Det här inlägget är skrivet av Ericka Marett, projektledare på Adhere Creative. Här berättar hon om hur hon hittade rätt projektledningsprogram för deras digitala byrå! Klicka här för att läsa mer om hur ClickUp kan hjälpa din digitala marknadsföringsbyrå.
Alla som har erfarenhet av byrålivet vet att ett bra projektledningssystem för marknadsföring kan avgöra ett projekts framgång eller misslyckande. Och även om de problem som byråer stöter på när de hanterar kunder kan vara likartade, beror den ideala lösningen på deras unika behov.
Under årens lopp har våra behov förändrats, vilket har lett till frustration över vissa begränsningar i det vi alltid använt. Så vi började vår jakt: vi tog ett steg tillbaka, kavlade upp ärmarna och den stora sökningen efter projektledningsprogramvaran började.
Vi börjar vår resa
Vår byrå, Adhere Creative, använde Basecamp i ungefär åtta år, och under lång tid älskade vi det! Det gjorde det möjligt för oss att enkelt kommunicera med kunder, arbeta med projekt som ett team och hålla ordning på deadlines. Men sakta men säkert växte vi ur det. Även om vi hade arbetat mot en förändring ett tag, kom den verkliga vändpunkten när vi implementerade agil projektledning.
Vi stängde butiken i ungefär en vecka och fördjupade oss i sprints, Kanban-tavlor, retrospektiver och mycket mer. I slutet av vår intensiva vecka hade vi blivit en smidig, effektiv stridsmaskin ledd av undertecknad, scrum-mästaren (infoga ondskefull skratt). Även om vi såg en ganska betydande ökning av vår effektivitet efter att ha implementerat Agile, insåg vi snabbt att Basecamp inte kunde hantera våra nya processer.
Det första varningssignalen var Kanban. Om du inte är bekant med Kanban kan du föreställa dig en tavla uppdelad i flera kolumner som representerar olika faser i ett projekt, till exempel pågående, kundgranskning och slutfört. Alla projekt flyttas över denna tavla för att visuellt representera hela byråns framsteg.
Tyvärr kunde Basecamp inte hantera den här typen av struktur, så medan vi arbetade med projekt i Basecamp ”flyttade” vi projekt till ett provisoriskt Kanban-system som vi byggt i Excel. Som du kan föreställa dig var det kaos.
Enkelt uttryckt växte vi ur Basecamp. Plattformen är enkel att använda och kostnadseffektiv för en nybyggd byrå, men när vi utvecklades hindrade den oss bara. Eftersom Basecamp skapade fler problem än det löste blev det uppenbart för alla i teamet att vi behövde en ny projektledningsplattform – och det snabbt.
Gör en lista, kontrollera den två gånger
Det finns hundratals projektledningsplattformar att välja mellan, och tanken på att gå igenom dem alla för att hitta den perfekta passformen var skrämmande. Så, som alla bra projektledare, började jag med att göra en checklista.
Under några veckor observerade jag byrån och gjorde en lista över alla projektledningsrelaterade problem som jag noterade. Med tiden framträdde ett mönster. Jag identifierade cirka 15 kärnproblem och matchade dem med projektledningslösningar. När jag ser tillbaka verkar punkterna på listan självklara, men i flera månader såg vi bara problemen och inte lösningarna som kunde åtgärda dem. Här är en förhandsvisning av min lista:
- Visuellt visa uppgiftsstatus (Kanban)
- Skapa deluppgifter och tilldela dem gemensamt
- Integration med Slack, Dropbox och Google Suite
- @ omnämnanden inom en uppgift
- Uppgiftens start- och slutdatum
- Filarkivering inom plattformen
- E-postmeddelanden
- Kundintegration
- Enkel sökning av alla projekt och all kommunikation
- Sök efter uppgifter efter kund, ansvarig och datum
- Data om arbetsbelastningskapacitet
- Gantt-diagramfunktioner
- Integration av tidrapportering
- Flera ansvariga per uppgift
- Återkommande uppgifter
Speed Dating
Efter att listan hade skapats och godkänts gick jag vidare med att hitta kandidater för projektledningsprogram – eller som jag brukar kalla det, speed dating. Med hundratals alternativ att välja mellan hade dessa plattformar bara några minuter på sig att väcka mitt intresse innan jag flyttade dem till nej-högen.
Jag började processen med att söka efter ”plattformar för projektledning för byråer”. De som snabbt blev uteslutna var alla program som krävde en lång och dyr anpassningsprocess, som JIRA och Kantata (tidigare Mavenlink). Därefter strök jag plattformar från listan om de inte hade samma funktioner som Basecamp, eftersom det kändes som att ta ett steg bakåt.
Efter några dagar hade jag en lista med cirka 10 plattformar, vilket fortfarande var för många. Så från det läget genomsökte jag internet efter alla bloggar, poddar och hieroglyfer jag kunde hitta som hade med andra byråer att göra och som diskuterade deras erfarenheter av projektledningsplattformar.
