Mer än 60 % av högskolestudenterna uppfyller idag kriterierna för minst ett psykiskt hälsoproblem, och 97 % av lärosätena har ett team för beteendeintervention på campus. Ändå samordnar de flesta CARE-team fortfarande ärenden via e-postkedjor, osammanhängande Maxient-rapporter och mötesanteckningar som hamnar i någons inkorg.
En AI-agent inbyggd i en projektledningsplattform kan automatisera ärendeintag, riskbedömning, remisser mellan avdelningar och resultatuppföljning samtidigt som åtkomstkontroller som uppfyller FERPA-kraven upprätthålls.
Nedan finns en kopieringsklar AI-agentprompt som du kan klistra in i ClickUp för att skapa en komplett arbetsyta för hantering av studentärenden på några minuter. Men innan du använder den är det bra att titta på den bristande samordningen som ett sådant system är avsett att åtgärda. För de flesta studentstödsteam är problemet inte att remisser saknas. Problemet är att dessa remisser kommer via för många osammanhängande kontor, vilket gör det svårt att se helheten tillräckligt tidigt för att kunna reagera på rätt sätt.
Vem bör använda denna lösning för hantering av studentärenden
Denna konfiguration är utformad för CARE-team, beteendeinterventionsteam, studierektorskontor, team för studentuppförande, personal som samordnar rådgivning, ärendehanterare och ledare för studentfrågor som ansvarar för triagering, remisser och uppföljning över flera avdelningar. Den är särskilt användbar för institutioner som redan tar emot remisser via flera system men fortfarande förlitar sig på manuell samordning för att hantera risker, överlämningar och ärendets synlighet.
Problemet: Ditt CARE-team samordnar kriser bland studenter via e-post och kalkylblad
De som arbetar med studentfrågor känner redan till verkligheten. En lärare lämnar in en rapport om oroande beteende. En boenderådgivare flaggar en student som inte har lämnat sitt rum på flera dagar. En Title IX-rapport kommer in via onlineportalen. En studievägledare märker att en student har slutat gå på lektioner. Var och en av dessa hänvisningar hamnar i ett annat system, vidarebefordras till ett annat kontor, och CARE-teamet eller BIT förväntas få en helhetsbild under ett veckomöte som är beroende av vem som kom ihåg att ta med sina anteckningar.
Efterfrågan fortsätter att öka. Antalet studenter som söker hjälp vid rådgivningscentren på campus ökade med nästan 40 % mellan 2009 och 2015 och fortsatte att stiga fram till pandemin. Studien ”Healthy Minds Study” från 2024–25 visade att nästan 40 % av högskolestudenterna upplever måttlig till svår depression, och 68 % rapporterade att psykiska eller emotionella svårigheter påverkade deras studieresultat. Dessa studenter kan inte kategoriseras på ett enkelt sätt. De dyker upp som beteendeproblem, klagomål på boendet, varningar om studiemisslyckande och begäranden om anpassningar för funktionsnedsättning, ofta på flera olika kontor samtidigt.
Resultatet är förutsägbart: dubbelkontakt där tre kontor kontaktar samma student utan att veta att de andra redan har gjort det, missade överlämningar mellan studentuppförande och rådgivning, interventionsplaner som endast finns i mötesprotokoll och inget systematiskt sätt att spåra om en hänvisad student faktiskt kom i kontakt med de resurser de hänvisades till.
Så här löste Miami University detta: Miami Universitys Center for Career Exploration and Success använde ClickUp för att hantera över 200 studentevenemang per år med en framgångsgrad på 98 %, och engagerade 19 107 studenter genom standardiserade processer och centraliserad uppföljning.
Michael Turner, biträdande direktör:
ClickUp är ett utmärkt verktyg som vi använder för att hålla ordning och reda på våra evenemang. Plattformen har gett oss ett kunskapsarkiv.
ClickUp är ett utmärkt verktyg som vi använder för att hålla ordning och reda på våra evenemang. Plattformen har gett oss ett kunskapsarkiv.
Samma värde är viktigt inom hanteringen av studentärenden. Det handlar inte om att ersätta system för uppförande eller rådgivning, utan om att skapa ett synligt arbetsflöde kring remisser, överlämningar och uppföljning. Det snabbaste sättet att testa den modellen är att skapa en fungerande lösning för hantering av studentärenden inom din projektledningsplattform.
Vill du testa en liknande modell i ditt eget CARE- eller BIT-arbetsflöde? Börja med anvisningarna nedan och anpassa dem efter din teamstruktur, remissvolym och efterlevnadskrav.
