のプロフェッショナル・サービス・チームのエンゲージメント・マネージャーを務める。 ClickUp ClickUpの立ち上げはとても簡単です。ClickUpの設定がどのプロジェクトでも最も簡単であることに驚かれるかもしれません。
階層とコンフィギュレーションをしっかりと構築し、強固な土台を作ることで、ClickUpのセットアップが簡単になります。 意味のあるビュー は重要だ！しかし、組織が変化を経験する方法は、あらゆるデジタルトランスフォーメーションの成功に直接影響を与える可能性がある。
チェンジマネジメントとは、ステークホルダーのニーズを評価し、それに応じて変革の取り組みを準備することで、個人レベルでの変化を促進することである。
なぜチェンジマネジメントはビジネスにとって重要なのか？
この時点で、ビジネスリーダーの中には、「なぜ悩むのか」と自問する人もいるかもしれない。と自問するビジネスリーダーもいるかもしれない。
私は、少し時間をかけることで、変革の取り組みを通じて誰もが助けられ、莫大な利益につながることをお伝えしたいのです。
まず第一に、そしておそらく最も重要なことだが、チェンジマネジメントを効果的に実施することは、投資対効果を保証するのに役立つ。社員が迅速に採用し、強力に活用し、製品に習熟することで、変革を成功に導くことができるのです。
また、利害関係者が最初から最後までプロジェクトに深く関与するため、プロセスの手直しや見直しの必要性も減る。
最後に、変更管理戦略は、製品としてClickUpを最初に決定したときに設定した目標や成功尺度のミーティングを支援することができます。チェンジマネジメントを成功させることは、まさに保険なのです。
カート・ルウィンのチェンジマネジメントモデル
クリックアップホワイトボードで構築されたクルト・レウィンの変化モデル
からの変更管理モデル カート・ルーイン は、組織が変化するたびに、3つのフェーズを経てサイクルすると仮定している：
- チームが変化に備え、変化が起こることを受け入れる。チームが変化に備え、変化が起こることを受け入れる。
- 変化： 変化への取り組みが実際に行われる段階。
- 再凍結: ここであなたは変化を定着させ、通常通りのビジネスに移行する。-変更を凍結する。
このチェンジマネジメント・プロセスを実施するポイントは、人々をチェンジカーブの中をより迅速に移動させることである。最終的に、ビジネスリーダーは、流動的な時間や、チェンジカーブの底にある不確実性を減らしたいのである。
チェンジカーブを進むスピードは人それぞれであるため、プランニングの一環として、戦略ビジョンの中で、さまざまなタイプの利害関係者をすべて考慮する必要がある。以下では、変化を管理し、プロセスをより効果的に進めることができるよう、各フェーズについて説明する。
また、ステークホルダーへのインタビュー質問、チェンジマネジメントプラン、チェンジマネジメントのテンプレートもご用意しました。 コミュニケーションプラン .
フェーズ 1: 凍結解除
チェンジマネジメントプロセスのこのフェーズは、発見とプランニングがすべてです。
変更の影響を評価する
まず最初に、直接的に影響を受けるか間接的に影響を受けるかにかかわらず、変更を実施することによる利害関係者への影響を特定することが重要です。デジタルトランスフォーメーションプロジェクトでは、主に3種類の変更があります：
1.システムの変更
ClickUpの導入の場合、新しいシステムはClickUpです！システムが現状とどの程度異なるかを検討することで、チームに必要なトレーニングの量や種類に影響する可能性があります。
/参照 https://clickup.com/templates/training-rollout-plan-t-200695094 ClickUpによるトレーニング展開プランテンプレート /%href/
2.プロセスの変更
新しいシステムを立ち上げるとき、チームが従うプロセスやワークフローがそれに伴って変わるのは当然のことだ。生産 標準作業手順書 ドキュメント！）は、チームにとって素晴らしいリソースになります。
人事プロセスを合理化する 人事SOPテンプレート クリックアップとホワイトボードによる
3.スタッフの変更
この種の変化は、デジタル・トランスフォーメーションにおいて人々が最も懸念するものだろう。組織の変更管理では、従業員への影響を考慮し、期待事項を明確に伝えることが重要です。
チームが最も影響を受けると思われる分野を特定したら、今度はあなたが彼らに尋ねる番だ！行動
/参照 https://clickup.com/ja/blog/53459/undefined/ ステークホルダーインタビュー /を実施する。
を行い、チームのメンバーに主な懸念事項を尋ね、ステータスに戻るための組織変革のギャップを特定する。
社内関係者からの社内リクエストを効率化し、フォームに必要な情報を正確に収集します。
例：チームでは、自分たちのプロセスに対する変更イニシアチブは比較的小さなものだと考えているかもしれません。この場合、プロジェクト期間中に、チームマネージャーをスピードアップさせるためのトレーニングセッションを追加する必要があります。
また、新システムが人員整理につながることを部下が懸念していることが、面接で明らかになるかもしれない。このような場合は、コミュニケーション・プランに強力なメッセージを盛り込み、このような懸念に対処する必要があることがわかるだろう。
抵抗勢力、懐疑派、チャンピオンを特定する
ステークホルダーインタビューを実施すれば、すぐに抵抗勢力、懐疑論者、チャンピオンを特定できるだろう。
