Co mają ze sobą wspólnego konferencje służbowe, wesela i urodziny psa?
zaczęli od elastycznego szablonu planowania wydarzeń... **_prawdopodobnie**! Planowanie wydarzeń to nie lada wyczyn. Podobnie jak w przypadku zarządzania każdym złożonym projektem, istnieje mnóstwo ruchomych części, które muszą idealnie współgrać, aby zorganizować udane wydarzenie - nawet wirtualne!
Niezależnie od tego, czy chodzi o zabezpieczenie miejsca, catering, zarządzanie budżetem aby zorganizować przyjęcie weselne, stworzyć listę gości lub wysłać zaproszenia, będziesz potrzebować czegoś więcej niż przeciętnej listy kontrolnej, aby zorganizować to wszystko bez wyrastania kilku siwych włosów w trakcie tego procesu. 👴🏼
Najlepsze szablony pomogą ci wykonać wszystkie te elementy, a nawet więcej. Dzięki wielu widokom, statusom zadań i konfigurowalnym funkcjom wbudowanym w szablon, Twój idealny szablon złagodzi ból podczas procesu planowania, dzięki czemu będziesz mógł po prostu cieszyć się wydarzeniem, gdy nadejdzie!
A my jesteśmy tutaj, aby pomóc! Z 10 szczegółowymi szablonami planowania wydarzeń dla wszystkiego, od wirtualnych happy hours do następną konferencję firmową .
Dlaczego planowanie wydarzeń jest ważne?
Dobrze zaplanowane wydarzenia mogą zdziałać cuda dla reputacji, morale firmy, zaangażowania społeczności i nie tylko!
A źle zaplanowany event? Cóż, może przynieść więcej szkody niż pożytku dla wszystkich zaangażowanych.
Wydarzenia to świetny sposób na nawiązanie kontaktu ze społecznością, odwdzięczenie się pracownikom, zachęcenie do nawiązywania kontaktów i przyciągnięcie większej liczby firm. Są one przedłużeniem Twojej firmy, a każdy najmniejszy szczegół odzwierciedla podstawowe wartości i filozofie Twojej marki jako całości.
Bez presji, prawda? 😅
Nie ma to jednak na celu przestraszenia Cię! Ma to na celu przypomnienie, że najlepsze wydarzenia pochodzą z serca i choć proces planowania może być stresujący, imprezy mają być zabawą. Pokazanie, że włożyłeś czas i wysiłek w stworzenie znaczącego doświadczenia dla grupy ludzi, których cenisz, jest naprawdę znaczącym gestem.
Może on być tak duży, jak wirtualna konferencja lub tak małe, jak cateringowy lunch zespołowy, ale następna okazja będzie wymagała konkretnego i dokładnego zarządzanie projektami eventowymi proces.
10 darmowych szablonów do planowania wydarzeń na 2024 rok
Z listami gości, sprzedawcami, biletami, prelegentami i aranżacją miejsc do nadzorowania, będziesz potrzebować potężnych oprogramowanie do planowania wydarzeń aby zarządzać postępami, być na bieżąco z zadaniami i wizualizować kluczowe daty w dostosowywanym kalendarzu.
Idealny szablon rozszerzy funkcje narzędzia do planowania wydarzeń o gotowe i konfigurowalne elementy, takie jak kalendarze, listy, statusy zadań i widoki przepływu pracy. nie wspominając o tym, że idealny szablon będzie również w 100% darmowy.
Oto 10 naszych ulubionych szablonów do planowania wydarzeń dla ClickUp, Microsoft Office i Excel, które zaznaczają wszystkie pola. 📦
1. Szablon streszczenia wydarzenia od ClickUp
Szablon Event Brief firmy ClickUp pomoże Ci osiągnąć porozumienie między wszystkimi zainteresowanymi stronami i rozpocząć planowanie wydarzenia.
Szablon Szablon streszczenia projektu wydarzenia od ClickUp pomaga zespołom eventowym planować, śledzić i organizować projekty. Dzięki temu szablonowi Twój zespół eventowy może stworzyć zarys projektu szybko i skutecznie.
Szablon zawiera zadania dla każdej fazy wydarzenia, od planowania wstępnego do oceny po zakończeniu wydarzenia. Każde zadanie i podzadanie ma strukturę z przypisanymi osobami, terminami i szacowanymi godzinami na śledzenie wysiłku. Szablon zapewnia, że każda faza wydarzenia jest dokładnie zaplanowana, bez pomijania kluczowych kroków lub punktów komunikacyjnych.