Samma värde är viktigt inom hanteringen av studentärenden. Det handlar inte om att ersätta system för uppförande eller rådgivning, utan om att skapa ett synligt arbetsflöde kring remisser, överlämningar och uppföljning. Det snabbaste sättet att testa den modellen är att skapa en fungerande lösning för hantering av studentärenden inom din projektledningsplattform.
Vill du testa en liknande modell i ditt eget CARE- eller BIT-arbetsflöde? Börja med anvisningarna nedan och anpassa dem efter din teamstruktur, remissvolym och efterlevnadskrav.
Samma värde är viktigt inom hanteringen av studentärenden. Det handlar inte om att ersätta system för uppförande eller rådgivning, utan om att skapa ett synligt arbetsflöde kring remisser, överlämningar och uppföljning. Det snabbaste sättet att testa den modellen är att skapa en fungerande lösning för hantering av studentärenden inom din projektledningsplattform.
Vill du testa en liknande modell i ditt eget CARE- eller BIT-arbetsflöde? Börja med anvisningarna nedan och anpassa dem efter din teamstruktur, remissvolym och efterlevnadskrav.
Vill du testa en liknande modell i ditt eget CARE- eller BIT-arbetsflöde? Börja med anvisningarna nedan och anpassa dem efter din teamstruktur, remissvolym och efterlevnadskrav.
Uppgiften: Skapa din arbetsyta för hantering av studentärenden med AI
Kopiera denna uppmaning, klistra in den i ClickUp Brain för att skapa din egen ClickUp Super Agent, fyll i din institutions uppgifter, så får du ett komplett arbetsutrymme för hantering av studentärenden med arbetsflöden för intag, ramverk för riskbedömning, uppföljning av remisser och dokumentation av resultat.
Resultatet bör ge dig ett bra första utkast till din verksamhetsstruktur, inklusive uppgiftshierarkier, prioriteringslogik, behörighetskänsliga arbetsflöden och uppföljningspunkter. Ditt team kan sedan anpassa det efter er ärendemängd, campusstruktur och efterlevnadsmiljö.
Resultatet bör ge dig ett bra första utkast till din verksamhetsstruktur, inklusive uppgiftshierarkier, prioriteringslogik, behörighetskänsliga arbetsflöden och uppföljningspunkter. Ditt team kan sedan anpassa det efter er ärendemängd, campusstruktur och efterlevnadsmiljö.
Uppmaning:
→ Redo att skapa din första Super Agent?
Öppna ClickUp Brain och klistra in texten ovan för att skapa en anpassad Super Agent för din arbetsyta.
När din agentplan har skapats är nästa steg att omvandla den till en praktisk arbetsyta som ditt ärendehanteringsteam kan använda varje dag.
Så här konfigurerar du det i ClickUp (4 steg)
Innan du konfigurerar ditt Space bör du samla in de data om studentstöd som ditt team redan använder för remisser, ärendeanteckningar, tidiga varningar, överlämningar mellan avdelningar och rapportering om efterlevnad. Det inkluderar vanligtvis student-ID-data, remisskällor, typer av problem, aktuella risknivåer, tilldelade ärendehanterare, tidigare interventionshistorik, remissmål och eventuella krav på hantering enligt FERPA eller Title IX. Att börja med rena indata gör dina automatiseringar, instrumentpaneler och överlämningsarbetsflöden mycket mer tillförlitliga.
- Skapa din arbetsytestruktur Skapa ett särskilt utrymme som heter Student Case Management. Lägg till fyra mappar med strikta behörighetsinställningar från början: Aktiva ärenden för öppna ärenden organiserade efter risknivå, Hänvisningar och tidiga varningar för nya hänvisningar, akademiska varningar och självhänvisningar som väntar på granskning, Samordning mellan avdelningar för hänvisningar som skickas till rådgivning, funktionshinderhjälp, uppförande, Title IX och externa resurser, samt Rapportering och efterlevnad för sammanställd rapportering, Clery-uppföljning, Title IX-tidslinjer och sammanfattningar av ärendets utfall.
- Konfigurera anpassade fält för varje ärendeuppgift Lägg till anpassade fält i dina mallar för ärendeuppgifter så att varje elevärende innehåller de nyckeldata som ditt team behöver för att prioritera, samordna och dokumentera stödet på ett konsekvent sätt. Inkludera fält för elev-ID, remisskälla, typ av problem, risknivå, ärendeansvarig, FERPA-godkännandestatus, datum för senaste kontakt, skickade remisser och utfallsstatus. Denna konsekventa struktur gör dashboards, automatiseringar och ärendesamordning mycket mer tillförlitliga.
