียนักศึกษาไป2.7 ล้านคนตั้งแต่ปี 2010 และคาดการณ์ว่าภาวะประชากรศาสตร์จะลดลงอีก13% สำหรับผู้สำเร็จการศึกษาชั้นมัธยมศึกษาในปี 2041 ทีมการรับสมัครนักศึกษายังคงบริหารจัดการกระบวนการจากผู้ติดต่อถึงผู้ลงทะเบียนผ่านระบบ CRM ที่ไม่เชื่อมต่อกัน, ไฟล์สเปรดชีต, และเส้นทางการสื่อสารทางอีเมล ตัวแทน AI ที่สร้างขึ้นภายในแพลตฟอร์มการจัดการโครงการสามารถทำให้กระบวนการประมวลผลใบสมัคร การติดตามผล การรณรงค์สื่อสาร การประเมินเครดิตการโอน และการประสานงานระหว่างแผนกเป็นไปโดยอัตโนมัติ ตั้งแต่การสอบถามครั้งแรกจนถึงวันย้ายเข้า ด้านล่างนี้คือข้อความสำหรับตัวแทน AI ที่พร้อมคัดลอก ซึ่งคุณสามารถวางลงใน ClickUp เพื่อสร้างพื้นที่ทำงานสำหรับการดำเนินงานการลงทะเบียนที่สมบูรณ์ได้ภายในไม่กี่นาที

ด้านล่างนี้คือข้อความคำสั่งสำหรับ AI ที่พร้อมใช้งาน ซึ่งคุณสามารถคัดลอกและวางลงใน ClickUp เพื่อสร้างพื้นที่ทำงานสำหรับการดำเนินงานด้านการลงทะเบียนที่สมบูรณ์ได้ภายในไม่กี่นาที แต่ก่อนที่คุณจะใช้งาน ขอแนะนำให้ดูรายละเอียดการประสานงานที่ระบบประเภทนี้ถูกออกแบบมาเพื่อแก้ไขเสียก่อน สำหรับทีมลงทะเบียนส่วนใหญ่ ปัญหาไม่ได้อยู่ที่การขาดแคลนเครื่องมือ แต่เป็นเพราะกระบวนการมีหลายขั้นตอนที่กระจายอยู่ในหลายระบบและหลายแผนกมากเกินไป ทำให้ไม่มีใครสามารถมองเห็นภาพรวมได้อย่างชัดเจนตั้งแต่ขั้นตอนการสอบถามข้อมูลจนถึงวันย้ายเข้า

ปัญหา: ทีมการลงทะเบียนของคุณกำลังจัดการกับช่องทางการขายที่ลดลงด้วยเครื่องมือเดิมที่มีเมื่อมันกำลังเติบโต

หากคุณทำงานด้านการจัดการการลงทะเบียน ตัวเลขกำลังเป็นอุปสรรคต่อคุณ สิ่งที่เรียกว่า "การลดลงของการลงทะเบียน" ได้มาถึงแล้ว: สถาบันการศึกษาได้ประสบกับการลดลงของการลงทะเบียนรวมกันถึง 15% ระหว่างปี 2010 ถึง 2021 และ WICHE คาดการณ์ว่า 38 รัฐจะมีการลดลงของผู้สำเร็จการศึกษาจากโรงเรียนมัธยมศึกษาตอนปลายต่อไปจนถึงปี 2041 อัตราการรับนักศึกษาที่สำเร็จการศึกษาจากสถาบันการศึกษาสี่ปีได้ลดลงเหลือประมาณ33.7% ซึ่งหมายความว่าสองในสามของนักเรียนที่ได้รับการรับเข้าเรียนจะไปลงทะเบียนที่สถาบันอื่น

อย่างไรก็ตาม สำนักงานรับสมัครส่วนใหญ่ยังคงดำเนินงานด้วยเครื่องมือที่แยกส่วนกัน: ระบบ CRM สำหรับการจัดการข้อสอบถาม, ระบบ SIS แยกต่างหากสำหรับการประมวลผลใบสมัคร, สเปรดชีตสำหรับการสร้างแบบจำลองผลผลิต, อีเมลสำหรับการประสานงานข้ามแผนกกับฝ่ายทุนการศึกษา ที่พักอาศัย และการปฐมนิเทศ และการส่งต่อข้อมูลด้วยมือในทุกขั้นตอนของกระบวนการ เมื่อผู้สมัครที่มีแนวโน้มจะเข้าเรียนเปลี่ยนสถานะจากผู้สอบถามเป็นผู้สมัคร เป็นผู้ที่ได้รับการตอบรับ เป็นผู้ที่วางเงินมัดจำ และสุดท้ายเป็นผู้ที่ลงทะเบียนเรียน ข้อมูลจะถูกป้อนซ้ำหลายครั้ง ช่องว่างในการสื่อสารเกิดขึ้น และไม่มีระบบใดที่แสดงภาพรวมทั้งหมดได้

