วิธีสร้างรายงานค่าใช้จ่ายใน Excel: แม่แบบฟรี

ความโปร่งใสทางการเงินมีความสำคัญอย่างยิ่งเมื่อต้องบริหารงบประมาณของแผนกและโครงการต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้องกับการใช้จ่ายของบริษัทตั้งแต่แคมเปญการตลาดซอฟต์แวร์ การเดินทาง และอื่น ๆ ค่าใช้จ่ายจะเพิ่มขึ้นอย่างรวดเร็ว หากไม่มีการกำกับดูแลอย่างสม่ำเสมอ การอธิบายคุณค่าของค่าใช้จ่ายจะกลายเป็นเรื่องยาก

ระบบการติดตามค่าใช้จ่ายที่มีประสิทธิภาพเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับการรายงานทางการเงินที่ชัดเจน เอกสารที่ปรับให้เหมาะสมช่วยให้มองเห็นรายละเอียดการไหลของเงินในแต่ละโครงการ แผนก และระดับทีมได้อย่างชัดเจน การคาดการณ์ที่แม่นยำยิ่งขึ้นและหลักฐานแสดงผลตอบแทนจากการลงทุน (ROI) สามารถทำได้สำหรับโครงการทั้งขนาดใหญ่และขนาดเล็ก 🏆

ผ่านคำแนะนำทีละขั้นตอน คุณจะได้เรียนรู้วิธีการสร้างรายงานการจัดการค่าใช้จ่ายในExcel ใช้คู่มือนี้เป็นจุดเริ่มต้นเพื่อกระตุ้นการสนทนาเกี่ยวกับการเพิ่มประสิทธิภาพการบังคับใช้นโยบายการใช้จ่ายของบริษัทของคุณ!

แล้วรายงานค่าใช้จ่ายทางธุรกิจคืออะไรกันแน่? มาดูคุณสมบัติสำคัญของรายงานค่าใช้จ่ายที่มีผลกระทบสูงกัน

รายงานค่าใช้จ่ายทางธุรกิจคืออะไร?

รายงานค่าใช้จ่ายทางธุรกิจเป็นเอกสารที่ติดตามการใช้จ่ายของบริษัทในผลิตภัณฑ์ บริการ ค่าจ้าง และค่าใช้จ่ายอื่นๆ เอกสารนี้ประกอบด้วยแถวและคอลัมน์ที่บันทึกวันที่ รายละเอียด คำอธิบาย ผู้จัดหา จำนวนเงิน หมวดหมู่ และรายละเอียดอื่นๆ ของค่าใช้จ่ายที่ระบุไว้

แท็บใน Excel ภายในสเปรดชีตใช้เพื่อแยกค่าใช้จ่ายตามแผนก, โครงการ, บุคคล, หรือประเภทอื่น ๆ สูตรคำนวณยอดรวมการใช้จ่ายตามสัปดาห์, เดือน, ไตรมาส, หรือช่วงวันที่ที่ระบุไว้

ด้วยการติดตามค่าใช้จ่าย ผู้จัดการสามารถตอบคำถามสำคัญที่ส่งผลต่องานโครงการและการจัดสรรทรัพยากรได้:งบประมาณโครงการสอดคล้องกับต้นทุนที่เกิดขึ้นจริงหรือไม่? ค่าใช้จ่ายตรงกับรหัสบัญชีแยกประเภททั่วไป (GL) ที่ถูกต้องหรือไม่? ค่าใช้จ่ายใดที่เพิ่มขึ้นอย่างรวดเร็ว?

ประโยชน์ของการใช้ Excel ในการจัดระเบียบเอกสารค่าใช้จ่าย ได้แก่:

เราหวังว่าคุณจะสามารถจัดระเบียบข้อมูลได้อย่างมีประสิทธิภาพ เพื่อที่คุณจะไม่ประหลาดใจกับการเปลี่ยนแปลงงบประมาณในนาทีสุดท้าย และมีภาพรวมทางการเงินที่แม่นยำที่สุด นี่นำเราไปสู่กิจกรรมหลัก: การตั้งค่าการจัดการค่าใช้จ่าย!

