Az amerikai főiskolák és egyetemek 2010 óta 2,7 millió hallgatót veszítettek, és a demográfiai visszaesés következtében a középiskolai végzettségűek száma 2041-re várhatóan további 13%-kal csökken. A felvételi csapatok még mindig egymástól független CRM-rendszerek, táblázatok és e-mail-váltások segítségével kezelik a érdeklődőktől a felvett hallgatókig vezető folyamatot. A projektmenedzsment-platformba beépített AI-ügynök automatizálhatja a jelentkezések feldolgozását, a hozamkövetést, a kommunikációs kampányokat, a kreditátvitel értékelését és a részlegek közötti koordinációt az első érdeklődéstől a beköltözés napjáig. Az alábbiakban található egy másolásra kész AI-ügynök parancs, amelyet beilleszthet a ClickUpba, hogy perceken belül létrehozhasson egy teljes felvételi műveleti munkaterületet.
Az alábbiakban egy azonnal használható AI-parancs található, amelyet beilleszthetsz a ClickUpba, hogy perceken belül létrehozz egy teljes körű beiratkozási műveleti munkaterületet. Használata előtt azonban érdemes áttekinteni azokat a koordinációs problémákat, amelyek megoldására ez a rendszer szolgál. A legtöbb beiratkozási csapat esetében nem az eszközök hiánya a probléma. Hanem az, hogy a folyamat túl sok rendszert és túl sok irodát ölel fel ahhoz, hogy bárki is tisztán átlássa a teljes képet az érdeklődéstől a beköltözés napjáig.
Kinek ajánlott ez a beiratkozási folyamat beállítása
Ez a rendszer a felvételi műveletekért felelős csapatok, a felvételi vezetők, a pénzügyi támogatásokkal foglalkozó munkatársak, a CRM-rendszer kezelői, az átjelentkezési koordinátorok, az orientációs csapatok, valamint azoknak a több területet átfogó felvételi vezetőknek szól, akiknek feladata a hallgatók első érdeklődésétől a beiratkozásig tartó folyamat irányítása. Különösen hasznos azoknak az intézményeknek, amelyek már rendelkeznek CRM- és SIS-rendszerrel, de az átadások, a határidők kezelése és a különböző osztályok közötti együttműködés elősegítése terén még mindig manuális koordinációra támaszkodnak.
A probléma: A toborzócsapatod ugyanazokkal az eszközökkel kezeli a szűkülő toborzási csatornát, mint amikor az még bővült
Ha a hallgatói felvételi ügyintézés területén dolgozol, a számok nem a te oldaladon állnak. Az úgynevezett beiratkozási szakadék már bekövetkezett: az egyetemek összesen 15%-os csökkenést tapasztaltak a beiratkozások számában 2010 és 2021 között, és a WICHE előrejelzése szerint 38 államban további csökkenés várható a középiskolai végzettségűek számában 2041-ig. A négyéves intézmények átlagos felvételi aránya körülbelül 33,7%-ra esett vissza, ami azt jelenti, hogy a felvett hallgatók háromnegyede máshova iratkozik be.
Mégis a legtöbb felvételi iroda továbbra is ugyanazokkal a széttagolt eszközökkel dolgozik: egy CRM-rendszerrel az érdeklődések kezelésére, egy külön SIS-rendszerrel a jelentkezések feldolgozására, táblázatokkal a felvételi arányok modellezésére, e-mailekkel a pénzügyi támogatás, a szállásügyek és az orientációs programok osztályok közötti koordinációjára, valamint manuális átadásokkal a felvételi folyamat minden szakaszában. Amikor egy leendő hallgató az érdeklődőből jelentkezővé, majd felvetté, befizetővé és végül beiratkozottá válik, az adatokat többször is be kell vinni, kommunikációs hézagok keletkeznek, és egyetlen rendszer sem ad teljes képet a helyzetről.
A tét nagyobb, mint valaha. A hozam minden egyes százalékos javulása több millió dolláros tandíjbevételt jelenthet. A kommunikációs folyamatban elmulasztott minden egyes kapcsolattartási pont egy hallgatót a versenytárshoz terelhet. A kreditátvitel értékelésének minden egyes napos késedelme pedig egy beiratkozási döntés elvesztését jelentheti.
