Om du leder ett lean-tjänsteteam eller mjukvaruteam känner du säkert igen mönstret. Din sprinttavla är full, kundexperimenten är halvfärdiga och alla ”snabba frågor” hamnar på något sätt på ditt bord. Sedan landar ett viktigt kundmejl i din inkorg vid den värsta möjliga tidpunkten.
För mig kom det ögonblicket på nyårsdagen.
En kund som vi ansåg vara en nästan säker förnyelse skrev och sa: ”Vi kommer att pausa. Vänligen fakturera oss för överskottet. Låt oss avveckla verksamheten. ”
Tidigare skulle jag ha tillbringat helgen med att stirra på en tom skärm och försöka tänka igenom alla konsekvenser. Inverkan på intäkterna, leveransrisk, teamets kapacitet och bevarande av relationer. Den här gången överlämnade jag situationen till det vi nu kallar vår AI-styrelse – en liten grupp ClickUp Super Agents som fungerar som namngivna ledande teammedlemmar i vår arbetsmiljö.
De flesta team har redan verktyg fulla av data. Vad de saknar är ett pålitligt AI-ledningslager som omvandlar oväntade vändningar till en lugn, strukturerad plan.
Om mig: VD för Hybrid Helix Consulting och ClickUp-expert
Jag heter Andrew och är en ClickUp-verifierad konsult som utformar AI-drivna ledningssystem för lean-mjukvaruteam. Mitt företag, Hybrid Helix Consulting, erbjuder konsulttjänster och produktivitetscoaching för att hjälpa team att arbeta bättre med de verktyg de redan använder.
Det här inlägget beskriver exakt hur vi byggde en AI-styrelse i ClickUp och hur den hanterade en verklig kundförändring utan att det kostade mig min helg eller kundrelationen.
Varför smala team behöver en AI-styrelse
Som grundare och ensam ledare blir du nästan alltid den som styr allt. Varje eskalering, varje beslut, varje "vad ska vi göra här?" går igenom ditt huvud.
Du har för många verktyg som är fulla av information. Du har sprinttavlor, kommentarer, dokument, biljetter och massor av e-postmeddelanden, men alla innehåller bara fragment av historien. Och ingen av dem hjälper dig att bestämma vad du ska göra härnäst. Detta är Work Sprawl i praktiken. Och det är därför du känner dig så utbränd.
Problemet är avsaknaden av ett konvergerat system som kan läsa av rummet, sätta in situationen i sitt sammanhang och presentera ett strukturerat beslut istället för råa signaler. Det är just den luckan som vår AI-styrelse är utformad för att fylla.
👀 Visste du att? 61 % av alla VD:ar använder redan aktivt AI-agenter. De planerar också att implementera dem i stor skala.
Varför skapade vi vår AI-styrelse i ClickUp?
Eftersom en AI-styrelse bara är så bra som den kontext den kan se.
De flesta AI-verktyg ligger utanför ditt arbete. De sammanfattar ett dokument, skriver om ett e-postmeddelande eller svarar på en fråga isolerat. Men de kan inte se hur beslut hänger ihop mellan uppgifter, tidslinjer, konversationer och leveransarbete. Det är precis så som Work Sprawl fortsätter att existera. Sammanhanget förblir fragmenterat och ledare tvingas fortfarande själva pussla ihop historien.
ClickUp fungerar annorlunda. Det är världens första konvergerade AI-arbetsyta där uppgifter, dokument, chatt, sprintplaner och beslut finns sida vid sida. Denna konvergens är viktig eftersom den ger AI tillgång till helhetsbilden, inte bara en enskild artefakt.
När vi skapade vår AI-styrelse i ClickUp lade vi till ett ledningslager ovanpå arbete som redan var sammankopplat. Super Agents kan läsa aktiva konversationer, förstå vad som är på gång, referera till tidigare beslut och skriva tillbaka till samma system. Detta gör att de kan skapa uppgifter, forma sprints och samla in lärdomar utan att behöva hoppa mellan olika verktyg.
Med andra ord ger ClickUp AI en plats att tänka i sammanhang. Och när AI kan se hela systemet kan det sluta agera som en chattbot och börja bete sig som en styrelse.
