Nous avons tous participé à des réunions d'équipe où la plupart des participants n'avaient aucune idée de l'objectif de la réunion et où les orateurs faisaient dévier la discussion de son cours.
Ce qui s'ensuit est une véritable catastrophe.
Vous verrez votre équipe accumuler de nombreuses heures improductives à cause de cette "réunion", sans atteindre le moindre objectif.
Bonne nouvelle !
Un agenda de réunion peut vous aider à éviter cela et être la réponse à tous vos maux. ✌
Un ordre du jour de réunion efficace est un plan que vous partagez avec les participants à votre réunion. Il aidera votre équipe à définir clairement ce qui doit se passer avant, pendant et après la réunion.
Dans cet article, nous verrons ce qu'est un ordre du jour de réunion et nous apprendrons les cinq étapes clés de la rédaction d'un tel ordre du jour. Nous examinerons également 16 modèles d'ordre du jour et étudierons les raisons pour lesquelles l'ensemble de votre équipe a besoin d'un ordre du jour.
Si vous êtes plutôt du genre à apprendre par l'image, jetez un coup d'œil à ce vlog sur les ordres du jour de réunion !
Commençons.
Avantages d'un ordre du jour de réunion efficace
Assister à une réunion sans ordre du jour revient à se lancer dans une chasse au trésor sans carte.
L'ordre du jour d'une réunion permet à votre équipe de fixer les la cadence de la réunion les participants à la réunion se préparent au thème de la réunion, s'assurent que tout le monde est sur la même longueur d'onde et veillent à ce qu'ils atteignent leurs objectifs.
Ordres du jour des réunions :
- Donnent à la réunion un objectif clair
- Vous aider à rester sur la bonne voie
- Aident à définir les responsabilités
Il s'agit d'une liste de sujets, éléments d'action et les activités dont vous souhaitez discuter au cours de la réunion.
Un ordre du jour simple peut consister en une courte liste à puces. Les ordres du jour plus détaillés comprennent des descriptions pour chaque point de l'ordre du jour, des documents de référence et les résultats escomptés pour chaque sujet de discussion.
Les ordres du jour formels comprennent également des informations sur le calendrier et le présentateur pour chaque point de l'ordre du jour.
Un exemple d'ordre du jour formel peut être l'ordre du jour d'un conseil municipal utilisé lors d'une réunion du conseil municipal d'un État. Ces ordres du jour peuvent comporter une section "forum ouvert" qui prévoit du temps pour les commentaires du public.
Mais les ordres du jour formels ne sont pas réservés au gouvernement.
Vous pouvez également les utiliser pour les réunions de votre entreprise. Il vous suffit de choisir l'ordre du jour qui convient le mieux à votre équipe.
Maintenant que vous savez ce qu'est un ordre du jour de réunion, voyons comment en rédiger un. ✍
Comment rédiger un ordre du jour de réunion ? 5 étapes clés
Voici les cinq étapes faciles à suivre pour créer le bon ordre du jour de réunion pour votre équipe :
1. Déterminer le type de réunion
Ne pas informer votre équipe de l'ordre du jour de la type de réunion peut être source de confusion.
Imaginez qu'un membre de l'équipe assiste à une réunion ordinaire et qu'il découvre que c'est son évaluation des performances .
L'horreur ! 😱
Pour éviter de prendre les gens au dépourvu, assurez-vous que vous savez tous quel est l'objet de la réunion.
Les réunions peuvent être de différents types, notamment :
- Réunion d'équipe : également appelée réunion du personnel, elle permet à l'équipe de discuter de divers aspects de l'activité
- Réunion du conseil d'administration: réunion formelle du conseil d'administration de votre organisation. Elles se tiennent généralement à intervalles réguliers pour examiner les performances de l'équipe et les questions de politique générale
- Session exécutive: organisée régulièrement par les membres du conseil d'administration avant leurs réunions de routine
- Réunion récurrente: réunions quotidiennes, hebdomadaires ou mensuelles qui se répètent régulièrement
- Réunion de lancement du projet *Réunion de lancement de projet : organisée au début de chaque nouveau projet pour informer l'équipe des objectifs, des produits livrables et des délais du projet
- Réunion de brainstorming: utilisée pour développer une nouvelle idée avec vos équipes dans le cadre d'une session de brainstorming propice
- Réunion de feedback: organisée pour recueillir les commentaires constructifs de l'équipe sur les nouveaux projets et processus
- Réunion Agile : une réunion spéciale utilisée pour tenir des discussions hyper-focalisées pour les équipes agiles afin de mener des revues de sprint, de partager des informations précieuses sur le projet, le retour d'information de la part des clients,les mises à jour du projet, etc.