Hogyan oldotta meg ezt a Wake Forest Egyetem: A Wake Forest Egyetem a ClickUp Dashboards segítségével egyetlen rendszerbe egyesítette a korábban egymástól elszigetelt platformokon működő csapatokat, így valós idejű adatszolgáltatást és a részlegek közötti összehangolást ért el.
Morey Graham, az Öregdiák- és Adományozói Szolgáltatások Projekt igazgatója:
Most már egy rendszerben tudunk együttműködni, és áttekinthetjük a kritikus adatokat. Ez lehetővé teszi a különböző csapataink számára, hogy beszámoljanak az elért eredményekről, felismerjék a munkaterheléssel és a kapacitással kapcsolatos problémákat, valamint pontosabban tervezzenek.
Itt rejlik a lehetőség. Nem az alapvető regisztrációs rendszerek cseréjéről van szó, hanem egy átlátható működési réteg létrehozásáról, amely összeköti a rendszerek közötti átadási pontokat. A modell kipróbálásának leggyorsabb módja, ha a projektmenedzsment-platformon belül létrehozunk egy működőképes regisztrációs rendszert.
Szeretne kipróbálni egy hasonló modellt a saját beiratkozási folyamatában? Kezdje az alábbi útmutatóval, és igazítsa azt az osztály céljaihoz, a hallgatói csoportokhoz és a munkafolyamat kritikus pontjaihoz.
Hogyan oldotta meg ezt a Wake Forest Egyetem: A Wake Forest Egyetem a ClickUp Dashboards segítségével egyetlen rendszerbe egyesítette a korábban egymástól elszigetelt platformokon működő csapatokat, így valós idejű adatszolgáltatást és a részlegek közötti összehangolást ért el.
Morey Graham, az Öregdiák- és Adományozói Szolgáltatások Projekt igazgatója:
Most már egy rendszerben tudunk együttműködni, és áttekinthetjük a kritikus adatokat. Ez lehetővé teszi a különböző csapataink számára, hogy beszámoljanak az elért eredményekről, felismerjék a munkaterheléssel és a kapacitással kapcsolatos problémákat, valamint pontosabban tervezzenek.
Most már egy rendszerben tudunk együttműködni, és áttekinthetjük a kritikus adatokat. Ez lehetővé teszi a különböző csapataink számára, hogy beszámoljanak az elért eredményekről, felismerjék a munkaterheléssel és a kapacitással kapcsolatos problémákat, valamint pontosabban tervezzenek.
Itt rejlik a lehetőség. Nem az alapvető regisztrációs rendszerek cseréjéről van szó, hanem egy átlátható működési réteg létrehozásáról, amely összeköti a rendszerek közötti átadási pontokat. A modell kipróbálásának leggyorsabb módja az, ha a projektmenedzsment-platformon belül létrehozunk egy működőképes regisztrációs rendszert.
Szeretne kipróbálni egy hasonló modellt a saját beiratkozási folyamatában? Kezdje az alábbi útmutatóval, és igazítsa azt az osztály céljaihoz, a hallgatói csoportokhoz és a munkafolyamat kritikus pontjaihoz!
Itt rejlik a lehetőség. Nem az alapvető regisztrációs rendszerek cseréjéről van szó, hanem egy átlátható működési réteg létrehozásáról, amely összeköti a rendszerek közötti átadási pontokat. A modell kipróbálásának leggyorsabb módja az, ha a projektmenedzsment-platformon belül létrehozunk egy működőképes regisztrációs rendszert.
Szeretne kipróbálni egy hasonló modellt a saját beiratkozási folyamatában? Kezdje az alábbi útmutatóval, és igazítsa azt az osztály céljaihoz, a hallgatói csoportokhoz és a munkafolyamat kritikus pontjaihoz!
Szeretne kipróbálni egy hasonló modellt a saját beiratkozási folyamatában? Kezdje az alábbi útmutatóval, és igazítsa azt az osztály céljaihoz, a hallgatói csoportokhoz és a munkafolyamat kritikus pontjaihoz!
