Egy átlagos tanulmányi tanácsadó 296 hallgatót kezel, és a nagy intézményekben ez a szám 600-ra emelkedik. A projektmenedzsment platformba beépített mesterséges intelligencia ügynök automatizálhatja a találkozók ütemezését, a diplomák nyomon követését, a regisztrációs felfüggesztések megoldását és a veszélyeztetett hallgatók jelölését, így a tanácsadóknak több idejük marad azokra a beszélgetésekre, amelyek valóban megváltoztatják a hallgatók eredményeit.
Az alábbiakban talál egy másolásra kész AI-ügynök parancsot, amelyet beilleszthet a ClickUp-ba, hogy perceken belül létrehozhasson egy teljes tanácsadási munkaterületet. Mielőtt azonban használná, érdemes áttekinteni azt a működési túlterhelést, amelyet ez a rendszer hivatott megoldani. A legtöbb tanácsadó központ esetében a probléma nem az, hogy a tanácsadók nem tudják, mire van szükségük a hallgatóknak. Hanem az, hogy az ügyek, a felfüggesztések, a kapcsolattartás és a dokumentáció túl sok, egymástól független eszközön található ahhoz, hogy a csapat proaktívan tudjon dolgozni.
Kinek ajánlott ez az akadémiai tanácsadási beállítás
Ez a beállítás tanácsadó központok igazgatói, tanulmányi tanácsadók, hallgatói siker csapatok, hallgatói megtartási munkatársak, regisztrációs támogató csapatok, valamint a tanácsadás, a hallgatói kapcsolattartás és a hallgatói nyomon követés koordinálásáért felelős adminisztrátorok számára készült. Különösen hasznos azoknak az intézményeknek, amelyek már rendelkeznek hallgatói rendszerekkel, de az ügyek, a felfüggesztések, a beavatkozások és a tanácsadási dokumentáció kezeléséhez még mindig manuális koordinációra támaszkodnak.
A probléma: a tanácsadó központja a tanácsadás helyett a triázst végzi
Ha tanácsadó központot vezet, a számok nem kedveznek Önnek. A NACADA országos felmérése szerint egy teljes munkaidős szakmai tanácsadó átlagos ügyterhelése 296 hallgató, míg a nagy intézményeknél ez az érték 600. Ilyen arányok mellett az egyéni konzultációk luxussá válnak. A legtöbb interakció tranzakciós jellegűvé válik: a felfüggesztés feloldása, a felülírás jóváhagyása, ugyanazon előfeltételekkel kapcsolatos kérdés megválaszolása ma már harmadszor.
A későbbi költségek mérhetőek. Az Inside Higher Ed/College Pulse felmérése szerint a hallgatók közel fele nem kapott tanácsadást a diplomához szükséges tantárgyakról és tanulmányi sorrendről, és csupán 52% állítja, hogy egyáltalán kapott tanácsadást a tanulmányi előrehaladásáról. Ez a hiányosság nem abból fakad, hogy a tanácsadók nem törődnek a hallgatókkal. Hanem abból, hogy a tanácsadók el vannak havazva a manuális folyamatokkal: a tanulmányi tervek táblázatokba másolásával, a regisztrációs emlékeztetők e-mailben történő elküldésével, a tanácsadási jegyzetek három különböző rendszerben történő dokumentálásával, valamint a megbeszélt időpontokat kihagyó hallgatók felkutatásával.
Ha a tanácsadás csak utólagos, a hallgatók kiesnek a rendszerből. A szakot még nem választó hallgatók sodródnak. Az átvett kreditpontok értékelés nélkül maradnak. Azok az első generációs hallgatók, akiknek a legnagyobb szükségük van útmutatásra, a legkevesebbet kapják, mert ők azok, akik a legkevésbé hajlamosak proaktívan időpontot foglalni.
Hogyan oldotta meg ezt a Miami Egyetem: A Miami Egyetem a széttagolt, hallgatókkal kapcsolatos műveleteket a ClickUpba konszolidálta, és a szétforgácsolódott eszközöket egy központi platformra cserélte, amely 19 107 hallgatói interakció nyomon követésének tudásbázisává vált. ero.