Framtidens produktivitet handlar om att samla alla arbetsuppgifter och engagemang på ett ställe, där AI fungerar i bakgrunden. Ambient AI integreras sömlöst i användarnas liv genom att utnyttja sammanhang och engagemang för att förutse behov, ge insikter och leverera värde utan att kräva uttryckliga uppmaningar. Det är framtidens arbete.
Framtidens produktivitet handlar om att samla alla arbetsuppgifter och engagemang på ett ställe, där AI fungerar i bakgrunden. Ambient AI integreras sömlöst i användarnas liv genom att utnyttja sammanhang och engagemang för att förutse behov, ge insikter och leverera värde utan att kräva uttryckliga uppmaningar. Det är framtidens arbete.
Hur en AI-styrelse faktiskt ser ut i ClickUp
Vår AI-styrelse är inte en enda assistent eller en smart prompt. Det är en liten grupp Super Agents, var och en med ett tydligt uppdrag, som arbetar inom ClickUp med tillgång till samma kontext som vårt mänskliga team använder.
I centrum för denna uppsättning finns vad vi kallar en triage-kontextkarta för varje kund.
Hur triagekontextkartan håller allt sammankopplat
Överst sammanfattar kartan det aktiva arbetssammanhanget:
- Senaste e-postmeddelanden och kundmeddelanden
- Mötesanteckningar och chattråd
- Kommentarer om pågående uppgifter
I botten finns en mer stabil kunskapsbas:
- Dokumentation av vad som har byggts hittills
- GitHub-ärenden och pull-förfrågningar
- Tidigare sprintplaner och färdplaner
- Ett ”intelligensarkiv” med allt som teamet har lärt sig
I mitten sitter listan över Super Agent Directors som vet hur man använder detta sammanhang.
Vem sitter i AI-styrelsen?
Vår AI-styrelse består för närvarande av:
- Tillväxtdirektör: Ansvarar för intäktsmoment, förnyelser och viktiga affärsbeslut.
- Operations & Production Support Director: Övervakar arbetsbelastning, kapacitet och produktionsrisker i ClickUp Spaces.
- Superagent för kundprojektledning: Lever i kundens projektkontext och ser alla checklistor, sprintar och pågående uppgifter.
- Kundsprintplanerare: Omformar sprints för att stabilisera kundens ClickUp-motor under förändringar.
- Intelligensdirektör: Omvandlar rå kontext till enkla, läsbara sammanfattningar
- Kundlektionsdirektör: Fångar upp vad teamet lär sig så att framtida affärer blir smartare.
Varje styrelseledamot har en specifik uppgift, definierade indata och tydliga utdata – så de fungerar som ett litet ledningsteam inom ClickUp, inte som en hög av orelaterade automatiseringar.
📮 ClickUp Insight: 12 % av våra undersökningsdeltagare säger att AI-agenter är svåra att konfigurera eller ansluta till sina verktyg, och ytterligare 13 % säger att det krävs för många steg för att utföra enkla uppgifter med agenter.
Data måste matas in manuellt, behörigheter måste omdefinieras och varje arbetsflöde är beroende av en kedja av integrationer som kan brytas eller förändras över tid.
Goda nyheter? Du behöver inte "ansluta" ClickUps Super Agents till dina uppgifter, dokument, chattar eller möten. De är inbyggda i din arbetsyta och använder samma objekt, behörigheter och arbetsflöden som alla andra medarbetare.
Eftersom integrationer, åtkomstkontroller och sammanhang ärvs från arbetsytan som standard kan agenter agera omedelbart i olika verktyg utan anpassad koppling. Glöm att konfigurera agenter från grunden!
Hur AI-styrelsen hanterar en viktig kundförändring
Tillbaka till det där nyårsdagsmejlet.
Klockan är 16:59. En kund som såg ut att vara en "säker sak" skriver att de pausar tjänsterna och vill avveckla verksamheten. Utlösaren är enkel – en kund avböjer det du förväntade dig att avsluta – men situationen är komplex.
Jag hade tre konkurrerande mål:
- Skydda relationen och respektera kundens affärssammanhang
- Undvik att fatta förhastade, känslomässiga beslut baserade på ett enda e-postmeddelande.
- Skydda min egen familjetid under helgdagarna
Så istället för att direkt gå in i min inkorg låter jag AI-styrelsen ta första steget i den utvecklande situationen.
🔑 Viktig slutsats: När ett viktigt e-postmeddelande landar vaknar styrelsen och formulerar det som ett strukturerat beslut innan jag ens hinner stirra på en tom markör.