Det var inte överraskande att jag hittade många andra som var besvikna på Basecamp, men jag kunde begränsa listan till en lovande grupp på fem: ClickUp, Asana, DoInbound, TeamWork och Flow.
De sista fem
Med min lista i ena handen och kaffe i den andra började jag boka demonstrationer. Varje plattform gav mig sin presentation, men i slutändan handlade det om vilken tjänsteleverantör som kunde uppfylla min ursprungliga lista med 15 krav.
DoInbound var ett snabbt val. Till en början verkade plattformen passa perfekt. De skapade en projektledningsplattform speciellt för HubSpots inbound-marknadsföringstratt, och som inbound-byrå var vi sålda. Men utan flexibiliteten att integrera Agile-komponenter i plattformen var det inte aktuellt.
Jag var ivrig att lära mig mer om Asana eftersom de hade fått så bra recensioner. Det jag inte var ivrig över var att bli avspisad. Efter att ha skickat e-post och ringt flera gånger utan svar informerade de mig till slut om att vår byrå var för liten för en live-demo och hänvisade mig istället till deras resurscenter. Om demo-upplevelsen var någon indikation på hur kundsupporten skulle vara, så var jag ute.
TeamWork och Flow var bra alternativ. De uppfyllde de flesta punkterna på min lista, men det fanns en konkurrent som vida överträffade de andra: ClickUp.
Bonus: Programvara för marknadsföringsbyråer
Varför ClickUp?
Om ClickUp vore en person skulle vi vara bästa vänner. Jag skulle kunna skriva sidor efter sidor om ClickUp. Men eftersom du förmodligen inte är en projektledningsnörd som jag, ska jag bespara dig tråkigheten. Jag rekommenderar starkt ClickUp om du är en byrå, har vuxit ur din nuvarande plattform eller hanterar projekt med Agile. Här är varför:
1. En av de största anledningarna till att vi älskar ClickUp är den obegränsade möjligheten att sortera, filtrera och gruppera. Vi har en ständigt växande lista med kunder, och varje kund har en lång lista med projekt och uppgifter. Med ClickUp kan du sortera efter kund, projekt, uppgifter, deluppgifter, ansvarig, förfallodatum och status.
2. Vi har ÄNTLIGEN en Kanban-tavla! ClickUp har en "Board"-vy, som vi har anpassat för att återspegla uppgiftsstatus. Nu kan vi visuellt flytta uppgifter längs Kanban-tavlan varje morgon vid våra check-in-möten. Vi har tagit vår projektledning till en helt ny nivå.
3. ClickUp uppdateras oftare än Googles algoritm. Vilket, för en gångs skull, är en bra sak. Under demonstrationen fick jag veta att ClickUp har utvecklare i nästan alla tidszoner, så att de snabbt kan fixa, uppdatera och förbättra plattformen. Om det är något du vill lägga till i ClickUp, lägger de gärna till det på listan.
4. Innehållet i ClickUp-uppgifterna är en projektledares dröm. Uppgiftsinstruktioner, filer, konversationer, start- och slutdatum, tidsuppskattningar, tidsspårning och beroenden har alla sin egen plats, vilket gör projektledningen mer effektiv.
Komma igång
Om du letar efter en ny projektledningsplattform rekommenderar jag att du börjar på samma sätt som jag gjorde: genom att göra en lista över önskemål. När du har skapat en första lista kan du kategorisera punkterna efter måste-ha och bra att ha. I en överbefolkad bransch hjälper måste-ha-punkterna dig att snabbt stryka projektledningsplattformar från listan.
Men i slutändan finns det inget som hjälper dig att fatta ett bättre beslut än att gräva djupare och sätta igång. Försök att få en gratis provperiod innan du binder dig för ett årsavtal och testa plattformen. Medan du gräver djupare, ställ dig själv några frågor:
- Passar denna plattform vår nuvarande process? Eller skulle den behöva ändras?
- Kommer denna plattform att skapa fler problem än den löser?
- Hur snabbt kan hela mitt team komma igång?
- Är plattformen intuitiv eller behöver vi en milslång användarhandbok?
- Hur snabbt svarar kundsupporten?
- Passar denna plattform hela min byrås behov eller bara en avdelning?
- Hur ofta uppdateras eller förbättras denna plattform?
Svaren på dessa frågor kan vara mycket avslöjande. Jag rekommenderar också att testa en kund innan du flyttar alla projekt till din nya plattform. Att testa överlämningen mellan dina projektlednings-, design-, innehålls- och kundansvariga team kan också hjälpa dig att avgöra om den dagliga användningen av plattformen passar dina behov.
—
Ericka Lewis Marett
Som projektledare för Adhere Creative leder Ericka Marett sina kunder och sitt team mot framgång inom inbound-marknadsföring. När hon inte skapar projektplaner kan man hitta henne i sitt kök där hon återskapar Master Chef.