클라이언트를 위한 팀의 할 일 목록이 불타는 볼링 핀 더미처럼 느껴진 적이 있나요?
그런데 저글링에 재능이 전혀 없고 이미 눈썹 중 하나를 노래한 적이 있나요? 이 시나리오에 해당한다면 새로운 업무량 관리 전략이 필요합니다.
업무량 관리는 비즈니스 프로세스를 하나로 묶어주는 강력한 접착제입니다.
워크로드 관리가 없다면 서류 더미는 에베레스트 산만큼이나 높이 쌓여 있을 것입니다. 여러분의 프로젝트 일정 은 십대 자녀의 침실처럼 어지럽게 정리되어 있을 것입니다. 그리고 직원들의 작업 목록은 소셜 미디어 피드만큼이나 끝이 없을 것입니다!
그렇다면 업무량 관리란 정확히 무엇일까요? 그리고 도대체 어떻게 회사에서 이를 구현하기 시작할 수 있을까요?
이 글에서는 워크로드 관리의 정의, 작동 방식, 그리고 가장 좋은 방법에 대해 설명합니다 작업량 관리 도구 를 활용해 보세요. 소화기를 들고 볼링 핀을 내려놓고 시작하세요!
업무량 관리란 무엇인가요?
업무량 관리는 생산성을 극대화하기 위해 팀의 업무를 효율적으로 배포하고 관리하는 프로세스입니다. 간단한 아이디어일 수 있지만, 속지 마세요. 소홀히 하면 오히려 기존 업무량을 '증가'시킬 수 있습니다.
실제로 2021 국립 의학 도서관 연구에 따르면 직원들은 업무량이 압도적으로 많다고 생각할 때 만족도가 떨어집니다. 이는 생산성 저하와 소진 및 이직률 증가로 이어집니다.
결론은 무엇일까요?
효과적인 업무량 관리는 대단한 문제입니다!
업무량 관리가 중요한 이유는 무엇인가요?
팀 업무량 관리를 올바르게 처리하면 몇 가지 놀라운 일이 일어납니다:
- 다음과 같은 놀라운 일이 일어납니다팀워크 및 협업 조직 내 협업
- 팀원들이 마감 기한을 지키면서 고품질의 작업을 제공할 수 있습니다
- 직원은 자신의 업무와 책임에 만족하면서 생산성을 높일 수 있습니다
꿈같은 이야기 같지 않나요? 이제 효과적인 업무량 관리를 현실로 가져올 수 있는 방법을 살펴보겠습니다.
효과적인 업무량 관리를 위한 7가지 단계
업무량 플랜은 조직 내에 '마법의 콩'을 심는 것과 비슷합니다.
처음에는 약간의 저항에 부딪힐 수도 있습니다. 하지만 시간이 지나면 팀원(그리고 더 확장하면 클라이언트)은 업무량 관리 '콩알'을 통해 엄청난 혜택을 누릴 수 있을 것입니다.
다음은 업무량 할당 프로세스를 간소화하는 단계별 가이드입니다.
1. 업무량 관리 도구 활용하기
에이전시 내 여러 팀이 완전히 다른 업무 도구 세트를 사용하고 있을 수 있습니다. 이로 인해 팀원에게 특정 작업이나 프로젝트를 할당하는 것이 필요 이상으로 어려워질 수 있습니다.
또한, 회사의 모든 데이터가 수많은 앱에 흩어져 있거나, 최악의 경우 이메일의 바다에서 길을 잃을 수도 있습니다. 이로 인해 팀은 필요한 데이터나 클라이언트 요청을 추적하는 데 귀중한 시간을 낭비하게 되고, 모든 프로젝트가 완료됨에도 불구하고 시간이 더 오래 걸리게 됩니다.
ClickUp의 15개 이상의 보기를 보고 필요에 따라 워크플로우를 맞춤형으로 설정하세요
해결책은? 시작하기 전에 모든 팀을 하나의 팀에 온보딩하세요 일 OS (운영 체제). 모든 비즈니스 프로세스를 위한 데이터 센터이자 직원 업무량을 관리하는 원스톱 도구 역할을 합니다.
먼저, 방 안의 코끼리에 대해 이야기해 보겠습니다. 편견일 수도 있지만, 다음과 같은 올바른 앱으로 작업량을 관리하는 것이 훨씬 더 더 쉽다고 생각합니다 ClickUp . 이미 다른 서비스를 사용 중이라면 현재 진행 중인 모든 프로젝트 작업을 저희 플랫폼으로 가져오는 것이 얼마나 쉬운지 놀라실 겁니다.
