A főiskolai hallgatók több mint 60%-a felel meg legalább egy mentális egészségügyi probléma kritériumainak, és az intézmények 97%-a rendelkezik viselkedési beavatkozási csapattal a campuson. Ennek ellenére a legtöbb CARE-csapat még mindig e-mail láncok, egymástól független Maxient-jelentések és valakinek a beérkező levelei között található értekezletjegyzetek segítségével koordinálja az eseteket.
A projektmenedzsment platformba beépített mesterséges intelligencia ügynök automatizálhatja az esetek felvételét, a kockázati szint szerinti osztályozást, a részlegek közötti áttételt és az eredmények nyomon követését, miközben fenntartja a FERPA-nak megfelelő hozzáférés-ellenőrzést.
Az alábbiakban talál egy másolásra kész AI-ügynöki utasítást, amelyet beilleszthet a ClickUp-ba, hogy perceken belül létrehozhasson egy teljes diákügy-kezelési munkaterületet. Mielőtt azonban használná, érdemes áttekinteni azt a koordinációs problémát, amelyet ez a rendszer hivatott megoldani. A legtöbb diák-támogató csapat számára a probléma nem az, hogy hiányoznak az áttételek. Hanem az, hogy ezek az áttételek túl sok, egymástól független irodán keresztül érkeznek, ami megnehezíti, hogy elég korán átlássák a teljes képet ahhoz, hogy megfelelően reagálhassanak.
Kinek ajánlott ez a hallgatói esetkezelési beállítás
Ez a beállítás CARE-csapatok, viselkedési beavatkozási csapatok, hallgatói dékánok irodái, hallgatói magatartási csapatok, tanácsadási koordinációs személyzet, esetkezelők és hallgatói ügyekért felelős vezetők számára készült, akik több osztályon átívelő triázsért, áttételekért és nyomon követésért felelősek. Különösen hasznos azoknak az intézményeknek, amelyek már több rendszeren keresztül kapnak áttételeket, de a kockázatkezelés, az átadások és az esetek átláthatósága terén még mindig a manuális koordinációra támaszkodnak.
A probléma: A CARE-csapata e-mailek és táblázatok segítségével koordinálja a hallgatói krízishelyzeteket
A hallgatói ügyekkel foglalkozó szakemberek már ismerik a valóságot. Egy oktató aggasztó magatartásról szóló jelentést nyújt be. Egy kollégiumi tanácsadó jelzi, hogy egy hallgató napok óta nem hagyta el a szobáját. A Title IX-jelentés beérkezik az online portálon keresztül. Egy tanulmányi tanácsadó észreveszi, hogy egy hallgató nem jár többé órára. Ezek az esetek mindegyike egy másik rendszerbe kerül, egy másik irodához kerül továbbításra, és a CARE-csapatnak vagy a BIT-nek a heti értekezleten kell áttekintenie a teljes képet, ami attól függ, hogy ki emlékezett-e magával hozni a jegyzeteit.
A kereslet folyamatosan növekszik. A campus tanácsadó központokban segítséget kérő hallgatók száma 2009 és 2015 között közel 40%-kal nőtt, és a világjárványig folyamatosan emelkedett. A 2024–25-ös Healthy Minds Study tanulmány megállapította, hogy a főiskolai hallgatók közel 40%-a közepes vagy súlyos depressziót él át, és 68%-uk jelenti, hogy mentális vagy érzelmi nehézségei befolyásolták tanulmányi teljesítményét. Ezek a hallgatók nem jönnek egyértelműen megjelölve. Magatartási ügyek, lakhatási panaszok, tanulmányi próbaidőre utaló jelzések és fogyatékossággal kapcsolatos alkalmazkodási kérések formájában jelennek meg, gyakran egyszerre több irodában is.
Az eredmény előre látható: párhuzamos kapcsolatfelvétel, amikor három iroda is felveszi a kapcsolatot ugyanazzal a hallgatóval, anélkül, hogy tudnák, a többiek már megtették; elmaradt átadások a hallgatói magatartási és a tanácsadási osztályok között; olyan beavatkozási tervek, amelyek csak az ülésjegyzőkönyvekben léteznek; és nincs szisztematikus módszer annak nyomon követésére, hogy az áttett hallgató valóban kapcsolatba lépett-e azokkal a forrásokkal, amelyek felé irányították.
