Avez-vous déjà travaillé sur un projet où quelqu'un n'obtenait pas les informations dont il avait besoin pour achever une tâche ou franchir un jalon ? Ou pire, il ne savait pas qu'on lui avait assigné quelque chose ?
Il vous est peut-être même arrivé d'être cette personne. Même en tant que gestionnaire de projet.so
Il est facile de dire que ces situations se produisent en raison d'objectifs peu clairs, de ressources limitées ou même d'une mauvaise communication. Mais ces raisons sont les symptômes d'un problème plus grave.
Presque 40% des projets échouent en raison d'une mauvaise planification.
Les projets complexes impliquant plusieurs équipes peuvent s'avérer encore plus difficiles.
Les flux de travail constituent une solution dynamique à ce problème. Ce guide vous permettra d'apprendre tout ce que vous devez savoir sur les flux de travail. Nous verrons ce qu'est un flux de travail dans la gestion de projet, ses avantages et cinq exemples pour vous aider à créer le vôtre.
Plongeons dans l'aventure !
Qu'est-ce qu'un flux de travail dans la gestion de projet ?
Un flux de travail est un outil qui permet de décomposer de grandes parties du travail pour faire avancer un projet.
Il s'agit d'une série de tâches ou d'activités connexes qui doivent être achevées pour atteindre un objectif spécifique. Les flux de travail peuvent également être synonymes ou contenir les jalons de votre projet, en fonction du projet. Lorsqu'il est utilisé correctement, un flux de travail aide les équipes à travailler de manière transversale pour organiser, planifier et suivre leur progression en temps réel.
L'idée principale derrière les workstreams est que chaque équipe impliquée dans un projet ne doit s'occuper que de sa partie, ce qui permet aux gestionnaires de projet de superviser plus facilement la progression.
Le résultat est que le projet avance plus rapidement et sans heurts, avec un minimum de confusion ou de retard. Les workstreams sont conçus pour diviser le travail en segments, ce qui permet aux équipes de se concentrer sur leurs domaines de spécialisation et d'accroître l'efficacité.
Un diagramme de Gantt vous aidera à visualiser ce qu'est un flux de travail. Les projets de construction, par exemple, comportent de nombreuses étapes dépendances -des jalons qui doivent être achevés avant d'aller plus loin.
Affichez plusieurs projets sur un seul diagramme Gantt dans ClickUp
L'équipe chargée de l'obtention du permis doit accomplir sa tâche avant que le projet ne puisse "fluxer" vers l'équipe de démolition.
Il est facile de confondre les flux de travail avec les flux de travail flux de travail . Un flux de travail représente l'ensemble des activités d'un projet plan du processus (ou partie d'un processus), qui contient la séquence spécifique des tâches qui doivent être achevées.
Un flux de travail n'est pas une séquence de tâches, mais le résultat d'équipes distinctes travaillant ensemble à un objectif commun.
Les avantages de l'utilisation des flux de travail pour la gestion de projet
En tant que gestionnaire de projet, vous pouvez tirer profit de l'utilisation des flux de travail par rapport aux approches traditionnelles fondées sur les tâches. Les workstreams peuvent faire avancer les projets plus rapidement et avec une meilleure visibilité de la progression.
Voici quatre avantages des workstreams.
1. Un forfait organisé
En divisant un projet en plusieurs volets, les gestionnaires de projet peuvent concevoir un forfait clair et organisé pour le projet. Cela facilite l'attribution des tâches et le suivi de la progression et permet de s'assurer que tous les aspects du projet sont pris en compte.
Dans l'idéal, vous créerez votre flux de travail avant le début du projet. À faire, vous saurez ce qu'il faut faire et ce qu'il faut faire les contraintes du projet à laquelle vous êtes confronté.
Paramétrer les tâches pour qu'elles se bloquent ou attendent l'une l'autre afin de créer une dépendance dans ClickUp
Une approche par flux de travail garantit qu'un projet sera achevé dans les délais et dans les limites du budget à chaque étape, de manière à ce que la l'exécution du projet n'est jamais menacée.
2. Élimine les silos organisationnels
Lorsque plusieurs équipes sont impliquées dans un projet, il est facile pour chacune d'entre elles de travailler de manière isolée. Si vous avez déjà vécu cette expérience, vous n'êtes pas le seul.
Les cloisonnements sur le lieu de travail, comme on les appelle, sont monnaie courante. Presque tous les 55% des entreprises indiquent qu'elles ont des équipes cloisonnées.
