Tänk tillbaka på första gången du öppnade ett kalkylblad med HR-data – celler ordentligt ordnade med information om anställda, färgkodade flikar som markerade löner, introduktion, närvaro och mer.
För HR-personal är HR-Excel-mallar en beprövad metod för att organisera viktig information. Oavsett om det gäller att spåra rekryteringsprocesser eller övervaka ledighetssaldon, skapar Excel ordning och reda även i de mest hektiska HR-uppgifterna.
I den här bloggen dyker vi ner i några HR-Excel-mallar och visar hur dessa mallar kan förenkla processer och spara värdefull tid. 🕒
Vad kännetecknar en bra HR-Excel-mall?
En bra HR-Excel-mall ska vara mer än bara funktionell; den måste kombinera användarvänlighet, anpassningsbarhet och tydlighet.
Här är de egenskaper du bör leta efter:
- Intuitiv design: HR-Excel-mallar måste ha tydliga etiketter, rullgardinsmenyer och förformaterade celler för enkel navigering och minimala fel vid datainmatning.
- Anpassningsbarhet: De bör ha anpassningsbara fält och sektioner, så att du kan skräddarsy mallen för att passa unika HR-processer.
- Datakvalitet: HR-mallar i Excel bör ha automatiserade beräkningar (t.ex. ledighetssaldon, övertidstimmar) för att minska manuella fel.
- Inbyggda visuella element: HR-Excel-mallar måste erbjuda grafer och diagram för snabb rapportering och trendidentifiering, vilket sparar tid vid analys.
- Versionskontroll: HR-Excel-mallar bör ha en strukturerad metod för att spåra ändringar som säkerställer att den senaste versionen alltid är tillgänglig för att upprätthålla dataintegriteten.
🔍 Visste du att? Den första formella HR-avdelningen inrättades på National Cash Register Company 1901 efter en stor strejk.
HR-mallar för Excel
Mellan rekrytering, lönehantering och prestationsutvärderingar är det lätt att känna sig överväldigad.
Gratis HR-mallar är utformade för att lätta på arbetsbördan. HR-mallar för Excel ger dig den struktur du behöver för att hålla ordning på allt, så att du inte missar några viktiga uppgifter.
Här är åtta Excel-mallar för personaladministration att välja mellan. 📋
1. Avancerad mall för prestationsutvärdering från Kenjo
Det är dags att slänga de spridda klisterlapparna och de oändliga e-posttrådarna. Denna Excel-mall för prestationsutvärderingar från Kenjo gör det enkelt att hålla reda på all värdefull (och ibland utmanande) feedback om medarbetarnas prestationer.
Med mallen för prestationsutvärdering kan du mata in, granska och analysera medarbetarutvärderingar på ett och samma ställe. Den spårar också mål, nyckeltal (KPI) och kompetens, vilket ger dig en tydlig bild av varje medarbetares framsteg och utveckling.
📌 Perfekt för: Chefer, HR-personal eller alla som vill effektivisera prestationsutvärderingsprocessen istället för att uppfinna hjulet på nytt varje cykel.
2. Mall för semesterhantering för HR från Kenjo
Med semesterhanteringsmallen från Kenjo blir det enkelt att hålla reda på dina anställdas semesterdagar, sjukfrånvaro och oväntade frånvaro. Detta praktiska verktyg ger en tydlig översikt över vem som är ledig, när de är borta från kontoret och hur mycket tid de har ackumulerat.
Det hjälper dig att hålla ordning genom att samla alla ledighetsansökningar på ett ställe. Säg adjö till dubbelbokade möten, eftersom det också håller reda på dem.
Du kan enkelt beräkna varje anställds intjänade ledighet, hantera upplupna kostnader och se ledigheten på ett ögonblick för en mer effektiv personalplanering.
📌 Perfekt för: HR-team, chefer eller yrkesverksamma som är trötta på att söka igenom otaliga e-postmeddelanden för att hålla reda på vem som är ledig.
