Amerikanska högskolor och universitet har förlorat 2,7 miljoner studenter sedan 2010, och den demografiska nedgången förväntas leda till att antalet gymnasieavgångar minskar med ytterligare 13 % fram till 2041. Antagningsteamen hanterar fortfarande processen från förfrågan till antagning med hjälp av isolerade CRM-system, kalkylblad och e-posttrådar. En AI-agent inbyggd i en projektledningsplattform kan automatisera ansökningshantering, uppföljning av resultat, kommunikationskampanjer, utvärdering av överförda poäng och samordning mellan avdelningar från första förfrågan till inflyttningsdagen. Nedan finns en färdig AI-agentprompt som du kan klistra in i ClickUp för att skapa en komplett arbetsyta för antagningsverksamheten på några minuter.
Nedan följer en färdig AI-prompt som du kan klistra in i ClickUp för att skapa en komplett arbetsyta för rekryteringsprocessen på bara några minuter. Men innan du använder den är det bra att titta på de samordningsproblem som ett sådant här system är avsett att lösa. För de flesta rekryteringsteam handlar problemet inte om brist på verktyg. Problemet är snarare att rekryteringsprocessen sträcker sig över alltför många system och kontor för att någon ska kunna få en tydlig helhetsbild, från förfrågan till inflyttningsdagen.
Vem bör använda denna konfiguration för registreringsprocesser
Denna lösning är avsedd för team som arbetar med antagning, antagningschefer, personal inom studiestödsadministration, CRM-ansvariga, koordinatorer för överflyttningar, introduktionsteam samt tvärfunktionella antagningschefer som ansvarar för att lotsa studenterna från den första förfrågan till antagen status. Den är särskilt användbar för lärosäten som redan har ett CRM- och SIS-system på plats men som fortfarande förlitar sig på manuell samordning för att hantera överlämningar, deadlines och stöd för antagningsresultat mellan olika avdelningar.
Problemet: Ert rekryteringsteam hanterar en krympande rekryteringsprocess med samma verktyg som de använde när den var på uppgång
Om du arbetar med antagningsfrågor talar siffrorna emot dig. Den så kallade antagningskrisen har redan inträffat: högskolorna upplevde sammantaget en nedgång på 15 % i antalet antagna mellan 2010 och 2021, och WICHE förutspår att 38 delstater kommer att se ytterligare nedgångar i antalet gymnasieavgångar fram till 2041. Den genomsnittliga antagningsgraden vid fyraåriga lärosäten har sjunkit till cirka 33,7 %, vilket innebär att två av tre antagna studenter väljer att studera någon annanstans.
Ändå arbetar de flesta antagningskontor fortfarande med samma splittrade verktygslåda: ett CRM-system för hantering av förfrågningar, ett separat studentinformationssystem för ansökningshantering, kalkylblad för beräkning av antagningsresultat, e-post för samordning mellan avdelningarna med studiestöd, boende och introduktionsprogram, samt manuella överlämningar i varje steg av antagningsprocessen. När en blivande student går från att vara en förfrågare till sökande, antagen, inskriven och slutligen registrerad, matas uppgifterna in flera gånger, kommunikationsluckor uppstår och inget enskilt system ger en helhetsbild.
Insatserna är högre än någonsin. Varje procentenhets förbättring av avkastningen kan innebära miljoner i intäkter från studieavgifter. Varje missad kontaktpunkt i kommunikationskedjan kan leda till att en student väljer en konkurrent. Och varje dags fördröjning i bedömningen av överförda poäng kan kosta ett antagningsbeslut.
Så här löste Wake Forest University problemet: Wake Forest University samlade team från isolerade plattformar i ett enda system med hjälp av ClickUp Dashboards, vilket möjliggjorde rapportering i realtid och samordning mellan avdelningarna.
Morey Graham, projektledare för alumn- och givarservice:
Nu kan vi samarbeta inom ett och samma system och få överblick över viktig information. Detta gör det möjligt för våra olika team att rapportera framsteg, identifiera problem med arbetsbelastning och kapacitet samt planera på ett mer precist sätt.