- Réunion Scrum : utilise un ordre du jour de réunion scrum qui peut inclure la planification du sprint, les réunions quotidiennes, l'affinement du backlog de produit, les revues de sprint, etc.
- Réunion rétrospective: tenue après l'achèvement du projet pour discuter de ce qui a bien fonctionné et de ce qui n'a pas fonctionné
- Réunion d'intégration : aide les nouveaux employés à comprendre les attentes professionnelles dans leur environnement de travail
- **Réunions de comité : aider un sous-groupe de membres de l'équipe de votre entreprise à former un comité pour accomplir une fonction particulière.
2. Indiquez l'objectif de la réunion
quelles sont les principales raisons pour lesquelles vous organisez une réunion _avec votre équipe ?
vous voulez les informer sur un projet ? Voulez-vous avoir leur avis sur quelque chose ?
En énonçant clairement l'objectif de la réunion, vous donnez à votre équipe une longueur d'avance sur ce qui l'attend. Au moins, ils sauront s'ils doivent apporter une rapport de projet ou une bière à la réunion.
3. Identifier les thèmes spécifiques de la réunion
Une fois que l'objectif de la réunion est clairement défini, dressez une liste des sujets de discussion que vous souhaitez voir aborder par votre équipe.
Nous allons vous révéler notre secret pour rendre vos réunions plus attrayantes.
Veillez à choisir des sujets de discussion qui concernent tous les participants à la réunion.
Ainsi, tous les membres de votre équipe seront prêts à participer au débat.
Related : Notre guide à distance de Virtual Meeting Etiquette_* (en anglais) !
4. Attribuer du temps pour discuter de chaque sujet
Les réunions coûtent cher et peuvent être difficiles à organiser. Elles ne sont productives que lorsqu'elles permettent d'utiliser le temps de manière efficace.
C'est pourquoi il est important d'allouer un certain temps à la discussion de chaque sujet de réunion. Vous éviterez ainsi de vous égarer et de consacrer tout votre temps disponible à un seul sujet.
L'utilisation d'un ordre du jour par consentement est un autre moyen de gagner du temps lors de vos réunions. L'ordre du jour par consentement regroupe les sujets de discussion récurrents en un seul point de l'ordre du jour que vous pouvez facilement rayer.
Ces mesures vous permettront d'éviter que vos réunions ne deviennent un gouffre à temps et un encombrement du calendrier. 👀
5. Inclure une liste des documents nécessaires
Imaginons que vous organisiez une réunion avec votre parties prenantes du projet .
Une façon de rendre la réunion plus productive est de partager tous les documents du projet par le biais de l'ordre du jour de votre réunion d'équipe avant la réunion.
Il s'agit là d'une des activités de pré-lecture que votre professeur vous demandait de faire à l'école. cette pratique crée un contexte favorable pour tous les participants à la réunion et leur permet de contribuer au discours.
Maintenant que vous savez ce qu'il faut faire, examinons quelques exemples d'ordre du jour de réunion pour vous aider à voir à quoi ressemblent ces étapes en action.
Bonus: Modèles d'agenda de conférence !
Comment utiliser l'IA pour les ordres du jour de réunions
L'intelligence artificielle (IA) peut considérablement rationaliser la gestion des réunions, transformant chaque rencontre en une expérience efficace et productive. En intégrant l'IA à des outils de gestion de projet tels que ClickUp Brain les équipes peuvent tirer parti de l'automatisation pour gérer les tâches routinières et améliorer la productivité des réunions. Voici comment l'IA peut vous aider :
- Agenda de réunion alimenté par l'IA : Les capacités de l'IA de ClickUp permettent de rédiger des ordres du jour personnalisés en fonction des rôles des participants, des notes de réunions précédentes et des exigences des projets en cours. En analysant les notes et les objectifs des réunions précédentes, l'IA peut s'assurer que chaque réunion couvre tous les points critiques sans perdre de temps.