3. Employee Database Tracker från SpreadSheetPage
Har du någonsin känt att information om anställda är utspridd överallt – i flera olika programvarusystem, e-postmeddelanden och slumpmässiga kalkylblad? Det kan bli komplicerat att spåra information om certifieringar, födelsedagar eller till och med kontaktpersoner i nödfall.
Mallen Employee Database Tracker från SpreadsheetPage hjälper dig. Denna enkla mall hjälper dig att hantera medarbetarinformation utan krångliga HR-analysprogram.
Du kan också välja antalet teammedlemmar du vill ta emot:
- Employee Database Manager Lite (upp till 15 anställda)
- Employee Database Manager Pro 150 (upp till 150 anställda)
- Employee Database Manager Pro 250 (upp till 250 anställda)
📌 Perfekt för: Teamledare och HR-personal som behöver ha en organiserad översikt över sin personal utan krångel.
🔍 Visste du att? Många vanliga förmåner för anställda, som sjukvård och pensioner, blev vanliga under andra världskriget. På grund av lönestopp erbjöd företagen förmåner för att attrahera och behålla arbetstagare, vilket markerade början på arbetsgivarfinansierade förmåner.
4. Employee Schedule Tracker från SpreadSheetPage
Att hantera teamets scheman kan vara irriterande, särskilt när möten överlappar varandra och krockar. Men oroa dig inte. Mallen Employee Schedule Tracker från SpreadsheetPage är här för att effektivisera din schemaläggning.
Med den här mallen kan du skapa ett tydligt, organiserat schema som håller alla på samma sida (eller samma kalkylblad). Du kan enkelt lägga in arbetspass, ledighetsansökningar och till och med lunchraster som annars kan glömmas bort.
Den visuella layouten ger en överskådlig bild av vem som är inne och ute, medan det anpassningsbara formatet passar alla typer av företag.
📌 Perfekt för: Chefer, teamledare eller yrkesverksamma som ansvarar för att jonglera flera scheman och se till att alla vet när och var de ska vara.
5. Mall för arbetstidskort för anställda från Microsoft
Microsofts mall för tidrapportering för anställda erbjuder en enkel metod för effektiv tidshantering. Den är perfekt för att registrera dagliga, veckovisa, månatliga eller till och med årliga timmar, så att du har alla detaljer till hands.
Du kan också registrera övertid för dessa perioder och automatiskt gruppera månader i kvartal för bättre läsbarhet. Med inbyggda beräkningar behöver du inte brottas med siffror – ange bara timmarna och låt mallen göra grovjobbet åt dig.
📌 Perfekt för: HR-chefer och HR-specialister som vill ha ett pålitligt sätt att spåra arbetstimmar samtidigt som det är enkelt.
6. Mall för närvaroregistrering för anställda från Microsoft
Närvarospårning behöver inte vara en mödosam uppgift som innebär upprepade bekräftelser av närvaro och frånvaro.
Mallen för anställdas närvaroregister från Microsoft gör ditt arbetsflöde mycket enklare. Den hjälper dig att hålla reda på olika typer av ledighet, såsom sjukdagar, semester, sorgledighet och annat.
Det bästa av allt? Du får en snabb översikt över viktiga statistikuppgifter om ledighet, inklusive totalt antal lediga dagar. Dessutom kan du enkelt identifiera närvaromönster, vilket hjälper dig att hantera arbetsskift och ta itu med eventuella problem innan de utvecklas till allvarliga problem.
📌 Perfekt för: HR-team, kontorschefer och avdelningschefer som behöver ett tydligt, skalbart sätt att spåra närvaro och dokumentera allt.
7. Mall för spårning av jobbsökande från Microsoft
Mallen Job Candidates Tracker skapar ordning i det vanliga kaoset kring rekrytering. Den organiserar kandidaternas uppgifter, ansökningsstadier och intervjunoter på ett och samma ställe. Du kan använda den för att hantera kandidatdata efter de roller de söker, deras aktuella rekryteringsstatus och mycket mer.