Les flux de travail luttent contre le cloisonnement. Ils doivent permettre aux membres du projet de partager rapidement et facilement des informations entre les différents services ou organisations. Ainsi, tout le monde est tenu au courant des derniers développements du projet, ce qui élimine les silos.
Axes de travail améliorer la collaboration au sein de l'équipe en fournissant un cadre de travail clair. Les membres de l'équipe savent de quelles tâches ils sont responsables, peuvent visualiser grâce à la bonne outils de communication et peuvent travailler ensemble pour achever des tâches liées à leur domaine de travail spécifique.
3. Permet d'identifier facilement les domaines à améliorer
Le suivi d'indicateurs spécifiques liés à chaque composante du projet est essentiel à sa réussite. Les flux de travail sont également utiles à cet égard. En analysant ces indicateurs dans chaque flux de travail, les gestionnaires de projet peuvent identifier les domaines où les performances sont faibles et prendre des étapes pour les améliorer.
Planifiez plusieurs projets, gérez les dépendances et priorisez tout dans votre diagramme de Gantt personnalisé échéancier du projet avec la vue Gantt Chart (diagramme de Gantt) affichée
Supposons qu'un flux de travail prenne régulièrement du retard ou connaisse un problème de qualité. C'est l'occasion pour vous, en tant que gestionnaire de projet, de effectuer une analyse des causes profondes pour trouver le problème sous-jacent et identifier des solutions cibles maintenant plutôt que lorsqu'il est trop tard.
4. Rationalise les flux de travail et les processus
Une fois que les domaines de amélioration continue sont identifiés, les workstreams peuvent optimiser les flux de travail et les processus en les standardisant dans l'ensemble du projet, créant ainsi une efficacité encore plus grande. Cela permet d'éviter que les membres de l'équipe ne fassent des efforts en double ou qu'ils n'aient à faire face à d'autres problèmes de perdre du temps à faire des recherches la manière dont une tâche doit être achevée.
Facilitez la gestion de projets d'évènements avec le modèle de gestion d'évènements de ClickUp. Il est livré avec des vues et des fonctionnalités préconstruites et personnalisables pour vous aider à forfaiter un évènement réussi
2. Construire une application mobile
L'application développement d'applications nécessite quelques étapes complexes. Voici les axes de travail que l'on peut généralement avoir sur un projet d'application mobile :
- Déterminer l'objectif de l'application
- Recueillir les exigences techniques
- Créer une structure filaire de la navigation et du contenu
- Concevoir l'interface utilisateur et l'interface graphique
- Lancer le développement
- Effectuer des tests unitaires et d'intégration
- Préparer le déploiement
ClickUp est idéal pour la gestion de projet agile et ses Tableaux blancs numériques sont un outil puissant pour planifier des projets complexes comme la construction d'une application ou d'un site web. Vous pouvez l'utiliser pour créer n'importe quel type de canevas. Comme des notes autocollantes :
Créez des représentations visuelles d'idées complexes comme des flux d'utilisateurs, des wireframes et des diagrammes d'ingénierie avec les Tableaux blancs ClickUp
PRO TIP Lors du développement d'un nouveau produit, votre conception et votre expérience utilisateur (UX) doivent être en tête de liste. Mais comment capturer plusieurs constructions détaillées et flux de travail en un seul endroit ? Les Tableaux blancs ClickUp sont idéaux pour tracer les flux utilisateurs, créer des wireframes et construire des représentations visuelles de diagrammes d'ingénierie complexes. Ajoutez des tâches, Documents des listes et même des personnes sur votre Tableau blanc pour visualiser à peu près n'importe quoi. Commencez avec l'outil Introduction aux Tableaux Blancs Modèle par ClickUp ! Il est accompagné d'un guide pour vous aider à tirer le meilleur parti de la fonctionnalité Tableau blanc de ClickUp.
3. Déploiement de la marque
Le processus de rebranding nécessite une planification, une exécution et une communication minutieuses entre les équipes de marketing, de ressources humaines et de direction. Voici quelques-uns des axes de travail clés :
- Réaliser des études de marque et de marché
- Élaborer une stratégie de marque
- Créer des actifs de marque
- Élaborer des lignes directrices pour la marque
- Mettre en œuvre la nouvelle stratégie de marque
Dans une petite entreprise, l'équipe de la service marketing peut n'avoir qu'un ou deux employés travaillant dans plusieurs de ces domaines. Une entreprise plus importante peut avoir un service de une équipe de recherche et développement une équipe de conception graphique, une équipe de marketing, une équipe chargée des médias sociaux, etc., qui travaillent toutes ensemble sur ce projet.
