Todos hemos asistido a reuniones de equipo en las que la mayoría de los participantes no tienen ni idea del propósito de la reunión y los oradores desvían el debate.
Lo que sigue es una auténtica catástrofe.
Tu equipo pasará muchas horas improductivas por culpa de la "dichosa reunión" sin conseguir ningún objetivo.
Buenas noticias
Una agenda de reuniones puede ayudarte a evitarlo y ser la respuesta a todos tus males. ✌
Un orden del día eficaz es un plan que compartes con los participantes en la reunión. Ayudará a tu equipo a establecer expectativas claras sobre lo que debe ocurrir antes, durante y después de la reunión.
En este artículo, hablaremos de lo que es un orden del día de una reunión y conoceremos los cinco pasos clave para redactarlo. También veremos 16 opciones de plantillas de agenda de reuniones y exploraremos las razones por las que todo tu equipo necesita una agenda de reuniones.
Si eres más de aprendizaje visual, echa un vistazo a este vlog sobre agendas de reuniones
Empecemos.
Ventajas de un orden del día eficaz
Asistir a una reunión sin un orden del día es como salir en busca de un tesoro sin un mapa.
Un orden del día permite a su equipo establecer cadencia de la reunión prepararse para el tema de la reunión, asegurarse de que todo el mundo está de acuerdo y mantener el rumbo para alcanzar los objetivos.
Órdenes del día:
- Dar a la reunión un objetivo claro
- **Ayudan a mantener el rumbo
- **Ayudan a definir responsabilidades
Consiste en una lista de temas, acciones y actividades que desea debatir durante la reunión.
Un orden del día sencillo puede ser una breve lista con viñetas. Los órdenes del día más detallados incluyen descripciones de cada punto del orden del día, material de referencia y resultados previstos para cada tema de debate.
**Los órdenes del día formales también incluyen información sobre el calendario y el presentador de cada punto del orden del día.
Un ejemplo de orden del día formal puede ser el orden del día de un consejo municipal utilizado en una reunión del consejo municipal de un estado. Estos órdenes del día pueden tener una sección de foro abierto en la que se deja tiempo para los comentarios del público.
Pero los órdenes del día formales no se limitan al gobierno.
También puedes utilizarlos en las reuniones de tu empresa. Sólo tienes que elegir el orden del día que mejor se adapte a tu equipo.
Ahora que ya sabes qué es el orden del día de una reunión, vamos a ver cómo puedes redactar uno. ✍
¿Cómo redactar el orden del día de una reunión? 5 pasos clave
Estos son los cinco sencillos pasos que puede seguir para crear el orden del día adecuado para su equipo:
1. Establezca el tipo de reunión
No informar a su equipo sobre el tipo de reunión a la que asistirían puede causar mucha confusión.
Imagínese que un miembro del equipo asiste a una reunión ordinaria sólo para descubrir que es su revisión de rendimiento .
¡El horror! 😱
Para no pillar desprevenida a la gente, asegúrate de que todos sabéis de qué va la reunión.
Las reuniones pueden ser de varios tipos, entre ellos:
- Reunión de equipo: también conocida como reunión de personal, son oportunidades para que su equipo discuta diversos aspectos empresariales
- Reunión del consejo de administración: reunión formal del consejo de administración de la organización. Suelen celebrarse a intervalos regulares para revisar el rendimiento del equipo y cuestiones de política
- Sesión ejecutiva: celebrada regularmente por los miembros del consejo antes de sus reuniones rutinarias
- Reunión periódica: reuniones diarias, semanales o mensuales que se repiten con regularidad
- Reunión inicial del proyecto : realizada al comienzo de cada nuevo proyecto para informar al equipo sobre los objetivos, entregables y plazos del proyecto
- Reunión de intercambio de ideas: se utiliza para desarrollar una nueva idea con los equipos en una sesión de intercambio de ideas propicia
- Reunión de feedback: para recabar el feedback constructivo del equipo sobre los nuevos proyectos y procesos
- Reunión ágil reunión especial que se utiliza para celebrar debates hiperconcentrados para que los equipos ágiles lleven a cabo revisiones de los sprints, compartan información valiosa sobre el proyecto y comentarios de los clientes,actualizaciones del proyecto, etc.
- Reunión Scrum: utiliza una agenda de reuniones de scrum que puede incluir la planificación de sprints, reuniones diarias, refinamiento del backlog del producto, revisiones de sprints, etc.
