Gondoljon vissza arra, amikor először nyitott meg egy táblázatot HR-adatokkal – a cellákban rendezett módon szerepeltek a munkavállalók adatai, színekkel jelölt fülek jelölték a bérszámfejtést, az új munkavállalók felvételét, a jelenléti adatokat és egyebeket.
A HR-szakemberek számára a HR Excel sablonok a bevált módszer a fontos információk rendszerezésére. Akár a toborzási folyamatok nyomon követéséről, akár a szabadságok egyenlegének figyelemmel kíséréséről van szó, az Excel rendet teremt a legforgalmasabb HR-feladatokban is.
Ebben a blogban bemutatunk néhány HR Excel sablont, és megmutatjuk, hogyan egyszerűsíthetik ezek a sablonok a folyamatokat és hogyan takaríthatnak meg értékes időt. 🕒
Mi teszi jóvá egy HR Excel sablont?
Egy jó HR Excel sablonnak nem csak funkcionálisnak kell lennie, hanem ötvöznie kell a könnyű használatot, az alkalmazkodóképességet és az áttekinthetőséget is.
Íme a jellemzők, amelyekre figyelnie kell:
- Intuitív kialakítás: A HR Excel sablonoknak egyértelmű címkékkel, legördülő menükkel és előre formázott cellákkal kell rendelkezniük a könnyű navigáció és a minimális adatbeviteli hibák érdekében.
- Testreszabhatóság: Azokhoz alkalmazkodó mezőknek és szakaszoknak kell tartozniuk, amelyek lehetővé teszik a sablon egyedi HR-folyamatokhoz való igazítását.
- Adatok pontossága: Az HR Excel sablonoknak automatizált számításokkal kell rendelkezniük (pl. szabadságok egyenlege, túlórák) a manuális hibák csökkentése érdekében.
- Beépített vizuális elemek: A HR Excel sablonoknak grafikonokat és táblázatokat kell tartalmazniuk a gyors jelentéskészítés és a trendek felismerése érdekében, így időt takaríthat meg az elemzés során.
- Verziókezelés: Az HR Excel sablonoknak strukturált módszerrel kell rendelkezniük a változások nyomon követésére, amely biztosítja, hogy a legfrissebb verzió mindig elérhető legyen az adatok integritásának fenntartása érdekében.
🔍 Tudta? Az első hivatalos HR-osztályt 1901-ben, egy nagy sztrájk után hozták létre a National Cash Register Company-nál.
HR Excel sablonok
A toborzás, a bérszámfejtés és a teljesítményértékelések között könnyű túlterheltté válni.
Az ingyenes HR-sablonok célja, hogy könnyítsék a munkáját. Az HR Excel-sablonok biztosítják a szükséges struktúrát, hogy minden szervezett maradjon, és Ön ne hagyjon ki egyetlen fontos feladatot sem.
Itt talál nyolc humánerőforrás-Excel sablont, amelyek közül választhat. 📋
1. Kenjo fejlett teljesítményértékelési sablonja
Ideje megszabadulni a szétszórt post-it cetliktől és a végtelen e-mail szálaktól. Ez a Kenjo által készített Excel sablon a teljesítményértékelésekhez megkönnyíti minden értékes (és néha kihívást jelentő) alkalmazotti teljesítmény-visszajelzés nyomon követését.
A teljesítményértékelési sablon segítségével egy helyen adhatja meg, tekintheti át és elemezheti az alkalmazottak értékeléseit. Emellett nyomon követi a célokat, a kulcsfontosságú teljesítménymutatókat (KPI-ket) és a készségeket, így világos képet kaphat az egyes alkalmazottak előrehaladásáról és fejlődéséről.
📌 Ideális: vezetők, HR-szakemberek vagy bárki, aki egyszerűsíteni szeretné a teljesítményértékelési folyamatot, ahelyett, hogy minden ciklusban újra kellene találnia a kereket.