Michael Turner, igazgatóhelyettes:
A ClickUp egy remek eszköz, amelyet a szervezettség és a tervek betartása érdekében használunk. A platform egy tudásbázist biztosít számunkra.
A ClickUp egy remek eszköz, amelyet a szervezettség és a tervek betartása érdekében használunk. A platform egy tudásbázist biztosít számunkra.
Ez a lehetőség rejlik ebben. Nem a tanácsadási rendszerek felváltása, hanem egy átlátható működési réteg létrehozása a hallgatói támogatási munkafolyamatok köré. A modell tesztelésének leggyorsabb módja az, ha létrehoz egy működő tanácsadási működési felépítést a projektmenedzsment platformján belül.
Szeretne kipróbálni egy hasonló modellt a saját tanácsadó központjában? Kezdje az alábbi útmutatóval, és igazítsa azt a tanácsadási modelljéhez, az ügyek számához és a hallgatói támogatás prioritásaihoz.
Szeretne kipróbálni egy hasonló modellt a saját tanácsadó központjában? Kezdje az alábbi útmutatóval, és igazítsa azt a tanácsadási modelljéhez, az ügyek számához és a hallgatói támogatás prioritásaihoz.
Szeretne kipróbálni egy hasonló modellt a saját tanácsadó központjában? Kezdje az alábbi útmutatóval, és igazítsa azt a tanácsadási modelljéhez, az ügyek számához és a hallgatói támogatás prioritásaihoz.
Szeretne kipróbálni egy hasonló modellt a saját tanácsadó központjában? Kezdje az alábbi útmutatóval, és igazítsa azt a tanácsadási modelljéhez, az ügyek számához és a hallgatói támogatás prioritásaihoz.
A feladat: Építse ki tanácsadási munkaterületét mesterséges intelligenciával
Másolja ezt a parancsot, illessze be a ClickUp Brainbe, hogy létrehozza saját ClickUp Super Agentjét, töltse ki intézménye adatait, és így egy teljes tanácsadási munkaterületet kap, ügyterhelési irányítópultokkal, diplomák nyomon követésével, időpontfoglalási munkafolyamatokkal és minden egyéb szükséges funkcióval.
Az eredmény egy szilárd alapot ad az operatív struktúrájának első vázlatához, beleértve a feladathierarchiákat, a kapcsolattartási logikát, a kockázati ellenőrzőpontokat és a tanácsadási munkafolyamatokat. Ezután csapata testreszabhatja azt, hogy illeszkedjen a tanácsadási modelljéhez, a hallgatói populációhoz és a személyzeti kapacitáshoz.
Az eredmény egy szilárd alapot ad az operatív struktúrájának első vázlatához, beleértve a feladathierarchiákat, a kapcsolattartási logikát, a kockázati ellenőrzőpontokat és a tanácsadási munkafolyamatokat. Ezután csapata testreszabhatja azt, hogy illeszkedjen a tanácsadási modelljéhez, a hallgatói létszámhoz és a személyzeti kapacitáshoz.
Feladat:
→ Készen áll az első támogatáskezelő szuperügynökének létrehozására?
Nyissa meg a ClickUp Brain alkalmazást, és illessze be a fenti parancsot, hogy létrehozhassa a munkaterületéhez szabott Super Agentet.
Hogyan állítsa be a ClickUp-ban (4 lépés)
Mielőtt beállítaná a Space-t, gyűjtsön össze azokat a tanácsadási adatokat, amelyeket a csapata már használ az ügyek, a megbeszélések, a diplomamegszerzés előrehaladása, a regisztrációs felfüggesztések és a beavatkozási munkafolyamatok terén. Ez általában magában foglalja a hallgatók besorolását, a főszakirányt vagy a még nem megjelölt státuszt, a kijelölt tanácsadót, a GPA-t, a megszerzett krediteket, a diplomamegszerzés ellenőrzésére vonatkozó információkat, a regisztrációs felfüggesztéseket és a legutóbbi tanácsadási kapcsolatok történetét. A tiszta adatbevitelnek köszönhetően az automatizálások, a műszerfalak és a kapcsolattartási munkafolyamatok sokkal megbízhatóbbak lesznek.