Feladat: Hozzon létre egy AI-alapú munkaterületet a beiratkozási folyamatokhoz
Másold ki ezt a parancssort, illeszd be a ClickUp Brainbe, hogy létrehozd a saját ClickUp Super Agent-edet, töltsd ki az intézményed adatait, és így egy teljes körű beiratkozási munkaterületet kapsz, amely magában foglalja a folyamatok nyomon követését, a kommunikációs munkafolyamatokat, az automatizálási szabályokat és minden egyebet.
Az eredmény egy átfogó vázlatot ad a működési struktúráról, amely magában foglalja a szakaszok szerinti munkafolyamatokat, az átadási ellenőrzési pontokat, a határidők kezelését, valamint a csapatok közötti átláthatóságot. A munkatársak ezt követően testre szabhatják a felvételi létszámnak, a toborzási stratégiának és az intézményi korlátoknak megfelelően.
Az eredmény egy átfogó vázlatot ad a működési struktúráról, amely magában foglalja a szakaszok szerinti munkafolyamatokat, az átadási ellenőrzési pontokat, a határidők kezelését, valamint a csapatok közötti átláthatóságot. A munkatársak ezt követően testre szabhatják a felvételi létszámnak, a toborzási stratégiának és az intézményi korlátoknak megfelelően.
Feladat:
→ Készen állsz az első szuperügynököd létrehozására?
Nyisd meg a ClickUp Brain alkalmazást, és illeszd be a fenti parancsot, hogy létrehozz egy egyedi szuperügynököt a munkaterületedhez.
Hogyan állítsd be a ClickUp-ban (4 lépés)
1. lépés: A munkaterület felépítésének kialakítása
Hozzon létre egy „Beiratkozási feladatok” nevű külön mappát, amelyben öt almappa található:
- Toborzási folyamat: a listák a toborzási folyamat szakaszai (potenciális jelöltek, érdeklődők, jelentkezők, felvett hallgatók, előleget befizetők, beiratkozottak) vagy a tanév szerint vannak csoportosítva
- Kommunikációs kampányok: listák az egyes kampányfolyamatokhoz (érdeklődés-ápolás, jelentkezés befejezése, jelentkezési arány, lemorzsolódás-megelőzés), az egyes érintkezési pontokhoz tartozó feladatokkal
- Pénzügyi támogatások koordinálása: listák a FAFSA-kérelmek feldolgozásához, a támogatások összeállításához, a fellebbezésekhez és az ösztöndíjak kezeléséhez
- Átjelentkezés és kreditértékelés: a folyamatban lévő értékelések, átvételi megállapodások és a lezárt értékelések listája
- Bevezető képzés és beilleszkedés: listák a foglalkozások szervezéséhez, a beiratkozás előtti ellenőrzőlisták, valamint a részlegek közötti feladatkoordináció
2. lépés: Az egyéni mezők beállítása minden regisztrációs feladatnál
Adja hozzá ezeket a mezőket a regisztrációs feladat-sablonjaihoz, hogy minden potenciális ügyfél és folyamat rendelkezzen a legfontosabb adataival ( lásd az összes egyéni mezőtípust ):
| Terep | Típus | Cél |
| A tölcsér szakasz | Legördülő menü | Érdeklődő, Jelentkező, Felvett, Befizetett, Beiratkozott |
| Diákforrás | Legördülő menü | Középiskolai látogatás, Főiskolai kiállítás, Digitális, Ajánlás, Átjelentkezés |
| Tudományos érdeklődés | Legördülő menü | Tervezett szak vagy képzés |
| Tartózkodási jogállás | Legördülő menü | Helyi, más állambeli, külföldi |
| A pénzügyi támogatás státusza | Legördülő menü | Nincs FAFSA, FAFSA beérkezett, Ellenőrzött, Összeállítva, Juttatás jóváhagyva |
| Hozamkockázat | Legördülő menü | Alacsony, Közepes, Magas (az interakciós jelek alapján) |
| Nettó ár | Pénznem | Teljes költség az összes támogatás levonása után |
| A befizetési határidő | Dátum | A befizetés határideje |
3. lépés: Illessze be a parancsot a ClickUp Brainbe
Nyissa meg a ClickUp Brain alkalmazást az új munkaterületén, és illessze be a fenti utasítást. Töltse ki a változókat (intézmény neve, célosztály mérete, jelentkezők száma, felvételi arány, alkalmazottak száma). A Brain felépíti a folyamatok szerkezetét, a kommunikációs munkafolyamatokat és az automatizálási szabályokat olyan feladatok és alfeladatok formájában, amelyeket azonnal használhat. (Még nem ismeri a Super Agents szolgáltatást? Nézze meg, hogyan hozhatja létre az elsőt lépésről lépésre.)