Med den här mallen kan du hantera intervjuare och registrera deras förmågor på ett bra sätt. Dessutom finns det ett avsnitt för att hantera lediga tjänster där du kan lista dem med en beskrivning, erforderliga kvalifikationer, lön och andra anteckningar.
📌 Perfekt för: Rekryterare och personalchefer som vill ha en tydlig, strömlinjeformad översikt över sin rekryteringsprocess, vilket hjälper dig att fatta smartare och snabbare rekryteringsbeslut.
8. HR Recruitment Tracker by Excel for Freelancers
Att tappa bort lovande kandidater i en hav av CV kan hända även de bästa av oss. HR Recruitment Tracker Workbook finns här för att underlätta kaoset i rekryteringsprocessen. Du kan spåra varje kandidats resa från första kontakten till slutligt erbjudande, så att du inte missar något steg längs vägen.
Övervaka enkelt roller, intervjustadier och feedback så att alla detaljer förblir tillgängliga. Anpassa spåraren efter dina rekryteringsbehov, oavsett om du fyller nischade positioner eller hanterar rekryteringsmål med hög volym.
Dessutom kan du dela kandidatstatus med teammedlemmarna så att alla är på samma sida.
📌 Perfekt för: HR-personal, rekryteringschefer och rekryteringsteam som vill effektivisera sin rekryteringsprocess.
Begränsningar vid användning av Excel för HR
Microsoft Excel är ett flexibelt verktyg, men det räcker inte till när det gäller att hantera komplexa HR-behov, särskilt när organisationer växer.
Här är varför det kan vara utmanande att förlita sig på Excel för HR-uppgifter. 👇
- Risk för föråldrade data: Teammedlemmar kan stöta på föråldrad information om de inte använder den senaste versionen av kalkylbladet, eftersom Excel saknar uppdateringar i realtid.
- Komplexa processer: Excel är inte utformat för komplexa HR-processer som introduktion av nya medarbetare eller uppföljning av efterlevnad, som ofta kräver omfattande formler eller manuellt arbete.
- Begränsningar för samarbete: Det har inte robusta samarbetsverktyg, vilket gör det svårt för team att arbeta effektivt tillsammans.
- Säkerhetsproblem: Att lagra känslig information om anställda i Excel medför säkerhetsrisker jämfört med specialiserad HR-programvara som erbjuder kryptering.
- Ineffektiv datahantering: Hantering av stora datamängder om anställda blir besvärligt, vilket gör Excel till en mindre idealisk lösning för växande organisationer.
Alternativa HR-mallar
Lyckligtvis finns det ett bättre alternativ för HR-personal: ClickUp.
ClickUp är en app för allt som rör arbete som förenklar HR-hanteringen. Med sitt användarvänliga gränssnitt och anpassningsbara mallar förändrar ClickUp hur HR-team arbetar.
Här är några ClickUp-mallar för personaladministration som kan förbättra dina processer. 📈
1. ClickUp-mall för bemanningsplan
Har du svårt att hänga med i personalförändringar och projektkrav? Det kan ofta kännas mycket svårt att planera för dessa förändringar om dina anställda har flera åtaganden samtidigt.
ClickUps whiteboardmall för bemanningsplanering hjälper dig med just det.
Det låter dig planera HR-strategier, så att du är förberedd för kommande projekt eller övergångar samtidigt som alla är samordnade.
Personalplanen är organiserad som ett flödesschema, med klisterlappar under varje steg som hjälper dig genom processen. Använd flödesschemat för att utveckla din personalplan och anteckna viktig information på klisterlappar efter behov.
📌 Perfekt för: HR-chefer, projektledare och teamledare som behöver ett flexibelt, samarbetsinriktat verktyg för att planera och hantera personalen på ett effektivt sätt.
2. ClickUp HR Knowledge Base Template
ClickUps mall för HR-kunskapsbas hjälper dig att samla viktiga dokument och policyer på ett ställe, så att ditt team snabbt kan komma åt allt från introduktionsguider till företagspolicyer – allt på ett och samma organiserade ställe.
Det är helt anpassningsbart, så att du kan anpassa varje avsnitt efter ditt företags unika HR-behov.
