วิธีการบริหารจัดการงานวิจัยโดยใช้ปัญญาประดิษฐ์

นักวิจัยในมหาวิทยาลัยของสหรัฐฯใช้เวลา 44.3% ของเวลาวิจัยที่ได้รับทุนจากรัฐบาลไปกับการทำงานด้านธุรการแทนที่จะเป็นการวิจัยจริงในภาคส่วนนี้การปฏิบัติตามข้อกำหนดที่เกี่ยวข้องกับการวิจัยเพียงอย่างเดียวมีค่าใช้จ่ายประมาณ 10 พันล้านดอลลาร์ต่อปี ตัวแทน AI ที่สร้างขึ้นภายในแพลตฟอร์มการจัดการโครงการสามารถทำให้การติดตามโปรโตคอล การตรวจสอบการปฏิบัติตามข้อกำหนด การเปิดเผยผลประโยชน์ทับซ้อน การตรวจสอบความปลอดภัยในห้องปฏิบัติการ และการประสานงานระหว่างผู้วิจัยหลายรายเป็นไปโดยอัตโนมัติ ซึ่งช่วยให้นักบริหารงานวิจัยและคณาจารย์มีเวลาเพิ่มขึ้นทุกสัปดาห์

ด้านล่างนี้คือข้อความสำหรับสั่งงาน AI ที่พร้อมใช้งาน ซึ่งคุณสามารถคัดลอกไปวางในClickUpเพื่อสร้างพื้นที่ทำงานสำหรับการบริหารงานวิจัยที่สมบูรณ์ได้ภายในไม่กี่นาที แต่ก่อนที่คุณจะใช้งาน ขอแนะนำให้ดูภาพรวมของปัญหาด้านการดำเนินงานที่ระบบประเภทนี้ถูกออกแบบมาเพื่อแก้ไขเสียก่อน สำหรับสำนักงานวิจัยส่วนใหญ่ ปัญหาไม่ได้อยู่ที่การขาดแคลนระบบ แต่เป็นงานประสานงานที่ต้องทำด้วยมือซึ่งกระจัดกระจายอยู่บนแพลตฟอร์มต่างๆ ไม่ว่าจะเป็นโปรโตคอล สเปรดชีต อีเมล และเครื่องมือตรวจสอบความสอดคล้องที่แยกจากกัน

ปัญหา: สำนักงานวิจัยของคุณถูกฝังอยู่ในเอกสารการปฏิบัติตามกฎระเบียบ ในขณะที่นักวิจัยหลักต้องรอคำตอบ

หากคุณทำงานในสำนักงานวิจัย ภาพที่เห็นคงคุ้นเคยกันดี ทีมของคุณต้องจัดการกับระเบียบวิธีวิจัยที่กำลังดำเนินการอยู่หลายร้อยรายการ ทั้งใน IRB, IACUC, IBC และการควบคุมการส่งออก ซึ่งแต่ละรายการมีข้อกำหนดในการยื่นเอกสาร ระยะเวลาการพิจารณา และกำหนดเส้นตายในการต่ออายุที่แตกต่างกัน การเปิดเผยผลประโยชน์ทับซ้อนก็ได้รับมาตามกำหนดเวลาและจากหน่วยงานที่แตกต่างกัน การตรวจสอบความปลอดภัยในห้องปฏิบัติการถูกติดตามในหนึ่งระบบ แผนการจัดการข้อมูลอยู่ในอีกระบบหนึ่ง และการเปิดเผยสิ่งประดิษฐ์อยู่ในระบบที่สาม

การสำรวจภาระงานของคณาจารย์ประจำปี 2018 ของ Federal Demonstration Partnership ยืนยันสิ่งที่ผู้บริหารงานวิจัยทราบอยู่แล้ว: คณาจารย์รายงานว่าใช้เวลา44.3% ของเวลาวิจัยไปกับการทำงานด้านธุรการ เพิ่มขึ้นจาก 42% ในการสำรวจครั้งก่อน โดยไม่มีสัญญาณของการปรับปรุงแม้จะมีคำมั่นสัญญาจากรัฐบาลกลางหลายปีในการลดภาระ ในขณะเดียวกัน ภาคการศึกษาในระดับอุดมศึกษาทั้งหมดใช้จ่ายประมาณ 27 พันล้านดอลลาร์ต่อปีในการปฏิบัติตามกฎระเบียบของรัฐบาลกลาง โดย 10 พันล้านดอลลาร์นั้นใช้ไปกับการปฏิบัติตามกฎระเบียบที่เกี่ยวข้องกับการวิจัยโดยตรง

