Ez a bejegyzés Ericka Marett-től, az Adhere Creative projektmenedzserétől származik. Íme a története arról, hogyan találta meg a megfelelő projektmenedzsment szoftvert digitális ügynökségük számára! Kattintson ide, hogy megtudja, hogyan segíthet a ClickUp digitális marketing ügynökségének.
Aki már dolgozott ügynökségnél, az tudja, hogy egy jó marketingprojekt-menedzsment rendszer döntő jelentőségű lehet egy projekt sikere szempontjából. És bár az ügynökségek ügyfeleik kezelése során hasonló problémákkal szembesülnek, az ideális megoldás az egyes ügynökségek egyedi igényeitől függ.
Az évek során igényeink változtak, ami frusztrációhoz vezetett a korábban használt eszközökkel kapcsolatos korlátozások miatt. Így elkezdtük a keresést: egy lépést hátraléptünk, felhúztuk az ingujjainkat, és megkezdődött a nagy projektmenedzsment szoftver keresés.
Utazásunk kezdete
Ügynökségünk, az Adhere Creative körülbelül 8 évig használta a Basecampot, és sokáig nagyon meg voltunk vele elégedve! Lehetővé tette számunkra, hogy könnyen kommunikáljunk az ügyfelekkel, csapatként dolgozzunk a projektekben és betartsuk a határidőket. Azonban lassan, de biztosan kinőttük. Bár már egy ideje változásra törekedtünk, a valódi fordulópont akkor jött el, amikor bevezettük az agilis projektmenedzsmentet.
Körülbelül egy hétre bezártuk az irodát, és elmélyültünk a sprintek, a Kanban táblák, a retrospektívák és még sok más témában. Az intenzív hét végén egy karcsú, hatékony harci gépezet lettünk, amelyet én, a scrum master vezettem (gonosz nevetés). Bár az Agile bevezetése után jelentősen nőtt a hatékonyságunk, hamar rájöttünk, hogy a Basecamp nem képes alkalmazkodni az új folyamatainkhoz.
Az első vörös zászló a Kanban volt. Ha nem ismeri a Kanbant, képzeljen el egy táblát, amely több oszlopra van felosztva, amelyek a projekt fázisait jelzik, például folyamatban, ügyfél általi felülvizsgálat és befejezett. Az összes projekt átkerül erre a táblára, hogy vizuálisan ábrázolja az egész ügynökség előrehaladását.
Sajnos a Basecamp nem tudta kezelni ezt a típusú struktúrát, így miközben a Basecampban dolgoztunk a projektekön, egy Excelben létrehozott ideiglenes Kanban-rendszerben „mozgattuk” a projekteket. Ahogy elképzelheti, ez elég kaotikus volt.
Egyszerűen fogalmazva: kinőttük a Basecampet. A platform egyszerűen használható és költséghatékony egy kezdő ügynökség számára, de ahogy fejlődöttünk, csak hátráltatott minket. Mivel a Basecamp több problémát okozott, mint amennyit megoldott, a csapat minden tagjának nyilvánvalóvá vált, hogy új projektmenedzsment platformra van szükségünk – és gyorsan.
Lista készítése, kétszeri ellenőrzése
Több száz projektmenedzsment platform áll rendelkezésre, és az a gondolat, hogy mindet át kell nézni, hogy megtaláljam a tökéleteset, ijesztő volt. Tehát, mint minden jó projektmenedzser, én is egy ellenőrzőlista elkészítésével kezdtem a feladatot.