- Hozza létre a munkaterület felépítését Hozzon létre egy „Akadémiai tanácsadás” nevű dedikált teret. Adjon hozzá mappákat, amelyek tükrözik a tanácsadási munkafolyamatot: „Aktív ügyek” a tanácsadók vagy az egyetemek hallgatói listáihoz, „Találkozók és kapcsolattartás” a beütemezett találkozókhoz, a bejelentkezés nélküli látogatásokhoz, a csoportos tanácsadáshoz és a proaktív kapcsolattartási kampányokhoz, „Regisztráció és felfüggesztések” a felfüggesztések megoldásához, a felülírási kérelmekhez és a regisztrációs felkészültséghez, „Szakterület-keresés” a még nem nyilatkozó hallgatókhoz és a nyilatkozati munkafolyamatokhoz, valamint „Beavatkozások” a veszélyeztetett hallgatókhoz, a próbaidőre helyezettek támogatásához és a nyomonkövetési tervekhez.
- Egyéni mezők konfigurálása minden hallgatói feladaton Adjon hozzá egyéni mezőket a hallgatói feladat sablonjaihoz, hogy minden tanácsadott hallgató adatai tartalmazzák azokat a kulcsadatokat, amelyekre csapatának szüksége van a proaktív tanácsadáshoz és az előrehaladás nyomon követéséhez. Adjon hozzá mezőket a hallgatói azonosítóhoz, besoroláshoz, fő- vagy melléktantárgyhoz, kijelölt tanácsadóhoz, összesített átlaghoz, megszerzett kreditekhez, kockázati szinthez, utolsó tanácsadási kapcsolat dátumához, regisztrációs felfüggesztésekhez és a következő találkozóhoz. Ez az egységes szerkezet sokkal megbízhatóbbá teszi a műszerfalakat, az automatizálásokat és az ügyterhelés kezelését.
- Illessze be a parancsot a ClickUp Brainbe Nyissa meg a ClickUp Brain alkalmazást az új Space-ben, és illessze be a fenti parancsot. Töltse ki a változókat, beleértve az intézmény nevét, típusát, a tanácsadási modellt, a tanácsadók számát, az átlagos ügyterhelést és a jelenleg használt eszközöket. Használja a generált kimenetet az ügyterhelési irányítópultok, a találkozók munkafolyamatai, a felfüggesztések kezelési rendszere és a beavatkozási folyamatok első vázlatának elkészítéséhez, majd finomítsa azokat a tanácsadási modelljéhez igazítva.
- Automatizálások beállítása a folyamatos menedzsmenthez Hozzon létre automatizálásokat, hogy a tanácsadási munka folyamatosan haladjon anélkül, hogy állandó kézi nyomon követésre lenne szükség. Használjon szabályokat a proaktív kapcsolattartás elindításához, a megoldatlan regisztrációs felfüggesztések eskalálásához, a kreditküszöbértékhez közeledő, szakot még nem választó hallgatók jelöléséhez, a találkozó utáni dokumentáció elkészítésének ösztönzéséhez, valamint a veszélyeztetett hallgatók felismeréséhez, mielőtt azok eltűnnének a látóteréből.
Hozzon létre egy „Akadémiai tanácsadás” nevű dedikált teret. Adjon hozzá mappákat, amelyek tükrözik a tanácsadási munkafolyamatát: „Aktív ügyek” a tanácsadók vagy az egyetemek hallgatói listáihoz, „Találkozók és kapcsolattartás” a beütemezett találkozókhoz, a bejelentkezés nélküli látogatásokhoz, a csoportos tanácsadáshoz és a proaktív kapcsolattartási kampányokhoz, „Regisztráció és felfüggesztések” a felfüggesztések megoldásához, a felülírási kérelmekhez és a regisztrációs felkészültséghez, „Szakterület-keresés” a még nem nyilatkozó hallgatókhoz és a nyilatkozati munkafolyamatokhoz, valamint „Beavatkozások” a veszélyeztetett hallgatókhoz, a próbaidőre bocsátott hallgatók támogatásához és a nyomonkövetési tervekhez.