- Résumés intelligents : Après la réunion,L'IA peut condenser des heures de notes de discussion en résumés succincts et exploitables. Cette fonction permet aux participants d'obtenir rapidement l'essentiel de la réunion et de revoir les points qu'ils ont pu manquer, garantissant ainsi que tout le monde est aligné et informé.
- Création instantanée d'actions : ClickUp AI peut identifier des tâches potentielles à partir de vos notes et créer automatiquement des actions dans ClickUp. Cette transition transparente de la discussion à l'exécution signifie que les suivis sont clairs, limités dans le temps et moins susceptibles d'être négligés ou oubliés.
L'intégration de l'IA dans vos processus de réunion permet non seulement de gagner du temps, mais aussi d'améliorer la qualité de vos réunions. Elle aide à maintenir l'attention, à suivre les progrès par rapport aux objectifs et à favoriser une culture de la responsabilité en automatisant des aspects routiniers mais cruciaux de la gestion des réunions.
Générez sans effort des notes de réunion précises grâce à la technologie de ClickUp alimentée par l'IA Essayez ClickUp AI gratuitement
Exemples d'ordre du jour de réunion d'équipe
Voici quelques exemples d'ordre du jour de réunions simples pour votre référence :
Réunion de l'équipe de conception
Date: 02/07/24
Heure: 09:00 - 09:45
Participants à la réunion: @SpongeBob, @Patrick, @Mr.Krabs, @Squidward
Meeting's Purpose:
- Développer une nouvelle page du site web pour les témoignages sur les produits
Agenda
a. Avant la réunion:
- Chaque participant doit prendre connaissance du document sur les témoignages concernant les produits
b. Sujets de discussion:
- Examiner le document sur les témoignages de produits (10 min)
- Discutez du contenu que vous souhaitez inclure sur la page web (10 min, @Nom)
- Présenter des exemples de design pour la page web (15 min, @Nom)
- Faites part de vos suggestions et votez sur la page webconception du site web (10 minutes)
c. Actions à entreprendre:
- Créer un calendrier pour les livrables de la conception - @SpongeBob
- Partager la première version de la page web - @Patrick
- Calendrier etcréer un itinéraire pour une deuxième réunion afin de finaliser la conception - @Mr.Krabs
Réunion hebdomadaire de l'équipe de vente
Date: 04/14/24
Heure: 14h00 - 14h45
Participants à la réunion: @Alice, @Bob, @Charlie, @Dana
Meeting's Purpose:
- Évaluer les performances commerciales hebdomadaires et discuter des stratégies d'amélioration
Agenda
a. Avant la réunion:
- Chaque participant doit mettre à jour le CRM avec les dernières données de vente
b. Sujets de discussion:
- Examen des chiffres de vente hebdomadaires et des tendances (15 min)
- Discuter des obstacles à lale pipeline de vente et les solutions (10 min, @Alice)
- Brainstorming sur les stratégies pour la prochaine campagne de vente (10 min, @Bob)
- Fixer des objectifs pour la semaine à venir (10 min)
c. Actions à entreprendre:
- Compiler un rapport sur les ventes hebdomadaires - @Charlie
- Rédiger un plan préliminaire pour la campagne de vente - @Dana
- Organiser une session de formation sur le nouveau logiciel de vente - @Alice
**Réunion mensuelle de planification des ressources humaines
Date: 21/04/24
Heure: 11h00 - 12h00
Participants à la réunion: @Emma, @Liam, @Noah, @Olivia
Meeting's Purpose:
- Planifier les activités des RH pour le mois à venir et faire le point sur les initiatives actuelles des employés
Agenda
a. Avant la réunion:
- Révisionles commentaires des employés du mois précédent
b. Sujets de discussion:
- Analyse des résultats de l'enquête de satisfaction des employés (20 min)
- Mise à jour sur l'état des efforts de recrutement actuels (15 min, @Emma)
- Planifier l'employéactivités d'engagement des employés pour le mois à venir (15 min, @Noah)
- Discuter des mises à jour des politiques RH (10 min)
c. Actions à entreprendre:
- Mettre en œuvre les changements basés sur les commentaires des employés - @Liam
- Finaliser le calendrier et le processus de recrutement - @Olivia
- Préparer le calendrier des prochaines activités d'engagement - @Emma
Ces exemples devraient vous donner une idée de la manière dont vous souhaitez concevoir l'ordre du jour de votre réunion. Pour vous aider davantage, examinons quelques modèles d'ordre du jour de réunion parmi les plus populaires outils de réunion en ligne .