ความเสี่ยงสูงกว่าที่เคย ทุกเปอร์เซ็นต์ของการปรับปรุงผลตอบแทนสามารถหมายถึงรายได้จากค่าเล่าเรียนหลายล้าน ทุกจุดที่พลาดในลำดับการสื่อสารสามารถส่งนักเรียนไปยังคู่แข่งได้ และทุกวันที่ล่าช้าในการประเมินหน่วยกิตโอนสามารถทำให้การตัดสินใจสมัครเรียนสูญเสียไปได้

นั่นคือโอกาสที่นี่ ไม่ใช่การแทนที่ระบบลงทะเบียนหลัก แต่เป็นการสร้างชั้นปฏิบัติการที่มองเห็นได้รอบ ๆ การส่งต่อระหว่างระบบเหล่านั้น วิธีที่เร็วที่สุดในการทดสอบโมเดลนี้คือการสร้างการตั้งค่าการปฏิบัติการลงทะเบียนที่ใช้งานได้ภายในแพลตฟอร์มการจัดการโครงการของคุณ

ต้องการทดสอบโมเดลที่คล้ายกันในระบบการลงทะเบียนของคุณเองหรือไม่? เริ่มต้นด้วยคำแนะนำด้านล่างและปรับให้เหมาะกับความเป้าหมายของชั้นเรียน, กลุ่มนักเรียน, และจุดที่มีความกดดันในกระบวนการทำงานของคุณ

คำแนะนำ: สร้างพื้นที่ทำงานสำหรับการดำเนินงานด้านการรับสมัครด้วย AI

คัดลอกข้อความนี้, วางลงใน ClickUp Brain เพื่อสร้าง ClickUp Super Agent ของคุณเอง, กรอกข้อมูลของสถาบันของคุณ, และคุณจะได้รับเวิร์กสเปซสำหรับการดำเนินงานการลงทะเบียนที่สมบูรณ์พร้อมการติดตามระบบ, การสื่อสาร, กฎการทำงานอัตโนมัติ, และทุกสิ่งทุกอย่าง

ผลลัพธ์ควรให้ร่างแรกที่แข็งแกร่งของโครงสร้างการดำเนินงานของคุณ รวมถึงขั้นตอนการทำงานตามขั้นตอน จุดตรวจสอบการส่งต่อ ตรรกะของกำหนดเวลา และการมองเห็นระหว่างทีมต่างๆ จากนั้นพนักงานของคุณสามารถปรับแต่งให้ตรงกับปริมาณการลงทะเบียน กลยุทธ์การตลาด และข้อจำกัดของสถาบันของคุณได้

ข้อความสำหรับป้อน:

วิธีตั้งค่าใน ClickUp (4 ขั้นตอน)

ขั้นตอนที่ 1: สร้างโครงสร้างพื้นที่ทำงานของคุณ

จัดตั้งพื้นที่เฉพาะที่เรียกว่า "การดำเนินงานการลงทะเบียน" พร้อมโฟลเดอร์ห้าโฟลเดอร์:

ขั้นตอนที่ 2: กำหนดค่าฟิลด์ที่กำหนดเองในทุกงานการลงทะเบียน

เพิ่มฟิลด์เหล่านี้ลงในแม่แบบงานการลงทะเบียนของคุณเพื่อให้ทุกผู้สมัครและกระบวนการมีข้อมูลสำคัญ (ดูประเภทฟิลด์ที่กำหนดเองทั้งหมด):

ขั้นตอนที่ 3: วางข้อความที่ต้องการลงใน ClickUp Brain

เปิดClickUp Brainใน Space ใหม่ของคุณและวางข้อความจากด้านบน กรอกตัวแปรของคุณ (ชื่อสถาบัน ขนาดชั้นเรียนเป้าหมาย ปริมาณการสมัคร อัตราการสำเร็จ จำนวนพนักงาน) Brain จะสร้างโครงสร้างของกระบวนการทำงาน การสื่อสาร และกฎการทำงานอัตโนมัติเป็นงานและงานย่อยที่คุณสามารถใช้งานได้ทันที (ใหม่กับ Super Agents?ดูวิธีการสร้างตัวแรกของคุณทีละขั้นตอน)

