วิธีการให้คำปรึกษาทางวิชาการโดยใช้ปัญญาประดิษฐ์

ที่ปรึกษาทางวิชาการระดับกลางดูแลนักศึกษา 296 คน และในสถาบันขนาดใหญ่จำนวนนี้จะเพิ่มขึ้นเป็น 600 คน ตัวแทน AI ที่สร้างขึ้นภายในแพลตฟอร์มการจัดการโครงการสามารถทำงานอัตโนมัติในการจัดตารางนัดหมาย การติดตามการตรวจสอบปริญญา การแก้ไขการระงับการลงทะเบียน และการแจ้งเตือนนักศึกษาที่มีความเสี่ยง ทำให้ที่ปรึกษาทางวิชาการมีเวลาสำหรับการสนทนาที่เปลี่ยนแปลงผลลัพธ์ของนักศึกษาได้จริงๆ

ด้านล่างนี้คือข้อความคำสั่งสำหรับ AI ที่พร้อมใช้งาน ซึ่งคุณสามารถคัดลอกและวางลงในClickUpเพื่อสร้างพื้นที่ทำงานสำหรับการดำเนินงานให้คำปรึกษาที่สมบูรณ์ได้ภายในไม่กี่นาที แต่ก่อนที่คุณจะใช้มัน จะเป็นประโยชน์หากได้พิจารณาถึงปัญหาการล้นเกินในการดำเนินงานที่ระบบประเภทนี้ถูกออกแบบมาเพื่อแก้ไข สำหรับศูนย์ให้คำปรึกษาส่วนใหญ่ ปัญหาไม่ได้อยู่ที่ที่ปรึกษาไม่รู้ว่านักศึกษาต้องการอะไร แต่เป็นเพราะจำนวนเคสที่มากเกินไป การระงับสิทธิ์ การติดต่อสื่อสาร และการจัดเก็บเอกสารที่กระจัดกระจายอยู่ในเครื่องมือที่แยกจากกันมากเกินไป ทำให้ทีมงานไม่สามารถทำงานเชิงรุกได้

ปัญหา: ศูนย์ให้คำปรึกษาของคุณกำลังคัดกรองแทนที่จะให้คำปรึกษา

หากคุณเป็นผู้จัดการศูนย์ให้คำปรึกษา ตัวเลขกำลังไม่เป็นใจคุณผลสำรวจระดับชาติของ NACADAพบว่าจำนวนนักศึกษาเฉลี่ยที่ที่ปรึกษาเต็มเวลาดูแลอยู่ที่ 296 คน โดยสถาบันขนาดใหญ่รายงานค่ามัธยฐานสูงถึง 600 คน เมื่อเทียบในอัตราส่วนนี้ การนัดหมายแบบรายบุคคลกลายเป็นเรื่องฟุ่มเฟือย การติดต่อส่วนใหญ่จึงกลายเป็นเพียงธุรกรรม เช่น ยกเลิกการระงับสถานะ อนุมัติการขอยกเว้นข้อกำหนด หรือตอบคำถามเดิมเกี่ยวกับวิชาพื้นฐานเป็นครั้งที่สามของวัน

ต้นทุนที่เกิดขึ้นภายหลังสามารถวัดได้การสำรวจของ Inside Higher Ed/College Pulseพบว่าเกือบครึ่งหนึ่งของนักศึกษาไม่ได้รับคำแนะนำเกี่ยวกับรายวิชาและลำดับวิชาที่จำเป็นสำหรับการสำเร็จการศึกษา และมีเพียง 52% เท่านั้นที่ระบุว่าพวกเขาได้รับคำแนะนำเกี่ยวกับความก้าวหน้าในหลักสูตรของตนเลย ช่องว่างนั้นไม่ได้มาจากที่ปรึกษาที่ไม่ใส่ใจ แต่เกิดจากที่ปรึกษาที่ต้องจมอยู่กับกระบวนการทำงานแบบแมนนวล เช่น คัดลอกแผนการศึกษาลงในสเปรดชีต ส่งอีเมลเตือนการลงทะเบียน จดบันทึกการให้คำปรึกษาในสามระบบที่แตกต่างกัน และตามหาผู้เรียนที่พลาดนัดหมาย