이전 플랫폼에서 내 일을 쉽게 가져올 수 있습니다 프로젝트 관리 도구 clickUp으로 바로 가기
바로가기 ClickUp 보너스: ClickUp을 사용하면 여러 클라이언트의 여러 프로젝트 작업과 하위 작업을 매우 쉽게 탐색할 수 있습니다. 더 자세한 내용은 빠른 시작 가이드 를 참조하여 팀의 업무량을 빠르게 관리하세요! 또한 이미 기존 프로젝트 관리 도구를 사용 중이라면 like Basecamp , Trello, 또는 Asana clickUp을 사용하면 다음을 수행할 수 있습니다 데이터 가져오기 를 단 1분 만에 가져올 수 있습니다!
2. 팀의 작업 및 용량 평가하기 용량 계획 세우기 은 효과적인 업무량 관리의 기초입니다. 프로젝트를 완료하는 데 소요되는 시간과 리소스를 파악하는 과정이며, 이를 제대로 수행하려면 작업 수요를 팀의 용량에 맞춰 조정해야 합니다.
Check out these 용량 계획 도구 & 용량 계획 템플릿 !
팀을 위한 애자일 업무량 관리 시스템을 설정하는 방법을 살펴보겠습니다.
모든 프로젝트에 대한 작업 및 시간 추정치 만들기
팀이 특정 프로젝트에서 처리하는 모든 비즈니스 프로세스를 목록으로 작성하는 것으로 시작하세요. 그런 다음 다음과 같이 분류하세요 관리 가능한 ClickUp 작업 만들기 . 작업이 복잡해 보이면 더 작은 작업으로 나누세요 프로젝트 마일스톤 .
ClickUp 작업에 시간 추적 및 시간 추정 추가하기
아무리 사소한 작업이라도 모든 작업을 목록에 추가하세요. 여기에는 수신함 관리, 프로세스 문서화, 심지어 매일 커피를 마시는 것과 같은 관리자 작업이 포함될 수 있습니다!
어리석어 보일 수도 있지만, 일상적인 작업 시간을 차지하는 일반적인 작업을 빼놓는 것은 시간 관리의 흔한 실수입니다. 항상 예정보다 15분 늦는 것보다 커피를 마실 시간을 확보하는 것이 훨씬 낫습니다.
하지만 시간을 추정하는 것뿐만 아니라 각 작업에 이상적으로 소요되는 시간도 파악해야 합니다. 이는 몇 가지 방법으로 완료됨:
- 작업의 정보를 기반으로 추정 작업의프로젝트 플랜* 시간 추적 또는 프로젝트 관리 도구 사용
- 이전 경험을 바탕으로 각 작업의 런타임을 정합니다
ClickUp의 Chrome 확장 프로그램을 사용하여 브라우저를 떠나지 않고 시간 추정치를 추적하세요
작업에 얼마나 많은 시간이 걸리는지 또는 과거에 얼마나 오래 걸렸는지 확실하지 않은 경우 ClickUp의 Chrome 확장 프로그램 를 사용하여 각 작업에 소요된 시간을 추적하세요.
각 직원의 개인 용량 측정
팀 생산성은 매우 중요합니다.
그리고 리소스 관리 에서는 직원들에게 동일한 수의 작업을 배포하는 것만이 중요한 것이 아닙니다. 개인마다 업무 스타일과 기술이 다릅니다. 어떤 사람은 여러 가지 기술 작업을 동시에 처리할 수 있고, 어떤 사람은 그렇지 못합니다.
보너스: 리소스 관리 도구 이제 각 팀원의 업무량 용량을 파악해야 합니다. 그렇다면 이를 위한 가장 좋은 방법은 무엇일까요? 바로 팀 업무량 관리 기능입니다!
ClickUp의 작업량 보기를 사용하여 누가 앞서고 있는지 뒤처지고 있는지 확인하고 작업을 쉽게 드래그 앤 드롭하여 리소스를 재할당할 수 있습니다
그리고 작업량 보기 를 사용하면 사용자와의 대화를 기반으로 각 사용자의 일일/주간 업무량 용량을 설정할 수 있습니다. 시간, 작업, 또는 심지어는 스크럼 스토리 포인트 .
직원들에게 의견을 묻기만 하면 됩니다. 각 팀원에게 개별 업무량에 대해 어떻게 생각하는지 개인적으로 말하게 하세요. 각자의 업무량과 더 많은 작업을 처리할 수 있는지 아니면 더 적은 작업이 필요한지 적어 보세요.