Adjon hozzá egyéni mezőket a hallgatói feladat sablonokhoz, hogy minden tanácsadott hallgató adatai tartalmazzák azokat a kulcsadatokat, amelyekre csapatának szüksége van a proaktív tanácsadáshoz és az előrehaladás nyomon követéséhez. Adjon hozzá mezőket a hallgatói azonosítóhoz, besoroláshoz, fő- vagy melléktantárgyhoz, kijelölt tanácsadóhoz, összesített átlaghoz, megszerzett kreditekhez, kockázati szinthez, utolsó tanácsadási kapcsolat dátumához, regisztrációs felfüggesztésekhez és a következő találkozóhoz. Ez az egységes szerkezet sokkal megbízhatóbbá teszi a műszerfalakat, az automatizálásokat és az ügyterhelés kezelését.
Nyissa meg a ClickUp Brain alkalmazást az új Space-ben, és illessze be a fenti parancsot. Töltse ki a változókat, beleértve az intézmény nevét, típusát, a tanácsadási modellt, a tanácsadók számát, az átlagos ügyterhelést és a jelenleg használt eszközöket. Használja a generált kimenetet az ügyterhelési irányítópultok, a találkozók munkafolyamatai, a felfüggesztések kezelési rendszere és a beavatkozási folyamatok első vázlatának elkészítéséhez, majd finomítsa azokat a tanácsadási modelljéhez igazítva.
Hozzon létre automatizált folyamatokat, hogy a tanácsadói munka folyamatosan haladjon anélkül, hogy állandó kézi nyomon követésre lenne szükség. Használjon szabályokat a proaktív kapcsolattartás elindításához, a megoldatlan regisztrációs felfüggesztések eskalálásához, a kreditküszöbértékhez közeledő, szakot még nem választó hallgatók jelöléséhez, a találkozó utáni dokumentáció elkészítésének ösztönzéséhez, valamint a veszélyeztetett hallgatók felismeréséhez, mielőtt azok eltűnnének a látóteréből.
Készen áll arra, hogy ezeket a munkafolyamatokat egy ismétlődő rendszerré alakítsa? Hozza létre a támogatáskezelési munkaterületét a ClickUp-ban.
💡 Profi tipp: Kezdjen egy munkafolyamattal, például a regisztrációs felfüggesztésekkel, a veszélyeztetett hallgatók felkeresésével vagy a megbeszélések utáni nyomon követéssel, mielőtt a rendszert a teljes tanácsadási tevékenységre kiterjesztené. Egy kisebb kísérleti projekt segít a csapatának finomítani a sablonokat, az átadásokat és az automatizálási szabályokat a kiterjesztés előtt.
Ajánlott egyéni mezők az akadémiai tanácsadási feladatokhoz
Ezek a mezők egységes működési nyilvántartást hoznak létre a hallgatói ügyek, a megbeszélések, a diplomatervezés, a felfüggesztések megoldása és a beavatkozási munkafolyamatok között.
| Terület | Típus | Cél |
|---|---|---|
| Diákigazolvány | Rövid szöveg | Egyedi hallgatói azonosító |
| Osztályozás | Legördülő menü | Első év, második év, harmadik év, negyedik év, posztgraduális, átjelentkező |
| Fő/mellék | Legördülő menü | A hallgató tanulmányi programja vagy tanulmányi státusza |
| Kijelölt tanácsadó | Emberek | A hallgatóért felelős elsődleges tanácsadó |
| Összesített átlag | Szám | Az akadémiai státusz pillanatképe |
| Megszerzett kreditek | Szám | Haladás a diploma megszerzése felé |
| Kockázati szint | Legördülő menü | Zöld, sárga, piros |
| Utolsó tanácsadási kapcsolatfelvétel | Dátum | A legutóbbi hallgató-tanácsadó interakció |
| Regisztrációs felfüggesztések | Címkék vagy legördülő menü | Tanácsadási felfüggesztés, pénzügyi felfüggesztés, oltási felfüggesztés, magatartási felfüggesztés, felülírás szükséges |
| Következő időpont | Dátum | Közelgő tanácsadási találkozó |
| A diploma megszerzésének állapota | Legördülő menü | Jó úton, Felülvizsgálatra szorul, Kockázatos, Diplomázási felülvizsgálat |
| Nem deklarált státusz | Legördülő menü | Jelentkezett, Felfedező, Szűkített lehetőségek, Jelentkezési szándék |
📘 Olvassa el még: Tekintse meg az összes egyéni mezőtípust, hogy eldöntse, mely mezők a legalkalmasabbak az ösztöndíj-munkafolyamatához.