เมื่อการให้คำปรึกษาเป็นแบบตอบสนอง นักเรียนจะตกหล่นไป นักเรียนที่ยังไม่ได้เลือกสาขาจะล่องลอยไป หน่วยกิตโอนย้ายจะค้างอยู่โดยไม่ได้รับการประเมิน นักเรียนรุ่นแรกในครอบครัวที่ต้องการคำแนะนำมากที่สุดกลับได้รับน้อยที่สุด เพราะพวกเขาเป็นกลุ่มที่มีแนวโน้มน้อยที่สุดที่จะนัดหมายเพื่อขอคำปรึกษาอย่างเชิงรุก

นั่นคือโอกาสที่นี่ ไม่ใช่การแทนที่ระบบการให้คำปรึกษา แต่เป็นการสร้างชั้นปฏิบัติการที่มองเห็นได้รอบ ๆ กระบวนการสนับสนุนนักศึกษา วิธีที่เร็วที่สุดในการทดสอบแบบจำลองนี้คือการสร้างระบบการปฏิบัติการให้คำปรึกษาที่ทำงานได้ภายในแพลตฟอร์มการจัดการโครงการของคุณ

ต้องการทดสอบโมเดลที่คล้ายกันในศูนย์ให้คำปรึกษาของคุณเองหรือไม่? เริ่มต้นด้วยคำแนะนำด้านล่างและปรับให้เข้ากับโมเดลการให้คำปรึกษา ขนาดของกรณีศึกษา และลำดับความสำคัญในการสนับสนุนนักเรียนของคุณ

คำแนะนำ: สร้างพื้นที่ทำงานสำหรับการให้คำปรึกษาของคุณด้วย AI

คัดลอกข้อความนี้ วางลงในClickUp Brainเพื่อสร้างClickUp Super Agent ของคุณเอง กรอกรายละเอียดของสถาบันของคุณ แล้วคุณจะได้รับพื้นที่ทำงานสำหรับการให้คำปรึกษาที่ครบถ้วน พร้อมแดชบอร์ดแสดงปริมาณงาน ระบบติดตามระดับการศึกษา ขั้นตอนการนัดหมาย และอื่น ๆ ทั้งหมด

ผลลัพธ์ควรให้ร่างแรกที่แข็งแกร่งของโครงสร้างการดำเนินงานของคุณ รวมถึงลำดับชั้นของงาน ตรรกะการเข้าถึง จุดตรวจสอบความเสี่ยง และกระบวนการให้คำปรึกษา ทีมงานของคุณสามารถปรับแต่งให้สอดคล้องกับรูปแบบการให้คำปรึกษา ประชากรนักศึกษา และขีดความสามารถของบุคลากรได้

ข้อความสำหรับป้อน:

วิธีตั้งค่าใน ClickUp (4 ขั้นตอน)

ก่อนที่คุณจะตั้งค่าพื้นที่ของคุณ ให้รวบรวมข้อมูลการให้คำปรึกษาที่ทีมของคุณใช้อยู่แล้วในกรณีต่างๆ การนัดหมาย ความก้าวหน้าของปริญญา การระงับการลงทะเบียน และกระบวนการทำงานด้านการแทรกแซง ซึ่งโดยปกติจะรวมถึงการจำแนกประเภทนักศึกษา สถานะวิชาเอกหรือยังไม่ได้เลือกวิชาเอก ที่ปรึกษาที่ได้รับมอบหมาย เกรดเฉลี่ย จำนวนหน่วยกิตที่เรียนจบ ข้อมูลการตรวจสอบปริญญา การระงับการลงทะเบียน และประวัติการติดต่อให้คำปรึกษาล่าสุด การเริ่มต้นด้วยข้อมูลที่สะอาดจะทำให้ระบบอัตโนมัติ แดชบอร์ด และกระบวนการทำงานด้านการเข้าถึงเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น