Det är just där möjligheten ligger. Det handlar inte om att ersätta de centrala registreringssystemen, utan om att skapa ett gemensamt gränssnitt som samordnar övergångarna mellan dem. Det snabbaste sättet att testa den modellen är att skapa en fungerande lösning för registreringshantering inom er projektledningsplattform.
Vill du testa en liknande modell i din egen antagningsprocess? Börja med mallen nedan och anpassa den efter dina kursmål, elevgrupper och utmaningar i arbetsflödet.
Så här löste Wake Forest University problemet: Wake Forest University samlade team från isolerade plattformar i ett enda system med hjälp av ClickUp Dashboards, vilket möjliggjorde rapportering i realtid och samordning mellan avdelningarna.
Morey Graham, projektledare för alumn- och givarservice:
Nu kan vi samarbeta inom ett och samma system och få överblick över viktig information. Detta gör det möjligt för våra olika team att rapportera framsteg, identifiera problem med arbetsbelastning och kapacitet samt planera på ett mer precist sätt.
Nu kan vi samarbeta inom ett och samma system och få överblick över viktig information. Detta gör det möjligt för våra olika team att rapportera framsteg, identifiera problem med arbetsbelastning och kapacitet samt planera på ett mer precist sätt.
Det är just där möjligheten ligger. Det handlar inte om att ersätta de centrala registreringssystemen, utan om att skapa ett samlat gränssnitt som hanterar övergångarna mellan dem. Det snabbaste sättet att testa den modellen är att skapa en fungerande lösning för registreringshantering direkt i er projektledningsplattform.
Vill du testa en liknande modell i din egen antagningsprocess? Börja med mallen nedan och anpassa den efter dina kursmål, elevgrupper och utmaningar i arbetsflödet.
Det är just där möjligheten ligger. Det handlar inte om att ersätta de centrala registreringssystemen, utan om att skapa ett samlat gränssnitt som hanterar övergångarna mellan dem. Det snabbaste sättet att testa den modellen är att skapa en fungerande lösning för registreringshantering direkt i er projektledningsplattform.
Vill du testa en liknande modell i din egen antagningsprocess? Börja med mallen nedan och anpassa den efter dina kursmål, elevgrupper och utmaningar i arbetsflödet.
Vill du testa en liknande modell i din egen antagningsprocess? Börja med mallen nedan och anpassa den efter dina kursmål, elevgrupper och utmaningar i arbetsflödet.
Uppgiften: Skapa en arbetsyta för din rekryteringsverksamhet med hjälp av AI
Kopiera den här prompten, klistra in den i ClickUp Brain för att skapa din egen ClickUp Super Agent, fyll i din institutions uppgifter, så får du ett komplett arbetsutrymme för antagningsprocessen med uppföljning av ansökningsflödet, kommunikationsflöden, automatiseringsregler och allt annat.
Resultatet bör ge dig ett gediget första utkast till din verksamhetsstruktur, inklusive stegvisa arbetsflöden, kontrollpunkter vid överlämningar, logik för tidsfrister och översikt över olika team. Din personal kan sedan anpassa den efter er ansökningsvolym, rekryteringsstrategi och institutionella begränsningar.
Resultatet bör ge dig ett gediget första utkast till din verksamhetsstruktur, inklusive stegvisa arbetsflöden, kontrollpunkter vid överlämningar, logik för tidsfrister och översikt över olika team. Din personal kan sedan anpassa den efter er rekryteringsvolym, er rekryteringsstrategi och institutionella begränsningar.
Uppmaning:
→ Är du redo att skapa din första Super Agent?
Öppna ClickUp Brain och klistra in uppmaningen ovan för att skapa en anpassad Super Agent för din arbetsyta.
