Cuando se inicia un nuevo proyecto con un cliente, una de las primeras cosas en las que hay que centrarse es en ganarse su confianza. Tranquilice a sus clientes con una propuesta de proyecto sólida: una declaración que aclare lo que su agencia hará para ayudar al cliente a alcanzar sus metas.
Esta propuesta es básicamente un "diagnóstico" y un "plan de tratamiento" Demuestra al cliente que entiendes su situación y esboza lo que entregables del proyecto que su agencia creará para ayudar al cliente a cumplir su objetivo.
Aumenta la confianza de los clientes en tus proyectos con esta guía. Está repleta de buenas prácticas de redacción de propuestas, ejemplos de propuestas de proyectos y mucho más para ayudarle a reforzar sus propuestas.
¿Qué es una propuesta de proyecto?
Una propuesta de proyecto es una documento en el que se describen los resultados creará su agencia y los objetivos que planea reunir a través del trabajo. Es esencial documento del proyecto y su principal objetivo es conseguir la aceptación de las partes interesadas.
La propuesta de proyecto resume los pormenores del proyecto y entusiasma a las partes interesadas internas y externas. Debe describir tu enfoque diagnóstico y prescriptivo para llevarlos a donde quieren estar.
Antes de profundizar en el tema, despejemos la confusión en torno a algunos tipos comunes de documentación de proyectos que pueden parecer lo mismo que una propuesta de proyecto.
Propuesta de proyecto frente a carta de proyecto
Una propuesta de proyecto es como una presentación; se crea antes de que se apruebe un proyecto y su objetivo es convencer a las partes interesadas o a los responsables de la toma de decisiones para que den luz verde al proyecto.
Ejemplo: Una propuesta para desarrollar una app móvil que mejore la productividad de los empleados puede destacar el problema de la ineficiencia de los flujos de trabajo, la solución propuesta (una app móvil) y los beneficios esperados.
Una vez aprobado el proyecto, la ficha del proyecto formaliza la decisión. Es como el contrato o la declaración de intenciones del proyecto, que otorga al director de proyecto autoridad para seguir adelante.
Ejemplo: Una vez aprobado el proyecto de la app, la carta del proyecto puede definir el alcance de la aplicación (por ejemplo, funciones como la gestión de tareas y el control de tiempo), identificar al director del proyecto y establecer hitos de alto nivel como "Prototipo completado en 2 meses"
Propuesta de proyecto frente a plan de proyecto
En plan del proyecto y propuesta tienen algunos elementos en común, lo que puede llevar a confusión. Sin embargo, el plan de proyecto sólo entra en juego una vez aprobada la propuesta de proyecto.
El plan es como un plano; detalla cómo se ejecutará, supervisará y cerrará el proyecto.
Ejemplo: El plan del proyecto para la app puede incluir tareas específicas como "Diseñar la interfaz de usuario", recursos asignados, un cronograma detallado y estrategias de mitigación de riesgos (por ejemplo, formación de usuarios para impulsar la adopción).
Propuesta de proyecto frente a caso de empresa
Un caso de negocio se utiliza en las empresas para justificar la necesidad de un proyecto o para priorizar un proyecto sobre otro. Por tanto, aunque está relacionado con la propuesta de proyecto, es anterior a ésta (o la acompaña) y se centra en el porqué del proyecto.
Piense en el Business case como una justificación detallada que muestra cómo el proyecto se alinea con los objetivos estratégicos y por qué merece la pena llevarlo a cabo.
Ejemplo: El caso empresarial de la app puede incluir datos sobre cuánto tiempo pierden los empleados en procesos manuales, el ROI previsto de la app y riesgos como un bajo índice de adopción.
Veamos estas comparaciones de documentos de proyecto en una tabla para mayor claridad. Seguiremos con nuestro ejemplo de proyecto para una app, aplicación de productividad.
| Documento | Finalidad | Cuando se creó | Contenido de ejemplo | Público |
|---|---|---|---|---|
| Antes o con la propuesta | Para presentar el proyecto y obtener la aprobación. | Antes de la aprobación del proyecto | Problema: Los procesos manuales reducen la productividad. Solución propuesta: Una app para móviles. | Ejecutivos, patrocinadores.. |
| Business Case | Para justificar la viabilidad del proyecto y el retorno de la inversión. | Análisis coste-beneficio que muestre un ROI del 120% en 2 años. | Responsables de la toma de decisiones, Teams financieros | |
| Carta del proyecto | Para autorizar formalmente el proyecto. | Tras la aprobación del proyecto | Objetivos: Crear una app con gestión de tareas y control de tiempo. PM asignado: Alec. | Equipo del proyecto, patrocinadores |
| Project Plan | Detallar cómo se ejecutará el proyecto. | Desglose de tareas, cronogramas, asignación de recursos y gestión de riesgos. | Equipo del proyecto, partes interesadas |
Lea también: Ace Gestión de proyectos de agencias: Herramientas, estrategias y plantillas
Componentes de una propuesta de proyecto
Una buena propuesta de proyecto debe incluir Quién, Qué, Dónde, Cuándo y Cómo de la solución que usted ofrece. He aquí un esquema de lo que debe incluir su propuesta de proyecto:
- Tabla de contenidos: Un índice de lo que viene en la propuesta de proyecto y números de página
- [Resumen ejecutivo](/blog?p=48411) conocimientos tiene su agencia que necesita explorar durante estudio de mercado ?