이렇게 하면 직원들의 업무량이 과중한지 알 수 있고, 필요할 때 업무를 재분배할 수 있습니다.
현명하게 우선순위를 정하세요 !
모든 작업이 똑같이 중요한 것은 아닙니다. 스타벅스에 가는 것이 클라이언트의 블로그 게시물 편집을 마무리하는 것만큼 중요하지 않을 수도 있습니다. 그렇기 때문에 다음을 수행해야 합니다 우선순위를 정하는 방법을 배워야 합니다 .
우선순위 지정은 팀의 용량에 관계없이 항상 가장 중요한 일에 먼저 집중할 수 있도록 도와줍니다. 마감 기한이 촉박한 일에 가장 많은 에너지를 소비하고, 미뤄도 되는 일에 너무 많은 스트레스를 받지 않도록 도와줍니다.
작업 그룹화하기 칸반 보드 clickUp의 보드 보기에서 상태, 사용자 정의 필드, 우선순위 등으로 보기
우선순위를 제대로 정하려면 어떤 작업을 먼저 완료해야 하고, 어떤 작업은 마감 기한이 정해져 있으며, 필요한 경우 미룰 수 있는지 팀과 명확하게 소통해야 합니다. 이러한 결정을 내릴 때는 다음 구성 요소에 대해 3점씩 점수를 매기는 간단한 점수 매트릭스를 사용하는 것이 좋습니다:
- 프로젝트 요청자는 누구인가 _작업 요청자는 누구인가도 중요한 고려 사항입니다. CEO가 요청했다면 작업의 전략적 값이나 의존성은 중요하지 않으며, 기본적으로 최우선순위가 됩니다.
- 요청자가 하위 레벨 또는 개인인 경우 "1"을 표시하세요
- 하위 레벨 또는 개인 요청자인 경우 "2"를 표시합니다
팀 매니저
- 경영진이라면 "3" 점수를 주세요
- 프로젝트가 의존성의 일부인가? 다른 팀원이 자신의 역할을 수행하기 전에 작업을 완료해야 하는 경우, 다른 사람에게 영향을 미치므로 우선순위가 높아야 합니다.
- 다른 작업과 독립적인 일회성 프로젝트인 경우 "1" 점수를 주세요
- 의존성의 일부이지만 전체 프로젝트가 마감일에 초점을 맞추지 않는 경우 "2"로 표시하세요
- 의존성의 일부이고 전체 프로젝트에 마감 기한이 있는 경우 "3"을 표시합니다
- 프로젝트가 더 큰 회사 전략 또는 이니셔티브와 관련이 있는가 더 큰 회사 목표와 연계된 프로젝트는 소규모의 개별 이니셔티브에 필요한 프로젝트보다 우선순위가 높아야 합니다.
- 더 큰 전략과 연계되지 않는 독립된 프로젝트인 경우 "1"로 표시하세요
- 더 큰 전략 이니셔티브와 느슨하게 연관되어 있는 경우 "2"로 표시합니다
- 더 큰 회사 이니셔티브에 필수적인 경우 "3"을 표시합니다
이 매트릭스를 사용해 각 프로젝트의 우선순위에 대한 객관적인 점수를 매기고, 팀원들에게 과제의 마감 기한이 유연한지 확인하세요.
작업에 간단한 자동화를 생성하여 특정 작업이 수행될 때 우선순위를 할당하거나 변경하세요
먼저 할 일부터 ClickUp 보너스: 간단한 팀 업무량 관리 도구로 쉽게 설정할 수 있습니다 우선순위 를 사용하여 모든 중요한 작업에 대해 "낮음"에서 "긴급"까지의 범위를 설정할 수 있습니다 긴급도별로 정렬하면 팀이 우선순위가 높은 작업을 시각화할 수 있습니다. ClickUp에서 간단한 자동화를 만들어 특정 작업을 설정할 수도 있습니다 우선순위 수준 특정 사람에게 작업이 할당되거나 마감일이 다가오는 경우.
3. 사용 리소스 할당 팀 업무량 관리 스킬을 위해
팀의 작업과 용량에 대한 평가를 마쳤다면 이제 작업을 배포할 차례겠죠? 하지만 잠깐만요... 그렇게 빠르지는 않죠.
아무나 아무 프로젝트에나 배정할 수는 없으니까요. 글쎄요, 그럴 수 있을지도 모르죠. 하지만 헐크에게 종이접기 백조를 만들어 달라고 부탁하는 것만큼이나 효과적이지 않을 것입니다.