Så här ställer du in det i ClickUp (4 steg)
Steg 1: Skapa strukturen för ditt arbetsområde
Skapa ett särskilt utrymme med namnet ”Anmälningshantering” med fem mappar:
- Rekryteringsprocessen: listor sorterade efter steg i rekryteringsprocessen (potentiella kandidater, förfrågningar, sökande, antagna, som betalat anmälningsavgift, inskrivna) eller efter läsår
- Kommunikationskampanjer: listor för varje kampanjsekvens (uppföljning av förfrågningar, slutförande av ansökningar, utnyttjande, återvinningskampanj) med uppgifter per kontaktpunkt
- Samordning av studiestöd: listor för handläggning av FAFSA-ansökningar, sammanställning av beviljade stöd, överklaganden och hantering av stipendier
- Överföring och poängöverföring: listor över pågående bedömningar, överföringsavtal och avslutade bedömningar
- Introduktion och introduktionsprocess: listor för hantering av sessioner, checklistor inför anmälan samt samordning av uppgifter mellan avdelningar
Steg 2: Konfigurera anpassade fält för varje registreringsuppgift
Lägg till dessa fält i dina mallar för registreringsuppgifter så att varje potentiell kund och varje process har sina viktigaste uppgifter ( se alla typer av anpassade fält ):
| Fält | Typ | Syfte |
| Trattfas | Rullgardinsmeny | Intresserad, Förfrågan, Sökande, Antagen, Betalning gjord, Inskriven |
| Källa: student | Rullgardinsmeny | Besök på gymnasiet, Högskolemässa, Digitalt, Rekommendation, Överflyttning |
| Akademiskt intresse | Rullgardinsmeny | Planerad huvudinriktning eller utbildningsprogram |
| Uppehållsstatus | Rullgardinsmeny | Inom delstaten, utanför delstaten, internationellt |
| Status för studiestöd | Rullgardinsmeny | Ingen FAFSA, FAFSA mottagen, Verifierad, Sammanställd, Beviljad |
| Avkastningsrisk | Rullgardinsmeny | Låg, medel, hög (baserat på engagemangssignaler) |
| Nettopris | Valuta | Total kostnad minus allt stöd |
| Sista inbetalningsdag | Datum | Sista datum för inbetalning |
Steg 3: Klistra in kommandot i ClickUp Brain
Öppna ClickUp Brain i ditt nya utrymme och klistra in uppmaningen ovan. Fyll i dina variabler (institutionens namn, önskad klassstorlek, ansökningsvolym, antagningsgrad, antal anställda). Brain skapar sedan pipelinestrukturen, kommunikationsflödena och automatiseringsreglerna i form av uppgifter och deluppgifter som du kan använda direkt. (Är du ny på Super Agents? Se hur du skapar din första steg för steg.)
Steg 4: Ställ in automatiseringar för löpande hantering
Konfigurera dessa grundläggande automatiseringar så att systemet sköter sig själv ( läs mer om hur anpassade fält fungerar i automatiseringar ):
| När… | Sedan… |
| En ny förfrågan skapas | Starta en utredning, skapa en kommunikationsplan och tilldela ansvaret till områdesrådgivaren |
| Ansökans status ändras till ”Avslutad” | Starta granskningen av ansökan, meddela antagningskommittén |
| Den antagna studenten har inte betalat in någon anmälningsavgift efter 14 dagar | Ändra avkastningsrisken till ”Hög” för att utlösa personlig kontakt från rådgivaren |
| Den antagna studenten har inte anmält sig till introduktionskursen inom utsatt tid | Skapa en uppföljningsuppgift, meddela antagningskoordinatorn |
| Handläggningstiden för bedömning av överförda studiepoäng överskrider den avtalade servicetiden på fem dagar | Eskalera till avdelningschefen, markera i översiktspanelen för överföringsprocessen |
Vad agenten hanterar under hela registreringsprocessen
En AI-agent för antagningsprocesser är inte en chattbot som besvarar frågor från potentiella studenter. Det är ett system som körs i din projektledningsmiljö och sköter det strukturerade, repetitiva arbete som ditt antagningsteam idag utför manuellt: att lotsa potentiella studenter genom olika steg i antagningsprocessen, sätta igång kommunikation, samordna mellan avdelningar och flagga studenter som riskerar att hoppa av innan de tappar intresset.
