クライアントに対するチームのやることリストが、ボーリングのピンの山になっているように感じることはないだろうか？
ただ、あなたにはジャグリングの才能はまったくなく、すでに眉毛の片方をやぶってしまっている？もしこのシナリオに思い当たる節があるなら、新しい作業負荷管理戦略が必要だ。
作業負荷管理は、ビジネス・プロセスをつなぎとめる強力な接着剤です。
それがなければ、あなたの書類の山はエベレスト山のように高く感じられるでしょう。あなたの プロジェクト・スケジュール を使って実装することができる。消火器を持って、ボーリングのピンを落とそう！
作業負荷管理とは？
作業量管理とは、生産性を最大化するためにチームの仕事を効率的に配布・管理するプロセスです。単純なアイデアかもしれないが、騙されてはいけない。放っておくと、かえって作業負荷を増大させてしまいます。
実際
/参照 https://www.ncbi.nlm.nih.gov/pmc/articles/PMC6953715/ 2021年 国立医学図書館 /%href/
の研究によると、作業負荷が大きすぎると従業員の満足度は下がる。その結果、生産性が低下し、燃え尽き症候群や離職率が高くなる。
要点は？
効果的な作業負荷管理は、大きな問題である！
なぜ作業量管理が重要なのか？
チームの作業負荷管理を正しく行うと、いくつかの素晴らしいことが起こります：
- 以下のような素晴らしいことが起こります。チームワークとコラボレーション (オペレーティング・システム）。すべてのビジネス・プロセスのデータセンターとして、また従業員の作業負荷を管理するワンストップツールとして機能します。
まず、部屋の中の象について話そう：我々は偏見を持っているかもしれないが、適切なアプリで作業負荷管理をやることの方がway簡単だと考えている。
/参照 https://clickup.com ClickUp /%href/
.また、すでに他社製品をお使いであれば、現在のプロジェクトタスクをすべて私たちのプラットフォームへインポートするのがとても簡単なことに驚かれることでしょう。
ClickUpのワークロードビューを使って、遅れている人は誰ですか?
その
/参照 https://docs.clickup.com/en/articles/4193271-workload-view-resource-management-clickapp 作業負荷ビュー /%href/
を使用すると、ユーザーとの会話に基づいて、各ユーザーの1日/1週間の作業負荷量を設定できます。時間、タスク、または次のようなキャパシティを設定できます。
/を設定することができます。 https://clickup.com/blog/agile///agile-story-points/ スクラムのストーリーポイント /%href/
.
従業員に意見を求めるだけです。各チームメンバーに、それぞれの作業負荷についてどう感じているかをプライベートで話してもらいましょう。各自の仕事量と、もっとこなせるタスクがあるのか、もっと減らす必要があるのかを書き出すのだ。
こうすることで、従業員の作業負荷が過大かどうかがわかり、必要に応じて仕事を再分配することができる。
賢く、優先順位をつける !
すべてのタスクが同じとは限らない。スターバックスに行くことは、クライアントのブログ記事の編集を仕上げることほど重要ではない。だからこそ 優先順位のつけ方を学ぶ .