ขั้นตอนที่ 4: ตั้งค่าการทำงานอัตโนมัติสำหรับการจัดการอย่างต่อเนื่อง

กำหนดค่าการทำงานอัตโนมัติหลักเหล่านี้เพื่อให้ระบบทำงานได้ด้วยตัวเอง (เรียนรู้วิธีการทำงานของฟิลด์ที่กำหนดเองใน การทำงานอัตโนมัติ):

สิ่งที่ตัวแทนครอบคลุมตลอดวงจรการลงทะเบียน

ตัวแทน AI สำหรับการดำเนินงานด้านการรับสมัครไม่ใช่แชทบอทที่ตอบคำถามของนักเรียนที่สนใจ แต่เป็นระบบที่ทำงานภายในพื้นที่ทำงานการจัดการโครงการของคุณและทำงานที่มีโครงสร้างและทำซ้ำได้ซึ่งทีมรับสมัครของคุณทำด้วยมือในปัจจุบัน: การเคลื่อนย้ายผู้มีโอกาสสมัครผ่านขั้นตอนต่างๆ ของกระบวนการ, การกระตุ้นการสื่อสาร, การประสานงานระหว่างแผนกต่างๆ, และการแจ้งเตือนนักเรียนที่มีความเสี่ยงก่อนที่จะหายไป

อยากเห็นการทำงานของ Super Agents ในสภาพแวดล้อม ClickUp จริงหรือไม่? ชมการสาธิตด้านล่างเพื่อดูว่าเวิร์กโฟลว์ งาน และการทำงานอัตโนมัติที่สร้างโดย AI ทำงานร่วมกันอย่างไรในทางปฏิบัติ

ความแตกต่างสำหรับประเภทสถาบันที่แตกต่างกัน

ข้อความข้างต้นนี้สามารถใช้ได้กับสถาบันอุดมศึกษาทุกแห่งที่ใช้ ClickUp ปรับข้อความให้เหมาะสมกับสถาบันของคุณ:

ดำเนินการลงทะเบียนในที่เดียว

การดำเนินงานด้านการรับสมัครจะหยุดชะงักเมื่อการติดตามผู้สมัคร การสื่อสาร การประสานงานด้านความช่วยเหลือทางการเงิน การประเมินการโอนย้าย และการเตรียมความพร้อมของนักเรียนใหม่ อยู่ในระบบแยกกันโดยไม่มีมุมมองการทำงานร่วมกัน ด้วย ClickUp Brain, ฟิลด์ที่กำหนดเอง และระบบอัตโนมัติ สถาบันของคุณสามารถเปลี่ยนการดำเนินงานด้านการรับสมัครให้เป็นระบบที่สามารถทำซ้ำได้ ซึ่งช่วยสนับสนุนการติดตามที่รวดเร็วขึ้น การส่งต่อที่ชัดเจนขึ้น การมองเห็นผลลัพธ์ที่ดีขึ้น และการสำเร็จการสมัครก่อนเข้าเรียนที่แข็งแกร่งขึ้น

เป้าหมายไม่ใช่การแทนที่ระบบ CRM, SIS หรือระบบช่วยเหลือทางการเงินของคุณ แต่เป็นการลดงานประสานงานรอบๆ ระบบเหล่านั้น ปรับปรุงการมองเห็นตลอดกระบวนการรับสมัครทั้งหมด และช่วยให้ทีมของคุณสามารถดำเนินการได้เร็วขึ้นกับสัญญาณที่ส่งผลต่อการจัดชั้นเรียนและการสูญเสียผู้สมัคร เริ่มต้นด้วยคำแนะนำข้างต้น ปรับให้เข้ากับปริมาณการรับสมัครและความท้าทายของคุณ และสร้างการตั้งค่าที่ทีมของคุณสามารถใช้ได้จริงในทุกๆ รอบเริ่มต้นฟรีกับ ClickUp

คำถามที่พบบ่อย

AI สามารถปรับปรุงอัตราการผลิตได้จริงหรือไม่?