- Klistra in prompten i ClickUp Brain Öppna ClickUp Brain i ditt nya utrymme och klistra in prompten ovan. Fyll i dina variabler, inklusive institutionsnamn, teamsammansättning, månatlig remissvolym, efterlevnadskrav och nuvarande verktyg. Använd det genererade resultatet för att skapa ett första utkast till ditt intagsflöde, ramverk för riskbedömning, remissspårare och efterlevnadsdashboard, och finjustera det sedan för din institutions ärendehanteringsprocess.
- Ställ in automatiseringar för löpande hantering Skapa automatiseringar för att hålla studentärenden igång utan ständig manuell uppföljning. Använd regler för att meddela jourpersonal om krisfall, eskalera risker när flera remisser hopar sig, påminna om uppföljningsuppgifter efter möten, flagga uteblivna besök och schemalägga avslutningsgranskningar så att ingen student faller mellan stolarna.
Skapa ett särskilt utrymme som heter Student Case Management. Lägg till fyra mappar med strikta behörighetsinställningar från början: Aktiva ärenden för öppna ärenden organiserade efter risknivå, Hänvisningar och tidiga varningar för nya hänvisningar, akademiska varningar och självhänvisningar som väntar på granskning, Samordning mellan avdelningar för hänvisningar som skickas till rådgivning, funktionshinderhjälp, uppförande, Title IX och externa resurser, samt Rapportering och efterlevnad för sammanställd rapportering, Clery-uppföljning, Title IX-tidslinjer och sammanfattningar av ärendets utfall.
Lägg till anpassade fält i dina ärendemallar så att varje elevärende innehåller de nyckeldata som ditt team behöver för att prioritera, samordna och dokumentera stödet på ett konsekvent sätt. Inkludera fält för elev-ID, remisskälla, typ av problem, risknivå, ärendeansvarig, FERPA-godkännandestatus, datum för senaste kontakt, skickade remisser och utfallsstatus. Denna konsekventa struktur gör dashboards, automatiseringar och ärendesamordning mycket mer tillförlitliga.
Öppna ClickUp Brain i ditt nya utrymme och klistra in prompten ovan. Fyll i dina variabler, inklusive institutionsnamn, teamsammansättning, månatligt remissvolym, efterlevnadskrav och nuvarande verktyg. Använd det genererade resultatet för att skapa ett första utkast till ditt intagsflöde, ramverk för riskbedömning, remissspårare och efterlevnadsdashboard, och finjustera det sedan för din institutions ärendehanteringsprocess.
Skapa automatiseringar för att hålla studentärendena igång utan ständig manuell uppföljning. Använd regler för att meddela jourpersonal om krisfall, eskalera risker när flera remisser hopar sig, påminna om uppföljningsuppgifter efter möten, flagga remisser där studenten uteblivit och schemalägga avslutningsgranskningar så att ingen student faller mellan stolarna.
Är du redo att omvandla dessa arbetsflöden till ett system som kan användas om och om igen? Skapa din arbetsyta i ClickUp.
💡 Proffstips: Börja med ett arbetsflöde, till exempel intag och prioritering eller remisser mellan avdelningar, innan du implementerar systemet i hela CARE- eller BIT-verksamheten. Ett mindre pilotprojekt hjälper ditt team att finjustera mallar, behörigheter och eskaleringslogik innan ni skalar upp.
Rekommenderade anpassade fält för uppgifter inom ärendehantering för studenter
Dessa fält skapar en enhetlig dokumentation som spänner över intag, prioritering, remisser, insatser och ärendets utfall.
| Fält | Typ | Syfte |
|---|---|---|
| Student-ID | Kort text | Unikt student-ID |
| Hänvisningskälla | Rullgardinsmeny | Lärare, personal, studenter, självremiss, anonym |
| Typ av ärende | Rullgardinsmeny | Studier, beteende, psykisk hälsa, uppförande, säkerhet, ekonomi, boende |
| Risknivå | Rullgardinsmeny | Nivå 1, Nivå 2, Nivå 3, Nivå 4, Nivå 5 |
| Ärendehanterare | Personer | Huvudansvarig för samordningen |
| FERPA-utlämningsstatus | Rullgardinsmeny | Finns i arkivet, Finns inte i arkivet, Behövs inte |
| Datum för senaste kontakt | Datum | Senaste kontakt med student eller kontor |
| Skickade remisser | Etiketter eller relationer | Rådgivning, vägledning, uppförande, Title IX, studiestöd, tjänster för personer med funktionsnedsättning, externa resurser |
| Resultatstatus | Rullgardinsmeny | Aktiv, Övervakning, Löst, Hänvisad externt, Återkallad |
| Brådskande nivå | Rullgardinsmeny | Akut/Kris, Hög, Måttlig, Låg/Informativ |
| Engagemangsstatus | Rullgardinsmeny | Ansluten, Utebliven, Avvisad tjänst, På väntelista, Pågår |
| Samtyckesstatus | Rullgardinsmeny | Samtycke från studenten erhållet, Begränsat samtycke, Inget samtycke krävs |
📘 Läs även: Se alla typer av anpassade fält för att avgöra vilka fält som passar bäst för ditt arbetsflöde för bidrag.