優先順位をつけることで、チームのキャパシティに関係なく、常に「最も重要なこと」を最優先することができる。これは、厳しい締め切りに最大のエネルギーを費やし、無理ができることにストレスを感じすぎないようにするのに役立つ。
タスクにシンプルな自動化を作成し、特定のアクションが行われたときに優先度を割り当てたり変更したりする
まず最初に。 クリックアップボーナス：シンプルなチーム作業負荷管理ツールで、タスクの優先順位を簡単に設定できます。
/を簡単に設定できます。 https://docs.clickup.com/en/articles/1116076-priorities 優先度 /%href/
は、重要なタスクごとに、"低 "から "緊急 "までの範囲で表示されます。緊急度でソートすることで、チームの最優先度タスクを可視化できます。ClickUpで簡単な自動化を作成することもできます。 優先度 を適材適所に配置しましょう。仕事のスケジューリングが始まる前に、あなたまたはチームマネージャーが、各チームメンバーのスキル設定、気質、稼働率、長所を把握しておくようにしましょう。
例えば、社員の一人が細かい作業は得意だが、プレッシャーのかかる納期が苦手な場合、おそらく消防訓練のプロジェクトには最適ではないでしょう。同様に、大局的でクリエイティブな思考の持ち主は、コピーエディターには向かないかもしれません。
各人の強みを考慮し、優先度の高いタスクを最初に割り当てる。それが片付いたら、残りを割り当てることができます（ご心配なく、あなたはスターバックスに行くことができます......いずれは）。
クリックアップ・ワークロード・ビューは、プロジェクトのメトリクスを洞察し、一歩先を行くことができます。
マネジャーのブラウニーポイントを増やしたいですか？チームメンバーに仕事を割り当てる際、そのタスクを選んだ理由を伝えましょう。そうすることで、彼らの仕事がより有意義で魅力的なものになります。
社員が自分のタスクに自信を持てば持つほど、彼らの生産性は向上する。とてもシンプルなことだ！
現実的な期限を設定する
すべてのタスクを割り当てたら、期限を設定する必要があります。作業量プランニングを始めたばかりの頃は、これらの期限を「達成可能なもの」にすることに集中しましょう。
ClickUpのような直感的なアプリでも、チームが新しいワークフローのコツをつかむまで、多少の慣らし期間が必要です。最初のラウンドの締め切りは、できるだけ寛容なものにしましょう。
以前のタスクの見積もり時間、従業員のキャパシティ、既知のスキル設定などの情報をもとに、各作業にかかる時間の見積もりを立てましょう。その後、不測の事態を考慮し、もう少し時間を追加する。
/イメージ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2021/07/timeline.gif タイムラインビューでタスクの期限を簡単に編集し、割り当てる。 /%img/
ClickUpのタイムラインビューを使って、タスクを割り当て、期日を変更し、作業負荷をビューする。
従業員が期限を守ることで、自分自身や新しいシステムに対する信頼が高まります。作業負荷を編集するための適切なツールを持つこと、そしてそれを素早く行うことは、どのチームのリーダーにとっても生産性を高めるために不可欠です。
チームワーク > 才能。 クリックアップボーナス：ClickUpでタスクを割り当てるのは簡単です！タスクを作成し、そのタスクを1人または
/参照 https://help.clickup.com/hc/en-us/articles/6309029762583-Multiple-Assignees-vs-Single-Assignees 複数の従業員 /%href/
または
/または https://docs.clickup.com/en/articles/4010016-teams-user-groups チーム名 /%href/
.タスクを配布したら、各チームメンバーの開始日と期日を設定します。締め切りの重複が心配ですか？タイムラインビューでチームのタスクを可視化し、全員の開始日と期日のバランスをとることができます。 プロジェクトタイムライン .
4.作業負荷管理テンプレートで従業員のプランニングを支援する
タスクとその所要時間を特定し、どの従業員が何を担当するかがわかりましたね。ここからは自動運転ですね？
そうではありません！
このワークフロープランニングモデルがチームにとって初めてのものであれば、チーム（そしてあなた！）は整理整頓のために少し特別なサポートが必要かもしれません。また、ワークフローが新しくなくても、作業負荷管理モデルが成熟すればするほど、プロセスはテンプレート化されていくはずだ。
テンプレートは作業負荷管理に2つのことをやる：プロセスを始めたばかりのチームが、より早くスピードアップできるようにすることと、成熟したチームが、うまくいっているとわかっていることをより多く自動化できるようにすることだ。
作業負荷のテンプレートを5つ紹介しよう：