วิธีสร้างรายงานค่าใช้จ่ายทางธุรกิจใน Excel

ก่อนที่เราจะเริ่มต้น ขอให้เราครอบคลุมส่วนประกอบหลักที่จำเป็นก่อน:

เมื่อคุณรวบรวมสิ่งจำเป็นทั้งหมดแล้ว เรามีส่วนผสมทั้งหมดในการปรับแต่งแม่แบบรายงานค่าใช้จ่ายใน Excel มาเริ่มกันเลยกับคู่มือทีละขั้นตอน!

ขั้นตอนที่ 1: ดาวน์โหลดเทมเพลตติดตามค่าใช้จ่ายฟรีของเรา

แทนที่จะสร้างตัวติดตามค่าใช้จ่ายตั้งแต่เริ่มต้น ให้ใช้เทมเพลตรายงานค่าใช้จ่ายใน Excel ของเราฟรีเป็นจุดเริ่มต้น มันมีช่องติดตามมาตรฐานสำหรับวันที่/ผู้ขาย/จำนวนเงิน และสูตรที่สร้างไว้ล่วงหน้าเพื่อรวมยอดรวมตามหมวดหมู่โดยอัตโนมัติ เขียนทับข้อมูลตัวอย่างด้วยค่าใช้จ่ายทางธุรกิจของคุณในขณะที่ยังคงสูตรที่สร้างไว้ 🧪

เพียงเปิดไฟล์ดาวน์โหลดเพื่อทำตามขั้นตอนด้านล่างนี้!

ขั้นตอนที่ 2: ตั้งค่าข้อมูลส่วนหัว

ที่ด้านบนสุด กรอกรายละเอียดสำคัญเพื่อระบุรายงาน:

ขั้นตอนที่ 3: ตั้งค่าหมวดหมู่ค่าใช้จ่าย

รายการแบบดรอปดาวน์ในเทมเพลตสเปรดชีตค่าใช้จ่ายไม่ได้ถูกรวมไว้เพื่อกลบเกลื่อนความ "เรียบง่ายเกินไป" ของ Excel เราควรจะพูดอย่างไรดี

มันทำหน้าที่ที่จำเป็นอย่างยิ่งในการจัดหมวดหมู่ให้สะอาดและสม่ำเสมอในทุกการทำธุรกรรมทั่วทั้งบริษัท

สิ่งนี้ครอบคลุมไปถึงการป้อนข้อมูลด้วยเช่นกัน เมนูแบบดรอปดาวน์เป็นระบบป้องกันความผิดพลาดสำหรับการประมวลผลข้อมูลที่ปราศจากข้อผิดพลาดและการวิเคราะห์ที่มีประสิทธิภาพ การสะกดประเภทค่าใช้จ่ายหรือรหัสต้นทุนผิดเพียงครั้งเดียวอาจทำให้ทุกอย่างเสียสมดุลได้ ⚖️

นี่คือวิธีการล็อกหมวดหมู่ของคุณผ่านเมนูดรอปดาวน์:

ขั้นตอนที่ 4: กรอกข้อมูลในเทมเพลตด้วยรายการบรรทัด

สุดท้าย ให้เพิ่มค่าใช้จ่ายทางธุรกิจแต่ละรายการเป็นแถวของตัวเอง ทุกอย่างอยู่ในรายละเอียด ดังนั้นให้รวมบริบทให้มากที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้เพื่อให้เอกสารทางการเงินชัดเจน

คุณจะสังเกตเห็นว่าเราได้เพิ่มตัวเลือกสถานะการชำระเงินทั้งหมด 7 รายการ ผู้จัดจำหน่ายของคุณอาจไม่รู้จักเพื่อนด้านการเงินของคุณดีเท่าที่คุณรู้จัก ดังนั้นขั้นตอนที่ละเอียดอ่อนเหล่านี้ในกระบวนการคืนเงินจึงสร้างความโปร่งใสในระยะเวลาที่เกิดขึ้นกับค่าใช้จ่าย ข้อมูลเพิ่มเติมนี้ช่วยให้ผู้จัดการโครงการสามารถนำทางในการสนทนากับผู้จัดจำหน่ายที่รอการชำระเงินได้ 💬