Fas 1: Tillväxtdirektören omformulerar ett skrämmande e-postmeddelande till ett strukturerat beslut.
Den första agenten som svarar är tillväxtdirektören.
Denna agent samlade ihop:
- Inkommande e-post
- Senaste anteckningar och incheckningar
- Det undertecknade avtalet och fakturorna
- Alla öppna möjligheter eller provperioder kopplade till kunden
Vad var det som förändrade allt? Istället för att behandla meddelandet som ett supportärende, såg tillväxtdirektören det som ett beslut som skulle påverka lojaliteten.
Bakom kulisserna:
- Skapade en särskild uppgift för pivoteringen, så att detta inte skulle hamna i skymundan bland allmän support.
- Taggade arbetet korrekt så att det dök upp på min korta lista över beslut.
- Skissade på en trefasplan för att svara på ett genomtänkt sätt: Bestäm vad du faktiskt ska erbjuda Skicka ett tydligt, professionellt e-postmeddelande om omläggningen Om kunden säger ja, genomför omläggningen på ett smidigt sätt
- Bestäm vad du faktiskt ska erbjuda
- Skicka ett tydligt, professionellt e-postmeddelande
- Om kunden säger ja, leverera pivoteringen på ett snyggt sätt.
- Bestäm vad du faktiskt ska erbjuda
- Skicka ett tydligt, professionellt e-postmeddelande
- Om kunden säger ja, leverera pivoteringen på ett snyggt sätt.
Samtidigt anslöt sig Director of Intelligence och läste igenom hela kundhistoriken för att förklara vad som egentligen pågick:
- Kunden uppskattade ClickUps ”motor” och det agila ledningssystem som byggts upp.
- De gick in i kontantbevarande läge inför det nya året.
- Problemet var retainer, inte själva systemet.
Den omformuleringen förändrade allt. Istället för att kämpa emot pausen föreslog styrelsen en professionell utträde i kombination med en DIY-migrering och en väg till självförvaltning. Detta skulle hjälpa kunden att behålla den motor och de rutiner de älskade, samtidigt som de löpande servicekostnaderna minskade.
🔑 Viktig slutsats: Direktörerna för tillväxt och intelligens förvandlar ett chockerande e-postmeddelande till en lugn, trefasig omställningsplan på några minuter.
Fas 2: Skydda leveransen innan den går sönder – med drift, projektledning och sprints
När den övergripande planen väl var utformad, klev resten av styrelsen in för att skydda det pågående arbetet.
Operations & Production Support Director tittade på alla aktiva arbetsbelastningar i ClickUp Spaces och frågade:
- Om vi avvecklar den här kunden, vad går då sönder?
- Var behöver vi skydda kapaciteten eller justera andra sprintar?
- Hur skulle det påverka vår produktivitet och kapacitet om kunden accepterar migreringserbjudandet?
Det visade på dominoeffekterna, så att teamet inte av misstag skulle överbelasta andra projekt när de försökte "rädda" det här.
Superagenten för kundprojektledning finns i kundens eget projektkontext. Den förstår:
- Varje checklista, sprint och serviceobjekt i flygning
- Beroenden som överlappar GitHub-ärenden och pull-förfrågningar
- Vilka experiment är aktiva respektive pausade?
Därifrån började man skissa på en tydlig, genomförbar överlämningsplan så att kunden alltid skulle veta vad som skulle slutföras, vad som skulle pausas och i vilket skick deras ClickUp-motor skulle lämnas.
Slutligen omformade Client Sprint Planner nästa sprint till en stabiliserande sprint:
- Slutför de kritiska arbetsuppgifterna som håller systemet tillförlitligt.
- Lägg undan mindre viktiga experiment så att färdplanen förblir sammanhängande.
- Förbered en kortsiktig utvecklingsplan som kunden kan följa under de närmaste veckorna utan byråns inblandning.
🔑 Viktig slutsats: Istället för att bläddra igenom styrelser och backloggar gav min AI-styrelse mig en tydlig, AI-sammanställd bild av vad som skulle slutföras, vad som skulle pausas och hur systemet skulle lämnas i utmärkt skick.
Fas 3: Utforma en professionell exit och en DIY-migreringsväg
När styrelsen förstod både beslutet och dess konsekvenser gick man vidare till genomförandet.