Exempel på grundläggande automatisering för hantering av studentärenden
När dina anpassade fält är konfigurerade kan du skapa automatiseringar som håller arbetsflödena för triagering, remittering, insatser och uppföljning igång utan upprepade manuella uppföljningar.
| När… | Sedan… |
|---|---|
| En ny remiss markeras som Omedelbar/Kris | Meddela jourpersonal och campusvakter omedelbart, och tilldela sedan ärendet till krisarbetsflödet |
| En elev får en andra öppen remiss samtidigt som det redan finns ett aktivt ärende | Markera ärendet för granskning av dubbletter och höj prioriteringen för riskgranskning |
| En remiss skickas och studenten hör inte av sig inom den förväntade tidsramen | Meddela ärendehanteraren och skapa en uppföljningsuppgift |
| En elev tilldelas risknivå 4 eller 5 | Aktivera arbetsflödet för intensiv intervention och meddela hela insatsgruppen |
| Ett uppföljningsdatum infaller utan att någon uppdaterad kontakt har registrerats | Skapa en uppföljningsuppgift och tilldela den till ärendehanteraren |
| Ett ärende markeras som löst | Schemalägg en kontrollpunkt för avslutningsgranskning och skapa en prompt för sammanfattning av resultatet |
Vad agenten hanterar under hela studentstödets livscykel
En AI-agent för hantering av studentärenden är inte en chattbot som ger studenter råd. Det är ett system som körs i ditt projektledningsarbetsutrymme och hanterar det strukturerade, repetitiva samordningsarbetet som ditt CARE-team för närvarande utför manuellt, inklusive vidarebefordran av remisser, uppföljning av insatser, hantering av överlämningar mellan kontor och dokumentation av om studenterna faktiskt tar kontakt med stödet.
| Livscykelstadium | Vad agenten gör | Vad det ersätter |
|---|---|---|
| Intag och prioritering av ärenden | Standardiserar remisser, tilldelar brådskande ärenden, flaggar dubbletter och dirigerar ärenden till rätt arbetsflöde | E-postkedjor, loggar i kalkylblad och inkonsekventa intagningsanteckningar |
| Riskbedömning | Spårar riskfaktorer, uppdaterar ärendets prioritet och stöder eskalering efter nivå | Teamets minne, manuell poängsättning och gissningar vid veckomöten |
| Remisser mellan avdelningar | Spårar vart remisser skickades, om studenterna tog kontakt och vilken uppföljning som behövs | Osammanhängande överlämningar och otydligt ansvar mellan avdelningarna |
| Uppföljning av insatser | Håller en kronologisk tidslinje över kontakter, möten, insatser och beslut i ärenden | Anteckningar som ligger begravda i inkorgar, mötesprotokoll eller separata kontorsregister |
| Efterlevnad och rapportering | Stöder behörighetsbaserad uppföljning, sammanställd rapportering och tidslinjehantering för relaterade skyldigheter enligt Clery-lagen eller Title IX | Separata rapporteringskalkylblad och reaktiv granskning av efterlevnad |
| Tidigt larm | Omvandlar mönster av akademiska och beteendemässiga varningar till aktiva ärenden när risken ökar | Varningar från en enda kanal som aldrig sammanställs till en helhetsbild |
Till skillnad från generiska AI-verktyg är detta en ClickUp Super Agent som körs i samma arbetsyta där ditt team redan hanterar uppgifter. Alla åtgärder sker där människor redan arbetar. Ingen extra inloggning, inget separat system att kontrollera.
Vill du se hur Super Agents fungerar i en riktig ClickUp-miljö? Titta på genomgången nedan för att se hur AI-genererade arbetsflöden, uppgifter och automatiseringar fungerar i praktiken.
