A káosz elméletétől a marketingelemzésig, az emberben rejlő értelmet kereső hajlam gyakran az ok-okozati összefüggéseken alapul. Minden élményünk okát meg akarjuk ismerni. Minden cselekedetünk következményeit vagy hatását előre meg akarjuk jelezni.
Ez különösen gyakori az üzleti világban, ahol minden munka egy sor összefüggő feladatból áll, ami azt jelenti, hogy ha az egyik rosszul sül el, akkor minden összeomlik, mint egy kártyavár.
Ennek megelőzése érdekében az üzleti vezetők és a projektmenedzserek egy ok-okozati diagram nevű eszközt használnak, amely feltérképezi az egyes események kiváltó okait és ok-okozati összefüggéseit.
Ebben a blogbejegyzésben megvizsgáljuk, hogyan használhatja ezeket az ok-okozati diagramokat a szervezetében komplex problémák megoldására.
Mi az ok-okozati diagram?
Az ok-okozati diagram egy adott esemény lehetséges okait vizuálisan ábrázolja. A diagram feltételezi, hogy minden ok (azaz eltérés, hiányosság vagy hiba) a végső eredményben megjelenő eltérés forrása.
A legegyszerűbb kifejezéssel élve: ha a kávéjához az ajánlott két kanál helyett két csésze cukrot ad (hiba), akkor túl édes ital lesz az eredmény! Ha túl sok tejet ad hozzá (eltérés), akkor a kávé túl gyenge lesz.
A 1920-as években a neves szervezeti elméletíró, Kaoru Ishikawa által kidolgozott ok-okozati diagramok, más néven halcsontdiagramok vagy Ishikawa-diagramok, hatékony eszközök a rendszergondolkodáshoz. Segítenek a komplex ipari folyamatok hatékony megértésében és kezelésében.
Az ok-okozati diagramok fontossága
Lényegében egy jó ok-okozati diagram elválasztja a gabonát a pelyvától. Egyértelműen azonosítja a hozzájáruló tényezőket, és minden mást félretesz. Ez egy remek problémamegoldó eszköz lehet az iparágakban.
Az üzleti életben, különösen a termékfejlesztés területén, a csapatok a halcsontdiagramot használják a váratlan események kiváltó okainak feltárására.
Például, ha nem tervezett leállás történik, az IT-műveleti csapat a halcsontdiagram segítségével megismerheti az összes hozzájáruló tényezőt, mielőtt azonosítaná a tényleges okot.
A projektmenedzsmentben a halcsont diagramot gyakran használják az erőforrás-tervezésben. A projektmenedzserek szimulálják a várható eredményeket az ok-okozati tényezők, például az emberek, a folyamatok és a technológia kombinációja alapján.
A minőségellenőrzés során, Ishikawa szándékának megfelelően, a csapatok feltérképezik a hibás eredményt okozó tényezőket, mint például a mérések, az anyagok, az emberek, a folyamatok, a gépek stb.
Az ok-okozati diagramok előnyei minden iparágban vitathatatlanok.
- Egyértelműség: A hibát vagy eseményt okozó különböző, egymást keresztező tényezők megértése
- Sebesség: A problémamegoldás felgyorsítása a folyamat összes kapcsolódó elemének átfogó feltérképezése alapján
- Hatékonyság: Képesség a folyamatban végrehajtott változtatások lehetséges eredményeinek szimulálására és az azokhoz való megfelelő alkalmazkodásra.
- Hatékonyság: Az okok és tünetek meghatározása annak érdekében, hogy megértsük, mi is történik valójában.
Nézzük meg, hogyan működik ez a gyakorlatban.
Az ok-okozati diagram elemei
Bár rendkívül egyszerű, az ok-okozati diagram számos elemet tartalmaz, például:
Panelek: Az ok-okozati diagram két részből áll. A bal oldalon láthatók az összes lehetséges ok vagy hozzájáruló tényező, például az anyag, a munkaerő, a környezet stb. A jobb oldalon pedig a hatás vagy a probléma.