Alapvető automatizálási példák az akadémiai tanácsadáshoz
Miután beállította az egyéni mezőket, hozzon létre automatizálásokat, amelyek biztosítják az ügyek, a kapcsolattartás, a felfüggesztések és a beavatkozási munkafolyamatok zavartalan működését anélkül, hogy ismételt kézi nyomon követésre lenne szükség.
| Mikor… | Ezután… |
|---|---|
| Egy hallgatónak 60 napja nincs tanácsadója | Hozzon létre egy proaktív kapcsolattartási feladatot, és rendelje hozzá a tanácsadóhoz |
| Egy fő tantárgy félévközi osztályzata C alá csökken | Jelölje meg a hallgatót sárga kockázatúként, és hozzon létre egy nyomonkövetési találkozó feladatot |
| Egy hallgatónak tanácsadási felfüggesztése van a regisztráció megnyitása előtt | Hozzon létre egy felfüggesztés-megoldási feladatot, és osztályozás szerint rangsorolja az elérhetőségi tevékenységeket |
| Egy szakot még nem választott hallgató 45 kreditpontot szerez anélkül, hogy szakot választott volna | Indítsa el a szakválasztási ellenőrzőlistát, és értesítse a tanácsadót |
| Egy hallgató vörös kockázati besorolást kapott | Hozzon létre egy beavatkozási terv feladatot 2 hetes és 6 hetes nyomonkövetési ellenőrzőpontokkal |
| A találkozó „Befejezett” státusszal van jelölve | Kérje meg a tanácsadót, hogy jegyezze fel a megjegyzéseket, a teendőket, az áttételeket és a következő nyomon követési dátumot |
📘 Olvassa el még: Ismerje meg, hogyan működnek az egyéni mezők az automatizálásokban
Mivel foglalkozik az ügyintéző a tanácsadási folyamat során?
Az akadémiai tanácsadáshoz használt AI-ügynök nem egy olyan chatbot, amely a kurzuskatalógusokkal kapcsolatos kérdésekre válaszol. Ez egy olyan rendszer, amely a projektmenedzsment munkaterületén belül fut, és elvégzi azokat a strukturált, ismétlődő feladatokat, amelyeket a csapata jelenleg kézzel végez: az ügyek nyomon követését, a veszélyeztetett hallgatók jelölését, a felfüggesztések kezelését és a tanácsadási interakciók dokumentálását.