จัดตั้งพื้นที่เฉพาะที่เรียกว่า "การให้คำปรึกษาทางวิชาการ" เพิ่มโฟลเดอร์ที่สะท้อนกระบวนการทำงานของคุณ: รายชื่อนักเรียนที่ปรึกษาอยู่สำหรับที่ปรึกษาหรือตามวิทยาลัย, การนัดหมายและการติดต่อสำหรับนัดหมายที่กำหนดไว้ล่วงหน้า, การเดินเข้ามา, การให้คำปรึกษาเป็นกลุ่ม, และแคมเปญการติดต่อเชิงรุก, การลงทะเบียนและการระงับสำหรับแก้ไขการระงับ, คำขอการยกเว้น, และความพร้อมในการลงทะเบียน, การสำรวจสาขาวิชาสำหรับนักเรียนที่ยังไม่ได้เลือกสาขาและกระบวนการเลือกสาขา, และการแทรกแซงสำหรับนักเรียนที่มีความเสี่ยง, การสนับสนุนในช่วงทดลอง, และแผนการติดตามผล

เพิ่มฟิลด์ที่กำหนดเองลงในเทมเพลตงานของนักเรียนของคุณ เพื่อให้ทุกบันทึกของนักเรียนที่อยู่ในความดูแลมีข้อมูลสำคัญที่ทีมของคุณต้องการเพื่อแนะนำเชิงรุกและติดตามความก้าวหน้า รวมถึงฟิลด์สำหรับหมายเลขประจำตัวนักเรียน ระดับชั้น สาขาวิชาเอกหรือวิชาโท ที่ปรึกษาที่มอบหมาย เกรดเฉลี่ยสะสม หน่วยกิตที่เรียนแล้ว ระดับความเสี่ยง วันที่ติดต่อครั้งล่าสุดเกี่ยวกับการให้คำปรึกษา การระงับการลงทะเบียน และการนัดหมายครั้งถัดไป โครงสร้างที่สอดคล้องกันนี้จะช่วยให้แดชบอร์ด ระบบอัตโนมัติ และการจัดการภาระงานมีความน่าเชื่อถือมากขึ้น

เปิด ClickUp Brain ในพื้นที่ใหม่ของคุณและวางข้อความที่แจ้งไว้ด้านบน กรอกตัวแปรของคุณ รวมถึงชื่อสถาบัน ประเภทสถาบัน รูปแบบการให้คำปรึกษา จำนวนที่ปรึกษา ปริมาณงานเฉลี่ย และเครื่องมือที่ใช้ในปัจจุบัน ใช้ผลลัพธ์ที่สร้างขึ้นเพื่อสร้างร่างแรกของแดชบอร์ดปริมาณงาน การทำงานของนัดหมาย ระบบจัดการการหยุดชั่วคราว และกระบวนการแทรกแซง จากนั้นปรับปรุงให้เหมาะสมกับรูปแบบการให้คำปรึกษาของคุณ

สร้างระบบอัตโนมัติเพื่อให้งานให้คำปรึกษาดำเนินไปอย่างต่อเนื่องโดยไม่ต้องติดตามด้วยตนเองตลอดเวลา ใช้กฎเพื่อกระตุ้นการติดต่อเชิงรุก ยกระดับการระงับการลงทะเบียนที่ยังไม่ได้รับการแก้ไข ระบุนักศึกษาที่ยังไม่ได้ลงทะเบียนวิชาใกล้ถึงเกณฑ์หน่วยกิต แจ้งเตือนเอกสารหลังการนัดหมาย และแสดงนักศึกษาที่มีความเสี่ยงก่อนที่จะหายไปจากระบบ

พร้อมที่จะเปลี่ยนกระบวนการทำงานเหล่านี้ให้เป็นระบบที่สามารถทำซ้ำได้หรือไม่? สร้างพื้นที่ทำงานการจัดการทุนของคุณใน ClickUp.