Központi gerinc: A központi gerinc összeköti a két oldalt, balról jobbra haladva, majd összekapcsolódik a különböző elsődleges és másodlagos tényezőkkel.
Elsődleges okok: Minden hozzájáruló tényezőnek általában van egy elsődleges oka. Például az alacsony anyagminőség lehet a hiba elsődleges oka, amelyet a diagramban is így ábrázolnak.
Másodlagos okok: A hiba másodlagos okai is lehetnek, amelyek fokozzák az elsődleges ok hatását. Például a rossz minőségű anyagok nedves raktárban való tárolása hatással lehetett a termelésre.
A szervezet és a folyamat felépítésétől függően tetszőleges számú hozzájáruló tényező lehet, amelyeket halcsontként ábrázolnak.
Most, hogy megtanulta, mit jelentenek a diagram egyes alakzatai, lássunk hozzá az elkészítéséhez.
Hogyan készítsünk ok-okozati diagramot?
Az ok-okozati diagramok készítése szintén egy módja annak, hogy részletesen megértsük a folyamatokat. Ezért figyeljen oda, és vizsgálja meg minden egyes lépést.
1. Az eredmény azonosítása
Az ok-okozati diagramot a legjobb jobbról rajzolni. Mielőtt bármilyen döntést hozna, azonosítsa a hatást, hibát, problémát vagy kérdést. Határozza meg a hatást konkrétan és minden érdekelt fél számára könnyen érthetően.
Például ahelyett, hogy azt mondaná: „A minőség romlott”, a hatást úgy is meghatározhatja, hogy „A termelési kódban található hibák száma az elmúlt három hónapban 20%-kal nőtt”.
Íme néhány problémafelvetés-sablon inspirációként.
Most rajzolja meg a vékony központi gerincet egy nyíllal, amely az okra mutat.
2. Az elősegítő tényezők azonosítása
Ne feledje, hogy számos tényező befolyásolhatja valamilyen módon az eredményt. A legjobb, ha mindet felsorolja a diagramjában. A tényezők főbb kategóriáinak azonosításához a következő módszerek bármelyikét alkalmazhatja.
Brainstorming: Gyűjtse össze csapatát, és írják fel ötleteiket egy táblára. Tegyen fel releváns kérdéseket a csapat tagjainak arról, hogy mit csinálnak, hogyan csinálják és miért.
Például összehívhat egy értekezletet üzleti elemzők, fejlesztők és tesztelők részvételével, hogy megvizsgálják, miért nőtt a hibák száma.
A ClickUp Whiteboards remek módszer post-it cetlik, szövegek, megjegyzések és egyéb elemek hozzáadására.
Ha még nem ismeri a virtuális együttműködést vagy az Ishikawa-diagramot, próbálja ki a ClickUp ok-okozati diagram sablonját. Ez a teljesen testreszabható, kezdőknek is megfelelő táblasablon segít az ok-okozati összefüggések feltérképezésében és a kiváltó okok hatékony azonosításában.
Ha még nem ismeri ezt a módszert, a halcsont diagramot Excelben is megrajzolhatja.
Folyamatábrázolás: Lépésről lépésre ábrázolja az eredményhez vezető teljes folyamatot. Például szoftverhibák esetén ez a következő lépéseket jelentheti:
- Kódolás
- Kódfelülvizsgálat
- Tesztelés
- Hibajelentés
- Termelésbevezetés
Bónusz olvasmány: Használjon bármilyen folyamatábra-sablont, hogy felgyorsítsa ezt a lépést.
Keret használata: Mivel ez egy nagyon népszerű eszköz, számos keret és sablon támogatja az ok-okozati diagramot.
Például a gyártásban az öt M – munkaerő, anyag, módszerek, gépek és mérések – azonosíthatóak, mint hozzájáruló tényezők.
Hasonlóképpen, megtalálhatja azt, amelyik az Ön üzletágában működik. Helyezze a hozzájáruló tényezőket a bal oldalon lévő egyes téglalapokba. Rajzoljon összekötő nyilakat a központi gerinchez.