| Livscykelstadium | Vad mäklaren gör | Vad det ersätter |
| Rekrytering | Spårar potentiella kunder, hanterar tilldelningen av säljområden och följer upp antalet förfrågningar i förhållande till målen per region och program | Kalkylbladsbaserad områdeshantering och manuell spårning av källor |
| Handläggning av ansökningar | Hanterar ansökningar genom granskningsfaserna, markerar ofullständiga ansökningar, tilldelar granskare och följer upp beslutets status | Lösningar för CRM och samordning av granskare via e-post |
| Avkastningsstyrning | Övervakar inlåningsräntor per segment, sätter igång stegvisa uppföljningsåtgärder för kunder som inte har gjort någon insättning, flaggar indikatorer på avkastningsrisk | Veckorapporter över avkastning som sammanställs manuellt utifrån SIS-exporter |
| Samordning av studiestöd | Spårar statusen för FAFSA-handläggningen, hanterar överklagandeprocesser och ger antagningsenheten insyn i tidsplanerna för studiestödsberäkningen | Statusförfrågningar via e-post mellan antagningsenheten och studiestödsavdelningen |
| Utvärdering av överföringen | Hantera processen för betygsgranskning med uppföljning av SLA, länkar till överföringsavtal och eskalering av försenade granskningar | Pappersbaserade utvärderingsprotokoll och manuell kontakt med avdelningarna |
| Introduktion | Samordnar förberedande uppgifter inför inskrivningen mellan bostadsförvaltningen, studieadministrationen, IT-avdelningen, matserveringen och hälsovården, med uppföljning av genomförandet | Separata avdelningsspecifika checklistor utan en samlad översikt över studenterna |
Vill du se hur Super Agents fungerar i en riktig ClickUp-miljö? Titta på genomgången nedan för att se hur AI-genererade arbetsflöden, uppgifter och automatiseringar fungerar i praktiken.
Variationer för olika typer av institutioner
Ovanstående uppmaning fungerar på alla högskolor och universitet som använder ClickUp. Anpassa uppmaningen efter din institution:
| Typ av institution | Viktiga justeringar |
| R1-forskningsuniversitet (över 20 000 ansökningar) | Lägg till rekryteringsprocesser för forskarutbildningar och yrkesinriktade program. Inkludera uppföljning av forskningsassistenttjänster och stipendier i systemet för studiestöd. Lägg till arbetsflöden för hantering av I-20-formulär för internationella studenter. Anpassa kommunikationskampanjer efter fakultet/skola. |
| R2-universitet (5 000–20 000 ansökningar) | Fokusera på rekryteringskanalerna för grundutbildning och masterutbildning. Lägg till översiktspaneler för regionala rekryteringsområden. Ta med dubbla inskrivningar och förberedande högskoleutbildningar som källor till potentiella studenter. |
| Högskola med huvudsaklig inriktning på grundutbildning (1 000–5 000 ansökningar) | Lägg större vikt vid antagningshantering för en mindre antagningsgrupp. Lägg till schemaläggning och uppföljning av campusbesök som en indikator för antagningsresultat. Inkludera samordningen av idrottsrekrytering. Förenkla till en enda rekryteringsprocess för grundutbildningen. |
| Community college (öppen antagning) | Ersätt urvalsprocessen med en registreringsprocess. Fokusera på andelen ifyllda FAFSA-ansökningar och sammanställningen av studiestöd. Lägg till uppföljning av anmälningar till icke-poänggivande kurser och yrkesutbildningar. Lägg tonvikten på en introduktionsprocess som syftar till att behålla studenterna. |
| Yrkesutbildning (löpande antagning) | Lägg fokus på hanteringen av intagningsgrupper utifrån startdatum snarare än årliga cykler. Inför uppföljning av samarbeten med arbetsgivare i samband med arbetsförmedling. Inkludera samordning av veteranförmåner och finansiering för kompetensutveckling. Följ upp behörigheten till licensieringsprov som ett krav före antagning. |
Hantera anmälningsprocessen på ett och samma ställe
Antagningsprocessen bryter samman när uppföljning av sökande, kommunikation, samordning av studiestöd, utvärdering av överflyttningar och introduktionsuppgifter hanteras i separata system utan en gemensam översikt. Med ClickUp Brain, anpassade fält och automatiseringar kan din institution omvandla antagningsprocessen till ett enda standardiserat system som möjliggör snabbare uppföljning, smidigare överlämningar, bättre översikt över antagningsresultat och en högre andel avslutade ansökningar före antagningen.