นี่แตกต่างจากการบริหารจัดการทุนสนับสนุน ซึ่งเน้นที่วงจรชีวิตทางการเงินของรางวัล การบริหารงานวิจัยมีความครอบคลุมมากกว่า รวมถึงการปฏิบัติตามข้อกำหนด การกำกับดูแล และระบบปฏิบัติการที่สนับสนุนการอนุมัติโปรโตคอล การเปิดเผยข้อมูล การตรวจสอบ การกำกับดูแลข้อมูล และการประสานงานระหว่างทีมหลายทีมทั่วทั้งองค์กรวิจัย ในสถาบันหลายแห่ง งานดังกล่าวยังคงถูกรวบรวมไว้ด้วยความทรงจำขององค์กร อีเมลที่ส่งต่อกันเป็นทอดๆ และสเปรดชีตที่ไม่มีใครไว้วางใจอย่างเต็มที่

นั่นคือโอกาสที่นี่ ไม่ใช่การแทนที่ระบบสถาบัน แต่เป็นการลดงานประสานงานด้วยมือที่เกิดขึ้นรอบ ๆ ระบบเหล่านั้น วิธีที่เร็วที่สุดในการทดสอบแบบจำลองนี้คือการสร้างระบบการบริหารงานวิจัยที่ทำงานได้ภายในแพลตฟอร์มการจัดการโครงการของคุณ

คำแนะนำ: สร้างพื้นที่ทำงานสำหรับการบริหารงานวิจัยของคุณด้วย AI

คัดลอกข้อความนี้, วางลงในClickUp Brainเพื่อสร้างClickUp Super Agentของคุณเอง กรอกข้อมูลสถาบันของคุณ และคุณจะได้รับพื้นที่ทำงานการบริหารงานวิจัยที่สมบูรณ์พร้อมตัวติดตามโปรโตคอล ปฏิทินการปฏิบัติตามข้อกำหนด กฎการทำงานอัตโนมัติ และเวิร์กโฟลว์ที่เกี่ยวข้อง

ผลลัพธ์ควรให้ร่างแรกของโครงสร้างการดำเนินงานของคุณอย่างแข็งแกร่ง ซึ่งรวมถึงลำดับชั้นของงาน, ตรรกะของกำหนดเวลา, และจุดตรวจสอบการปฏิบัติตามข้อกำหนด ทีมงานของคุณสามารถปรับแต่งให้เหมาะกับประเภทของสถาบัน, คณะกรรมการตรวจสอบ, และข้อกำหนดของผู้สนับสนุนได้

ต้องการทดสอบโมเดลที่คล้ายกันในสำนักงานวิจัยของคุณเองหรือไม่? เริ่มต้นด้วยคำแนะนำการบริหารงานวิจัยด้านล่างนี้และปรับให้เหมาะสมกับสถาบันของคุณ!

ข้อความสำหรับป้อน:

เมื่อแบบแปลนตัวแทนของคุณถูกสร้างขึ้นแล้ว ขั้นตอนต่อไปคือการเปลี่ยนมันให้เป็นพื้นที่ทำงานที่สามารถใช้งานได้จริง ซึ่งสำนักงานวิจัยของคุณสามารถใช้ได้ทุกวัน

วิธีตั้งค่าใน ClickUp (4 ขั้นตอน)