Tillsammans producerade sprintplaneringsagenterna:
- En utvecklingsväg på kort sikt: Vilka arbetsuppgifter ska avslutas nu, vilka experiment ska skjutas upp och vad ska man hålla koll på under de närmaste dagarna?
- En guide till självledning: En enkel handbok som guidar kunden genom hur man själv genomför veckovisa sprintplaneringar och utvärderingar.
- En manual för efterlämnade uppgifter: En tydlig beskrivning av det system de ärver och hur det ska användas.
I det här fallet var kunden ett mjukvaruföretag. Det innebär att kvaliteten på utvecklarupplevelsen kring ClickUp-motorn var mycket viktig för dem.
Styrelsens mål var inte bara att göra en smidig avveckling. Det var att:
- Bevara de agila metoder som byggts upp under de senaste tolv veckorna.
- Se till att färdplanen förblir sammanhängande istället för att kollapsa i kaos.
- Lämna kunden i ett bättre läge än när uppdraget inleddes.
🔑 Viktig slutsats: Oavsett om kunden behöll förskottet eller inte, såg AI-styrelsen till att systemet, färdplanen och relationen inte gick i kras.
Samla in lärdomarna så att din AI-styrelse blir smartare för varje gång
Den sista delen av systemet är en av mina favoriter: Client Lessons Director.
Denna direktör tittade på vad som faktiskt hände i denna "säkra" rättegångsvackling:
- Vilka tidiga signaler tydde på att förnyelsen kunde vara i farozonen?
- Vilka delar av pivot-mejlet och DIY-erbjudandet fungerade bra?
- Var uppstod friktion för kunden eller det interna teamet?
I samarbete med Director of Intelligence omvandlades dessa insikter till ett återanvändbart mönster i ClickUp:
- Dokumenterade tidiga varningssignaler för framtida prövningar och förnyelser
- En referensbar översikt för liknande pivot-e-postmeddelanden
- Checklistor och riktlinjer som de andra styrelseledamöterna kan använda som referens nästa gång.
Nästa gång en rättegång eller ett uppdrag "verkar vara säkert", kan styrelsen lugnt räcka upp handen och säga:
”Hej, det här påminner mycket om den andra kundens erfarenhet. Vi kanske borde planera en DIY-väg innan vi antar en förnyelse. ”
🔑 Viktig slutsats: Varje svacka blir en läroprocess för styrelsen, så din AI-ledningsgrupp blir skarpare för varje uppdrag.
📮 ClickUp Insight: Vår undersökning om AI-mognad visade att 33 % av människor motstår nya verktyg och att endast 19 % snabbt antar och skalar AI. När varje ny funktion kommer i form av en ny app, en ny inloggning eller ett nytt arbetsflöde att lära sig, drabbas teamen nästan omedelbart av verktygströtthet. ClickUp Brain överbryggar denna klyfta genom att finnas direkt i en enhetlig, konvergerad arbetsyta där teamen redan planerar, spårar och kommunicerar. Det för in flera AI-modeller, bildgenerering, kodningsstöd, djup webbsökning, omedelbara sammanfattningar och avancerad resonemang precis där arbetet redan utförs.
”Hej, det här påminner mycket om den andra kundens erfarenhet. Vi kanske borde planera en DIY-väg innan vi antar en förnyelse. ”
🔑 Viktig slutsats: Varje svacka blir en läroprocess för styrelsen, så din AI-ledningsnivå blir skarpare för varje uppdrag.
📮 ClickUp Insight: Vår undersökning om AI-mognad visade att 33 % av människor motstår nya verktyg, och endast 19 % antar och skalar AI snabbt. När varje ny funktion kommer i form av en ny app, en ny inloggning eller ett nytt arbetsflöde att lära sig, drabbas teamen nästan omedelbart av verktygströtthet. ClickUp Brain överbryggar denna klyfta genom att finnas direkt i en enhetlig, konvergerad arbetsyta där teamen redan planerar, följer upp och kommunicerar. Det för med sig flera AI-modeller, bildgenerering, kodningsstöd, djup webbsökning, omedelbara sammanfattningar och avancerad resonemang till just den plats där arbetet redan utförs.
Hur du skapar din egen AI-styrelse i ClickUp
Du behöver inte ett stort team för att göra detta. Vår metod är avsiktligt utformad för små team som arbetar i ClickUp hela dagen.