보너스: 자원 레벨링
적합한 사람에게 적합한 작업 할당하기
지능적인 업무량 관리의 핵심은 적절한 사람에게 적절한 일의 범위 적합한 사람에게 맡기세요. 작업 스케줄을 시작하기 전에 본인 또는 프로젝트 매니저가 각 팀원의 기술, 기질, 가용성, 강점을 파악하고 있는지 확인하세요.
예를 들어, 직원 중 한 명이 세세한 부분에는 능숙하지만 마감일이 촉박하여 어려움을 겪는다면 소방 훈련 프로젝트에는 적합하지 않을 수 있습니다. 마찬가지로 큰 그림을 그리는 창의적 사고의 소유자가 최고의 카피라이터가 아닐 수도 있습니다.
각 개인의 고유한 강점을 고려한 다음 우선순위가 가장 높은 작업을 먼저 할당하세요. 일단 그 일이 처리되면 나머지를 할당할 수 있습니다(걱정하지 마세요. 언젠가는 스타벅스를 운영하게 될 테니까요...).
ClickUp 작업량 보기는 프로젝트 메트릭에 대한 인사이트를 제공하여 한 단계 앞서 나갈 수 있도록 해줍니다
관리자 브라우니 포인트를 추가로 받고 싶으신가요? 팀원에게 작업을 할당할 때 해당 작업을 선택한 이유를 알려주세요. 이렇게 하면 팀원들이 더 의미 있고 즐겁게 일할 수 있습니다.
직원들이 작업에 대한 자신감을 가질수록 생산성도 높아집니다. 간단합니다!
현실적인 마감일 만들기
모든 작업을 할당했다면 마감일을 정해야 합니다. 업무량 플랜을 처음 시작할 때는 이 마감일을 달성할 수 있도록 만드는 데 집중하세요!
ClickUp과 같이 가장 직관적인 앱을 사용하더라도 팀이 새로운 워크플로우를 익히는 동안 약간의 적응 기간이 필요할 수 있습니다. 첫 번째 라운드의 마감일은 가능한 한 관대하게 정하세요.
이전 작업 시간 추정치, 직원 용량 및 알려진 기술 세트에 대해 수집한 정보를 사용하여 각 과제의 소요 시간을 최대한 추정하세요. 그런 다음 예상치 못한 상황을 고려하여 시간을 조금 더 추가하세요.
ClickUp의 타임라인 보기를 사용하여 작업을 할당하고, 마감일을 변경하고, 작업량을 보세요
직원들이 마감 기한을 잘 지키면 자신과 멋진 새 시스템에 대한 신뢰가 쌓이게 됩니다. 업무량을 편집할 수 있는 적절한 도구를 갖추고 이를 신속하게 수행하는 것은 모든 팀 리더의 생산성에 필수적입니다.
팀워크 > 인재 ClickUp 보너스: ClickUp에서 작업을 할당하는 방법은 간단합니다! 작업을 생성하고 팀원 중 한 명에게 할당하기만 하면 됩니다 여러 직원 또는 Teams . 작업을 배포한 후 각 팀 회원의 시작 날짜와 마감일을 설정합니다. 서로 충돌하는 마감일을 관리하는 것이 걱정되시나요? 타임라인 보기를 통해 팀의 작업을 시각화하여 모든 사람의 시작 날짜와 마감일을 한 번에 조정하세요 프로젝트 타임라인 .
4. 업무량 관리 템플릿으로 직원의 플랜 수립 지원
이제 작업과 소요 시간을 파악하셨고, 어떤 직원이 어떤 작업을 담당할지 파악하셨나요? 이제부터는 자동 조종 장치겠죠?
아직 멀었습니다!
이 워크플로우 플랜 모델이 팀에 처음 도입된 경우, 팀원들(그리고 여러분!)은 정리를 위해 약간의 추가 지원이 필요할 수 있습니다. 워크플로우가 처음이 아니더라도 업무량 관리 모델이 더 성숙해질수록 프로세스를 템플릿화해야 합니다.
템플릿은 업무량 관리를 위해 두 가지 역할을 합니다: 프로세스를 처음 접하는 팀이 더 빨리 적응할 수 있도록 도와주고, 성숙한 팀이 이미 잘하고 있는 일을 더 많이 자동화할 수 있도록 도와줍니다.
다음은 시작하는 데 도움이 되는 5가지 업무량 템플릿입니다:
1. ClickUp 직원 업무량 템플릿
직원 업무량 관리 템플릿으로 팀원의 주간 용량을 쉽게 감독할 수 있습니다
의 ClickUp 직원 업무량 템플릿 를 사용하면 팀원과 관리자가 일일 및 주간 작업량 용량을 결정하고 각 직원에게 할당된 업무량을 확인할 수 있습니다.