📖 Olvassa el még: Hogyan készítsünk KPI-dashboardot (példákkal és sablonokkal)
2. Kenjo HR-es ünnepnapi menedzsment sablon
A Kenjo Holiday Management Template segítségével egyszerűen nyomon követheti alkalmazottai szabadságait, betegszabadságait és váratlan távolléteit. Ez a praktikus eszköz világos áttekintést ad arról, hogy ki van szabadságon, mikor nem tartózkodik az irodában, és mennyi időt halmozott fel.
Segít a szervezettségben, mivel az összes szabadságkérelmet egy helyen konszolidálja. Búcsút inthet a párhuzamosan lefoglalt értekezleteknek, mivel ezeket is nyomon követi.
Könnyedén kiszámíthatja az egyes alkalmazottak megszerzett szabadságát, kezelheti a felhalmozott szabadságokat, és egy pillanat alatt áttekintheti a szabadságokat a hatékonyabb humánerőforrás-tervezés érdekében.
📌 Ideális: HR-csapatok, vezetők vagy szakemberek számára, akiknek elegük van abból, hogy számtalan e-mailt kell átnézniük, hogy nyomon kövessék, ki van szabadságon.
3. Alkalmazotti adatbázis-nyomkövető a SpreadSheetPage-től
Érezte már valaha, hogy az alkalmazottak adatai mindenfelé szétszóródnak – több szoftverrendszerben, e-mailekben és véletlenszerű táblázatokban? A képesítések, születésnapok vagy akár a vészhelyzeti kapcsolattartók adatainak nyomon követése bonyolult lehet.
A SpreadsheetPage alkalmazás Employee Database Tracker Template (Alkalmazotti adatbázis-nyomkövető sablon) segít Önnek. Ez az egyszerű sablon segít az alkalmazottak adatainak kezelésében anélkül, hogy bonyolult HR-elemző szoftverekkel kellene bajlódnia.
Kiválaszthatja azt is, hogy hány csapattagot szeretne befogadni:
- Alkalmazotti adatbázis-kezelő Lite (legfeljebb 15 alkalmazott)
- Employee Database Manager Pro 150 (legfeljebb 150 alkalmazott)
- Employee Database Manager Pro 250 (legfeljebb 250 alkalmazott)
📌 Ideális: Csapatvezetők és HR-szakemberek számára, akiknek gond nélkül áttekinthető képet kell tartaniuk a munkaerőről.
🔍 Tudta? Számos általános munkavállalói juttatás, például az egészségügyi ellátás és a nyugdíj, a második világháború alatt vált általánossá. A bérek befagyasztása miatt a vállalatok juttatásokat kínáltak a munkavállalók vonzása és megtartása érdekében, ami a munkáltatói juttatások kezdetét jelentette.
4. Alkalmazottak ütemtervének nyomon követése a SpreadSheetPage segítségével
A csapatok ütemtervének kezelése irritáló lehet, különösen, ha az időpontok átfedik egymást és ütköznek. De ne aggódjon! A SpreadsheetPage alkalmazás Employee Schedule Tracker Template (Munkavállalói ütemterv-nyomkövető sablon) segít egyszerűsíteni az ütemtervezéssel kapcsolatos gondjait.
Ez a sablon lehetővé teszi, hogy egy világos, szervezett ütemtervet készítsen, amely mindenki számára egyformán érthető (vagy ugyanazon a táblázaton). Könnyedén beviheti a műszakokat, a szabadságkérelmeket, sőt még az ebédszüneteket is, amelyek könnyen figyelmen kívül maradhatnak.
Vizuális elrendezése egy pillanat alatt áttekintést nyújt arról, hogy ki van bent és ki van kint, míg a testreszabható formátum bármilyen vállalkozáshoz alkalmazkodik.
📌 Ideális: vezetők, csapatvezetők vagy szakemberek számára, akik több ütemtervet kell összehangolniuk, és gondoskodniuk kell arról, hogy mindenki tudja, mikor és hol kell lennie.
5. Microsoft alkalmazott időnyilvántartási sablon
A Microsoft Employee Timecard Template egyszerű megközelítést kínál a hatékony időgazdálkodáshoz. Tökéletes napi, heti, havi vagy akár éves óraszámok rögzítésére, így minden részlet kéznél van.