ก่อนที่คุณจะตั้งค่าพื้นที่ของคุณ ให้รวบรวมข้อมูลที่ทีมของคุณใช้อยู่แล้วในการจัดการการดำเนินงานวิจัย ซึ่งโดยปกติจะรวมถึงรายการโปรโตคอลที่ใช้งานอยู่ การเป็นเจ้าของ PI วันที่หมดอายุ วงจรการเปิดเผยข้อมูล ตารางการตรวจสอบ ข้อกำหนดของผู้สนับสนุน บันทึกการฝึกอบรม และระบบใดๆ ที่ใช้อยู่ในปัจจุบันสำหรับการติดตาม IRB, IACUC, IBC หรือ COI การเริ่มต้นด้วยข้อมูลที่สะอาดจะทำให้การทำงานอัตโนมัติ แดชบอร์ด และกระบวนการทำงานแบบเอสคาเลชันมีความน่าเชื่อถือมากขึ้น

จัดตั้งพื้นที่เฉพาะที่เรียกว่า การบริหารงานวิจัย เพิ่มโฟลเดอร์ห้าโฟลเดอร์เพื่อจัดระเบียบงานตลอดวงจรการบริหารงานวิจัย: การจัดการระเบียบวิธี สำหรับการตรวจสอบ IRB, IACUC, IBC และการควบคุมการส่งออก, การปฏิบัติตามกฎระเบียบและการเปิดเผยข้อมูล สำหรับการเปิดเผยผลประโยชน์ทับซ้อนและการปฏิบัติตามการฝึกอบรม, ความปลอดภัยในห้องปฏิบัติการ สำหรับการตรวจสอบและการดำเนินการแก้ไข, ทรัพย์สินทางปัญญาและการประดิษฐ์ สำหรับการเปิดเผยข้อมูลและกิจกรรมการจดสิทธิบัตร, และ ทีมวิจัย สำหรับโครงการที่มีผู้วิจัยหลักหลายคน, การมอบหมายงานย่อย และการเปลี่ยนแปลงบุคลากร.

เพิ่มฟิลด์ที่กำหนดเองลงในแม่แบบโปรโตคอลและงานด้านการปฏิบัติตามข้อกำหนดของคุณ เพื่อให้ทีมของคุณสามารถติดตามข้อมูลหลักเดียวกันได้ทั่วทั้งกระบวนการวิจัย รวมถึงฟิลด์สำหรับหมายเลขโปรโตคอล, นักวิจัยหลัก, ประเภทการตรวจสอบ, หน่วยงานผู้สนับสนุน, สถานะการปฏิบัติตามข้อกำหนด, วันหมดอายุ, ระดับความเสี่ยง และทุนที่เกี่ยวข้อง โครงสร้างที่สอดคล้องกันนี้จะช่วยให้แดชบอร์ด, ระบบอัตโนมัติ และกระบวนการส่งต่อการทำงานมีความน่าเชื่อถือมากยิ่งขึ้น

เปิด ClickUp Brain ในพื้นที่ใหม่ของคุณและวางข้อความที่แจ้งไว้ด้านบน กรอกตัวแปรของคุณ รวมถึงชื่อสถาบัน ประเภทสถาบัน ค่าใช้จ่ายในการวิจัย จำนวนโปรโตคอลที่ใช้งานอยู่ ขนาดของพนักงาน และผู้สนับสนุนหลัก ใช้ผลลัพธ์ที่สร้างขึ้นเพื่อสร้างร่างแรกของระบบติดตามโปรโตคอล ปฏิทินการปฏิบัติตามข้อกำหนด และตรรกะการทำงานอัตโนมัติ จากนั้นปรับปรุงให้เหมาะสมกับกระบวนการทำงานของสถาบันของคุณ

สร้างระบบอัตโนมัติเพื่อให้งานบริหารการวิจัยดำเนินไปอย่างต่อเนื่องโดยไม่ต้องติดตามด้วยตนเองตลอดเวลา ใช้กฎเพื่อกระตุ้นงานต่ออายุโปรโตคอล เปิดรอบการเปิดเผยผลประโยชน์ทับซ้อนประจำปี ยกระดับปัญหาความปลอดภัยในห้องปฏิบัติการที่ยังไม่ได้รับการแก้ไข สร้างงานรายงาน Bayh-Dole และแจ้งเตือนการเปลี่ยนแปลงบุคลากรสำคัญที่ต้องแจ้งผู้สนับสนุน