4. lépés: Automatizálások beállítása a folyamatos kezeléshez
Állítsd be ezeket az alapvető automatizálásokat úgy, hogy a rendszer önállóan működjön ( tudj meg többet az egyéni mezők működéséről az automatizálásokban ):
| Amikor… | Akkor… |
| Új vizsgálat jön létre | Indítsa el a kapcsolattartási folyamatot, és rendelje hozzá a területi tanácsadót |
| Az alkalmazás állapota „Befejezve”-re változik | Indítsa el a jelentkezés elbírálását, értesítse a felvételi bizottságot |
| A felvett hallgató 14 nap elteltével még nem fizette be a letétet | Állítsa a hozamkockázatot „Magas” szintre, hogy a tanácsadó személyesen felvegye Önnel a kapcsolatot |
| A befogadott hallgató a határidőig nem jelentkezett be az orientációs programra | Készítsen nyomonkövetési feladatot, értesítse a beiratkozási koordinátort |
| A kreditátvitel értékelése meghaladja az 5 napos szolgáltatási szintű megállapodás (SLA) határértékét | Jelentse az osztályvezetőnek, jelölje meg az átadási folyamat irányítópaneljén |
Milyen feladatokat lát el az ügynök a beiratkozási folyamat során
A felvételi folyamatokat támogató mesterséges intelligencia-alapú rendszer nem egy olyan csevegőrobot, amely a leendő hallgatók kérdéseire válaszol. Ez egy olyan rendszer, amely a projektmenedzsment-munkaterületen belül működik, és elvégzi azokat a strukturált, ismétlődő feladatokat, amelyeket a felvételi csapat jelenleg kézzel végez: a leendő hallgatók továbbítását a felvételi folyamat különböző szakaszaiba, a kommunikáció kezdeményezését, az osztályok közötti koordinációt, valamint a veszélyeztetett hallgatók kiszűrését, mielőtt elvésznek.
| Életciklus-szakasz | Az ügynök feladata | Mit vált fel |
| Toborzás | Nyomon követi a potenciális ügyfelek forrásait, kezeli a területi felosztást, és figyelemmel kíséri az érdeklődők számát a régiók és programok szerinti célértékekhez viszonyítva | Táblázatkezelő programon alapuló területkezelés és manuális forrásnyomon követés |
| A kérelmek feldolgozása | Végigkíséri a kérelmeket a vizsgálati szakaszokon, jelzi a hiányos iratokat, kijelöli az elbírálókat, nyomon követi a döntés állapotát | CRM-megoldások és az e-mailen keresztüli koordináció a lektorok között |
| Kihasználtság-menedzsment | Szegmensenként figyelemmel kíséri a betéti kamatlábakat, fokozatos kapcsolattartást kezdeményez a betétet nem helyező ügyfelek esetében, és jelzi a hozamkockázati mutatókat | A SIS-exportokból kézzel összeállított heti hozamjelentések |
| A pénzügyi támogatások koordinálása | Nyomon követi a FAFSA-kérelmek feldolgozásának állapotát, kezeli a fellebbezési folyamatokat, és áttekintést biztosít a felvételi osztály számára a támogatási csomagok összeállításának ütemtervéről | E-mailes állapotkérdezés a felvételi osztály és a pénzügyi támogatási osztály között |
| Átigazolási értékelés | Kezelése a tanulmányi eredmények értékelési folyamatának, beleértve az SLA-nyomon követést, az átjárási megállapodásokhoz való hivatkozásokat, valamint a késedelmes értékelések eskalálását | Papír alapú értékelési napló és az osztályok manuális felkeresése |
| Bevezetés | A lakhatási, tanulmányi, informatikai, étkezési és egészségügyi szolgálatoknál a beiratkozás előtti feladatok összehangolása, a teljesítés nyomon követésével | Különálló tanszéki ellenőrzőlisták, egységes hallgatói nézet nélkül |
Szeretnéd megnézni, hogyan működnek a Super Agents egy valódi ClickUp-környezetben? Nézd meg az alábbi bemutatót, és tudd meg, hogyan működnek a gyakorlatban az AI által generált munkafolyamatok, feladatok és automatizálások.
