Nehmen Sie mehr Arbeit auf sich, weil Ihre Ressourcen begrenzt sind?
Oder stellen Sie fest, dass Sie ständig in Ressourcenkonflikte geraten, weil Sie Ihrem Team zu viele Aufgaben zugewiesen haben?
Die Verwaltung der verfügbaren Ressourcen ist nicht nur eine Herausforderung, sondern auch ein wichtiger Teil der Arbeit eines jeden Teamleiters. Zu erledigen ist, wenn es richtig gemacht wird, die projektmanagement-Technik des Ressourcenausgleichs hilft Teams, effizienter zu arbeiten, indem die Arbeit strategisch gerecht auf die Mitglieder des Teams verteilt wird.
In den meisten Fällen braucht man nicht unbedingt zusätzliche Ressourcen wie Personal und Software. Stattdessen müssen Sie Ressourcenkonflikte bereits in der Planungsphase lösen, um Probleme von vornherein zu vermeiden.
Wenn Sie neugierig sind und sich fragen, wie Sie den Ressourcenabgleich zu erledigen haben, sind wir für Sie da. Wir erklären Ihnen, was genau Ressourcenausgleich ist, wie er funktioniert und welche Tipps Sie dabei anwenden können.
Lasst uns eintauchen.
Was ist Resource Leveling?
Ressourcennivellierung ist eine technik des Projektmanagements wird verwendet, um Zeit und Verfügbarkeit von internen Mitarbeitern, externen Mitwirkenden wie Agenturen und Freiberuflern oder Software zu verwalten, um ein Projekt innerhalb eines vereinbarten Zeit- und Budgetrahmens abzuschließen.
Das Ziel des Ressourcennivellierens ist es, mit weniger Ressourcen mehr zu erledigen. In der Regel wird der Ressourcenabgleich von Projektmanagern oder Teamleitern gesteuert, um Verzögerungen zu reduzieren, die durch widersprüchliche Prioritäten oder gleichzeitige Anforderungen an dieselben Ressourcen.
Sie haben vielleicht auch schon gehört, dass Ressourcenausgleich als verschiedene Dinge bezeichnet wird, wie ressourcenzuweisung , Workload-Management oder Verwaltung von Ressourcenabhängigkeiten. Im Großen und Ganzen sind alle diese Begriffe gleich und haben ähnliche Ziele: Verwaltung der verfügbaren Ressourcen, Vermeidung von Ressourcenkonflikten und Sicherstellung, dass Teammitglieder nicht unter- oder überbeansprucht werden.
Wie werden Ressourcen definiert?
Im Projektmanagement werden die Ressourcen im Allgemeinen in zwei Kategorien eingeteilt:
- Immaterielle Ressourcen: Geistiges Eigentum, Prozesse, Fähigkeiten, Ideen und Zeit
Materielle Ressourcen: Menschliche und finanzielle Ressourcen, Software,materialien, Immobilien Nicht jedes Team verwaltet genau dieselbe Art von Ressourcen, aber in den meisten Fällen gibt es Gemeinsamkeiten, die für alle gelten. Zum Beispiel verwaltet die Mehrheit der Projektmanager eigentlich die verfügbaren Ressourcen wie:
- Arbeitsstunden: Die Nummer der verfügbaren oder verwendeten Stunden, um eine Aufgabe und das gesamte Projekt abzuschließen
- Fähigkeiten und Fähigkeiten: Nutzung bekannter Team- oder individueller Fähigkeiten, um Projekte schneller abzuschließen
- Arbeitskräfte: Die Nummer der Teammitglieder und deren Arbeitsstunden, die zur Verfügung stehen, um ein Projekt abzuschließen
- Budget: Die verfügbaren oder ausgegebenen Mittel zum Abschluss eines Projekts
- Materialien: Die Nummer der für ein Projekt verfügbaren oder verwendeten Materialien (oft ein wichtiger Aspekt vonbaumanagement)
Die Nachverfolgung von materiellen und immateriellen Ressourcenwerten in benutzerdefinierten Feldern für alle Aufgaben ist ganz einfach
Die Vorteile der Ressourcennivellierung
Die Vorteile der Ressourcenabgleichung hängen von der Art der ressourcen und den Einschränkungen des gesamten Projekts. Ohne wirksame ressourcenmanagement kann man sich in eine von zwei Situationen begeben:
- Überallokation: Zuweisung von mehr Ressourcen für ein Projekt, als in Ihrem Team verfügbar sind
- Unterallokation: Nicht genügend Ressourcen einplanen, um das Projekt abzuschließen
Wenn Sie zu wenig oder zu viele Ressourcen zuweisen, nutzen Sie Ihre Ressourcen nicht optimal. Dies führt natürlich zu einer geringeren Ressourceneffizienz und damit zu höheren Kosten für Ihr Projekt.