1.ClickUp 従業員作業負荷テンプレート
を使用します。
/参照 https://clickup.com/templates/project-management-meeting-minutes-t-2x1wa5h を使用する。 プロジェクトミーティング議事録テンプレート /%href/
をClickUpして、情報や議論の紛失を防ぎましょう。
例えばSlackでやることを検討し、チームメンバーが都合のいいときに、ワークフローを中断することなく更新できるようにしましょう。従業員の中には、上司に気軽に相談できない人もいます！
週に一度、チームStandUpを開き、全員で戦略を共有したり、不満を吐き出したりしましょう。また、次のような匿名参加アプリの活用も検討しよう。
/参照 https://www.scatterspoke.com スキャッタースポーク /%href/
を使うことで、誰もがプレッシャーを感じずに気持ちを共有することができる。
中断ではなく協調を重視する
従業員に重要なメッセージを送ったのに、何時間も連絡がないほど迷惑なことはないだろう？ラテはどこですか」のどこが伝わらなかったんだ？
冗談はさておき、放置されたメッセージは進捗を遅らせ、作業負荷の管理を難しくします。作業負荷管理プロセスを設計する際は、新しいサイロを作るのではなく、サイロを破壊することに重点を置いてください。
チームタスクを作成し、他のメンバーが何をしているのか可視性を持たせる。他のメンバーのワークフローを中断することなく、ステータスを確認できるのであれば、なおさらだ。さらに良い。
ダッシュボードですべての仕事をハイレベルな概要にまとめる
/参照 https://clickup.com/features/dashboards ClickUpのダッシュボード /%href/
はミッションコントロールセンターとして、チームの作業負荷の管理状況を監視・追跡することができます。各ダッシュボードには、以下のような様々な情報を入力することができます。 カスタムウィジェット:一連のタスクの完了率を決定し、チームの実際の作業負荷をより良く見積もる。
- 累積フローチャート :プロジェクトの進捗状況を確認し、作業負荷の配分不足が原因と思われるボトルネックを特定する。
- 目標：ビジネス目標、ゴールを設定し、追跡します。OKR ClickUp Bonus: チームの作業負荷配分をモニターするもう一つの素晴らしい方法は
/を使うことである。
https://docs.clickup.com/en/articles/914665-box-view。
ボックスビュー。
/%href/
従業員が現在取り組んでいる仕事とそのキャパシティを可視化します。過負荷になっている社員を簡単に特定し、より多くのタスクを担当できる社員に割り当てることができます。
/画像 https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2017/11/box-view.gif ボックスビューですべてのタスクをビュー /%img/
Box ビューは、チームのタスクをすべて表示する最速の方法です。
BOX IT UP： クリックアップボーナス*： クリックアップボーナス *ClickUpボーナス：チームの作業負荷の割り当てを監視するもう一つの素晴らしい方法は、ボックスビューを使用することです。これは、従業員が現在取り組んでいる仕事とそのキャパシティを可視化するものです。誰が過負荷になっているのかを簡単に把握し、より多くの仕事を任せられる人にタスクを割り当てることができます。
7.仕事の自動化と可視性の一元化
最初の数サイクルでワークフローのねじれを解消したら、さらなる効率化の機会を探そう。
このステップをスキップしてはならない！
プロジェクトライフサイクルの中で、チームが作業負荷に対処しなければならないときが必ずやってきます。作業負荷管理は、このような時間節約策を今のうちから積極的に講じておくことで、後でストレスをためずに済みます。
反復タスクの自動化
実際の作業負荷を軽減する最も簡単な方法は、自動的に完了できる平凡なタスクを特定することです。
/を節約できる。 https://www.forbes.com/sites/waldleventhal/2017/08/03/how-automation-could-save-your-business-4-million-annually/#202a802b3807 2時間 /を節約することができる。
を通して 作業負荷管理の自動化！ これらのツールはタスク管理プロセスの大部分を自動化することができる。
もちろん、市販の自動化ツールを選んで使うこともできる。しかし、自動化がぎっしり詰まったオールインワンの作業負荷管理ソフトウェアに投資できるのに、チームのアプリケーションを煩雑にする必要はないだろう。
例えば、従業員に緊急タスクを完了させる自動化を作成したいとします。ありがたいことに、あなたは優秀な意思決定者であり、作業負荷管理にClickUpを使うことに決めました！