チャンピオンは、すでにその変化に魅了され、ClickUpの大使となってくれる人たちです。 彼らは以前ClickUpを利用したことがあるかもしれませんし、チーム内でとても熱心な人かもしれません。
Teamsは、チームの他のメンバーのモチベーションを高め、ClickUpのエキスパートとしてClickUpの導入プロセスに参加させる必要があります。
抵抗勢力が、変革の取り組みやあらゆる種類の変化に対して非常に躊躇している人たちであることは、おそらく明らかでしょう。プロジェクトが妨害されないように、このような人々が否定的な感情を広めないようにリミットすることが重要です。否定性バイアスを忘れないでください-否定性は肯定性よりも大きいのです。
最後のカテゴリーは「懐疑論者」だ。プロジェクト管理にClickUpを導入するための要件を集めているとき、ワークショップに参加するのがお気に入りだ！
ここでは、プロジェクトの結果に最も投資している人たちがいて、プロセスに疑問を持ち、それに応じて変化します。彼らは、マネジメントが思いつかないようなことを考えてくれる。
上記のようなタイプの人たちを特定し、プロジェクト管理プロセスや変革の取り組みにおいて、その人たちと一緒に仕事をしましょう！
変更のプラン
さて、これらの情報を集めたら、いよいよ仕事に取りかかろう！変更管理戦略で成功するプロジェクトには、私が推奨する2つの資産がある。
1.変更管理プロセスプラン 2.コミュニケーションプラン
幸運なことに、ClickUpはこれらのプランを作成・メンテナーするのに最適なツールです。変更管理テンプレートには、すでにサンプルプランが用意されています。変更管理戦略には、チームがClickUpを採用するために実施する予定のすべての活動を盛り込みましょう。
これらの活動には、以下のようなものがあります：
- 新しい標準作業手順の作成
- トレーニング資産の開発
- ユーザー受け入れテスト
- トレーニングセッション
- 立ち上げ祝い
コミュニケーションプランでは、変更中に行われる計画的なコミュニケーションのタスクを設定します。これには以下が含まれます：
- 最初のアナウンス
- 毎週のオフィスアワー
- 立ち上げ時のアナウンス
- ゴーライブ後の謝辞
テンプレートには、これらのコミュニケーションで使用するための文案が用意されています。ClickUpには、この設定に役立つ機能が多数あります！
複数のリストのタスク
ClickUpのTasks in Multiple Lists (TIML)機能により、開発者は組織内の他のチームとタスクを接続できる。
私は、コミュニケーションプランで計画したすべてのタスクを変更管理プランに追加し、すべての全体ビューを確認できるようにしたい。
定期的なタスク
/img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/06/student-recurring.gif ClickUpの定期的なタスク /クリックアップ
ClickUpで定期的なタスクを設定する。
毎週の更新や運営委員会のミーティングなど、定期的なタスク機能を使えば、これらの活動を完了するよう簡単にリマインダーを出すことができます。
フェーズ2：変化
変更フェーズは、実際に変更が行われるときに発生します。チームにとって最も波乱の多い時期になりますが、アンフリーズフェーズで一生懸命仕事をしたのであれば、この時期を乗り切るためのプランがあるはずです。
この時期のあなたの最大の課題は、全員を変化曲線に乗せ、誰かが行き詰まるのを防ぐことだ。プロジェクト中に出てくる事態に直面しても、プランを修正できるように準備しておくこと。
/img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/04/ClickUp-Employee-Feedback-Form-Template-Board-view.png ClickUp 従業員フィードバックフォームテンプレート- ボードビュー /イメージ
従業員フィードバックフォームテンプレートを違う角度から見たい場合は、このボードビューを使って簡単なドラッグ＆ドロップ機能を利用してください。
もし フィードバックプロセス チーム内のエキスパートが突然 JIRA がなくなってしまうと、その人はチーム内での自分の目的や重要性について非常に神経質になる可能性があります。このような懸念を持つ人には、ClickUp のロールアウトにより大きく関与してもらい、このような不安を和らげましょう。
過去の経験を心配する
もしあなたのチームが以前に組織で変化を経験し、それが多くの激動と苦痛を引き起こしたのであれば、チームはこの次の変化が何を意味するのかについて神経質になる可能性があります。過去の問題を認め、以前のプロジェクトから学んだ教訓を実行するための対策について話すとよいだろう。
変更は一時的なものだと信じている
同じように、組織が常に変化を繰り返している場合、人々は新しいシステムが一時的な流行であり、流行遅れになると考えるかもしれません。クリックアップの長期的なプランを強調することで、それが単なる新しい流行ではないことを理解してもらいましょう。
このフェーズで変更を管理する際には、問題が発生した場合に備えてプランをピボットできるように準備し、チームをできる限り巻き込みましょう。そうすれば、笑顔で乗り越えられるでしょう！
フェーズ3：再凍結
最後のフェーズは、変更を「凍結」し、ClickUpが通常通りの新しいビジネスになるようにすることです。このフェーズは最もおろそかにされがちです。というのも、ローンチが行われるとプロジェクトは閉じた状態になり、誰もが次のことに移ってしまうからです。