PRO TIP Utiliser logiciel de gestion de marque pour vous aider à forfaiter, suivre et gérer tout ce dont vous avez besoin pour déployer et maintenir une marque à succès. Vous pouvez également tirer parti des outils de gestion de la marque personnalisables modèles de gestion de la marque pour accéder à un cadre solide qui vous aidera à assurer la cohérence et le bon fonctionnement des processus.
4. Campagne de fidélisation des employés
Le service des ressources humaines est généralement considéré comme une "opération" et affiché comme quelque chose d'entièrement séparé de la gestion de projet. C'est généralement vrai.
Sauf si une campagne de ressources humaines a un début, un milieu et une fin. Dans ce cas, il s'agit d'un projet.
Voici les principaux axes de travail d'une campagne de fidélisation des ressources humaines.
- Étudier la satisfaction des employés etles stratégies d'engagement des employés* Déterminer la stratégie de maintien en poste du personnel
- Établir des indicateurs de fidélisation
- Élaborer un forfait de mise en œuvre
- Exécuter et gérer le forfait
- Assurer le suivi au moyen de sondages réguliers et d'évaluations des performances
PRO TIP Simplifiez la gestion du personnel et créez la meilleure expérience pour les employés en utilisant un système de gestion des ressources humaines Plateforme de gestion des RH pour l'embauche, l'onboarding, gestion des talents et la gestion des employés.
5. Le forfait stratégique à long terme
Notre dernier exemple est un autre type de projet qui sort des sentiers battus. Le forfait stratégique à long terme n'est pas un projet au sens où elle donne lieu à un produit tangible.
Il s'agit d'un projet d'orientation de l'ensemble de l'organisation, de sorte que tous les autres projets ont un sens dans le contexte de l'organisation.
Les axes de travail de la planification stratégique peuvent être les suivants :
- Effectuer une analyse de la situation (forces, faiblesses, opportunités, menaces)
- Définir la vision de l'entreprise
- Définir la mission de l'entreprise
- Fixer les objectifs de l'organisation
- Déterminer les besoins en ressources
- ÉtablirLes indicateurs clés de performance (KPI) et les indicateurs de performance Élaborer unforfait de mise en œuvre Contrôler et ajuster le forfait stratégique
PRO TIP Consultez les 10 sites gratuits de modèles de planification stratégique pour vous aider à démarrer.
Comment créer votre propre axe de travail
Cette section dresse la liste des étapes de base à suivre pour créer un flux de travail fonctionnel. Dans l'exemple 2, l'accent est mis sur les fonctionnalités de ClickUp qui pourraient être utilisées pour créer des flux de travail.
1. Identifier les équipes et les personnes concernées
La création de flux de travail pour un projet nécessite un effort de collaboration de la part de plusieurs équipes et personnes, chacune ayant un rôle et des responsabilités spécifiques. La première étape consiste à savoir exactement quelles équipes et, plus précisément, quelles personnes feront partie de chaque flux de travail.
Voici quatre grands groupes d'équipes à garder à l'esprit, bien qu'ils varient selon le secteur d'activité.
- les groupes de travail : Il s'agit des équipes distinctes chargées d'achever le travail proprement dit du projet (concepteurs, développeurs, testeurs de produits, etc.)
- Analystes : Il s'agit de l'équipe chargée dela collecte et l'analyse des exigences du projet et de les communiquer à l'équipe du projet
- Leads techniques : Il s'agit de l'équipe chargée de fournir une orientation technique et des conseils à l'équipe de projet.
- Assurance qualité : Ils effectuent des activités de test et de vérification pour identifier les défauts et s'assurer que le projet répond aux critères d'acceptation définis.
Une fois que vous aurez atteint l'étape de la visualisation, vous devrez vous assurer que ces équipes et ces personnes sont identifiées dans chaque flux.
2. Choisissez votre outil de communication
Les flux de travail sont conçus pour améliorer l'effort interfonctionnel. Mais la gestion de plusieurs équipes et de travailleurs distants ou hybrides peut rendre la chose difficile. La qualité de votre communication dépendra de l'outil que vous utiliserez.
Pour lutter contre ce problème, il est préférable d'utiliser des outils de gestion de projet avec communication asynchrone pour vous permettre de collaborer simultanément et de vous assurer que tout le monde travaille avec la version la plus récente du projet.
En fin de compte, le bon outil pour vos projets dépendra des besoins spécifiques du projet et de l'équipe. Il est important de tenir compte des fonctionnalités et de la facilité d'utilisation de chaque outil avant de prendre une décision.