2. ClickUp 일정 차단 템플릿
사용자 지정 필드를 사용하여 ClickUp에서 일정을 조정하고 일의 우선 순위를 정하세요
그리고 ClickUp 일정 차단 템플릿 을 사용하면 팀원들이 과거, 현재 및 예정된 작업량 활동을 모니터링하고 시각화할 수 있습니다 시간 차단 기술 .
3. ClickUp 간단한 작업 관리 템플릿
간단한 작업 관리 템플릿을 사용하여 팀의 일을 더 잘 정리하고 우선순위를 정하세요
업무를 간소화하고 싶으신가요? 팀의 작업 목록 ? 를 사용해 보세요 ClickUp 간단한 작업 관리 템플릿 을 사용하여 직원에게 업무, 개인 프로젝트, PTO 등 개인화된 일일 작업 목록을 제공할 수 있습니다.
4. ClickUp 직원과 관리자 1대1 템플릿
이 간단한 템플릿으로 일대일 회의의 모든 것을 명확하게 문서화하세요
업무량 관리는 직원들이 자신에게 기대되는 바를 이해하는 것에서 시작됩니다. 즉, 팀 리더인 여러분이 생산성 목표를 명확하게 정의해야 합니다, 시간 관리 및 프로젝트 우선순위 지정. 개별 기여자를 같은 페이지에 배치하는 가장 좋은 방법은 이러한 모든 측면을 추적할 수 있는 상세한 일대일 문서를 만드는 것입니다.
5. ClickUp 회의 트래커 템플릿
달력 보기에서 예정된 회의를 빠르게 보려면 ClickUp 미팅 트래커 템플릿을 사용하세요
효율적인 업무량은 일상적인 작업 작업을 정리하는 것에서 시작됩니다. 그렇기 때문에 템플릿을 사용하여 회의를 추적함으로써 시간이 어디로 흘러가고 있는지, 업무량을 줄이기 위해 무엇을 할 수 있는지 파악하는 것이 매우 중요합니다.
템플릿, 템플릿, 템플릿! ClickUp 보너스: 저희는 팀을 추적하고 체계적으로 관리할 수 있는 템플릿을 매우 좋아합니다. 더 많은 것을 보고 싶으신가요? 전체 내용을 확인해보세요 프로젝트 관리 템플릿 모음 를 방문하거나 ClickUp 템플릿 센터 에서 수백 가지의 다양한 방법으로 더 빠르게 시작할 수 있습니다!
5. 커뮤니케이션과 협업을 우선시하세요
8학년 미적분학 시험지를 푸는 방법을 잊어버렸을 수도 있지만, 반드시 기억에 커밋해야 할 수식이 하나 있습니다:
업무량 관리 = 스트레스 관리
스트레스를 덜 받을수록 업무량을 더 잘 관리할 수 있습니다. 그렇다면 직장 스트레스의 가장 큰 원인은 무엇일까요?
설문조사 결과 Wrike 는 숫자, 대문자, 기호가 하나씩 포함된 8문자 비밀번호를 생성하는 것으로 나타났습니다. 그리고 소통과 협업의 부족도 문제입니다.
좋은 변화도 새로운 변화일 때는 스트레스를 유발할 수 있습니다. 새로운 작업 관리 시스템을 구현한 후에는 팀원들이 지원받고 있다는 느낌을 받을 수 있도록 정기적으로 확인하세요.
정기적인 팀 체크인 실시하기
특히 이 프로세스가 아직 새롭다면 팀원들과 일대일 회의 일정을 잡기 위해 의식적으로 노력하세요. 커뮤니케이션은 변화 관리의 핵심 를 통해 직원들이 새로운 프로세스를 수용하도록 유도하세요. 예를 들어 성공적인 변화 관리 프로세스 아래 질문을 통해 팀의 솔직한 피드백을 받아보세요:
- 현재 업무량이 현실적인가, 현실적이지 않다면 어떻게 변경할 수 있는가?
- 현재 프로젝트를 완료하는 데 방해가 되는 장애물이 있나요?
- 다가오는 마감일을 얼마나 자신 있게 회의할 수 있나요?
- 새 시스템에서 가장 큰 어려움은 무엇인가요?
- 다음에 대한 제안이나 아이디어가 있습니까?프로세스 개선 방법?
해 보세요 변경 관리 도구 !
다음 도구로 변화에 대비하세요 승계 계획 템플릿 !