Hogyan oldotta meg ezt a Miami Egyetem: A Miami Egyetem Karrierfeltárási és Siker Központja a ClickUp segítségével évente több mint 200 hallgatói rendezvényt szervezett 98%-os sikeraránnyal, és szabványosított folyamatok és központosított nyomon követés révén 19 107 hallgatót vonzott be.
Michael Turner, igazgatóhelyettes:
A ClickUp egy remek eszköz, amelyet arra használunk, hogy szervezettek maradjunk és nyomon kövessük az eseményeket. A platform egy tudásbázist biztosít számunkra.
A ClickUp egy remek eszköz, amelyet arra használunk, hogy szervezettek maradjunk és nyomon kövessük az eseményeket. A platform egy tudásbázist biztosít számunkra.
Ugyanez a szempont fontos a hallgatói esetkezelésben is. Nem a magatartási vagy tanácsadási rendszerek helyettesítéséről van szó, hanem egy átlátható működési réteg létrehozásáról az áttételek, átadások és nyomon követés körül. A modell tesztelésének leggyorsabb módja egy működőképes hallgatói esetkezelési rendszer létrehozása a projektmenedzsment platformján belül.
Szeretne kipróbálni egy hasonló modellt a saját CARE vagy BIT munkafolyamatában? Kezdje az alábbi útmutatóval, és igazítsa azt a csapata felépítéséhez, az áttételek mennyiségéhez és a megfelelőségi követelményekhez.
Ugyanez a szempont fontos a hallgatói esetkezelésben is. Nem a magatartási vagy tanácsadási rendszerek helyettesítéséről van szó, hanem egy átlátható működési réteg létrehozásáról az áttételek, átadások és nyomon követés körül. A modell tesztelésének leggyorsabb módja egy működőképes hallgatói esetkezelési rendszer létrehozása a projektmenedzsment platformján belül.
Szeretne kipróbálni egy hasonló modellt a saját CARE vagy BIT munkafolyamatában? Kezdje az alábbi útmutatóval, és igazítsa azt a csapata felépítéséhez, az áttételek mennyiségéhez és a megfelelőségi követelményekhez.
Ugyanez a szempont fontos a hallgatói esetkezelésben is. Nem a magatartási vagy tanácsadási rendszerek helyettesítéséről van szó, hanem egy átlátható működési réteg létrehozásáról az áttételek, átadások és nyomon követés körül. A modell tesztelésének leggyorsabb módja egy működőképes hallgatói esetkezelési rendszer létrehozása a projektmenedzsment platformján belül.
Szeretne kipróbálni egy hasonló modellt a saját CARE vagy BIT munkafolyamatában? Kezdje az alábbi útmutatóval, és igazítsa azt a csapata felépítéséhez, az áttételek mennyiségéhez és a megfelelőségi követelményekhez.
Szeretne kipróbálni egy hasonló modellt a saját CARE vagy BIT munkafolyamatában? Kezdje az alábbi útmutatóval, és igazítsa azt a csapata felépítéséhez, az áttételek mennyiségéhez és a megfelelőségi követelményekhez.
A feladat: Hozzon létre egy diákügykezelő munkaterületet mesterséges intelligenciával
Másolja ezt a parancsot, illessze be a ClickUp Brainbe, hogy létrehozza saját ClickUp Super Agentjét, töltse ki intézménye adatait, és így egy teljes hallgatói esetkezelési munkaterületet kap, amely tartalmazza a felvételi munkafolyamatokat, a kockázatértékelési keretrendszereket, az áttételek nyomon követését és az eredmények dokumentálását.
Az eredmény egy szilárd első vázlatot ad az operatív struktúráról, beleértve a feladathierarchiákat, a triázs logikát, a jogosultságokhoz kötött munkafolyamatokat és a nyomonkövetési ellenőrzőpontokat. A csapata ezt követően testreszabhatja az ügyek mennyiségéhez, az egyetemi struktúrához és a megfelelőségi környezethez.