3. Visualisez votre échéancier
L'Échéancier de ClickUp affiche une vue d'ensemble de vos ressources et de vos tâches
Avant de vous lancer dans la création d'un diagramme, commencez par dresser la liste de vos ressources et de vos tâches les jalons importants représentés ou contenus dans chaque axe de travail. Il n'est pas nécessaire d'être très détaillé - n'oubliez pas que c'est la raison d'être de votre flux de travail.
Chaque axe de travail doit avoir sa propre ligne sur votre temps, la longueur de chacune dépendant du temps qu'elle prendra.
Le calendrier de ce projet doit également être représenté par une ligne horizontale en haut du graphique.
Certains axes de travail peuvent avoir des dépendances. Identifiez-les et veillez à ce qu'elles soient représentées dans votre graphique. Vous êtes maintenant prêt à créer un échéancier pour le volet de travail. Il vous suffit de choisir le bon outil. ClickUp regroupe en un seul endroit tout ce dont vous avez besoin pour visualiser votre échéancier.
4. Définir les rôles et les règles de l'équipe de projet
Toutes les personnes impliquées dans le projet doivent comprendre l'objectif de chaque volet et faire leur part pour atteindre ce jalon. Commencez par attribuer des rôles et des responsabilités spécifiques à chaque membre de l'équipe en fonction de son domaine de travail.
Les rôles RACI dans l'affichage du Tableau blanc de ClickUp via Alladdine Djaidani
Cela permettra de s'assurer que chacun sait de quoi il est responsable et ce que l'on attend de lui. Ensuite, concentrez-vous sur ces trois problèmes :
- Fixer des échéances pour chaque axe de travail afin de rester sur la bonne voie
- Établir des canaux de communication réguliers pour tenir tout le monde informé de la progression du projet
- Établir des procédures claires pour la prise de décision, la résolution des conflits et la remontée des problèmes afin de réduire le risque qu'un problème fasse dérailler le projet
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5. Automatiser là où c'est possible
Nous avons souligné que les flux de travail peuvent intégrer l'automatisation lorsque cela est nécessaire. Demandez-vous ce qui peut être automatisé et ce qui doit être fait par un humain. Processus automatisés vous permettent également d'augmenter ou de réduire vos effectifs en fonction de l'évolution des besoins de l'entreprise, pour un coût bien inférieur à celui d'un employé.
Utilisez des recettes d'automatisation préconstruites ou personnalisez-les en fonction de vos besoins, afin que votre équipe puisse se concentrer sur ce qui compte le plus
6. Évaluer et affiner
C'est ici que le travail acharné entre en jeu. Surveillez régulièrement votre flux de travail pour vous assurer que vous progressez vers vos indicateurs clés de performance. Concentrez-vous sur l'échéancier du projet, le budget, la qualité et la satisfaction des parties prenantes.
C'est ensuite à vous, en tant que gestionnaire de projet, de procéder aux ajustements nécessaires pour maintenir le flux de travail sur la bonne voie.
Utiliser les outils de gestion de projet pour venir à bout des grands projets
Les projets peuvent devenir compliqués. Peu importe votre secteur d'activité ou le projet sur lequel vous travaillez. Si vous avez des échéances à respecter ou si plusieurs équipes sont impliquées, prévoyez un bon forfait pour éviter de devenir une statistique du projet.
C'est là qu'interviennent les flux de travail. Ce guide vous a permis d'améliorer la communication et la productivité, d'affiner vos flux de travail et de renforcer la collaboration. Il est maintenant temps de passer à l'action.
Changez votre façon de forfaiter vos projets et commencez à construire votre flux de travail dès aujourd'hui. ClickUp dispose de tous les outils dont vous avez besoin pour construire votre flux de travail et maintenir vos collaborateurs en connexion afin que rien ne vous échappe.
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/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/02/image10.png Freya Laskowski Rédactrice invitée ClickUp Blog /$$img/ freya Laskowski, rédactrice invitée, n'est pas une personne de confiance est une consultante en référencement qui aide les marques à augmenter leur trafic organique avec la création et la distribution de contenu. Elle est une collaboratrice citée dans plusieurs publications en ligne, notamment Business Insider, Fox Business, Yahoo Finance et le Huffington Post
elle est également propriétaire de CollectingCents, un blog sur les finances personnelles qu'elle a développé à partir de zéro. Vous pouvez la contacter à l'adresse suivante : freya@collectingcents.com_