여러분과 직원들의 일정에 더 많은 회의를 추가하는 것은 여러분이 원하는 것과는 정반대로 생산성을 저하시킬 수 있다는 점에 유의하세요! 따라서 이러한 체크인을 최대한 편리하고 효율적으로 할 수 있는 방법을 생각해 보세요.
사용 프로젝트 회의록 템플릿 에 저장하여 정보나 논의 내용을 손실하지 않도록 하세요
예를 들어, Slack을 통해 완료됨으로써 팀원들이 워크플로우를 방해하지 않는 범위 내에서 편할 때 업데이트할 수 있도록 하세요. 일부 직원은 상사에게 불편한 점을 털어놓는 것이 부담스러울 수 있는데, 이는 괜찮습니다!
모두가 함께 모여 전략을 공유하고 고충을 털어놓을 수 있는 팀 스탠드업(StandUp)을 매주 개최하세요. 그리고 다음과 같은 익명 참여 앱을 활용하는 것도 고려해 보세요 ScatterSpoke 를 사용하면 누구나 부담 없이 자신의 감정을 공유할 수 있습니다.
방해가 아닌 협업을 강조하세요
직원에게 중요한 메시지를 보냈는데 몇 시간 동안 연락이 없는 것보다 더 짜증나는 일은 없겠죠? "내 라떼 어딨어?"의 어떤 부분을 그들이 이해하지 못했나요!
농담은 제쳐두고, 무인 메시지는 진행 속도를 늦추고 업무량을 관리하기 어렵게 만듭니다. 업무량 관리 프로세스를 설계할 때는 새로운 사일로를 구축하는 것이 아니라 사일로를 '무너뜨리는' 데 초점을 맞춰야 합니다.
팀 작업을 만들어 모든 사람이 다른 팀원들이 무엇을 하고 있는지 가시성을 확보할 수 있도록 하세요. 다른 사람의 워크플로우를 방해하지 않고도 상태를 조회할 수 있다면 어떨까요? 훨씬 더 좋습니다.
코멘트를 ClickUp 작업으로 변환하거나 할당하여 생각을 즉시 실행 항목으로 전환하세요
댓글을 할당할 수 있나요?! ClickUp 보너스: ClickUp을 사용하여 댓글 를 입력하세요. 직원들은 즉시 알림을 받으므로 요청을 보지 못했다는 핑계를 댈 수 없습니다. 그리고 긴급하게 처리해야 할 일이 있다면 댓글을 작업으로 전환하고 할당하고 를 할당합니다. 직원에게 알림이 전송되고 해당 댓글이 작업 목록에 표시됩니다. 작업을 완료하면 해결 체크박스를 클릭하여 작업을 완료했음을 표시할 수 있습니다. 끝입니다.
6. 대시보드로 업무량 성과 추적하기 워크플로우 관리 는 일정한 주기입니다. 지속적인 개선을 위해 각 단계를 반복해야 합니다. 하지만 제대로 작동하고 있는지 어떻게 측정할 수 있을까요?
글쎄요, 항상 어려운 방법이 있습니다. 각 불만 사항, 장애물, 충족된(또는 놓친) 마감일을 스프레드시트에 꼼꼼히 기록해 두면 됩니다. 새로운 작업 주기마다 패턴과 일반적인 고착 지점을 찾아보고, 추측을 시도해보고, 변경된 접근 방식이 도움이 되는지 확인할 수 있습니다.
쉬운 방법을 사용할 준비가 되셨나요?
대시보드를 통해 모든 일을 한 눈에 볼 수 있는 개요로 통합하세요 ClickUp의 대시보드 는 팀이 업무량을 얼마나 잘 관리하고 있는지 모니터링하고 추적하는 관제센터 역할을 할 수 있습니다. 각 대시보드에 다양한 인구를 채울 수 있습니다 맞춤형 위젯 차트, 계산, 텍스트 블록 등과 같은 사용자 정의 위젯을 추가하여 팀 전체의 특정 데이터를 가져올 수 있습니다!
하지만 그게 다가 아닙니다. 팀이 작업 관리를 어떻게 처리하고 있는지에 대한 자세한 인사이트를 얻을 수 있는 수많은 작업 보고 위젯에도 액세스할 수 있습니다. 예를 들어, 다음을 사용할 수 있습니다:
- 속도 차트 : 일련의 작업에 대한 완료율을 결정하고 팀의 실제 작업량 용량을 더 잘 추정하세요
- 누적 흐름 차트 : 프로젝트가 얼마나 잘 진행되고 있는지 확인하고 잘못된 작업량 할당으로 인해 발생할 수 있는 병목 현상을 파악하세요
- 목표: 비즈니스 목표, 오브젝트를 설정하고 추적합니다OKR ClickUp 보너스: 팀의 업무량 할당을 모니터링하는 또 다른 좋은 방법은 박스 보기. 직원의 현재 업무 용량과 함께 현재 진행 중인 작업을 시각화합니다. 과부하가 걸린 직원을 쉽게 파악하고 더 많은 작업을 수행할 수 있는 직원에게 작업을 재배치할 수 있습니다.