ฟิลด์ที่กำหนดเองที่แนะนำสำหรับงานให้คำปรึกษาทางวิชาการ

ฟิลด์เหล่านี้สร้างบันทึกการดำเนินงานที่สอดคล้องกันครอบคลุมกรณีของนักเรียน การนัดหมาย การวางแผนปริญญา การแก้ไขการระงับ และการทำงานของกระบวนการแทรกแซง

ตัวอย่างระบบอัตโนมัติหลักสำหรับการให้คำปรึกษาทางวิชาการ

หลังจากที่คุณตั้งค่าฟิลด์ที่กำหนดเองเรียบร้อยแล้ว ให้สร้างระบบอัตโนมัติที่ช่วยให้งานจัดการเคส การติดต่อ การระงับชั่วคราว และกระบวนการแทรกแซงต่าง ๆ ดำเนินไปอย่างต่อเนื่องโดยไม่ต้องติดตามงานด้วยตนเองซ้ำ ๆ

สิ่งที่ตัวแทนครอบคลุมตลอดวงจรการให้บริการคำแนะนำ

ตัวแทนปัญญาประดิษฐ์สำหรับการให้คำปรึกษาทางวิชาการไม่ใช่แชทบอทที่ตอบคำถามเกี่ยวกับหลักสูตร มันคือระบบที่ทำงานภายในพื้นที่ทำงานการจัดการโครงการของคุณและทำงานที่มีโครงสร้างและทำซ้ำได้ซึ่งทีมของคุณกำลังทำด้วยมืออยู่ในขณะนี้: การติดตามปริมาณงานของนักเรียน การแจ้งเตือนนักเรียนที่มีความเสี่ยง การจัดการการระงับ และการบันทึกการโต้ตอบในการให้คำปรึกษา

อยากเห็นการทำงานของ Super Agents ในสภาพแวดล้อม ClickUp จริงหรือไม่? ชมการสาธิตด้านล่างเพื่อดูว่าเวิร์กโฟลว์ งาน และการทำงานอัตโนมัติที่สร้างโดย AI ทำงานร่วมกันอย่างไรในทางปฏิบัติ

ความแตกต่างสำหรับประเภทสถาบันต่างๆ

ข้อความข้างต้นนี้สามารถใช้ได้กับสถาบันอุดมศึกษาทุกแห่งที่ใช้ ClickUp ปรับข้อความนี้ให้เหมาะสมกับสถาบันของคุณ:

บริหารงานให้คำปรึกษาทางวิชาการในที่เดียว

การให้คำปรึกษาทางวิชาการจะล้มเหลวเมื่อภาระงานของนักศึกษา ความก้าวหน้าในการเรียน บันทึกการนัดหมาย การระงับการลงทะเบียน และแผนการแทรกแซงอยู่ในระบบแยกกันโดยไม่มีมุมมองการทำงานร่วมกัน ด้วย ClickUp Brain, ฟิลด์ที่กำหนดเอง และระบบอัตโนมัติ สถาบันของคุณสามารถเปลี่ยนการดำเนินงานด้านการให้คำปรึกษาให้เป็นระบบที่สามารถทำซ้ำได้ซึ่งรองรับการจัดการภาระงานของนักศึกษา การติดตามวุฒิการศึกษา การแก้ไขการระงับ และการติดต่อกับนักศึกษาเชิงรุกในที่เดียว

เป้าหมายไม่ใช่การแทนที่ระบบ SIS, แพลตฟอร์มตรวจสอบปริญญา, หรือแพลตฟอร์มให้คำปรึกษาของคุณ แต่เป็นการลดงานประสานงานรอบๆ ระบบเหล่านั้น ปรับปรุงการมองเห็นตลอดวงจรชีวิตของนักศึกษา และให้เวลาที่ปรึกษาในการสนทนาที่สามารถเปลี่ยนแปลงผลลัพธ์ได้จริง เริ่มต้นด้วยคำแนะนำข้างต้น ปรับให้เข้ากับรูปแบบการให้คำปรึกษาและกลุ่มนักศึกษาของคุณ และสร้างการตั้งค่าที่ทีมของคุณสามารถใช้ได้ทุกภาคการศึกษา

เริ่มต้นใช้งานฟรีกับ ClickUp

คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับการให้คำปรึกษาทางวิชาการโดยใช้ปัญญาประดิษฐ์

