Übernehmen Sie mehr Arbeit, weil Ihre Ressourcen begrenzt sind?
Oder stellen Sie fest, dass Sie ständig in Ressourcenkonflikte geraten, weil Sie Ihrem Team zu viele Aufgaben zugewiesen haben?
Die Verwaltung der verfügbaren Ressourcen ist nicht nur eine Herausforderung, sondern auch ein wichtiger Teil der Arbeit eines jeden Teamleiters. Wenn es richtig gemacht wird, ist die technik des Projektmanagements die Technik des Ressourcenausgleichs hilft Teams, effizienter zu arbeiten, indem die Arbeit strategisch gerecht auf die Teammitglieder verteilt wird.
In den meisten Fällen braucht man nicht unbedingt zusätzliche Ressourcen wie Personal und Software. Stattdessen müssen Sie Ressourcenkonflikte bereits in der Planungsphase lösen, um Probleme von vornherein zu vermeiden.
Wenn Sie neugierig auf den Ressourcenabgleich sind und sich fragen, wie man ihn durchführt, sind wir hier, um Ihnen zu helfen. Wir erklären Ihnen, was Ressourcenabgleich genau ist, wie er funktioniert und welche Tipps Sie nutzen können, um ihn zu meistern.
Lasst uns eintauchen.
Was ist Resource Leveling?
Ressourcennivellierung ist eine technik des Projektmanagements wird verwendet, um Zeit und Verfügbarkeit von internen Mitarbeitern, externen Mitarbeitern wie Agenturen und Freiberuflern oder Software zu verwalten, um ein Projekt innerhalb eines vereinbarten Zeitrahmens und Budgets abzuschließen.
Das Ziel des Ressourcenausgleichs besteht darin, mit weniger Ressourcen mehr zu erreichen. In der Regel wird der Ressourcenabgleich von Projektmanagern oder Teamleitern gesteuert, die Verzögerungen aufgrund folgender Faktoren reduzieren müssen widersprüchliche Prioritäten oder gleichzeitige Anforderungen an dieselben Ressourcen.
Sie haben vielleicht auch schon gehört, dass Ressourcenausgleich als verschiedene Dinge bezeichnet wird, wie ressourcenzuweisung , Workload-Management oder Verwaltung von Ressourcenabhängigkeiten. Im Großen und Ganzen sind alle diese Begriffe gleich und verfolgen ähnliche Ziele: Verwaltung der verfügbaren Ressourcen, Vermeidung von Ressourcenkonflikten und Sicherstellung, dass die Teammitglieder nicht unter- oder überbeansprucht werden.
Wie werden Ressourcen definiert?
Im Projektmanagement werden die Ressourcen im Allgemeinen in zwei Kategorien eingeteilt:
- Immaterielle Ressourcen: Geistiges Eigentum, Prozesse, Fähigkeiten, Ideen und Zeit
Materielle Ressourcen: Menschliche und finanzielle Ressourcen, Software,materialien, Immobilien Nicht jedes Team verwaltet genau dieselbe Art von Ressourcen, aber in den meisten Fällen gibt es Gemeinsamkeiten, die für alle gelten. Beispielsweise verwalten die meisten Projektmanager eigentlich die verfügbaren Ressourcen wie:
- Arbeitsstunden: Die Anzahl der verfügbaren oder verbrauchten Stunden, um eine Aufgabe und das gesamte Projekt abzuschließen
- Fähigkeiten und Fähigkeiten: Nutzung bekannter Team- oder individueller Fähigkeiten, um Projekte schneller abzuschließen
- Arbeitskräfte: Die Anzahl der Teammitglieder und deren Arbeitsstunden, die für die Fertigstellung eines Projekts zur Verfügung stehen
- Budget: Die verfügbaren oder ausgegebenen Mittel für den Projektabschluss
- Materialien: Die Anzahl der für ein Projekt verfügbaren oder verwendeten Materialien (oft ein entscheidender Aspekt vonbaumanagement)
Es ist einfach, materielle und immaterielle Ressourcenwerte in benutzerdefinierten Feldern für alle Ihre Aufgaben zu erfassen
Die Vorteile der Ressourcennivellierung
Die Vorteile der Ressourcenabgleichung hängen von der Art der ressourcen und den Beschränkungen des Gesamtprojekts. Ohne wirksame ressourcenmanagement kann man sich in eine von zwei Situationen begeben:
- Überallokation: Sie weisen einem Projekt mehr Ressourcen zu, als in Ihrem Team verfügbar sind
- Unterallokation: Nicht genügend Ressourcen einplanen, um das Projekt abzuschließen
Wenn Sie zu wenig oder zu viele Ressourcen zuweisen, nutzen Sie Ihre Ressourcen nicht optimal. Dies führt natürlich zu einer geringeren Ressourceneffizienz und damit auch zu höheren Projektkosten.