Ezekre az időszakokra a túlórákat is rögzítheti, és a hónapokat automatikusan negyedévekbe csoportosíthatja az olvashatóság érdekében. A beépített számításoknak köszönhetően nem kell a számokkal bajlódnia – csak adja meg az órákat, és hagyja, hogy a sablon elvégezze a nehéz munkát helyette.
📌 Ideális: HR-vezetők és szakemberek számára, akik megbízható módszert keresnek a munkaidő nyomon követésére, miközben a dolgokat egyszerűen szeretnék tartani.
6. Microsoft alkalmazottak jelenléti nyilvántartási sablonja
A jelenléti nyilvántartás nem feltétlenül egy fárasztó feladat, amely ismételt jelenlét- és távollét-megerősítéseket igényel.
A Microsoft alkalmazott jelenléti nyilvántartási sablonja jelentősen megkönnyíti a munkafolyamatot. Segít nyomon követni a különböző típusú szabadságokat, például a betegszabadságokat, a szabadságokat, a gyászszabadságokat és egyebeket.
A legjobb rész? Gyors áttekintést kap a legfontosabb szabadságstatisztikákról, beleértve a teljes szabadságidőt is. Ezenkívül könnyedén azonosíthatja a jelenléti mintákat, ami segít a műszakok kezelésében és a potenciális problémák megoldásában, mielőtt azok komolyabb problémákká válnának.
📌 Ideális: HR-csapatok, irodavezetők és osztályvezetők számára, akiknek egyértelmű, skálázható módszerre van szükségük a jelenléti adatok nyomon követéséhez és minden dokumentálásához.
7. Állásjelöltek nyomon követési sablon a Microsofttól
A Job Candidates Tracker sablon rendet teremt a tipikus felvételi káoszban. Egy helyen rendszerezi a jelöltek adatait, a jelentkezés szakaszait és az interjú jegyzeteket. Használhatja a jelöltek adatainak kezelésére az általuk megpályázott pozíciók, a jelenlegi felvételi státuszuk és egyéb adatok alapján.
Ez a sablon lehetővé teszi az interjúztatók kezelését és képességeik megfelelő rögzítését. Ezenkívül van egy szakasz az állásajánlatok kezelésére, ahol felsorolhatja azokat leírással, a szükséges képesítésekkel, a fizetési szinttel és egyéb megjegyzésekkel.
📌 Ideális: toborzók és HR-vezetők számára, akik világos, egyszerűsített áttekintést szeretnének kapni a toborzási folyamatukról, hogy okosabb és gyorsabb toborzási döntéseket hozhassanak.
8. HR Recruitment Tracker by Excel for Freelancers
Még a legjobbaknak is előfordulhat, hogy elveszítik a nyomon követést a sok ígéretes jelölt közül. A HR Recruitment Tracker Workbook segít egyszerűsíteni a felvételi folyamatot. Nyomon követheti az egyes jelöltek útját az első kapcsolatfelvételtől a végső ajánlatig, így biztosítva, hogy ne hagyjon ki egyetlen lépést sem.
Könnyedén nyomon követheti a szerepköröket, az interjúk szakaszait és a visszajelzéseket, így minden részlet elérhető marad. Testreszabhatja a nyomkövetőt, hogy megfeleljen a toborzási igényeinek, függetlenül attól, hogy niche pozíciókat tölt be, vagy nagy volumenű toborzási célokat kezel.
Ezen felül megoszthatja a jelöltek státuszát a csapat tagjaival, hogy mindenki ugyanazon az oldalon álljon.
📌 Ideális: HR-szakemberek, felvételi vezetők és toborzási csapatok számára, akik egyszerűsíteni szeretnék toborzási folyamataikat.
Az Excel HR-célú használatának korlátai
Bár a Microsoft Excel rugalmas eszköz, komplex HR-igények kezelésében nem elégséges, különösen a szervezetek növekedésével.
Íme, miért jelenthet kihívást az Excel használata HR-feladatokhoz. 👇
- Elavult adatok kockázata: A csapat tagjai elavult információkkal találkozhatnak, ha nem a legfrissebb verziót használják, mivel az Excel nem frissül valós időben.