ตัวเลือกการปรับแต่งที่เล็กแต่สำคัญสามารถเปลี่ยนตารางค่าใช้จ่ายของคุณให้กลายเป็นเครื่องมือให้ข้อมูลทางการเงินได้ เอกสารเหล่านี้จะอยู่ในบันทึกของบริษัทคุณ ดังนั้นคุณสมบัติเพิ่มเติมจะเพิ่มคุณค่าทางการวิเคราะห์

ขั้นตอนที่ 5: รวมค่าใช้จ่ายตามหมวดหมู่

เซลล์ที่เน้นมีสูตรสำเร็จที่เตรียมไว้เพื่อแสดงผลรวมสำหรับแต่ละหมวดหมู่ค่าใช้จ่าย ซึ่งช่วยให้สามารถติดตามการกระจายการใช้จ่ายได้อย่างชัดเจน

ข่าวดี: คุณไม่ต้องคำนวณอะไรเลย! 🤩

ข่าวร้าย: มีปัญหาเกิดขึ้น 👀

ตอนนี้เรากำลังชะลออยู่เพราะขั้นตอนต่อไปต้องใช้ความอดทนระดับเจได จนถึงตอนนี้ คุณได้ใส่รายการทั้งหมดในแผ่นค่าใช้จ่ายของคุณแล้ว ต่อไปคุณจะต้องแนบใบเสร็จและเอกสารต้นทางอื่นๆ

ขั้นตอนที่ 6: เพิ่มใบเสร็จและเอกสารต้นทางที่เกี่ยวข้อง

เราอยากจะบอกคุณว่ากระบวนการนี้ใน Excel ง่าย แต่การแนบไฟล์นั้นยุ่งยากอย่างรวดเร็ว ขั้นแรก คุณจะต้องแปลงใบเสร็จแต่ละใบเป็นไฟล์ PDF แยกกันแทนที่จะเป็น JPEG จากนั้นตั้งชื่อไฟล์ในรูปแบบที่เหมาะสมซึ่ง Excel สามารถจัดเก็บได้ง่าย

ในการเพิ่มไฟล์ คุณจำเป็นต้องใช้ฟังก์ชัน Objects ขั้นสูงของ Excel และ/หรือ Object Linking and Embedding (OLE) การทำงานที่ควรจะเป็นเรื่องพื้นฐานกลับกลายเป็นเรื่องน่าเบื่อ ตัวอย่างเช่น ไฟล์ที่ไม่ใช่ของ Microsoft มีกระบวนการอัปโหลดที่ซับซ้อน ฟังก์ชันบนแถบเครื่องมือเมนูที่ควรจะสามารถคลิกได้กลับไม่ทำงาน ทำให้ต้องลองผิดลองถูกอยู่บ้าง

หากคุณกำลังใช้ไฟล์สเปรดชีต Microsoft Excel บนเว็บอยู่แล้ว วิธีที่ดีที่สุดและมีประสิทธิภาพที่สุดคือการใช้ OneDrive ของ Microsoft ซึ่งจะแก้ปัญหาบางอย่างที่ทีมมักจะพบเจอกับแอปพลิเคชัน Excel:

แม้แต่ผู้ใช้ขั้นสูงที่สุดก็ต้องผ่านขั้นตอนยุ่งยากเดียวกันเพื่อเชื่อมต่อไฟล์ภายนอก

แต่ถ้าคุณต้องการอยู่ฝั่งมืดของพลัง แพลตฟอร์มเพิ่มประสิทธิภาพที่มากกว่าแค่เทมเพลตรายงานค่าใช้จ่ายธรรมดา คือที่ที่พันธมิตรเชิงกลยุทธ์และความร่วมมือเกิดขึ้น