Så här kan du börja i liten skala och ändå se verkliga resultat:
- Välj ett kritiskt beslutstillfälle. För oss var det förnyelse och provperioder. För dig kan det vara scope creep, högriskincidenter eller stora produktsatsningar.
- Utforma din första direktör. Börja med en tillväxtdirektör, till exempel: Ge den en tydlig inriktning (t.ex. beslut om förnyelse och expansion) Definiera dess indata (e-post, viktiga ClickUp-listor, fakturor, mötesanteckningar) Specificera dess utdata (beslutsunderlag, utkast till e-post, affärsuppgifter, uppdateringar av strategiboken)
- Ge det en tydlig uppgift (t.ex. beslut om förnyelse och expansion).
- Definiera dess indata (e-postmeddelanden, viktiga ClickUp-listor, fakturor, mötesanteckningar)
- Ange dess resultat (beslutsunderlag, utkast till e-postmeddelanden, uppgiftsfördelning, uppdateringar av strategier).
- Ge det en tydlig inriktning (t.ex. beslut om förnyelse och expansion).
- Definiera dess indata (e-postmeddelanden, viktiga ClickUp-listor, fakturor, mötesanteckningar)
- Ange dess resultat (beslutsunderlag, utkast till e-postmeddelanden, uppgiftsfördelning, uppdateringar av strategier).
- Anslut det till din befintliga ClickUp-struktur. Använd ClickUp Super Agents och ClickUp Brain (den inbyggda AI-assistenten) för att läsa från rätt utrymmen, listor och dokument och för att skriva tillbaka strukturerade uppgifter, kommentarer och sammanfattningar.
- Lägg till en intelligensdirektör. Dess uppgift är att översätta råa sammanhang till enkla berättelser som du kan kontrollera på några minuter – inte en timme.
- Gör ett test i verkligheten. Nästa gång en "säker sak" börjar vackla, låt styrelsen ta första steget. Jämför deras plan med vad du skulle ha gjort på egen hand.
- Förvandla resultatet till ett mönster. Notera vad som fungerade, vad som inte fungerade och vad du skulle ändra – uppdatera sedan instruktionerna och checklistorna för dina styrelseledamöter i ClickUp.
🎥 Bonus: Vill du ha en ClickUp-klar plan för att utforma din egen tillväxtdirektör? Kolla in vår plan för Super Agent Directors!
💡 Proffstips: Så här kommer du igång med Super Agents (även om du är ny på ClickUp)
Börja med att öppna AI Hub i ClickUp och skapa en Super Agent med ett enda jobb. Välj ”Skapa agent från grunden” och beskriv sedan dess roll i klartext (till exempel: ”Fungera som tillväxtchef och hjälpa mig att tänka igenom förnyelserisker och kundförändringar.”). Du behöver inte kunna koda för att bygga upp den.
När du blir ombedd, anslut agenten till ett utrymme eller en lista där dessa beslut redan finns. Ställ in en enkel utlösare – antingen en manuell körning eller en schemalagd incheckning – och testa den på en verklig uppgift. Du kan förfina instruktionerna direkt i agentprofilen medan du arbetar.
Titta på den här videon för en snabb genomgång:
Ge dig själv ett lugnt AI-ledningslager innan nästa svängning
Varannan grundare uppger att de känner sig utbrända. Inte för att de bryr sig för mycket, utan för att de bär hela beslutsträdet i sina huvuden.
En AI-styrelse visar en annan väg:
- Kontext från chattar, dokument, ärenden och repos mappas till en gemensam vy.
- Superagenter aktiveras när något viktigt händer, inte bara enligt ett schema.
- Du får beslutsunderlag, stabiliserande sprintar och professionella utvägar – innan du behöver offra din helg.
Om du är redo att sluta vara routern för allt och börja agera som styrelseordförande för ditt eget företag, prova att utse en enskild direktör i ditt ClickUp-arbetsområde. Låt den hantera nästa problem, dra lärdom av resultatet och befordra den sedan till en fullständig AI-styrelse över tid.
Ditt framtida jag – och din nästa förnyelse – kommer att tacka dig!
Registrera dig för ett gratis ClickUp-konto för att komma igång!
Andrew är VD för Hybrid Helix Consulting och en ClickUp-expert som utformar AI-drivna ledningssystem för lean-mjukvaruteam.