16 modèles d'ordre du jour de réunion d'équipe
Voici 16 modèles d'ordre du jour de réunion que vous pouvez utiliser pour créer votre prochain ordre du jour :
1. Modèle d'ordre du jour pour une réunion hebdomadaire en tête-à-tête par ClickUp
Conservez tous vos ordres du jour, vos actions et vos commentaires en un seul endroit organisé grâce à ce modèle de réunion hebdomadaire en tête-à-tête de ClickUp
Réunions individuelles sont l'occasion de vous connecter et de vous aligner sur les personnes que vous dirigez de la manière la plus efficace possible. Modèle de réunion 1:1 de ClickUp vous permet de conserver tous vos ordres du jour - adaptés à chaque personne - en un seul endroit organisé. Télécharger ce modèle
2. Modèle d'ordre du jour de réunion d'équipe par ClickUp
Modèle de réunion générale de ClickUp
permet de maintenir une communication ouverte au sein de l'entreprise et de s'assurer que tout le monde est aligné et au fait des objectifs individuels et collectifs.
Réunions tous azimuts
permettent de partager des informations, qu'il s'agisse de mises à jour ou d'annonces concernant des programmes futurs, et encouragent la collaboration et l'alignement au sein de l'équipe.
Télécharger ce modèle
3. Modèle d'agenda de réunion Scrum par ClickUp
Cette page modèle d'agenda de réunion scrum par ClickUp fera des réunions quotidiennes un jeu d'enfant. Les réunions quotidiennes sur l'état d'avancement des tâches d'un projet permettent de s'assurer que l'équipe est au courant de l'avancement de son projet. Télécharger ce modèle
4. Notes de réunion Modèle d'ordre du jour par ClickUp
Modèle d'agenda de type notes de réunion de ClickUp
est l'endroit idéal pour conserver toutes les notes de la réunion, les points clés à retenir et les actions à entreprendre.
Télécharger ce modèle
5. Projet
modèle post mortem par ClickUp
Les projets ne se déroulent pas toujours comme prévu. Utilisez ce modèle de post-mortem de projet par ClickUp pour fixer de nouveaux objectifs et maintenir votre équipe dans la bonne direction. Télécharger ce modèle
6. Modèle de compte-rendu de réunion par ClickUp
Cette collaboration compte-rendu de réunion est un document ClickUp conçu pour fournir les grandes lignes d'un compte rendu de réunion réussi. Modèle de compte rendu de réunion de ClickUp comprend des pages prédéfinies pour l'organisation des équipes, les notes de réunion individuelles et des instructions pour tirer le meilleur parti de votre réunion grâce à ce modèle !