สวัสดีครับ/ค่ะ ClickUp! 👋

แบบฟอร์มรายงานค่าใช้จ่าย

แม้ว่า Excel จะเป็นโปรแกรมดั้งเดิมที่ใช้ในการติดตามค่าใช้จ่ายมาเป็นเวลานาน แต่ข้อจำกัดในเรื่องการทำงานร่วมกัน ความยืดหยุ่น และฟังก์ชันการทำงาน ทำให้มีเหตุผลในการย้ายเอกสารทางการเงินที่สำคัญ เช่น รายงานค่าใช้จ่าย ไปยังแพลตฟอร์มการทำงานที่มีประสิทธิภาพเฉพาะทาง เช่น ClickUp แทน

ด้วยระบบการทำงานอัตโนมัติที่สามารถปรับแต่งได้สำหรับการอนุมัติ, การแก้ไขแบบลากและวาง, การอนุญาตตามบทบาท, ฟังก์ชัน AI, แบบฟอร์มค่าใช้จ่าย, และการแสดงแนวโน้มการใช้จ่าย, ธุรกิจของคุณสามารถขับเคลื่อนการตัดสินใจที่มีข้อมูลได้รวดเร็วขึ้น. 📊

เราได้คัดเลือกเทมเพลตค่าใช้จ่ายสามแบบใน ClickUp เพื่อแสดงให้เห็นว่าเครื่องมือที่ใช้งานง่ายของ ClickUp สามารถช่วยเริ่มต้นความสามารถในการจัดทำเอกสารทางบัญชีได้ดีเพียงใดเมื่อเทียบกับแผ่นงาน Excel แบบคงที่ที่มีปัญหาเรื่องเวอร์ชัน

หมายเหตุ: ไม่มีข่าวร้ายจากที่นี่อีกต่อไป!

1. แม่แบบค่าใช้จ่ายทางธุรกิจและรายงาน ClickUp

เหมาะที่สุดสำหรับ: การแทนที่ปัญหาการปฏิบัติตามข้อกำหนดด้วยโซลูชันที่สามารถนำไปปฏิบัติได้

ดาวน์โหลดเทมเพลตนี้

เทมเพลตรายงานและค่าใช้จ่ายทางธุรกิจของ ClickUpและเทมเพลตทั้งหมดของ ClickUp รวมถึงมุมมองที่ปรับแต่งได้เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการกำหนดค่าสำหรับรายงาน การอนุมัติ แท็ก และอื่นๆ

หากคุณไม่คุ้นเคยกับมุมมองในซอฟต์แวร์การจัดการโครงการ ให้คิดว่าเป็นเหมือนโฟลเดอร์หรือตัวแบ่งในตู้เก็บเอกสารเดียว แต่ละมุมมองจะจัดกลุ่มข้อมูลที่คัดสรรไว้ด้วยกันแต่จะแสดงผลแตกต่างกันไปตามเกณฑ์ที่กำหนดขึ้นเพื่อให้ตรงกับสิ่งที่สำคัญที่สุดสำหรับบุคคลหรือวัตถุประสงค์นั้นๆ

ความลึกซึ้งของการปรับแต่งเทมเพลตนี้เปิดประตูสู่การทำงานร่วมกันทั่วทั้งทีมภายในแพลตฟอร์ม ClickUp ฝ่ายบัญชี การเงิน และแผนกอื่นๆ ไม่จำเป็นต้องสร้างรายงานเพิ่มเติมหรือติดตามข้อมูลผ่านอีเมลอีกต่อไป 📥

แทนที่จะเป็นเช่นนั้น ClickUp ช่วยลดการทำงานซ้ำซ้อนโดยทำให้สมาชิกทุกคนใน Workspace สามารถเข้าถึงข้อมูลที่แชร์ได้ในที่เดียว การมีบริบทที่ดีขึ้นหมายถึงการสนทนาที่มีประสิทธิภาพเมื่อถึงเวลาที่ต้องตรวจสอบรายงานค่าใช้จ่าย

สถานการณ์เช่นการละเมิดนโยบายหรือการเปลี่ยนแปลงงบประมาณสามารถตรวจพบได้รวดเร็วขึ้น. ผลที่ตามมาคือผู้จัดการโครงการมีการมองเห็นที่ดีขึ้นในแบบแผนการใช้จ่าย, โอกาสในการประหยัด, และความไม่สอดคล้อง.