박스 보기는 팀의 모든 작업을 가장 빠르게 볼 수 있는 방법입니다
박스업* ClickUp 보너스: 팀의 작업량 할당을 모니터링하는 또 다른 좋은 방법은 박스 보기를 사용하는 것입니다. 박스 보기는 직원이 현재 진행 중인 작업과 현재 업무 용량을 시각화해 보여줍니다. 누가 과부하 상태인지 쉽게 파악하고 더 많은 작업을 수행할 수 있는 직원에게 작업을 재배정할 수 있습니다.
7. 업무 자동화 및 가시성 중앙 집중화
처음 몇 주기 동안 워크플로우의 꼬인 부분을 해결한 후에는 효율성을 더욱 향상시킬 수 있는 더 많은 기회를 찾아보세요.
이 단계를 건너뛰지 마세요!
프로젝트 라이프사이클 중 팀이 과중한 업무량을 처리해야 하는 시기가 올 수 있습니다. 업무량 관리를 통해 지금 선제적으로 시간을 절약할 수 있는 전략을 세우면 나중에 스트레스를 줄일 수 있습니다.
반복적인 작업 자동화하기
실제 업무량을 줄이는 가장 쉬운 방법은 자동으로 완료됨이 가능한 일상적인 작업을 파악하는 것입니다 2시간 하루 업무량 관리 자동화! 이러한 tools는 작업 관리 프로세스의 대부분을 자동화할 수 있습니다.
물론 시중에 나와 있는 자동화 도구를 골라 사용할 수도 있습니다. 하지만 자동화가 충분히 갖춰진 올인원 작업량 관리 소프트웨어에 투자할 수 있는데 왜 팀의 애플리케이션을 복잡하게 만들까요?
직원에게 완료해야 할 긴급한 새 작업이 있을 때 바로 알려주는 자동화를 만들고 싶다고 가정해 보세요. 다행히도 귀하는 뛰어난 의사 결정권자로서 업무량 관리를 위해 ClickUp을 사용하기로 결정하셨습니다!
자동화를 사용하기만 하면 됩니다."작업에 '긴급' 우선순위가 부여되면 작업이 자동으로 '열기'로 변경됩니다."펑! 작업에 긴급 태그가 붙자마자 직원들은 그 사실을 알 수 있습니다.
사전 구축된 자동화 레시피를 사용하거나 필요에 따라 맞춤형으로 설정하여 팀이 가장 중요한 부분에 집중할 수 있습니다
50개 이상의 기본 제공 목록에서 선택하세요 자동화 또는 직접 만들어보세요!
다른 관점을 위해 칸반 보드를 사용하세요
A 칸반 보드 는 비즈니스 프로세스를 원활하게 운영할 수 있는 작지만 강력한 도구입니다. 어떻게 작동하나요?
프로젝트를 시각화합니다 워크플로우 를 열고 각 작업의 상태를 깔끔한 물리적 또는 가상 작업 보드 . 그런 다음 팀은 다음과 같이 작업이 진행됨에 따라 관련 상태 열에 작업을 끌어다 놓을 수 있습니다:
ClickUp의 보드 보기에서 상태, 사용자 지정 필드, 우선순위 등을 기준으로 칸반 보드의 작업을 그룹화하세요
이렇게 하면 팀 전체가 프로젝트의 진행 상황을 실시간으로 확인할 수 있습니다. 이러한 업무량 관리 프로세스를 통해 관련된 모든 사람이 프로젝트에 걸리는 시간과 프로젝트의 각 부분을 누가 담당하고 있는지 더 잘 파악할 수 있습니다.
프로젝트 관리자는 또한 칸반 보드에서 프로세스의 병목 현상을 나타내는 정체된 작업을 식별해야 합니다. 그런 다음 해당 작업을 해결하는 데 도움이 될 리소스(또는 팀원)를 할당할 수 있습니다.