Mit dem richtigen Ressourcenausgleich werden Ihre Projekte nicht nur schneller, sondern auch effizienter erledigt. Und diese Effizienz hat ihre Vorteile:
- Reduzierter Teamstress: Die Ressourcenverteilung verhindert eine Über- oder Unterauslastung Ihres Teams, um Burnout zu vermeiden und ein Gefühl der Ausgewogenheit und Fairness zu erhalten. So können Sie feststellen, wo zusätzliche Ressourcen benötigt werden, und gleichzeitig Ihrekapazität des Teams um Aufgaben angemessen zu delegieren
- Erhöhte Kapitalrendite: **Effiziente Ressourcenzuweisung holt das Letzte aus Ihren verfügbaren Ressourcen heraus, so dass Sie nicht unnötig Zeit oder Geld für weitere Ressourcen aufwenden müssen, um Ihr Projekt abzuschließen
- Begrenzte Risiken und Versäumnisse: Bei überlasteten Mitgliedern eines Teams ist die Wahrscheinlichkeit sehr viel größer, dass die Arbeit mit Fehlern behaftet ist, was zu Projektverzögerungen, Engpässen und sogar zum vollständigen Scheitern des Projekts führen kann
- Bessere Kommunikation: Mit den richtigen Tools schafft der Ressourcenabgleich Sichtbarkeit in Bezug auf die Workloads, was die Transparenz verbessert,kommunikation im Teamund das Vertrauen in die Führung
Die ClickUp Workload-Ansicht gibt Einblicke in die Metriken Ihres Projekts, um einen Schritt voraus zu sein
Die gebräuchlichsten Techniken und Beispiele für den Ressourcenabgleich
Sie wissen also, was Resource Leveling ist und warum es wichtig ist. Aber wie wird es eigentlich erledigt?
Zunächst ist es am besten, die einzelnen Techniken des Ressourcenausgleichs zu verstehen, damit Sie wissen, welche für Ihren Workflow am besten geeignet ist! 💡
Schnellverfolgung Fast-tracking im Projektmanagement bedeutet, dass Aufgaben vor dem Zeitplan fertiggestellt werden. So können Sie jede freie Zeit im Projekt nutzen
zeitleiste des Projekts und ermöglicht es Ihnen gleichzeitig, eventuellen Ressourcenengpässen zuvorzukommen.
Absturz
Ein Crashing liegt vor, wenn Sie die Zeitleiste einer Aufgabe verkürzen, indem Sie mehr Ressourcen zuweisen oder die Arbeitszeit des Teams erhöhen. Dies ist eine gute Möglichkeit, Zeit aus einem Projekt herauszuholen, wenn die Termine knapp sind.
Methode des kritischen Pfades 
Verstehen Sie die Abhängigkeiten Ihres Projekts durch das Feature "Kritischer Pfad" in ClickUp Die Methode des kritischen Pfades (CPM) ist eine Technik, die im Projektmanagement eingesetzt wird, um festzustellen, welche Aufgaben zuerst abgeschlossen werden müssen. Mit der Kenntnis des kritischen Pfades können Sie feststellen, welche Aufgaben verschoben werden können, um Ressourcen für andere Aufgaben freizusetzen.
Darüber hinaus ist der kritische Pfad im Wesentlichen die Zahl der Aufgaben, die Sie mindestens erledigen müssen, um ein Projekt abzuschließen.
Glättung von Ressourcen
Gehen Sie mit der Workload-Ansicht in ClickUp einen Schritt weiter und sehen Sie, wie Ihre geschätzte Zeit pro Aufgabe im Vergleich zur Gesamtzeit in Ihrer Woche aussieht
Die Ressourcenglättung nutzt die vorhandenen Ressourcen, um Aufgaben zu erfüllen, anstatt zusätzliche Hilfe anzufordern. Diese Technik des Ressourcenausgleichs ist eine gute Möglichkeit, eine Überlastung von Teammitgliedern zu vermeiden und sicherzustellen, dass jede Aufgabe auf effiziente Weise abgeschlossen wird.
Die Ressourcenglättung ist auch ideal, wenn alle Mitglieder Ihres Teams zu viel Arbeit haben.