| Életciklus szakasz | Mit csinál az ügyintéző? | Mit vált fel |
| Felvétel és feladatok kiosztása | A rendszer a beérkező hallgatókat a szak, a besorolás és az ügyterhelés kapacitása alapján automatikusan hozzárendeli a tanácsadókhoz; előzetes tanácsadási ellenőrzőlistákat generál | Kézi, táblázatkezelő programon alapuló ügyterhelés-kiegyensúlyozás és e-mailes bemutatkozások |
| Diplomatervezés | Nyomon követi a diplomamegszerzés követelményeit, a kurzusok sorrendjét és a kreditek felhalmozódását; jelzi azokat a hallgatókat, akik nem tartják a négyéves diplomamegszerzés ütemtervét | A tanácsadó minden félévben manuálisan összehasonlítja a DegreeWorks adatokat és a táblázatokat |
| Proaktív kapcsolattartás | Kezdeményezzen kapcsolatfelvételt, ha a hallgatók elmulasztják a mérföldköveket: 60 napja nincs kapcsolat, 45 kredit felett még nem jelentkezett szakirányra, félévközi jegyértesítések | Reaktív modell, amelyben a hallgatóknak maguknak kell jelentkezniük és időpontot foglalniuk |
| Regisztrációs támogatás | Kezelje a felfüggesztések megoldására váró sorokat, feldolgozza tömegesen a tanácsadási engedélyeket a regisztrációs időszakok előtt, és kövesse nyomon a felülírási kérelmeket | E-mail-láncok, sorban állás és utolsó pillanatban történő regisztrációs rohanás |
| Szakterületek feltérképezése | Kövesse nyomon a szakot még nem választott hallgatók előrehaladását a szakkeresési tevékenységek, karrierértékelések és tanszéki megbeszélések révén a szakválasztásig. | Informális ellenőrzések dokumentáció és elszámoltathatóság nélkül |
| Beavatkozás és átadás | Kockázati pontszámmal jelzi a veszélyeztetett hallgatókat, beavatkozási terveket készít nyomonkövetési ütemtervekkel, és a tanácsadói átadás során átadja a teljes előzményeket. | A tanácsadók távozásával vagy a hallgatók szakváltásával elveszik a törzsi tudás |
Szeretné látni, hogyan működnek a Super Agents egy valódi ClickUp-környezetben? Nézze meg az alábbi bemutatót, hogy lássa, hogyan működnek a gyakorlatban az AI által generált munkafolyamatok, feladatok és automatizálások.
Változatok különböző intézménytípusokhoz
A fenti utasítás minden olyan felsőoktatási intézményben működik, amely a ClickUp-ot használja. Az utasítást az intézményéhez igazítsa:
| Intézménytípus | Főbb módosítások |
| R1 kutatóegyetem (több mint 600 hallgató tanácsadónként) | Használja a teljes utasítást változatlan formában. Adjon hozzá egy tanszéki tanácsadói koordinációs réteget. Vegye fel a posztgraduális hallgatók tanácsadási pályáit. Integrálja a központi és tanszéki tanácsadási átadást a szakirány kijelölésekor. |
| R2 egyetem (300–500 hallgató tanácsadónként) | Egyszerűsítse a kockázati értékelést két szintre (jó úton halad / figyelmet igényel). Csökkentse a szakválasztási munkafolyamatot, hogy a 30 kreditnél többet szerzett, még szakot nem választott hallgatókra összpontosíthasson. Vegye fel a transzferhallgatók értékelését prioritásként a munkafolyamatba. |
| Elsősorban alapképzési intézmény (100–250 hallgató tanácsadónként) | Hangsúlyozza a kapcsolatokon alapuló tanácsadási dokumentációt. Vegye fel a tanszéki tanácsadók koordinációját is, mivel sok PUI közös modelleket használ. Tartalmazza az orientációs program során minden hallgatóval közösen kidolgozott négyéves terv sablonját. |
| Közösségi főiskola (több mint 400 hallgató tanácsadónként) | Összpontosítson az irányított tanulmányi pályákra és a meta-szakirányok feltérképezésére. Cserélje le a négyéves diplomák nyomon követését az associate degree és az átjárási pályák nyomon követésére. Adjon hozzá párhuzamos beiratkozás és kettős kredit nyomon követést. Tegye prioritássá a pénzügyi támogatás SAP nyomon követését. |
| Karrier/szakiskola (nagyon változó) | Cserélje le a diplomaterv nyomon követését a program befejezésének nyomon követésére. Adjon hozzá képesítési és tanúsítási mérföldkövek nyomon követését. Fókuszáljon az iparági elhelyezkedési folyamatra és a munkáltatói partnerségek koordinációjára. Vegye fel a szakvizsga-felkészülés ütemtervét. |
Vezesse az akadémiai tanácsadást egy helyen
Az akadémiai tanácsadás nem működik megfelelően, ha az ügyek, a diplomák előrehaladása, a találkozók jegyzetei, a regisztrációs felfüggesztések és a beavatkozási tervek különálló rendszerekben vannak, és nincs közös áttekintés. A ClickUp Brain, az egyéni mezők és az automatizálások segítségével intézménye a tanácsadási műveleteket egyetlen, megismételhető rendszerré alakíthatja, amely egy helyen támogatja az ügyek kezelését, a diplomák nyomon követését, a felfüggesztések megoldását és a proaktív hallgatói kapcsolattartást.