Néhány hétig megfigyeltem az ügynökséget, és listát készítettem az összes projektmenedzsmenttel kapcsolatos problémáról, amit észrevettem. Idővel kirajzolódott egy mintázat. Körülbelül 15 alapvető problémát azonosítottam, és ezekhez projektmenedzsment megoldásokat kerestem. Visszatekintve a listára felkerült tételek nyilvánvalónak tűnnek, de hónapokig csak a problémákat láttuk, és nem a megoldásokat, amelyekkel orvosolhatjuk őket. Íme a listám előnézete:
- A feladatok állapotának vizuális megjelenítése (Kanban)
- Alfeladatok létrehozása és közös hozzárendelése
- Slack, Dropbox és Google Suite integráció
- @ említések egy feladatban
- A feladat kezdő és befejező dátuma
- Fájlok tárolása a platformon belül
- E-mail értesítések
- Ügyfélintegráció
- Minden projekt és kommunikáció egyszerű keresése
- Feladatok keresése ügyfél, megbízott és dátum szerint
- Munkahelyi kapacitásadatok
- Gantt-diagram funkciók
- Időkövetés integráció
- Több megbízott egy feladatra
- Ismétlődő feladatok
Gyorsrandi
Miután elkészült és elfogadták a listát, elkezdtem keresni a megfelelő projektmenedzsment szoftvereket – vagy ahogy én szeretem nevezni, gyorsrandizni. Több száz lehetőség közül válogathattam, és ezeknek a platformoknak csak néhány percük volt arra, hogy felkeltsék az érdeklődésemet, mielőtt a nem megfelelők közé soroltam őket.
A folyamatot azzal kezdtem, hogy rákerestem az „ügynökségi projektmenedzsment platformok” kifejezésre. Azonnal kizártam azokat a szoftvereket, amelyek hosszú és drága testreszabási folyamatot igényeltek, mint például a JIRA és a Kantata (korábban Mavenlink). Ezután azokat a platformokat is kizártam a listából, amelyek nem rendelkeztek a Basecamp által kínált funkciókkal, mert úgy éreztem, hogy az visszalépés lenne.
Néhány nap múlva körülbelül 10 platformot soroltam fel, ami még mindig túl sok volt. Ezért az interneten átkutattam minden blogot, podcastot és hieroglifát, amit csak találtam, és amely más ügynökségek projektmenedzsment platformokkal kapcsolatos tapasztalatait tárgyalta.
Nem meglepő, hogy sok más embert is találtam, aki csalódott a Basecampben, de sikerült leszűkítenem a listát egy ígéretes ötösre: ClickUp, Asana, DoInbound, TeamWork és Flow.
Az utolsó öt
Az egyik kezemben a listámmal, a másikban a kávémmal elkezdtem a bemutatókat ütemezni. Minden platform bemutatta magát, de végül az döntött, hogy melyik szolgáltató felel meg az eredeti 15 követelményemnek.
A DoInbound gyorsan kiesett. Eleinte úgy tűnt, hogy ez a platform tökéletesen megfelel nekünk. Kifejezetten a HubSpot bejövő marketingcsatornájához hoztak létre egy projektmenedzsment platformot, és mint bejövő ügynökség, ez nekünk nagyon tetszett. De mivel nem volt lehetőség az Agile komponensek integrálására a platformba, nem jöhetett szóba.
Nagyon izgatott voltam, hogy többet megtudjak az Asanáról, mert remek értékeléseket kapott. Ami viszont nem izgatott, az az volt, hogy elutasítottak. Miután többször is e-mailt írtam és telefonáltam, de nem kaptam választ, végül közölték velem, hogy ügynökségünk túl kicsi egy élő bemutatóhoz, és inkább a forrásközpontjuk felé irányítottak. Ha a bemutató tapasztalata jelzi, hogy milyen lesz az ügyfélszolgálat, akkor én kiszállok.
A TeamWork és a Flow remek választások voltak. A listámon szereplő legtöbb követelménynek megfeleltek, de volt egy versenyző, amely messze felülmúlta a többit: a ClickUp.
Bónusz: Marketingügynökségi szoftver
Miért a ClickUp?