3. Az elsődleges okok azonosítása
Az egyes hozzájáruló tényezők alatt sorolja fel az elsődleges okokat. Például a szoftverhibák számának növekedésének lehetséges okai a következők lehetnek.
- Kódolás: Programozási hibák, logikai hibák
- Kódfelülvizsgálat: Folyamatbeli hiányosságok, időkorlátok a vezető fejlesztők számára
- Tesztelés: Nem megfelelő tesztelés, hiányos használati esetek
- Hibakövetés: Kézi követés, hiányos hibaleírások
Rajzoljon összekötő vonalakat az egyes elsődleges okoktól a központi gerinchez, hogy jelölje az ok-okozati összefüggést.
4. Azonosítsa a másodlagos okokat (ha vannak ilyenek)
Előfordulhat, hogy az elsődleges okok bármelyikének bekövetkezésére van valami magyarázat.
Például előfordulhat, hogy a magas színvonalú kód írására vonatkozó, szervezet-szintű szabványok hiánya miatt megnő a programozási hibák száma.
A mérnöki területen kívül logikai hibák fordulhatnak elő, ha nem megfelelő vagy tapasztalatlan jelölteket vesznek fel.
Rajzoljon összekötő vonalakat a másodlagos forrás és az elsődleges forrás között, hogy megmutassa a kiterjesztett kapcsolatokat. Ha ezzel elkészült, a diagramja a következőhöz hasonló lesz.
5. Ellenőrizze a pontosságot és érvényességet
Miután elkészítette a teljes ok-okozati diagramot, itt az ideje, hogy mindent újra ellenőrizzen. Győződjön meg arról, hogy:
- Minden ok logikai láncolatot követ az ok-okozati összefüggésig.
- Minden lépés illeszkedik a vizsgált hatás működési keretébe.
- A harmadik vagy negyedik rendű okok pontosan integrálva vannak.
- Minden hozzájáruló tényezőt részletesen megvizsgáltunk, lefedve az összes okot.
Ez az alap. Néhány tippel és trükkel még többet hozhat ki az ok-okozati diagramokból. Íme, hogyan.
Tippek a hatékony ok-okozati diagramokhoz
Ha egy hatás egyértelmű, mint például egy fogfájást okozó édes kávé, akkor az okok is könnyen feltérképezhetők. Az üzleti problémák azonban ritkán egyértelműek. Valami látszólag nyilvánvaló, mint például egy hiba a kódban, számos okra vezethető vissza. Az ok-okozati diagramok hatékony elkészítéséhez és használatához kövesse az alábbi bevált gyakorlatokat.
Használja keretként (nem bizonyítékként)
Az ok-okozati diagram nem bizonyíték egy problémára. Ez egyszerűen csak egy eszköz, amely segít elméletet kidolgozni. Megjeleníti az összes tényezőt, amely a problémát okozhatja. A halcsontdiagramok legjobb felhasználása az, ha a probléma tényleges kiváltó okának kivizsgálására szolgáló keretként használjuk őket.
⚡️Sablonarchívum: Halcsontdiagram-sablonok
Legyen átfogó (ne bonyolult)
A jó ok-okozati diagramoknak átfogó listát kell adniuk a vizsgálónak mindenről, amit meg kell vizsgálnia. Ezért ügyeljen arra, hogy ne hagyjon ki semmit, mert azt feltételezi, hogy triviális vagy nem kapcsolódik a hatáshoz.
Ennek során azonban ügyeljen arra, hogy ne adjon hozzá túl sok irreleváns elemet. Ez ugyanis bonyolulttá és nehezen értelmezhetővé teheti a diagramot.
Fogadja el az ismétlődést (nem a redundanciát)
Ugyanaz az elsődleges vagy másodlagos ok két tényezőnek is hozzájárulhat. A szoftverhibák példájában a készségek hiánya lehet elsődleges ok a kódolás és a tesztelés során is. Nyugodtan adja hozzá mindkettőt, mert ezek különálló tényezők.
Ügyeljen azonban arra, hogy ne ismételje magát feleslegesen. Például a készségek hiánya és a tapasztalat hiánya ebben az összefüggésben ugyanazt jelentheti, ezért nem szükséges megismételni.