A cél nem az, hogy felváltsa a SIS-t, a diplomavizsgálati platformot vagy a tanácsadási platformot. Hanem az, hogy csökkentse az ezekkel kapcsolatos koordinációs munkát, javítsa a láthatóságot a hallgatói életciklus egészében, és több időt biztosítson a tanácsadóknak azokra a beszélgetésekre, amelyek valóban megváltoztatják az eredményeket. Kezdje a fenti útmutatással, igazítsa azt a tanácsadási modelljéhez és a hallgatói populációhoz, és hozzon létre egy olyan beállítást, amelyet a csapata minden félévben ténylegesen használni tud.
Kezdje el ingyenesen a ClickUp használatát.
Gyakran feltett kérdések az AI-t használó tanulmányi tanácsadásról
Nem. Az AI-ügynökök automatizálják azokat az adminisztratív feladatokat, amelyek megakadályozzák a tanácsadókat a tanácsadásban: az ügyek nyomon követése, a felfüggesztések kezelése, a jegyzetek dokumentálása és a veszélyeztetett hallgatók jelölése. Azokhoz a kapcsolati, fejlesztő jellegű tanácsadási feladatokhoz, amelyek megváltoztatják a hallgatók eredményeit (segítségnyújtás az első generációs hallgatóknak a szakok felfedezésében, nehézségekkel küzdő hallgatók támogatása az akadémiai próbaidő alatt), továbbra is emberi tanácsadóra van szükség. Az ügynök több időt biztosít a tanácsadóknak ezekre a beszélgetésekre.
Az AI-ügynök munkaterülete a meglévő hallgatói információs és diplomakövetési rendszerekkel együttműködve működik. A SIS-ből (Banner, PeopleSoft, Colleague) és az ellenőrző eszközökből (DegreeWorks, uAchieve) származó diplomamegszerzési adatok szinkronizálódnak az egyes hallgatói feladatok egyéni mezőibe. Az ügynök nem helyettesíti a nyilvántartási rendszerét. Ez lesz az operatív réteg, ahol a tanácsadó csapat a hallgatói adatok alapján nyomon követi a feladatokat, a kapcsolattartást és az együttműködést.
A ClickUp rendelkezik SOC 2, ISO 27001, ISO 27017, ISO 27018 és ISO 42001 tanúsítványokkal, és támogatja az SSO-t, a szerepkörökön alapuló jogosultságokat, valamint a tárolt és továbbított adatok titkosítását. A tanácsadói szintű jogosultságok azt jelentik, hogy minden tanácsadó csak a hozzá rendelt hallgatókat láthatja. Az AI-modellek betanításához nem használnak fel adatokat. A részleteket a biztonsági oldalon találja.
Minden tanácsadási interakciót dokumentálnak a hallgató feladatelőzményeiben: jegyzetek, teendők, áttételek, beavatkozási tervek és nyomonkövetési ütemtervek. Amikor egy hallgató tanácsadót vált (szakirányváltás, a tanácsadó távozása vagy az ügyek újraelosztása miatt), a teljes tanácsadási előzmény a feladattal együtt átkerül. Nem veszik el az intézményi tudás, ami a tanácsadók cseréje során a leggyakoribb panasz.
Nem. A prompt tartalmaz változókat az intézménytípusra és a tanácsadási modellre vonatkozóan. Egy kis, 150 hallgatóval rendelkező bölcsészettudományi főiskola ugyanúgy profitál a dokumentáció, az átadás és a proaktív kapcsolattartás automatizálásából, mint egy 600 hallgatóval rendelkező R1-es intézmény. Nézze meg azt is, hogyan segíthetnek az AI-ügynökök a támogatások kezelésében és az intézményi kutatásban az egész campuson.