Mit der richtigen Ressourcenzuteilung werden Ihre Projekte nicht nur schneller, sondern auch effizienter abgewickelt. Und diese Effizienz hat ihre Vorteile:
- Reduzierter Teamstress: Die Ressourcenverteilung verhindert eine Über- oder Unterauslastung Ihres Teams, um Burnout zu vermeiden und ein Gefühl der Ausgewogenheit und Fairness zu erhalten. So können Sie feststellen, wo zusätzliche Ressourcen benötigt werden, und gleichzeitig Ihredie Kapazität Ihres Teams um Aufgaben angemessen zu delegieren
- Erhöhte Kapitalrendite: **Effiziente Ressourcenzuweisung holt das Letzte aus Ihren verfügbaren Ressourcen heraus, so dass Sie nicht unnötig Zeit oder Geld für weitere Ressourcen ausgeben müssen, um Ihren Projektabschlusstermin einzuhalten
- Geringere Risiken und Versäumnisse: Bei überlasteten Teammitgliedern ist die Wahrscheinlichkeit sehr viel größer, dass sie fehlerhafte Arbeit leisten, was zu Projektverzögerungen, Engpässen und sogar zum völligen Scheitern des Projekts führen kann
- Bessere Kommunikation: Mit den richtigen Werkzeugen ermöglicht die Ressourcenverteilung einen Einblick in die Arbeitsbelastung, was die Transparenz verbessert,team-Kommunikationund das Vertrauen in die Führung
Die ClickUp Workload View gibt Einblicke in Ihre Projektmetriken, um einen Schritt voraus zu sein
Die gebräuchlichsten Techniken und Beispiele für den Ressourcenabgleich
Sie wissen also, was Resource Leveling ist und warum es wichtig ist. Aber wie wird er eigentlich durchgeführt?
Zunächst ist es am besten, wenn Sie die einzelnen Techniken des Ressourcenausgleichs verstehen, damit Sie wissen, was für Ihren Arbeitsablauf am besten geeignet ist! 💡
Fast-tracking Fast-tracking im Projektmanagement bedeutet, dass Aufgaben vor dem Zeitplan abgeschlossen werden. So können Sie jede freie Zeit im Projekt nutzen
projektzeitplan und ermöglicht es Ihnen gleichzeitig, eventuellen Ressourcenengpässen zuvorzukommen.
Absturz
Ein Crashing liegt vor, wenn Sie den Zeitrahmen einer Aufgabe verkürzen, indem Sie mehr Ressourcen zuweisen oder die Arbeitszeit des Teams erhöhen. Dies ist eine gute Möglichkeit, bei knappen Fristen Zeit von einem Projekt abzuziehen.
Methode des kritischen Pfades
Verstehen Sie die Abhängigkeiten in Ihrem Projekt durch die kritische Pfadfunktion in ClickUp Die Methode des kritischen Pfades (CPM) ist eine Technik, die im Projektmanagement verwendet wird, um festzustellen, welche Aufgaben zuerst erledigt werden müssen. Die Kenntnis des kritischen Pfades zeigt auf, welche Aufgaben verschoben werden können, um Ressourcen für andere Aufgaben freizusetzen.
Außerdem ist der kritische Pfad im Wesentlichen die Mindestanzahl von Aufgaben, die Sie erledigen müssen, um ein Projekt abzuschließen.
Glättung von Ressourcen
Bringen Sie Ihr Zeitmanagement einen Schritt weiter mit der Workload-Ansicht von ClickUp und sehen Sie, wie Ihre geschätzte Zeit pro Aufgabe im Vergleich zur Gesamtzeit in Ihrer Woche aussieht
Die Ressourcenglättung nutzt die vorhandenen Ressourcen, um Aufgaben zu erfüllen, anstatt zusätzliche Hilfe anzufordern. Diese Technik des Ressourcenausgleichs ist eine großartige Methode, um eine Überlastung der Teammitglieder zu vermeiden und sicherzustellen, dass jede Aufgabe auf effiziente Weise erledigt wird.
Die Ressourcenglättung ist auch dann ideal, wenn alle Ihre Teammitglieder zu viel Arbeit haben.
5 wichtige Tipps für effektives Resource Leveling
Jetzt sind Sie ein Profi in Sachen Ressourcennivellierung! Dennoch ist es für Teamleiter von großem Vorteil, wenn sie wissen, wie sie mit dem Ressourcenbedarf am besten umgehen. Werfen wir einen Blick auf die fünf besten Praktiken für die Ressourcenzuweisung!