5 Schlüssel-Tipps für effektives Resource Leveling
Jetzt sind Sie ein Profi in Sachen Ressourcenabgleich! Dennoch ist es für Teamleiter von großem Vorteil, wenn sie wissen, wie sie mit dem Ressourcenbedarf am besten umgehen. Werfen wir einen Blick auf die fünf Best Practices für die Ressourcenzuweisung!
1. Schätzen Sie den Bedarf an Ressourcen für Ihr Projekt realistisch ein
Bevor Sie mit einem Projekt beginnen, sollten Sie eine realistische Schätzung des Ressourcenbedarfs für Ihr Projekt vornehmen. Auch wenn Sie im Nachhinein Techniken zur Glättung der Ressourcen einsetzen können, ist es immer am besten, wenn Sie sich auf Ihr Projekt gut vorbereiten.
Einfache Ansicht und Nachverfolgung von Zeitschätzungen zu ClickUp Aufgaben für ein besseres Ressourcenmanagement
Schätzen Sie die Verfügbarkeit von Ressourcen und die Kapazität Ihres Teams nicht auf gut Glück. Sie müssen für plötzliche Engpässe oder Aufgaben in letzter Minute planen, die Ihren Projektzeitplan zum Entgleisen bringen könnten. Je realistischer Sie die Verfügbarkeit Ihrer Ressourcen einschätzen, desto besser können Sie ein Projekt rechtzeitig abschließen.
Bonus:_ Marketing Resource Management Software
2. Identifizieren Sie alle potenziellen Ressourcenlücken in Ihrem Projekt
Ressourcenlücken entstehen, wenn nach dem Start unerwartete Probleme auftreten, die den Zeitplan des Projekts beeinträchtigen könnten. Zum Beispiel, wenn Sie ein Team leiten von Redakteuren während eines arbeitsreichen Urlaubsmonats, könnten Sie am Ende mit begrenzten verfügbaren Ressourcen dastehen, wenn mehrere Mitglieder des Teams ähnliche Urlaubstage nehmen.
Zerlegen Sie den Umfang eines Projekts in kleine ergebnisse nachverfolgung der Ergebnisse für jede Phase des Teams, das an ClickUp Whiteboards beteiligt ist
Es ist Aufgabe des Projektmanagers oder des Teamleiters, mögliche Ressourcenlücken im Projekt vorauszuplanen. Beim Ressourcenausgleich geht es nicht nur darum, den Workload auszugleichen - er hängt auch davon ab, ob Sie bei der ursprünglichen Planung des Projekts Ressourcenlücken berücksichtigt haben oder nicht.
Und um diese Lücken bestmöglich zu vermeiden, sollten Sie die projektumfang damit Sie nicht mit zwei Mitgliedern im Team festsitzen, obwohl Sie für sechs Mitglieder geplant hatten, um das Projekt abzuschließen. Es ist fast unmöglich, alle Ressourcenlücken zu vermeiden, aber ein wenig Vorbereitung und Überprüfung kann viel bewirken.
die Ergebnisse sind sehr gut vorlagen für die Lückenanalyse !
3. Erstellen einer Liste von Aufgaben mit Priorität
Erstellen Sie bei der Bearbeitung Ihrer Projekte immer eine Liste mit den Prioritäten der Aufgaben und Ressourcen. Das ist ein einfaches, aber effektives Mittel, um im Falle von Konflikten oder Zwängen klar zu wissen, was priorisiert werden muss. 📄
Ein Beispiel: Sie haben zwei laufende Entwicklungsprojekte, für die Sie ein zusätzliches Mitglied im Team benötigen - das erste hat einen flexiblen Zeitplan, das andere eine strenge Frist. Das Problem ist, dass Sie nur einen Entwickler zur Verfügung haben.
Welchem Projekt würden Sie diesen Entwickler zuweisen?
Gruppieren Sie die Aufgaben auf Ihrem Kanban Board nach Status, benutzerdefinierten Feldern, Priorität und mehr in ClickUp's Board Ansicht
Sie würden sie dem zweiten Projekt mit einer strikten Frist zuordnen wollen. Dies ist zwar nur ein einfaches Beispiel für die Einteilung von Ressourcen, aber die Priorisierung von Aufgaben stellt sicher, dass Sie wissen, was im Interesse des Projektzeitplans die meiste Aufmerksamkeit benötigt!
Lernen Sie, Ressourcen zu verwalten mit *einem Ressourcenkalender* !
4. Implementierung eines dedizierten Ressourcenmanagers
Falls Sie es noch nicht gemerkt haben: Die Verwaltung Ihrer Ressourcen ist keine leichte Aufgabe. Sie ist extrem zeitaufwändig und umfasst eine Vielzahl von Variablen.