Variationer för olika typer av institutioner
Ovanstående instruktion fungerar för alla högskolor och universitet som använder ClickUp. Anpassa instruktionen efter din institution:
| Typ av institution | Viktiga justeringar |
|---|---|
| R1-forskningsuniversitet | Använd hela prompten som den är. Lägg till mer komplexa teamstrukturer, högre remissvolym och bättre samordning mellan studievägledning, uppförande, boende och rådgivning. |
| Regionalt universitet | Behåll hela strukturen för ärendehantering men förenkla remissvägarna för specialister där färre mottagningar är inblandade. Lägg tonvikten på effektiva överlämningar och rapportering i lagom skala. |
| Liberal arts college | Fokusera på personlig intervention, samordning i mindre team och behörighetskänsliga överlämningar i en sammansvetsad miljö för studentstöd. |
| Community college | Lägg tonvikten på att nå ut till pendlande studenter, ekonomiska och akademiska frågor, hänvisningar till externa aktörer samt mindre team som täcker flera roller. |
| Karriär- eller yrkesskola | Fokusera på insatser som rör framsteg, närvaroproblem, bostads- eller transportproblem där det är relevant samt effektiva remissvägar. |
Hantera studentärenden på ett och samma ställe
Hanteringen av studentärenden bryter samman när remisser, anteckningar om insatser, tidiga varningar och överlämningar mellan avdelningar finns i separata system utan en gemensam operativ översikt. Med ClickUp Brain, anpassade fält och automatiseringar kan din institution omvandla intag, prioritering, spårning av remisser och uppföljning av insatser till ett enda repeterbart operativt system.
Målet är inte att ersätta ditt uppförandesystem, dina rådgivningsregister eller institutionella registersystem. Det är att minska samordningsarbetet kring dem, förbättra översikten över hela stödprocessen och se till att ingen student hamnar mellan stolarna mellan avdelningarna. Börja med uppmaningen ovan, anpassa den efter din teamstruktur och dina efterlevnadskrav, och skapa en lösning som ditt team faktiskt kan använda varje dag.
Vanliga frågor
Kan en AI-agent hantera studentinformation som skyddas av FERPA?
Ja, med rätt konfiguration. Arbetsytan använder rollbaserade behörigheter så att endast behöriga CARE-teammedlemmar ser ärendedetaljer. ClickUp stöder SOC 2-, ISO 27001-, ISO 27017-, ISO 27018- och ISO 42001-certifieringar, SSO-integration samt kryptering vid lagring och överföring. Behörigheter på ärendenivå kan begränsa synligheten till specifika teammedlemmar. Inga data används för att träna AI-modeller. Din institutions FERPA-ansvarige bör granska behörighetsinställningarna under installationen.
Ersätter detta Maxient eller andra system för hantering av elevers uppförande?
Nej. Maxient och liknande plattformar är system för uppföranderegistrering som är utformade för bedömning, sanktionering och dokumentation av efterlevnad. AI-agentens arbetsyta är samordnings- och arbetsflödeslagret där ditt CARE-team prioriterar ärenden, spårar hänvisningar, dokumenterar insatser och hanterar överlämningar mellan avdelningar. Många institutioner använder båda: Maxient som registreringssystem för uppförande och ClickUp som det operativa lagret för samordning av ärendehantering.
Hur hjälper detta med system för tidig varning?
Agenten omvandlar tidiga varningssignaler (frånvaro från lektioner, sänkta betyg, oro från lärare) till ärendehanteringsuppgifter när mönster indikerar förhöjd risk. Istället för att en lärare skickar en varning som går till en enda rådgivare, sammanställer systemet varningar tillsammans med beteenderelaterade hänvisningar och andra signaler för att ge CARE-teamet en helhetsbild. Detta är samma samordningsmetod som används för andra arbetsflöden inom högre utbildning, såsom regelefterlevnad och bidragsförvaltning.
Hur hanteras elevernas integritet när flera avdelningar är inblandade?
Arbetsytan tillämpar åtkomst enligt principen ”behov av att veta” genom ClickUps behörighetssystem. En ärendehanterare kan se hela ärendets tidslinje. En kontaktperson vid rådgivningscentret ser endast att en remiss har gjorts och om studenten har tagit kontakt, inte de underliggande detaljerna om beteendet. En lärare som skickade in den ursprungliga anmälan ser endast en bekräftelse på att ärendet har mottagits och behandlas. Behörighetsnivåerna överensstämmer med FERPA:s standard för legitimt utbildningsintresse.
Är detta endast användbart för stora universitet med dedikerade CARE-team?
Nej. Community colleges och små institutioner med begränsad personalstyrka har störst nytta av automatiserad triagering och uppföljning av remisser, eftersom de ofta har färre personer som täcker fler roller. Ett studentkontor med två personer får samma strukturerade arbetsflöde, eskaleringsvägar och dokumentationsspår som ett CARE-team med 15 personer vid ett forskningsuniversitet. Systemet skalar automatiskt utifrån din teamstorlek och remissvolym.