- Összetett folyamatok: Az Excel nem alkalmas olyan összetett HR-folyamatokhoz, mint az új munkavállalók beillesztése vagy a szabályok betartásának nyomon követése, amelyek gyakran bonyolult képleteket vagy manuális munkát igényelnek.
- Együttműködési korlátok: Nincs robusztus együttműködési eszközökkel, ami megnehezíti a csapatok hatékony együttműködését.
- Biztonsági kérdések: Az érzékeny alkalmazotti adatok Excelben való tárolása biztonsági kockázatot jelent a titkosítást biztosító speciális HR szoftverekhez képest.
- Hatékony adatkezelés: A nagy méretű alkalmazotti adatbázisok kezelése nehézkessé válik, ezért az Excel kevésbé ideális megoldás a növekvő szervezetek számára.
Alternatív HR-sablonok
Szerencsére van egy jobb lehetőség az HR-szakemberek számára: a ClickUp.
A ClickUp egy mindenre kiterjedő munkahelyi alkalmazás, amely egyszerűsíti a HR-menedzsmentet. Felhasználóbarát felületével és testreszabható sablonjaival a ClickUp átalakítja a HR-csapatok működését.
Íme néhány ClickUp humánerőforrás-sablon, amelyekkel javíthatja folyamatait. 📈
1. ClickUp személyzeti terv sablon
Nehézséget okoz a személyzeti változások és a projektigények követése? Ezeknek a változásoknak a tervezése gyakran nagyon nehéznek tűnhet, ha az alkalmazottai egyszerre több feladatot is ellátnak.
A ClickUp személyzeti terv táblás sablon pontosan ebben segít.
Ez lehetővé teszi az HR-stratégiák kidolgozását, így biztosítva, hogy felkészüljön a közelgő projektekre vagy átmenetekre, miközben mindenki összhangban marad.
A személyzeti terv folyamatábra formájában van megszervezve, minden lépés alatt jegyzetekkel, amelyek segítenek végigvezetni a folyamaton. Használja a folyamatábrát a személyzeti terv kidolgozásához, és szükség szerint jegyezze fel a legfontosabb információkat a jegyzetekre.
📌 Ideális: HR-vezetők, projektvezetők és csapatvezetők számára, akiknek rugalmas, együttműködésen alapuló eszközre van szükségük a személyzet hatékony tervezéséhez és irányításához.
2. ClickUp HR tudásbázis sablon
A ClickUp HR tudásbázis sablon segít központosítani a fontos dokumentumokat és irányelveket, így csapata gyorsan hozzáférhet mindenhez, az új munkatársak beilleszkedését segítő útmutatóktól a vállalati irányelvekig – mindezt egy szervezett helyen.
Teljesen testreszabható, így minden részt a vállalat egyedi HR-igényeihez igazíthat.
A sablon segítségével átfogó, önkiszolgáló tudásbázist hozhat létre, amely lehetővé teszi a munkavállalók számára, hogy önállóan találjanak meg válaszokat. Ez csökkenti a felesleges kérdések számát és elősegíti az önellátás kultúráját.
📌 Ideális: növekvő vállalatok HR-műveleti vezetői számára, akik könnyű hozzáférést szeretnének biztosítani a fontos információkhoz.
3. ClickUp HR értékelési űrlap sablon
A ClickUp értékelési űrlap sablon megbízható keretrendszert biztosít a teljesítményértékelésekhez. Segít értékelni és dokumentálni a munkavállalók fejlődését, megteremtve ezzel a célzott fejlődés és növekedés feltételeit.
Ezzel a sablonnal a következőket teheti:
- A felülvizsgálatok egységesítése: Alkalmazzon egységes struktúrát az értékelések során, hogy azok mindegyike alapos legyen, és ne legyenek benne figyelmetlenségek vagy elfogultságok.
- Testreszabás konkrét szerepkörökhöz: Testreszabhatja a sablont, hogy az megfeleljen a konkrét munkaköröknek, így értékelheti, mi a legfontosabb az egyes csapattagok számára.
- Támogassa a konstruktív visszajelzéseket: Rendezze a értékeléseket szakaszokba az erősségek, a fejlesztendő területek és a jövőbeli célok szerint, hogy a megbeszélések értelmesebbek legyenek.