Ponadto będziesz mógł przypisać obowiązki i ustalić terminy dla każdego zadania. Jest to idealny sposób na zapewnienie, że wszystkie zadania Pobierz ten szablon
2. Szablon do planowania dużych wydarzeń od ClickUp
Szablon do planowania dużych wydarzeń od ClickUp
Podczas gdy poprzedni szablon jest doskonałym źródłem informacji dla osób planujących wiele wydarzeń, ten Szablon do planowania dużych wydarzeń od ClickUp został stworzony z myślą o osobach planujących duże, samodzielne wydarzenia, takie jak imprezy sportowe, festiwale muzyczne, konferencje i inne.
Dzięki 16 niestandardowym statusom zadań i czterem typom widoku projektu, ten szablon Folder ma wszystko, czego potrzebujesz do realizacji średniej wielkości wydarzeń z oddzielnymi listami dla zarządzanie nadrzędnymi dostawcami , listami kontrolnymi, RSVP i budżetami.
Ponadto, zgodnie z prawdziwą modą ClickUp, szablon ten automatycznie stosuje Przewodnik dla początkujących, aby omówić tajniki i obowiązkowe czynności, które sprawią, że szablon ten będzie naprawdę błyszczał. Pobierz ten szablon
3. Szablon budżetu wydarzenia od ClickUp
Szablon do planowania budżetu imprezy od ClickUp
To niemal przerażające, jak łatwo jest przekroczyć budżet imprezy. 👻🥲
Zwłaszcza, gdy chcesz odwdzięczyć się swojemu zespołowi lub planujesz kilka wydarzeń naraz, faktury po prostu zaczynają lecieć! The Szablon budżetu eventowego od ClickUp może wydawać się nudne, ale w rzeczywistości jest to istotna (i głęboko satysfakcjonująca) część organizacji następnego wydarzenia.
Szablon ten pomaga zachować kontrolę nad wydatkami, ustalając terminy, określając kluczowe elementy działań i zarządzając procesem wyboru miejsca w gotowych listach.
Możesz także mieć oko na nadchodzące wydatki dzięki trzem niestandardowym statusom zakupów Do zrobienia, W trakcie realizacji lub Ukończone. 💸 Pobierz ten szablon
4. Szablon zarządzania wydarzeniami od ClickUp
Szablon do zarządzania wydarzeniami od ClickUp
Szablon Szablon do zarządzania wydarzeniami od ClickUp jest odskocznią do szablonu planowania wydarzeń (patrz zalecenie nr 1). 🤪
Dzięki oddzielnym listom wydarzeń, trzem niestandardowym statusom, tagom i sześciu widokom przepływu pracy zawartym w tym folderze, możesz organizować wiele wydarzeń jednocześnie - i dostarczać je w ramach budżetu!
Pola niestandardowe to miejsce, w którym ten szablon naprawdę osiąga swoje mocne strony, z ośmioma kategoriami do filtrowania, sortowania i grupowania zadań według różnych pozycji związanych z budżetem. Możesz nawet dodać dane, takie jak procent postępu, status płatności i lokalizacja do widoku przepływu pracy, aby uzyskać więcej informacji na każdy rzut oka. Pobierz ten szablon
5. Szablon dokumentu planowania wydarzeń od ClickUp
Szablon dokumentu planowania wydarzeń od ClickUp
Powtarzaj za mną: To jest twoja ostateczna lista kontrolna planowania wydarzeń. 🗣
Zakończyłeś swoje zadania, sfinalizowałeś faktury, wysłałeś zaproszenia i jesteś gotowy, aby wziąć udział w wydarzeniu, na które tak ciężko pracowałeś! To Szablon dokumentu planowania wydarzenia od ClickUp to lista kontrolna na dzień imprezy, która obejmuje wszystko - poważnie, wszystko.
W dokumencie znajdziesz strony podzielone na kategorie, w tym Informacje ogólne, Szczegóły przygotowania, Lista zaproszeń oraz Lista dostawców . Potrzebujesz dodatkowej strony? Nie ma problemu! Łatwo kopiuj strony, dodawaj nowe lub twórz podstrony, aby jeszcze bardziej dostosować swój szablon w zorganizowanej hierarchii wizualnej.
Na każdej stronie automatycznie tworzone jest formatowanie, aby ułatwić dystrybucję i dostęp do niezbędnych informacji tak szybko, jak to możliwe. Dzięki listom kontrolnym, które można skreślić po wypełnieniu (nawet z urządzenia mobilnego), wstępnie skonstruowanym tabelom dla listy gości i wskazówkom Slash Command, to ClickUp Doc to najlepszy przewodnik, który uspokoi tremę związaną z planowaniem wydarzeń. Pobierz ten szablon
6. Szablon śledzenia planowania wydarzeń Microsoft Office
przez Microsoft Office Ten szablon wydarzenia pomaga być na bieżąco z informacjami o wydarzeniu w Excel skoroszyt z różnymi arkuszami dla parametrów projektu, szczegółów projektu i sumy projektu. Każdy arkusz roboczy zawiera tabelę lub wykres, które można modyfikować w celu określenia liczby zasobów lub kwoty budżetu już wykorzystanego na wydarzenie.