ไม่. ตัวแทน AI จะทำงานด้านการบริหารที่ขัดขวางไม่ให้ที่ปรึกษาสามารถให้คำแนะนำได้: การติดตามจำนวนกรณี การจัดการการหยุดชั่วคราว การบันทึกหมายเหตุ และการแจ้งเตือนนักเรียนที่มีความเสี่ยง งานเหล่านี้จะถูกทำให้เป็นอัตโนมัติ ตัวแทน AI จะไม่เข้ามาแทนที่การให้คำปรึกษาเชิงสัมพันธ์และพัฒนาการซึ่งเปลี่ยนแปลงผลลัพธ์ของนักเรียน (เช่น ช่วยนักเรียนรุ่นแรกในครอบครัวสำรวจสาขาวิชา การให้คำแนะนำแก่นักเรียนที่มีปัญหาในการเรียนผ่านช่วงทดลอง) การให้คำปรึกษาเหล่านี้ยังคงต้องการที่ปรึกษาที่เป็นมนุษย์ ตัวแทน AI จะช่วยให้ที่ปรึกษาสามารถมีเวลามากขึ้นสำหรับการสนทนาเหล่านั้น

พื้นที่ทำงานของตัวแทน AI ทำงานร่วมกับระบบข้อมูลนักศึกษาและระบบการตรวจสอบปริญญาที่มีอยู่ของคุณ ข้อมูลความก้าวหน้าในการเรียนจากระบบ SIS (Banner, PeopleSoft, Colleague) และเครื่องมือตรวจสอบ (DegreeWorks, uAchieve) จะซิงค์เข้ากับฟิลด์ที่กำหนดเองในแต่ละงานของนักศึกษา ตัวแทนจะไม่แทนที่ระบบบันทึกข้อมูลหลักของคุณ แต่จะกลายเป็นชั้นปฏิบัติการที่ทีมที่ปรึกษาของคุณใช้ติดตามงาน การติดต่อ และการทำงานร่วมกันบนข้อมูลนักศึกษาดังกล่าว

ClickUpได้รับการรับรองมาตรฐาน SOC 2, ISO 27001, ISO 27017, ISO 27018 และ ISO 42001และรองรับSSO, การอนุญาตตามบทบาท และการเข้ารหัสทั้งขณะเก็บและขณะส่งข้อมูล การอนุญาตระดับที่ปรึกษาหมายความว่าที่ปรึกษาแต่ละคนจะเห็นเฉพาะนักเรียนที่ได้รับมอบหมายเท่านั้นไม่มีข้อมูลใดถูกนำไปใช้ฝึกฝนโมเดล AI รายละเอียดทั้งหมดอยู่ในหน้าความปลอดภัย

ทุกการให้คำปรึกษาจะถูกบันทึกไว้ในประวัติการปฏิบัติงานของนักเรียน: บันทึก, รายการที่ต้องดำเนินการ, การส่งต่อ, แผนการแทรกแซง, และตารางการติดตามผล เมื่อมีนักเรียนเปลี่ยนผู้ให้คำปรึกษา (เนื่องจากการเปลี่ยนสาขาวิชา, การลาออกของผู้ให้คำปรึกษา, หรือการปรับสมดุลของจำนวนนักเรียนในความรับผิดชอบ) ประวัติการให้คำปรึกษาทั้งหมดจะถูกโอนย้ายไปพร้อมกับงาน ไม่มีความรู้ของสถาบันที่สูญหาย ซึ่งเป็นปัญหาที่พบบ่อยที่สุดในช่วงการเปลี่ยนผู้ให้คำปรึกษา

ไม่. คำสั่งนี้รวมถึงตัวแปรสำหรับประเภทสถาบันและรูปแบบการให้คำปรึกษาด้วย วิทยาลัยศิลปศาสตร์ขนาดเล็กที่มีนักศึกษา 150 คนต่อที่ปรึกษาได้รับประโยชน์จากเอกสาร การส่งต่อ และการติดต่อเชิงรุกอัตโนมัติเช่นเดียวกับสถาบัน R1 ที่มีภาระงาน 600 คนต่อที่ปรึกษา นอกจากนี้ โปรดดูวิธีที่ตัวแทน AI สามารถช่วย ในการจัดการทุนและการวิจัยสถาบันทั่วทั้งวิทยาเขตของคุณ