- Kövesse nyomon a növekedést az idő múlásával: Használja a korábbi értékeléseket a munkavállalók fejlődésének nyomon követéséhez, így könnyebben azonosíthatja a mintákat és ünnepelheti az eredményeket.
📌 Ideális: HR-szakemberek, csapatvezetők és osztályvezetők számára, akik átfogó visszajelzéseket szeretnének adni a folyamatos fejlődés elősegítése érdekében.
4. ClickUp HR SOP sablon
A humánerőforrás-menedzsment néha nyomasztó feladatnak tűnhet – az új munkatársak beillesztésétől a teljesítményértékelések elvégzéséig mindent a szabványos működési eljárások (SOP) szerint kell elvégezni.
A ClickUp HR SOP sablon strukturált módszert kínál az összes eljárási dokumentum szervezéséhez, például az új munkavállalók beillesztéséhez, a teljesítményértékelések kezeléséhez, a bérszámfejtési folyamatok lebonyolításához és a szabályoknak való megfelelés biztosításához – mindezt egy könnyen elérhető helyen.
Ráadásul a sablont saját HR-folyamataidhoz igazíthatod, például hozzáadhatod a munkavállalói képzési programok vagy elkötelezettségi kezdeményezések szakaszait. Szeretnél egy szakaszt a megfelelő kávé-etikettről a szünetben? Csak rajta!
📌 Ideális: Osztályvezetők, HR-csapatok és kisvállalkozások tulajdonosai számára, akik szeretnék biztosítani, hogy minden HR-feladat dokumentálva, szabványosítva és hozzáférhető legyen.
📖 Olvassa el még: Hogyan írjunk beosztott beilleszkedési ellenőrzőlistát?
5. ClickUp vállalati folyamatok dokumentum HR sablon
A fontos munkafolyamatok nyomon követése és annak biztosítása, hogy mindenki ugyanazokat a folyamatokat kövesse, kihívást jelenthet, különösen, ha nagy csapatokkal dolgozik.
A ClickUp vállalati folyamatok dokumentum sablonja segít ebben. Egyetlen, szervezett helyet biztosít minden alapvető művelet dokumentálásához, a projektmenedzsment lépéseitől a kommunikációs protokollokig, biztosítva, hogy csapata tudja, hogyan lehet a legjobban elvégezni a feladatokat.
Ez a sablon lehetővé teszi Önnek, hogy:
- Szervezze meg a vállalati folyamatokat: tárolja az összes fontos munkafolyamatot egy könnyen hozzáférhető dokumentumban, és hozzon létre egy megbízható forrást a csapat tagjai számára.
- Testreszabható a vállalatához: Módosítsa az egyes szakaszokat az üzleti igényeinek megfelelően.
- Ösztönözze a következetességet: egységesítse a folyamatokat az egyes részlegek között, hogy biztosítsa a minőséget és az összhangot az egész vállalatban.
📌 Ideális: Üzemeltetési vezetők, osztályvezetők és növekvő csapatok számára, akik konzisztens, dokumentált folyamatokat szeretnének fenntartani.
6. ClickUp toborzási cselekvési terv sablon
Az új tehetségek felvétele összetett folyamat lehet, amely több lépésből áll, és amelyben több érdekelt félnek kell összehangolnia tevékenységét. A ClickUp toborzási cselekvési terv sablonja egyértelmű útitervként szolgál az egyes szakaszokhoz, így nem kell kapkodnia a nyomon követés után, és a csapatához leginkább megfelelő jelöltek megtalálására koncentrálhat.
Segít megszervezni a toborzási folyamat minden lépését, az első kapcsolatfelvételtől a végső ajánlat elfogadásáig, így mindenki egyformán tájékozott marad.
A sablon könnyen testreszabható. Testreszabhatja konkrét szerepkörök és ütemtervek alapján, függetlenül attól, hogy belépő szintű asszisztenst vagy vezető beosztású vezetőt vesz fel.
📌 Ideális: toborzási vezetők és felvételi csapatok számára, akik strukturált tervet keresnek a toborzási folyamat hatékonyabbá tételéhez.