Használja proaktívan (ne csak reaktívan)
A csapatok gyakran használják az ok-okozati diagramot a probléma gyökereinek visszakeresésére. De ez nem az egyetlen módszer. Használhatja azt egy választás lehetséges problémáinak szimulálására is.
Például a kódolás során tegyük fel, hogy a programozási hiba az elsődleges ok. Elméletileg feltételezhető, hogy a programozási nyelv megváltoztatása hatással lehet az eredményre. Ennek alapján szimulálhatja, hogy ez milyen mértékben oldja meg a problémát, és ennek megfelelően hozhat döntéseket.
Néhány példával illusztráljuk ezt.
Ok-okozati diagram példák
Az ok-okozati diagram egy egyszerű vizualizációja az okok és a következmények közötti kapcsolatnak. Ezt bármilyen formában ábrázolhatja, amelyik Önnek a legjobban megfelel. Íme néhány diagrampélda inspirációként.
Folyamatelemzés
Kezdjük az egyik legegyszerűbb munkafolyamat-diagram példával. Ez a TIBCO diagram a lámpa teljes bekapcsolási folyamatát veszi figyelembe, hogy azonosítsa a meghibásodás lehetséges okait.
Minőségirányítás
A következő példa az eredeti alkotó, Kauro Ishikawa Guide to Quality Control (Útmutató a minőség-ellenőrzéshez) című könyvéből származik. Ez a diagram bemutatja mindazt, ami a „finom rizs” elkészítéséhez szükséges.
A kiváltó okok elemzése
Ahogy a neve is sugallja, a halcsont-diagram a hal csontjait felhasználva köti össze a különböző lehetséges okokat. A Six Sigma tanulási útmutatóban szereplő példában az ok-okozati diagramot használják a pontatlan tömítésátmérő miatt beérkező szolgáltatási panaszok okainak kivizsgálására.
⚡️Sablonközpont: Más kiváltó okok elemzésére szolgáló sablonok közül választhat.
Problémakezelés
A projektmenedzsmentben, ha problémával találkozik, a halcsont diagram kiváló diagnosztikai eszköz. Íme, hogyan végezhet el egy sablon segítségével a kiváltó okok elemzését.
A ClickUp ok-okozati elemzési sablonja egy középhaladó szintű, teljes mértékben testreszabható keretrendszer, amely lehetővé teszi az adatok elemzését, a probléma gyökerének azonosítását, valamint hatékony és fenntartható megoldások megtalálását.
Akár egy szoftverhiba forrását keresi, akár problémákat azonosít a gyártósoron, ez a sablon megkönnyíti a problémák megoldását.
Viselkedéselemzés és előrejelzések
Ez a kutatási tanulmányból származó ábra a rendszer megbízhatósági problémáinak összes lehetséges okát és alokát mutatja be. A halcsontdiagramot használja, hogy a megbízhatósági mérnökök számára egy eszközt hozzon létre az ipari rendszerek viselkedésének modellezésére, elemzésére és előrejelzésére.
Információkezelés
Ez az ok-okozati diagram összefoglalja azokat a akadályokat, amelyek megakadályozzák a szervezeteket abban, hogy adataikat üzleti eszközként kezeljék. Ausztrália, Dél-Afrika és az Egyesült Államok tudósainak és üzleti vezetőinek véleményeire támaszkodik, hogy inspirálja a hatékony információkezeléssel kapcsolatos beszélgetéseket.
Testreszabható halcsontdiagram
Ha ilyen összetett folyamatot ábrázol, a ClickUp Fishbone Diagram Template (ClickUp halcsontdiagram-sablon) kiváló kiindulási pont. Ez a középhaladó szintű sablon segít az összes okot környezet, gép, ember, anyag és módszer kategóriákba sorolni, hogy meghatározza a probléma és az azt befolyásoló tényezők közötti kapcsolatokat.