Ha a ClickUp egy személy lenne, a legjobb barátok lennénk. Oldalakon át írhatnék a ClickUp-ról. De mivel valószínűleg nem vagy olyan projektmenedzsment-rajongó, mint én, megkímélem téged ettől az unalomtól. Ha ügynökség vagy, kinőtted a jelenlegi platformodat, vagy Agile-t használsz a projektmenedzsmenthez, akkor nagyon ajánlom a ClickUp-ot. Íme, miért:
1. Az egyik legfontosabb ok, amiért szeretjük a ClickUp-ot, a korlátlan rendezési, szűrési és csoportosítási lehetőség. Ügyfeleink listája folyamatosan bővül, és minden ügyfélnek hosszú listája van a feladatokkal. A ClickUp lehetővé teszi a rendezést ügyfél, projekt, feladat, alfeladat, megbízott, határidő és állapot szerint.
2. VÉGRE van Kanban táblánk! A ClickUp rendelkezik egy „Tábla” nézettel, amelyet úgy állítottunk be, hogy tükrözze a feladatok állapotát. Most már minden reggel a bejelentkezési megbeszéléseinken vizuálisan mozgathatjuk a feladatokat a Kanban táblán. Teljesen új szintre emeltük a projektmenedzsmentünket.
3. A ClickUp gyakrabban frissül, mint a Google algoritmusa. Ami ezúttal jó dolog. A bemutató során megtudtam, hogy a ClickUpnak szinte minden időzónában vannak fejlesztői, így gyorsan javíthatnak, frissíthetnek és fejleszthetnek a platformon. Ha van valami, amit szeretne hozzáadni a ClickUp-hoz, örömmel felveszik a listára.
4. A ClickUp feladatok belső felépítése egy projektmenedzser álma. A feladat utasítások, fájlok, beszélgetések, kezdési és befejezési dátumok, becsült idő, időkövetés és függőségek mind a saját helyükön vannak, ami hatékonyabbá teszi a projektmenedzsmentet.
Első lépések
Ha új projektmenedzsment platformot keres, azt javaslom, hogy kezdje úgy, ahogy én: készítsen egy listát a kívánságairól. Miután elkészítette az első listát, kategorizálja az elemeket „szükséges” és „jó, ha van” kategóriákba. Egy túlzsúfolt iparágban a „szükséges” elemek segítenek gyorsan kizárni a projektmenedzsment platformokat a listáról.
De végül is semmi sem segít jobban a döntéshozatalban, mint a mélyreható kutatás és a gyakorlati tapasztalatok. Próbáljon meg ingyenes próbaverziót szerezni, mielőtt egyéves szerződést kötne, és tesztelje a platformot. A kutatás során tegyen fel magának néhány kérdést:
- Ez a platform illeszkedik a jelenlegi folyamatainkhoz? Vagy változtatni kell rajta?
- Ez a platform több problémát okoz, mint amennyit megold?
- Milyen gyorsan tud az egész csapatom munkába állni?
- A platform intuitív, vagy hosszú felhasználói útmutatóra lesz szükségünk?
- Milyen gyorsan reagál az ügyfélszolgálat?
- Ez a platform az egész ügynökségem igényeinek megfelel, vagy csak egy részlegének?
- Milyen gyakran frissül vagy fejlesztik ezt a platformot?
Ezekre a kérdésekre adott válaszok nagyon sokatmondóak lehetnek. Azt is javaslom, hogy mielőtt az összes projektet áthelyezi az új platformra, tesztelje azt egy ügyféllel. A projektmenedzsment, a tervezés, a tartalom és az ügyfélkapcsolatok csapatai közötti átadás tesztelése szintén segíthet annak eldöntésében, hogy a platform napi szintű használata megfelel-e az Ön igényeinek.
—
Ericka Lewis Marett
Az Adhere Creative projektmenedzsereként Ericka Marett ügyfeleit és csapatát az inbound marketing sikerei felé vezeti. Amikor nem projektterveket készít, akkor a konyhájában a Master Chef című műsort utánozza.