ตัวแทนไม่ได้ทำนายว่านักเรียนคนใดจะลงทะเบียน แต่ระบบจะรับประกันว่านักเรียนทุกคนที่ได้รับการตอบรับจะได้รับการติดต่อที่เหมาะสมและตรงเวลา และไม่มีใครถูกมองข้ามไป ระบบช่วยทีมของคุณโดยอัตโนมัติในการสื่อสารตามลำดับขั้นตอน ระบุการฝากเงินที่ไม่สนใจ และให้ที่ปรึกษาเห็นสัญญาณการมีส่วนร่วมของนักเรียนแบบเรียลไทม์ ซึ่งช่วยให้ทีมของคุณมุ่งเน้นความพยายามในจุดที่สำคัญที่สุด แม้แต่การปรับปรุงผลผลิตเพียงเล็กน้อย 1-2 เปอร์เซ็นต์ ก็สามารถแปลเป็นรายได้ที่สำคัญเมื่อขยายขนาด

นี่จะแทนที่ระบบ CRM สำหรับการลงทะเบียนของเรา เช่น Slate หรือ TargetX หรือไม่?

ไม่. ระบบ CRM ของคุณคือระบบบันทึกข้อมูลสำหรับข้อมูลลูกค้าเป้าหมาย, รายละเอียดการสมัคร, และประวัติการสื่อสาร. ตัวแทน ClickUp คือชั้นปฏิบัติการที่ทีมของคุณประสานงานการทำงานข้ามแผนก: การส่งต่อความช่วยเหลือทางการเงิน, การประเมินเครดิตการโอน, การวางแผนการปฐมนิเทศ, และกระบวนการทำงานภายในที่ครอบคลุมหลายสำนักงาน. พวกมันมีวัตถุประสงค์ที่แตกต่างกันและทำงานได้ดีที่สุดเมื่อทำงานร่วมกัน.

แล้วความปลอดภัยของข้อมูลสำหรับบันทึกนักเรียนและการปฏิบัติตาม FERPA ล่ะ?

ClickUpได้รับการรับรองมาตรฐาน SOC 2, ISO 27001, ISO 27017, ISO 27018 และ ISO 42001และรองรับSSO, การอนุญาตตามบทบาท และการเข้ารหัสทั้งในขณะพักและระหว่างการส่งผ่าน งานการลงทะเบียนสามารถถูกจำกัดตามบทบาทเพื่อให้ที่ปรึกษาเห็นเฉพาะพื้นที่ของตน ในขณะที่เจ้าหน้าที่ฝ่ายการเงินจะเห็นกระบวนการทำงานด้านการจัดแพ็กเกจข้อมูลไม่มีการใช้ข้อมูลใด ๆ ในการฝึกฝนโมเดล AI

นี่มีประโยชน์สำหรับสถาบันอุดมศึกษาชุมชนที่มีการรับนักศึกษาแบบเปิดหรือไม่

แน่นอน สถาบันที่รับนักศึกษาแบบเปิดกว้างยังคงมีการดำเนินงานด้านการรับสมัครที่ซับซ้อน: การติดตามการกรอกแบบฟอร์ม FAFSA การประสานงานการทดสอบวัดระดับ การจัดการปฐมนิเทศ และการลงทะเบียนในหลักสูตรที่ไม่ให้หน่วยกิต ตัวแทนจะช่วยให้กระบวนการดำเนินงานด้านการรับสมัครเป็นอัตโนมัติ ไม่ว่าคุณจะมีกระบวนการคัดเลือกนักศึกษาหรือไม่ก็ตาม ตัวแปรที่แสดงผลจะช่วยให้คุณข้ามขั้นตอนคัดเลือกและมุ่งเน้นไปที่การลงทะเบียนและการปฐมนิเทศนักศึกษาใหม่

สิ่งนี้เชื่อมโยงกับกระบวนการทำงานอื่น ๆ ในระดับอุดมศึกษาอย่างไร?

การดำเนินงานด้านการรับสมัครนักศึกษาส่งผลกระทบต่อเกือบทุกแผนก พื้นที่ทำงานนี้เชื่อมต่ออย่างเป็นธรรมชาติกับการวางแผนทรัพยากรสำหรับความจุของห้องเรียนและที่พักการวางแผนหลักสูตรสำหรับสัญญาณความต้องการของโปรแกรมและการติดตามการพัฒนาวิชาชีพสำหรับการฝึกอบรมเจ้าหน้าที่ฝ่ายรับสมัคร ฟิลด์ความสัมพันธ์ของ ClickUp ช่วยให้คุณสามารถเชื่อมโยงข้อมูลการรับสมัครกับงานในพื้นที่ทำงานอื่นๆ ได้