Az eredmény egy szilárd első vázlatot ad az operatív struktúráról, beleértve a feladathierarchiákat, a triázs logikát, a jogosultságokhoz kötött munkafolyamatokat és a nyomonkövetési ellenőrzőpontokat. A csapata ezt követően testreszabhatja az ügyek mennyiségéhez, az egyetemi struktúrához és a megfelelőségi környezethez.
Feladat:
→ Készen áll az első szuperügynökének létrehozására?
Nyissa meg a ClickUp Brain alkalmazást, és illessze be a fenti parancsot, hogy létrehozhassa a munkaterületéhez tartozó egyedi Super Agentet.
Miután elkészült az ügyintézői terv, a következő lépés az, hogy azt egy olyan praktikus munkaterületté alakítsa, amelyet az ügykezelő csapata mindennap használhat.
Hogyan állítsa be a ClickUp-ban (4 lépés)
Mielőtt beállítaná a Space-t, gyűjtsön össze azokat a hallgatói támogatási adatokat, amelyeket csapata már használ az áttételek, esetjegyzetek, korai riasztások, osztályok közötti átadások és megfelelőségi jelentések során. Ez általában magában foglalja a hallgatói azonosító adatokat, az áttételi forrásokat, a problémák típusait, a jelenlegi kockázati szinteket, a kijelölt esetkezelőket, a korábbi beavatkozások történetét, az áttételi célállomásokat, valamint az esetleges FERPA- vagy Title IX-kezelési követelményeket. A tiszta adatbevitelekkel kezdve automatizálásai, irányítópultjai és átadási munkafolyamatai sokkal megbízhatóbbak lesznek.
- Hozza létre a munkaterület felépítését Hozzon létre egy „Diákügykezelés” nevű dedikált teret. Kezdettől fogva négy mappát adjon hozzá szigorú jogosultsági beállításokkal: „Aktív esetek” a kockázati szint szerint rendezett nyitott esetekhez, „Átirányítások és korai riasztások” az új átirányításokhoz, tanulmányi riasztásokhoz és felülvizsgálatra váró önbejelentésekhez, „Osztályközi koordináció” a tanácsadáshoz, fogyatékossággal kapcsolatos szolgáltatásokhoz, magatartási ügyekhez, a Title IX-hez és külső forrásokhoz továbbított átirányításokhoz, valamint „Jelentések és megfelelés” az összesített jelentésekhez, a Clery-nyomon követéshez, a Title IX határidőkhöz és az esetek kimenetelének összefoglalásához.
- Egyéni mezők konfigurálása minden esetfeladatnál Adjon hozzá egyéni mezőket az esetfeladat-sablonokhoz, hogy minden diákeset tartalmazza azokat a kulcsadatokat, amelyekre csapatának szüksége van a triázshoz, a koordinációhoz és a támogatás következetes dokumentálásához. Adjon hozzá mezőket a diák azonosítószámához, az áttételi forráshoz, a probléma típusához, a kockázati szinthez, az esetkezelőhöz, a FERPA-nyilvánosságra hozatal állapotához, az utolsó kapcsolatfelvétel dátumához, az elküldött áttételekhez és az eredmény állapotához. Ez a következetes felépítés sokkal megbízhatóbbá teszi a műszerfalakat, az automatizálásokat és az esetkoordinációt.
- Illessze be a parancsot a ClickUp Brainbe Nyissa meg a ClickUp Brain alkalmazást az új terében, és illessze be a fenti parancsot. Töltse ki a változókat, beleértve az intézmény nevét, a csapat összetételét, a havi beutalási mennyiséget, a megfelelőségi követelményeket és a jelenleg használt eszközöket. Használja a generált kimenetet az ügyfelek felvételére szolgáló munkafolyamat, a kockázatértékelési keretrendszer, a beutalási nyomkövető és a megfelelőségi irányítópult első vázlatának elkészítéséhez, majd finomítsa azt az intézménye esetkezelési folyamatához igazítva.
- Automatizálások beállítása a folyamatos kezeléshez Hozzon létre automatizálásokat, hogy a hallgatói ügyek kezelése folyamatosan haladjon anélkül, hogy állandó kézi nyomon követésre lenne szükség. Használjon szabályokat, hogy értesítse az ügyeletes személyzetet a válságos esetekről, jelentsen tovább a kockázatot, ha több beutalás halmozódik fel, indítson el nyomon követési feladatokat a megbeszélések után, jelölje meg a beutalásokon nem megjelenőket, és ütemezze be a lezárási felülvizsgálatokat, hogy egyetlen hallgató se maradjon ki a rendszerből.