やることは、「タスクに優先度 "Urgent "が付けられると、そのタスクは自動的に "Open "に変わります。タスクに緊急タグが付けられるとすぐに、従業員はそれを知ることができます。
ClickUpのボードビューで、カンバンボード上のタスクをステータス、カスタムフィールド、優先度などでグループ化します。
これにより、チーム全体でプロジェクトの進捗をリアルタイムで確認できます。この作業量管理プロセスにより、関係者全員がプロジェクトにかかる時間や各部分の責任者を把握することができます。
また、プロジェクト管理者は、カンバンボード上でどのタスクが滞っているかを特定する必要があります。これは、プロセスのボトルネックを示しています。そして、そのタスクを解決するために、リソース（またはチームメンバー）を割り当てることができる。
ビューのカスタムが可能です。 ClickUp ボーナス: カンバンボードを以下のように提供します。
/参照 https://clickup.com/teams/project-management プロジェクト管理 /%href/
ガントチャートで依存関係を可視化したり、その他のビューを使用することで、チームに最適な仕事を選ぶことができます。タスクリスト、カンバンボード、タイムラインビューでタスクを可視化するには、フレキシブルビューを使用します。
作業負荷管理FAQ
作業量管理の一般的な課題は何ですか？
作業負荷管理の課題は、業界、企業サイズ、個人の責任によって異なります。しかし、よくある課題には以下のようなものがあります：
- 作業負荷：重すぎる作業負荷：重すぎる作業負荷や過酷な作業負荷を管理することは困難であり、ストレス、燃え尽き症候群、生産性の低下につながります。
- 優先順位の欠如：優先度が明確でないと、どのタスクが最も重要かを判断し、リソースを効果的に配分することが難しくなります。
- 時間管理の欠如： 時間管理のテクニック は作業量の管理には欠かせないが、多くの人は先延ばしや注意散漫、その他の生産性の罠と闘っている。
- リソース不足：人員、技術、予算などのリソース不足は、個人の作業負荷を効果的に管理する能力を妨げる可能性がある。
- スコープクリープ：スコープクリープ：当初合意した範囲を超えて期待が変化したり拡大したりすることがあり、その結果、対応するリソースが増えないまま作業負荷が増大することがある。
誰が作業負荷のプランニングを管理すべきか？
組織の構造にもよりますが、作業負荷の管理は一人で行う場合もあれば、グループで行う場合もあります。
もしあなたの会社が超サイロ化していて、各部門がそれぞれのミニ会社のように動いているようであれば、おそらく一匹狼でプランニングするのが最も理にかなっているでしょう。しかし、高度に統合されたチームであれば、一匹狼である必要はない。
/href/ /ブログ?p=45848 協調性が高く、他者と頻繁に仕事をするチーム /(ブログ?p=45848)
プロジェクトを完了するためには、おそらく全員が見出しを合わせる必要がある。
効果的な作業量管理のメリットは何ですか？
作業負荷管理ツールは、社内で起こっていることをすべて把握するのに役立ちます。そしてチームにも同じ可視性を与える！
プロジェクトの進捗状況を確認することで、コミュニケーションの問題やプロジェクトの縦割りを解消することができます。そして最も重要なことは？チームを同じページにまとめ、効率的に仕事を進めることができます。そしてそれは、プロジェクトを納期通りに受け取り、より多くのクライアントを満足させることを意味します。
作業負荷管理システムもあります：
- プロジェクトのリソース（ソフトウェア、時間、従業員のスキル）を無駄にしません。
- プロジェクトの進捗状況を明確にビューします。
- どのビジネスプロセスがあなたの仕事を遅らせているかを表示します
- 期日とプロジェクト予算をお知らせします。
- 異なる部門間のコミュニケーションギャップを閉じた
ClickUpで効果的な作業負荷管理を導入しよう
作業負荷管理は組織の救急箱のようなものです。作業負荷が大きいとき、チームの健康を守る素晴らしい方法です。それだけでなく、即座に生産性を高めることもできます！
しかし、手作業で作業負荷を管理するのは大変なことです。作業負荷の配布、チーム進捗の追跡、レポート作成など、やることなすこと大変です。
幸いなことに、ClickUpのようなツールには、タイムラインビュー、ワークロードビュー、ボックスビューなど、このプロセスをスムーズに進めるための機能がたくさんあります。
以下のような機能があります。
/参照 https://clickup.com/pricing ClickUpの無料プラン /無料プラン
では、無制限ユーザーと無制限プロジェクトが利用できます。有料プランでは、無制限のストレージと無制限の統合機能を利用でき、チームの作業負荷を軽減することができます。
そのため ClickUpに登録する。 に登録し、生産性の問題を診断して解決しましょう！