จับคู่เทมเพลตนี้กับ เทมเพลตร่างภาษี ClickUp เพื่อปรับปรุงการเตรียมภาษีด้วยคุณสมบัติการติดตามเวลา, แท็ก, การแจ้งเตือนการพึ่งพา, อีเมล และอื่นๆ อีกมากมาย!

ลองใช้ ClickUp Brain

2. แม่แบบรายงานค่าใช้จ่ายธุรกิจขนาดเล็กของ ClickUp

เหมาะที่สุดสำหรับ: การจัดการงานดูแลผู้ขายและการชำระเงิน

ดาวน์โหลดเทมเพลตนี้

การรายงานที่ง่ายขึ้นเป็นเพียงประโยชน์เบื้องต้นของเทมเพลตรายงานค่าใช้จ่ายธุรกิจขนาดเล็กของ ClickUp เท่านั้น จัดการการบริหารโครงการและการบัญชีให้สอดคล้องกันภายใต้หลังคาเดียวกัน กำหนดเวลาที่ผสานรวมกันเชื่อมโยงค่าใช้จ่ายกับผลงานที่ส่งมอบ ลูกค้า และใบแจ้งหนี้ เพื่อให้คุณเพิ่มประสิทธิภาพทางการเงินและการดำเนินงานได้สูงสุด

ออกแบบมาสำหรับเจ้าของธุรกิจและทีมขนาดเล็ก เทมเพลตนี้ช่วยจัดการงานดูแลผู้ขายเพื่อให้การขอชำระเงินและข้อกำหนดด้านกฎระเบียบไม่ตกหล่น 🔍

เครื่องมือทั้งหมดของคุณอยู่ในระยะเอื้อมถึงภายในแพลตฟอร์ม:

ด้วยคุณสมบัติเหล่านี้และเครื่องมือการทำงานร่วมกันและการผสานรวมอีกหลายร้อยรายการใน ClickUp ธุรกิจขนาดเล็กสามารถประสานงานความร่วมมือทั้งภายในและภายนอกได้อย่างง่ายดาย

จับคู่เทมเพลตนี้กับ เทมเพลตการทำบัญชี เพื่อติดตามทรัพย์สิน หนี้สิน และส่วนของผู้ถือหุ้นของธุรกิจคุณ!

3. แม่แบบรายงานค่าใช้จ่าย ClickUp

เหมาะที่สุดสำหรับ: การควบคุมการใช้จ่ายของบริษัท

ดาวน์โหลดเทมเพลตนี้

ธุรกิจที่มั่นคงและหน่วยงานที่คำนึงถึงต้นทุนควรใช้เทมเพลตรายงานค่าใช้จ่ายของ ClickUpเพื่อนำเสนอข้อมูลทางการเงินเชิงกลยุทธ์ได้อย่างรวดเร็ว รับมุมมองภาพรวมและรายละเอียดรายการที่จำเป็นสำหรับการเพิ่มประสิทธิภาพการใช้จ่ายเพื่อการเติบโต ⚡️

ลองใช้เครื่องมือที่มีอยู่ในระบบเพื่อคาดการณ์ความต้องการด้านงบประมาณและทรัพยากรในอนาคตโดยอิงจากผลการดำเนินงานที่ผ่านมา การเชื่อมต่อระบบจะเชื่อมโยงงานของลูกค้าเข้ากับค่าใช้จ่าย ในขณะที่เครื่องมือรายงานและกระบวนการทำงานอัตโนมัติจะช่วยให้ผู้จัดการโครงการประหยัดเวลาในการติดตามค่าใช้จ่ายที่ถูกแจ้งเตือนโดยฝ่ายบัญชี