Hozzon létre egy „Diákügykezelés” nevű dedikált teret. Adjon hozzá négy mappát, amelyekhez már az elejétől szigorú jogosultsági beállításokat rendel: „Aktív ügyek” a kockázati szint szerint rendezett nyitott ügyekhez, „Átirányítások és korai riasztások” az új átirányításokhoz, tanulmányi riasztásokhoz és felülvizsgálatra váró önbejelentésekhez, „Osztályközi koordináció” a tanácsadáshoz, fogyatékossággal kapcsolatos szolgáltatásokhoz, magatartási ügyekhez, a Title IX-hez és külső forrásokhoz továbbított átirányításokhoz, valamint „Jelentések és megfelelés” az összesített jelentésekhez, a Clery-nyomon követéshez, a Title IX határidőkhöz és az ügyek kimenetelének összefoglalásához.
Adjon hozzá egyéni mezőket az esetkezelési feladat-sablonokhoz, hogy minden hallgatói eset tartalmazza azokat a kulcsadatokat, amelyekre csapatának szüksége van a triázshoz, a koordinációhoz és a támogatás következetes dokumentálásához. Adjon hozzá mezőket a hallgatói azonosítóhoz, az áttételi forráshoz, a probléma típusához, a kockázati szinthez, az esetkezelőhöz, a FERPA-hozzájárulás állapotához, az utolsó kapcsolatfelvétel dátumához, az elküldött áttételekhez és az eredmény állapotához. Ez a következetes felépítés sokkal megbízhatóbbá teszi a műszerfalakat, az automatizálásokat és az esetkoordinációt.
Nyissa meg a ClickUp Brain alkalmazást az új Space-ben, és illessze be a fenti utasítást. Töltse ki a változókat, beleértve az intézmény nevét, a csapat összetételét, a havi beutalási mennyiséget, a megfelelési követelményeket és a jelenleg használt eszközöket. Használja a generált kimenetet az ügyfelek felvételére szolgáló munkafolyamat, a kockázatértékelési keretrendszer, a beutalási nyomkövető és a megfelelési irányítópult első vázlatának elkészítéséhez, majd finomítsa azokat az intézménye esetkezelési folyamatához igazítva.
Hozzon létre automatizált folyamatokat, hogy a hallgatói ügyek kezelése folyamatosan haladjon, anélkül, hogy állandó kézi nyomon követésre lenne szükség. Használjon szabályokat, hogy értesítse az ügyeletes személyzetet a válságos esetekről, jelentsen tovább a kockázatot, ha több beutalás halmozódik fel, indítson el nyomon követési feladatokat a megbeszélések után, jelölje meg a beutalásokon nem megjelenőket, és ütemezze be a lezárási felülvizsgálatokat, hogy egyetlen hallgató se maradjon figyelmen kívül.
Készen áll arra, hogy ezeket a munkafolyamatokat egy ismétlődő rendszerré alakítsa? Hozza létre a munkaterületét a ClickUp-ban.
💡 Profi tipp: Kezdjen egy munkafolyamattal, például a felvételi triázzsal vagy a részlegek közötti áttételekkel, mielőtt a rendszert a teljes CARE- vagy BIT-műveletre kiterjesztené. Egy kisebb kísérleti projekt segít a csapatának a sablonok, jogosultságok és eskalációs logika finomításában a kiterjesztés előtt.
Ajánlott egyéni mezők a hallgatói esetkezelési feladatokhoz
Ezek a mezők egységes működési nyilvántartást hoznak létre a felvétel, a triázs, az áttételek, a beavatkozások és az esetek kimenetelei között.