1. Schätzen Sie den Bedarf an Projektressourcen realistisch ein
Bevor Sie ein Projekt in Angriff nehmen, sollten Sie eine realistische Schätzung des Ressourcenbedarfs für Ihr Projekt vornehmen. Auch wenn Sie im Nachhinein Techniken zur Glättung der Ressourcen einsetzen können, ist es immer am besten, wenn Sie sich auf Ihr Projekt gut vorbereiten.
Einfache Anzeige und Verfolgung von Zeitschätzungen für ClickUp-Aufgaben zur besseren Ressourcenverwaltung
Schätzen Sie die Verfügbarkeit von Ressourcen und die Kapazität Ihres Teams nicht auf gut Glück. Sie müssen plötzliche Engpässe oder Aufgaben in letzter Minute einplanen, die Ihren Projektzeitplan entgleisen lassen könnten. Je realistischer Sie die Verfügbarkeit Ihrer Ressourcen einschätzen, desto besser können Sie ein Projekt rechtzeitig abschließen.
Bonus:_ Marketing Resource Management Software
2. Identifizieren Sie alle potenziellen Lücken in Ihren Projektressourcen
Ressourcenlücken entstehen, wenn nach dem Start unerwartete Fragen oder Probleme auftreten, die den Projektzeitplan beeinträchtigen könnten. Zum Beispiel, wenn Sie ein Team leiten von Redakteuren während eines arbeitsreichen Urlaubsmonats, könnten Sie am Ende mit begrenzten verfügbaren Ressourcen dastehen, wenn mehrere Teammitglieder ähnliche Urlaubstage nehmen.
Zerlegen Sie den Umfang eines Projekts in kleine ergebnisse und einfaches Nachverfolgen der Ergebnisse für jede Phase und jeden Abschnitt des an ClickUp Whiteboards beteiligten Teams
Es ist Aufgabe des Projektmanagers oder des Teamleiters, mögliche Lücken in den Projektressourcen vorauszuplanen. Beim Ressourcenausgleich geht es nicht nur darum, die Arbeitsbelastung auszugleichen - er hängt davon ab, ob Sie Ressourcenlücken bei der ursprünglichen Projektplanung berücksichtigt haben oder nicht.
Und um diese Lücken bestmöglich zu vermeiden, sollten Sie sicherstellen, dass Sie die projektumfang damit Sie nicht mit zwei Teammitgliedern festsitzen, obwohl Sie für die Durchführung des Projekts sechs geplant hatten. Es ist fast unmöglich, alle Ressourcenlücken zu vermeiden, aber ein wenig Vorbereitung und Überprüfung kann viel bewirken.
die Ergebnisse sind sehr gut Vorlagen für die Lückenanalyse !
3. Erstellen einer Prioritätenliste für Aufgaben
Erstellen Sie bei der Bearbeitung Ihrer Projekte immer eine nach Prioritäten geordnete Liste von Aufgaben und Ressourcen. Dies ist ein einfaches, aber effektives Mittel, um im Falle von Konflikten oder Einschränkungen eindeutig zu wissen, was priorisiert werden muss. 📄
Nehmen wir an, Sie haben zwei laufende Entwicklungsprojekte, für die Sie ein zusätzliches Teammitglied benötigen - das erste hat einen flexiblen Zeitplan, das andere eine strenge Frist. Das Problem ist, dass Sie nur einen Entwickler zur Verfügung haben.
Welchem Projekt würden Sie diesen Entwickler zuweisen?
Gruppieren Sie die Aufgaben auf Ihrem Kanban-Tafel nach Status, benutzerdefinierten Feldern, Priorität und mehr in ClickUp's Board-Ansicht
Sie würden sie dem zweiten Projekt mit einer strikten Frist zuordnen wollen. Dies ist zwar nur ein einfaches Beispiel für die Einteilung von Ressourcen, aber die Priorisierung von Aufgaben stellt sicher, dass Sie wissen, was zum Wohle des Projektplans die meiste Aufmerksamkeit benötigt!
Lernen Sie, Ressourcen zu verwalten mit *einem Ressourcenkalender* !
4. Implementierung eines dedizierten Ressourcenmanagers
Falls Sie es noch nicht gemerkt haben: Die Verwaltung Ihrer Ressourcen ist keine leichte Aufgabe. Sie ist extrem zeitaufwändig und umfasst eine Vielzahl von Variablen.