Du kan använda mallen för att skapa en omfattande, självbetjäningsbaserad kunskapsbas som gör det möjligt för anställda att hitta svar på egen hand. Detta minskar antalet överflödiga frågor och främjar en kultur av självständighet.
📌 Perfekt för: HR-chefer i växande företag som vill ge enkel tillgång till viktig information.
3. ClickUp HR-utvärderingsformulärmall
ClickUps utvärderingsformulärmall ger dig ett pålitligt ramverk för att hantera prestationsutvärderingar. Den hjälper dig att bedöma och dokumentera medarbetarnas framsteg, vilket banar väg för fokuserad utveckling och tillväxt.
Med den här mallen kan du:
- Standardisera utvärderingar: Tillämpa en enhetlig struktur för alla utvärderingar för att säkerställa att varje utvärdering är grundlig genom att eliminera förbiseenden eller partiskhet.
- Anpassa för specifika roller: Anpassa mallen efter specifika arbetsroller så att du kan bedöma vad som är viktigast för varje teammedlem.
- Stöd konstruktiv feedback: Organisera utvärderingar i sektioner för styrkor, förbättringsområden och framtida mål för mer meningsfulla diskussioner.
- Övervaka tillväxten över tid: Använd tidigare utvärderingar för att följa medarbetarnas utveckling, vilket gör det lättare att identifiera mönster och fira framgångar.
📌 Perfekt för: HR-personal, teamledare och avdelningschefer som vill ge väl avvägd feedback som driver på den kontinuerliga utvecklingen.
4. ClickUp HR SOP-mall
Att hantera personalfrågor kan kännas överväldigande – allt från att introducera nyanställda till att genomföra prestationsutvärderingar måste göras enligt standardiserade arbetsrutiner (SOP).
ClickUp HR SOP-mallen erbjuder ett strukturerat sätt att organisera procedurdokumentation för allt, såsom introduktion, hantering av prestationsutvärderingar, hantering av löneprocessen och säkerställande av efterlevnad – allt på ett lättillgängligt ställe.
Dessutom kan du anpassa mallen så att den speglar dina egna HR-processer, till exempel genom att lägga till avsnitt för utbildningsprogram för anställda eller engagemangsinitiativ. Vill du ha ett avsnitt om korrekt kaffetikett i pausrummet? Varsågod!
📌 Perfekt för: Avdelningschefer, HR-team och småföretagare som vill säkerställa att alla HR-uppgifter dokumenteras, standardiseras och är tillgängliga.
5. ClickUp-mall för dokument om företagets HR-processer
Att hålla reda på viktiga arbetsflöden och se till att alla följer samma processer kan vara en utmaning, särskilt om du arbetar med stora team.
ClickUps dokumentmall för företagsprocesser hjälper dig med detta. Den ger dig en enda, organiserad plats där du kan dokumentera alla centrala arbetsmoment, från projektledningssteg till kommunikationsprotokoll, så att ditt team vet hur man bäst får saker gjorda.
Med den här mallen kan du:
- Organisera företagets processer: Lagra alla viktiga arbetsflöden i ett lättillgängligt dokument och skapa en pålitlig resurs för teammedlemmarna.
- Anpassa efter ditt företag: Ändra varje avsnitt så att det passar dina affärsbehov.
- Främja konsekvens: Standardisera dina processer mellan avdelningarna för att säkerställa kvalitet och samstämmighet i hela företaget.
📌 Perfekt för: Driftschefer, avdelningschefer och växande team som vill upprätthålla konsekventa, dokumenterade processer.
6. ClickUp-mall för rekryteringsåtgärdsplan
Att anställa nya talanger kan vara en komplex process med flera steg och intressenter som måste hållas synkroniserade. ClickUps mall för rekryteringsplan fungerar som en tydlig vägkarta som guidar dig genom varje steg, så att du inte behöver stressa för att hålla koll på allt och istället kan fokusera på att hitta den bästa kandidaten för ditt team.