Målet är inte att ersätta era CRM-, SIS- eller studiestödsystem. Det handlar istället om att minska samordningsarbetet kring dessa system, förbättra översikten över hela antagningsprocessen och hjälpa ert team att agera tidigare på de signaler som påverkar klassbildningen och bortfallet. Börja med uppmaningen ovan, anpassa den efter er antagningsvolym och era utmaningar, och skapa en lösning som ert team faktiskt kan använda varje antagningsomgång. Kom igång gratis med ClickUp.
Vanliga frågor
Kan AI verkligen öka avkastningen?
Systemet förutsäger inte vilka studenter som kommer att anmäla sig. Det säkerställer istället att varje antagen student får snabb och personlig uppföljning och att ingen hamnar mellan stolarna. Genom att automatisera kommunikationsflöden, flagga anmälningar där engagemanget avtar och ge studievägledare realtidsinsyn i studenternas engagemangssignaler hjälper systemet ditt team att fokusera insatserna där det behövs mest. Även små förbättringar av antagningsgraden, på 1–2 procentenheter, kan i stor skala leda till betydande intäkter.
Ersätter detta vårt CRM-system för registrering, som Slate eller TargetX?
Nej. Ert CRM-system är den primära databasen för uppgifter om potentiella kunder, ansökningsuppgifter och kommunikationshistorik. ClickUp-agenten är det operativa verktyget där ert team samordnar avdelningsöverskridande arbete: överlämningar av studiestöd, bedömningar av överförda studiepoäng, planering av introduktionsprogram och interna arbetsflöden som sträcker sig över flera kontor. De fyller olika syften och fungerar bäst tillsammans.
Hur ser det ut med datasäkerheten för elevuppgifter och efterlevnaden av FERPA?
ClickUp är certifierat enligt SOC 2, ISO 27001, ISO 27017, ISO 27018 och ISO 42001 och stöder SSO, rollbaserade behörigheter samt kryptering både vid lagring och överföring. Registreringsuppgifter kan begränsas efter roll, så att studievägledare ser sina ansvarsområden medan personalen som hanterar studiestöd ser arbetsflödena för studiestödsberäkningar. Inga data används för att träna AI-modeller.
Är detta användbart för kommunala högskolor med öppen antagning?
Absolut. Även högskolor med öppen antagning har komplexa antagningsprocesser: uppföljning av ifyllda FAFSA-ansökningar, samordning av placeringstester, hantering av introduktionskurser och registrering till icke-poänggivande program. Verktyget automatiserar den operativa delen av antagningsprocessen, oavsett om ni har ett selektivt antagningsförfarande eller inte. Tack vare de flexibla inställningarna kan ni hoppa över den selektiva delen av processen och istället fokusera på registrering och introduktion.
Hur hänger detta ihop med andra arbetsflöden inom högre utbildning?
Antagningsarbetet berör nästan alla avdelningar. Denna arbetsyta kopplas smidigt samman med resursplanering för klassrums- och bostadskapacitet, läroplansplanering utifrån efterfrågan på utbildningsprogram samt uppföljning av kompetensutveckling för utbildning av antagningspersonal. Med ClickUps relationsfält kan du koppla antagningsdata till uppgifter i vilken annan arbetsyta som helst.