Aus diesem Grund sollten Sie immer versuchen, einen eigenen Ressourcenmanager einzusetzen, der sich um alle Belange des Ressourcenausgleichs kümmert. Diese Person widmet ihre Zeit der Beherrschung des kritischen Pfades und verwaltung mehrerer Projekte bis zu ihrem Limit.
Wenn dieser Prozess in den Händen einer Person liegt, wird die Verantwortung zentralisiert, was die Verwaltung des Ressourcenausgleichs erheblich erleichtert. Außerdem wird Ihrem Team nicht die Verantwortung für die Ressourcenverwaltung aufgebürdet, so dass es sich kostenlos auf die eigentlichen Aufgaben konzentrieren kann workload des Projekts .
5. Verfolgen Sie alles nach, was Sie neu zuordnen
Es mag einfach erscheinen, ein paar Aufgaben zu verschieben, die Ressourcen zu glätten oder Projekte auf Ihre zusätzlichen Ressourcen zu übertragen. Alles muss jedoch nachverfolgt werden. Sie müssen wissen, wo Ihre Aufgaben ursprünglich zugewiesen wurden, sonst riskieren Sie größere Probleme bei der Ressourcenzuweisung.
Und warum?
Ohne Nachverfolgung laufen Sie Gefahr, Arbeit doppelt zuzuweisen, Schritte in der Zeitleiste des Projekts zu überspringen oder wichtige Informationen darüber zu verpassen, was als Nächstes zu tun ist. Wenn Sie nicht sorgfältig nachverfolgen, welche Ressourcen wo neu zugewiesen wurden, wird Ihr Projekt zwangsläufig auf kostspielige Probleme stoßen. 📈
Verwenden Sie das Widget für das Burndown-Diagramm in ClickUp, um die Produktion über Ihre zeitleiste für das Projekt um mögliche Probleme bei den Ressourcen zu erkennen Tools für die Ressourcenzuweisung können alle Ihre Aufgaben nachverfolgen, und für agile Teams können Sie Burndown-Diagramme erstellen, um Ihre Produktion im Vergleich zu den ursprünglich zugewiesenen Aufgaben zu messen. Damit will ich sagen: Sie brauchen eine Projektmanagement-Software, die anpassbar ist und den Aufwand Ihrer Teams zentralisiert.
Vorlagen für die Ressourcennivellierung für einen durchgängigen Erfolg im Projektmanagement
Möchten Sie Ihre Ressourcen schneller zuweisen? Beginnen Sie mit einer Vorlage!
Wir haben fünf der besten ClickUp Vorlagen, die Sie kostenlos nutzen können, um die Workloads Ihrer Teams effizienter zu verwalten.
1. ClickUp Vorlage für die Ressourcenzuweisung
Kennen Sie Ihre Budgets, Mitarbeiter, Leistungsarten, Stakeholder und die verantwortlichen Teams in einer einfachen Ansicht
Als Projektleiter müssen Sie wissen, wo Ihre Ressourcen eingesetzt werden. ClickUp's Vorlage für die Ressourcenzuweisung ist ein großartiges Tool für das Ressourcen-Leveling. Denn sie gibt Ihnen eine klare Vorstellung davon, wo Ihre Ressourcen landen und was eventuell umgeschichtet werden muss.
Diese Vorlage eignet sich hervorragend für die Nachverfolgung all Ihrer Materialien, Arbeitskräfte, Budgets und Stunden in einem Space. Verwenden Sie die Listenansicht, um einen Überblick darüber zu erhalten, was Ihrem Team zugewiesen ist und wie es in den Zeitplan des Projekts passt.
Diese Vorlage herunterladen
2. ClickUp Vorlage für die Ressourcenplanung
Verteilen Sie Ihre Ressourcen ganz einfach mit der Vorlage für die Ressourcenplanung von ClickUp ClickUp's Vorlage für die Ressourcenplanung ist ein hervorragendes tool für den Ressourcenabgleich und die Ressourcenglättung unter Verwendung einer Kanban Ansicht mit Drag-and-Drop Funktionen für die Neuzuweisung.
Diese Vorlage hilft auch zu erkennen, welche Ressourcen verfügbar sind, wer sie hat und wann sie verfügbar sind. Stellen Sie sicher, dass die Ressourcen effektiv verteilt werden, und ermöglichen Sie es den Managern, potenzielle Ressourcenengpässe zu erkennen und zu beheben, bevor sie entstehen - mit dieser Vorlage.
Sie können auch aufgaben nach Prioritäten ordnen und dafür sorgen, dass die richtigen Ressourcen zur Verfügung stehen, wenn sie gebraucht werden.