7. ClickUp irányelv-memo sablon
A ClickUp Policy Memo Template egy világos és strukturált módszert kínál a fontos információk átadására. Biztosítja, hogy üzenetei egyszerűek és következetesek maradjanak, így mindenki könnyen megérti őket, és csökken a félreértések esélye.
Bármilyen szabályzati témához igazíthatja, legyen az új munkahelyi irányelv vagy fontos bejelentés. Ezenkívül a sablon segít dokumentálni és nyomon követni a szabályzatok elfogadását, támogatva a vállalati szabványok betartását.
📌 Ideális: HR-esek, jogi vezetők és vezetői csapatok számára, akik hatékony módszert keresnek a szabályzatváltozások vagy szervezeti frissítések közlésére.
🔍 Tudta? A 9-től 5-ig tartó munkanap koncepcióját Henry Ford népszerűsítette az 1920-as években. A munkanapot 10 óráról 8 órára csökkentette, és ezt a szabványt bevezette a HR-politikákba, amelyek egyensúlyt teremtenek a munkavállalók munka-magánéletében, miközben fenntartják a termelékenységet.
8. ClickUp korrekciós intézkedés sablon
Amikor kihívások merülnek fel (és legyünk őszinték, mindig felmerülnek), elengedhetetlen, hogy legyen egy szilárd terv azok kezelésére.
A ClickUp korrekciós intézkedési terv táblasablonja ideális eszköz a folyamatok hiányosságainak felismeréséhez, a kiváltó okok azonosításához és célzott korrekciós intézkedések kidolgozásához, hogy a jövőben elkerülhetőek legyenek a hasonló problémák.
Ezzel a sablonnal összehozhatja az egész csapatát, hogy közösen megoldják a problémákat. A fehér tábla formátum életmentő, mert mindent világosan láthatóvá tesz, így mindenki könnyebben megérti, mi történik és mit kell tenni.
📌 Ideális: Minőségbiztosítási csapatok, projektmenedzserek és vezetők számára, akik proaktív megközelítést szeretnének kialakítani a problémamegoldás és a folyamatos fejlesztés terén.
9. ClickUp szabadságkérelem sablon
A szabadságkérelmek kezelése kaotikus helyzethez vezethet, ha nincs egyértelmű folyamat, különösen olyan forgalmas munkahelyeken, ahol több alkalmazott egyszerre kéri a szabadságot.
A ClickUp szabadságkérelem-sablonja összesíti az összes kérelmet egy könnyen kezelhető helyen. Ez a szervezés lehetővé teszi a kérelmek hatékony kezelését, megkönnyítve a gyors áttekintést és az időben történő jóváhagyást vagy elutasítást.
A csapatok ütemtervének átláthatósága szintén segíthet megelőzni az átfedő szabadságokat és biztosítani a megfelelő lefedettséget. Emellett nyomon követheti a kérések előzményeit és a fennmaradó egyenlegeket, így mindenki tájékozott marad a szabadságának állapotáról.
📌 Ideális: Felvételi vezetők és csapatvezetők számára, akik egyszerűsíteni szeretnék a szabadságkezelést és javítani szeretnék az átláthatóságot minden területen.
🔍 Tudta? Az Egyesült Államokban március első péntekén ünneplik a Munkavállalók Napját. Ez a HR-kezdeményezés 1995-ben indult, hogy elismerje és megünnepelje a különböző iparágakban dolgozó munkavállalók kemény munkáját.
Egyszerűsítse HR-munkafolyamatát a ClickUp segítségével
A HR Excel sablonok megkönnyítik a munkáját, és segítenek abban, hogy HR-szakemberként minden területen szervezett maradjon.
Bár ezek az HR Excel sablonok kis- és közepes méretű HR feladatokhoz jól használhatók, az összes HR igényének hatékony kezeléséhez egy robusztusabb megoldásra van szükség. És pontosan itt jön be a ClickUp hatékony, testreszabható sablonjaival, amelyek minden funkcióját kielégítik.
Ne higgyen nekünk, hanem győződjön meg róla saját maga. Regisztráljon még ma ingyenesen a ClickUp-ra!