Különböző intézménytípusokra vonatkozó változatok
A fenti utasítás minden olyan felsőoktatási intézményben működik, amely a ClickUp szolgáltatást használja. Az utasítást az intézményed igényeihez igazítsd:
| Intézménytípus | Főbb módosítások |
| R1 kategóriájú kutatóegyetem (több mint 20 000 jelentkező) | Vegye fel a posztgraduális és szakirányú képzések felvételi folyamatait. A pénzügyi támogatás részébe foglalja bele a kutatási asszisztensi állások és ösztöndíjak nyomon követését. Vegye fel a nemzetközi hallgatók I-20-as nyomtatványának feldolgozási folyamatát. A kommunikációs kampányokat az egyes karok/iskolák szerint alakítsa ki. |
| R2 kategóriájú egyetem (5 000–20 000 jelentkező) | Fókuszáljunk az alap- és mesterképzési pályákra. Vezessünk be regionális toborzási területeket bemutató irányítópultokat. Vegyük fel a kettős beiratkozási és a korai egyetemi pályákat a potenciális hallgatók forrásai közé. |
| Elsősorban alapképzést nyújtó intézmény (1 000–5 000 jelentkező) | Hangsúlyozzák a felvételi arány kezelését a szűkebb felvételi kör esetében. Vegyék fel a campus-látogatások ütemezését és nyomon követését a felvételi arány előrejelzésének egyik tényezőjeként. Vonják be a sportolók toborzásának koordinálását. Egyszerűsítsék a folyamatot egyetlen alapképzési felvételi csatornára. |
| Közösségi főiskola (nyitott felvételi) | Cseréljük le a szelektív felvételi folyamatot a beiratkozási folyamattal. Fókuszáljunk a FAFSA-nyomtatvány kitöltési arányára és a pénzügyi támogatások összeállítására. Vezessük be a kreditpontot nem érő és munkaerő-képzési programokba történő beiratkozások nyomon követését. Hangsúlyozzuk a hallgatói megtartásra irányuló bevezető programot. |
| Középiskola/szakiskola (folyamatos felvételi) | A hangsúlyt a kezdési dátum szerinti csoportkezelésre helyezzék az éves ciklusok helyett. Vezessenek be a munkahelyi elhelyezéshez kapcsolódó munkáltatói partnerségek nyomon követését. Építsék be a veteránügyi ellátások és a munkaerő-fejlesztési finanszírozás összehangolását. A beiratkozás előfeltételeként kövessék nyomon a szakvizsga-jogosultságot. |
A beiratkozási feladatok egy helyen történő lebonyolítása
A beiratkozási folyamatok megakadnak, ha a potenciális hallgatók nyomon követése, a kommunikáció, a pénzügyi támogatások koordinálása, az átjelentkezők értékelése és a beilleszkedést segítő feladatok különálló rendszerekben zajlanak, és nincs közös áttekintési felület. A ClickUp Brain, az egyéni mezők és az automatizálások segítségével intézménye a beiratkozási folyamatokat egyetlen, megismételhető rendszerré alakíthatja, amely gyorsabb nyomon követést, zökkenőmentesebb átadást, jobb áttekinthetőséget biztosít a beiratkozási arányokról, valamint hatékonyabbá teszi a beiratkozás előtti folyamatok lezárását.