- Reunión retrospectiva: celebrada tras la finalización del proyecto para discutir lo que ha ido bien y lo que no
- [Reunión de incorporación](https://clickup.com/blog/meet-the-team-templates/) (10 min)
c. Puntos de acción:
- Crear una línea de tiempo para los entregables de diseño - @SpongeBob
- Compartir el primer corte del diseño de la página web - @Patrick
- Calendario yhacer un itinerario para una segunda reunión para finalizar el diseño - @Mr.Krabs
Reunión de revisión semanal del equipo de ventas
**Fecha:14/04/24
Hora: 02:00 pm - 02:45 pm
Participantes en la reunión: @Alice, @Bob, @Charlie, @Dana
**Propósito de la reunión
- Evaluar el rendimiento semanal de las ventas y discutir estrategias de mejora
**Programa
a. Antes de la reunión:
- Cada participante debe actualizar el CRM con los últimos datos de ventas
b. Temas de debate:
- Repasar las cifras de ventas semanales y las tendencias (15 min)
- Discutir los obstáculos en lade ventas y soluciones (10 min, @Alice)
- Lluvia de ideas sobre estrategias para la próxima campaña de ventas (10 min, @Bob)
- Fijar objetivos para la próxima semana (10 min)
c. Puntos de acción:
- Compilar un informe de métricas de ventas semanales - @Charlie
- Redactar un plan preliminar para la campaña de ventas - @Dana
- Organizar una sesión de formación sobre el nuevo software de ventas - @Alice
**Reunión mensual de planificación de RR.HH
Fecha: 21/04/24
Hora: 11:00 am - 12:00 pm
Participantes en la reunión: @Emma, @Liam, @Noah, @Olivia
**Propósito de la reunión
- Planificar las actividades de RRHH para el próximo mes y actualización de las iniciativas actuales de los empleados
**Orden del día
a. Antes de la reunión:
- Revisarlos comentarios de los empleados del mes anterior
b. Temas de debate:
- Analizar los resultados de la encuesta de satisfacción de los empleados (20 min)
- Actualización sobre el estado de los esfuerzos actuales de reclutamiento (15 min, @Emma)
- Plan empleadoactividades de compromiso de los empleados para el próximo mes (15 min, @Noah)
- Debatir las actualizaciones de las políticas de RRHH (10 min)
c. Puntos de acción:
- Implementar cambios basados en los comentarios de los empleados - @Liam
- Finalizar el calendario y el proceso de contratación - @Olivia
- Preparar el calendario para las próximas actividades de compromiso - @Emma
Estos ejemplos deberían darte una idea de cómo quieres diseñar el orden del día de tu reunión. Para ayudarte más, veamos algunas plantillas de órdenes del día de las reuniones más populares herramientas de reuniones en línea .
16 plantillas de órdenes del día para reuniones de equipo
Aquí tienes 16 plantillas de órdenes del día para reuniones que puedes utilizar para crear tu próximo orden del día:
1. Plantilla de agenda de reunión semanal 1 a 1 de ClickUp
Mantenga todas sus agendas, puntos de acción y comentarios en un lugar organizado con esta plantilla de reuniones semanales uno a uno de ClickUp
Reuniones individuales son su oportunidad de conectar y alinearse con las personas que dirige de la forma más eficaz posible. Plantilla de reunión 1:1 de ClickUp mantiene todas sus agendas, adaptadas a cada persona, en un lugar organizado. Descargar esta plantilla
2. Plantilla del orden del día de la reunión del equipo All Hands by ClickUp
Plantilla de reunión general de ClickUp
ayuda a mantener abierta la comunicación en toda la empresa y garantiza que todo el mundo esté alineado y al día con los objetivos individuales y de grupo.
Reuniones de todos
dan espacio para compartir información, desde actualizaciones hasta anuncios sobre futuras agendas, y fomentan la colaboración y la alineación en todo el equipo.
Descargar esta plantilla
3. Plantilla de orden del día de reunión de Scrum by ClickUp
Este plantilla de agenda de reunión scrum por ClickUp hará que las reuniones diarias sean pan comido. Las reuniones diarias sobre el estado de las tareas de los proyectos ayudan a garantizar que un equipo esté al tanto de los avances en su frente. Descargar esta plantilla
4. Plantilla de agenda de notas de reunión by ClickUp
Plantilla de orden del día de ClickUp con estilo de notas de reunión
es el lugar perfecto para guardar todas las notas de la reunión, los puntos clave y los elementos de acción.