Jest to świetny szablon do porównywania wyników dla wielu projektów w przypadku konieczności przedstawienia wyników interesariuszom lub ponownej oceny budżetu. Jest to mniej narzędzie do zarządzania zadaniami a bardziej skrótem do szybkiego porównywania wielkich sum z początkowymi planowanymi kosztami, w tym czasem, personelem, ogólnym budżetem i logistyką. Pobierz ten szablon
7. Szablon planisty imprez i wydarzeń dla programu Excel
przez Szablony pakietu Office online Jeśli wolisz, aby wszystkie informacje o wydarzeniu były uporządkowane w arkuszu kalkulacyjnym, ten szablon Event and Party Planner dla programu Excel jest właśnie dla Ciebie. Ten pojedynczy szablon arkusza kalkulacyjnego jest podzielony na sekcje, aby dodać informacje o gościach, aranżacje muzyczne, dekoracje, materiały eksploatacyjne, notatki i inne. Każda sekcja ma wiele powiązanych kolumn, które informują o tym, czy dany element został ukończony, czy nie, a także zbiorcze zestawienie budżetu i oczekiwanych kosztów. Pobierz ten szablon
8. Szablon Word Event Planner od Microsoft Office
przez Microsoft Office
Nie lubisz arkuszy kalkulacyjnych? Żaden problem! Ten szablon Event Planner dla Microsoft Word pomoże ci osiągnąć taką samą strukturę w sformatowanym dokumencie. Jest to łatwy szablon do skonfigurowania i edycji dla każdego wydarzenia w kalendarzu i najlepiej nadaje się do śledzenia kamieni milowych lub kluczowych aktualizacji w procesie planowania wydarzenia. Podczas prezentowania postępów w realizacji wydarzenia menedżerom lub interesariuszom, możesz użyć tego szablonu, aby wyrazić, na jakim etapie realizacji się znajdujesz oś czasu projektu oraz główne zadania, które nie zostały jeszcze ukończone. Pobierz ten szablon
9. Szablon marketingu wydarzeń od ClickUp
Pobierz ten szablon
To Szablon marketingu eventowego od ClickUp zapewnia przejrzysty przegląd celów i założeń wydarzenia, a także zorganizowaną strukturę do śledzenia szczegółów wydarzenia, takich jak grupa docelowa, oś czasu wydarzenia zarządzanie budżetem i nie tylko. Możesz przypisywać zadania do konkretnych członków zespołu i monitorować postępy w jednym, łatwym w nawigacji interfejsie.
Dodatkowo, szablon ClickUp do planowania wydarzeń wyposażony jest w funkcje takie jak przypomnienia, tagi i niestandardowe pola, aby zapewnić, że wydarzenie przebiegnie bez zakłóceń. Mając wszystkie niezbędne szczegóły dotyczące planowania wydarzeń w jednym miejscu, możesz mieć pewność, że Twoje wydarzenie zakończy się sukcesem. Pobierz ten szablon
10. Szablon pięciodniowego harmonogramu wydarzeń w programie Excel
przez Microsoft Office
To pięciodniowe wydarzenie Szablon harmonogramu firmy Microsoft jest równie pomocny dla gości, jak i dla organizatora wydarzenia. Konferencje i wydarzenia networkingowe często trwają kilka dni i mogą obejmować dziesiątki prelegentów, zaplanowane lunche, zajęcia i minimalne przerwy.
Ten darmowy szablon planowania wydarzenia może być pod ręką podczas wydarzenia i wykorzystywany przez organizatorów wydarzenia, aby upewnić się, że każdy element rozpoczyna się i kończy zgodnie z oczekiwaniami. Z kolei goście mogą edytować ten szablon w trakcie wydarzenia lub wykorzystać go z wyprzedzeniem, aby zaplanować każdy dzień pod kątem najbardziej oczekiwanych prelegentów lub sesji. Pobierz ten szablon
Czego szukać w szablonie do planowania wydarzeń?