| Mező | Típus | Cél |
|---|---|---|
| Diákazonosító | Rövid szöveg | Egyedi hallgatói azonosító |
| Beutaló forrás | Legördülő menü | Oktatók, személyzet, hallgatók, önbeutalás, névtelen |
| Probléma típusa | Legördülő menü | Tanulmányi, viselkedési, mentális egészség, magatartás, biztonság, pénzügyi, lakhatás |
| Kockázati szint | Legördülő menü | 1. szint, 2. szint, 3. szint, 4. szint, 5. szint |
| Esetkezelő | Emberek | A koordinációért felelős elsődleges munkatárs |
| FERPA-nyilatkozat állapota | Legördülő menü | Nyilvántartásban, Nincs nyilvántartásban, Nem szükséges |
| Utolsó kapcsolatfelvétel dátuma | Dátum | Legutóbbi hallgatói vagy irodai kapcsolatfelvétel |
| Elküldött beutalások | Címkék vagy kapcsolatok | Tanácsadás, tanácsadás, magatartás, Title IX, pénzügyi támogatás, fogyatékossággal élők számára nyújtott szolgáltatások, külső források |
| Eredmény állapota | Legördülő menü | Aktív, Figyelés alatt, Megoldva, Külső szervhez továbbítva, Visszavonva |
| Sürgősségi szint | Legördülő menü | Sürgős/krízis, Magas, Közepes, Alacsony/Tájékoztató |
| Elkötelezettségi állapot | Legördülő menü | Kapcsolódó, Nem jelent meg, Elutasított szolgáltatások, Várólistán, Folyamatban |
| Hozzájárulás állapota | Legördülő menü | A hallgató beleegyezése megvan, korlátozott beleegyezés, beleegyezés nem szükséges |
📘 Olvassa el még: Tekintse meg az összes egyéni mezőtípust, hogy eldöntse, mely mezők a legalkalmasabbak az Ön támogatási munkafolyamatához.
Alapvető automatizálási példák a hallgatói esetkezeléshez
Miután beállította az egyéni mezőket, hozzon létre automatizálásokat, amelyek biztosítják a triázs, az áttételek, a beavatkozások és a nyomon követési munkafolyamatok zavartalan működését anélkül, hogy ismételt kézi nyomon követésre lenne szükség.
| Mikor… | Ezután… |
|---|---|
| Az új beutalás „Sürgős/Vészhelyzet” jelölést kap | Azonnal értesítse az ügyeletes személyzetet és a campus biztonsági szolgálatát, majd rendelje az esetet a válságkezelési munkafolyamathoz |
| Egy diák második nyitott beutalást kap, miközben már létezik egy aktív eset | Jelölje meg az esetet ismételt felülvizsgálatra, és növelje a kockázati felülvizsgálat prioritását |
| Az áttétel elküldésre került, de a hallgató nem jelentkezik be a várt időn belül | Értesítse az esetkezelőt, és hozzon létre egy nyomonkövetési feladatot |
| A hallgató kockázati szintje 4 vagy 5 | Indítsa el az intenzív beavatkozási munkafolyamatot, és értesítse a teljes reagáló csapatot |
| A nyomon követési határidő lejárt, de nem rögzítettek frissített kapcsolattartási adatokat | Hozzon létre egy nyomonkövetési feladatot, és rendelje hozzá az esetkezelőhöz |
| Az eset megoldottként van jelölve | Ütemezz egy zárási felülvizsgálati ellenőrzőpontot, és generálj egy eredményösszefoglaló felugró ablakot |
📘 Olvassa el még: Ismerje meg, hogyan működnek az egyéni mezők az automatizálásokban
Mivel foglalkozik az ügyintéző a hallgatói támogatás teljes életciklusa során?
A hallgatói esetkezeléshez használt AI-ügynök nem egy olyan chatbot, amely tanácsokat ad a hallgatóknak. Ez egy olyan rendszer, amely a projektmenedzsment munkaterületén belül fut, és elvégzi azokat a strukturált, ismétlődő koordinációs feladatokat, amelyeket a CARE-csapat jelenleg kézzel végez, beleértve az áttételek továbbítását, a beavatkozások nyomon követését, az irodák közötti átadások kezelését, valamint annak dokumentálását, hogy a hallgatók valóban kapcsolatba léptek-e a támogatással.