ด้วยเครื่องมือที่ช่วยให้การตรวจสอบค่าใช้จ่ายง่ายขึ้นและปฏิบัติหน้าที่งานที่จำเป็นได้อย่างมีประสิทธิภาพ รวมถึงช่องกรอกข้อมูลที่ยืดหยุ่นเพื่อจัดระเบียบผู้รับเงินและจำนวนเงิน ผู้จัดการจึงสามารถปรับการติดตามค่าใช้จ่ายให้เหมาะสมกับกระบวนการทำงานของตนเองได้

จับคู่เทมเพลตนี้กับ เทมเพลตแบบฟอร์มการชำระเงิน ClickUp เพื่อสร้างแบบฟอร์มออนไลน์ที่ใช้งานง่าย!

การฝึกอบรม Excel เพิ่มเติมปลดล็อกแล้ว

แม้ว่าคู่มือนี้จะเน้นการสร้างรายงานค่าใช้จ่ายของคุณเอง แต่ Excel ยังสามารถรองรับความต้องการทางธุรกิจอื่นๆ ได้—เมื่อนำไปใช้อย่างเหมาะสม

จากสิ่งที่เราได้เปิดเผยเกี่ยวกับสิ่งที่ ClickUp นำมาสู่ธุรกิจของคุณ เรามีทรัพยากร เคล็ดลับ และเทมเพลตเพิ่มเติมที่จะเสริมความรู้ Excel ของคุณอีกมาก อย่าลืมตรวจสอบคู่มือและแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดเหล่านี้เมื่อต้องการให้ Excel ทำงานได้อย่างเต็มประสิทธิภาพ! ✨

การจัดการเวลาและการติดตาม

เรียนรู้วิธีสร้างปฏิทิน Excel, ใบบันทึกเวลา, ตารางเวลา และอื่นๆ เพื่อวางแผนวันของคุณและติดตามงาน

การนำเสนอข้อมูลและการแสดงผลข้อมูลแบบแดชบอร์ด

ทำให้ข้อมูล Excel ของคุณมีผลกระทบด้วยบทเรียนเชิงลึกเหล่านี้เพื่อเปลี่ยนข้อมูลในสเปรดชีตของคุณให้กลายเป็นภาพที่สวยงาม!

การจัดการโครงการ

สร้างแผนภูมิการเผาไหม้, แผนภูมิแกนต์, กระดานคัมบัง และอื่น ๆ ใน Excel เพื่อวางแผนและจัดการกระบวนการทำงาน

องค์กร

จัดระเบียบข้อมูลบริษัทและพนักงานด้วยเครื่องมือการจัดระเบียบใน Excel

โบนัส: ลองดูเทมเพลตรายงานค่าใช้จ่ายโดย Microsoft Excel!

ติดตามค่าใช้จ่ายด้วย ClickUp

ท้ายที่สุดแล้ว สิ่งสำคัญคือการรับประกันความโปร่งใส การเข้าถึงได้ และความถูกต้องในการรายงานค่าใช้จ่าย เพื่อให้เงินถูกใช้ไปอย่างตรงตามวัตถุประสงค์ที่ตั้งไว้

เราหวังว่าคู่มือนี้จะได้แนะนำความเป็นไปได้ในการยกระดับกระบวนการจัดการค่าใช้จ่ายการรายงานค่าใช้จ่ายเป็นความพยายามร่วมกันของทีมอย่างแท้จริง และทีมที่ต้องการตอบสนองความต้องการและความชอบในการกำกับดูแลไม่ควรถูกจำกัดด้วย Excel 🧑‍💻

ไม่ว่าคุณจะเลือกใช้สเปรดชีตที่เชื่อถือได้หรือศูนย์กลางแบบใหม่ เราขอแนะนำว่า "ทำไมไม่ใช้ทั้งสองอย่างล่ะ?"เริ่มใช้งาน Workspace ฟรีใน ClickUpหรือนำเข้าสเปรดชีตของคุณไปยังมุมมองตารางใน ClickUp ได้เลย!