Diese Vorlage herunterladen
3. ClickUp Einfaches Gantt Diagramm Vorlage
Nutzen Sie die Drag-and-Drop-Features in der ClickUp Simple Gantt Diagramm-Vorlage, um Aufgaben neu zuzuordnen und ihre Abhängigkeiten zu verstehen Gantt Diagramme sind eine visuelle Darstellung von Aufgaben, Ressourcen und Zeitleisten eines Projekts. Vorlagen für Gantt Diagramme helfen Projektmanagern dabei, zu erkennen, wo Ressourcen zugewiesen werden sollten, den Fortschritt zu überwachen und mögliche Engpässe zu identifizieren.
Und mit ClickUp's einfache Gantt Diagramm Vorlage können Sie den Einsatz von Ressourcen optimieren und sicherstellen, dass die Aufgaben rechtzeitig und innerhalb des Budgets abgeschlossen werden, indem Sie eine visuelle Zeitleiste erstellen. Mit dieser Vorlage können Sie:
- Visualisieren Sie den Fortschritt der Aufgaben Ihres Teams inClickUp's Gantt-Ansicht und sehen Sie auf einen Blick, wer an was arbeitet
- Schlüsseln Sie auf und erfahren Sie, wie die Aufgaben mit den übergeordneten Zielen und den Abhängigkeiten verbunden sind, um das Projekt abzuschließen
Diese Vorlage herunterladen
4. ClickUp Projekt Ressourcen Matrix Vorlage
Verschaffen Sie sich eine Ansicht über den Status Ihrer Ressourcen, um die Phase, die Abteilung, den Typ, das Budget, das Fälligkeitsdatum und mehr zu erfahren
Wie hoch sind die erwarteten Gesamtkosten der Ressourcen? ClickUp's Projekt Ressourcen Matrix Vorlage ist ein hervorragendes Tool, um das herauszufinden.
Sie trägt auch dazu bei, dass die Ressourcen effizient verteilt werden, so dass sich die Teams auf die Aufgaben konzentrieren können, die rechtzeitig und innerhalb des Zeitrahmens abgeschlossen werden müssen vorgeschlagenen Budgets. Die Vorlage ist mit fünf Status, sechs benutzerdefinierten Feldern und sieben Ansichten abgeschlossen.
Diese Vorlage herunterladen
5. ClickUp Vorlage für Workload der Mitarbeiter
Visualisieren Sie mit der Workload-Ansicht in ClickUp, wie viel Arbeit den einzelnen Mitwirkenden sowie jedem Ihrer Teams zugewiesen ist
Für eine detailliertere und visuelle Aufschlüsselung des Workloads der einzelnen Mitglieder Ihres Teams bietet die ClickUp Vorlage für den Workload der Mitarbeiter ist unerlässlich. Diese Vorlage kann auch die gesamte Workload des Teams betrachten, was ideal für Leiter ist, die Pods oder mehrere Teams verwalten.
Verwenden Sie diese Vorlage, um zu wissen, wer mehr Arbeit oder neue Projekte übernehmen kann. Sie können sich einen Überblick darüber verschaffen, wie viel Arbeit jedem Einzelnen oder dem gesamten Team derzeit zugewiesen ist. Zu erledigen ist diese Vorlage mit Zeitschätzungen, Aufgabenvolumen, Sprint-Punkten oder benutzerdefinierten Feldern zur Überwachung der Workloads.
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Starten Sie Ihren Ressourcen-Leveling-Prozess mit ClickUp
Ressourcennivellierung muss nicht allein eine furchtbare Aufgabe sein. Sie brauchen nur das richtige Tool, um Ihre Arbeit in einem visuellen Dashboard zu verfolgen, zu messen, zu bewerten und zu organisieren.
Mit den anpassbaren Tools von ClickUp für das Projektmanagement können Sie Ihren gesamten Prozess des Ressourcenabgleichs organisieren. ClickUp ist das weltweit führende führende Projektmanagement-Software .
Egal, ob Sie Hilfe bei der Ressourcenzuweisung, der Projektplanung, der automatischen Nivellierung oder der ressourcenbeschränkten Planung benötigen - ClickUp hat die Lösung für Sie! Und im Gegensatz zu anderen projektmanagement tools clickUp passt sich dem Ressourcenbedarf Ihres Teams an - und nicht andersherum.
Es ist hochflexibel, so dass Sie nicht in vorgegebene Felder und Dashboards gezwängt werden. Nutzen Sie eine der kostenlosen Vorlagen von ClickUp, um Ihre eigene Strategie für das Ressourcenniveau zu implementieren!