Descargar esta plantilla
5. Proyecto
plantilla post mortem por ClickUp
Los proyectos no siempre salen según lo previsto. Utilice esta plantilla plantilla post-mortem de ClickUp para fijar nuevos objetivos y mantener a su equipo en la dirección correcta. Descarga esta plantilla
6. Plantilla de acta de reunión de ClickUp
Esta colaboración acta de la reunión es un documento de ClickUp Doc diseñado para proporcionar el esquema perfecto para un resumen de reunión satisfactorio. Plantilla de actas de reunión de ClickUp incluye páginas preconstruidas para organizar equipos, notas de reuniones individuales e instrucciones para sacar el máximo partido a su reunión con esta plantilla
Convierta sus notas de reunión en un boletín de noticias con_
/href/_ https://clickup.com/blog/newsletter-templates/_ plantillas de boletines plantillas de boletines
7. Plantilla de reunión de lluvia de ideas retrospectiva del sprint de ClickUp
Ahorre tiempo y obtenga información valiosa con esta plantilla sencilla plantilla de retrospectiva de sprints . Tanto si estás organizando una reunión de equipo ágil como una reunión de gestión de proyectos, esta plantilla te ayudará a construir una imagen clara de lo que ha ido bien, lo que no ha ido tan bien y lo que hay que cambiar en el futuro. Descargar esta plantilla
8. Plantilla de orden del día para reuniones de equipo by Meeting Booster
El principal objetivo de las reuniones de equipo es compartir información importante con los miembros del equipo, alinearse con los objetivos y señalar cualquier obstáculo. Este modelo de orden del día ayuda al equipo a centrarse en los objetivos de la reunión. Descarga esta plantilla
9. Board meeting agenda template by Template Lab
Las reuniones del consejo de administración suelen alargarse en el tiempo. Utilice un plantilla de calendario para su próxima reunión de la junta directiva utilizando esta agenda de reunión de la junta directiva para mantenerse en el buen camino y terminar su reunión a tiempo. Descarga esta plantilla
10. Plantilla de orden del día de reunión de inicio de proyecto by Docket
Es importante marcar el tono de un nuevo proyecto desde el principio. Utilice esta plantilla de orden del día para facilitar el lanzamiento de un proyecto Descarga esta plantilla
11. Plantilla de tablero de reuniones de ClickUp
Utilice este Plantilla del panel de control de la reunión de ClickUp como agenda para su próxima reunión. Esta plantilla facilita la visualización del estado de las distintas tareas durante una reunión. Descargar esta plantilla
12. Plantilla de orden del día de reunión de tormenta de ideas de Owl Labs
Esta plantilla de orden del día para reuniones de brainstorming creativo es una forma estupenda de mantener el rumbo de tus reuniones de brainstorming semana tras semana. Esta plantilla facilita la organización de la reunión y permite centrarse en la lluvia de ideas. Descargar esta plantilla
13. Plantilla de acta de reunión del consejo de administración by ClickUp
Crear estructura con esto Plantilla de actas de reuniones del Consejo de Administración de ClickUp . Registre y etiquete a los asistentes, organice los puntos de acción del orden del día y tome notas detalladas para cada orden del día. Descargar esta plantilla
14. Plantilla de orden del día de reuniones de RR.HH. by Dónde
Departamentos de RRHH
tienen mucho que controlar. Este
Plantilla de orden del día para reuniones de RRHH
proporcionará a su equipo de RR.HH. una forma de reunirse para una reunión productiva que no sea complicada ni estresante.
Descarga esta plantilla
15. Plantilla de agenda de reunión de marketing by Hugo
Utilice esta agenda de reuniones de marketing para reunir a su departamento de marketing con el fin de celebrar las victorias, alinearse con los objetivos e identificar los bloqueos de los proyectos. Descargar esta plantilla
16. Plantilla de orden del día para reuniones de gestión de proyectos by Hypercontext
Esta plantilla de orden del día para reuniones de gestión de proyectos le ayudará a identificar objetivos, riesgos y plazos para su próximo proyecto en equipo. Descargar esta plantilla
¿A quién beneficia el uso de un orden del día?
Cuando se trata de planificar una reunión, elaborar un orden del día minucioso y bien organizado es crucial para garantizar que la reunión se desarrolle sin problemas y alcance sus objetivos. A continuación se enumeran algunos de los principales beneficiarios del uso de un orden del día:
- Gestores de proyecto: Los gestores de proyecto a menudo tienen que dirigir reuniones de equipo y tener un orden del día bien planificado les ayuda a mantener el rumbo, cubrir todos los temas necesarios y mantener la reunión centrada.
- Equipos de liderazgo: Las agendas de reuniones también son beneficiosas para los equipos de liderazgo, como las juntas ejecutivas o los equipos de gestión. Pueden ayudar a garantizar que se discutan los temas importantes, que las decisiones se tomen de forma eficaz y que todo el mundo esté de acuerdo con los objetivos y estrategias de la empresa.
Tacha el estrés de tu vida laboral con las agendas de reuniones de equipo
Una agenda de reuniones eficaz hará que colaboración en equipo parece pan comido.
Y cuando la colaboración se vuelve fácil, tu equipo puede centrarse en aumentar su productividad y hacer fluir su creatividad.
Con la ayuda de una herramienta de gestión de proyectos como ClickUp, redactar órdenes del día eficaces y gestionar reuniones son más fáciles que nunca
ClickUp le permite documentar cada reunión, gestionar órdenes del día, anotar actas de reuniones eficaces asigne comentarios a su equipo y mucho más.
¿Listo para ver a tu equipo trabajar en equipo y alcanzar todos sus objetivos? Consigue ClickUp gratis hoy mismo y di adiós a los desastres de reuniones. 👋