Transformez vos notes de réunion en lettre d'information grâce à ce modèle de lettre d'information *Modèles de lettres d'information* ! Télécharger ce modèle
7. Modèle de réunion de brainstorming pour la rétrospective du sprint par ClickUp
Gagnez du temps et obtenez des informations précieuses grâce à ce modèle simple de rétrospective de sprint . Que vous organisiez une réunion d'équipe agile ou une réunion de gestion de projet, ce modèle vous aidera à dresser un tableau clair de ce qui s'est bien passé, de ce qui s'est moins bien passé et de ce qu'il faut changer pour aller de l'avant. Télécharger ce modèle
8. Modèle d'agenda de réunion d'équipe par Meeting Booster
L'objectif principal des réunions d'équipe est de partager des informations importantes avec les membres de l'équipe, de s'aligner sur les objectifs et d'identifier les obstacles. Ce modèle d'ordre du jour de réunion d'équipe aide l'équipe à rester concentrée sur les objectifs de la réunion. Télécharger ce modèle
9. Modèle d'agenda de réunion du conseil d'administration par Template Lab
Les réunions du conseil d'administration ont tendance à s'éterniser. Utilisez un modèle de calendrier pour votre prochaine réunion du conseil d'administration en utilisant cet agenda de réunion du conseil d'administration afin de rester sur la bonne voie et de terminer votre réunion à temps. Télécharger ce modèle
10. Modèle d'ordre du jour pour une réunion de lancement de projet par Docket
Il est important de donner le ton à un nouveau projet dès le départ. Utilisez ce modèle d'ordre du jour de réunion de lancement de projet pour faciliter un lancement de projet réussi ! Télécharger ce modèle
11. Modèle de tableau de bord de réunion par ClickUp
Utiliser ceci Modèle de tableau de bord de réunion ClickUp comme ordre du jour de votre prochaine réunion. Ce modèle permet de voir facilement l'état d'avancement des différentes tâches au cours d'une réunion. Télécharger ce modèle
12. Modèle d'agenda de réunion de brainstorming par Owl Labs
Cet agenda de réunion de brainstorming créatif est un excellent moyen de maintenir vos réunions de brainstorming sur la bonne voie d'une semaine à l'autre. Ce modèle facilite l'organisation de votre réunion et vous permet de rester concentré sur le brainstorming. Télécharger ce modèle
13. Modèle de compte-rendu de réunion du conseil d'administration par ClickUp
Créer une structure avec ceci Modèle de procès-verbal de réunion du conseil d'administration de ClickUp . Enregistrez et marquez vos participants, organisez les points d'action de l'ordre du jour et prenez des notes détaillées pour chaque ordre du jour. Télécharger ce modèle
14. Modèle d'ordre du jour de réunion RH par Where
Départements RH
ont beaucoup de choses à gérer. Cette
Modèle d'ordre du jour pour une réunion RH
permettra à votre équipe RH de se réunir pour une réunion productive qui ne sera ni compliquée ni stressante.
Télécharger ce modèle
15. Modèle d'agenda de réunion marketing par Hugo
Utilisez cet agenda de réunion marketing pour réunir votre département marketing afin de célébrer les succès, de s'aligner sur les objectifs et d'identifier les obstacles au projet. Télécharger ce modèle
16. Modèle d'agenda de réunion de gestion de projet par Hypercontext
Ce modèle d'ordre du jour de réunion de gestion de projet vous aidera à identifier les objectifs, les risques et les échéances de votre prochain projet d'équipe. Télécharger ce modèle
Qui bénéficie de l'utilisation d'un ordre du jour de réunion ?
Lorsqu'il s'agit de planifier une réunion, il est essentiel de créer un ordre du jour complet et bien organisé pour s'assurer que la réunion se déroulera sans heurts et atteindra ses objectifs. Voici quelques-uns des principaux bénéficiaires de l'utilisation d'un ordre du jour :
- Gestionnaires de projet: Les gestionnaires de projet doivent souvent diriger des réunions d'équipe et le fait d'avoir un ordre du jour bien planifié les aide à rester sur la bonne voie, à couvrir tous les sujets nécessaires et à maintenir le cap de la réunion.
- Équipes de direction: Les ordres du jour des réunions sont également utiles aux équipes de direction, telles que les conseils d'administration ou les équipes de gestion. Ils permettent de s'assurer que les sujets importants sont discutés, que les décisions sont prises efficacement et que tout le monde est sur la même longueur d'onde en ce qui concerne les objectifs et les stratégies de l'entreprise.
Éliminez le stress de votre vie professionnelle grâce aux ordres du jour des réunions d'équipe
Un ordre du jour de réunion efficace permet de collaboration au sein de l'équipe semble être une promenade de santé.
Et lorsque la collaboration devient facile, votre équipe peut se concentrer sur l'amélioration de sa productivité et de sa créativité.
Avec l'aide d'un outil de gestion de projet comme ClickUp, rédiger des ordres du jour efficaces et gérer des réunions sont plus faciles que jamais !
ClickUp vous permet de documenter chaque réunion, de gérer les ordres du jour, de noter les informations sur les réunions des comptes rendus de réunion efficaces vous pouvez ainsi faire des commentaires à votre équipe et bien d'autres choses encore.
vous êtes prêt à voir votre équipe exceller dans le travail d'équipe et atteindre tous ses objectifs ? Obtenez ClickUp gratuitement aujourd'hui et dites adieu aux réunions désastreuses. 👋