Det hjälper dig att organisera varje steg i rekryteringsprocessen, från den första kontakten till det slutgiltiga erbjudandet, så att alla är på samma sida.
Mallen är också lätt att anpassa. Du kan skräddarsy den utifrån specifika roller och tidsplaner, oavsett om du anställer en nybörjarassistent eller en chef på ledningsnivå.
📌 Perfekt för: Rekryteringschefer och rekryteringsteam som söker en strukturerad plan för att effektivisera sin rekryteringsprocess.
7. ClickUp-mall för policymemo
ClickUps mall för policydokument ger ett tydligt och strukturerat sätt att förmedla viktig information. Den säkerställer att dina meddelanden förblir tydliga och konsekventa, vilket gör det enkelt för alla att förstå och minskar risken för missförstånd.
Du kan anpassa den så att den passar alla policyämnen, oavsett om det är en ny riktlinje för arbetsplatsen eller ett viktigt meddelande. Dessutom hjälper mallen dig att dokumentera och spåra policybekräftelser, vilket stödjer efterlevnaden av företagets standarder.
📌 Perfekt för: HR-personal, juridiska chefer och ledningsgrupper som letar efter ett effektivt sätt att kommunicera policyändringar eller organisatoriska uppdateringar.
🔍 Visste du att? Konceptet med 9-till-5-arbetsdag populariserades av Henry Ford på 1920-talet. Han minskade arbetsdagen från 10 till 8 timmar och etablerade det som en standard i HR-policyer som balanserar arbetsliv och privatliv för anställda samtidigt som produktiviteten bibehålls.
8. ClickUp-mall för korrigerande åtgärder
När utmaningar uppstår (och låt oss vara ärliga, det gör de alltid) är det avgörande att ha en solid plan för att hantera dem.
ClickUps mall för korrigerande åtgärdsplan är perfekt för att upptäcka brister i processer, identifiera grundorsaker och skapa riktade korrigerande åtgärder för att förhindra liknande problem i framtiden.
Med den här mallen kan du samla hela teamet för att hantera problem gemensamt. Whiteboardformatet är en livräddare för att visualisera allt tydligt, vilket gör det lättare för alla att förstå vad som händer och vad som behöver göras.
📌 Perfekt för: Kvalitetssäkringsgrupper, projektledare och chefer som vill införa en proaktiv strategi för problemlösning och kontinuerlig förbättring.
9. ClickUp-mall för ledighetsansökan
Att hantera ledighetsansökningar kan leda till kaos utan en tydlig process, särskilt på arbetsplatser med hög arbetsbelastning där flera anställda ansöker om ledighet samtidigt.
ClickUps mall för ledighetsansökan samlar alla ansökningar på ett lättadministrerat ställe. Denna organisation möjliggör effektiv hantering av ansökningar, vilket underlättar snabba granskningar och snabba godkännanden eller avslag.
Att få insyn i teamets scheman kan också bidra till att förhindra överlappande ledigheter och säkerställa tillräcklig täckning. Du kan också övervaka begäranhistorik och återstående saldo, så att alla hålls informerade om sin ledighetsstatus.
📌 Perfekt för: Rekryteringschefer och teamledare som vill förenkla hanteringen av ledighet och förbättra transparensen över hela linjen.
🔍 Visste du att? I USA firas Employee Appreciation Day (medarbetarnas uppskattningsdag) den första fredagen i mars. Detta HR-initiativ startade 1995 för att uppmärksamma och hylla medarbetarnas hårda arbete inom olika branscher.
Effektivisera ditt HR-arbetsflöde med ClickUp
HR-Excel-mallar underlättar ditt arbete och hjälper dig att hålla ordning på alla delar av ditt arbete som HR-specialist.
Även om dessa HR-Excel-mallar fungerar bra för små till medelstora HR-uppgifter, krävs en mer robust lösning för att hantera alla dina HR-behov på ett effektivt sätt. Och det är precis där ClickUp kommer in med effektiva, anpassningsbara mallar som täcker alla dina funktioner.
Tro inte bara på oss, se själv. Registrera dig gratis på ClickUp idag!