Aus diesem Grund sollten Sie immer versuchen, einen eigenen Ressourcenmanager einzusetzen, der sich um alle Belange des Ressourcenausgleichs kümmert. Diese Person widmet ihre Zeit der Beherrschung des kritischen Pfads und der Verwaltung mehrerer Projekte bis zu deren Ressourcengrenze.
Wenn eine Person für diesen Prozess zuständig ist, wird die Verantwortung zentralisiert, was die Verwaltung des Ressourcenabgleichs erheblich erleichtert. Außerdem wird Ihrem Team nicht die Verantwortung für die Ressourcenverwaltung aufgebürdet, so dass es sich auf die eigentlichen Aufgaben konzentrieren kann arbeitsbelastung des Projekts .
5. Behalten Sie den Überblick über alles, was Sie neu zuordnen
Es mag einfach erscheinen, ein paar Aufgaben zu verschieben, die Ressourcen zu glätten oder Projekte auf Ihre zusätzlichen Ressourcen zu übertragen. Allerdings muss alles nachverfolgt werden. Sie müssen wissen, wo Ihre Aufgaben ursprünglich zugewiesen waren, sonst riskieren Sie größere Probleme bei der Ressourcenzuweisung.
Und warum?
Ohne Nachverfolgung besteht die Gefahr, dass Sie doppelte Arbeit zuweisen, Schritte im Projektzeitplan überspringen oder wichtige Informationen darüber verpassen, was als Nächstes zu tun ist. Wenn Sie nicht genau verfolgen, welche Ressourcen wo neu zugewiesen wurden, wird Ihr Projekt zwangsläufig in kostspielige Schwierigkeiten geraten. 📈
Verwenden Sie das Burndown-Diagramm-Widget in ClickUp, um die Produktion über Ihre projektzeitleiste um mögliche Ressourcenprobleme zu erkennen Tools für die Ressourcenzuweisung können alle Ihre Aufgaben nachverfolgen, und für agile Teams können Sie Burndown-Diagramme erstellen, um Ihre Produktion im Vergleich zu den ursprünglich zugewiesenen Aufgaben zu messen. Damit will ich sagen, dass Sie eine Projektmanagement-Software brauchen, die anpassbar ist und die Arbeit Ihrer Teams zentralisiert.
Vorlagen für die Ressourcenzuweisung für ein erfolgreiches End-to-End-Projektmanagement
Möchten Sie Ihre Ressourcen schneller zuweisen? Beginnen Sie mit einer Vorlage!
Wir haben fünf der besten ClickUp-Vorlagen, die Sie kostenlos nutzen können, um die Arbeitsbelastung Ihrer Teams effizienter zu verwalten.
1. ClickUp-Vorlage für die Ressourcenzuweisung
Kennen Sie Ihre Budgets, Beauftragten, Leistungsarten, Stakeholder und die verantwortlichen Teams in einer einfachen Ansicht
Als Projektmanager müssen Sie wissen, wo Ihre Ressourcen investiert werden. ClickUp's Vorlage für die Ressourcenzuweisung ist ein großartiges Werkzeug für das Ressourcen-Leveling. Denn sie gibt Ihnen eine klare Vorstellung davon, wo Ihre Ressourcen landen und was eventuell umgeschichtet werden muss.
Mit dieser Vorlage können Sie alle Materialien, Arbeitskräfte, Budgets und Arbeitsstunden in einem einzigen Bereich erfassen. In der Listenansicht können Sie aus der Vogelperspektive sehen, was Ihrem Team zugewiesen ist und wie es in den Zeitplan des Projekts passt. Diese Vorlage herunterladen
2. ClickUp Vorlage für Ressourcenplanung
Verteilen Sie Ressourcen mit Leichtigkeit mit der Ressourcenplanungsvorlage von ClickUp ClickUp's Vorlage für die Ressourcenplanung ist ein großartiges Werkzeug für die Nivellierung und Glättung von Ressourcen durch Verwendung einer Kanban-Ansicht mit Drag-and-Drop-Funktionen für die Neuzuweisung.
Diese Vorlage hilft auch dabei, festzustellen, welche Ressourcen verfügbar sind, wer sie hat und wann sie verfügbar sind. Stellen Sie sicher, dass die Ressourcen effektiv verteilt werden, und ermöglichen Sie es den Managern, potenzielle Ressourcenengpässe zu erkennen und zu beheben, bevor sie entstehen - mit dieser Vorlage.