ClickUpの導入を促進する上で、このステージの重要性はいくら強調してもしきれません。 あなたのチームは大きな変革を経験し、多くの努力を払ってきました！
そのことを認識するときです！あなたが含めるべき持続的な活動のいくつかを以下にリストアップします。あなたの組織の文化やビジネス戦略に何が最も適しているかは、あなただけが知っています。
本稼働のお祝い
変化を締めくくるために、立ち上げ後の祝賀会の開催を検討しましょう。これは、変更期間が終了したことをチームに示すとともに、ClickUpへの移行を強化する素晴らしい方法です。
お祝いには、チームにランチをプロバイダーしたり、全員にカップケーキをプレゼントしたりするなど、さまざまなフォームが考えられます。すぐに得られる短期的な勝利も、変化を管理する際にはプロモーションに最適です。
ワークスペースポイント競争
ClickUpには、ダッシュボードで利用できるとても便利なレポート作成ウィジェットもあります。 ワークスペースポイント .このウィジェットは、作業中のタスク番号、完了したタスク、追加されたコメントに基づいて、人々にポイントを割り当てます。
/img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/07/Sprint-Velocity-Card-in-ClickUp-Dashboards.gif クリックアップダッシュボードのスプリントベロシティカード /スプリントベロシティカード
ClickUpのスプリントベロシティカードを使えば、チーム全体で完了した仕事とタスクに割り当てられたワークスペースポイントを簡単にビューできます。
私の成功したクライアントの中には、ワークスペースポイントを最も多く獲得した人にギフト券を贈るという社内コンペを作った番号を見てきました。これを立ち上げ時に導入することで、早い段階からクリックアップに慣れ親しみ、現在の仕事をすべてシステムに移行することができます。
稼働後の評価
社員が変化を受け入れているかどうかを知る最も簡単な方法は、社員に尋ねることです！立ち上げから数週間後に再度アンケートを実施し、クリックアップについての感想やフィードバック、改善案を聞きましょう。
この プロジェクト回顧テンプレート 生産性を継続的に改善する。また、追加トレーニングで対処できる知識のギャップがあるかどうかもわかります。
追加トレーニング、オフィスアワー、ランチ＆ラーニング
チームが追加トレーニングが必要だと言ってきたら、それをプロバイダーしましょう！たとえ彼らが言っていなくても、質問したり、詳細はこちらで学ぶ機会を追加でプロバイダーする価値はあります。
私がこれまで見てきた中で最も成功した方法は、「オフィスアワー」のようなもので、トレーニングセッションでは取り上げられないような特定のClickUpに関する質問を持ち寄ることができます。
さらに、クリックアップ・チャンピオンにミーティングや「Lunch and Learns」のようなセッションでクリックアップの使い方を発表してもらえば、クリックアップのヒントを得ることができます。
報酬と謝辞
変革の経験がすべてポジティブなものになるように、プロジェクトに貢献したチャンピオンや専門家を称えましょう。変革に取り組むのは大変なことなので、それ相応の報酬を全員に与えましょう。
誰がチェンジマネジメントプランから利益を得るのか？
ビジネスにおいて変化は避けられない。実際、それは唯一の不変のものだ。組織にとって、変更管理プランは、移行をスムーズに乗り切るための鍵である。これは、潜在的な混乱から会社を守り、管理されていない調整によって引き起こされる可能性のある損失を最小限に抑えるものである。このプランは、組織内の改善、革新、成長を促進するのに役立つ。
- /参照 https://clickup.com/templates/change-management/technology-consultants 技術変更管理プラン /%href/
- /参照 https://clickup.com/templates/change-management/operations-teams オペレーションチーム変更管理プラン /%href/
- 組織変更管理プラン
- 中小ビジネス・チェンジ・マネジメント・プラン
従業員: 組織だけでなく、従業員も包括的なチェンジ・マネジメント・プランから大きな恩恵を受ける。変化に伴う不慣れや不安は、しばしばスタッフの士気や生産性の低下につながる。適切なチェンジ・マネジメント・プランがあれば、従業員は移行期間中、必要不可欠なサポートとガイダンスを受けることができ、抵抗を減らし、新しいシナリオへの受け入れ態勢を改善することができる。
- /参照 https://clickup.com/templates/change-management/employee-relations 従業員関係変更管理プラン /%href/
- 小売スタッフ変更管理プラン
- 給与計算スタッフ変更管理プラン
- 組立ライン作業員 変更管理プラン
チェンジマネジメントで、変化のカーブをより速く通り抜けよう
変更管理は、チームがクリックアップ導入の反対側を無傷で通過できるようにします。また、導入を促進し、可能な限り迅速な投資回収を実現します。
3つのフェーズ（凍結解除、変更、凍結解除）を怠らないようにしましょう。それぞれのフェーズに備えることで、スタッフとクリックアップを最大限に活用することができます。