Összefüggő okok és hatások
A hagyományos halcsont-stílusról eltérve ez a diagram segít bemutatni, hogy egy folyamat hatása hogyan válhat a következő folyamat okává. Ez egy hasznos minőségbiztosítási eszközkészlet, amely bármely folyamat összefüggő okainak és hatásainak vizualizálására szolgál.
Amint a fenti példákból látható, nincs egyetlen helyes módszer az ok-okozati diagram elkészítésére. Számos ok-okozati elemző eszköz áll rendelkezésre a különböző igényeinek kielégítésére. Vannak azonban olyan hibák, amelyeket elkerülhet.
Gyakori hibák, amelyeket el kell kerülni
Ha helyesen használják, az ok-okozati diagram hatékony eszköz. Ha azonban helytelenül használják, káros hatásokkal járhat. Íme néhány hiba, amelyet el kell kerülni a halcsontdiagram készítése és használata során.
Sietve hozott döntés
Egy jó ok-okozati diagramnak alaposnak és átfogónak kell lennie. Gyakran előfordul, hogy a csapatok egy alapvető diagramot rajzolnak, és sietve felhasználják azt a döntéshozatalhoz, ami befolyásolja a diagram hasznosságát.
Rajzolja meg az ábrát gondosan és teljes körűen. Végezzen alapos kutatást a teljes folyamatról, és győződjön meg arról, hogy mindent figyelembe vett. Ha elkészült, ellenőrizze újra.
A problémák pontatlan meghatározása
Az ok-okozati diagram csak akkor hasznos, ha pontos. Előfordul, hogy a csapatok tévedésből pontatlan vagy nem kapcsolódó okokat adnak hozzá a diagramhoz. Előfordulhat, hogy helytelen ok-okozati összefüggéseket hoznak létre.
Kérjen szakértői támogatást az ábra elkészítése során. Az ábra pontosságának biztosítása érdekében több szakértővel is áttekintse azt.
A potenciális okok összetévesztése az adatokkal
Az Ishikawa-diagram csupán vizuálisan ábrázolja az ok-okozati összefüggés minden lehetséges okát. Nem feltétlenül ad adatokat arról, hogy melyik elem az esemény oka.
Használja az ok-okozati diagramot elméletek megfogalmazásához. Ezután, mielőtt következtetéseket vonna le, függetlenül tesztelje az elmélet logikai konzisztenciáját és az egyes ok-okozati összefüggéseket.
Az ábra statikus állapotának megőrzése
Az Ishikawa-diagram csak elkészítésének pillanatában pontos. A folyamatok idővel fejlődnek és változnak. Ha statikusnak tartjuk, akkor a legutóbbi változásokat nem vesszük figyelembe, ami hatástalanná teszi a problémamegoldásban.
Rendszeresen frissítse az ok-okozati diagramot. Mielőtt azt bármilyen alapvető ok-okozati elemzéshez felhasználná, győződjön meg arról, hogy frissítve van.
Hozzon létre pozitív hatást a ClickUp segítségével
A modern üzleti folyamatok összetettek és gyakran láthatatlanok. Vegyük példának a szoftvereket. Manapság a csapatok a nagy szoftvereket apró funkciókra bontják, és azokat független, de egymással összekapcsolt egységekként telepítik. Ez azt jelenti, hogy ha egy funkció meghibásodik, az oka lehet a számtalan más funkció, amelyhez kapcsolódik.
Ilyen esetekben egy jó ok-okozati diagram hatékony vizuális eszköz lehet a problémák és azok megoldásainak nyomon követéséhez. Segít a probléma hátterének egyértelmű megértésében. Ennek eredményeként modellezheti és szimulálhatja a megoldásokat, hogy megnézze, vajon azok nem vezetnek-e nem kívánt következményekhez.
Akár komplex architektúra diagramot rajzol ok-okozati formátumban, akár egyszerűen csak feltérképezi a folyamatait, a ClickUp minden szükséges eszközt biztosít a kezeléséhez. A ClickUp Whiteboards rugalmas, testreszabható és megismételhető módszer az okok és okozatok kezelésére. Hatékonyan oldja meg a problémákat. Próbálja ki a ClickUp-ot még ma ingyenesen.