| Életciklus szakasz | Az ügyintéző feladata | Mit vált fel |
|---|---|---|
| Esetek felvétele és osztályozása | Egységesíti az áttételeket, meghatározza a sürgősséget, jelzi az ismétlődéseket, és az eseteket a megfelelő munkafolyamatba irányítja | E-mail láncok, táblázatos naplófájlok és következetlen felvételi jegyzetek |
| Kockázatértékelés | Nyomon követi a kockázati tényezőket, frissíti az esetek prioritását, és támogatja a szint szerinti eskalációt | Csapatmemória, manuális pontozás és heti értekezleteken való találgatás |
| Osztályok közötti áttételek | Nyomon követi, hová kerültek az áttételek, kapcsolatba léptek-e a hallgatók, és milyen utánkövetésre van szükség | Összehangolatlan átadások és tisztázatlan felelősségi körök az irodák között |
| Beavatkozások nyomon követése | Kronológiai idővonalat vezet a kapcsolatfelvételekről, a találkozókról, a beavatkozásokról és az esetekkel kapcsolatos döntésekről | A beérkező levelek, az értekezletek jegyzőkönyvei vagy külön irodai nyilvántartások között elrejtett jegyzetek |
| Megfelelés és jelentéstétel | Támogatja a jogosultságok figyelembevételével történő nyomon követést, az összesített jelentéstételt és az idővonal-kezelést a kapcsolódó Clery- vagy Title IX-kötelezettségek tekintetében. | Különálló jelentési táblázatok és reaktív megfelelőségi felülvizsgálat |
| Korai riasztási reakció | A kockázat növekedése esetén az akadémiai és viselkedési riasztási mintákat aktív esetekké alakítja | Egycsatornás riasztások, amelyek soha nem állnak össze egy teljes képpé |
Az általános AI-eszközöktől eltérően ez egy ClickUp Super Agent, amely ugyanazon a munkaterületen fut, ahol a csapata máris kezeli a feladatokat. Minden művelet ott történik, ahol az emberek máris dolgoznak. Nincs szükség külön bejelentkezésre, nincs külön rendszer, amit ellenőrizni kellene.
Szeretné látni, hogyan működnek a Super Agents egy valódi ClickUp-környezetben? Nézze meg az alábbi bemutatót, hogy lássa, hogyan működnek együtt a gyakorlatban az AI által generált munkafolyamatok, feladatok és automatizálások.
Változatok különböző intézménytípusokhoz
A fenti utasítás minden olyan felsőoktatási intézményben működik, amely a ClickUp-ot használja. Az utasítást az intézményéhez igazítsa:
| Intézménytípus | Főbb módosítások |
|---|---|
| R1 kutatóegyetem | Használja a teljes utasítást változatlan formában. Adjon hozzá összetettebb csapatstruktúrákat, nagyobb beutalási mennyiséget és erőteljesebb koordinációt a tanácsadás, a magatartás, a szállás és a pszichológiai tanácsadás terén. |
| Regionális egyetem | Tartsa meg a teljes esetkezelési struktúrát, de egyszerűsítse a szakorvosi beutalási útvonalakat azokban az esetekben, ahol kevesebb rendelő vesz részt. Hangsúlyozza a hatékony átadásokat és a mérsékelt mértékű jelentéstételt. |
| Bölcsészettudományi főiskola | Összpontosítson a személyre szabott beavatkozásokra, a kisebb csapatok közötti koordinációra és az engedélyezéshez kötött átadásokra egy szoros kapcsolatokkal rendelkező hallgatói támogatási környezetben. |
| Közösségi főiskola | Hangsúlyozza a bejáró hallgatók elérése, a pénzügyi és tanulmányi problémák, a külső közösségi beutalások, valamint a több szerepet betöltő kisebb csapatok fontosságát. |
| Karrier- vagy szakiskola | Összpontosítson a fejlődéssel kapcsolatos beavatkozásokra, a jelenléti problémákra, adott esetben a lakhatási vagy közlekedési akadályokra, valamint a hatékonyabb beutalási folyamatokra. |
Vezesse a hallgatói ügykezelést egy helyen
A hallgatói esetkezelés összeomlik, ha az áttételek, a beavatkozási jegyzetek, a korai riasztások és a részlegek közötti átadások különálló rendszerekben vannak, közös működési nézet nélkül. A ClickUp Brain, az egyéni mezők és az automatizálások segítségével intézménye az esetfelvételt, a triázst, az áttételek nyomon követését és a beavatkozások utáni nyomon követést egyetlen, megismételhető működési rendszerré alakíthatja.