원하는 방식으로 보기를 맞춤 설정 ClickUp 보너스: 다음 용도의 칸반 보드를 제공합니다 프로젝트 관리 , 간트 차트를 사용해 의존성을 시각화하는 등 다양한 보기를 통해 팀에 가장 적합한 관점을 선택할 수 있습니다. 유연한 보기를 사용해 작업 목록, 칸반 보드 또는 타임라인 보기에서 작업을 시각화하세요.
업무량 관리 FAQ
일반적인 업무량 관리 문제는 무엇인가요?
업무량 관리 문제는 업종, 회사 규모, 개인의 책임에 따라 달라질 수 있습니다. 하지만 몇 가지 일반적인 과제는 다음과 같습니다:
- 압도적인 업무량: 너무 무겁거나 까다로운 업무량을 관리하기가 어려워 스트레스, 번아웃, 생산성 저하로 이어질 수 있습니다.
- 우선순위 설정 부족: 우선순위가 명확하지 않으면 어떤 작업이 가장 중요한지, 리소스를 효과적으로 할당하는 방법을 결정하기 어려울 수 있습니다.
- 시간 관리 부족: 시간 관리 기법 는 업무량 관리에 필수적이지만 많은 사람이 미루기, 산만함, 기타 생산성 함정에 빠져 어려움을 겪고 있습니다.
- 부적절한 리소스: 인력, 기술, 예산 등의 자원이 부족하면 개인의 업무량을 효과적으로 관리하는 데 방해가 될 수 있습니다.
- 범위 크리프: 기대치가 처음에 합의한 것보다 변경되거나 확장되어 그에 상응하는 리소스 증가 없이 업무량이 증가할 수 있습니다.
업무량 플랜은 누가 관리해야 하나요?
조직 구조에 따라 업무량 관리는 혼자서 할 수도 있고 그룹으로 할 수도 있습니다.
회사가 매우 사일로화되어 있고 부서가 각자의 미니 회사처럼 운영되는 것 같다면 혼자서 계획을 세우는 것이 가장 합리적일 수 있습니다. 그러나 업무 효율성이 매우 높은 팀은 협업이 활발하고 다른 사람들과 자주 일하는 팀은 프로젝트를 완료하려면 모두가 함께 머리를 맞대야 할 것입니다.
효과적인 업무량 관리의 이점은 무엇인가요?
업무량 관리 도구는 회사 내에서 일어나는 모든 것을 볼 수 있도록 도와줍니다. 그리고 팀원들에게도 동일한 가시성을 제공합니다!
프로젝트의 진행 상황을 파악하면 커뮤니케이션 문제와 프로젝트 사일로를 없앨 수 있습니다. 그리고 가장 중요한 것은? 팀이 같은 페이지에서 효율적으로 일할 수 있도록 도와준다는 점입니다. 이는 곧 프로젝트를 제때에 받아보는 클라이언트의 만족도가 높아진다는 뜻이기도 합니다.
업무량 관리 시스템도 마찬가지입니다:
- 프로젝트 리소스(소프트웨어, 시간, 직원 기술)가 낭비되지 않도록 보장합니다
- 프로젝트가 어떻게 진행되고 있는지 명확하게 보기
- 어떤 비즈니스 프로세스가 일의 속도를 늦추고 있는지 보여줍니다
- 마감일과 프로젝트 예산을 알려줍니다
- 여러 부서 간의 커뮤니케이션 격차 해소
ClickUp으로 효과적인 업무량 관리 구현하기
업무량 관리는 조직의 응급처치 키트와 같습니다. 과중한 업무량을 처리할 때 팀의 건강을 보호할 수 있는 좋은 방법입니다. 뿐만 아니라 즉각적인 생산성 향상 효과도 얻을 수 있습니다!
하지만 업무량을 수동으로 관리하는 것은 쉽지 않은 일입니다. 숙련된 프로젝트 매니저에게만 편리한 전용 프로젝트 관리 도구가 있어야 업무량 배포, 팀 진행 상황 추적, 보고서 작성 등 무거운 작업을 쉽게 처리할 수 있습니다.
다행히도 ClickUp과 같은 도구에는 타임라인 보기, 작업량 보기, 박스 보기 등 이 과정을 원활하게 진행할 수 있는 다양한 기능이 있습니다.
와 ClickUp의 무료 플랜 를 사용하면 무제한 사용자와 무제한 프로젝트를 이용할 수 있습니다. 유료 플랜을 사용하면 팀의 업무량을 처리할 수 있도록 무제한 저장소와 무제한 통합 기능을 이용할 수 있습니다.
그래서 ClickUp에 가입하기 가입하고 지금 바로 생산성 문제를 진단하고 해결하세요!