A cél nem az, hogy felváltsuk a CRM-, SIS- vagy pénzügyi támogatási rendszereiket. Hanem az, hogy csökkentsük az ezekkel kapcsolatos koordinációs munkát, javítsuk az átláthatóságot a beiratkozási folyamat teljes szakaszában, és segítsünk a csapatuknak abban, hogy korábban reagálhassanak azokra a jelzésekre, amelyek befolyásolják az osztályok összetételét és a jelentkezők visszalépését. Kezdjék a fenti útmutatással, igazítsák azt a beiratkozási volumenükhöz és kihívásaikhoz, majd alakítsanak ki egy olyan rendszert, amelyet a csapatuk minden ciklusban ténylegesen használni tud. Kezdjék el ingyenesen a ClickUp használatát.
Gyakran ismételt kérdések
Tényleg javíthatja-e a mesterséges intelligencia a terméshozamot?
A rendszer nem jósolja meg, melyik hallgatók iratkoznak be. Biztosítja viszont, hogy minden felvett hallgató időben, személyre szabott üzenetet kapjon, és senki se maradjon figyelmen kívül. A kommunikációs folyamatok automatizálásával, a nem aktív előlegfizetések jelzésével, valamint azzal, hogy a tanácsadóknak valós idejű betekintést nyújt a hallgatói aktivitás jeleibe, a rendszer segít csapatának abban, hogy erőfeszítéseit a legfontosabb területekre összpontosítsa. Még a kis mértékű, 1–2 százalékpontos javulás is jelentős bevételt jelenthet nagy léptékben.
Ez felváltja a Slate vagy a TargetX nevű ügyfélkapcsolat-kezelő rendszerünket?
Nem. A CRM-rendszer a potenciális hallgatók adatait, a jelentkezések részleteit és a kommunikációs előzményeket tároló adatbázis. A ClickUp-modul pedig az operatív réteg, ahol a csapatod koordinálja a részlegek közötti együttműködést: a pénzügyi támogatások átadását, a kreditátvitelek értékelését, az orientációs programok tervezését, valamint a több irodát érintő belső munkafolyamatokat. Különböző célokat szolgálnak, és együtt működnek a leghatékonyabban.
Mi a helyzet a hallgatói adatok biztonságával és a FERPA-előírások betartásával?
A ClickUp rendelkezik SOC 2, ISO 27001, ISO 27017, ISO 27018 és ISO 42001 tanúsítványokkal, és támogatja az egyszeri bejelentkezést (SSO), a szerepkörökön alapuló jogosultságokat, valamint az adatok tárolásakor és továbbításakor történő titkosítást. A regisztrációs feladatok szerepkörök szerint korlátozhatók, így a tanácsadók a saját területeiket, a pénzügyi támogatási munkatársak pedig a támogatási csomagok összeállításának munkafolyamatait láthatják. Az AI-modellek betanításához nem használnak fel adatokat.
Ez hasznos lehet a nyílt felvételi rendszerű közösségi főiskolák számára?
Természetesen. A nyílt felvételi rendszerű intézményeknél is bonyolult a beiratkozási folyamat: a FAFSA-kérelmek kitöltésének nyomon követése, a szintfelmérő tesztek koordinálása, az orientációs programok szervezése és a kreditpontot nem érő programokra való jelentkezés. Az eszköz automatizálja a beiratkozás operatív részét, függetlenül attól, hogy van-e szelektív felvételi eljárás. A gyorsválasztási lehetőségek segítségével kihagyhatja a szelektív felvételi folyamatot, és a regisztrációra és a hallgatók beillesztésére koncentrálhat.
Hogyan kapcsolódik ez a felsőoktatás egyéb munkafolyamataihoz?
A felvételi folyamatok szinte minden osztályt érintenek. Ez a munkaterület természetesen összekapcsolódik az osztálytermi és szálláskapacitás erőforrás-tervezésével, a programigényeket figyelembe vevő tanterv-tervezéssel, valamint a felvételi munkatársak képzését szolgáló szakmai fejlődés nyomon követésével. A ClickUp kapcsolati mezőinek segítségével a felvételi adatokat bármely más munkaterület feladataihoz kapcsolhatja.