A cél nem az, hogy felváltsa a magatartási rendszert, a tanácsadási nyilvántartásokat vagy az intézményi nyilvántartási rendszereket. Célja az, hogy csökkentse az ezekkel kapcsolatos koordinációs munkát, javítsa a teljes támogatási folyamat átláthatóságát, és biztosítsa, hogy egyetlen diák se vesszen el a különböző osztályok között. Kezdje a fenti utasítással, igazítsa azt a csapata felépítéséhez és a megfelelőségi követelményekhez, majd hozzon létre egy olyan beállítást, amelyet a csapata valóban minden nap használni tud.
Kezdje el ingyenesen a ClickUp használatát.
Gyakran ismételt kérdések
Képes-e egy AI-ügynök kezelni a FERPA által védett hallgatói adatokat?
Igen, megfelelő konfigurációval. A munkaterület szerepköralapú jogosultságokat használ, így csak a CARE csapat engedélyezett tagjai láthatják az esetek részleteit. A ClickUp támogatja a SOC 2, ISO 27001, ISO 27017, ISO 27018 és ISO 42001 tanúsításokat, az SSO-integrációt, valamint a tárolt és továbbított adatok titkosítását. Az esetszintű jogosultságok korlátozhatják a láthatóságot bizonyos csapattagokra. Az AI-modellek betanításához nem használnak adatokat. Az intézmény FERPA-tisztviselőjének a beállítás során ellenőriznie kell a jogosultsági beállításokat.
Ez felváltja a Maxientet vagy más diákviselkedési rendszereket?
Nem. A Maxient és a hasonló platformok magatartási nyilvántartási rendszerek, amelyeket ítélethozatal, szankcionálás és a szabályok betartásának nyilvántartására terveztek. Az AI-ügynök munkaterülete az a koordinációs és munkafolyamat-réteg, ahol a CARE-csapata osztályozza az eseteket, nyomon követi az áttételeket, dokumentálja a beavatkozásokat és kezeli a részlegek közötti átadásokat. Sok intézmény mindkettőt használja: a Maxientet a magatartási nyilvántartási rendszerként, a ClickUp-ot pedig az esetkezelés koordinációjának operatív rétegeként.
Hogyan segít ez a korai riasztási rendszerekben?
Az ügynök a korai riasztási jelzéseket (kihagyott órák, romló osztályzatok, oktatói aggályok) esetkezelési feladatokká alakítja, ha a minták megnövekedett kockázatot jeleznek. Ahelyett, hogy egy oktató riasztást küldene egy tanácsadónak, a rendszer összesíti a riasztásokat a viselkedési beutalásokkal és egyéb jelzésekkel, hogy a CARE-csapatnak átfogó képet nyújtson. Ez ugyanaz a koordinációs megközelítés, amelyet más felsőoktatási munkafolyamatoknál is alkalmaznak, például a szabályozási megfelelés és a támogatáskezelés területén.
Mi a helyzet a hallgatók adatvédelmével, ha több osztály is részt vesz a folyamatban?
A munkaterület a ClickUp engedélyezési rendszerén keresztül érvényesíti a „szükséges tudnivalók” elvét. Az esetkezelő láthatja az eset teljes idővonalát. A tanácsadó központba történő beutalásért felelős személy csak azt látja, hogy történt-e beutalás és hogy a hallgató felvette-e a kapcsolatot, a magatartás részleteit nem. Az eredeti riasztást benyújtó oktató csak azt látja, hogy az esetet fogadták és kezelik. Az engedélyezési szintek megfelelnek a FERPA törvényes oktatási érdek standardjának.
Ez csak olyan nagy egyetemek számára hasznos, amelyek rendelkeznek külön CARE-csapattal?
Nem. A közösségi főiskolák és a korlátozott létszámú kis intézmények profitálnak leginkább az automatizált triázsból és az áttételek nyomon követéséből, mivel gyakran kevesebb emberrel kell több feladatot ellátniuk. Egy kétfős hallgatói ügyintéző iroda ugyanazt a strukturált munkafolyamatot, eskalációs útvonalakat és dokumentációs nyomon követést kapja, mint egy kutatóegyetem 15 fős CARE csapata. A rendszer a csapat méretének és az áttételek mennyiségének megfelelően skálázódik.