Sie können auch aufgaben nach Prioritäten ordnen und stellen Sie sicher, dass die richtigen Ressourcen zur Verfügung stehen, wenn sie gebraucht werden. Diese Vorlage herunterladen
3. ClickUp Einfaches Gantt-Diagramm Vorlage
Nutzen Sie die Drag-and-Drop-Funktionen in der ClickUp Simple Gantt Chart Template, um Aufgaben neu zuzuordnen und ihre Abhängigkeiten zu verstehen Gantt-Diagramme sind eine visuelle Darstellung von Projektaufgaben, Ressourcen und Zeitplänen. Gantt-Diagramm-Vorlagen helfen Projektmanagern dabei, zu ermitteln, wo Ressourcen zugewiesen werden sollten, den Fortschritt zu überwachen und mögliche Engpässe zu erkennen.
Und mit ClickUp's einfache Gantt Chart Vorlage können Sie den Einsatz von Ressourcen optimieren und sicherstellen, dass die Aufgaben rechtzeitig und innerhalb des Budgets abgeschlossen werden. Mit dieser Vorlage können Sie:
- Visualisieren Sie den Fortschritt der Aufgaben Ihres Teams inClickUp's Gantt-Ansicht und sehen Sie auf einen Blick, wer an was arbeitet
- Sie erfahren, wie die Aufgaben mit den Gesamtzielen und den Abhängigkeiten verbunden sind, um das Projekt abzuschließen Diese Vorlage herunterladen ### 4. ClickUp Projekt Ressourcen Matrix Vorlage
Verschaffen Sie sich einen Überblick über den Status Ihrer Ressourcen, um Stadium, Abteilung, Typ, Budget, Fälligkeitsdatum und mehr zu erfahren
Wie hoch sind die erwarteten Gesamtkosten der Ressourcen? ClickUp's Projekt-Ressourcen-Matrix-Vorlage ist ein großartiges Werkzeug, um das herauszufinden.
Es hilft auch sicherzustellen, dass die Ressourcen effizient verteilt werden, so dass sich die Projektteams auf die Aufgaben konzentrieren können, die rechtzeitig und innerhalb des Zeitrahmens erledigt werden müssen vorgeschlagenen Budgets. Die Vorlage wird mit fünf Status, sechs benutzerdefinierten Feldern und sieben Ansichtstypen ausgeliefert. Diese Vorlage herunterladen
5. ClickUp Vorlage für die Arbeitsbelastung der Mitarbeiter
Visualisieren Sie mit der Workload-Ansicht in ClickUp, wie viel Arbeit den einzelnen Mitarbeitern und Teams zugewiesen ist
Für eine detailliertere und visuelle Aufschlüsselung der Arbeitsbelastung jedes einzelnen Teammitglieds bietet die ClickUp Vorlage für die Arbeitsbelastung der Mitarbeiter ist unerlässlich. Diese Vorlage kann auch die Arbeitsbelastung des gesamten Teams betrachten, was ideal für Leiter ist, die Pods oder mehrere Teams verwalten.
Verwenden Sie diese Vorlage, um zu wissen, wer mehr Arbeit oder neue Projekte übernehmen kann. Sie können sich einen Überblick darüber verschaffen, wie viel Arbeit derzeit jedem Einzelnen oder dem gesamten Team zugewiesen ist. Egal, ob Sie Zeitschätzungen, Aufgabenvolumen, Sprint-Punkte oder benutzerdefinierte Felder zur Überwachung der Arbeitsbelastung verwenden möchten, diese Vorlage ist für alles geeignet. Diese Vorlage herunterladen
Starten Sie Ihren Ressourcen-Leveling-Prozess mit ClickUp
Der Abgleich von Ressourcen muss nicht zwangsläufig eine schreckliche Aufgabe sein. Sie brauchen nur das richtige Tool, um Ihre Arbeit zu verfolgen, zu messen, zu bewerten und in einem visuellen Dashboard zu organisieren.
Mit den anpassbaren Projektmanagement-Tools von ClickUp können Sie den gesamten Prozess des Ressourcenabgleichs organisieren. ClickUp ist das weltweit führende führende Projektmanagementsoftware .
Egal, ob Sie Hilfe bei der Ressourcenzuweisung, der Projektplanung, der automatischen Nivellierung oder der ressourcenbeschränkten Planung benötigen - ClickUp hat die Lösung für Sie! Und im Gegensatz zu anderen projektmanagement-Tools clickUp passt sich den Bedürfnissen Ihres Teams an - nicht umgekehrt.
Es ist äußerst flexibel, so dass Sie nicht in vorgegebene Felder und begrenzte Dashboards gezwängt werden. Verwenden Sie eine der kostenlosen ClickUp-Vorlagen, um Ihre eigene Strategie für das Ressourcenniveau zu implementieren!