- Metodología:
- ¿De cuánto tiempo dispondrá para realizar su investigación?
- ¿Qué formulario de recogida de datos utilizará?
- ¿Realizará una auditoría de la competencia, encuestas a clientes o un análisis de las carencias de la organización?
- Una vez recopilados los datos, ¿cómo los analizará?
- ¿Existen límites en la investigación que deban tenerse en cuenta durante el plan?
- *Conclusiones clave ¿Ha surgido algún tema importante durante la investigación?
- Referencias:
- ¿Qué recursos has utilizado para desarrollar tu investigación?
- ¿Son creíbles las fuentes?
- ¿Son lo suficientemente variadas como para representar fielmente al sector?
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b. Lluvia de ideas con su equipo interno
Armado con tu investigación, ¡reúne a las tropas! Es hora de colaborar con tu equipo interno sobre cómo puedes resolver las necesidades del cliente antes de ponerlo por escrito.
Utiliza herramientas que permitan a los equipos intercambiar ideas y analizar las perspectivas únicas de cada uno sobre el proyecto para, en última instancia, obtener las mejores ideas. Mapas mentales de ClickUp y el virtual Pizarras ClickUp son ideales para este fin.
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c. Utilice herramientas de gestión de proyectos
Podrá crear su propuesta de proyecto de forma más eficiente utilizando una herramienta de gestión de proyectos. Aquí tiene algunas ClickUp gestión de proyectos herramientas que le ayudarán:
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- campos personalizados: Campos personalizados: Campos personalizados: Campos personalizados: Campos personalizados: Campos personalizados: Campos personalizados: Campos personalizados: Campos personalizados: Campos personalizados: Campos personalizados: Campos personalizados: Campos personalizados: Campos personalizadosCampos personalizados de ClickUp le permiten asignar valores únicos a tareas como presupuestos, propietarios de tareas, fechas límite y mucho más.
- (diagrama de) Gantt: Es fácil definir cronogramas cuando se observan las tareas enVista del (diagrama de) Gantt de ClickUpdonde puede definir las dependencias entre las tareas y diseñar los entregables del proyecto en orden secuencial.
- Listas de control: A veces, sólo necesita una simple lista de tareas pendientes para asegurarse de que ha asignado cada parte del proyecto; ahí es donde se encuentralistas de control son muy útiles Etiqueta fácilmente a los propietarios de las tareas, ajusta las fechas límite y notifica al equipo del proyecto que se han completado con un solo clic.
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d. Sea claro y conciso
Los patrocinadores del proyecto y las partes interesadas están muy ocupados y apreciarán la brevedad.
Limite su propuesta a un par de páginas y redacte un texto sencillo y conciso. Además, dé a su equipo interno de proyecto la oportunidad de revisar la propuesta antes de enviarla.
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e. Añade elementos visuales a la propuesta de proyecto
Utilice gráficos o infografías para dividir el texto y facilitar la comprensión de los datos.
Tu equipo también puede simplemente adaptar Plantilla de pizarra de propuesta de proyecto de ClickUp para cada nuevo cliente con el fin de mantener la coherencia de la marca y ahorrar tiempo.
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💡Consejo profesional: ¿Envías muchos correos electrónicos de propuestas? Haz que este paso sea rápido, sencillo y coherente en todos los Teams desarrollando una plantilla estandarizada plantilla de correo electrónico en ClickUp .
f. Seguimiento
No deje que los clientes potenciales se pierdan. Lleve un registro de cada fase de sus propuestas de proyecto para saber quién es el responsable de ponerse en contacto con el cliente potencial y cuándo fue la última vez que su equipo se puso en contacto con él.
El seguimiento del ciclo de vida del cliente en tiempo real es fácil en ClickUp con campos personalizados. Puede definir las fases de sus propuestas de proyecto mediante campos personalizados, asignar roles, establecer fechas límite para los seguimientos rutinarios y etiquetar a los miembros del equipo.
También puede enviar correos electrónicos y comentarios a los clientes directamente desde la ventana de tareas, lo que le proporciona una pista de auditoría clara de cada comunicación con el cliente.
**Plantillas de propuestas de proyectos y otros recursos
- Plantillas de propuestas de proyectos
- Plantilla de servicios profesionales
- Plantilla de plan de proyecto creativo
- Plantilla de planificación de propuesta de agencia creativa
- Plantilla de plan de proyecto de consultoría
- Plantilla de propuesta de subvención
- Plantillas de consultoría
- Plantillas RFQ
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En el núcleo de las propuestas de proyecto de éxito, hay un equipo que colabora eficazmente. Y eso es exactamente lo que ClickUp permite hacer a su agencia.
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