Podczas procesu planowania wydarzenia, szablon planowania wydarzenia może być przełomem. Usprawnia on przepływ pracy, utrzymuje wszystko w porządku i zapewnia, że żaden szczegół nie zostanie przeoczony. Jednak nie wszystkie szablony są sobie równe. Oto, na co należy zwrócić uwagę przy wyborze szablonu do planowania wydarzeń:
Kompleksowość: Dobry szablon do planowania wydarzeń powinien obejmować wszystkie aspekty organizacji wydarzenia. Obejmuje to szczegóły wydarzenia, takie jak budżetowanie, planowanie, wybór miejsca, zarządzanie listą gości, marketing i analiza po wydarzeniu. Jeśli szablon nie obejmuje kluczowego obszaru planowania wydarzenia, może sprawić, że w ostatniej chwili nie będziesz mógł sobie poradzić.
Możliwość dostosowania: Każde wydarzenie jest wyjątkowe, więc szablon do planowania wydarzeń powinien być wystarczająco elastyczny, aby dostosować się do konkretnych potrzeb. Poszukaj szablonów, które umożliwiają dodawanie, usuwanie lub modyfikowanie sekcji w zależności od potrzeb.
Łatwość użycia: Szablon do planowania wydarzeń powinien upraszczać pracę, a nie ją komplikować. Powinien być łatwy do zrozumienia i nawigacji, z przejrzystym, intuicyjnym układem. Jeśli spędzasz więcej czasu na zastanawianiu się, jak korzystać z szablonu, niż na faktycznym planowaniu wydarzenia, nie jest to odpowiednie narzędzie dla ciebie.
Funkcje współpracy: Jeśli pracujesz z zespołem, będziesz potrzebować szablonu, który obsługuje współpracę. Oznacza to, że wiele osób może jednocześnie przeglądać i edytować szablon, co ułatwia koordynację wysiłków i utrzymanie wszystkich na tej samej stronie.
Dostępność: Szablon do planowania wydarzeń powinien być dostępny z dowolnego miejsca i w dowolnym czasie. Jest to szczególnie ważne, jeśli ty lub członkowie twojego zespołu często jesteście w podróży. Poszukaj szablonów opartych na chmurze, do których można uzyskać dostęp z dowolnego urządzenia z połączeniem internetowym.
Skalowalność: Wreszcie, należy rozważyć, czy szablon może obsłużyć rozmiar i złożoność wydarzenia. Jeśli na przykład planujesz dużą, wielodniową konferencję, będziesz potrzebować bardziej rozbudowanego szablonu niż w przypadku organizacji małego, nieformalnego spotkania.
Zaplanuj udane wydarzenie z darmowymi szablonami do planowania wydarzeń
Efektywne planowanie wydarzeń zaczyna się od darmowe oprogramowanie do zarządzania projektami które może nadążyć za procesem, ustalić ważne szczegóły wydarzenia i pomóc w przekazywaniu aktualizacji wszystkim zaangażowanym.
Pomyśl o idealnym szablonie do planowania wydarzeń jako o strukturze, którą można nałożyć na narzędzie do zarządzania projektami, aby zapewnić sobie i zespołowi jasny punkt wyjścia od samego początku.
Szablony są czymś więcej niż tylko zasobem typu plug-and-play do podwójnego sprawdzania swojej pracy. Aby w pełni je wykorzystać, szablony do planowania wydarzeń powinny oferować wsparcie podczas każdego zadania związanego z wydarzeniem dzięki dynamicznym funkcjom, takim jak automatyzacja przepływu pracy, konfigurowalne statusy zadań i elastyczne widoki projektu.
Ponadto planowanie wydarzeń to praca zespołowa. Szablon, którego nie można zsynchronizować na wielu urządzeniach lub udostępnić współpracownikom spoza obszaru roboczego, spowoduje kilka przeszkód po drodze.
Planowanie wydarzeń może być stresujące. Ale z odpowiednim szablonem jest nadzieja. 💜
Najlepsze szablony są konfigurowalne, całkowicie bezpłatne i dołączone do oprogramowania do zarządzania wydarzeniami, które zostało zaprojektowane tak, aby scentralizować pracę, połączyć zespół i utrzymać wszystko w ruchu.
Jak ClickUp . 🙂
ClickUp to kompleksowa platforma produktywności dla planistów wydarzeń, zespołów i interesariuszy, umożliwiająca burzę mózgów, realizację pomysłów i wprowadzanie wydarzeń w życie za pomocą jednego wspólnego obszaru roboczego. Z bogatym zestawem w pełni konfigurowalnych funkcji 15 unikalnych widoków przepływu pracy i ponad 1000 integracji clickUp pomaga zespołom uzyskać dostęp do pracy w różnych aplikacjach i usprawnić każdy proces.
Zarejestruj się w ClickUp Darmowy plan Forever dzisiaj, aby uzyskać dostęp do setki gotowych szablonów dla każdego przypadku użycia - w tym dziesiątki stworzonych specjalnie do planowania następnego wydarzenia. 🪩