พร้อมที่จะเปลี่ยนกระบวนการทำงานเหล่านี้ให้เป็นระบบที่สามารถทำซ้ำได้หรือไม่? สร้างพื้นที่ทำงานสำหรับการบริหารจัดการงานวิจัยของคุณใน ClickUp

แนะนำฟิลด์ที่กำหนดเองสำหรับงานบริหารการวิจัย

ฟิลด์เหล่านี้สร้างบันทึกการดำเนินงานที่สอดคล้องกันข้ามโปรโตคอล การเปิดเผยข้อมูล การตรวจสอบ และกระบวนการทำงานของทีมวิจัย ทำให้แดชบอร์ดและการทำงานอัตโนมัติมีประโยชน์มากขึ้น

ตัวอย่างระบบอัตโนมัติหลักสำหรับการบริหารงานวิจัย

หลังจากที่คุณตั้งค่าฟิลด์ที่กำหนดเองเรียบร้อยแล้ว ให้สร้างระบบอัตโนมัติที่ช่วยติดตามกำหนดเวลา การต่ออายุ และขั้นตอนการทำงานเมื่อมีการยกระดับปัญหา โดยไม่ต้องติดตามด้วยตนเองซ้ำๆ

สิ่งที่ตัวแทนครอบคลุมตลอดวงจรการบริหารงานวิจัย

ตัวแทน AI สำหรับการบริหารงานวิจัยไม่ใช่แชทบอทที่ตีความข้อบังคับของรัฐบาลกลาง แต่เป็นระบบที่ทำงานภายในพื้นที่ทำงานการจัดการโครงการของคุณและทำงานที่มีโครงสร้างและทำซ้ำได้ซึ่งสำนักงานวิจัยของคุณทำด้วยมือในปัจจุบัน: การติดตามการต่ออายุโปรโตคอล การตรวจสอบกำหนดเวลาการปฏิบัติตาม การประสานงานทีมที่มีผู้วิจัยหลายท่าน และการส่งต่อรายการที่ล่าช้า

อยากเห็นการทำงานของ Super Agents ในสภาพแวดล้อม ClickUp จริงหรือไม่? ชมการสาธิตด้านล่างเพื่อดูว่าเวิร์กโฟลว์ งาน และการทำงานอัตโนมัติที่สร้างโดย AI ทำงานร่วมกันอย่างไรในทางปฏิบัติ

ความแตกต่างสำหรับประเภทสถาบันที่แตกต่างกัน

ข้อความข้างต้นนี้สามารถใช้ได้กับสถาบันอุดมศึกษาทุกแห่งที่ใช้ ClickUp ปรับข้อความให้เหมาะสมกับสถาบันของคุณ:

บริหารจัดการงานวิจัยในที่เดียว

การบริหารจัดการงานวิจัยไม่ได้ล้มเหลวเพราะสถาบันขาดระบบ แต่ล้มเหลวเมื่องานสำคัญถูกกระจายไปอยู่ในระบบต่างๆ มากเกินไป ด้วย ClickUp Brain, Custom Fields และ Automations ทีมงานของคุณสามารถเปลี่ยนการติดตามโปรโตคอล การตรวจสอบการปฏิบัติตามข้อกำหนด การเปิดเผยข้อมูล การตรวจสอบ และการประสานงานระหว่างหลายทีม ให้กลายเป็นระบบปฏิบัติการที่สามารถทำซ้ำได้เพียงระบบเดียว

แทนที่จะพึ่งพาความจำ อีเมลที่สับสน และเครื่องมือที่แยกจากกัน สำนักงานของคุณจะได้รับพื้นที่ทำงานร่วมกันที่ช่วยให้ทุกคนเห็นกำหนดส่งได้เร็วขึ้น ดำเนินการได้รวดเร็วยิ่งขึ้น และทำงานสอดคล้องกันตลอดวงจรการวิจัยทั้งหมด เริ่มต้นด้วยคำแนะนำด้านบน ปรับให้เหมาะกับสถาบันของคุณ และสร้างระบบที่ทีมของคุณสามารถดำเนินงานได้อย่างมั่นใจทุกวัน

คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับการบริหารงานวิจัยโดยใช้ปัญญาประดิษฐ์

ใช่ ตัวแทนไม่ได้แปลความหมายของระเบียบข้อบังคับ แต่จะบังคับใช้ขั้นตอนการทำงานเฉพาะของแต่ละหน่วยงาน NIH, NSF, DOE และ DOD มีเกณฑ์การเปิดเผยผลประโยชน์ทับซ้อน (COI) ระยะเวลาการรายงาน และข้อกำหนดการจัดการข้อมูลที่แตกต่างกัน ระบบจะสร้างเส้นทางการปฏิบัติตามข้อกำหนดแยกต่างหากสำหรับแต่ละหน่วยงาน เพื่อให้ทีมของคุณปฏิบัติตามรายการตรวจสอบที่ถูกต้องสำหรับแต่ละรางวัลโดยไม่ต้องจำว่ากฎใดใช้บังคับ

ไม่ ระบบเช่น IRBManager, Cayuse IRB, และ iRIS เป็นแพลตฟอร์มสำหรับการส่งเอกสารและการตรวจสอบ ระบบ ClickUp agent เป็นชั้นปฏิบัติการที่ติดตามสถานะของโปรโตคอล จัดการกำหนดเวลาการต่ออายุ ประสานงานระหว่างสำนักงานวิจัยกับผู้อำนวยการวิจัย (PIs) และตรวจสอบให้แน่ใจว่าไม่มีอะไรหลุดรอดไปในช่วงระหว่างรอบการส่งเอกสาร ระบบเหล่านี้มีวัตถุประสงค์ที่แตกต่างกันและทำงานได้ดีที่สุดเมื่อทำงานร่วมกัน

ClickUpได้รับการรับรองมาตรฐาน SOC 2, ISO 27001, ISO 27017, ISO 27018 และ ISO 42001และรองรับSSO, การอนุญาตตามบทบาท และการเข้ารหัสทั้งขณะเก็บและขณะส่งข้อมูล การอนุญาตในระดับโปรโตคอลช่วยให้ PI เห็นเฉพาะสิ่งที่ตนเองส่งเท่านั้นไม่มีข้อมูลใดถูกนำไปใช้ฝึกฝนโมเดล AI สำหรับงานวิจัยที่เกี่ยวข้องกับข้อมูลส่วนบุคคล (CUI) หรือข้อมูลที่ต้องควบคุมการส่งออก กรุณาปรึกษาฝ่ายความปลอดภัยทางเทคโนโลยีสารสนเทศของคุณเพื่อกำหนดค่าเพิ่มเติม

การจัดการทุนมุ่งเน้นที่วงจรชีวิตทางการเงิน: งบประมาณ, อัตราการใช้จ่าย, การรายงานความพยายาม, และการปิดโครงการ การบริหารงานวิจัยครอบคลุมโครงสร้างพื้นฐานด้านการปฏิบัติตามกฎระเบียบและการดำเนินงานที่กว้างขึ้น: ระเบียบวิธี, COI, ความปลอดภัยในห้องปฏิบัติการ, การกำกับดูแลข้อมูล, และทรัพย์สินทางปัญญา สถาบันส่วนใหญ่ต้องการทั้งสองอย่าง และมีการใช้ข้อมูลร่วมกัน (เช่น ระเบียบวิธีเชื่อมโยงกับทุน, การเปิดเผย COI อ้างถึงแหล่งทุน) แต่ให้บริการหน่วยงานและกระบวนการทำงานที่แตกต่างกัน

แน่นอน สถาบันขนาดเล็กมักจะมีบุคคลเพียงคนเดียวที่รับผิดชอบการปฏิบัติตามข้อกำหนดด้านการวิจัยทั้งหมด ตัวแทนจึงมีคุณค่าอย่างยิ่งในกรณีเช่นนี้ เพราะช่วยสร้างโครงสร้างและเตือนความจำในสิ่งที่สำนักงานที่มีบุคลากรครบครันจะทำได้ มันเปลี่ยนการทำงานของคนคนเดียวให้กลายเป็นระบบที่ไม่ขึ้นอยู่กับหน่วยความจำ